RISE Portal de Tiempos y Cobros Entrada de Tiempo

Transcripción

1 RISE Portal de Tiempos y Cobros Entrada de Tiempo HCBS/Managed Care Employee/Subcontractor Guia de Uso Arizona 1

2 Tabla de Contenidos Introducción... 3 Como conectarse al Internet... 4 Desde una computadora local Desde una computadora en una oficina de RISE Acceso y Registro al Portal de la Red para empleados y subcontractors... 7 Acceso y Entrada al Portal de la Red para empleados y subcontractors Como registrar su tiempo (Información de nómina/cuentas por pagar y soporte al usuario) Nómina/cuentas por pagar Soporte al usuario Información sobre otros registros para los empleados Cómo revisar sus registros de tiempo Cómo cambiar sus registros de tiempo Notes

3 Introducción y lineamientos; Empleados y contratistas de HCBS & Managed Care: RISE Time & Billing Portal Time Entry (HCBS/ManagedCare Employees & Subcontractors) Bienvenidos al Portal de Registro de tiempos y cobranza de RISE. Rise está presentando este sistema basado en la Red que eventualmente reemplazará el uso de tarjetas de papel para registrar los tiempos. El registro de tiempo y el rastreo de servicio exacto sirve para varios propósitos esenciales. Esto asegura que los empleados y contratistas sean pagados correctamente por el tiempo que trabajan. Ademáas de proveer la documentación de que RISE cumplió con la entrega de las horas (o unidades) de servicio que fueron contratadas. Durante el periodo de prueba, usted continuará registrando su tiempo utilizando las tarjetas de registro así como el sistema en red. Los dos sistemas serán comparados para asegurar la exactitud y la función correcta del Portal de Tiempos y Cobranza de RISE Registre su tiempo de la manera habitual, utilizando las tarjetas de papel hasta nuevo aviso. Efectivo inmediatemente, registre su tiempo en el Portal de Tiempos y Cobranza de RISE. Puede utilizar su propia computadora desde casa, o en algún lugar público como una biblioteca, etc., y/o utilizar una computadora con winterm en la oficina de RISE más cercana. Cada empleado y contratista debe registrarse en el Portal de registro de tiempos y cobranza de RISE. El proceso de registro se debe completar una sola vez. Le recomendamos que registre sus horas trabajadas de manera diaria en el Portal de registro de Tiempos y Cobranza de RISE. Sin embargo, estamos conscientes de que usted puede no tener acceso diario a una computadora, por ello, los requerimientos mínimos para registro de tiempo se presentan a continuación: Dos veces a la semana, y en los dias 15 y último de cada mes o Antes de las 11:59PM en noches de Miércoles y Domingo o Antes de las 11:59PM en los dias 15 y último de cada mes Utilice la sección de notas como ha sido señalado por su Jefe de equipo/coordinador. o HCBS Utilice strategias de enseñanza para Notes: La seccion de documentación o Managed Care Utilice las Notas: para documentar Cambio de Estado. Siga las instrucciones contenidas en este paquete de entrenamiento. 3

4 Contacte a su jefe de equipo/coordinador o a su asistente administrativo/especialista de recursos en caso de que tenga preguntas o necesite ayuda. Ellos son los responsables de revisar sus registros de tiempo y de comunicarse con usted en todo lo referente al sistema. Conectarse a la Red 1. Encienda la computadora y el monitor. 2. La pantalla que aparece se llama desktop. Muchas computadoras tienen un ícono de acceso al internet en el desktop. El ícono de acceso que se muestra a la derecha es el ícono de Windows 7 (es el ícono para el programa Windows Explorer). Si usted ve este ícono en su escritorio, haga doble click en él para accesar al internet. 3. Si su computadora no está equipada con Windows 7, consulte el manual de usuario de su computadora para aprender como accesar al internet. Si usted no ve el ícono de Windows Explorer en el desktop y su computadora está equipada con Windows 7, dé un click en el símbolo redondo de Windows que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. 4

