PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO PROCEDIMIENTO: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y PLANES INSTITUCIONALES

Transcripción

1 Pág OBJETIVO Definir estrategias líneas acción que n rumbo stino a la entidad, con el fin cumplir con la plataforma estratégica institucional. 2. ALCANCE Inicia s el análisis l contexto estratégico, la formulación /o actualización l plan estratégico, a partir los programas, proectos /o lineamientos l plan sarrollo vigente o la entidad; inclue la formulación planes institucionales, su gestión, consolidación seguimiento su evaluación que sirve para finir acciones mejora. 3. INSUMOS Lineamientos Secretaría, Secretaría Distrital Cultura, Recreación Deporte, Secretaría Distrital Planeación. Planes estratégicos años anteriores. Lineamientos la Dirección l IDPC. Programas proectos. Plan sarrollo vigente. Contexto estratégico o Análisis DOFA. 4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA Plan estratégico actualizado. Planes institucionales. 5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES Consultar normograma. 6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Direccionamiento estratégico: conjunto instrucciones, pautas o criterios establecidos por la Alta Dirección para el logro los objetivos metas la Entidad. DOFA: es una herramienta que permite a la entidad trabajar con toda la información para tectar bilidas, oportunidas, fortalezas amenazas.

2 Pág. 2 7 Estrategia: Las estrategias son pautas generales que orientan la posterior planificación operativa, surgidas ntro tendientes a un proceso acor al marco conceptual l sarrollo, tendientes a acercarnos a la visión, que permitan el máximo grado cumplimiento la misión, ntro un contexto posible. Gestión estratégica: La gestión estratégica permite realizar un molamiento l sempeño global la entidad, es un proceso que apunta a la eficacia, integrando la planificación estratégica (Más comprometida con la eficiencia) con todo el Sistema Integrado Gestión, a la vez responsabiliza al nivel directivo por el sarrollo e implementación estrategias encaminadas al fortalecimiento la gestión institucional. Misión: Es la razón ser la entidad, el motivo por el cual existe. Así mismo es la terminación las funciones básicas que la empresa va a sempeñar en un entorno terminado para conseguir tal misión. En la misión se fine la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos servicios a ofertar. Meta: La meta se pue entenr como la expresión un objetivo en términos cuantitativos cualitativos. Las metas son como los procesos que se ben seguir terminar para por llegar al objetivo. Objetivo: Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios terminados. Plan acción: Los planes acción son instrumentos gerenciales programación control la ejecución anual los proectos actividas que ben llevar a cabo las penncias para dar cumplimiento a las estrategias proectos establecidos en el Plan Estratégico. En general, los planes se estructuran principalmente mediante proectos inversión, sin embargo, un plan be contener también, el sarrollo las tareas específicas (Planes operativos). Plan Desarrollo: Lineamientos rectores para los cuales se fijan los grans objetivos las prioridas que permiten enfrentar superar los problemas mandas sociales, políticas económicas. Amás es el instrumento flexible para hacer coherentes las acciones l sector público, crear el marco que induzca concerté la acción social o privada coordine la acción intergubernamental. Este pue ser según su jurisdicción, municipal, estatal o nacional. Plan Estratégico: Es un documento oficial en el que los responsables una organización (empresarial, institucional, no gubernamental) reflejan cual será la estrategia a seguir por la organización en el mediano plazo. Por ello, un plan estratégico se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 4 años

3 Pág. 3 7 Planificación Estratégica: se orienta a la eficacia, es cir a maximizar los resultados el impacto en dirección al cumplimiento la misión institucional. Se ocupa maormente l objeto, los resultados. Planificación Operativa: se orienta a la eficiencia, es cir a organizar acuadamente los recursos la organización. Trata maximizar la relación resultado / recursos. POAI: Plan Operativo Anual Inversión, es un componente l sistema presupuestal que indica la inversión directa e indirecta los proectos a ejecutar, clasificados por sectores, organismos, entidas, programas regiones. Adicionalmente, fine para cada proecto las vigencias comprometidas especificando su valor teniendo en cuenta el origen las fuentes financiación el stino los recursos. Este plan se elabora tomando como bases los estimativos fijados en el plan financiero las cuotas preliminares inversión. Sirve base para elaborar el proecto presupuesto. Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma cisiones, sobre algún problema que se repite una otra vez ntro una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales ejecución que auxilian al logro los objetivos facilitan la implementación las estrategias. SDP: Secretaría Distrital Planeación. Seguimiento: Acción que facilita que en un momento terminado se pueda evaluar el avance l proecto si es necesario implementar acciones para terminar ó agilizar su ejecución. SEGPLAN: Seguimiento al Plan Desarrollo Distrital (En las entidas se hace seguimiento a los planes inversión). Valores: los valores son principios que permiten orientar el comportamiento, son creencias fundamentales que audan a preferir, apreciar elegir unas cosas en lugar otras, o un comportamiento en lugar otro. También son fuente satisfacción plenitud. Visión: La visión es la expresión explícita un futuro seado, difícil pero no imposible, basado en valores compartidos ntro las tenncias probables, que la organización trata contribuir a crear. La visión la comunidad o sociedad transformada La visión tiene dos fases: La visión l sarrollo institucional

