GOBIERNO DEL ESTADO DE COAHUILA

Transcripción

1 1 GOBIERNO DEL ESTADO DE COAHUILA MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO Mayo

2 2 INDICE Objetivo del Documento.. 3 I. Estructura General. 3 a. Enlace 3 b. Tipos de Usuarios del Sistema... 3 c. Acceso al Sistema...4 d. Distribución de Pantalla. 4 II. Opciones Generales. 5 a. Ayuda 5 Manual de Usuario.. 5 Cargas Masivas 6 Procedimiento de Entrega Individual y General. 7 III. Usuario Funcionario del Sistema 9 a. Sesión.. 9 Cambio de Clave.. 9 Salir 10 b. Usuarios.. 11 Limitados c. Administración 12 Asigna Anexos.. 12 Lista Anexos Addendum 14 Inicia Entrega 15 Cierre Entrega Anterior IV. Usuario Limitado. 16 a. Anexos.. 17 Captura de Información V. Usuario Enlace. 25 a. Administración 25 Selecciona Funcionario. 25 Acta Administrativa.. 26 b. Consultas.. 27 Lista de Entregas. 27 Avance Anexos (%) Avance Anexos (#) Históricos VI. Usuario Representante

3 3 Objetivo General El objetivo del presente documento es describir la operación del sistema de Entrega-Recepción, la captura del contenido o su modificación, validación y Cierre de Anexos, así como controlar la Validación de la Entrega - Recepción. I. Estructura General a. Enlace b. Tipos de Usuarios. Funcionario del Sistema: Responsable de la Unidad Administrativa y encargado de revisar la información almacenada en su entrega-recepción. Usuario Limitado: Personal designado por el Funcionario del Sistema, encargado de la captura de la información en el sistema. Enlace: Es el vínculo entre las Unidades Administrativas y el Representante de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas, además que dará seguimiento a la Entrega-Recepción de las Unidades Administrativas, de cada Dependencia o Entidad. Representante: Persona adscrito a la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas que dará seguimiento a la entrega recepción de cada una de las Unidades Administrativas que tenga asignadas. Administrador del Sistema: Tiene una serie de responsabilidades referentes al sistema de entrega-recepción. A continuación se listan las principales actividades para este administrador: - Implementación del sistema(instalación y configuración) - Adecuaciones del Sistema (Actualizaciones o Mejoras). - Administración de Usuarios (Asignar contraseñas). - Respaldos de Información del sistema. - Recuperación de información. - Auditoria del sistema (Monitoreo) - Cargas y Descargas de Información. - Seguridad del sistema y de la Red. 3

4 4 c. Acceso al Sistema El acceso al Sistema Informático de Entrega-Recepción se realiza por medio de un Usuario y Clave, los cuales serán proporcionados al Enlace de la Dependencia o Entidad por parte del Representante de la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas, para que aquél lo asigne a cada Funcionario del Sistema que esté obligado a realizar la Entrega-Recepción de su Unidad Administrativa, por medio del sistema. El usuario del Sistema deberá capturar su identificación de Usuario y Clave que le fueron asignados previamente por el Enlace; después de esto presione el botón Entrar d. Distribución de Pantalla. Después de acceder al sistema, aparece la siguiente pantalla: Encabezado Área de Trabajo Menú 4

5 5 La Pantalla se distribuye en tres áreas principales: - Encabezado. Contiene la información básica de la sesión actual, el nombre del usuario y la Dependencia o Entidad a la que pertenece. - Menú. Son las funciones que puede realizar el usuario en el Sistema. Algunas de estas funciones dependen del tipo de Usuario que acceda al sistema. - Área de Trabajo. Es el espacio destinado para presentar el proceso, consulta o función seleccionada. II. Opciones Generales. En el Menú del Sistema existen funciones que son generales independientemente del Tipo de Usuario que acceda al sistema. A continuación se explicarán brevemente estas funciones: a. Ayuda En esta sección del menú de opciones se listan todos los procedimientos que pueden ser de utilidad para el manejo correcto de Sistema Informático de Entrega-Recepción. Manual de Usuario: En él encontrará toda la información teórica de cómo operar el sistema de entrega-recepción. Al acceder a esta función del menú, mediante un clic del mouse, aparecerá la siguiente pantalla: 5

