[FECHA] SISTEMA DE CONTRATACIONES MENORES [SUBTÍTULO DEL DOCUMENTO] ROSA LIDIA ESPINDOLA CUENCA [NOMBRE DE LA EMPRESA] [Dirección de la compañía]

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1 [FECHA] SISTEMA DE CONTRATACIONES MENORES [SUBTÍTULO DEL DOCUMENTO] ROSA LIDIA ESPINDOLA CUENCA [NOMBRE DE LA EMPRESA] [Dirección de la compañía]

2 1 ÍNDICE 1. ANTES DE EMPEZAR... 2 Requerimientos de Hardware... 2 Requerimientos de Software INGRESO AL SISTEMA DE CONTRATACIONES MENORES Registro de la Empresa Descripción del Formulario de Registro DESCRIPCION DEL MENU PRINCIPAL (EMPRESAS) Cuenta: Datos de la Empresa Publicaciones... 8 Bienes... 8 Servicios Desistimientos Cerrar Sesión... 20

3 2 1. ANTES DE EMPEZAR 1.1. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Procesador dual core (o superior) 1 gb RAM Pantalla con resolución 1333 x REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Este Sistema requiere soporte HTML 5 CSS para ejecutarse correctamente, está diseñado para trabajar en plataforma web, por ello, es necesario que sea ejecutado con los siguientes navegadores web: Chrome versión 4.0 o superior Opera 3.0 o superior Microsoft Edge º chrome OPERA MEDIAWORKS e Microsoft Edge 2. INGRESO AL SISTEMA DE CONTRATACIONES MENORES Puede ingresar al Sistema de Contrataciones Menores a través de la URL:

4 3 Debe acceder al sistema mediante su nombre de usuario y contraseña en los espacios correspondientes. (Es responsabilidad de cada usuario el cuidado de su clave de acceso al sistema de contrataciones) 2.1. REGISTRO DE LA EMPRESA Si no posee nombre de usuario y contraseña, debe inscribirse de la siguiente manera: Paso 1: Acceda haciendo click en la imagen que se muestra en pantalla haciendo referencia a este paso. Paso 2: Complete los datos en el Formulario de Registro y presione el botón GUARDAR. Al confirmar sus datos volverá a la pantalla de ingreso. Paso 3: Ingrese su usuario y contraseña y presione la tecla Enter.

5 DESCRIPCION DEL FORMULARIO DE REGISTRO DATOS GENERALES Nombre o Razón Social: Admite caracteres alfabéticos e incluye la posibilidad de agregar un punto (.) como único carácter especial. (*) NIT: Solo caracteres numéricos con un límite de 10. (*)

6 5 Teléfono: Admite caracteres numéricos con un límite de 7 a 8 dígitos. (*) Dirección de correo electrónico. (*) RUBROS En esta sección pueden agregarse hasta 3 rubros distintos, según sea la actividad económica de la empresa. Cabe hacer notar que debe seleccionarse de izquierda a derecha para no tener problemas al momento de guardar los datos. (*) DIRECCIÓN Calle: Admite caracteres alfa numéricos. (*) Número: Es un campo NO obligatorio, si no se cuenta con este dato se debe dejar la casilla en blanco. Zona: Lista de selección para elegir un barrio o zona. (*) DATOS DEL RESPONSABLE O REPRESENTANTE DE LA EMPRESA Carnet de Identidad: Admite caracteres numéricos y la variación de carnets duplicados con letra al final (hasta 9 caracteres). Ej , , A (*) Nombres: Solo caracteres alfabéticos (*) Apellidos paterno y materno: Solo caracteres alfabéticos. El usuario puede registrar un solo apellido si se diese el caso pudiendo ser el paterno o materno. DATOS DE SEGURIDAD Usuario: Es el nombre de identificación del usuario. Admite caracteres alfanuméricos sin espacios, con una longitud de entre 5 a 15 caracteres. (*). Contraseña: Referida a la clave de acceso que usará el usuario para el efectivo ingreso al sistema. Admite caracteres alfanuméricos sin espacios con una longitud hasta 15 caracteres. (*) (*) Datos obligatorios 3. DESCRIPCION DEL MENU PRINCIPAL (EMPRESAS) Cuenta: Esta opción permite ver los datos de la empresa (en este caso el representante de la misma) al momento del registro. También podrá realizar cambios a los datos presentados siempre y cuando estos no afecten a su identidad como empresa.

