Manual de usuario de la Aplicación de Ecco Nómina. Manual de Usuario

Transcripción

1 Manual de usuario de la Aplicación de Ecco Nómina Manual de Usuario

2 QUÉ HAGO PRIMERO? Lo primero que se debe realizar es configurar lo que es el usuario, para esto tiene que contar con lo que es el Certificado de Sello Digital (.cer), el archivo de llave privada (.key) y la contraseña de la llave privada agregarlos en cada sección correspondiente.

3 CÓMO CONFIGURO EL ARCHIVO DE EXCEL, PARA EMPEZAR A REALIZAR LOS RECIBOS DE NÓMINA? Para empezar a realizar los recibos de nómina, se tiene que hacer la configuración del Excel que viene adjunto con el programa para esto en el modulo principal de NOMINA y clic en Abrir

4 PANTALLA DE INICIO DE ARCHIVO DE EXCEL. QUÉ PASOS DEBO DE SEGUIR PARA CONFIGURAR EL EXCEL? Debe de a completar el registro de todos los datos que se le solicita, los campos en Azul son obligatorios. En este modulo se especifica toda la información correspondiente al patrón o la empresa que se encarga de emitir los recibos de nomina, esta información es indispensable para poder emitir los recibos, cuanta con los siguientes datos: *Nombre del Patrón: que especifica el nombre de la empresa (patrón). *RFC: Especifica el RFC de la empresa. *Registro Patronal: Especifica el registro patronal que contiene la empresa. *Régimen: Especifica el tipo de régimen de la empresa.

5 *Método de Pago: Especifica el Método de pago que utiliza la empresa para cubrir el pago de nomina. *Forma de pago: Especifica la Forma de pago que utiliza la empresa para cubrir el pago de nomina. *Núm. Cta.: Especifica el número de cuenta de banco. *Datos de domicilio: Especifican los datos del domicilio de la empresa esto comprende, la calle, no Interior, no Exterior, Municipio, Colonia, Estado, Código Postal, Localidad. AGREGANDO INFORMACIÓN DE EMPLEADO En esta hoja está especializada para el llenado de los empleados con lo que cuenta la empresa, las columnas en color azul son obligatorias. Seleccionar: Permite seleccionar los empleados a los cuales se les generara la nomina. *Núm. de Empleado: Establece el número de empleado de control interno en la empresa. *Nombre: Establece el nombre completo del empleado. *RFC: Establece el RFC del empleado. Mail: Establece el correo electrónico del empleado en caso de que este desee recibir el recibo directamente en su correo. *CURP: Establece la CURP del empleado. *Tipo Régimen: Atributo requerido para la expresión de la clave del régimen por el cual se tiene contratado al trabajador, conforme al catálogo publicado en el portal del SAT en internet. Seguridad Social: Atributo opcional para la expresión del número de seguridad social aplicable al trabajador. *Fecha de Pago: Atributo requerido para la expresión de la fecha efectiva de erogación del gasto. *Fecha Inicial de Pago: Atributo requerido para la expresión de la fecha inicial del pago. *Fecha Final de Pago: Atributo requerido para la expresión de la fecha final del pago. *Días pagados: Atributo requerido para la expresión del número de días pagados. Departamento: Atributo opcional para la expresión del departamento o área a la que pertenece el trabajador. CLABE: Atributo opcional para la expresión de la CLABE de banco. Banco: Atributo opcional para la expresión del Banco conforme al catálogo, donde se realiza un depósito de nómina.