6 6 Esta pantalla cuenta con la opción de abrir o guardar en su máquina el archivo de Word, si así lo desea, para estar consultando dudas que se pudieran presentar en relación al manejo del sistema. Al dar clic en la opción abrir de la pantalla anterior se abrirá el Manual de Usuario. Al dar clic en la opción guardar de la pantalla anterior, se presentará una pantalla en donde se debe de indicar el lugar en que se desea almacenar el archivo de Word correspondiente. Cargas Masivas: El sistema permite el ahorro de horas hombre en cuanto a la captura, ya que 26 de los 46 anexos están preparados para recibir este tipo de función. Este apartado indica una serie de reglas que deben tener los archivos para que puedan ser cargados de manera masiva. Al hacer clic sobre la función del menú Cargas Masivas, nos desplegará la siguiente pantalla: 6

7 7 Procedimiento Entrega Individual y General: En estas opciones; consiste en una serie de instrucciones que realiza el Enlace de la Dependencia o Entidad para poder ejecutar el Proceso de reunir la información actualizada de la Entrega-Recepción, este consiste en un documento de word que el enlace podrá imprimir para seguir la serie de pasos para llevar a cabo dicho procedimiento.. Al hacer clic sobre esta función del menú nos aparece una pantalla como la siguiente: 7

8 8 Esta pantalla cuenta con la opción de abrir o guardar en su máquina el archivo, si así lo desea para estar consultando dudas que se pudieran presentar. Al dar clic en la opción abrir de la pantalla anterior se abrirá el Procedimiento de Entrega Individual que a continuación se presenta: Ver Sección Manual de Usuario, para información de cómo GUARDAR el archivo. Procedimiento para realizar una Entrega-Recepción INDIVIDUAL y GENERAL 1) El Representante de la Secretaría de Fiscalización solicitará a la Coordinación del Programa la nueva clave para el Funcionario Entrante. 2) El Funcionario Saliente inicia su proceso de Entrega-Recepción haciendo clic a la opción Inicia Entrega que está en la sección Administración del sistema. 3) El Enlace captura los datos para personalizar el Acta Administrativa de Entrega-Recepción haciendo clic en la opción Acta Administrativa que se encuentra en la sección Administración del sistema, selecciona al Funcionario Saliente y como Tipo de Acta, selecciona Acta Administrativa Individual. Nota: La captura de datos para el Acta Administrativa se puede hacer con anticipación para evitar demoras en el proceso. 4) El Enlace imprime el Acta Administrativa y ésta deberá ser firmada por los Funcionarios Entrante y Saliente, así como los participantes. 5) Digitalizar el Acta Administrativa firmada y adjuntarla en la pantalla de captura de datos haciendo clic a la opción Acta Administrativa y luego seleccionando al Funcionario Saliente. 6) El Enlace Valida y Cierra la Entrega-Recepción del Funcionario Saliente haciendo clic en la opción Lista Entregas de la sección Consultas y buscando el renglón en donde aparece el Funcionario Saliente para ahí hacer clic al botón Valida y Cierra Entrega. 7) El Enlace graba los CDs requeridos con los anexos generados por el sistema que se obtienen al hacer clic a la opción Históricos de la sección Consultas y buscando el renglón en donde aparece el Funcionario Saliente con la fecha y hora del cierre así como el Estatus Validada y Cerrada Por Enlace para después hacer clic a la liga Respaldo ZIP. 8

