UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓN Caratula 1 Caratula del procedimiento

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1 UNIVERSIDAD PERUANA UNIÓN Caratula 1 Caratula del procedimiento N de procedimiento: EA-02 Nombre del proceso: Objetivo del proceso: Dueño del Proceso: Versión Actual: N 2.0 del 22 de setiembre de 2016 Versión Anterior: N 1.0 del 12 de noviembre de 2015 Determinar número de vacantes Determinar el número de vacantes según la capacidad de recursos de la Escuela Profesional Vicerrectorado Académico Firmas de conformidad Aprobado por Dueño del proceso Vicerrectorado Académico Revisión apoyo metodológico Gestión de Procesos Revisado por Resolución N Dra. Maximina Contreras Castro Dr. Víctor Choroco Cárdenas Dr. Queleón Elmer Mamani Quispe / UPeU - CU

2 1. Contenido 1. Mapa de procesos de nivel II Descripción general del proceso Usuario interno (opcional) Cliente Evento activador del proceso Glosario Tabla de contenido con las etapas 11 Contenido de la Etapa 1: Filial 12 Contenido de la Etapa 2: Sede 16 10

3 Proceso: Determinación de vacantes 1. Mapa de procesos de nivel II. Figura 1 - Mapa de procesos nivel II 2. Descripción general del proceso. Se trata de uno de los principales procesos del negocio de la Universidad Peruana Unión, consta de las 2 etapas paralelas que se indican. Se comienza de forma paralela en las filiales con en la sede. 3. Usuario interno (opcional). No aplica 4. Cliente. La Oficina de Admisión requiere de esta información para elaborar el plan de convocatoria de admisión. 5. Evento activador del proceso. Cuando el Coordinador de Escuela Profesional o el Director de Escuela Profesional cuenta con el Estudio de Disponibilidad de recursos. 6. Glosario. Se trata de un extracto del glosario principal. Vacante: El número de vacantes es determinado por cada Escuela Profesional o Coordinación de EP en coordinación con el Director de Admisión y aprobado por el Consejo Universitario. La Oficina de Admisión será la responsable de distribuirlas según la Modalidad de Ingreso. Director de Admisión: Es el que está a cargo de la Dirección de Admisión la cual es una instancia de gestión académica y administrativa, encargada de los procesos de admisión de la UPeU. 7. Tabla de contenido con las etapas Caratula de la Etapa 1: Filial 1. Nº del procedimiento Nombre del proceso. Determinar número de vacantes 3. Número y nombre de la etapa. 1. En las filiales 4. Objetivo de la etapa. Determinar el número de vacantes de las carreras profesionales de la UPeU de acuerdo a un estudio de disponibilidad de recursos 5. Dueño del proceso o delegado para la etapa. Vicerrectorado Académico. 6. Versión actual. Nº 1 del 01 de octubre de Versión anterior Firmas de conformidad. En el formulario correspondiente. 11

4 Contenid o de la Etapa 1: Filial I. Modelos Visuales A continuación, el FI con sus listas de tareas Figura 2 - Proceso determinación de vacantes en filial 12

5 Figura 3 - Lista de tareas mejoradas de determinación de vacantes en filial II. III. IV. Roles participantes Coordinador Académico EP: Cada una de las filiales de Juliaca y Tarapoto, tiene una unidad académica, dirigida por el Coordinador de Escuela Profesional, nombrado por el Consejo de Filial a propuesta del decano de facultad. Depende orgánicamente del coordinador académico de facultad y funcionalmente del director de la escuela profesional. Coordinador Académico de Facultad: Cada una de las filiales de Juliaca y Tarapoto tiene un coordinador académico de facultad, nombrado por el Consejo Universitario a propuesta del Decano de la facultad. Depende orgánicamente de la decanatura y funcionalmente de la Dirección General correspondiente. Director Académico: Cada una de las filiales de Juliaca y Tarapoto tiene un Director Académico, encargado de realizar las labores de índole académico en la Filial. Depende orgánicamente de la dirección general de la filial. Es nombrado por el Consejo Universitario a propuesta del Director General de la filial. Usuario interno de la etapa No Aplica Cliente La Oficina de Admisión de las Filiales. V. Evento Activador de la etapa El Coordinador de Escuela Profesional propone número de vacantes al Coordinador Académico de Facultad. VI. Descripción del flujo Se describe la etapa Filial del proceso de Aprobación Vacantes en la Filial A. Derivar (Realizada por el Director Académico) 1. Realizar revisión histórica. Solicita al director de admisión informe histórico ingresantes de 3 años, por EP. 13

