senft Anexo 3: Guía para la determinación de la dotación de servidores civiles en las entidades públicas HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE

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1 senft HERRAMIENTA DEL PERÚ QUE CRECE Anexo 3: Guía para la terminación la dotación servidores civiles en las entidas públicas

2 CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN 3 II. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA DETERMINACIÓN DE LA DOTACIÓN DE SERVIDORES CIVILES 4 III. DESARROLLO DE LA DETERMINACIÓN DE LA DOTACIÓN DE SERVIDORES CIVILES 6 1. Análisis la Dotación Actual 6 A. Clasificación los Puestos 7 B. Contraste la Dotación Actual 15 Resultado l Análisis la Dotación Actual Propuesta Dotación 21 Resultado la Propuesta Dotación 25 IV. CASO EXPLICATIVO DETERMINACIÓN DE LA DOTACIÓN 27 ANEXO 1: Descripción la Matriz Proceso Tránsito 36 ANEXO 2: Estructura Informe Dotación 41 ANEXO 3: Molo Acta Aprobación 47 2

3 1 I. INTRODUCCIÓN La Autoridad Nacional l Servicio Civil SERVIR, en su calidad ente rector l Sistema Administrativo Gestión Recursos Humanos, lira la Reforma l Servicio Civil, la cual tiene como finalidad mejorar los niveles eficacia y eficiencia en las entidas la administración pública peruana para prestar servicios mejor calidad, así como para promover el sarrollo las personas que lo integran. Uno los elementos centrales ntro l proceso reforma es la implementación un único régimen l servicio civil, el régimen N A fin que las entidas puedan implementar este régimen, resulta necesario que sarrollen un proceso compuesto cuatro etapas: Figura N 1.1: Proceso Tránsito Etapa 1: Inicio incorporación al Etapa 2: Etapa 3: Etapa 4: proceso tránsito y Análisis Situacional Mejora Interna Concursos bajo el Preparación la entidad nuevo régimen 1 Conformación Comisión Tránsito 9- Mapeo puestos Dotación -- Concursos Selección Desarrollo acciones comunicación y sensibilización Manual Perfiles Puestos Mapeo procesos Plan Mejoras Cuadro Puestos la Entidad La presente guía metodológica abordará el sarrollo la herramienta Determinación la dotación servidores civiles, la cual forma parte la "Etapa 3: Mejora Interna" l proceso tránsito y está enmarcada en la Directiva N SERVIR/GDSRH, aprobada con Resolución Presincia Ejecutiva N SERVIR/PE, en alante la Directiva. 3

4 II. CONSIDERACIONES PREVIAS A LA DETERMINACIÓN DE LA DOTACIÓN DE SERVIDORES CIVILES En cuestión recursos humanos, la composición óptima la dotación una institución es producto una compleja combinación factores que abarcan s la manda por un terminado bien o servicio que requiere la ciudadanía, hasta las características l mercado laboral en el que se captan y retienen a las personas que forman o podrían formar parte la organización, sin olvidar las limitaciones tipo normativo, político, presupuestal, infraestructura, etc. Así, la terminación la dotación servidores civiles compren dos (2) actividas: 1) Análisis la Dotación Actual y 2) Propuesta Dotación. Figura N 2.1: Flujo l ejercicio dotación Requisito previo: Mapeo Puestos Actividad 1, Analisis la Dotación Actual Actividad 2 Propuesta Dotación Resultado: Informe Dotacíón o oviht. O A fin sarrollar la Dotación, se recomienda que las entidas cuenten con lo siguiente, tanto a nivel insumos como recursos: Cuadro N 2.1: Insumos y recursos INSUMOS Documentos Institucionales: Norma Creación Reglamento Organización y Funciones (ROF) Organigrama la Institución RECURSOS Compromiso la Alta Dirección y los Directivos los Órganos y Unidas Orgánicas, en especial los órganos línea. Equipo Trabajo lirado por la Recursos Humanos o la que haga sus veces, con la participación por la Planeamiento. Adicionalmente, con el objetivo sarrollar la dotación, la entidad berá evaluar si conformará un equipo trabajo con su propio personal, optará por contratar a un tercero o terceros, o algún molo mixto que combine ambas opciones. Para esta cisión se recomienda evaluar el total presupuesto disponible para el tránsito en el año fiscal, la capacidad instalada la oficina planeamiento o la que haga sus veces, entre otras variables. En caso se opte por la tercerización, se sugiere que se signen a representantes las Oficinas Planeamiento o 4

5 la que haga sus veces y la Recursos Humanos, quienes estarán a cargo revisar, analizar y validar los avances sarrollados por la persona natural o jurídica encargada Finalmente, en todos los casos SERVIR brindará asistencia técnica a la entidad a través l equipo implementación y tránsito, constituido en el ente rector para estos efectos. La finalidad es asegurar, mediante revisiones preliminares, que el producto final cumpla con lo esperado y, así, evitar que las actividas tengan que volver a ser realizadas. 5

6 III. DESARROLLO DE LA DETERMINACIÓN DE LA DOTACIÓN DE SERVIDORES CIVILES La presente Guía establece las pautas metodológicas para el sarrollo la herramienta Dotación, que forma parte la "Etapa 3: Mejora Interna" l proceso tránsito. En ese sentido, las indicaciones contempladas en el presente documento berán ser aplicadas tomando en cuenta la realidad institucional, los avances que existan al iniciar el proceso tránsito al nuevo régimen, la capacidad institucional y, sobre todo, la razonabilidad la aplicación los métodos a cada parte la organización. En ese sentido, lo que se busca es ofrecer un documento que contribuya al abordaje l trabajo análisis la entidad, el cual es posible ser adaptado por los propios gestores a diferentes realidas. En ese sentido, el esquema para el sarrollo la terminación dotación servidores públicos es el siguiente: Figura N 2.1: Flujo para el sarrollo la terminación dotación Requisito previo: Mapeo Puestos Actividad 1 Análisis la Dotación Actual Actividad 2 Propuesta Dotación Resultado: Informe Dotación 1. Análisis la Dotación Actual La presente actividad implica el esfuerzo la entidad por reconocer espacios mejora a la estructura y composición su dotación actual. En ese sentido, berá verificar el cumplimiento las reglas dotación y formularse preguntas que le permitan analizar su dotación, como por ejemplo: La estructura carrera la entidad está acuerdo a la complejidad las funciones? Guarda relación con la estrategia la entidad? Toma en consiración la oferta profesionales en el mercado? La dotación está distribuida acuerdo a las necesidas la entidad? Así, el análisis la dotación actual be llevar a una entidad a realizar una mirada interna que le brin información suficiente para tomar cisiones en términos : distribución en órganos y unidas orgánicas, esquema carrera, cantidad puestos vinculados a funciones netamente administrativas, líneas reporte, entre otros elementos. 6

7 1 Es importante señalar, que el análisis la dotación no be hacerse como un ejercicio aislado y por el contrario berá tomar en consiración la estrategia institucional, la misión, los objetivos establecidos y el entorno en el cual se sarrolla la entidad. A fin contar con el marco general l sarrollo esta actividad, se presenta el siguiente gráfico que contiene los pasos a seguir: Figura N 3.1: Flujo l ejercicio dotación Requisito previo: Mapeo Puestos Actividad 1 Análisis la Dotación Actual ME> Actividad 2 Propuesta Dotación Resultado: Informe Dotación Paso 1: Clasificación los Puestos Paso 2: Contraste la Dotación Actual A. Clasificación los Puestos Este paso representa la primera aproximación la entidad a la propuesta organización los puestos en el régimen En ese sentido, la entidad berá clasificar forma preliminar todos sus puestos, registrados en el Mapeo Puestos, en base a los elementos : grupo l servicio civil, las familias puestos, roles y niveles/categorías. Para esto, se asignarán estos elementos en las columnas L, M, N, O la hoja "Dotación", scrita en el Anexo 1 la presente guía, la Matriz l Proceso Tránsito: Figura N 3.2: Hoja "Dotación" proveniente l Mapeo Puestos Anállsis la Dotación Actual Número correlativo Naturaleza l órgano órgano Unidad Orgánica Nombre l puesto Régimen laboral / Cantidad Modalidad ocupados contratadón Total Ingreso Mensual Bruto Fundan 1 Rendón 2 Función 3 Función 4 Grupo servidores civiles """i" d' puestos Rol Nivel / Categoría l Puesto i l Nota: Es importante señalar que la asignación grupo, familia, rol y nivel/categoría a los puestos actuales la entidad, es solo referencial y representa una aproximación inicial a la organización puestos en el régimen 30057, en ninguna medida be tomarse como finitiva dado que esta podrá variar a partir l sarrollo los siguiente pasos. 7