9 9 7.1) En caso de una Entrega General se deben incluir en el CD los anexos de los titulares de área subordinados; estos anexos se obtienen con la misma opción Históricos buscando el renglón de cada titular de área con la fecha y hora del cierre así como el Estatus Fotografía y haciendo clic a la liga Respaldo ZIP. 8) El Funcionario Entrante y el Funcionario Saliente el acto firman los CDs en constancia del acto de Entrega-Recepción. 9) El Enlace asigna al Funcionario Entrante como sucesor del Funcionario Saliente haciendo clic a la opción Lista Entregas de la sección Consultas y buscando el renglón en donde aparece el Funcionario Saliente para ahí hacer clic al botón Asigna Nuevo Funcionario y después seleccionar al Funcionario Entrante. 10) El Funcionario Entrante tiene 30 días hábiles para revisar la información que recibió, capturar las observaciones en la parte de addendum (uno por anexo que precise de aclaración) y al concluir con su revisión, cerrar la Entrega-Recepción del Funcionario Saliente haciendo clic a la opción Cierre Entrega Anterior de la sección Administración. 11) Fin de Procedimiento. III. USUARIO FUNCIONARIO DEL SISTEMA. b. Sesión Dentro de esta sección se encuentran las funciones del menú referentes al usuario actual del sistema. Cambio de Clave: Esta función permite al usuario cambiar la clave y de esta manera tener acceso restringido a su información. La clave puede contener cualquier carácter alfanumérico (números y letras) y debe tener un tamaño mínimo de 6 caracteres y máximo de 10. Al hacer clic sobre esta función del menú aparece la siguiente pantalla: En el campo Clave Actual de Usuario hay que escribir la clave actual que tiene asignada el usuario. En el campo Clave nueva, debemos escribir la nueva clave y confirmarla en el campo Confirma Clave Nueva. 9

10 10 Al hacer clic sobre el botón Cancelar se borran los datos introducidos en los campos. Al hacer clic en el botón de Grabar para guardar la nueva clave, aparece la siguiente pantalla, en donde se pide confirmar si se quiere cambiar la clave. Al hacer clic en el botón de Aceptar indicándonos que la clave ha sido cambiada. aparece la siguiente pantalla, Salir. Con esta función del menú damos por terminada nuestra sesión en el sistema. El sistema está preparado para que si no existe ninguna acción del usuario dentro del sistema, el sistema cerrará automáticamente la sesión, y habrá que iniciar nuevamente. Al hacer clic sobre esta opción del menú aparecerá la siguiente pantalla, indicándonos que nuestra sesión ha terminado. Responsable de la Unidad Administrativa y encargado de revisar la información almacenada en su entrega-recepción. Este tipo de usuario tiene las siguientes funciones en el menú del Sistema en la sección de Generales: 10

11 11 c. Usuarios Limitados: Este tipo de Usuario tiene la capacidad de sólo captura de información en el sistema. En esta función del menú se crean usuarios con funciones limitadas, que cada Funcionario del Sistema agregará para que tenga acceso al sistema de Entrega-Recepción, y de esta manera puedan capturar el contenido de los Anexos. Al hacer clic sobre esta opción del menú del sistema, aparece la siguiente pantalla, listando todos los usuarios limitados que el Funcionario del sistema ha dado de alta (creado) en el sistema. Alta de Usuarios Para dar de Alta un Usuario se debe presionar el botón de Nuevo, la pantalla se recarga automáticamente y muestra los campos que se deben llenar para dar de alta un nuevo usuario. Una vez que se completó la información, se debe presionar el botón Grabar que se encuentra activo en la parte superior y a la derecha de la pantalla. Inmediatamente después de que se presionó el botón de Grabar aparecerá un mensaje, el cual contiene la información de Nombre de Usuario y Contraseña que el sistema generó automáticamente. 11

12 12 Si no desea dar de alta al usuario puede presionar el botón Cancelar Cambiar Contraseña Para cambiar la contraseña de un usuario limitado, se da clic en el botón de Cambiar Contraseña, y automáticamente el sistema nos genera la nueva contraseña para el Usuario Limitado. Modificar Para modificar los datos del Usuario Limitado, dar clic sobre cualquiera de los datos del Usuario, la pantalla se recarga automáticamente y mostrará los campos con los datos. Modificar los datos que se requieran, y después presionar el botón Grabar que se encuentra activo en la parte superior y a la derecha de la pantalla. (Ver imagen en sección Alta de Usuarios) a. Administración Asigna Anexos: En esta opción del menú, se despliega una lista con los Anexos del Sistema que aplican para su llenado, y permite asignar los Anexos con los que trabajará cada uno de los Usuarios Limitados que el Funcionario del Sistema creó previamente. El estatus de los Anexos puede ser No Asignado (Sólo el funcionario tendrá la capacidad de modificar la información del anexo) o asignado al usuario limitado. Al hacer clic en esta función del menú aparecerá la siguiente pantalla, en donde se pueden asignar o no, anexos a los usuarios limitados. 12