6 Fecha Inicial de la Relación Laboral: Atributo opcional para expresar la fecha de inicio de la relación laboral entre el empleador y el empleado. Antigüedad: Número de semanas que el empleado ha mantenido relación laboral con el empleador. Puesto: Puesto asignado al empleado o actividad que realiza. Tipo de Contrato: Tipo de contrato que tiene el trabajador: Base, Eventual, Confianza, Sindicalizado, a prueba, etc. Tipo de Jornada: Tipo de jornada que cubre el trabajador: Diurna, nocturna, mixta, por hora, reducida, continuada, partida, por turnos, etc. Periodicidad de Pago: Forma en que se establece el pago del salario: diario, semanal, quincenal, catorcenal mensual, bimestral, unidad de obra, comisión, precio alzado, etc. Salario Base: Retribución otorgada al trabajador, que se integra por los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo. Riego del puesto: Clave conforme a la Clase en que deben inscribirse los patrones, de acuerdo a las actividades que desempeñan sus trabajadores, según lo previsto en el artículo 196 del Reglamento en Materia de Afiliación Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización. Salario diario Integrado: Salario diario integrado. MODULO DE PERCEPCIONES En este modulo se establece toda la información referente a todas las percepciones con las que cuenta el empleado, para ello se lleva un control con el numero de trabajador previamente registrado en el modulo de información del empleado, aquí se lleva el control total de todas las percepciones que tiene el trabajado. Este modulo consta de los siguientes atributos: *Núm. de Empleado: Establece el número de empleado de control interno en la empresa. *Nombre: Establece el nombre completo del empleado.

7 *Tipo de Percepción: Clave agrupadora. Clasifica la percepción conforme al catálogo publicado en el portal del SAT en internet. *Clave: Atributo requerido, representa la clave de percepción de nómina propia de la contabilidad de cada patrón, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres. *Concepto: Atributo requerido para la descripción del concepto de percepción. *Importe Gravado: Atributo requerido, representa el importe gravado de un concepto de percepción. *Importe Exento: Atributo requerido, representa el importe exento de un concepto de percepción. Los tipo de percepción están previamente cargados en el archivo de Excel, y los catálogos son planteados al final del documento. MODULO DE DUCCIONES Este modulo consta de los siguientes atributos: *Núm. de Empleado: Establece el número de empleado de control interno en la empresa. *Nombre: Establece el nombre completo del empleado. *Tipo de Deducción: Clave agrupadora. Clasifica la deducción conforme al catálogo publicado en el portal del SAT en internet. *Clave: Atributo requerido, representa la clave de deducción de nómina propia de la contabilidad de cada patrón, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres. Concepto: Atributo requerido para la descripción del concepto de percepción. *Importe Gravado: Atributo requerido, representa el importe gravado de un concepto de deducción.

8 *Importe Exento: Atributo requerido, representa el importe exento de un concepto de deducción. Los tipo de deducción están previamente cargados en el archivo de Excel, y los catálogos son planteados al final del documento. MODULO DE HORAS EXTRAS En este modulo especifica las horas Extras te tuvo el empleado, previamente registrados en el modulo de información de Empleado las columnas en color azul son obligatorios. Este modulo consta de los siguientes atributos: *Núm. de Empleado: Establece el número de empleado de control interno en la empresa. *Nombre: Establece el nombre completo del empleado. *Días: Número de días en que el trabajador realizó horas extra en el periodo. *Tipo de Horas: Tipo de pago de las horas extra: dobles o triples. *Horas Extras: Número de horas extra trabajadas en el periodo. *Importe Pagado: Importe pagado por las horas extra.

9 MODULO DE INCAPACIDAD Este modulo consta de los siguientes atributos: *Núm. de Empleado: Establece el número de empleado de control interno en la empresa. *Nombre: Establece el nombre completo del empleado. *Días de incapacidad: Número de días que el trabajador se incapacitó en el periodo. *Clave: Numero que establece la clave del tipo de incapacidad va de la clave 1 a la 3. *Tipo incapacidad: Razón de la incapacidad: Catálogo publicado en el portal del SAT en internet. *Descuento: Monto del descuento por la incapacidad.