8 A fin analizar los puestos consignados en el Mapeo Puestos y asignar los elementos señalados, se berá utilizar las tablas la presente guía y contrastarlas contra la naturaleza l órgano, el órgano, la unidad orgánica y el nombre actual l puesto analizado; a fin finir el grupo, familia rol y nivel/categoría al cual pertenece bajo el siguiente esquema: Figura N 3.3: Esquema Desarrollo Determinación l Grupo l Servicio Civil Determinación la Familia Puestos y Rol Determinación l Nivel () / Categoría (Complementaria) 1. Determinación l Grupo l Servicio Civil La terminación l grupo civil se realizará en base a lo señalado en la siguiente tabla: Cuadro N 3.1: Criterios intificación l Grupo l servicio civil Grupo servidores civiles Funcionario público Directivo público Servidor civil carrera Criterios Intificación Los únicos puestos que se puen consirar como funcionarios son los tallados en el artículo 52 la ley NI* 30057, Ley l Servicio Civil u otros consirados en norma expresa A fin intificar los puestos que pertenecen al grupo directivos se tiene que tomar en cuenta que en el caso los Ministerios y ESSALUD, se consira directivo público solo a aquellos puestos que tienen la labor dirección los órganos y unidas orgánicas hasta el tercer nivel organizacional acuerdo al ROF vigente cada entidad. En el caso las más entidas públicas los encargados l tercer nivel organizacional, acuerdo al ROF vigente la entidad, se consiran puestos l grupo servidores civiles carrera, estos puestos podrían ser consignados como Ejecutivo o Coordinador. Para terminar los puestos que pertenecen al grupo servidores civiles carrera será necesario intificar aquellos que realizan funciones directamente vinculadas al cumplimiento l rol sustantivo y administración interna una entidad pública en el ejercicio una función administrativa, la prestación servicios públicos, ola gestión institucional. En ese sentido, se tiene que analizar que función cumple el puesto ntro l órgano o unidad orgánica al cual pertenece. De ser una función vinculada a la razón ser l órgano o unidad orgánica tendrá que ser consirado como un puesto que pertenece al grupo servidores civiles carrera, salvo en los casos don los puestos realizan funciones principalmente operativas y berán ser consirados como servidores actividas complementarias. Consiraciones Adicionales En la mayoría entidas públicas solo se tendrá un funcionario por lo que su intificación será relativamente sencilla. La intificación los puestos l grupo directivos públicos también es relativamente sencilla dado que en base a las reglas mencionadas en el párrafo anterior, solo un grupo reducido los servidores civiles serán categorizados en este grupo. Puen realizar, forma excluyente, actividas : Planeamiento, presupuesto, inversión, abastecimiento, contabilidad, tesorería, mornización, recursos humanos, TIC, administración, control institucional, comunicaciones, asesoría jurídica y fensa legal l Estado. Formulación, implementación y evaluación políticas públicas así como la prestación y entrega bienes y servicios (excluyendo a los programas y proyectos especiales). Resolución controversias, auxilio a la función jurisdiccional, y a las investigación y acusación, fiscalización, gestión tributaria y ejecución coactiva. 8

9 Grupo servidores civiles Servidores actividas complementarias Criterios Intificación Consiraciones Adicionales Para terminar los puestos que pertenecen al grupo En este caso son aplicables forma excluyente: servidores actividas complementarias será necesario Realiza funciones soporte, complemento, manuales u operativas intificar aquellos que realizan funciones soporte, respecto las funciones sustantivas y administración interna complemento, manuales u operativas respecto las funciones cada entidad. Estas incluyen: sustantivas y administración interna que realiza cada entidad. - Labores operativas prestación y entrega directa bienes y Adicionalmente, este grupo incluye a los servidores que se servicios a la ciudadanía. sempeñan como Asesores en la Alta Dirección y en los órganos - Limpieza, almacén, archivo, servicios generales, vigilancia, y unidas orgánicas así como el personal que es contratado conducción vehicular, conserjería, mensajería, notificación, manera temporal para los programas y proyectos especiales. secretariado y asistencia administrativa. - Mantenimiento y soporte así como conducción maquinaria pesada. Realiza funciones asesoría a la alta dirección, a los órganos y las relaciones interinstitucionales. Realizan las funciones administración interna e implementación programas y proyectos especiales (con excepción la dirección los mismos). Nota: Los Secretarios Generales y los Gerentes Generales los Organismos Públicos Gobierno Nacional y los Organismos Constitucionalmente Autónomos son consirados directivos públicos l primer nivel organizacional, así como los secretarios generales y gerentes generales que no se encuentren mencionados en el Artículo 52 la Ley l Servicio Civil, artículo aue clasifica a los Funcionarios Públicos. 2. Determinación la Familia Puestos y Rol Una vez que se tenga la información l grupo al que pertenece un puesto, será necesario terminar la familia puesto y rol que le correspon en base a los siguientes criterios: Grupo Directivos Públicos Los directivos públicos se organizan en una sola familia puestos. Por lo que al haber intificado que un puesto pertenece al grupo directivos públicos, se habrá intificado la familia puestos: Dirección institucional. El Grupo Directivos Públicos se organiza en tres roles: Cuadro N 3.2: Familia y rol l Grupo Directivos Públicos Familia puestos Rol 1. Dirección político - estratégica Dirección Institucional 2. Dirección estratégica 3. Dirección operativo - estratégica Estos roles se asignan acuerdo al Anexo 2 la Directiva N SERVIR/GDSRH "Normas para la terminación dotación servidores civiles en las entidas públicas". Grupo Servidores Civiles Para el caso los servidores civiles carrera, primero se berá intificar la naturaleza l Órgano o Unidad Orgánica a la que pertenece el puesto. Luego se berá intificar la familia puesto y, por último, el rol. Para lograr esto, la entidad berá tomar como referencia las finiciones contenidas en la Directiva N SERVIR/GPGSC: Familia 9

10 Puestos y Roles, y Manual Puestos (MPT) aplicables al Régimen l Servicio Civil y sus modificatorias. Asimismo, la siguiente tabla se berá usar como referencia: Cuadro N 3.3: Familia y rol l Grupo Servidores Civiles Naturaleza l órgano Familia puestos Rol Recomendaciones Alta dirección I Formulación, implementación y.i Si se trata una entidad nivel nacional, intificar en qué sector se ubica la Para distinguir, si se trata la familia puestos "Formulación, implementación y evaluación políticas públicas" o evaluación políticas públicas entidad para terminar el rol. "Prestación y entrega bienes y servicios", se berá revisar,,i Prestación y entrega bienes y,/ Si se trata una entidad si la naturaleza l puesto está vinculada con la función servicios gobierno regional o local, intificar con qué ejecutora asociada a la entrega bienes y servicios al Línea.1. Fiscalización, gestión tributaria y sector se vincula el órgano y la unidad orgánica ciudadano o a los que formulan las políticas y realizan la ejecución coactiva en la que se ubica el ejecutor para terminar el rol. implementación alto nivel así como la evaluación las mismas. Apoyo Asesoramiento El nombre l órgano y unidad orgánica a la cual pertenece el Planeamiento y Gestión l Gasto,,f Para intificar el rol aplicable, se puesto da luces la familia puestos y rol a la cual este Control Institucional Gestión Institucional berá analizar el nombre l órgano o unidad pertenece. Por ejemplo, si se trata un puesto que pertenece Asesoramiento y resolución orgánica y los procesos asociados al a la unidad orgánica " ", lo más probable Consultivo Defensa Judicial controversias ejecutor, en comparación con los roles. es que el puesto pertenezca a la Familia puestos "Planeamiento y gestión l gasto" y el Rol "". Nata: Es importante imp rtante precisar que a los Puestos que e ft a areas administrativas se les be asignar la familia gestión institucional el rol administración,- aun así estos se encuentren' en organos o unidas'; orgánicas línea. Grupo Servidores Actividas Complementarias Para por intificar la familia puestos y rol un servidor actividas complementarias se berá revisar el nombre actual l puesto y contrastarlo con la scripción cada rol disponible en el numeral la Directiva Familias puestos y roles aplicables al régimen l servicio civil y Manual Puestos Tipo. Adicionalmente, se berá tomar como referencia la siguiente tabla: Cuadro N 3.4: Familia y rol l Grupo Servidores Actividas Complementarias Familia Puestos Rol Posible nombre en la dotación actual Operadores prestación Entre otros y entrega bienes y Operadores asociados a bienes y servicios: capacitadores, promotores, operadores infraestructura y servicios, operadores servicios para la gestión institucional; Operadores prestación y entrega bienes y servicios telecomunicaciones (capataces, maestros obra / albañilería, operadores telecomunicaciones), operadores registros / catastro, jardinería (para la ciudadanía), limpieza (para la ciudadanía), serenazgo, operadores para el cuidado recursos naturales y medioambiente, operadores apoyo a la investigación y mantenimiento y soporte; sarrollo tecnológico, etc. y choferes Atención al ciudadano: trámite documentario, orientacióti, recepción y atención telefónica, etc. Operadores servicios no exclusivos a la ciudadanía: fotocopista, instructores, etc. 10

