Manual de Operación del Sistema de Tránsitos

Transcripción

1 Manual de Operación del Sistema de Tránsitos Versión 1.0 Página 1 de 20

2 Revisiones Fecha Versión Descripción Autor 15 / 09 / Manual del usuario del sistema de Transitos José Alberto Padrón Hernández Página 2 de 20

3 Contenido Introducción Utilización del Manual Requerimiento del Sistema Acceso al Sistema Elaboración de Pedimentos Revisión del Pedimento... 6 Revisión... 7 Edición Glosa del Pedimento Validación y Firma Enviar a Validación Pagar Impresión de Pedimentos Consulta de Pedimentos Desistir un Pedimento Catálogo de clientes Validar Clientes Catálogos Catálogo de Aduanas Catálogo de Candados Catálogo de Claves SSA Catálogo de Firmas Catálogo de Transportista Catálogo de Observaciones Catálogo de Usuarios Arribo de Buques Papeletas y SOIA Información de los pedimentos Generación de Papeletas Página 3 de 20

4 Introducción El presente manual tiene el objetivo de mostrar la operación del sistema de tránsitos, usado en la empresa Multiservicios Aduanales de Manzanillo S.C. 1. Utilización del Manual En este manual se utilizan diferentes imágenes, las cuales indican la importancia de cada nota existente a lo largo de este documento. A continuación se listan estas imágenes. Poner especial atención Importante Sugerencia 1. Requerimiento del Sistema El sistema funciona con el Internet Explorer 6 o superior, se requiere tener instalado Excel, quien es el que se encarga de darle formato a los pedimentos y reportes, así como la maquina virtual de Java (JVM) y control para la generación de códigos de Barra, estos 2 últimos se encuentra en el servidor para poder ser descargados e instalados en el equipo cliente y lo puede encontrar en la página principal, donde se solicita el usuario y password (Figura No. 1 punto A), también se requiere de configurar el equipo en el internet explorer que se permita la ejecución de controles Activex. 2. Acceso al Sistema Para poder tener acceso al sistema y comenzar su operación se deberá capturar en la barra de direcciones del explorador la dirección: si están fuera de las oficinas de Manzanillo o si se encuentran en las oficinas de Manzanillo según corresponda, la que despliega la pantalla de inicio de sesión en la cual se deberá capturar el nombre de usuario y contraseña, así como seleccionar la aduana en donde se despachará (En esta lista se agregarán las aduanas en las cuales el usuario tiene permiso para despachar) posteriormente dar clic al botón Iniciar sesión. (Figura No. 1). A Figura No. 1 Iniciar Sesión Página 4 de 20

5 El nombre de usuario y contraseña serán proporcionados por el administrador del sistema y la cual es de carácter personal. Una vez aceptada la contraseña por el sistema se inicia la sesión de trabajo, en la cual se muestra la pantalla principal (Figura No. 2), la cual muestra en el encabezado el nombre de la empresa, al lado izquierdo se encuentra el menú del sistema (Elaboración de Pedimentos, Revisión del Pedimento, Glosa de Pedimento, Validación y Firma, Enviar a Validación, Pagar, Impresión de Pedimentos, Consulta de Pedimentos, Desistir un Pedimento, Catálogo de clientes, Validar Clientes, Catálogos, Arribo de Buques, Papeletas y SOIA), en el menú Catálogos se encuentra el siguiente submenú (Catalogo de Aduanas, Candados, Claves SSA, firmas navieras, transportista, observaciones y usuarios), en el menú papeleas y SOIA se encuentra el siguiente submenú (Información de Pedimentos y Generación de Papeletas) en las cuales se detalla su operación a continuación 3. Elaboración de Pedimentos Figura No. 2 Pantalla Principal Esta opción permite agregar un nuevo pedimento en el sistema, se solicita información que es requerida para llenar el formato, adentro del pedimento encontraras: Fecha y hora de recepción, que son los datos cuando se recibe los documentos para realizar el pedimento. Naviera.- Se seleccionará la naviera. Buque.- Se seleccionará el buque en donde arribo la mercancía, y al seleccionar se llenaran los campos de fecha de entrada, fecha de pago y tipo de cambio, que es información que se capturó en el menú arribo de buques. Peso Bruto y total de bultos.- Se captura el peso bruto y total de bultos que ampara el pedimento. Nombre del Importado / Exportado.- Aparece una lista con todos los clientes que ya fueron validados y que tienen vigencia. Si el cliente esta validado pero la vigencia ya caduco, el cliente no aparecerá en esta lista. Valor en Dólares.- Es el valor del pedimento en dólares y con esta información y el tipo de cambio se calcula la tabla de liquidación que podrá ser vista (Figura No. 3 punto A) En el campo de número de guías se puede ir incrementado renglones conforme al número deseado. Página 5 de 20

