Instructivo para su preparación. Instructivo CIP Dirección Nacional Programa de Jóvenes

Transcripción

1 Instructivo para su preparación Instructivo CIP Dirección Nacional Programa de Jóvenes

2 I N D I C E G E N E R A L INDICE GENERAL...2 DEFINICIÓN...17 CARACTERÍSTICAS...17 APECTOS A CONSIDERAR...17 TEMA...17 OBJETIVOS...18 GENERALES DEL EVENTO...18 OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL EVENTO...18 ORGANIZACIÓN...19 COSTOS...19 EVALUACIÓN...19 ASISTENCIA...19 ROL DE LOS ADULTOS...20 DESCRIPCIÓN DE CARGOS...20 Asesor del evento:...20 Administrador:...20 Comunicaciones:...21 Desarrollo financiero:...22 Gestión Institucional:...22 Programa:...23 PROMOCIÓN...23 PROGRAMA...24 DINÁMICA...24 AMBIENTACIÓN...25 Dinámica para los Foros Distrital y Nacional...25 RECURSOS...25 FORO NACIONAL...27 RESUMEN...28 Protección de nuestra marca CIP

3 D E F I N I C I Ó N El Foro para Lobatos y Lobeznas en su fase distrital es el evento que reúne una representación de todas las Manadas del distrito, para permitirles expresar y compartir inquietudes y necesidades Es una oportunidad educativa de expresión para los niños y niñas a fin de ayudarles a ser protagonistas de su propia vida y entorno social. Esta actividad se efectúa en tres (3) fases (pequeño grupo, unidad y distrital) Progresivas, secuenciales y vinculadas entre si, esto nos llevará a mantener una constante comunicación entre las Mandas de los Grupos Scouts y los organizadores del Foro Distrital y Nacional si fuese el caso. CARACTERÍSTICAS o Es una oportunidad educativa de expresión, donde los lobatos y lobeznas plantearan sus opiniones o Es una actividad Distrital y Nacional desarrollada en fases. o Se realiza cada dos (2) años distrital y cada cuatro (4) años nacional o Participan todas los lobatos y lobeznas, representantes de las distintas manadas del distrito o regiones. o En un proceso de tres (3) etapas, con una duración aproximada de 3 a 4 horas. o Es una oportunidad educativa de expresión, donde los lobatos y lobeznas plantearan sus opiniones APECTOS A CONSIDERAR o Vivencia de la Ley y la Promesa Scout. o Responder a las necesidades de las niñas y niños o Contribuir con la aplicación del Proyecto Educativo de la Asociación de Scouts de Venezuela. o Observar la Política Nacional de Programa de Jóvenes. o Informar a la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes utilizando la Planilla de Eventos Multitudinarios. o Divulgar en la comunidad la actividad, a través de medios de comunicación social, coordinadamente con la Dirección Nacional de Gestión Institucional. TEMA El estilo de trabajo y la forma de vida Scout es un poderoso medio para estimular a los niños y niñas en cuanto a sus habilidades, conocimientos y destrezas que permitirán su desarrollo como líder, primero entre sus pares y luego con la práctica, el conocimiento y el reconocimiento de otros, como líder en sus grupos etéreos. Los temas que se lleven a discusión deben enmarcar el Escultismo y su vivencia del mismo, y el entorno y su percepción con especial atención en el tema institucional del año, determinado en el Instructivo de Los CIP de cada año. Dirección Nacional Programa de Jóvenes 17