13 13 Para asignar algún anexo a los usuarios limitados, simplemente hacer clic en el botón del anexo que se quiere asignar, como se muestra en la siguiente pantalla: Una vez asignados los Anexos presionar el botón Grabar que se encuentra activo en la parte superior y a la derecha de la pantalla. Para cancelar la asignación de anexos simplemente presionar el botón Cancelar. Lista de Anexos: En esta función del menú se modifica el estatus de cada uno de los Anexos, además de cuál Usuario realizó la última modificación y en qué fecha. Muestra un reporte del porcentaje de avance en qué estatus se encuentran los diferentes anexos, siendo los siguientes: No Aplica Vacío En Proceso Por Autorizar Autorizado Cuando el anexo no será capturado para esa entrega. Cuando no se ha capturado ninguna información para el anexo. Cuando no se ha completado la captura del contenido del anexo, y se está en el proceso de Captura. Cuando se ha capturado el contenido del anexo, pero no está autorizado. Cuando se ha aceptado la información de ese anexo para su cierre. El Usuario de Tipo Funcionario del Sistema es el único que tiene la posibilidad de Autorizar los Anexos. Nota: Una vez autorizados los anexos, el sistema establece un candado para que no se modifique información ya autorizada. Para que se pueda volver a 13

14 14 modificar la información hay que establecer el estatus del anexo autorizado, en cualquier otro estatus ya sea Vacío, En Proceso o Por Autorizar. Al hacer clic en esta función del menú aparecerá la siguiente pantalla: Cambio de Estatus Para cambiar el Estatus de cada uno de los Anexos se debe seleccionar la opción que está a la derecha de la descripción de cada Anexo, después presionar el botón de Grabar que se encuentra en la parte superior y a la derecha de la pantalla. Al grabar la información se actualizarán los porcentajes de manera automática como se muestra en la siguiente pantalla. Para no realizar ninguna modificación a los estatus o deshacer los cambios, se puede presionar el botón de Cancelar que se encuentra en la parte superior y a la derecha de la pantalla. Addendum: Esta opción será utilizada sólo por los Funcionarios Entrantes y sirve para capturar todas las observaciones que se detecten durante la revisión de la Entrega-Recepción, para lo cual se tienen 30 días hábiles a partir de la fecha en que se realiza el Acto de Entrega-Recepción. 14

15 15 Nueva Observación Para agregar una observación hay que presionar el botón Nuevo, automáticamente aparecerán los campos a llenar. De la lista desplegable seleccionar el anexo al cual se quiere agregar la observación. En el cuadro Observación escribir la descripción de la observación detectada. Después presionar el botón de Grabar que se encuentra en la parte superior y a la derecha de la pantalla, para guardar la observación. Para no realizar ninguna modificación se puede presionar el botón de Cancelar que se encuentra en la parte superior y a la derecha de la pantalla. Eliminar Observación Para eliminar alguna observación hay que presionar el botón que se encuentra a la izquierda de cada una de las observaciones. Aparecerá la siguiente pantalla para confirmar si se quiere borrar el registro. Iniciar Entrega: Una vez que el Funcionario del Sistema haya revisado y autorizado la información de cada uno de los Anexos del Sistema, salvo aquéllos que no apliquen, se puede comenzar la Entrega. En la siguiente pantalla se lista los estatus de los anexos, los cuales deben de estar en No aplica y en Autorizado para llevar a cabo este proceso. Para Iniciar el proceso de Entrega, hay que presionar el botón Inicia Entrega. 15

16 16 Una vez Iniciado el proceso de Entrega el Funcionario ya no será capaz de hacer ninguna modificación a los Anexos, ya que éstos quedan bloqueados inmediatamente por el sistema, el funcionario sólo podrá ver la información de su entrega de manera de consulta. Cierre de Entrega Anterior: Una vez que el Funcionario Entrante haya revisado y validado la información de cada uno de los Anexos del Sistema, y agregado todas las observaciones en la Opción de Addendum (30 días hábiles), podrá cerrar la Entrega Recibida. Al presionar el botón de Cierre de Entrega-Recepción aparece la siguiente pantalla, en donde hay que esperar a que termine el proceso de Cierre para mejor rendimiento del sistema. Al finalizar el proceso anterior, aparecerá un mensaje indicándonos que el cierre ha concluido y que la información del sistema pertenece al Funcionario entrante. d. USUARIO LIMITADO (CAPTURA DE ANEXOS) El usuario limitado, al igual que el usuario de tipo Funcionario del Sistema, tienen la capacidad de capturar la información de los anexos, sólo que el usuario Limitado únicamente podrá tener acceso a aquellos Anexos que el Funcionario del Sistema le haya asignado. 16