6 2. Revisar capacidad instalada. Solicitar a GP informe de capacidad instalada, para derivarlo a las facultades. B. Proponer número de vacantes (Realizada por el Coordinador Académico de EP) 1. Realizar revisión histórica 2. Revisar capacidad instalada 3. Determinar disponibilidad docente 4. Evaluar viabilidad financiera 5. Elaborar informe de factibilidad de recursos (la comisión de admisión y egresados elabora el informe de factibilidad de recursos, Tecnología, Personas, infraestructura, Materiales.) 6. Proponer número de vacantes C. Consolidar vacantes (Realizada por el Coordinador Académico de Facultad) 1. Verificar vacantes por carrera 2. Convocar a reunión a Coordinadores Académicos de Escuela Profesionales para revisión de cuadro de vacantes 3. Elaborar cuadro consolidado de vacantes D. Consolidar vacantes (Realizada por el Director Académico) 1. Convocar a reunión a Coordinadores de facultad 2. Elaborar cuadro consolidado de vacantes 3. Presentar informe a Vicerrectorado Académico E. Consolidar Vacantes (Realizada por el Asistente de Vicerrectorado) 1. Convocar a Director Académico para realizar consolidado de filial 2. Emitir cuadro revisado al Secretario General 3. Solicitar al Secretario General cuadro consolidado de vacantes 4. Agendar para Consejo Universitario F. Aprobar número de vacantes (Realizada por el Consejo Universitario) 1. Aprobar número de vacantes. 2. Emitir resolución G. Comunicar (Realizada por el Asistente de Vicerrectorado) 1. Comunicar número de vacantes por carrera incluyendo las vacantes de las carreras de filiales VII. VIII. Contingencias principales No hay contingencias Tecnologías de apoyo Sistemas computacionales de apoyo y otras tecnologías: Ficha virtual (Tecnología de Google) para la consolidación de vacantes. IX. Cumplimiento normativo Estatuto de la UPeU 14

7 X. Indicadores Número de carreras profesionales que presentan cuadro de vacantes en el tiempo establecido Tiempo: Setiembre de cada año Estándar Juliaca:9 Estándar Tarapoto:7 Meta Juliaca:9 Meta Tarapoto:7 Número de carreras profesionales que presentan informe de capacidad instalada en el tiempo establecido Tiempo: Setiembre de cada año Estándar Juliaca:9 Estándar Tarapoto:7 Meta Juliaca:9 Meta Tarapoto:7 XI. XII. XIII. XIV. XV. Riesgos operacionales No contar en el informe de estudio de disponibilidad de recursos Puntos de control Que el estudio de disponibilidad de recursos sea verificado por el Director Académico y el gerente. Registros Elaborando una ficha virtual para consolidación de vacantes. Observaciones y recomendaciones No se cuenta en esta versión Apartados de la etapa No se cuenta en esta versión 15

8 Caratula de la Etapa 2: Sede 9. Nº del procedimiento. EA Nombre del proceso. Determinar número de vacantes 11. Número y nombre de la etapa. 2. Sede 12. Objetivo de la etapa. Determinar el número de vacantes de las carreras profesionales de la UPeU de acuerdo a un estudio de disponibilidad de recursos 13. Dueño del proceso o delegado para la etapa. Vicerrectorado Académico. 14. Versión actual. Nº 1 del 01 de octubre de Versión anterior Firmas de conformidad. En el formulario correspondiente. Contenido de la Etapa 2: Sede I. Modelos Visuales A continuación, el FI con sus listas de tareas Figura 4 - Proceso determinación de vacantes en sede 16