4 O B J E T I V O S GENERALES DEL EVENTO El Foro, como toda actividad, tiene una razón de ser fundamentalmente educativa que se expresa en sus objetivos generales y que tiene carácter permanente, y se refuerza con los objetivos específicos que, en cada oportunidad en que se realiza la actividad, son definidos por las y los organizadores en razón de las necesidades Distritales y las orientaciones programáticas de la Asociación. En este sentido, son objetivos generales (invariables) del Foro Distrital de lobatos y lobeznas son los siguientes: o Recabar y analizar las inquietudes de los niños y niñas en edad de manada expresadas directamente por ellas y ellos, o por medio de dibujos, pancartas, grafitos, murales, periódicos, representaciones, etc., además verbalmente en función de sus necesidades personales, sociales y de su entorno. o Estimular a las lobeznas y los lobatos a estar enterados sobre los temas relevantes en el país y en el movimiento o Permitir que las participantes y los participantes comuniquen su opinión sobre distintos temas del Escultismo venezolano comprometiéndose los dirigentes Distritales a tomar en cuenta y comunicar a la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes las sugerencias e inquietudes de niños y niñas o Promover las relaciones de amistad y hermandad entre las niñas y niños a través de intercambios de ideas y experiencias en torno a sus necesidades e inquietudes personales y grupales. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL EVENTO Cada emisión que se haga de un Foro Distrital de lobatos y lobeznas debe realizarse con la correspondiente definición de los objetivos específicos que tendrá la actividad en ese momento, es decir, que se deben definir aquellos logros particulares que con el Foro se pretende alcanzar en beneficio de los lobatos y lobeznas del Distrito. Para esto las y los organizadores deben tomar en cuenta algunos parámetros de orientación general: o Los objetivos específicos deben definirse en atención a las necesidades propias de las niñas y niños en edad de manada dentro del Distrito, lo cual amerita un permanente diagnostico. Aquí resulta de gran utilidad revisar conclusiones de Foros anteriores, o revisar lo que se dice en los consejos de la roca de cada grupo o Los objetivos específicos no deben contradecir la intencionalidad expresada por los objetivos generales (invariables) de la actividad. o Los objetivos específicos deben guardar estrecha relación con el tema institucional que ese tenga en marcha la Asociación. o En caso de que el Foro se realice en alguna fecha conmemorativa, este motivo debe ser tomado en cuenta para la actividad, pudiendo estar expresado en la ambientación que se defina dentro del manejo de los marcos simbólicos en el evento. 18 CIP

5 O R G A N I Z A C I Ó N COSTOS La definición de los costos de toda actividad Scout siempre ha sido tema de mucha discusión pues existen muchos criterios sobre la materia. Sin embargo, se quiere aquí expresar algunas consideraciones que deben tomarse en cuenta: o Las y los organizadores del foro deben preparar con tiempo el presupuesto de la actividad para facilitar la captación de recursos que permitan abaratar la cuota de inscripción. o Algunos de los conceptos que deben considerarse en el presupuesto son: numero de participantes, lugar, infraestructura requerida, alimentación y bebidas, transporte, materiales y equipos de programa, materiales, equipos de ambientación, duración, insignia, certificados o diplomas. EVALUACIÓN Dado el carácter educativo, de expresión y de medición que tiene todo foro de manada es imprescindible que las y los organizadores de la actividad prevean un responsable de la evaluación cualitativa tanto de las y los niños y niñas participantes como de las conclusiones a las cuales lleguen. Esta evaluación debe abarcar mecanismos que permitan medir las diferentes actitudes de las niñas y los niños, antes, durante y después del foro (debemos establecerlas). Esta evaluación requiere de mucha observación y habilidad para captar e interpretar las señales que las niñas y niños emiten en su conducta personal y grupal. De estas consideraciones saldrá una muy útil conclusión respecto a las necesidades de los jóvenes. En relación con la evaluación del foro como tal se debe cuidar de iniciar la actividad impartiendo con total y absoluta claridad todas las normas establecidas, comenzando por la Ley de la manada y las máximas como ley de toda actividad. Cada una de las y los adultos involucrados debe estar bien informados de tales reglas para evitar confusiones que puedan dar pie a malas interpretaciones. La evaluación del foro debe prepararse en dos aspectos fundamentales, que sirven para agrupar los distintos criterios que se definan para la evaluación: a) Evaluación de las conclusiones emanadas de las niñas y los niños que, aunque tiene su mayor peso en la etapa posterior al evento, no debe dejarse de lado durante el foro, es decir que la encargada o el encargado de evaluar debe tener preparados los criterios y mecanismos necesarios para captar las señales de las niñas y los niños que se van emitiendo durante el evento mismo a través de las conclusiones obtenidas en cada sesión. El responsable de la actividad debe velar por la imparcialidad de todas y todos los involucrados para garantizar la mayor objetividad posible en la evaluación. También debe cuidar de entregar los certificados de participación correspondientes al final del evento o cualquier otro recuerdo que se tenga previsto. De este análisis debe salir un informe escrito que debe ser preparado y entregado a las autoridades correspondientes en los 15 días siguientes al foro, detallando en el los aspectos y resultados educativos y administrativos. Y por último se debe llenar la Planilla de Recopilación de Datos de Eventos Multitudinarios y hacerla llegar a la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes. ASISTENCIA Los Foros de Jóvenes son actividades en las que deben participar las niñas y los niños de manera natural, de forma tal que puedan actuar dentro del evento con las mismas características pensamientos y conductas que tienen durante su vida cotidiana. En este sentido, las edades límites Dirección Nacional Programa de Jóvenes 19