17 17 a. Anexos Captura de información en los Anexos Para poder tener el acceso a la captura de los anexos, hay que dar clic en el Anexo, al cual se le va a capturar la información, de la lista de anexos. En la pantalla anterior se pueden observar distintas características que a continuación se explican: Nombre del Anexo: Título descriptivo del anexo. Botones de Estatus: Serie de opciones que permite modificar el estado de los anexos. Los estatus son los siguientes: Vacío En Proceso Lleno Cuando no se ha capturado ninguna información para el anexo. Cuando no se ha completado la captura del contenido del anexo, y se está en el proceso de Captura. Cuando se ha capturado el contenido del anexo y está listo para ser revisado por el Funcionario. Botones de Acción: Permiten tener acceso a diferentes funciones de los anexos, estos son los diferentes tipos de botones: Carga Masiva Permite que la información del anexo se cargue a través de un proceso de carga masiva de información. Deshacer Ultima Carga Masiva 17

18 Existen casos en el que la información es demasiada, y es cargada en partes a través de cargas masivas, si la información de la ultima carga es errónea nos permite deshacer el último proceso de carga masiva y de esta manera no volver a cargar toda la información. Eliminar Nos permite eliminar toda la información de un Anexo o un registro individual del Anexo. Archivo Adjunto Permite anexar un archivo como complemento a la información que se captura. Imprimir Permite Imprimir el Anexo o Acta Administrativa. Ayuda Muestra la descripción de qué debe contener cada campo que forma parte del Anexo o del Acta Administrativa. 18 Nuevo Registro del Anexo Para dar de alta la información que se requiera para cada Anexo en particular, se presiona el botón de Nuevo que se encuentra situado en la parte superior derecha de la pantalla. Se llenan los campos; dependiendo de cada uno de los casos, al terminar de llenar toda la información, aparecen disponibles los botones de Cancelar o Grabar. Si no desea llenar con información el Anexo, se presiona el botón Cancelar y no se grabará ningún cambio. Si la información de captura del Anexo fue la deseada, hay que presionar el botón de Grabar y automáticamente quedarán registrados los cambios en el Anexo. Nota: El último estatus (Autorizado) sólo puede ser actualizado por el Funcionario del Sistema y no por el Usuario Limitado. 18

19 19 Modificar Anexo Para cambiar la información del Anexo, se debe dar clic sobre la información que se desea cambiar, actualizar los campos de texto con la nueva información y después presionar el botón de Grabar, una vez que se hicieron las modificaciones necesarias. Borrar Anexo Para borrar información del Anexo hay que presionar el botón.al momento de presionar este botón, aparece un mensaje de confirmación para eliminar dicho registro, presione Aceptar para borrar el registro o Cancelar para no ejecutar ninguna acción. Archivos Adjuntos Para agregar un archivo adicional al Anexo, se debe presionar el botón el cual mostrará una pantalla como la siguiente: Para adjuntar el archivo a un Anexo se deben seguir los siguientes pasos: a).- Presionar sobre el botón de Examinar en la pantalla. b).- Se mostrará una pantalla como la siguiente, de la cual deberá seleccionar la ubicación en su computadora en donde se encuentra el archivo que se va a agregar al Anexo. 19

20 20 c).- Una vez que seleccionó el archivo que se va a añadir al Anexo, presionar el botón Abrir. Aparecerá la ruta física de éste en el campo de texto como aparece en la siguiente pantalla: Se deberá presionar el botón de Grabar para que se complete este proceso. Nota : Si no se ha especificado ningún archivo y se presiona el botón de Grabar, aparecerá un mensaje como el siguiente : 20