11 Familia Puestos Rol Posible nombre en la dotación actual Operadores servicios para la gestión institucional Entre otros: Operador almacén: almacenista, asistente almacén, etc. Operador archivo: archivero, asistente archivo, etc. Personal limpieza la entidad: operador limpieza, asistente limpieza, supervisor limpieza, etc. Operador servicios generales: carpintero, electricista, cerrajero, etc. Operador vigilancia en la entidad: vigilante, guardián, seguridad, operador vío vigilancia, etc. Operador resguardo: seguridad personal, etc. Operador jardinería en la entidad: jardinero, asistente jardinería, etc. Operador servicios para colaboradores: ascensorista, personal comedor o cafetería; personal enfermería o tópico, personal guarría para hijos trabajadores, etc. Conductor, chofer, motorizado, operador transporte, etc. Operadores mantenimiento y soporte Apoyo técnico, asistentes soporte técnico, operador maquinaria pesada, maquinistas, mecánicos, operarios mantenimiento, operarios mecánica, entre otros. Asistencia y apoyo Asistencia administrativa y secretarial Conserjería, mensajería y notificación Apoyo secretarial, asistentes secretaría, digitadores, secretarias (ejecutivas, asistentes), auxiliar administrativo, técnico administrativo, técnicos en secretaría, entre otros. Conserjes, mensajeros, notificadores, notificador cobranza, entre otros. Asesoría Asesoría Asesor, asesor alta dirección, coordinadores parlamentarios, entre otros. 3. Determinación l nivel/categoría puesto Una vez intificados el grupo, la familia y el rol un puesto, el último elemento será terminar el nivel (puestos l grupo servidores civiles carrera) y categoría (puestos l grupo servidores actividas complementarias). Es así, que a fin terminar estos elementos se ben tomar en consiración los siguientes criterios: Grupo Servidores Civiles Para por terminar el nivel l puesto, la entidad berá realizar un ejercicio similar al realizado en la actividad anterior, es cir, contrastar el nombre actual l puesto y las funciones que realiza el puesto con las finiciones presentadas a continuación: Cuadro N 3.5: Niveles l Grupo Servidores Civiles ír - O 1 Nivel Criterios Primer nivel la carrera. Su finalidad es brindar el apoyo necesario a los puestos niveles mayores en el sempeño las funciones principales l rol. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes funciones, en el ámbito l rol al que pertenecen: ( Asistente O r.. Recoger, registrar y sistematizar información que sirva como insumo para las funciones principales l rol. Elaborar versiones preliminares documentos asociados al quehacer l rol. Acompañar y hacer seguimiento en labores operativas. Ejecutar labores básicas específicas propias l rol. Segundo nivel la carrera. Su finalidad es realizar las funciones principales l rol, manera articulada con el equipo trabajo que integra. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes funciones, en el ámbito l rol al que pertenecen: CA2 Analista Procesar y analizar información, y, requerirse, recoger y sistematizar la misma. Elaborar documentos e instrumentos asociados al quehacer l rol. Ejecutar las funciones principales propias l rol acuerdo a la normativa vigente. CA3 Coordinador / Especialista Tercer nivel la carrera. Su finalidad es realizar las funciones complejas l rol, y coordinar, ser el caso, a grupos internos trabajo. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes funciones, en el ámbito l rol al que pertenecen: Atenr casos complejos y, requerirse, validar los productos los analistas. Coordinar, orientar y supervisar las actividas grupos internos trabajo. Intificar oportunidas mejora en los procesos en que participa. 11

12 Nivel Criterios CA4 - Ejecutivo / Experto Cuarto y último nivel la carrera. Los puestos asociados a este nivel puen asumir dos ámbitos diferentes acción: Ejecutivo: Su finalidad es conducir a un equipo trabajo para cumplir las metas operativas bajo su responsabilidad. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes funciones, en el ámbito l rol al que pertenecen: - Proponer los lineamientos los procesos a llevar a cabo en el ámbito su competencia, incorporando acciones mejora. - Conducir al equipo trabajo a su cargo para la ejecución sus funciones. - Participar, también la ejecución las actividas mayor responsabilidad l rol. - Elaborar y proponer informes técnicos en materia su competencia. Experto: Su finalidad es ser sarrollar las funciones que mandan mayor especialización l rol. Los puestos asociados a este nivel realizan las siguientes funciones, en el ámbito l rol al que pertenecen: - Realizar las funciones que mandan mayor especialización. - Des su calidad referente en el ámbito en que se sempeña, emitir opinión técnica relevante. De requerirse, conducir a equipos trabajo a su cargo en el marco la labor que sempeña. Grupo Servidores Actividas Complementarias Para por terminar la categoría los puestos actividas complementarias la entidad berá tomar en consiración el nombre actual l puesto y las funciones que realiza en contraste con las finiciones presentadas a continuación: Cuadro N' 3.6: Categorías l Grupo Servidores Actividas Complementarias Familia puestos Rol Categoría Recomendaciones Operadores Operadores prestación y entrega prestación y entrega bienes y servicios bienes y servicios, Operadores operadores servicios servicios para la gestión para la gestión institucional institucional, mantenimiento y Operadores soporte; y choferes mantenimiento y soporte COl Operador prestación y entrega bienes y servicios CO2 Supervisor operadores prestación y entrega bienes y servicios C01 Operador gestión institucional CO2 Supervisor operadores gestión institucional C01 Operadores mantenimiento y soporte CO2 Supervisores operadores mantenimiento y soporte COl Apoyo administrativo De ser el caso, se le asigna al puesto que tiene una función principal supervisión respecto a los más operadores. De ser el caso, se le asigna al puesto que tiene una función principal supervisión respecto a los más operadores. De ser el caso, se le asigna al puesto que tiene una función principal supervisión respecto a los más operadores. Asistencia CO2 Funciones secretariales Asistencia y apoyo administrativa y secretarial CO3 Funciones secretariales alta dirección Puestos que se encuentran ntro los órganos la alta dirección, acuerdo a lo finido por el ROF vigente la entidad. C01 Asistente programas y proyectos interna e implementación proyectos interna programas y proyectos especiales Implementación programas y proyectos especiales CO2 Analista programas y proyectos CO3 Coordinador / Especialista programas y proyectos C04 Ejecutivo / Experto programas y proyectos COl Asistente programas y proyectos CO2 Analista programas y proyectos CO3 Coordinador / Especialista programas y proyectos La categoría se asigna acuerdo a la complejidad las actividas que realiza el puesto. Tomar como referencia lo contenido en el Manual Puestos Tipo La categoría se asigna acuerdo a la complejidad las actividas que realiza el puesto. Tomar como referencia lo contenido en el Manual Puestos Tipo C04 Ejecutivo / Experto programas y proyectos Categoría 1(COl) Funciones asesoría órganos La categoría se asigna principalmente en base al nivel Asesoría Asesoría Categoría 2 (CO2) Funciones asesoría alta dirección organizacional l puesto. En el caso l CO3 este se asigna si existe coordinación con equipo, por ejemplo: Jefe Categoría 3 (CO3) Funciones asesoría alta dirección ejecutiva Gabinete Asesores. Nota: En caso estos elementos no hayan sido suficientes para asignar estos el grupo, familia puesto, rol y nivel/categoría, se berá recurrir a las funciones que han sido registradas en el Mapeo Puestos. 12

13 Con la finalidad clarificar lo señalado en los párrafos anteriores, se presenta el siguiente ejemplo que contiene cinco (5) puestos la unidad orgánica " Tecnologías la " una entidad pública. Cabe mencionar que se omiten dos funciones solo para la presentación l ejemplo: Número correlativo Naturaleza l órgano 71 Apoyo 74 Apoyo 89 Apoyo 90 Apoyo 91 Apoyo Órgano Secretaría General Secretaría General Secretaría General Secretaría General Subsecretaría General Cuadro N 3.7: Mapeo puestos Datos Generales Ingresos Funciones Unidad Orgánica Tecnologías la Tecnologías la Tecnologías la Tecnologías la Tecnologías la Nombre l puesto Coordinador Tecnologías la Especialista Red Analista Soporte Asistente Soporte Régimen laboral / Modalidad contratación Cantidad ocupados D.Leg Total Ingreso Mensual Bruto 8,500 D.Leg ,200 D.Leg ,000 D.Leg ,800 Secretaria D.Leg ,184 Función 1 Función 2 Gestionar la ejecución los proyectos TIC's y seguridad informática, en base a los Planes Estratégicos y Operativos Gestionar proyectos Infraestructura Tecnológica. Atenr requerimientos e incincias Soporte técnico a solicitud las Oficinas la entidad Atenr requerimientos e incincias Soporte técnico. Elaborar documentos acuerdo a las instrucciones y requerimientos recibidos, en el ámbito competencia la Tecnologías la Intificar las necesidas l equipamiento informático. Administrar equipos l Centro Cómputo la entidad. Apoyar en el soporte técnico las sesiones Consejo Directivo y eventos que se realizan en la entidad Apoyar en la administración l equipamiento informático cómputo. Administrar la agenda actividas y entrevistas l Director A partir la información presentada, lo primero será terminar los grupos l servicio civil que correspondan a estos cinco puestos: Del análisis las funciones los puestos, se termina que cuatro los cinco realizan funciones vinculadas con la razón ser l órgano o unidad orgánica a la cual pertenecen: Coordinador Tecnologías la, Especialista Red, Analista Soporte y Asistente Soporte. De esta forma, correspon que a estos puestos se les asigne la clasificación Servidores Civiles. Caso distinto es el la Secretaria que realiza funciones soporte en la Oficina, siendo así que le correspon el grupo Servidores Actividas Complementarias. Lo siguiente, será intificar qué familia y rol les podría corresponr a los puestos que componen esta unidad orgánica, tomando en consiración que las familias y roles varían acuerdo al grupo servicio civil: Cuadro N 3.8: Determinación Familia y Rol Familia Servidores Civiles Para el caso la familia: si la naturaleza l órgano es la apoyo, la el Cuadro N 3.3 la presente guía señala que las familias que Servidores Actividas Complementarias Para el caso la familia: lo que prima para la intificación la familia es las funciones que realiza el puesto es cir si son funciones 13