6 En el campo de número de contenedores puede ir incrementado renglones conforme al número deseado también se incrementara número de contenedor y número de candados. Observaciones hay una opción que se llama agregar texto fijo esta opción abre una venta y se puede seleccionar un texto específico. (Figura No. 3 punto B) Descripción de mercancía tiene una opción de escribir en ingles y traducirlo dando un clic en traducir que mandara a una ventana de traducción en Yahoo. A B Figura No. 3 Elaboración de Pedimentos 4. Revisión del Pedimento En esta pantalla aparecen todos los pedimentos que fueron capturados y que ahora tienen que ser recapturados con fin de validación de información, tiene 3 ligas Revisión, Edición (Figura No. 4 punto A) y en el número del pedimento, esta última sirve para generar el archivo para impresión del pedimento. A Figura No. 4 Revisión del Pedimento Página 6 de 20

7 Revisión En esta Pantalla hay que recapturar todo el pedimento tal y como se capturo en la primera pantalla, y al lado de cada campo tiene un cuadro de verificación para saber si lo que se capturó coincide con lo capturado, si se marca algo que no es igual a lo capturado aparece un mensaje de error (Figura No. 4.1 punto A) A Figura No. 4.1 Revisión del Pedimento Edición Regresa a la pantalla de captura con la información previamente capturada para ser modificada. 5. Glosa del Pedimento Sirve para volver a validar que lo capturado este correcto, pero en esta ocasión solo se verifica la información y se le pone una paloma en el cuadro de verificación al lado de cada campo, si la información no estuviera correcta el sistema envía un mensaje por correo electrónico a la persona que lo capturó para que sea corregido. Y lo que tendrá que seleccionar será el cliente para comprobar que haya sido el correcto. Página 7 de 20

8 Figura No. 5 Glosa del Pedimento 6. Validación y Firma Aquí se ven los pedimentos que ya pasaron por revisión y glosa y sirve para generar el archivo de validación y poderlos firmar para enviarlos a la CLAA para que ellos a su vez lo envíen a la aduana a validar. En esta pantalla existe unos cuadros de verificación, los cuales indican si requieres que se realice de forma automática lo descrito en ellos. (Figura No. 5 punto A) Estos es que se paguen automáticamente y se impriman una vez pagados. A Figura No. 6 Validación y Firma Si se selecciona Generar archivo, entonces el archivo es generado con cada uno de los pedimentos seleccionados en la columna que dice Seleccione para generar, firmado y enviado a validación, y si se selecciona pagar automáticamente e imprimir, después de Página 8 de 20

9 validarse se envía a pagar y cuando se recibe el pago se envía a imprimir a la impresora que se tenga por default en el equipo donde se está utilizando. En cada paso Validación Pago puede generar errores, los cuales si estos aparecen para el caso de validación el pedimento regresa a esta pantalla y en la columna de errores aparecerá la descripción de lo que paso (figura No 6.1), así como la liga al archivo que recibió con el código de error. Este proceso es automático. Figura No. 6.1 Envío a Validación Al darle ejecutar una pantalla es abierta (Figura No. 6.2), como primer paso realiza la firma electrónica del documento, lo que quiere decir que toda la información que lleva el pedimento es vaciado a un archivo de texto y es firmada electrónicamente, con la finalidad de garantizar que toda la información que tiene el pedimento concuerda con la firma. Después de que se firma el archivo la información es pasada a la pantalla donde dice enviar a validación y el archivo es enviado al sitio FTP de la CLAA y lo hace a través del servidor de multiservicios, la primera pantalla que aparece es la que a continuación se muestra, en esta pantalla lo que realiza es poner el archivo en el servidor y estar monitoreando cada 30 segundos y le pregunta al servidor si ya está el archivo de respuesta, si lo encuentra lo trae del servidor de la CLAA e interpreta su contenido, si en el archivo hubiera algún pedimento con error envía un mensaje de error como el que se muestra en la figura 6.3. Figura No. 6.1 Envío a Validación Figura No. 6.3 Error de Validación Página 9 de 20

10 Si el error se presenta en un pedimento, este es regresado a la pantalla de validación y firma, en caso contrario envía mensaje de que el pedimento o los pedimentos obtuvieron su acuse digital (Figura No. 6.4) y pasa a generar el archivo para pagar las contribuciones de los pedimentos validados. Figura No. 6.3 Error de Validación Una vez que genera el mensaje que el acuse se cargo satisfactoriamente aparece la sig. Pantalla (Figura No. 6.5) Figura No. 6.4 Envío a Pago Y en ella se mantiene hasta que el archivo de respuesta es recibido y posteriormente se cierra la ventana.( Nota estas ventanas deberán de permanecer abiertas, ya que cada 30 seg. Están verificando que exista la información necesaria para poder seguir con el proceso) y luego se envía a imprimir los tantos que se requieren. 7. Enviar a Validación En esta parte se muestran los archivos que se enviaron a validar (Figura No. 7) en la cual tiene 2 ligas (Figura No. 7 punto A) y dos botones (Figura No. 7 punto B), asi como dos cuadros de opción (Figura No. 7 punto C). Página 10 de 20