7 6 Publicaciones: En esta sección se listan todas aquellas solicitudes que publique el Municipio en cuanto a las adquisiciones menores de bienes y servicios se refiere, en tal sentido la empresa podrá participar en las publicaciones que correspondan según su rubro de acción. Desistimientos: Con esta opción la empresa puede registrar su desistimiento o renuncia a la adjudicación de un bien o servicio, registrando sus datos en un formulario dispuesto para ello. Ayuda: Despliega un link donde se puede acceder al manual de usuarios para empresas. Notificaciones: En este menú se mostrarán avisos y comunicados (solo en el menú de inicio), correos electrónicos respecto a adjudicaciones. Usuario: Sobre el lado derecho de la pantalla muestra el identificador de usuario que ha iniciado sesión en el sistema. Cerrar Sesión: Permite salir del sistema de manera segura CUENTA: Datos de la Empresa Descripción del Formulario DATOS PERSONALES DEL RESPONSABLE: Carnet de Identidad: Admite caracteres numéricos y la variación de carnets duplicados con letra al final (hasta 9 caracteres). Ej , , A (*) Nombres: Solo caracteres alfabéticos(*) Apellidos paterno y materno: Solo caracteres alfabéticos. El usuario puede registrar un solo apellido si se diese el caso pudiendo ser el paterno o materno. DATOS DE LA EMPRESA: Nombre o Razón Social: Admite caracteres alfabéticos e incluye la posibilidad de agregar un punto(.) como único carácter especial. (*) NIT: Solo caracteres numéricos con un límite de 10. (*) Rubro(s): Lista el o los rubros en los que fue inscrita la empresa. No es editable. Dirección de correo electrónico. (*) Teléfono: Admite caracteres numéricos con un límite de 7 a 8 dígitos. (*) Calle: Admite caracteres alfa numéricos. (*) Número: Es un campo NO obligatorio, si no se cuenta con este dato se debe dejar la casilla en blanco. Zona/Barrio: Lista de selección para elegir un barrio o zona. (*)

8 7 DATOS DE SEGURIDAD: Usuario: Es el nombre de identificación del usuario. Admite caracteres alfanuméricos sin espacios, con una longitud de entre 5 a 15 caracteres. (*) Contraseña: Referida a la clave de acceso que usará el usuario para el efectivo ingreso al sistema. Admite caracteres alfanuméricos sin espacios con una longitud hasta 15 caracteres. Debe incluir al menos una letra Mayúscula, una Minúscula y un Número. (*)

9 8 COORDINACION DE PAGO: Se refiere a los datos que tendrán los cheques de pago en caso de adjudicación. Realizar Modificaciones Paso 1: Puede realizar las modificaciones respectivas tomando en cuenta los parámetros mencionados anteriormente. Paso 2: Proceda a pulsar el botón (GUARDAR). Imprimir Al hacer click en este botón(imprimir), podrá imprimir la constancia de llenado o modificación de su Formulario de datos de la Empresa, mismo que será presentado ante el Municipio como adjunto a los requisitos: Fotocopia más original del Certificado de NIT, fotocopia de Carnet de Identidad del responsable de la empresa, fotocopia de constancia de estar registrado en el SIGMA PUBLICACIONES BIENES Publicaciones Vigentes: Son las publicaciones que se encuentran abiertas para que las empresas puedan hacer sus ofertas.

10 9 Publicaciones Finalizadas: Son las publicaciones cuyo tiempo de vigencia a terminado, ya se registraron todas las participaciones de las empresas, y se encuentran listas para la evaluación de las propuestas. Publicaciones Adjudicadas: Se muestra las empresas que lograron la adjudicación, por realizar la mejor oferta en los procesos de contratación publicados. OFERTA DE BIENES Adicionar Oferta de Bienes: Paso 1: Seleccione una publicación en la tabla haciendo click en la opción Ver, para visualizar la pantalla Detalle del Requerimiento. Paso 2: Seleccione un ítem en la tabla haciendo click en la opción Archivo Adjunto -> Ver imagen. Le permitirá visualizar la imagen del ítem solicitado (si estuviera disponible). Paso 3: Para ofertar, seleccione un ítem en la tabla haciendo click en la opción Oferta y desplegará un menú de opciones. Paso 3: Haga click en la opción REALIZAR OFERTA. Paso 4: Llene el formulario que se visualizará y presione GUARDAR. NOTA. - Cada vez que se registre un ítem, la columna Estado cambiará a un icono verde, indicador que se ha registrado correctamente.