14 Rol podrían ser utilizadas son: Planeamiento y Gestión l Gasto, Gestión Institucional, Asesoramiento y resolución controversias. Para el caso l rol: lo que se tiene que tomar como referencia es el nombre l órgano o unidad orgánica al cual pertenece el puesto, en este caso " Tecnologías la ". De esta forma intificamos que existe un rol "TICs (Tecnologías la y Comunicaciones)" ntro la familia "Gestión Institucional', por lo que estos serían los elementos que les correspon a los puestos Coordinador Tecnologías la, Especialista Red, Analista Soporte y Asistente Soporte. secretariales, mantenimiento, transporte, entre otras. En este caso, tenemos una secretaria por lo que le corresponría tener la familia "Asistencia y apoyo". Para el caso l rol: lo que se tomará en consiración es que tipo funciones realiza ntro la familia a la cual correspon. En este caso, se trata una secretaria una unidad orgánica, por lo que le correspon el rol "Asistencia, administrativa y secretarial". Lo último, será intificar el nivel (carrera) o categoría (complementaria) que le correspon a estos puestos. Así tenemos lo siguiente: Cuadro N 3.9: Determinación Nivel y Categoría Nivel Categoría Servidores Civiles Del análisis los nombres y funciones se termina que efectivamente existe una relación entre el nombre actual l puesto y el nivel la carrera, por lo que la dotación actual se compone los siguientes niveles: Coordinador, Especialista, Analista y Asistente. Para este análisis se tiene que tomar en cuenta el Cuadro N 3.5 la presente guía. No aplica para Servidores Civiles Servidores Actividas Complementarias No aplica para Servidores Actividas Complementarias. De la revisión l Cuadro N' 3.6 la presente guía se tiene que existen tres categorías para la familia "Asistencia y apoyo" y el rol "Asistencia, administrativa y secretarial": Apoyo Administrativo, Funciones Secretariales, Funciones Secretariales Alta Dirección. Tomando en consiración que se trata un órgano apoyo, la categoría que corresponría es la Funciones Secretariales. De esta forma luego terminar el grupo, familia puesto, rol y nivel/categoría tenemos que la matriz contendrá la siguiente información: Cuadro N' 3.10: Análisis la Dotación Actual Número correlativo Naturaleza l órgano órgano Datos Generales Ingresos Funciones Análisis la Dotación Actual Unidad Orgánica Nombre l puesto Régimen laboral / Modalida d contratac ion Cantidad ocupados Ingreso Mensual Bruto Función 1 Grupo servidores civiles Familia puestos Rol Nivel / Categoría l Puesto 71 Apoyo Subsecretaría General Tecnologías la Coordinador Tecnologías La D.Leg ,500 Gestionar la ejecución los proyectos TIC's y seguridad informática, en base a los Planes. Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA3- COORDINADO R 74 Apoyo Subsecretaría General Tecnologías la Especialista Red D.Leg , Gestionar proyectos Infraestructura tecnológica. Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA3- ESPECIALISTA 89 NA,... Apoyo Subsecretaría General Tecnologías la Analista Soporte D.Leg ,000 Atenr requerimientos e incincias soporte técnico a solicitud las Oficinas la entidad. Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA2-ANALISTA 14

15 90 Apoyo Subsecretaría General Tecnologías la Asistente Soporte D.Leg ,800 Atenr requerimientos e incincias Soporte técnico. Servidor Civil Gestión institucional TICS (Tecnologías la y Comunicaciones) CA1- ASISTENTE 91 Apoyo Subsecretaría General Tecnologías la Secretaria D. Leg ,184 Elaborar documentos acuerdo a las instrucciones y requerimientos recibidos. Servidor Actividas Complemen tarias Asistencia y apoyo Asistencia administrativa y secretaria) CO2 Funciones secretariales B. Contraste la Dotación Actual Tras haber con concluido con la clasificación preliminar los puestos, el equipo encargado berá evaluar si la situación actual la dotación cumple con las reglas establecidas y se encuentra alineada a la estrategia organizacional planteada para la mejora l funcionamiento la entidad. Por ello, en este paso se realizará el contraste la situación actual los puestos y posiciones una entidad pública en relación al grupo reglas establecidas en el literal a l numeral 6.3 la Directiva N' 003-SERVIR/GSRH "Normas para la terminación servidores civiles una entidad pública". Las mismas que puen ser resumidas la siguiente manera: Porcentaje (%) posiciones según naturaleza l órgano. Puestos directivos públicos hasta el segundo nivel organizacional, salvo en el caso Ministerios y ESSALUD. Estructura y composición las posiciones pertenecientes al grupo servidores civiles carrera. Es importante mencionar que en caso la dotación actual una entidad no cumpla con las reglas establecidas, el equipo Recursos Humanos berá realizar los ajustes necesarios al momento sarrollar la Propuesta Dotación o elaborar los sustentos a fin solicitar las excepciones l caso. 15

16 Nivel Organizacional: Previo a continuar con el análisis las reglas dotación, es importante tener en claro lo relacionado a los niveles organizaciones ntro una entidad pública. Secretaría General Presincia Eiecutiva Nivel 1 - Órgano Nivel 2 -Órgano Nivel 3 - Unidad Orgánica Nivel 4 - Unidad Funcional 111 Nivel 5 - Equipo Trabajo Como se pue apreciar l gráfico, ntro los niveles organizacionales 1,2 y 3 podrán existir unidas funcionales y equipos trabajo. La elección entre el uno y otro penrá la complejidad las tareas a cargo cada uno y la cantidad servidores civiles. De esta forma, para el sarrollo l presente paso, las entidas públicas utilizarán como insumo inicial la hoja "Informe Dotación Actual" la Matriz l Proceso Tránsito, la cual contiene un reporte la dotación actual. Asimismo, se propone un esquema tres momentos verificación las reglas dotación en base a lo siguiente: Reglas por naturaleza l órgano o Figura N 3.4: Esquema Desarrollo Reglas por grupo l servicio civil Reglas por nivel la carrera l servicio civil Nota: Se recomienda que la entidad realice este contrates primero forma general, es cir con el agregado órganos y unidas orgánicas para luego realizar este contraste forma individual por cada órgano y unidad orgánica. 1. Reglas por naturaleza l órgano Primero, la entidad berá revisar si su dotación actual cumple con los % establecidos en la Directiva N 003-SERVIR/GSRH "Normas para la terminación servidores civiles una entidad pública" respecto a la cantidad puestos por órganos línea, apoyo, asesoramiento, ente otras naturalezas. A fin lograr esto, la hoja " dotación actual" presenta un reporte que permitirá analizar la dotación actual en base a las reglas planteadas. 16

17 Del análisis l reporte se puen presentar dos situaciones en una entidad pública: que está cumpla con las reglas establecidas o que sus porcentajes estén por encima o bajo lo establecido. Frente a esto, la entidad tendrá que actuar en base a lo siguiente: De cumplir con los % respecto a la naturaleza los órganos: la entidad no tendrá que reducir la dotación en alguno sus órganos y unidas orgánicas, no obstante berá evaluar la distribución su dotación a fin terminar si se encuentra alineada con la estrategia organizacional. De no cumplir con los % respecto a la naturaleza los órganos: la entidad tendrá que terminar si realiza los ajustes l caso es cir reduciendo o incrementando la dotación en un terminado órgano o unidad orgánica, o si solicitará una excepción justificando los motivos por los cuáles su dotación es mayor en los órganos apoyo/asesoramiento o línea. Así por ejemplo, vemos el reporte la hoja "Informe Dotación Actual" la Matriz l Proceso Tránsito una entidad pública: Figura N 3.5: Dotación actual referida en el mapeo puestos por naturaleza l órgano Naturaleza Límite Entidad Dif. Apoyo + Asesoramiento 30% 44% -14% Línea +Descontrado+Alta Dirección 60% 55% -5% Límite Dotación vs Dotación la Entidad 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 60% 44% 55% 30% Apoyo + Asesoramiento Línea+Descontrado+AltaDirección Entidad Límite En este ejemplo, vemos que la entidad presenta una dotación mayor a lo establecido en la Directiva N 003-SERVIR/GSRH "Normas para la terminación servidores civiles una entidad pública" (30%) para los órganos apoyo y asesoramiento, y una dotación menor (60%) a lo establecido para los órganos línea + sconcentrados + alta dirección. En ese sentido, la entidad tendrá que terminar si realiza los ajustes necesarios en su propuesta dotación o elabora los sustentos l caso para solicitar una excepción. 2. Reglas por grupo l servicio civil Segundo, la entidad berá revisar si su dotación actual cumple con las reglas establecidas para dos los grupos l servicio civil: Directivos Públicos y Servidores Civiles. A continuación sarrollaremos las principales reglas para estos grupos: 17