4 Pág CONDICIONES GENERALES Se be monitorear forma permanente el cumplimiento los elementos la plataforma estratégica (Misión, Visión, Políticas, Objetivos, valores) realizar las actualizaciones a que haa lugar. La información para el seguimiento l Plan Acción por parte la Subdirección, be ser reportada por todas las penncias forma trimestral. Las áreas misionales realizan un reporte mes a mes l cumplimiento las metas plan (Plan Desarrollo vigente); las áreas apoo entregan trimestralmente el autoseguimiento al plan acción finido. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad (Diagrama Flujo) Descripción la actividad Responsable Documento o Registro Inicio Inicio l procedimiento 1 2 Realizar diagnóstico Coordinar reuniones Para la finición la gestión estratégica, se tiene en cuenta los lineamientos l plan sarrollo vigente, los lineamientos l sector o las necesidas la entidad para el sarrollo un contexto estratégico que le permita tomar acciones mejora formular estrategias para la mejora continua la entidad. En el sarrollo l contexto estratégico se be realizar un diagnóstico la entidad a partir un análisis DOFA, realización talleres con toda la comunidad institucional, revisión informes evaluaciones que permitan conocer el estado actual la entidad finir o actualizar la plataforma estratégica. Se coordinan las reuniones para consultar consensuar la actualización /o formulación los elementos direccionamiento estratégico (Misión, visión, políticas, objetivos, estrategias valores) Dirección es Asesores Actas Resultado l contexto estratégico Actas 2

5 Pág. 5 7 Nº 3 Actividad (Diagrama Flujo) 2 Consolidar documento PE Descripción la actividad Definidos aprobados los elementos Direccionamiento estratégico por parte l Comité Directivo, se consolida el documento Plan estratégico. Responsable Documento o Registro Plan estratégico borrador Aprobar PE Realizar divulgación l PE Realizar monitoreo Una vez revisado el plan estratégico se aprueba el documento final. Se realizan los ajustes a que haa lugar. Se realiza la divulgación l plan estratégico con el apoo l área comunicaciones. Se realiza el monitoreo permanente l plan estratégico. Comité Directivo Junta Directiva, Comunicaciones Resolución l plan estratégico. Acuerdo expedición Junta Directiva Registros divulgación Informes Cuando se ha finido el plan estratégico, la entidad sarrolla acciones para su cumplimiento; para programar esas acciones verificar su cumplimiento, se formulan planes institucionales. Memorandos Correos electrónicos 7 Impartir instrucciones 3 Con el plan estratégico que inclue también los programas proectos que alanta la entidad; se elaboraran los planes acción las penncias, los planes operativos inversión, planes compras, planes financieros, entre otros. Para la formulación los planes institucionales se imparten instrucciones mediante él envió a las penncias la metodología o lineamientos o se recibe las penncias solicitus para el acompañamiento en la formulación finición los planes a elaborar.

6 Pág. 6 7 Nº 8 Actividad (Diagrama Flujo) 3 Elaborar planes Descripción la actividad Se elaboran los planes necesarios según la metodología diseñada. DE-I01 Instructivo para la Formulación Seguimiento los planes Acción. Responsable Responsables procesos Documento o Registro Planes formulados 9 Revisar planes formulados Se revisa que los planes formulados estén diseñados conforme a la metodología establecida por la Subdirección (Coherencia con las acciones a sarrollar objetivo l proceso). Si se requiere ajustar o ampliar la información l plan formulado se envía a la penncia para que realice los ajustes correspondientes. Revisión los planes, Correos electrónicos Divulgar planes Ejecutar planes Realizar seguimiento a planes Presentar informes Fin Existen los planes operativos que incluen las acciones presupuestos para cada uno los proectos inversión. Una vez aprobados los planes formulados se divulgan a todos los responsables procesos en los medios comunicación dispuestos en la entidad (Pagina web, intranet, correos electrónicos, comunicados internos, entre otros) Todos los planes se ejecutan acuerdo con la metodología finida dando cumplimiento a metas /o acciones formuladas. Se verifica el cumplimiento la ejecución los planes haciendo seguimiento a las actividas metas planteadas. Se comunican las fechas seguimiento. El plan inversión seguimiento mensual; plan acción seguimiento trimestral. Se consolida la información que sirve insumo para la elaboración presentación al Comité Directivo los informes avance cumplimiento en la gestión l IDPC. Responsables procesos o Subdirección comunicaciones Responsables procesos Fin l procedimiento Registros divulgación Registros ejecución Seguimiento a planes Informes

7 Pág CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambios realizados 0 10 abril 2013 Documento original 10. APROBACIÓN Elaboró Validó Apoó Revisó Aprobó CATHERINE CIFUENTES G Profesional Contratista SIG NUBIA STELLA ZUBIETA VELA Profesional Universitario CATHERINE CIFUENTES G Profesional Contratista MIGUEL A HINCAPIÈ TRIVIÑO -Original firmado en Subdirección - -Original firmado en Subdirección - -Original firmado en Subdirección - Fecha: 27 diciembre 2012 Fecha: 27 diciembre 2012 Fecha: 10 abril 2013