6 para participar son las edades vigentes para la rama manada. (Podríamos determina el marco de edad, como por ejemplo se hace en los eventos internacionales, esto ayudaría a la estructura la toma de decisiones pertinentes, indicados en los CIP, según las fechas establecidas. En cuanto al adelanto de los muchachos no hay tampoco limitación, por el contrario, debe procurarse la mayor diversidad posible para asegurar la completa cobertura Deben participar solo los adultos mínimos 1 por cada seis para el buen funcionamiento de la actividad, los protagonistas son los niños y niñas por lo que no deben existir ni charlas magistrales ni presentaciones por parte de los adultos del distrito o invitados externos ROL DE LOS ADULTOS El o la responsable del foro Distrital de Jóvenes debe, estar activo en la unidad, tener Insignia de Madera en manada, sin embargo, en algunos casos particulares, bajo la responsabilidad del o de la Comisionado o del asistente de Programa de Jóvenes del Distrito, puede asignarse la organización y coordinación del foro a algún o alguna Dirigente con Nivel Intermedio en manada. En todo caso, el o la responsable de la actividad debe reunir a un grupo de dirigentes de manada, de preferencia con al menos Nivel Intermedio en la rama, que colaboren con él en la organización y que se responsabilicen por las diferentes tareas preparatorias del foro, además de las tareas administrativas y de apoyo que puedan surgir, según la magnitud y las características del evento que se prepare. Sin embargo se sugieren pocos adultos pues los niños y niñas necesitan sentir que están solo con sus iguales para poder expresarse libremente Es conveniente destacar la necesidad de que las y los dirigentes que trabajen en el foro deben ser ejemplo estricto de vida Scout, según la Ley y la Promesa. (Según el documento Perfiles y Descripciones de Cargo del Grupo Scout) DESCRIPCIÓN DE CARGOS Asesor del evento: Firmar el compromiso. Conocer detalladamente el instructivo del evento. Participar en las reuniones del motivador nacional del evento cuando éste las convoque Estar en contacto directo con el Asistente de Programa de Jóvenes y con el Motivador Regional de los Foros. Designar los responsables de cada área considerando el perfil y funciones a realizar, según el presente instructivo, así como la adaptación de los compromisos y cronograma de trabajo. Establecer el cronograma de trabajo general y específico por área. Reportar oportunamente y por escrito al Asistente de Programa de Jóvenes. Coordinar todas las áreas, por medio de un reporte de avances quincenal (considerando logros y pendientes por alcanzar en tiempo y lugar específico), considerando el cronograma de trabajo. Asesorar a los y las responsables por área en el desarrollo de su gestión. Administrador: Firmar el compromiso establecido con el asesor del evento. Buscar asesoría oportuna con el Asistente de Administración. Establecer el cronograma de trabajo según las funciones y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo acuerdo con el Asesor del Evento. 20 CIP

