ULTIMAS MODIFICACIONES INCORPORADAS AL SISTEMA DE SEGUROS

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1 ULTIMAS MODIFICACIONES INCORPORADAS AL SISTEMA DE SEGUROS 1. Pasos Previos a la Actualización. a. Copia de Seguridad. b. Estimación de tiempo de Conversión de Archivos. 2. Modificaciones incorporadas al Sistema. a. Archivo Histórico. b. Operaciones. c. Envío de Propuestas por . d. Listados. e. Estadísticas. f. Diseño de Cartas. g. Cobranza / Liquidaciones. h. Clientes. Pasos Previos a la Actualización. MUY IMPORTANTE!!! Esta actualización realizará una conversión en las bases del sistema, por lo tanto se recomienda realizar una copia de seguridad de los archivos de datos (Backup) para prevenir pérdidas de información debido a factores no deseados como disco lleno, cortes de luz, etc. Duración aproximada de la conversión de archivos. El tiempo que necesita la conversión depende de varios factores como ser el procesador en que se va a correr y el volumen de información. A título indicativo podemos decir que para un procesador 486 y un volumen de archivo de 2500 pólizas y pagos puede demorar unas 2 horas. Esta estimación puede variar dependiendo de la cantidad de información acumulada en sus archivos históricos y de descripción adicional. Guía de Actualizaciones - 1 -

2 Modificaciones incorporadas al Sistema. a.1 Pasaje al Archivo Histórico Selectivo En el menú de Archivo Histórico incorporamos un pasaje al archivo histórico selectivo para poder pasar 1 póliza en particular. a.2 Listado del Archivo Histórico En el menú de Archivo Histórico incorporamos un listado de las pólizas del archivo histórico. a.3 Pasaje del Histórico al Vigente Selectivo Este nuevo ítem le da la posibilidad de recuperar alguna póliza que por error haya sido enviada al Archivo Histórico. b.1 Número de Póliza Hemos llevado de 7 a 9 dígitos el número de póliza. Por lo tanto debemos recomponer las bases de datos para este cambio. b.2 Cartera de cheques Hemos llevado los campos de número interno de cheque de 4 a 6 dígitos y el número de cheque de 9 a 12 dígitos. Por lo tanto debemos recomponer las bases de datos para este cambio. b.3 Conceptos Para Descripción Adicional Ahora se pueden predefinir conceptos varios para cada una de las secciones. Estos conceptos podrán ser llamados automáticamente en el momento de ingresar la descripción adicional de cada póliza, acelerando la carga de textos repetitivos. b.4 Consulta Por Numero De Póliza Nueva consulta de operaciones por número de póliza prescindiendo del código de cliente. b.5 Código de Productores por Compañía Para su mayor comodidad cambiamos la forma de trabajar con los códigos. Cada Productor puede recibir hasta 6 códigos en cada Compañía en el mismo registro. c.1 Propuestas por Correo Electrónico El Sistema le brinda la posibilidad de enviar las propuestas por su casilla de correo electrónico, para poder aprovechar dicho servicio usted debe estar abonado a Internet o por lo menos tener una casilla de mensajes la cual le permita enviar y recibir correos. Desde el sistema de seguros usted crea un archivo llamado PROPUE.TXT que luego debe adjuntar a su correo. Los pasos a seguir son: 1º Generar la propuesta en el Sistema de Seguros. Desde el Menú Gral. (2.1.1) 2º Para generar el archivo a enviar. Desde el Menú Gral. ( ) Aquí usted decide si quiere una en particular o varias y después selecciona la opción ARCHIVO, eso hace que el sistema prepare el archivo PROPUE.TXT y lo deje en su directorio de SEGUROS o en el directorio de la TERMINAL, en caso de tener una RED. Guía de Actualizaciones - 2 -

