GUIA RÁPIDA. Configuración CFDi Premium. Código: GI-A.10.1-SA-02 GUÍA RÁPIDA CONFIGURACIÓN CFDI PREMIUM. Revisión:2 MANUAL

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1 GUIA RÁPIDA Configuración CFDi Premium 1 Página 1 de 35

2 CONTENIDO CONTENIDO CONTROL DE VERSIONES CONTROL DE REVISIONES AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO INTRODUCCIÓN ALCANCE REQUERIMIENTOS MÍNIMOS ACTIVACION DE CONTRIBUYENTE EMISOR CONFIGURACIÓN SIFEI CONFIGURACIÓN DE FOLDERS REGISTRO DE RFC CONFIGURACIÓN DE LOGOS ADMINISTRACIÓN DE SERIES REGISTRAR EMPRESAS GENERACIÓN DE ARCHIVO PXF VISOR COMPROBANTES NOTAS EN ERRONEOS REPORTE MENSUAL REPORTE DE CLIENTES FACTURA COMPRA PAGO MAPA DE NAVEGACIÓN FORMAS DE CONTACTO Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL SERVICIO 35 Página 2 de 35

3 2 CONTROL DE VERSIONES Nombre No. Versión Modificaciones Fecha Gloria Minerva González Hernández 1.0 Versión inicial del Documento 08/05/2012 Cambio de Nombre a la Gloria Minerva 2.0 aplicación de Buzón a CFDI Gonzalez Hernández Premium 22/05/2012 Abel Hernández Cabrera 2.1 Actualización de integración de funcionalidades. 3 CONTROL DE REVISIONES Nombre No. Revisión Juan Carlos Martínez 1.0 Observaciones Fecha 4 AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO Nombre Puesto Firma Fecha dd/mm/aaa Página 3 de 35

4 5 INTRODUCCIÓN La presente guía rápida está organizada de acuerdo a la secuencia de ingreso a las pantallas del sistema, con el objetivo de permitirle al usuario aprender de manera muy sencilla el funcionamiento de la aplicación CFDi Premium la cual cuenta con una interfaz amigable y eficaz en sus procesos lo que la hace una aplicación de alta calidad. CFDi Premium fue creado por Sifei con el fin de brindar toda la facilidad al usuario de poder iniciar en la factura electrónica, es un sistema muy completo, amigable y exacto. Es de mucha importancia consultar este manual antes de proceder con el uso de la aplicación Sifei Distribuciones Compra en Línea 6 ALCANCE Esta solución esta dirigida a los usuarios que ya cuentan con un sistema de generación de comprobantes sin ser emitidos, la función de CFDi Premium es procesar estos comprobantes para mandarlos a timbrar y certificar utilizando un proceso rápido de tal manera que en esta aplicación se muestran las representaciones impresas de los comprobantes. 7 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS Conexión a Internet Ser cliente de SIFEI Haber Contratado el Servicio de CFDi Premium Licencias disponibles Página 4 de 35

5 8 ACTIVACION DE CONTRIBUYENTE EMISOR. La pantalla de inicio de configuración de cliente Sifei, como se muestra a continuación, es el Asistente de Activación de Emisor, el cual ayudara a configurar su cuenta de acceso al portal Sifei. 1. Inicio de Configuración de Asistente de Activación. Marque la opción Acepto los términos y condiciones del contrato de prestaciones y servicios de CFDI, y de clic en Siguiente. 2. La siguiente pantalla despliega información que deberá agregarse a en los campos requeridos. a) Deberá ingresar el archivo del Certificado de Sello Digital (*.cer). Esto lo hará dando clic sobre el icono de carpeta, para seleccionar la ubicación donde se encuentra almacenado el archivo. Página 5 de 35