7 Informar a la comunidad distrital, sobre las cuotas por participante del evento. Reportar cada quince (15) días Asesor del Evento (ídem al asesor). Efectuar el informe financiero (según los formatos y controles administrativos vigentes), según las políticas de la Asociación de Scouts de Venezuela para tal fin. Considerar en el presupuesto los gastos de representación de las y los delgados distritales, en el caso de haber Foro Nacional (podemos establecer el porcentaje, según la política nacional financiera al respecto). Reunirse periódicamente con el asistente de administración y trabajar estrechamente con este, considerando los procesos administrativos de la estructura pertinentes, mejor aprovechamiento de los recursos, utilización del sistema de inventarios y materiales del evento. Garantizar el suministro de materiales de programa, logísticas, enfermería e insumos en el evento. Formalizar la inscripciones de las y los participantes en la fecha indicada establecida, y entregándole los materiales necesarios (ídem con los formatos). Realizar la entrega de su respetivo informe en el lapso de 10 días continuos de haber finalizado el evento (ídem con los formatos). Garantizar la Cuotas de Inscripción y la cuota del distrito, de las y los delegados al Foro Nacional (de ser necesario). Soportar los gastos realizado con facturas, Entregar el dinero Sobrante del evento, Asistente de Administración, en un lapso no mayor de 15 días continuos, especificando los rubros de cada ingreso y de cada egreso, y como un balance (ídem con los formatos). Comunicaciones: Firmar el compromiso establecido con el asesor del evento. Buscar asesoría oportuna con el Asistente de Comunicaciones. Establecer el cronograma de trabajo según las funciones y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo acuerdo con el Asesor del Evento. Informar a la comunidad distrital, sobre la importancia de la actividad y el desarrollo progresivo de cada una de las fases o etapas en que se contempla ejecutar, de manera sistemática. Informar a los medios de comunicación el desarrollo del Foro, su importancia en la comunidad e impacto social. Elaborar una lista de insumos y/o equipos que requiera el equipo de comunicaciones, basado en las necesidades reales del evento. Mantener constante comunicación con el resto del equipo que compone el staff central. Elaborar las minutas de las reuniones, manteniendo comunicado a todos los integrantes del staff central. Redactar las Invitaciones, agradecimientos y certificados necesarios. Promocionar en la comunidad Scouts, las noticias, avances y propagandas del evento, tanto para las y los participantes, como quienes las y los dirigentes. Coordinar la elaboración de la página Web del evento (de ser necesario). Dirección Nacional Programa de Jóvenes 21

8 Reunirse periódicamente con el Asistente de Comunicaciones del distrito y trabajar estrechamente con este ayudante en base a Criterios de políticas de comunicaciones del distrito, promoción y divulgación de información del evento, contactos previamente establecidos por la región o distrito, que no pueda servir para el incremento de calidad del evento. Llevar la papelería del evento y velar porque la imagen de las mismas y del propio evento sea de calidad y de alto impacto. Revisar y estar al tanto de las correspondencias enviada a otras instituciones, que la mismas, mantengan un estándar e imagen propia del evento. Realizar la distribución de las invitaciones a los invitados especiales. Llevar la bitácora del Evento (durante el evento de ser necesario). Desarrollo financiero: Firmar el compromiso establecido con el asesor del evento. Reportar cada quince (15) días Asesor del Evento (ídem al asesor). Buscar asesoría oportuna con el Ayudante de Desarrollo Financiero. Establecer el cronograma de trabajo según las funciones y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo acuerdo con el Asesor del Evento. Conocer el presupuesto de gastos e inversiones, que el evento requiere. Preparar presupuesto de ingresos si este no estuviese listo ya. Preparar una campaña de recaudación considerando: presupuesto, posibles donantes, equipo de trabajo. Solicitar recursos financieros (en especie o monetarios) que permitan cubrir los requerimientos del evento. Redacción de cartas o proyectos. Envío de correspondencia relativa a la gestión. Seguimiento de las cartas o proyectos emitidos. Cobranza y entrega de recursos a Administración. Agradecimientos. Gestión Institucional: Firmar el compromiso establecido con el asesor del evento. Buscar asesoría oportuna con el Asistente de Gestión institucional. Reportar cada quince (15) días Asesor del Evento (ídem al asesor). Establecer el cronograma de trabajo según las funciones y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo acuerdo con el Asesor del Evento. Gestionar el lugar de realización del evento, conjuntamente con logísticas. Trabajar codo a codo con administración, para tener idea de los insumos que necesita gestionar, Materiales P.O.P., materiales de programa, alimentos, equipos de campismo, premios. 22 CIP