21 21 Una vez que se grabó el archivo correctamente aparecerá un listado en la parte inferior de la pantalla como se muestra a continuación: Si desea añadir más archivos al Anexo, se deberán de repetir los pasos anteriores. Los archivos que se agregaron a cada anexo aparecerán en la parte superior izquierda de la pantalla. Eliminar Archivos Adjuntos Para poder Eliminar los Archivos Adjuntos, es necesario presionar sobre el botón que se encuentra a la izquierda del nombre del archivo adjunto. A continuación mostrará un mensaje como el siguiente para confirmar si desea eliminar dicho archivo. Imprimir Anexo Para Imprimir un Anexo, es necesario presionar sobre el botón mostrará una nueva pantalla con la información de dicho Anexo. y se 21

22 22 Dar un clic con el botón derecho del Mouse para que aparezca el menú de opciones y seleccionar la opción imprimir. Ayuda de los Anexos Para obtener Ayuda sobre la captura del contenido del Anexo, presione el botón el cual desplegará una pantalla con información detallada de cada uno de los campos necesarios para la captura de información de dicho Anexo. 22

23 23 Carga Masiva de Información Para realizar la carga de gran cantidad de información, el sistema maneja el proceso de carga Masiva que mediante un archivo plano, como el siguiente, es posible agregar la información sin la necesidad de teclear cada uno de los registros. Para acceder a la funcionalidad de carga masiva se debe presionar el botón el cual mostrará una pantalla como la siguiente: 23

24 24 Dar clic en el botón de examinar y seleccionar el archivo que quiere cargar de manera masiva. Una vez seleccionado el archivo, presionar el botón Guardar. Aparecerá una pantalla como la siguiente: Al finalizar de cargar los registros aparecerá la siguiente pantalla, en donde se indica cuántos registros fueron cargados con éxito y cuáles con errores. Al cerrar la pantalla anterior, aparecerá el listado de todos los registros que fueron cargados. 24

25 25 Deshacer Ultima Carga Masiva Es posible eliminar los registros del último proceso de carga masiva al hacer clic en, aparecerá la siguiente pantalla: Al presionar el botón Aceptar todos los registros introducidos en el último proceso de carga masiva serán eliminados. e. USUARIO ENLACE. Encargado de dar seguimiento al proceso de Entrega-Recepción a todas las Unidades Administrativas que forman parte de la Dependencia o Entidad que tiene asignado. Tiene la capacidad de realizar las siguientes acciones u opciones del menú:. a. Administración. Selecciona Funcionario Los usuarios de tipo Enlace, así como los Representantes, tienen la opción de seleccionar un funcionario de su Dependencia o Entidad. En la lista aparece el botón de seleccionar con el cual se carga toda la información del funcionario para poder consultar el estatus actual de la Entrega Recepción. Para acceder a esta funcionalidad hacer clic en la opción del menú Selecciona Funcionario, seleccionar la Unidad Administrativa correspondiente y el funcionario que se requiera: Al hacer clic en el botón Selecciona, automáticamente el sistema carga toda la información del proceso de entrega para el funcionario seleccionado. 25

26 26 Acta Administrativa El documento oficial de una Entrega Recepción es el Acta Administrativa, la cual es generada cuando el funcionario hace entrega de su cargo. El sistema contempla 2 versiones de acta, una General y otra Individual. Es por ello que en esta opción se selecciona el funcionario y tipo de acta del funcionario. La guía de llenado ( ) contiene las especificaciones de cada campo a capturar. Al hacer clic sobre esta opción del menú, aparece la siguiente pantalla: Después de llenar los campos del Acta Administrativa, al momento de grabar, aparece una vista previa del acta y después la vista preliminar de la impresión de la misma. 26

27 27 Para tener una Vista preliminar de la impresión del Acta Administrativa, hacer clic en el botón. b. Consultas Lista de Entregas El enlace tiene la capacidad de recibir las entregas de los funcionarios pertenecientes a su Dependencia o Entidad. En esta opción aparece la lista de las entregas y su estatus. Con las opciones de darle el seguimiento correspondiente. Además permite crear Fotografías (Respaldos) de Estado actual de todos los Anexos, estas imágenes se almacenan como respaldos de información en el servidor. Cuando se presiona el botón se lanza el proceso para crear una fotografía o respaldo, automáticamente se generará un respaldo de la información. Favor de esperar a que el proceso termine para lograr una mayor optimización del sistema. Los Estatus de las Entregas son: - Sin Información. Es cuando no se ha capturado ninguna información por el funcionario o los usuarios limitados en los anexos. - No Iniciada. Es cuando se ha comenzado a capturar la información de los anexos, pero que el Funcionario aun no hace entrega de la misma al Enlace. - Iniciada. Es cuando el Funcionario ha revisado los anexos y ha decidido hacer entrega de su cargo y con ello inicia su proceso de Entrega Recepción el cual será dado el seguimiento por el Enlace. 27