18 Respecto al grupo Directivos Públicos, es importante recordar que solo en el caso Ministerios y ESSALUD se podrán contar con Directivos hasta el tercer nivel organizacional. En las más entidas, se podrán contar con Directivos hasta el segundo nivel. Figura N 3.6: Dotación actual referida en el mapeo puestos por naturaleza l órgano 1.1 Directivos Servidores Civiles En el caso Servidores Civiles, la regla señala que en los órganos línea el 75% los puestos berán pertenecer a este grupo l servicio civil, por lo tanto el 25 % restante podrá ser utilizado para el grupo Directivos Públicos y Servidores Actividas Complementarias. Figura N 3.7: Dotación actual referida en el mapeo puestos por naturaleza l órgano 5% m, Directivos Públicos 10, Servidores Civiles 76% Servidores Actividas Complementarias Como se observa en el gráfico anterior, la distribución los grupos los órganos línea esta entidad pública cumple con lo establecido en la Directiva, siendo que el 76% la dotación dichos órganos se encuentran categorizados como servidores civiles carrera. 3. Reglas Posiciones por nivel la carrera l servicio civil Tercero, la entidad berá revisar si su dotación actual cumple con las reglas establecidas para los cuatro niveles carrera l servicio civil: Ejecutivo/Experto, Coordinador/Especialista, Analista y Asistente. En ese sentido, pasamos a revisar dichas reglas: En el caso los puestos l nivel Ejecutivo, se precisan dos reglas: i. Primero, este nivel carrera podrá ser utilizado para el tercer nivel organizacional las entidas públicas, salvo en los casos Ministerio y 18

19 ESSALUD don dicho nivel correspon al Directivo Públicol. Es cir, el nivel ejecutivo podrá ser utilizado como jefe una unidad orgánica. ii. Segundo, el nivel Ejecutivo no podrá suplir el rol Directivo y solo podrá reportar a un Directivo o Funcionario. Figura N 3.8: Puesto Nivel Ejecutivo Estas situaciones no son posibles bajos las reglas establecidas en el nivel Ejecutivo: Directivo Ejecutivo Ejecutivo Especialista Analista V En el caso los puestos l nivel Experto, se precisan tres reglas: i. Primero, este nivel la carrera solo podrá ser utilizado para los órganos línea. Es cir, no habrán expertos en órganos apoyo, asesoramiento o otra naturaleza. ii. Segundo, la totalidad puestos l nivel experto no berá ser mayor que la suma los órganos y unidas orgánicas presentes en la versión vigente l ROF o MOP la entidad. Es cir si la entidad tiene un total 20 órganos y unidas orgánicas, tendrá ese mismo número como tope máximo para asignar los puestos l nivel experto que crea necesarios. iii. Por último, el nivel experto podrá tener a su cargo un equipo trabajo. Es cir podrá tener puestos y posiciones a su cargo, pero no podrá ser un jefe órgano o unidad orgánica. Nota: Es importante tomar en consiración que el nivel Experto be ser asignado para puestos que requieran un alto nivel especialización. Usualmente, este nivel la carrera es usado en áreas vinculadas ala investigación científica o don se tratan temas alta complejidad. ceo V En el caso los puestos l nivel Coordinador, se precisan tres reglas: Vt\k i. Primero, este nivel carrera podrá ser utilizado a partir l 4 nivel organizacional Qiunti las entidas públicas, es cir en unidas funcionales y equipos trabajo. El uso l nivel coordinador penrá l tipo entidad, como se haya estructurado la carrera al interior esta, la complejidad las tareas, el personal a cargo, entre otros elementos. ii. Al igual que en el caso l Ejecutivo, el Coordinador no podrá suplir el rol Directivo. 1 Esta regla no impi que la entidad pueda proponer, forma sustentada, ntro l nivel organizacional 1, 2 y 3 la presencia Ejecutivos a cargo unidas funcionales. 19

20 ti iii. Por último, las unidas funcionales y equipos trabajo berán tener un mínimo cinco personas, sin contar al coordinador o los servidores actividas complementarias. Figura N 3.9: Puesto Nivel Coordinador Estas situaciones no son posibles bajos las reglas establecidas en el nivel Coordinador: Directivo Coordinador o Coordinador x Coordinador Analista Especialista V En el caso los puestos l nivel Especialista, se precisan dos reglas: i. Primero, el nivel especialista solo be representar un máximo l 25% l total los puestos pertenecientes al grupo servidores civiles carrera. Es cir, si la entidad cuenta con 100 servidores civiles carrera, solo 25 podrían ser Especialistas. ii. El nivel Especialista, podrá tener a su cargo un equipo como máximo 4 servidores civiles. Es cir, un Especialista podría tener a su cargo a un equipo conformado por otros especialistas, analistas o asistentes. t±na o Por último, en el caso los puestos l nivel Analista y nivel Asistente, se precisan dos reglas: i. Primero, se señala que las actividas y funciones a realizar por este puesto ben estar principalmente vinculadas con las funciones l órgano o unidad orgánica a la cual pertenecen. Es cir, estos puestos no berían tener una presencia mayoritaria funciones vinculadas a tareas operativas o administrativas. De ser ese el caso, estos puestos berían pertenecer al grupo actividas complementarias. Por ejemplo, si estamos en la Recursos Humanos y tenemos un Asistente Recursos Humanos, sus actividas o funciones no berían estará vinculadas al traslado documentos, fotocopiado archivos, entre otras similares. ii. Por último, se señala que al igual que el caso los Especialistas, los Analistas podrán tener a su cargo un equipo como máximo 4 servidores civiles. Es cir, un Analista podría tener a su cargo a un equipo conformado por otros analistas o asistentes. Resultado l Análisis la Dotación Actual Producto l sarrollo l análisis la dotación actual la entidad habrá intificado lo siguiente: 20

21 Si necesita o no modificar su dotación en relación a la naturaleza l órgano, es cir si tiene una cantidad mayor dotación a lo establecido en sus órganos apoyo más asesoramiento, o si tiene una dotación menor en sus órganos línea, sconcentrados y alta dirección. Por ejemplo, si una entidad pública presenta que un 40% su dotación está asignada a los órganos apoyo, esta situación tendrá que ser modificada o en su fecto justificada a fin solicitar una excepción. Si necesita o no modificar su dotación en relación al nivel la carrera los puestos l grupo servidores civiles carrera, es cir si su dotación cumple con las reglas establecidas y la estructura la carrera la entidad guarda relación con la estrategia organizacional. La entidad tendrá que evaluar si relación entre asistentes, analistas, especialistas, coordinadores, ejecutivos es la acuada para lograr el cumplimiento los objetivos institucionales. Por ejemplo, tomemos el caso una entidad pública que presenta la siguiente estructura carrera: Figura N 3.10: Distribución l grupo servidores civiles carrera Distribución por Nivel Ejecutivo Experto Coordinador Especialista Analista Asistente o 6% 0% 8% 41% 29% 16% Como se pue apreciar, la entidad presenta una estructura carrera que tiene un 41% los puestos en el nivel especialistas, 16% por encima l límite 25% establecido en la Directiva. Ahora, la entidad tendrá que terminar si es que este porcentaje representa la dotación necesaria y la estrategia organizacional o resulta imperante evaluar la estructura carrera la entidad. Si necesita o no modificar su dotación en relación al grupo directivos públicos, acuerdo a la regla establecida las entidas públicas, salvo los Ministerios y ESSALUD, podrán tener directivos solo hasta el segundo nivel organizacional. En ese contexto, si una entidad intifica necesario contar con directivos públicos en el tercer nivel organizacional tendrá que justificar dicha necesidad y solicitar la excepción establecida en la Directiva. 2. Propuesta Dotación En la primera actividad, análisis la dotación actual, la entidad categorizó (grupo, familia, rol y nivel) los puestos contenidos en el mapeo puestos para luego contrastar este resultado con las reglas establecidas en la Directiva. Resultado esta actividad, la entidad ha intificado una 21

22 serie espacios mejora sobre los cuáles tendrá que tomar cisiones a fin plantear su propuesta dotación. Figura N 3.11: Flujo l ejercicio dotación Actividad 1 Actividad 2 Análisis Propuesta Requisito previo: ívlapeo Puestos la Dotación Actual Dotación Resultado: Informe Dotación Paso 1: Clasificación los Puestos Paso 2: Contraste la Dotación Actual La propuesta dotación consiste en terminar la versión final la dotación la entidad en base a las siguientes variables: órgano, unidad orgánica, grupo servidores civiles, familia puestos, rol, nombre l puesto, nivel/categoría, cantidad ocupados. La entidad utilizará la propuesta dotación para hacer los ajustes necesarios a la dotación actual, modificando las distintas características los puestos que la componen. Para plantear su propuesta dotación la entidad utilizará las columnas P, Q R, S, T, U, V, W, X la hoja "Dotación", scrita en el Anexo 1 la presente guía, la Matriz l Proceso Tránsito: Figura N 3.12: Hoja "Dotación T U Propuesta Dotación Naturaleza l órgano órgano Unidad Orgánica Grupo servidores civiles Familia puestos Rol Nombre l Puesto Nivel / Categoría l Puesto Cantidad ocupados Producto lo sarrollado en la actividad análisis dotación actual se podrán presentar dos situaciones para cada puesto: No exista necesidad cambio: esto implica que el puesto mantiene las mismas características que las asignadas en la actividad análisis dotación actual. Por ejemplo, tenemos la siguiente información sobre la dotación actual la Recursos Humanos una entidad pública que no sufrirá alteración dado que cumple con todos los criterios establecidos en la Directiva: 22