6 b) Ahora proceda a ingresar el archivo de la Llave Privada para Sello Digital (*.key), igual que en el paso anterior, seleccione la ubicación donde se encuentra almacenado este archivo. c) El siguiente paso es digitar la contraseña o password de su llave privada y, d) Por último de clic en el botón Verificar. Si no existe ningún error respecto a la información del CSD y Llave, la información referente al contribuyente se desplegara del lado derecho. ATENCIÓN: En caso de que aparezca el siguiente mensaje de atención, solo refiérase a verificar y corregir la información fiscal del contribuyente. Página 6 de 35

7 3. Ahora la pantalla del Asistente de Activación, mostrara dos secciones donde se capturaran datos fiscales del contribuyente emisor y el esquema de facturación que estará realizando. 4. Razón Social, le solicitara que capture la información de los siguientes campos: a) Razón Social. Anote el nombre de la razón social b) Datos del Contribuyente, Nombre, Apellido Paterno y Apellido Materno. Página 7 de 35

8 c) Teléfono. Número telefónico d) Correo electrónico. Es importante que se capture la cuenta de correo electrónico activo, ya que partiendo de este se estará enviando información de su cuenta. e) Cambiar logo. Aquí podrá seleccionar la imagen del logo de la empresa que usted posee en su computadora. f) De clic en la pestaña Domicilio fiscal, para continuar capturando información. 5. Domicilio fiscal, se solicita capturar los datos fiscales de ubicación: a) Calle: Anote el nombre completo de la calle. b) No. Exterior. c) No. Interior. d) Colonia. e) Municipio. f) Estado (entidad federativa). g) Referencia, anotar entre que calles se encuentra ubicada. h) País. i) Ahora de clic en el botón Siguiente. Página 8 de 35

9 El sistema después de haber procesado la información que ingreso, creara la cuenta de usuario para su uso en el sitio Portal Sifei. Favor de guardar la información que se le proporcione en el cuadro de dialogo de igual manera recibirá por correo electrónico esta misma información (revisar su cuenta de correo electrónico). 6. De clic en el botón Aceptar, para continuar con el proceso de configuración. Ahora en la siguiente sección del asiste de activación va a Registrar la Serie (s) a utilizar en su facturador. Preste especial atención en la parte superior de esta ventana, donde se muestran datos informativos, tales como los folios que compro, el número de folios registrador y el total de folios disponibles. 7. Proceda a desplazarse a la zona de Registrar Serie y capturar los datos que se piden en los campos: a) Serie. Anotara la(s) letra(s) del Abecedario de acuerdo al manejo interno de control de serie. Por ejemplo: A. b) Folio inicial. Anote el número de folio con el cual iniciara esta serie que esta registrando. c) Folio final. Capture el número de folio límite con el cual se concluirá esta serie. d) Cantidad. solo le mostrara el número total de folios asignados a esta serie. Página 9 de 35

10 8. Por ultimo en este paso, de clic en el botón Registra Serie. Devolverá un mensaje La serie fue registrada correctamente y solo de clic en el botón Aceptar. NOTA: Si se desea continuar registrando más series y asignando folios, repetir las acciones mencionadas en el punto 7. Página 10 de 35

11 9. Ahora seleccione una de las series registradas que utilizará, dando clic en la fila correspondiente y también de clic en el botón Finalizar. 10. Se le mostrara el cuadro de dialogo Confirmar, para confirmar que la serie que se selecciono es la correcta, de clic en el botón Si. Con este último paso estamos concluyendo la primera parte de configuración de CFDi Premium. Página 11 de 35

12 9 CONFIGURACIÓN SIFEI 1 Fig. 1 CFDi Premium 1. Opciones de Configuración CFDi Premium. Una vez que ha instalado la aplicación de CFDi Premium, se muestra la Fig. 2 la cual presenta las opciones para la configuración de la aplicación, estas son Configuración de Folders, Registro de RFC, Configuración de Logos, Activación de Series, Registrar Empresas y Generación de archivos PFX. Para tener una mejor experiencia en el funcionamiento y desempeño de la aplicación, deberá iniciar su configuración como a continuación se presenta. Página 12 de 35