9 Conseguir las donaciones de materiales P.O.P. de empresas interesadas. Elaborar conjuntamente con comunicaciones y jefe de campos, la presentación a empresas, que se prevete el objetivo del evento y sirva para promocionarnos. Coordinar con administración el protocolo de las autoridades y personalidades que nos visitaran el día del evento. Apoyar a administración en las áreas que sean necesarias durante la ejecución del eventos Programa: Firmar el compromiso establecido con el asesor del evento. Buscar asesoría oportuna con el Asistente de Programa de Jóvenes. Establecer el cronograma de trabajo según las funciones y atribuciones descritas en el compromiso en mutuo acuerdo con el Asesor del Evento. Establecer las necesidades de las y los participantes. Establecer el objetivo general y los específicos, considerando las necesidades de las y los participantes. Establecer las metas relativas a l objetivo general y los objetivos específicos definidos. Definir la ambientación del evento. Definir la estructura general programática del evento (ATL, actividades nocturnas, matutinas y vespertinas, salidas, excursiones, visitas, talleres, jornadas deportivas, entre otras). Describir de manera general las características de los bloques de programa Reportar cada quince (15) días Asesor del Evento (ídem al asesor). Designar entre los dirigentes participantes el desarrollo de las actividades específicas, considerando el método scout y método scout en acción. Brindar oportunamente al administrador el listado de requerimientos de programa que consideré: materiales, equipos, local o terreno. Brindar oportunamente al encargado de desarrollo financiero las necesidades y requerimientos en cuanto a permisología, trámites legales, entre otros que requiera la organización. Elaborar el instructivo de programa para dirigentes. Elaborar el instructivo de programa para los participantes. Elaborar le informe técnico de programa considerando los logros y aprendizajes. PROMOCIÓN Es de suma importancia que la promoción del foro se haga con la suficiente anticipación, comenzando desde la fijación del cronograma anual de actividades del Distrito, que se desprende de los Ciclos Institucionales de Programa previos y publicados a nivel nacional, hasta la circulación efectiva de boletines informativos con los detalles propios de la actividad. En primera instancia debe funcionar aquí el canal regular de comunicaciones según la estructura de la Asociación por lo que es de vital importancia la rápida y fluida interrelación entre las y los organizadores de la actividad las y los Comisionados de Distrito, las y los Jefes de Grupo y de manada y las lobeznas y los lobatos en este sentido, es conveniente que los boletines sean preparados con el contenido, la redacción y la presentación (animación) adecuados a la edad procurando que sean ellos los destinatarios reales de la información. Dirección Nacional Programa de Jóvenes 23