23 Figura N 3.13: Hoja "Dotación" sin variación puestos Número correlativo Naturaleza l órgano 114 Apoyo 119 Apoyo 126 Apoyo órgano Subsecretaría General Subsecretaría General Subsecretaría General Datos Generales Ingresos Funciones Análisis la Dotación Actual Régimen laboral / Total Cantidad Grupo Unidad Nombre l Modalida Ingreso familia Nivel / Función 1 servidore Rol Categoría l Orgánica puesto d Mensual puestos ocupados s civiles Puesto contratac Bruto ion Oficina Recursos Humanos Oficina Recursos Humanos Oficina Recursos Humanos Coordinado r en Personal Especialista en Selección Personal Analista en Comunicaci ón Interna D.Leg. 276 D.Leg D.Leg , Supervisar el cumplimiento las normas y disposiciones legales, relacionadas con la administración personal. Gestionar el proceso Selección Personal Proponer molos actualización canales comunicación (correo electrónico, intranet) a fin mejorar la comunicación interna. Servidor Civil Servidor Civil Servidor Civil Gestión institucional Gestión institucional Gestión institucional Gestión recursos humanos Gestión recursos humanos TICs (Tecnologías la y Comunicaci ones) CA3- COORDINADOR CA3- ESPECIALISTA CA2-ANALISTA De esta forma, a fin sarrollar su propuesta dotación al no haber variación en los elementos la dotación actual la entidad tendrá que asignar la misma información en la propuesta dotación: Figura N 3.14: Hoja "Dotación" para propuesta dotación Naturaleza l Órgano Apoyo Apoyo Apoyo Órgano Subsecretaría General Subsecretaría General Subsecretaría General Unidad Orgánica Recursos Humanos Recursos Humanos Recursos Humanos Grupo servidores civiles Servidor Civil Servidor Civil Servidor Civil Propuesta Dotación Familia puestos Gestión institucional Gestión institucional Gestión institucional Rol Gestión recursos humanos Gestión recursos humanos TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) Nivel / Categoría l Puesto CA3-COORDINADOR CA3-ESPECIALISTA CA2-ANALISTA Nombre l Puesto Coordinador en Personal Especialista en Selección Personal Analista en Comunicación Interna Cantidad ocupados V Exista necesidad cambio: esto implica que el puesto se verá modificado en alguna las características asignadas en la actividad análisis dotación actual. A diferencia la situación anterior aquí hay que tomar en cuenta tres escenarios: V Se tiene que modificar alguna las características l puesto: órgano, unidad orgánica, grupo servidores civiles, familia puestos, rol, nombre l puesto, nivel/categoría, cantidad ocupados. Así por ejemplo, tenemos el caso la una entidad pública don producto l sarrollo l Análisis la Dotación Actual se ha intificado que es necesario modificar el nivel la carrera un puesto Analista : Figura N 3.15: Hoja "Dotación con modificaciones un puesto 23

24 Número correlativo Naturaleza l órgano 180 Apoyo 184 Apoyo 185 Apoyo 184 Apoyo Órgano Oficina General Oficina General Oficina General Oficina General Datos Generales Ingresos Funciones Análisis la Dotación Actual Unidad Orgánica y Finanzas y Finanzas y Finanzas y Finanzas Nombre l puesto Coordinador Analista en Analista en Régimen laboral / Modalida d contratac ión D.Leg D.Leg D.Leg Analista en D.Leg Cantidad ocupados Total Ingreso Mensual Bruto Función 1 Monitorear y supervisar los registros administrativos documentos autorizados en el SIAF y contabilización los mismos para la elaboración los Estadios Financieros Revisar los documentos sustento l gasto y calcular la preciación mensual los bienes. Revisar los documentos sustento l gasto l Despacho Presincial y calcular la preciación mensual los bienes. Administrar el fondo para pagos en efectivo caja chica. Grupo servidor es civiles Servido r Civil Servido r Civil Servido r Civil Servido r Civil Familia puestos Planeamiento y gestión l gasto Planeamiento y gestión l gasto Planeamiento y gestión l gasto Planeamiento y gestión l gasto Rol Nivel / Categoría l Puesto CA3- COORDINADOR CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA De la información presentada en el cuadro anterior se evincia que el puesto con registro 184, Analista en, en realidad realiza más funciones vinculadas al nivel asistente acuerdo a las tablas presentadas, en ese sentido la entidad tendrá que cambiar su categorización en su propuesta dotación, obteniendo la siguiente información: Figura N 3.16: Hoja "Dotación" para propuesta dotación Propuesta Dotación Naturaleza l Órgano Órgano Unidad Orgánica Grupo servidores civiles Familia puestos Rol Nivel / Categoría l Puesto Nombre l Puesto Cantidad ocupados Apoyo Oficina General y Finanzas Servidor Civil Planeamiento y gestión l gasto CA3-COORDINADOR Coordinador 1 Apoyo Oficina General y Finanzas Servidor Civil Planeamiento y gestión l gasto CA2-ANALISTA Analista en 1 Apoyo Oficina General y Finanzas Servidor Civil Planeamiento y gestión l gasto CA2-ANALISTA Analista en 1 Apoyo Oficina General y Finanzas Servidor Civil Planeamiento y gestión l gasto CAl-ASISTENTE Asistente en 1 V Se tiene que fusionar un puesto con otro ya existente en la dotación la entidad: este escenario se pue presentar cuando se intifiquen puestos que realizan las mismas funciones y se clasificarán la misma forma en la propuesta dotación. Así por ejemplo, continuando con el caso la, producto l sarrollo l Análisis la Dotación Actual se ha intificado que es necesario fusionar dos puestos consirados como Analista dado que presentan las mismas características: Figura N 3.17: Hoja "Dotación" con fusión puestos 24

25 Número correlativo Naturaleza l órgano 180 Apoyo 184 Apoyo 185 Apoyo 184 Apoyo órgano Oficina General Oficina General Oficina General Oficina General Datos Generales Ingresos Funciones Análisis la Dotación Actual Unidad Orgánica y Finanzas y Finanzas y Finanzas y Finanzas Nombre l puesto Coordinador Analista en Analista en Analista en Régimen laboral / Modalidad contratación Cantidad ocupados Total Ingreso Mensual Bruto D.Leg D.Leg D.Leg D.Leg Función 1 Monitorear y supervisar los registros administrativos documentos autorizados en el SIAF y contabilización los mismos para la elaboración los Estadios Financieros Revisar los documentos sustento l gasto y calcular la preciación mensual los bienes. Revisar los documentos sustento l gasto l Despacho Presincial y calcular la preciación mensual los bienes. Administrar el fondo para pagos en efectivo caja chica. Grupo servidores civiles Servidor Civil Servidor Civil Servidor Civil Servidor Civil Familia puestos Planeamiento y gestión l gasto Planeamiento y gestión l gasto Planeamiento y gestión l gasto Planeamiento y gestión l gasto Rol Nivel / Categoría l Puesto CA3- COORDINADOR CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA Así, a fin fusionar estos dos puestos Analista lo que tendrá que hacer la entidad es completar la información para uno los puestos en la propuesta dotación indicando que cuenta con dos ocupados, tal cual lo muestra la siguiente tabla: Figura N 3.18: Hoja "Dotación" dotación propuesta Propuesta Dotación Naturaleza l órgano órgano Unidad Orgánica Grupo servidores civiles Familia puestos Rol Nivel / Categoría l Puesto Nombre l Puesto Cantidad ocupados Apoyo Oficina General y Finanzas Servidor Civil Planeamiento y gestión l gasto CA3-COORDINADOR Coordinador 1 Apoyo Oficina General y Finanzas Servidor Civil Planeamiento y gestión l gasto CA2-ANALISTA Analista en 2 Apoyo Oficina General y Finanzas Servidor Civil Planeamiento y gestión l gasto CAl-ASISTENTE Asistente en 1 Resultado la Propuesta Dotación Producto l sarrollo la propuesta dotación la entidad habrá obtenido lo siguiente: s7 Versión final la dotación, a este punto la entidad habrá implementando todos los espacios mejora intificados en la actividad anterior. Es cir, su dotación tendrá 25

26 una correcta distribución a nivel naturaleza l órgano, grupo l servicio civil, nivel la carrera y categorías actividas complementarias. Excepciones, ser necesario la entidad tendrá intificados los puntos sobre los cuáles solicitará excepciones a las reglas establecidas para la terminación la dotación. Es importante tomar en consiración que las excepciones tienen que estar bidamente sustentadas en elementos como: carga trabajo, naturaleza las funciones la entidad, diferenciación funciones y equipo, entre otros elementos. 26