13 9.1 CONFIGURACIÓN DE FOLDERS 2 Fig. 2 Configuración de Folders 2. Configuración de Folders. En esta opción se debe asegurar que la ubicación de las carpetas sea la misma donde fue instalada la aplicación, ya que si son correctas las rutas, la aplicación funcionará de manera eficaz, de lo contrario, tendrá algunos detalles, podrá realizar cambios en los sub-folders de entrada, es decir, cambiar el nombre de estos, por default la aplicación ingresa las iniciales de los archivos que se van a generar dentro de su empresa, además podrá indicar la configuración del tiempo para los ciclos de procesamiento de layouts es decir indicar cada que tiempo se va a iniciar el procesamiento de sus comprobantes. Página 13 de 35

14 9.2 REGISTRO DE RFC Fig. 3 Registro de RFC 3. Cuenta de Acceso al Portal. El registro del RFC se conforma de dos partes la primera es Cuenta de Acceso al Portal, en esta opción deberá ingresar el RFC y la Contraseña que se envió a su correo electrónico en el proceso de registro inicial, además deberá indicar su Régimen Fiscal de la lista que se muestra. Cuenta con la opción de Imprimir Propina en sus comprobantes y para mayor comodidad se recomiendo seleccionar la opción de Sifei Controla los Folios ya que de esta manera tendrá mayor administración en los comprobantes que se van a estar generando. Una vez que ha ingresado la información solicitada por el sistema, deber dar clic en el botón Guardar. Página 14 de 35

15 NOTA: Para poder configurar la cuenta de correo electrónico, deberá usted tomar los datos del RFC que ya guardo previamente y se encuentra en el grid de información (Ver punto 5 [Fig. 3]), solamente bastara en dar doble clic sobre el RFC del listado de empresas registradas y proceda a capturar los datos requeridos del modulo Configuración de correo electrónico (Ver punto 5). 4. Configuración de Correo Electrónico. Esta opción facilita en envío por correo electrónico de los comprobantes emitidos; para ello, se debe configurar de la siguiente manera: deberá ingresar el Correo electrónico el cual aparecerá como remitente, la Contraseña del mismo, la descripción del *Servidor de correo Saliente (*SMTP), el Puerto y si la salida es mediante SSL, cabe mencionar que los datos ingresados deben cumplir con las características de un correo electrónico válido ya que si se ingresan datos no válidos, el sistema no podrá mandar por correo los comprobantes. Una vez que ha ingresado los datos de Registro de RFC y la configuración de correo Electrónico debe dar clic en el botón de Agregar para que se guarden los registros ingresados. Servidor de correo Saliente (SMTP): Estos datos son proporcionados por el personal de sistemas de su empresa y si cuenta con correos comerciales como Hotmail, Yahoo, Gmail, Prodogy, en la siguiente tabla puede tomar los datos necesarios para realizar la configuración de su correo electrónico. Servidor SMTP Puerto Necesita SSL smtp.correo.yahoo.com.mx 578 NO smtp.live.com 587 SI smtp.gmail.com 587 SI smtp.prodigy.com.mx 587 SI smtp.prodigy.net.mx 25 NO Tabla1: Proveedores de correo comerciales. Página 15 de 35

16 5. Listado de Empresas Registradas. Cada vez que se registre un RFC junto con sus datos solicitados por el sistema y de manera opcional la configuración de correo electrónico, el registro se van a ir presentado en forma de lista mostrando las siguientes datos: ID, RFC, Sifei Controla los Folios, Correo, SMTP, Puerto y SSL. Si desea modificar los datos, debe seleccionar de la lista el registro y dar doble clic, inmediatamente el sistema ingresa los datos registrados en los campos pertenecientes para que se puedan modificar. 9.3 CONFIGURACIÓN DE LOGOS 6 Fig. 4 Configuración de Logos 6. Configuración de Logos. Para esta opción debe tener ubicado su logotipo en formato JPG, debe seleccionar el RFC que tendrá asignado el logotipo y la ruta del mismo, ya que ha ingresado los datos debe dar clic en el botón Guardar, la aplicación muestra el visor del logotipo que se ha guardado. Página 16 de 35