11 B C A Figura No. 7 Enviar a Validación. La liga Nombre de Archivo muestra la información del archivo que se envío a validar y Número de pedimento muestra el pedimento para poder imprimirlo. Los cuadros de verificación envía y eliminar firma sirven para seleccionar el pedimento y realizar lo que se seleccionó con el botón enviar, en esta parte es muy importante comprender cuando eliminar la firma del pedimento, porque lo que se hace con esto es quitar del pedimento la firma y volverlo a regresar a su paso anterior, y si la firma se elimina y el archivo se fue a validar, puede que cuando se vuelva a enviar el pedimento el validador envíe el mensaje de error que el pedimento ya tienen firma. A continuación se explica cuando hay que eliminar la firma: Caso 1: Cuando en la columna Fecha de Envío no exista nada, lo que representa que el archivo no fue enviado a los servidores de la CLAA, posiblemente por motivos de comunicación. Caso 2: Cuando si se envío el archivo y personal de CLAA avisa que hay que volver a enviar el archivo, ya que se presentó problemas de validación, se tiene que eliminar la firma y comenzar el proceso nuevamente. Si se Llegará a Eliminar la Firma y el archivo se envió a validación se tiene que reconstruir manualmente la información del pedimento, ya que existe la posibilidad que el archivo que se envió anteriormente regrese con firma electrónica. Si la ventana que se abrió en un principio donde se envío el archivo a validación fuera cerrada desde aquí se podría recuperar la firma, dando click en el botón Recolectar firma y una vez recolectado la firma de ese archivo se lee la información y si el o los pedimentos enviados en el tuvieron firma, pasan a la parte de Pagar, donde se tendrá que realizar manualmente. 8. Pagar En esta pantalla se presentan los pedimentos que se enviaron a pagar (parte superior Figura No. 8 punto A) y que ya fueron pagados en el día actual (parte inferior Figura 8 punto B). Página 11 de 20

12 A B Figura No. 8 Enviar a Pagar. Tiene dos botones, uno recolectar pagos, que sirve para ir al servidor de la CLAA para verificar si ya están los archivos de respuesta de los archivos que se enviaron y ejecutar que sirve para enviar uno o varios archivos a Pago. 9. Impresión de Pedimentos Esta pantalla sirve para buscar los pedimentos que cumplan con la condición del rango de fechas y el tipo de fecha, una vez hecha la consulta en la parte inferior aparecen los pedimentos que cumplen con la condición y ahí es donde podrán seleccionar (Figura No. 8 punto A) que pedimento son los que quieren enviar a Impresión y en la parte de arriba de la parte inferior se encuentra las opciones de impresión (Figura No. 8 punto B) A B Figura No. 9 Impresión de Pedimentos Página 12 de 20

13 10. Consulta de Pedimentos Aquí permite consultar los pedimentos y ver el status que guardan en el sistema como en su operación, así como la generación del archivo para el Arelect y reporte de Rojos, verdes por naviera. En esta consulta puede filtrar los pedimentos por aduana de despacho, naviera y el resultado de la selección, incluyendo la información del rango de las fechas y el tipo de fechas. La generación del archivo para Arelect y el reporte de Rojos y verdes obtendrán la información que se consultó. Figura No. 10 Consulta de Pedimentos 11. Desistir un Pedimento Permite desistir un pedimento, donde deberá de capturar (Figura 11 punto A) el número del pedimento a desistir y el proceso continuará como el de validación, abrirá una ventana para enviar el archivo y recibir el acuse de que fue desistido. Es importante verificar que el pedimento que se va a desistir sea el correcto, y para eso pregunta cómo se muestra en la Figura No Asimismo podrá consultar los pedimentos que se hayan desistido en un periodo de tiempo. Figura No Confirmación Página 13 de 20

14 Figura No. 11 Consulta de Pedimentos 12. Catálogo de clientes Esta opción será usada para agregar o eliminar a los clientes, proporcionando la información requerida tal como: Rfc, Curp, Nombre/Razón Social, Calle, Colonia, No. Exterior, No. Interior, País, Estado, Ciudad/Delegación, CP, , Encargo Conferido, (Figura No. 12) Cada vez que se modifique un cliente que ya este validado, se tendrá que validar nuevamente. Únicamente los clientes validados se verán en la captura del pedimento. Figura No. 12 Catálogo de Clientes Página 14 de 20