10 La promoción del evento debe incluir, por lo menos: nombre del evento, ambientación escogida, lugar, fecha, horario, cuota de inscripción, cronograma de actividades previas y de ejecución concreta, materiales, requisitos para participar, además de los detalles específicos que surjan de las características propias de la actividad. Esta promoción debe hacerse también aprovechando los medios más adecuados, tales como pancartas, afiches, correos, emisoras de radio, etc. P R O G R A M A El Foro Distrital de manada debe iniciarse con el correspondiente plazo para la verificación de las inscripciones y un momento de bienvenida, el que debe ser muy corto luego del cual se deben impartir de manera muy clara todas las Instrucciones necesarias. Estas deben entregarse por escrito a cada participante en un instructivo debidamente presentado. DINÁMICA I Fase Temario: en esta oportunidad las lobeznas y lobatos serán organizados en grupos de 6 participantes, donde conocerán los temas institucionales y expondrán sus inquietudes al respecto, además de los particulares que estos grupos puedan indicar. Reporte: Una vez expuesto se informará al equipo organizador del foro los temas planteados y las exposiciones de las y los participantes, a través de informe, minutas, videos, narraciones, que permitan a los organizadores tener la certeza de las inquietudes de las lobeznas y lobatos, considerando también las recomendaciones de los dirigentes sobre la actividad en si, número y nombres de los participantes, aspectos a mejorar, inquietudes, consideraciones y sugerencias. II Fase Delegados: La actividad deberá efectuarse por Manadas, ya que la atención individual debe resaltar y respetar los interés e inquietudes no solo de cada una, sino también el punto de vista de cada género. De cada manada debe eligen 2 representantes de la manada (2 Lobatos y 2 Lobeznas) caracterizados por su participación, la facilidad de expresión, espontaneidad y vivencia de la ley de la manada, son elegidos en Consejo de La Roca, la única limitación para los candidatos es que sean propuestos por la Manada, pudiendo ser candidatos absolutamente todos los participantes sin tener relación con el adelanto, edad o tiempo en la unidad, teniendo claro los postulados, las habilidades y preparación que pueda implicar ser delegado al evento. En consejo de La Roca se determinarán los temas y las acciones concretas que podría hacer la manada al respecto, esto se expresará en un acta donde se indique los temas y las conclusiones establecidas o, a través de un video, narración o cualquier ayuda audiovisual que permita a la manada tener presente las decisiones acordadas. Reporte: Una vez expuesto se informará al equipo organizador del Foro Distrital, las lobeznas y los lobatos elegidos como delegados, y adulto responsable, así como las conclusiones sobre los temas discutidos, a través de un informe, que puede ser minutas, videos, narraciones, que permitan a los organizadores tener la certeza de las inquietudes de las lobeznas y lobatos, considerando también las recomendaciones de los dirigentes sobre la actividad en si (número de participantes, aspectos a mejorar, inquietudes, consideraciones y sugerencias). III Fase Distrital: En una reunión distrital de las y los delegados por manadas, que llevan a exponer sus conclusiones por manadas, determinando las acciones en los temas de interés común. El foro distrital debe ser a través de la dinámica natural de la unidad, un consejo de roca, discusiones y actividades por seisenas (grupos de trabajos) divididos por edades (7-8 y 9-11). El programa debe ser muy dinámico, contemplar sesiones de trabajo de un máximo de 2 horas continuas e intercalar con sesiones de expresión diferente a la verbal. 24 CIP

11 Reporte: Una vez expuesto se informará al equipo organizador del Foro Nacional, la lobeznas y el lobato elegidos como delegados (2 por distrito), y estará en contacto con el adulto responsable regional de la delegación al Foro Nacional, así como las conclusiones sobre los temas discutidos, a través de un informe, que puede ser minutas, videos, narraciones, que permitan a los organizadores tener la certeza de las inquietudes de las lobeznas y lobatos, considerando también las recomendaciones de los dirigentes sobre la actividad en si (número de participantes, aspectos a mejorar, inquietudes, consideraciones y sugerencias). AMBIENTACIÓN Es de suma importancia que la actividad sea manejada con la ambientación más apropiada y que sea esto un factor de refuerzo educativo respecto a los objetivos planteados. Considerando que en primer lugar se debe tomar el lema del año como la opción a elegir, y podemos manejarla de la siguiente forma: o La manera como se ambiente la actividad debe ser tema de suficiente preparación, por lo que las y los organizadores deben darle la importancia que esto tiene, sin caer en el error (extremo opuesto) de centrarse tanto en la forma que se descuide la esencia de la actividad misma. o Es conveniente que el tema de la ambientación que se tome mantenga relación estrecha con la ocasión en que se realiza la actividad, el lugar, el tema institucional de la Asociación y los objetivos generales y específicos del foro. Ejemplos: El Consejo de Seguridad de la ONU. Una Asamblea Legislativa. El Senado Romano, una escuela de líderes, Programa de Opinión televisado, Diseño de una campaña publicitaria sobre las Metas del Milenio, entre otros. Dinámica para los Foros Distrital y Nacional Para el desarrollo armónico d la actividad, se creara el ambiente para que los niños o niñas participantes en el foro discutan el tema, se sugiere que se utilicen un tiempo para que ellos se expresen verbalmente y otro para que lo hagan mediante graffitis, pancartas, dibujos, videos, entrevistas o cualquier que contribuya de manera espontánea la libre expresión. Las expresiones en graffitis, pancartas, murales serán llevados a los foros distritales. Los tiempos no deben ser muy largos, se sugiere que las sesiones duren un máximo de 90 minutos de discusión y sean intercaladas con actividades que impliquen expresión, dibujo, escritura, graffitis canciones representaciones. Las conclusiones deben ser posteriormente revisadas por los adultos del evento y en un encuentro de viejos lobos analizar e interpretar lo expresado por nuestros niños y niñas, esto a su vez debe llegar a los consejos distritales y al equipo operativo nacional de programa de jóvenes. RECURSOS El equipo organizador debe procurar la suficiente previsión de los recursos necesarios para la correcta realización del foro. Algunos de los aspectos básicos que deben tomarse en cuenta en este sentido son: Dirección Nacional Programa de Jóvenes 25