27 IV. CASO EXPLICATIVO DETERMINACIÓN DE LA DOTACIÓN El caso a sarrollar gira entorno a un Organismo Técnico Especializado (OTE) creado hace 20 año, que tiene rectoría sobre un sistema funcional y presenta 7 oficinas sconcentradas a nivel nacional. Esta entidad pública ha concluido el sarrollo l Mapeo Puestos y producto esto se ha reportado que cuenta con 552 servidores civiles distribuidos la siguiente forma: Cuadro N 4.1: Distribución posiciones en el Mapeo Puestos Naturaleza l Órgano Nro. % Línea % Apoyo % Asesoramiento 77 14% Desconcentrado 70 13% Consultivo 24 4% Régimen Laboral Nro. % D. Leg CAS % D. Leg % Otras modalidas 40 7% Total % Alta Dirección 23 4% Control 12 2% Total % Así, como encargados l equipo que sarrolla el ejercicio dotación, iniciamos nuestro trabajo realizando la actividad análisis situación actual para luego sarrollar la propuesta dotación: Análisis la Dotación Actual A. Clasificación los puestos A fin sarrollar el trabajo, dividimos todos los órganos y unidas orgánicas la entidad entre el equipo trabajo, siendo que nos toca la Tecnologías la (TI). De acuerdo al Mapeo Puestos, esta oficina tiene un total 16 posiciones distribuidas la siguiente manera: Cuadro N 4.2: Matriz Puestos la Tecnologías árn Número correlativo Naturaleza l órgano Datos Generales órgano Unidad Orgánica Nombre l puesto Régimen laboral / Modalidad contratación Cantidad ocupados Ingresos Total Ingreso Mensual Bruto 1 Apoyo TI Director TI D.Leg ,700 2 Apoyo TI Coordinador TI D.Leg ,500 3 Apoyo TI Especialista Desarrollo D.Leg ,500 IES 1 (-) ' 4 Apoyo TI Especialista Soporte D.Leg ,700 5 Apoyo TI Especialista Red D.Leg ,200 6 Apoyo TI Analista Desarrollo D.Leg ,300 7 Apoyo TI Analista Desarrollo D.Leg ,938 8 Apoyo TI Analista Desarrollo D.Leg ,938 9 Apoyo TI Analista Res D.Leg , Apoyo TI Analista Res D.Leg , Apoyo TI Analista Soporte D.Leg , Apoyo TI Analista Soporte D.Leg , Apoyo TI Secretaria D.Leg , Apoyo TI Apoyo Administrativo D.Leg ,500 27

28 Así, a fin realizar la clasificación tomamos en consiración los siguientes criterios: Para la asignación l Grupo l Servicio Civil, tomamos como referencia los nombres los puestos. Así tenemos que, por ejemplo, el Director TI será clasificado como Directivo Público o que el Analista Desarrollo será clasificado como Servidor Civil. Para la asignación la Familia puestos y el rol los puestos l Grupo Servidor Civil, tomamos como referencia la naturaleza l órgano y el nombre la unidad orgánica. Así, la revisión l Cuadro N 3.3 terminamos que la familia y rol que le correspon son: Gestión Institucional y TICs (Tecnologías la y Comunicaciones). Por último, para la asignación l Nivel y Categoría tomamos en cuenta dos elementos: el nombre l puesto y las funciones. Es así que los puestos como Especialista Desarrollo y Especialista Soporte, tendrán el nivel carrera CA3- Especialista. Algo similar suce con los puestos Analista Desarrollo y Analista Res que tendrán el nivel carrera CA2- Analista. Producto la aplicación todos los criterios, obtenemos la siguiente información: Cuadro N 4.2: Aplicación Criterios en Puestos la Tecnologías Número correlativo Datos Generales Unidad Orgánica Análisis la Dotación Actual Nombre l puesto Grupo servidores civiles Familia puestos Rol Nivel / Categoría l Puesto 1 TI Director TI Directivo Público Dirección Institucional Operativo - Estratégico No aplica 2 TI Coordinador TI Servidor Civil Gestión institucional 3 TI 4 TI Especialista Desarrollo Especialista Soporte Servidor Civil Servidor Civil Gestión institucional Gestión institucional 5 TI Especialista Red Servidor Civil Gestión institucional 6 TI Analista Desarrollo Servidor Civil Gestión institucional 7 TI Analista Desarrollo Servidor Civil Gestión institucional 8 TI Analista Desarrollo Servidor Civil Gestión institucional 9 TI Analista Res Servidor Civil Gestión institucional 10 TI Analista Res Servidor Civil Gestión institucional 11 TI Analista Soporte Servidor Civil Gestión institucional 12 TI Analista Soporte Servidor Civil Gestión institucional 13 TI Secretaria 14 TI Apoyo Administrativo Servidor Actividas Complementarias Servidor Actividas Complementarias Asistencia y apoyo Asistencia y apoyo TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) Asistencia administrativa y secretarial Asistencia administrativa y secretarial CA3-COORDINADOR CA3-ESPECIALISTA CA3-ESPECIALISTA CA3-ESPECIALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CA2-ANALISTA CO2 Funciones secretariales COl Funciones apoyo administrativo sal Dls Luego concluir con la clasificación los puestos la TI, nos reunimos con el 5=5,\ equipo a fin consolidar toda la información y continuar con el siguiente paso: Contraste.! la Dotación Actual. 28

29 B. Contraste la dotación actual Producto la clasificación puestos en todos los órganos y unidas orgánicas la entidad, se obtiene la siguiente información en la Hoja Informe Dotación Actual la Matriz Proceso Tránsito: Cuadro N 4.3: Dotación actual según naturaleza l órgano Naturaleza N % Alta Dirección 23 4% Apoyo % Asesoramiento 77 14% Desconcentrado 70 13% Línea % Control Institucional 12 2% Resolutivo 0 0% Consultivo 24 4% Otros 0 0% Total % Naturaleza Límite Entidad Dif. Apoyo +Asesoramiento 30% 38% -8% Línea +Descontrado+Alta Dirección 60% 55% -5% Del análisis la información, se evincia que la entidad no cumple con las reglas establecidas para la naturaleza l órgano. Siendo que la entidad presenta un 38% la dotación en órganos apoyo + asesoramiento (8% por encima lo permitido) y un 55% la dotación en órganos línea + sconcentrado + alta dirección (5% por bajo lo permitido). En ese sentido, se ha intificado un espacio mejora que berá ser evaluado durante la formulación la propuesta dotación. Luego revisar las reglas respecto a la naturaleza l órgano, lo siguiente será revisar las reglas vinculadas al grupo l servicio civil y los niveles carrera. Así, el equipo revisa la siguiente información la hoja Informe Dotación Actual la Matriz Proceso Tránsito: clona Cuadro N 4.4: Dotación actual según Grupo y nivel l puesto Grupo l Servicio Civil N % Complementaria 96 17% % Directivo Público 15 3% Funcionario 1 0% Total % Nivel N % Asistente % Analista % Especialista % Coordinador 20 4% Experto 3 1% Ejecutivo 20 4% Total % De esta información, se evincian dos elementos: 29

30 La distribución la dotación por grupos l servicio civil es acuada, en tanto los puestos servidores actividas complementarias no presentan una dotación mayor a la l grupo servidores civiles carrera. La distribución la dotación por nivel la carrera no cumple las reglas establecidas por la Directiva Dotación, en tanto un 38% los puestos pertenecen al nivel CA3 Especialista, siendo el límite establecido 25%. En ese sentido, la entidad tendrá que evaluar, al momento realizar su propuesta, si redistribuye su dotación o solicita una excepción al límite establecido. Luego realizar el contraste la dotación a partir la información la hoja Informe Dotación Actual la Matriz Proceso Tránsito, el equipo se vuelve a distribuir el trabajo a fin realizar el mismo ejercicio ntro cada órgano y unidad orgánica. De esta forma, al revisar la dotación la Tecnologías la encontramos lo siguiente: De acuerdo al ROF la entidad, la Tecnologías la (OTI) pertenece al tercer nivel organizacional: Figura N 4.1: Organigrama la entidad Presincia Eiecutiva Alta Dirección Funcionario Público Alta Dirección Nivel 1. OGA Secretaría General Nivel 2 Nivel 3 OTI Dirección General A Dirección General B De esta forma, el Director Tecnologías la no podría pertenecer al grupo Directivos Públicos dado que salvo Ministerios y ESSALUD, las más entidas públicas solo cuentan con Directivos hasta el segundo nivel organizacional. En ese sentido, se berá realizar el cambio ntro la propuesta dotación. Lo siguiente que intificamos es que la dotación la Tecnología solo tiene un coordinador, el Coordinador TI, situación que genera un conflicto con las reglas establecidas en la Directiva Dotación para el nivel CA3 Coordinador: 30