10 CÓMO GENERO LOS PDF DE RECIBOS DE NÓMINA? Configuración de generación de PDF. PDFs. Esta sección está especializada para la generación automática de los PDF, al momento de timbrarlos. Generar PDF: indica si el sistema deberá generar o no el archivo PDF o recibo de nomina 1. Activar Generar PDF: Establece que el programa genera PDF Automáticamente después generarlos 2. Ruta del logo: Establece la ruta de donde se almacena el logo del recibo. 3. Ruta de almacenamiento del PDF: Establece la ruta de destino donde se almacena los archivos PDF de los recibos de nomina 4. Formato RPR: Permite establecer la ruta de un archivo rpt en caso de una personalización de recibo especial. 5. Dirección de la pagina Web: Establece la dirección de la pagina Web de la empresa en caso que desee que lo contenga el PDF 6. Botón Guardar: Guarda la información llenada en cada formulario. CÓMO HAGO QUE LA APLICACIÓN MANDE EL RECIBO DE NÓMINA A MIS EMPLEADOS QUE TIENEN CORREO ELECTRÓNICO? Enviar Correo: Indica si el sistema deberá enviar o no la representación del recibo y el XML al empleado 1. Asusto: Permite establecer el asunto del correo 2. Correo: Estable el correo de la empresa o del encargado de realizar la distribución de la nomina 3. Contraseña: La contraseña de del correo electrónico 4. Host SMTP: Estable el servidor SMTP del correo electrónico 5. Puerto SMTP: Establece el puerto del SMTP a usar. 6. Seguridad SSL: Indica si el correo utiliza seguridad SSL 7. Cuerpo: Establece el cuerpo del correo electrónico

11 8. Correo de Prueba: es utilizado para la configuración del correo electrónico 9. Enviar Correo: Hace la prueba de la configuración 10. Guardar: Guarda la configuración CÓMO HAGO MI PRIMER RECIBO? En este modulo es en donde se empieza la generación de recibos de nómina, solicitando los siguientes datos. Una vez introducidos los datos y dando clic en Iniciar la aplicación empieza con la generación de los comprobantes. 1) Origen Excel: Establece la ruta del Excel con la información del Patrón y el empleado previamente capturados. 2) Destinos Recibos: Establece una ruta de destino donde se almacenarán los recibos de nomina generados. 3) Abrir Excel: Abre el archivo de Excel para poder ser modificados. 4) Folios: Se encarga de establecer el folio del recibo de nómina. 5) Serie: Se encarga de establecer la serie del recibo de nomina. 6) Acciones del sistema: Muestra el proceso que sostiene el sistema. 7) Estatus de la acción: Muestra el proceso de cada acción. 8) Pregreso Total: Muestra el proceso total de todos los archivos contenidos en la carpeta origen, a una razón de 5 de 10 a un 50% del progreso total. 9) Concepto de Nomina: Establece el concepto del pago de nomina. 10) Botones de acción del Sistema Guardar a. Guardar: Permite guardar la información llenada en cada formulario. b. Botón Iniciar: Inicia el proceso de timbrado de los archivos. c. Botón Detener: Permite detener el proceso de timbrado de archivos. d. Botón Salir: Cierra la aplicación. 11) Saldos de folios del Usuario: Permite apreciar el saldo en folios. Me equivoqué al momento de generar mis recibos, Cómo los cancelo? Este modulo de cancelación se puede cancelar los recibos de nominas de los cuáles tuvieran problemas o equivocaciones al momentos de generarlos, solo se deben colocar los XML con errores ya que si se colocan los XML correctos, estos serán cancelados.

12 1) Origen: Establece una carpeta de origen donde se generará la captura de los XML que se desean convertir. 2) Destino: Establece una ruta de destino donde se almacenarán los recibos de nomina a generar. 3) Cambiar Nombre: esta función permite cambiar el nombre del archivo de destino en módulo de cancelación. 4) Acciones del Sistema: Muestra el proceso que sostiene el sistema.

13 YA TENGO MIS RECIBOS TIMBRADOS. CÓMO LOS IMPRIMO PARA ENTREGARSELOS A MIS EMPLEADOS? En este modulo esta hecho para la creación de archivos PDF s, basados en los XML s que se generaron anteriormente, dando una ruta de origen y una ruta de destino. 1) Origen: Establece la carpeta de origen en donde se encuentra los archivos XML. 2) Destino: Establece la carpeta de origen en donde se almacenaran los archivos PDF. 3) Establecer Generar de un archivo: Indica si se debe seleccionar un archivo de XML para crear el PDF. 4) Seleccionar Archivo: Busca el archivo XML a generar. 5) Acciones del Sistema: Muestra las acciones que realiza el sistema. 6) Estatus de la acción: Muestra el progreso actual de la acción. 7) Progreso Total: Muestra el progreso total de la operación.

14 CATALOGOS DEL SAT

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