3 3º Para enviar el correo debe salir del Sistema de Seguros y una vez en Windows, debe abrir su programa de comunicaciones. 4º Una vez en el debe ir a NUEVO MENSAJE, destinarlo, y una vez que este listo para escribir el mensaje debe ir a INSERTAR, bajar hasta ARCHIVO, y en BUSCAR EN, debe buscar el disco en donde se encuentre el Sistema de Seguros, por ejemplo disco C:, luego en las carpetas amarillas le aparecerá una que dice SEGUROS, haga un doble clic sobre la carpeta amarilla, eso le permitirá entrar al directorio de seguros, si tiene un solo equipo o está en el servidor busque en el archivo que le aparece como PROPUE.TXT, en el caso de ser red y usted este trabajando en una terminal busque el archivo en la carpeta de la terminal que corresponda. Estos son los pasos a seguir para poder adjuntar el archivo, después solo le resta enviarlo a la Cía. que usted designe. d.1 Listado de Pólizas por Cliente Nuevo diseño de impresión. d.2 Listado de Vencimientos Anuales Incorporamos una opción para impresión Detallada o Reducida. d.3 Listado Por Claves Seleccionadas Agregamos un ordenamiento a elección del productor para tener una visión mas clara del informe impreso. NUEVAS ESTADISTICAS Las nuevas estadísticas del sistema le permiten generar un archivo secuencial para poder incorporar la información solicitada a una planilla Lotus/Excel. e.1 Estadística de Pólizas Vigentes Incorporamos una opción para pedir 1 sub.-productor o todos. e.2 Producción por sección Para conocer la producción de primas y/o premios en función de la fecha de vigencia, fecha de recepción o fecha de emisión. e.3 Ranking de clientes Para saber quien es el mejor y quien el peor. Totales de primas, premios, comisiones, pólizas vigentes y pólizas anuladas. e.4 Operaciones por sección Cantidad de operaciones por sección. Total de seguros nuevos, renovaciones, endosos de aumento, rebajas y anulaciones. e.5 Pólizas vigentes Total de pólizas vigentes con totales de primas y premios. Cuadro de incidencia porcentual de la cartera. e.6 Comisiones cobradas Total de comisiones por moneda efectivamente cobradas. Guía de Actualizaciones - 3 -

4 e.7 Comisiones producidas Total de comisiones producidas (cobradas y a cobrar). e.8 Pagos por sección Total de pagos por sección para analizar los premios pagados para cada sección entre fechas. e.9 Proyección de cobranzas Resumen mensual de deudores por premio para analizar y decidir inversiones a futuro. f.1 Cartas a Morosos En el menú de Emisión de Cartas hemos incorporado un nuevo sistema de impresión de Cartas a Morosos. Utilizando la información contenida en el sistema de seguros, Ud. puede imprimir y enviar cartas de reclamo de deudas a sus clientes. Este sistema de cartas contempla 2 instancias de reclamo; una primera instancia (carta Tipo "A") en la cual se le informa al cliente la deuda y una segunda instancia (carta Tipo "B") con un tono más severo en su contenido. Este sistema lleva un registro de cartas enviadas para un mejor control. Carta Tipo "A" Esta carta será enviada a aquellos clientes que tengan una mora mayor a 10 días en sus pagos. Carta Tipo "B" Esta carta es para aquellos clientes que, habiendo recibido ya una o más cartas Tipo "A", no han regularizado su situación. f.2 Modelo de cartas Si Ud. lo desea puede modificar el texto de las cartas a su gusto con cualquier editor de texto (Ej. : el EDIT del Sistema Operativo, el Bloc de Notas de Windows). Para un mayor enriquecimiento de las cartas Ud. puede utilizar variables predefinidas que se remplazarán al momento de impresión por los valores que corresponda. Al entrar a este módulo tendrá un menú con los siguientes puntos: Cartas a Morosos 1 - Generar deudas 2 - Imprimir cartas 3 - Depurar cartas enviadas 4 - Impresión de modelos 0 - Volver al Menú Anterior Punto 1: En este punto el sistema lee la deuda que los clientes tienen con Ud., al igual que un listado de cuotas deudoras, con la diferencia de que no imprime un detalle de la deuda, sino que genera un archivo donde guarda los datos de aquellos clientes que poseen una deuda atrasada, dependiendo de la fecha por Ud. indicada. Como verá el sistema le permite seleccionar un rango de Guía de Actualizaciones - 4 -