15 Existe en la pantalla de inicio un cuadro de verificación (Figura No. 12.1) para poder eliminar un cliente, cuando no exista el cuadro quiere decir que el cliente ya fue utilizado para generar un pedimento. Si lo que desea es modificarlo únicamente hay que darle click en donde está su RFC. Figura No Catálogo de Clientes En la columna de Validado indica la fecha cuando el cliente fue validado. 13. Validar Clientes Aquí aparecerán todos los clientes que fueron capturados y no han sido validados o fueron modificados. Y para poder validarlos se tendrá que capturar nuevamente toda la información para comprobar que la captura fue hecha acorde a la documentación del mismo, y al lado de cada campo hay un cuadro de verificación que comprueba lo que se capturo con lo capturado y si concuerda la información el campo queda deshabilitado. Figura No. 13 Validación de Clientes Página 15 de 20

16 14. Catálogos En esta ventana se podrá seleccionar 7 tipos de catálogos son: Catalogo de Aduanas, Candados, Claves SSA, firmas navieras, transportista, observaciones y usuarios Catálogo de Aduanas 1. Catalogo de Aduanas en el muestra las aduanas dadas de alta hay una opción de agregar aduanas o eliminarlas. (Figura 14.1) Figura No Catálogo de Usuarios Catálogo de Candados 2. Catalogo de Candados muestra los candados ya dados de alta, puedes agregar más candados o puedes eliminarlos. La información que se solicita es el inicio y fin del numero de candado. Figura No Figura No Catálogo de Candados Página 16 de 20

17 Catálogo de Claves SSA 3. Catálogo de Claves SSA, que son las claves que se requieren para generar las papeletas que necesiten la clave de SSA, esta es una clave por cliente. Figura No Figura No Catálogo de Claves - SSA Catálogo de Firmas 4. Catálogo de Firmas, aquí se dan de alta las personas que pueden firmar electrónicamente, así como su certificado y archivo.key, los cuales son utilizados para firmar electrónicamente los archivos. Figura No Catálogo de Firmas. Página 17 de 20

18 Catálogo de Transportista 5. Catalogo de Transportista en él se muestra el transportista, si se da un clic en RFC se modifica al transportista, también se puede agregar uno nuevo o se puede eliminar. Figura No Catálogo de Transportista. Catálogo de Observaciones 6. Catalogo de observaciones en él se ponen observaciones que se requieren. Catálogo de Usuarios 7. Catálogo de Usuario, se agregan, modifican y eliminan los usuarios así como la asignación de permisos y aduanas donde puede operar. (Figura 14) Figura No Catálogo de Usuarios En esta opción existen dos botones de agregar uno es para agregar usuarios que ya están dados de alta en el sistema de papeletas y el otro es para agregar un nuevo usuario. Página 18 de 20

19 15. Arribo de Buques En esta sección se agregan buques, se puede modificar la información del buque y también se puede eliminar, así mismo aquí se captura la información del tipo de cambio. Figura No. 15 Arribo de Buques. La información que se enlista al inicio y la que se muestra en la captura de los pedimentos son de los buques que arribaron son de 40 días atrás del día actual. 16. Papeletas y SOIA Se muestra dos submenús, Información de los pedimentos y generación de Papeletas. Información de los pedimentos Es un proceso en el cual se consulta la información de SOIA en la consulta rápida de pedimentos y extrae la información de dicha página para vaciarla en la base de datos del sistema de tránsitos y poder consultar su status, si el pedimento ya esta cumplido, fue rojo o verde o esta pendiente. Esta información se ejecuta de forma automática por el usuario usrtransitos en el servidor, sin embargo puede ser ejecutado de forma manual y se muestra la pantalla como sigue (Figura No. 16.1). Figura No Información de Pedimentos Página 19 de 20

20 Este proceso se ejecuta cada 5 horas, donde pude enviar diferentes resultados: 1.- Error de Conexión: Indica que el servidor de aduanas no respondió en el tiempo establecido 2.- Pendiente proceso: La información del pedimento fue leída pero está pendiente de ser concluido. 3.- Concluido: El pedimento ya fue cumplido. Generación de Papeletas En esta parte se generan las papeletas las cuales son impresas y pueden ser llenadas desde un pedimento hasta los que se requieran, separando los números de pedimento por comas o también se puede consultar por número de referencia. Figura No Generación de Papeletas Se cuenta con diferentes papeletas, al seleccionar cada una de ellas extrae la información de la Base de Datos para poder imprimir la información en el formato que se requiere. Se debe de Seleccionar el renglón que se desea que se imprima en el Formato Página 20 de 20