5 4. La pantalla que aparece se llama home page para la máquina particular que esté usted utilizando. En la parte superior verá una línea similar a la que se muestra en la derecha. El testo normalmente empezará con las letras "http". Este texto se llama URL y es la dirección de internet de la home page escogida para la máquina que está usted utilizando. 5. Ponga el cursor dentro del testo y de un click triple. El URL entero será resaltado. 6. Presione la tecla Del o Delete de su teclado para borrar el URL. 7. Escriba el URL del sitio web que desea visitar, por ejemplo: Presione la tecla Enter. El sitio web que usted escribió aparecerá a continuación. Si está utilizando una computadora con winterm en una oficina de RISE, siga las siguientes instrucciones 1. Asegúrese que la computadora winterm y el monitor estén encendidos. El asistente administrativo/especialista de recursos en la oficina de RISE le ayudará con el acceso a la computadora 5

6 2. La pantalla que aparece se llama desktop. La computadora de su programa tiene un ícono en el escritorio para el Internet. Seleccione (haciendo doble click) el ícono y ingresar la dirección que se ve a la derecha. 3. La página de RISE Time & Billing Portal se abrirá en el monitor. 6

7 Registro de Empleados/Subcontractors 1. Cada empleado y contratista debe registrarse en el sistema. Este procedimiento solo debe realizarse una sola vez. 2. Para registrarse, haga click en la pestaña Access y despues seleccione Registration. 3. Escriba su Registration ID Nota: Su Registration ID es su primer inicial, apellido, y los últimos 4 dígitos de su número de seguro social (SSN). Por ejemplo, si su nombre es John y los últimos 4 dígitos de su SSN son 1234, entonces su Registration ID es jdoe Escriba su nombre. Nota: Debe escribir su nombre de la misma manera que lo escribio cuando lleno sus documentos de pre-servicio. No utilize sobrenombres, apodos ni abreviaciones. 7

8 5. Escriba su Apellido. Nota: Debe escribir su nombre de la misma manera que lo escribio cuando lleno sus documentos de pre-servicio. No utilize sobrenombres, apodos ni abreviaciones. Si su nombre cambia (por matrimonio, etc,) y presenta al departamento de Payroll/Accounts Payable una forma de cambio completa y una nueva tarjeta de seguridad social, deberá trabajar con su asistente administrativo/especialista de recursos para cambiar su nombre en el RISE Time & Billing Portal. 6. Escriba su dirección de correo electrónico dos veces. Nota: Utilice una dirección de correo electronic donde quiera que se envíe su contraseña en caso de que la olvide. Si no tiene una dirección de correo eletrónico, utilice la dirección de correo electrónico de RISE de su asistente administrativo/especialista de Recursos. Contacte a su asistente adminitrativo/escpecialista de Recursos si necesita ayuda. 7. Set Password creando una contraseña que recuerde facilmente. Nota: Debe ulitizar al menos 4 carácteres. 8

9 8. Haga clic en Register. Nota: Se le avisará que se ha registrado. 9

10 Accesso & Sign-In al Portal Web para empleados y subcontractors 1. Para ingresar al portal ingrese lo siguiente: Nota: Este ingreso cambiará en un future cercano. Usted sera notificado acerca del Nuevo URL cuando sea tiempo de hacer el cambio. Siga las instrucciones de la pág. 5 & 6 si está ingresando desde una computadora del programa de RISE con winterm. 2. Dé click en la pestaña de Access y después seleccione Sign In; dé click en Sign In. 3. Una vez que esté en la pantalla de Sign In, asegúrese de que la categoría Type esté en modo Employee. (si es usted subcontractor también se va a seleccionar Employee en esta categoría) 10

11 4. En el campo denominado User Name, escriba su Registration ID. Nota: su Registration ID es su primer inicial, apellido y los últimos 4 dígitos de su SSN. 5. 1) Escriba su Password (el que creó cuando se registró) y presione la tecla Enter en su teclado. 2) Ponga su cursor en Sign In y dé click. 11

12 Registrando su Tiempo (Información para soporte al cliente y nómina/cuentas por pagar) Paso Procedimiento Pantalla o comentario 1. Una vez completado el sign in, se abre la pantalla de Time Review. Vea las ilustraciones de la derecha. (Esta pantalla no muestra ningún nombre.) Usted tendrá 3 opciones para escoger: Add Payroll Add Other Add Residential 2. Para realizar un registro de tiempo que documente horas que usted trabajó directamente con cada cliente, de click en Add Payroll. 3. Esto abrirá la pantalla de Manage Hours, la cual le permite registrar el tiempo para cada uno de los clientes con los que usted trabajó. Nota: Necesitará crear un registro individual para cada persona con la que usted trabajó. 12