28 28 Nota: Una vez iniciado el Proceso de Entrega-Recepción el Funcionario del Sistema ya no podrá modificar la información contenida en los Formatos. - Validada y Cerrada Por Enlace. Es cuando el Enlace dé su visto bueno a la Entrega Recepción del funcionario para dar paso a la generación del Acta Administrativa y también a la asignación del nuevo Funcionario. Cuando se lanza este proceso, automáticamente se generará un respaldo de la información, por lo que abrirá la siguiente pantalla. Favor de esperar a que el proceso termine para lograr una mayor optimización del sistema. - Rechazada Por Enlace. Si el Enlace decide que la información de la Entrega no es correcta o está incompleta, puede rechazarla para que el Funcionario pueda volver a trabajar con sus anexos. Si se lanza el proceso aparece una ventana en donde se pide confirmar el rechazo de la Entrega. - Asignada a Nuevo Funcionario. Cuando el Enlace asigna la información de la entrega al Funcionario Entrante. 28

29 29 Al seleccionar Asigna a Nuevo Funcionario, aparecerá la siguiente pantalla con el nombre del Funcionario que recibirá la Unidad Administrativa de la cual se llevo a cabo la entrega, al presionar el botón Selecciona, que se encuentra al lado derecho del Funcionario Entrante, la información capturada en la Unidad Administrativa se asignará al nuevo Funcionario para revisión de la información capturada por el Funcionario Saliente y posterior actualización de dicha información durante su gestión. - Validada Por Nuevo Funcionario. Cuando el Nuevo Funcionario ha validado la entrega recibida y ha decidido que la información ha sido correcta. - Validando Entrega Anterior Funcionario. Es cuando el nuevo Funcionario está validando la Entrega recibida, así que su entrega depende de su validación Avance Anexos (%). Permite tener una consulta de cada entrega del avance (%) de captura de los anexos, con la opción de imprimir dicho reporte. Avance Anexos (#). Permite tener una consulta de cada entrega del avance (#) de captura de los anexos, con la opción de imprimir dicho reporte. Históricos Para consultar los respaldos de la Entrega hechos dentro del proceso, se listará el respaldo en el Servidor de Aplicaciones. Existen 3 tipos diferentes de respaldos: 29

30 30 Fotografía: Este respaldo se genera cuando el Enlace pulsa el botón en la sección de lista de entregas. Validada y cerrada por Enlace: Este respaldo se genera cuando el Enlace acepta la entrega-recepción iniciada por el Funcionario y pulsa el botón ( ). Dicho respaldo es el valido y el cual deberá ser grabado en el CD que se entregará. Cierre de entrega por Funcionario entrante: Este respaldo se genera cuando el Funcionario entrante ha revisado y validado la información de cada uno de los Anexos del Sistema, y cierra la Entrega recibida ( ). Cada tipo de respaldo se compone de los siguientes: Respaldo sin Archivos Adjuntos (Sin Attachment): Respaldo de el Proceso de Entrega de un funcionario en particular sin los archivos adjuntos de los Anexos. Respaldo con Archivos Adjuntos (con Attachment): Respaldo de el Proceso de Entrega de un funcionario en particular con los archivos adjuntos de los Anexos. Respaldo ZIP: Contiene los anexos que deberán ser grabados en CD. El respaldo Zip será aquél que se guarde en el CD que se entregará al Funcionario Entrante. Nota: El respaldo Zip no contiene los Archivos Adjuntos de los Anexos. f. USUARIO REPRESENTANTE. Persona perteneciente a la Secretaría de Fiscalización y Rendición de Cuentas que dará seguimiento a la Entrega-Recepción de cada una de las Unidades Administrativas que tenga asignadas. El usuario Representante, tiene las mismas funciones que el Enlace, sólo podrá entrar a la información como consulta. Además no puede cambiar de estatus el Proceso de Entrega Recepción. (Ver Sección V Usuario Enlace). 30

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