5 clientes, la fecha, el productor, la Cía., etc. Importante: Mientras no se vuelva a ejecutar este punto el sistema de cartas seguirá utilizando el último archivo de deudas generado. Punto 2: En este punto el sistema le permite elegir el tipo de carta a enviar y los días de atraso. En el caso de que Ud. desee puede pedir la carta para un cliente determinado, si no fuera ese el caso entonces presionando <enter> el sistema lee desde el primer cliente del archivo de deuda creado en el punto anterior. Luego por pantalla ve la lista de aquellos clientes que tienen los días de atraso que usted eligió, también le indica el vencimiento, el importe de deuda, la cantidad de cartas tipo A y tipo B enviadas anteriormente y le permite seleccionar con la barra espaciadora todos aquellos a los cuales les quiere imprimir la carta. Punto 3: En este punto tiene la posibilidad de depurar el archivo de cartas, esto significa que borra todas las cartas que fueron enviadas a los clientes con fecha anterior a la que usted coloque en Fecha de Depuración. Punto 4: Este punto imprime un modelo de las 2 cartas disponibles. Cada vez que Ud. modifique una carta es conveniente imprimir un modelo para verificar las modificaciones. Modelo de Cartas Ejemplo de Carta Tipo @DO Referencia: Póliza Endoso De nuestra consideración: Comunicamos que se hallan impagas las cuotas del seguro contratado por Ud. correspondientes al vencimiento el total de la En la seguridad que este atraso se debe a un involuntario olvido, lo invitamos a resolverlo rápidamente ya que la atención de cualquier siniestro depende fundamentalmente de los pagos realizados.- Saludamos a Ud. Atte Fin Ejemplo de Carta Tipo "A" Ejemplo de Carta Tipo @DO Referencia: Póliza De nuestra consideración: Guía de Actualizaciones - 5 -

6 Reiteramos nuestro reclamo a los pagos efectuados por Ud. de la póliza a que hacemos referencia, situación que le comunicamos por nota de y que aun no ha sido regularizada.- La que Ud. adeuda lo deja en clara falta a sus obligaciones como tomador de una póliza de seguros y podrá ser reclamada por vía judicial (Ley de Seguros - Resolución General Nro ) situación que queremos evitar, por lo que pondremos nuestra mejor voluntad para que Ud. la resuelva de la manera mas propicia.- Saludamos a Ud. Atte Fin Ejemplo de Carta Tipo "B" Datos Generales Variables Predefinidas Variable Descripción Longitud Localidad de la Oficina 20 Fecha de Hoy DD/MM/AA (Fecha corta) 8 Fecha de Hoy DD de MM de AAAA (Fecha Larga) 24 Número de carta (Identificación) 6 Fecha de última carta tipo "A" enviada 8 caracteres Datos de Cliente Variable Descripción Longitud Nombre del Asegurado 40 Domicilio 40 Código Postal 4 Localidad 20 caracteres Datos de la Póliza Variable Descripción Longitud Número de Póliza 7 Número de Endoso 7 Número de Solicitud 8 Productor 20 Compañía 20 Sección 15 Inicio de Vigencia (DD/MM/AA) 8 caracteres Guía de Actualizaciones - 6 -

7 @VH Fin de Vigencia (DD/MM/AA) 8 Fecha de Vencimiento de cuota (DD/MM/AA) 8 Moneda 3 Importe de deuda 13 Descripción de Riesgo 39 caracteres g.1 Preliquidación por Plan Incorporamos una opción para eliminar todos aquellos vencimientos a la compañía en los cuales los clientes no hallan pagado la cuota correspondiente. g.2 Fecha De Primera Cuota Agregamos la posibilidad de definir en cada póliza, la fecha en la que comienza el plan de pagos al cliente o a la compañía. g.3 Redondeo De Centavos Agregamos un parámetro Centavos en Configuración Empresa para que el productor decida que hacer con los centavos en las cuotificaciones tanto a la Organización como a la Compañía. g.4 Liquidación a Compañías Los lotes de liquidación que efectúe a partir de ahora podrán ser reimpresos desde "Listado de Pagos por Lote" en su opción "3 Aseguradoras c/comisiones". h.1 Código Postal Argentino Hemos llevado de 4 a 8 posiciones la longitud del Código Postal en el archivo de clientes para adecuarlo al nuevo CPA. Para mas información ver: h.2 Resumen de operaciones por cliente En Listados de Pólizas incorporamos un listado para saber los clientes que tienen o no operaciones cargadas en el sistema. h.3 Números de Teléfono Ante los cambios realizados en la numeración de los teléfonos hemos llevado todos ellos de 20 a 30 posiciones. h.4 Nuevos campos en la base de clientes Hemos agregado nuevos campos a la base de clientes a saber: Teléfono Celular Fax Guía de Actualizaciones - 7 -