13 Paso Procedimiento 4. Dé click en la flecha que se encuentra a un la do de la categoría Client. Una caja de selección aparecerá con los nombres de cada cliente para que usted escoja alguno. Pantalla o comentario 5. Seleccione (dando un click) el nombre del cliente con quién usted trabajó. 6. Después de que dé click en el nombre del cliente, la pantalla cambiará y se verá como esta. 13

14 Paso Procedimiento 7. En seguida, de click en la flecha de Service Code: aparecerá la caja para seleccionar el Service Code correcto: Pantalla o comentario 8. Dé click en la flecha al lado de Service Date: Esto abrirá un calendario y usted podrá seleccionar la fecha correcta en que usted trabajó con este cliente para hacer su registro de tiempo. 9. Ignore la categoría Auth:. Nota: Auth: muestra que el cliente tiene una autorización actual para el servicio brindado y las unidades (u horas de servicio) que el clente está calificado para recibir. (Este número disminuirá con cada registro de tiempo) 14

15 Paso Procedimiento 10. Usted tiene dos (2) opciones que le permiten registrar la hora al inicio de servicio y la hora al finalizar el servicio que usted realize. Pantalla o comentario 11. Nota: Usted puede escribir en su hora de Check In: y Check Out:, o bien, puede utilizar las flechas ascendentes o descendentes para cambiar el horario y seleccionar el tiempo correcto de su servicio. Escriba su documentación diaria en la caja denominada Notes:. Importante: HCBS Nota: Por favor consulte las estrategias de soporte al cliente para cualquier aclaración acerca de en qué está usted trabajando o sobre lo que está escribiendo. Managed Care Utilice las notas para documentar Cambios de Estado 15

16 Paso Procediemento 12. Dé click en el botón Save. Pantalla o comentario 13. Después que de click en Save, la pantalla cambiará y regresará a la pantalla de Time Review. 14. Por favor revise los dos (2) primeros campos hacia la mitad de la pantalla. 1) El primero es un número de Item ID que se refiere al registro que usted acaba de hacer. Esté número se actualiza cada vez que usted edita sus registros. 2) El Segundo es una categoría denominada Approved que dice NO. Usted puede editar sus registros pasados hasta que su jefe de equipo/coordinado cambia el NO a YES bajo la categoría de Approved. (YES indica que su tiempo ha sido aprobado y puede ser envíado a nómina/cuentas por pagar.) 16

17 Paso Procediemento 15. Para cambiar/editar alguno de sus registros, éste debe tener un NO bajo la columna Approved. Si hay un NO, entonces usted puede dar click en el número de Item ID (que es la primer categoría a la izquierda.) Pantalla o comentario 16. Después de que haya revisado y editado su registro (fecha, hora, notas, etc.), usted podrá seleccionar dando un click en Save (para guardar los cambios) o Delete (para borrar los cambios). 17

18 Registro de otra información para empleados (Millas, horas de entrenamiento, etc. 1. Ignorar el botón Add Other 18

19 Cómo revisar sus registros de Tiempo Siga los siguientes pasos para revisar los registros de tiempo que usted haya realizado. 1. Ingrese al Rise Web Portal utilizando los pasos para Sign In descritos en las páginas 10 & Dé click en la pestaña Employee. 3. Desde la lista bajo la pestaña Employee, dé click en el botón de Time Review. 4. Revise la lista de turnos y tiempos que usted ha registrado. Vea la siguiente sección para obtener información sobre cómo cambiar o corregir sus registros de tiempo. 19

20 Cómo cambiar sus registros de tiempo. Siga las instrucciones para cambiar o corregir sus registros de tiempo. Usted puede actualizar sus registros de tiempo hasta que su jefe de equipo/coordinador los haya aprobado. Una vez que estén aprobados, solo el jefe de equipo/coordinador puede realizar cambios. 1. Ingrese a la pantalla de Time Review tal como fue descrito en la sección anterior. Es la primer pantalla que usted verá después de haber terminado su log in. 2. Dé click en el número bajo la columna ID y haga los cambios necesarioss siguiendo los pasos descritos en Cómo registrar su Tiempo 3. Su jefe de equipo/coordinador puede revisar la información que usted ha registrado y aprobar sus turnos y tiempos antes de enviarlos a nómina. Hasta que ellos los envíen, la columna Approved columna indicará No. Si hay alguna información con respecto al turno que necesite ser modificada, su jefe de equipo/coordinador se lo comunicará. 20

21 Notas 21