31 Figura N 4.2: Organización actual puestos en la Tecnologías x Ejecutivo la Ti Coordinador TI Especialista Analista En ese contexto, la entidad tendrá que evaluar la modificación l nivel l puesto Coordinador TI o la reestructuración los equipos ntro la TI. Adicionalmente, otro elemento que intificamos es que los dos los tres puestos Analista Desarrollo (número correlativo 7 y 8 l Mapeo Puestos) en realidad realicen funciones l nivel asistente, por lo que corresponría modificar el nivel la carrera. Finalmente, otro elemento que se evincia es la necesidad realizar fusiones en tres puestos, ya que, salvo diferencias remunerativas mínimas, estos realizan las mismas funciones. En los puestos don se observarán dichas fusiones son Analista en Res (número correlativo 9 y 10 l Mapeo Puestos), Analista Desarrollo (número correlativo 7 y 8 l Mapeo Puestos) y Analista Soporte (número correlativo 11 y 12 l Mapeo Puestos). Así, luego intificar una serie espacios mejora respecto a la dotación actual cada uno los órganos y unidas orgánicas, y a nivel la entidad en su conjunto, tendremos que realizar la propuesta dotación. Propuesta Dotación Producto l análisis la dotación actual, hemos intificado los siguientes espacios mejora: Cuadro N 4.5: Espacios mejora producto l análisis dotación actual Naturaleza l Órgano Grupo l Servicío Civil Nivel la Observaciones Generales La entidad presenta una dotación mayor la permitida en los órganos apoyo + asesoramiento (8% por encima lo permitido). La entidad presenta una dotación menor la permitida en los órganos línea + alta dirección + sconcentrados (5% por bajo lo permitido). No presenta observaciones El 38 % la dotación los servidores civiles carrera pertenece al nivel especialistas, lo que supera el límite establecido en un 13%. Tecnología No aplica No correspon tener un Directivo en tanto es un área l tercer nivel organizacional. No se pue tener un solo coordinador, Coordinador TI, que reemplace las funciones l Ejecutivo TI. 31

32 Categorías Actividas Complementarias No presenta observaciones Se be cambiar el nivel la carrera dos tres puestos los Analistas Desarrollo. Se ben realizar fusiones en tres puestos, ya que existen otros que realizan las mismas funciones. No presenta observaciones Así, el equipo presenta estas observaciones a la Comisión Tránsito a fin tomar cisiones respecto a qué espacios mejora serán implementados y cuáles serán planteados como elementos excepción. De esta forma, luego la reunión se tomaron las siguientes cisiones: Cuadro N 4.6: Decisiones sobre aplicación reglas dotación Observaciones Generales Decisión Tecnología Decisión Naturaleza l órgano La entidad presenta una dotación mayor la permitida en los órganos apoyo + asesoramiento (8% por encima lo permitido). La entidad presenta una dotación menor la permitida en los órganos línea + alta dirección + sconcentrados (5% por bajo lo permitido). o Se modificará la dotación, se va a reorientar personal a los órganos naturaleza línea y sconcentrados. o Adicionalmente, se mejorarán algunos procesos apoyo a fin tener una menor necesidad personal. No aplica Grupo l Servicio Civil No presenta observaciones No correspon tener un Directivo en tanto es un área l tercer nivel organizacional. o Se modificará el grupo l servicio civil y se asignará el nivel CA4 - Ejecutivo No se pue tener un solo Nivel la El 38 % la dotación los servidores civiles carrera pertenece al nivel especialistas, lo que supera el límite establecido en un 13%. o Se ha evaluado la distribución la carrera en relación a la estrategia organizacional y se reducido la dotación los Especialistas a un 28%. Se solicitará excepción. coordinador, Coordinador TI, que reemplace las funciones l Ejecutivo TI. Se be cambiar el nivel la carrera dos tres puestos los Analistas Desarrollo. Se ben realizar fusiones en tres puestos, ya que existen otros que realizan las mismas o Se ha evaluado la estructura l equipo TI y se ha cidido tener dos equipos: Red y Soporte, y Desarrollo; cada uno con un coordinador. o Se procerá a hacer el ajuste l nivel la carrera. o Se fusionaran los puestos. funciones. Categorías Actividas No presenta observaciones No presenta observaciones Complementarias En este contexto y sobre las cisiones tomadas, tenemos la siguiente estructura la entidad: 32

33 Cuadro N 4.7: Propuesta Dotación según naturaleza l órgano Naturaleza N* % Alta Dirección 30 5% Apoyo 94 17% Asesoramiento 65 12% Desconcentrado 87 16% Línea % Control Institucional 12 2% Resolutivo 0 0% Consultivo 24 4% Otros 0 0% Total % Naturaleza Límite Entidad Dif. Apoyo + Asesoramiento 30% 29% 1% 1% Línea+Descontrado+AltaDirección 60% 65% 5% 5% Como se observa, una vez aplicadas las cisiones tomadas, la entidad cumple con las reglas establecidas para la naturaleza l órgano. Así, la entidad ahora presenta un 29% la dotación en órganos apoyo + asesoramiento (1% por bajo lo máximo permitido) y un 65% la dotación en órganos línea + sconcentrado + alta dirección (5% por encima lo mínimo permitido). Luego, si bien no se tenían observaciones sobre las reglas vinculadas al grupo l servicio civil, se encontraron observaciones a los niveles carrera. Siendo que se solicitará una excepción para el nivel Especialista (consirándose una dotación l 28% para tal nivel), se han generado las modificaciones a fin tener la siguiente distribución: Cuadro N 4.8: Propuesta Dotación según nivel l puesto Nivel N* % Asistente % Analista % Especialista % Coordinador 20 4% Experto 3 1% Ejecutivo 20 4% Total 552 En cuanto a la oficina que nos encontramos revisando, la Tecnologías la, las cisiones tomadas permitieron hacer tres modificaciones importantes: la generación dos equipos trabajo bido a cambios estructurales, el ajuste nivel uno los puestos y la fusión en tres puestos. De esta manera, la estructura propuesta es la siguiente: 33

34 ti Figura N 4.3: Organización propuesta puestos en la Tecnologías Secretaria Ejecutivo Apoyo Administrativo Coordinador Desarrollo Coordinador Red y Soporte Analista Desarrollo Asistente Desarrollo Especialista Especialista Soporte Analista Red Analista Soporte Res Estos cambios son plasmados en la matriz dotación, específicamente en la sección propuesta dotación, la misma que se muestra a continuación: Cuadro N 4.9: Matriz Propuesta Dotación Datps Generales Propuesta Dotación Número correlativo Naturaleza l Órgano órgano Unidad Orgánica Grupo servidores civiles Familia puestos Rol Nivel / Categoría l Puesto Nombre l Puesto Cantidad ocupados 1 Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA4-EJECUTIVO Ejecutivo la Tecnología La 1 2 Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA3- COORDINADOR Coordinador Desarrollo 1 3 Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA3- COORDINADOR Coordinador Red y Soporte 1 4 Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA3- ESPECIALISTA Especialista Soporte 1 5 Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA3- ESPECIALISTA Especialista Red 1 6 Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA2-ANALISTA Analista Desarrollo 3 7 Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CAl-ASISTENTE Asistente Desarrollo Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA2-ANALISTA Analista Res Apoyo Oficina General Tecnologías la Servidor Civil Gestión institucional TICs (Tecnologías la y Comunicaciones) CA2-ANALISTA Analista 12 0 Soporte 2 10 ALI) Os Plik '1"' F,fre. 4 E. r 'V Apoyo Apoyo Oficina General Oficina General Tecnologías la Tecnologías la Servidor Actividas Complementarias Servidor Actividas Complementarias Asistencia y apoyo Asistencia y apoyo Asistencia administrativa y secretarial Asistencia administrativa y secretarial CO2 Funciones secretariales COl Funciones apoyo administrativo Secretaria Apoyo Administrativo

35 Con esta información y con el otras unidas orgánicas y órganos podremos elaborar el Informe Dotación, la misma que berá seguir la estructura mostrada en el Anexo 2 la presente directiva. 35

36 ANEXO 1: Descripción la Matriz Proceso Tránsito La Matriz Proceso Tránsito, la misma que está compuesta la siguiente manera: Mapeo Puestos Dotación Informe Dotación Actual Informe Propuesta Dotación Nota: La hoja Mapeo Puestos se scribe en la Directiva N SERVIR/GDSRH "Normas para la aplicación l mapeo puestos la entidad en el marco l proceso tránsito al régimen la Ley N' 30057, Ley l Servicio Civil" y en la Guía Mapeo Puestos. Hoja Dotación La hoja Dotación la Matriz l Proceso Tránsito se divi en tres secciones: datos generales (incluye ingresos y funciones), análisis dotación actual y propuesta dotación. Datos Generales La información esta sección proviene forma automática lo registrado en el Mapeo Puestos la entidad. Esta sección contiene las siguientes columnas: Datos Generales Ingresos Funciones Régimen Número correlativo Naturaleza l órgano Órgano Unidad Orgánica Nombre l puesto laboral / Modalidad Cantidad ocupados Total Ingreso Mensual Bruto Función 1 Función 2 Función 3 Función 4 contratación Análisis Dotación Actual Esta sección contiene las siguientes columnas: Análisis la Dotación Actual Grupo servidores civiles Familia puestos [Rol Nivel / Categoría l Puesto Estas columnas se sarrollan en la primera actividad "Análisis la Dotación Actual" y contienen listas splegables generadas a partir l Catálogo Puestos y el Manual Puestos Tipo. La Recursos Humanos berá seleccionar la opción acuada ntro cada lista splegable para cada puesto la entidad. Propuesta Dotación La sección análisis propuesta dotación contiene las siguientes columnas: 36