17 9.4 ADMINISTRACIÓN DE SERIES Fig. 5 Administración de Series 7. Administración de Series. Esta opción muestra las series que tiene asignado su equipo, con los siguientes datos (RFC, serie, folio inicial, folio final, cantidad, siguiente, expedidos, número de Certificado, Cambiar Certificado. Es muy importante que agregue el certificado por cada serie registrada, ya que no podrá emitir si la serie no esta ligada al número de certificado. La administración de series cuenta con opciones las cuales son: Agregar Folios, Registrar Nueva Serie y Actualizar esquema. Página 17 de 35

18 8 Fig. 6 Agregar Folios 8. Agregar Folios. Si desea agregar más folios debe seleccionar la serie y dar clic en la opción Agregar Folios, el sistema muestra la siguiente ventana con los datos de RFC, Serie, Folios Inicial y Folio Final, solicitando la cantidad, una vez ingresándola, el campo Folio Final se calcula automáticamente, para finalizar debe dar clic en el botón Aceptar, de lo contrario en Cancelar. Página 18 de 35

19 9 Fig. 7 Agregar Nueva Serie 9. Nueva Serie. Si desea agregar una nueva serie debe dar clic en el botón Nueva Serie, el sistema muestra la siguiente ventana solicitando los siguientes datos RFC, nombre del archivo CSD. Los datos del archivo de certificado quedaran ligados a la serie que esta por registrar para finalizar debe dar clic en el botón Guardar, de lo contrario en Cancelar. 10. Actualizar Esquema. Cada vez que el Servicio de Administración Tributaria SAT solicite versiones en el esquema de facturación deberá dar clic en el botón de Actualizar Esquema ya que así el sistema podrá emitir los comprobantes con este dato. Si existe algún esquema que actualizar, la aplicación solicitará la confirmación de actualización mediante el registro del certificado. una vez actualizado. Página 19 de 35

20 9.5 REGISTRAR EMPRESAS 11 Fig. 8 Registrar Empresas 11. Registrar Empresas. Para registrar una empresa solo es necesario ingresar el RFC y dar clic en el botón Aceptar, inmediatamente el sistema va a mostrar una ventana solicitando los datos necesarios para el registro, debe tener ubicado los siguientes datos: Archivos Fiel, Certificados, Datos Fiscales, Domicilio Fiscal, entre otros. Si ya tiene el Archivo de Activación de Empresas debe seleccionar el botón e ingresarlo, si es correcto el sistema mandará un mensaje de confirmación, debe de regresar al paso numero 2 para configurar la nueva empresa ingresada. Página 20 de 35

21 9.6 GENERACIÓN DE ARCHIVO PXF 12 Fig. 9 Generación de Archivo PXF 12. Archivo PXF. La generación de este archivo tiene como objetivo poder ayudarle a Cancelar los Comprobantes Fiscales Digitales ya emitidos. Para poder generar este recurso solo se necesita requisita seleccionar el RFC de la razón social que utilizara este archivo, así también indicarle al sistema donde se encuentra ubicado en nuestro equipo los archivos Certificado de Sello Digital y la Llave, así como también capturar la contraseña de la propia llave. Una vez requisitada toda esta información solo resta que de clic sobre el botón Guardar. Con esta serie de pasos ya esta preparado su CFDi Premium para cancelar CFD emitidos. Página 21 de 35

22 10 VISOR 13 Fig. 10 Visor CFDi Premium 13. Visor CFDi Premium. Una vez que ya ha configurado el CFDi Premium Sifei y ha emitido algún comprobante, esta aplicación de Visor CFDi Premium mostrará en su versión impresa los comprobantes que se han estado emitiendo, cuenta con las siguientes opciones: Comprobantes, Notas en CFDi Premium Erróneos, Reporte Mensual, Reporte de Clientes, Factura, Compra y Pago. Acceso a Visor CFDi Premium. 1) Botón inicio (Windows) > Todos los programas > Carpeta CFDi Premium. 2) Seleccionar el programa Visor CFDi Premium. Página 22 de 35