11 10 Modificar Oferta de Bienes: Paso 1: Seleccione una fila (correspondiente a una descripción del bien) en la tabla, haciendo click en la opción Oferta.

12 11 Paso 2: Haga click en la opción MODIFICAR OFERTA. Paso 3: Realice los cambios en el formulario que se visualizará y presione MODIFICAR. Enviar Propuesta: Una vez concluidas la adición de ofertas es necesario que imprima la misma, con esta acción se generará un Código de Control de Oferta, mismo que permitirá tomar en cuenta la oferta. Dada la importancia de este proceso siga las instrucciones. Paso 1: Seleccione la opción Revisar Oferta de la parte inferior de la pantalla: Luego visualizará la siguiente pantalla: Paso2: Haga click en el botón Enviar Ofertas, acepte el mensaje y su oferta se habrá enviado. Ahora podrá imprimir su constancia.

13 12 NOTA. En contrataciones con forma de adjudicación POR EL TOTAL, no podrá enviarse el formulario con la propuesta, mientras no se haya ofertado por todos los ítems del requerimiento solicitados. Paso 3: Haga click en el icono de la impresora, y obtendrá la vista previa de la impresión, donde deberá configurar según su impresora local, e imprimir la copia de la oferta.

14 13 SERVICIOS Publicaciones Vigentes: Son las publicaciones que se encuentran abiertas para que las empresas puedan hacer sus ofertas. Publicaciones finalizadas: Son las publicaciones cuyo tiempo de vigencia a terminado, ya se registraron todas las participaciones de las empresas, y se encuentran listas para la evaluación de las propuestas. Publicaciones Adjudicadas: Se muestra las empresas que lograron la adjudicación, por realizar la mejor oferta de un servicio. OFERTA DE SERVICIOS

15 14 Adicionar Oferta de Servicios: Paso 1: Seleccione una publicación en la tabla haciendo click en la opción Ver, para visualizar la pantalla Detalle del Requerimiento. Paso 2: Seleccione un servicio en la tabla haciendo click en la opción Archivo Adjunto -> Ver imagen. Le permitirá visualizar la imagen del servicio solicitado (si estuviera disponible). Paso 3: Para ofertar, seleccione un ítem en la tabla haciendo click en la opción Oferta y desplegará un menú de opciones. Paso 3: Haga click en la opción REALIZAR OFERTA. Paso 4: Llene el formulario que se visualizará y presione GUARDAR. NOTA. - Cada vez que se registre un servicio, la columna Estado cambiará a un icono verde, indicador que se ha registrado correctamente. Modificar Oferta de Servicios: Paso 1: Seleccione una fila (correspondiente a una descripción de servicio) en la tabla, haciendo click en la opción Oferta.

16 15 Paso 2: Haga click en el botón MODIFICAR OFERTA. Paso 3: Realice los cambios en el formulario que se visualizará y presione MODIFICAR. Enviar Propuesta: Una vez concluidas la adición de ofertas es necesario que imprima la misma, con esta acción se generará un Código de Control de Oferta, mismo que permitirá tomar en cuenta la oferta. Dada la importancia de este proceso siga las instrucciones. Paso 1: Seleccione la opción Revisar Oferta de la parte inferior de la pantalla:

17 16 Luego visualizará la siguiente pantalla: Paso2: Haga click en el botón Enviar Ofertas, acepte el mensaje y su oferta se habrá enviado. Ahora podrá imprimir su constancia.

18 17 Paso 3: Haga click en el icono de la impresora, y obtendrá la vista previa de la impresión, donde deberá configurar según su impresora local, e imprimir la copia de la oferta DESISTIMIENTOS En esta sección se registra el desistimiento de la empresa a alguna adjudicación que se haya obtenido. Entrando a la siguiente pantalla:

19 18 En el formulario de desistimiento se muestran los datos de la empresa y su responsable, como también los datos del trámite que se va desistir, ingresando el Nº de Orden de Compra o de Servicio. Especificando el motivo por el cual se está renunciando o desistiendo de la adjudicación del bien o servicio. Nota: Los administradores del sistema de contrataciones menores evaluarán, si se justifica o no el motivo del desistimiento. 4. CERRAR SESIÓN Permite cerrar la sesión del usuario, redireccionándolo a la pantalla de ingreso.