12 ALIMENTACIÓN: MATERIALES Y EQUIPOS: CEREMONIAS: LOCAL: Resulta de vital importancia que las y los organizadores prevean todos los detalles para asegurar una adecuada y completa alimentación de los participantes. Dado que el foro combina actividades prácticas y dinámicas con sesiones de reflexión y trabajo intelectual, es fundamental que se les dé la comida ya preparada que, según la duración del foro, debe abarcar desayunos, almuerzos, meriendas. El menú debe ser revisado con cuidado para garantizar el correcto balance alimenticio, además de considerar las condiciones de clima, espacios, horarios, requerimientos físicos, dietas particulares que algún participante requiera, entre otros. Respecto a la calidad de la preparación de los alimentos, se requiere de la presencia de un equipo de apoyo que organice adecuadamente los requerimientos de una cocina que permita cubrir las necesidades respectivas. Según las características del foro (lugar, fecha, duración, programa, etc.) Surgirá una lista de materiales específicos que deben proveer los organizadores. Si la naturaleza de estos materiales implica un gasto considerable, se debe tener la suficiente antelación para preparar el presupuesto correspondiente y buscar las fuentes de financiamiento más apropiadas. En línea con los parámetros que caracterizan las ceremonias dentro del Escultismo. Se debe planificar muy bien la realización de las mimas, según las circunstancia. Se debe coordinar el horario y lugar de las ceremonias de apertura y clausura, buscando que no se pierda nunca la sencillez y la brevedad que necesariamente deben tener. Se procurara siempre la presencia de las autoridades del Distrito y/o la Región, evitando también discursos o palabras que no se centren en una breve y concisa motivación al éxito de los participantes. Las condiciones en que se realice el ceremonial respectivo determinaran las necesidades de material específico (astas, lugar de concentración, etc.). En todo caso, debe tenerse, por lo menos, una Bandera Nacional y una Bandera Oficial de la Asociación. Es muy importante contar con instalaciones apropiadas según las condiciones de programa, asistencia y duración del foro. En cualquier caso, es imprescindible que se tenga a disposición un espacio techado para las sesiones plenarias y espacios alternativos para los grupos de trabajo que puedan seguir, según la dinámica del evento. La facilidad del acceso al lugar es también un factor importante a considerar. 26 CIP