23 10.1 COMPROBANTES 14 Fig. 11 Comprobantes 14. Comprobantes. Mediante esta opción, se puede realizar la búsqueda de comprobantes por los siguientes campos de búsqueda: Serie, Folio, Fecha y Tipo, puede ingresar cualquiera de estos datos y dar clic en el botón Buscar, el sistema mostrará los resultados que cumplan con los campos de búsqueda ingresados en el campo Comprobantes, los cuales tiene la opción de Ordenar por fecha. Para poder visualizar cualquiera de los comprobantes mostrados en el grid de resultados de búsqueda, solo deberá dar doble clic sobre el documento seleccionado. Página 23 de 35

24 NOTA: Al seleccionar usted el documento a visualizar, el sistema le indicara que si desea que se vuelva a generar el CFD. Usted solamente le dará clic al botón aceptar y en unos segundos se procesara la petición y le mostrara otro cuadro de diálogo donde usted seleccionara la opción Sí, para que se le muestre el Comprobante Fiscal Digital en formato de PDF. Fig Comprobantes Fiscal Digital en formato PDF Página 24 de 35

25 10.2 NOTAS EN ERRONEOS 15 Fig. 12 Notas de CFDi Premium Erróneos 15. Notas de CFDi Premium Erróneos. En esta sección se muestran todas las facturas que por algún error no se pudieron emitir, es por ello que fueron alojadas en la carpeta de Erróneos. Página 25 de 35

26 10.3 REPORTE MENSUAL 16 Fig. 13 Reporte Mensual 16. Reporte Mensual. Para que se pueda realizar el Reporte Mensual, solo debe de ingresar su RFC, el periodo : año y mes y dar clic en consultar, el sistema muestra un listado en el cual se muestran todos los comprobantes que se han emitido en ese periodo, este módulo cuenta con las siguientes opciones: a. Exportar SAT: Se creará un layout en el cual se exportan los datos de los comprobantes generados en el periodo seleccionado del listado. Página 26 de 35

27 Fig Exportar a SAT b. Exportar Reporte: Se generará un layout en el cual se exportan los datos de los comprobantes generados del periodo que aparece en el listado. Fig Exportar Reporte NOTA: Cuando usted realiza la operación de exportar el reporte al SAT o generar el reporte de comprobantes el sistema enviara un cuadro de dialogo donde le informara que se generara el reporte del contribuyente correspondiente al año y mes, usted solamente dará clic a Si. Posterior a esto mostrara la ventana para que indique la dirección donde se alojará su reporte; y por último el mensaje de reporte mensual generado. Página 27 de 35

28 c. Enviar por Correo: Si tiene configurado el correo electrónico (ver punto 4) puede enviar sus facturas, para ello debe seleccionar primero el documento o comprobante fiscal deseado y dar clic en el botón Enviar por Correo. Solo escriba la dirección de correo electrónico del destinatario, y el mensaje que desea incluir referente al comprobante que estará enviando. Por último de clic en el botón OK para su envío. Fig Enviar por Correo d. Cancelar Facturas: Esta opción, se utilizará cuando tenga la necesidad de cancelar algún comprobante fiscal digital emitido y certificado. El proceso de cancelación de documento, es sencillo, solamente necesita dar clic sobre la columna Selecciona en el espacio correspondiente al documento a cancelar. Una vez realizado este proceso solo restara en dar clic sobre el botón Cancelar Facturas. Durante la ejecución de este procedimiento mostrara el siguiente cuadro de dialogo, y de clic sobre el botón Si, si desea proceder con la operación. Página 28 de 35