9 Figura 5 - Lista de tareas mejoradas de determinación de vacantes en sede II. III. IV. Roles participantes Director EP: Es una instancia de gestión académica y administrativa inmediata de la unidad académica (EP). Es nombrado por el Consejo de Facultad. Decano: Es la autoridad universitaria en la Facultad que ejerce la gestión académica y administrativa; supervisa las actividades y funcionamiento de las unidades académicas a su cargo; cumple y hace cumplir los acuerdos de los órganos de gobierno de la UPeU y representa a la Facultad. Ejerce el cargo a dedicación exclusiva. Vicerrector Académico: Es un órgano de gobierno donde el vicerrector es autoridad universitaria de categoría inmediatamente inferior al de rector y que lo sustituye en caso de ausencia. En la UPeU está a cargo de las unidades académicas de pre y posgrado, y las demás administrativas o de apoyo académico adscritas bajo su dependencia. Usuario interno de la etapa No Aplica Cliente La Oficina de Admisión de la UPeU. V. Evento Activador de la etapa El Director de Escuela Profesional propone número de vacantes al Decano de Facultad. 17

10 VI. Descripción del flujo Se describe la etapa Sede del proceso de Aprobación Vacantes en la Sede A. Derivar (Realizada por el Asistente de Vicerrectorado) 1. Realizar revisión histórica. Solicita al director de admisión informe histórico ingresantes de 3 años, por EP. 2. Revisar capacidad instalada. Solicitar a GP informe de capacidad instalada, para derivarlo a las facultades. B. Proponer número de vacantes (Realizada por el Director Escuela Profesional) 1. Realizar revisión histórica 2. Revisar capacidad instalada 3. Determinar disponibilidad docente 4. Evaluar viabilidad financiera 5. Elaborar informe de factibilidad de recursos (la comisión de admisión y egresados elabora el informe de factibilidad de recursos, Tecnología, Personas, infraestructura, Materiales) 6. Proponer número de vacantes C. Consolidar vacantes (Realizada por el Decano) 1. Verificar vacantes por carrera 2. Convocar a reunión a Directores de Escuela Profesional para revisión de cuadro de vacantes 3. Elaborar cuadro consolidado de vacantes D. Consolidar vacantes (Realizada por el Asistente de Vicerrectorado) 1. Convocar a reunión a Secretarios y Directores de Escuela Profesional y área financiera. 2. Convocar a Director Académico para realizar consolidado de filial 3. Emitir cuadro revisado al Secretario General 4. Solicitar al Secretario General cuadro consolidado de vacantes 5. Agendar para Consejo Universitario E. Aprobar número de vacantes (Realizada por el Consejo Universitario) 1. Aprobar número de vacantes. 2. Emitir resolución F. Comunicar (Realizada por el Asistente de Vicerrectorado) 1. Comunicar número de vacantes por carrera incluyendo las vacantes de las carreras de filiales VII. VIII. IX. Contingencias principales No hay contingencias Tecnologías de apoyo Sistemas computacionales de apoyo y otras tecnologías: Ficha virtual (Tecnología de Google) para la consolidación de vacantes. Cumplimiento normativo Estatuto de la UPeU 18

11 X. Indicadores Número de carreras profesionales que presentan cuadro de vacantes en el tiempo establecido Tiempo: Setiembre de cada año Estándar Lima: 17 Meta Lima: 17 Número de carreras profesionales que presentan informe de capacidad instalada en el tiempo establecido Tiempo: Setiembre de cada año Estándar Lima: 17 Meta Lima: 17 XI. XII. XIII. XIV. XV. Riesgos operacionales No contar en el informe de estudio de disponibilidad de recursos Puntos de control Que el estudio de disponibilidad de recursos sea verificado por el Vicerrector Académico y el gerente. Registros Elaborando una ficha virtual para consolidación de vacantes. Observaciones y recomendaciones No se cuenta en esta versión Apartados de la etapa No se cuenta en esta versión XVI. Historial de Revisiones N Versión Fecha Descripción de cambios V2.0 22/09/2016 Segunda versión 19