13 F O R O N A C I O N A L El Foro Nacional estará constituido por las y los delegados distritales de cada una de las Regiones, se considerara una actividad para los adultos (dirigentes de manada) que acompañen a las delegaciones en un lugar cercano al evento, El motivador regional, será el encargado de coordinar la asistencia de los niños y niñas seleccionados por los distritos quien se convertirá en el jefe de la delegaciones distritales La dinámica de trabajo será la siguiente: Las y los delegados deberán preparar una presentación de las conclusiones de sus Foros Distritales, considerando temas trabajados en las áreas, así como las conclusiones, bajo un esquema de la ambientación del evento. Se establecerán tantas dinámicas de participación como temas en específico se planteen, para el análisis de los mismos y las conclusiones pertinentes de las mesas. Estas dinámicas serán formadas por un máximo de 6 niños o niñas Cada mesa de trabajo establecerá conclusiones y acciones concretas que permitan dar una posible respuesta asertiva a las situaciones analizadas. Conclusiones que pueden ser presentadas en afiches, pancartas, periódico y otros durante el evento en los lugares adecuados no se realizara plenaria para esto. En plenaria que no serán mas de dos ( una de apertura y otra de clausura ) se les presentara un reseña de lo hecho por todos antes y durante el evento, debe ser breve y conducida por el encargado del evento, Dirección Nacional Programa de Jóvenes 27

14 R E S U M E N El evento debe desarrollarse en tres fases diferentes, progresivas y secuenciales. Cada fase o etapa debe ser reportada a la instancia pertinente (Asesor, Asistente y Motivador). Tercera Fase, solo asistirán las y los delegados y se discutirán los temas ya designados por las etapas precedentes. Se consideran participantes del Foro todos y cada uno de las y los miembros que se involucraron en cada una de las etapas o fases (Unidad - Distrito). El evento debe considerar los costos de las y los delegados al Foro Nacional, según sea el caso. Elaborar informe técnico que contemple: Descripción de cada una de las fases o etapas desarrolladas (lugar, fecha, nº de participantes, costo, duración) en no más de una cuartilla tamaño carta. Temas planteados y justificación de los mismos, así como las acciones y conclusiones pertinentes, (considerando cada una de las etapas o facetas del evento). Recomendaciones y observaciones sobre el material distribuido por la Dirección Nacional de Programa de Jóvenes. Aprendizajes, y testimonios, tanto de los adultos, organizaciones que brindaron apoyo, como de las y los participantes. Logros, considérese aquí los aspectos técnicos y programáticos establecidos por cada área de trabajo (Desarrollo financiero, gestión institucional, asesor del evento, administración, recursos adultos, programa, y comunicaciones). Evaluación responsabilidades contra gestión en el formato establecido del presente instructivo. Elaborar informe administrativo que contemple: Presupuesto inicial. Detalle de donaciones en especies. Detalle por ingresos de cuotas. Detalle por ingresos de recursos. Listado de materiales y equipos utilizados. Listado de materiales y equipos retornados. Relación de Ingresos y Egresos. Egresos por conceptos de: o o o o o Programa. Comunicaciones. Gestión Cuentas por pagar. Cuentas por cobrar. Cartas de agradecimiento a las organizaciones o personas naturales que hayan contribuido financieramente en el desarrollo del evento. Informar a la dirección Nacional de Programa de Jóvenes 3 día después de culminado el evento por medio de la Planilla de Eventos Multitudinarios, a través de la estructura (Asesor Ayudante de Programa Asistente de Programa Dirección Nacional de Programa de Jóvenes). Dirección Nacional Programa de Jóvenes 28 CIP

15 Protección de nuestra marca La Protección de nuestra marca es tarea de todos, este logotipo de marca, es la marca institucional del Movimiento Scout. Está compuesto por el emblema Scout Mundial (La Flor de Lis), la palabra SCOUTS (nuestro nombre es nuestra fama), y nuestra visión Construir un Mundo Mejor (Nuestra gran idea). Este logotipo de marca está protegido por tratados internacionales de protección de la propiedad intelectual. Su uso no autorizado es un acto de robo. Cada miembro del Movimiento debe asumir responsabilidad y ayudar a preservar su identidad. Para mayor información contactar al: Centro de Servicio Scout Nacional Dirección Nacional de Programa de Jóvenes Caracas Venezuela. Telf.: ( ) /4664 Fax: ( ) programa@scoutsvenezuela.org.ve Web: Versión Oficial CIP Dirección Nacional Programa de Jóvenes 29