29 Fig Cancelación de Facturas. Por ultimo mostrara el cuadro de dialogo informativo sobre las operaciones que se realizaron sobre el documento. NOTA: El proceso de resellado de un documento ocurrirá cuando en su pantalla de Reporte Mensual, en el estatus de algún documento muestre Invalido. Esto ocurre cuando algún documento durante el proceso de timbrado supero el tiempo de espera para generar esta operación. Para realizarlo solo bastara con dar clic en el botón Sellar correspondiente a su factura, y mostrara un cuadro de dialogo donde usted solo dará clic en el botón aceptar, con la fecha y hora que sugiere el sistema y cambiará el estatus de la factura. Página 29 de 35

30 10.4 REPORTE DE CLIENTES 17 Fig. 14 Reporte de Clientes 17. Reporte de Clientes. Es un reporte el cual presenta información general de que comprobantes se han emitido a los clientes, para que el sistema muestre este reporte es necesario que ingrese el RFC Emisor dar clic en Buscar, inmediatamente el sistema presenta en los campos Cliente Desde, Cliente Hasta todos los clientes con los que cuenta, debe seleccionar el rango que desea visualizar en el reporte así como el periodo de Fecha Desde y Fecha Hasta, una vez que ha ingresado los parámetros de búsqueda debe dar clic en el botón Generar, si el sistema encuentra resultados los va a mostrar mediante un reporte con los siguientes datos Fecha, Folio, Cliente, Importe, IVA y Total, en el visor el cual puede mandar a imprimir o exportar el reporte. Página 30 de 35

31 10.5 FACTURA 18 Fig. 15 Factura 18. Factura. Esta opción permite mandar a imprimir los comprobantes emitidos de manera conjunta, solo basta con ingresar el RFC Emisor dar clic en el botón Buscar, indicar el rango de clientes así como el periodo de fecha y dar clic en el botón Generar, inmediatamente el sistema manda a la impresora los resultados que cumplan con los campos de búsqueda ingresados. Página 31 de 35

32 10.6 COMPRA Fig. 16 Compra 19. Notificaciones. Mediante esta opción, podrá activar o desactivar las notificaciones de promociones y descuentos que maneja Sifei, tiene la opción de indicar la frecuencia con la que deben aparecer estas notificaciones y el tiempo que durara, si no desea que aparezcan las notificaciones debe desactivar casilla y dar clic en Aceptar, debe cerrar el visor para que la configuración surja efecto y después volver a abrirlo. 20. Compras. Por medio de esta opción se pueden agregar mas créditos a su cuenta, solo tiene que seleccionar el paquete que mas se adapte a sus necesidades, debe ingresar los datos de su cuenta (usuario y contraseña) posteriormente el sistema le indicará los siguientes pasos que debe realizar para complementar su compra. Página 32 de 35

33 10.7 PAGO 21 Fig. 17 Pago 21. Pago. Una vez que ha realizado su proceso de compra, debe ingresar el código de referencia que fue enviado a su correo, la imagen de su pago escaneado y dar clic en el botón Enviar, una vez que ha sido aprobado su pago, puede empezar a utilizar los créditos que compro. Página 33 de 35

34 11 MAPA DE NAVEGACIÓN Configuración de Folders Registro de RFC Configuración Configuración de Logos Activación de Series Registrar Empresa Generación de archivos PFX Comprobantes Notas en CFDi Premium Erróneos Reporte Mensual Visor CFDi Premium Reporte de Clientes Factura Compras Pago Fig. 18 Mapa de Navegación Página 34 de 35

35 12 FORMAS DE CONTACTO Y RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS CON EL SERVICIO El horario de atención de soporte técnico de SIFEI es: Lunes a Viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00-19:00 horas. Sábado de 10:00 a 14:00 horas. Correo Electrónico: helpdesk@sifei.com.mx Página de Soporte: Página Oficial: Redes Sociales: Vía telefónica Desde cualquier parte de la Republica: SIFEI (74 334). Desde Orizaba: , Desde Puebla: Ubicación: Matriz: 1ra privada de oriente 17 No. 32 Colonia Centro CP Orizaba, Veracruz Comercial: Teziutlán Sur No. 26 Colonia La Paz CP Puebla, Puebla. Página 35 de 35