DIRECCIÓN SUPERIOR MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE

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1 DIRECCIÓN SUPERIOR MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE

2 Índice Pág. Introducción - 1. Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos Disposiciones Legales 1 3. Instrumentos de Control y Asignación de Combustible Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas Generales -CGC Vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible Bitácora de Control de Kilometraje por vehículo Formulario de Requisición de Combustible Normativa Específica Administración y Control del Uso de Combustible Entrega de Cupones Del Registro de Combustible Informes de Administración y Control Control de Cupones de Combustible Cupones No Utilizados Distribución 4 5. Prohibiciones Disposiciones Especiales 7 7. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCESO NO 1, COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE... 8 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE 9 PROCESO NO. 2, ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PROCEDIMIENTO NO. 1 ENTREGA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 1 ENTREGA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES. 11 PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS. 12 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS. 13 PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO.. 14 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO. 15

3 PROCEDIMIENTO NO. 4 ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS.. 16 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 4 ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS. 17 PROCEDIMIENTO NO 5 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO NO. 5 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL. 19 PROCESO NO. 3, INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE. 20 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO NO. 3 INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE 21 PROCESO NO. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE 22 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO NO. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE ANEXOS ANEXO 1: BITÁCORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE 24 ANEXO 2: TARJETA DE CONTROL Y REGISTRO DE COMBUSTIBLE AUTORIZADA POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS -CGC-. 26 ANEXO 3: VALE DE CONTROL DE ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE. 27 ANEXO 4: FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE. 28 ANEXO 5: DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA.. 29 ANEXO 6: PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR LA CANTIDAD DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL ÍNDICE DE CUADROS CUADRO NO. 1 CUOTAS SEMANALES DE COMBUSTIBLE. 4 CUADRO NO. 2 CUOTAS MENSUALES DE COMBUSTIBLE. 5 CUADRO NO. 3 RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHÍCULO, KILOMETRAJE POR GALÓN 6

4 Introducción El Manual de Normas y Procedimientos de Adquisición, Administración y Control de Combustible, ha sido elaborado con la finalidad de crear los procesos administrativos y operativos que facilitarán el uso, asignación, control y administración de este recurso en la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda. Contiene Objetivos, Disposiciones Legales, Instrumentos de Control y Asignación de Combustible, Normativa Interna Específica, Prohibiciones, Disposiciones Especiales, así como los procesos y procedimientos con sus respectivos flujogramas.

5 1. Objetivos 1.1 General Establecer normas y procedimientos para la adquisición, administración y control de combustible en la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda. Promover el uso adecuado de este recurso, deduciendo responsabilidades y funciones de quienes intervienen en los procesos de Adquisición, Administración y Control de Combustible. 1.2 Específicos Optimizar la utilización de combustible a través de procedimientos que regulen las actividades vinculadas con su administración. Servir de apoyo a las Autoridades y colaboradores de la Dirección Superior para la toma de decisiones concernientes a la asignación de presupuesto, adquisición y distribución de este recurso. Establecer a través de los procedimientos de registro y control la adquisición del combustible con antelación oportuna. Servir como material de consulta e inducción a los colaboradores que forman parte de los procesos de Adquisición, Administración y Control de Combustible. 2. Disposiciones Legales 1. Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 194, literales f) e i). 2. Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, Artículos 22 y 27 literales d), f), g), i) y m). 3. Decreto , Ley de Acceso a la Información Pública. 4. Decreto , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus Reformas. 5. Reglamento General de Viáticos y Gastos Conexos, Acuerdo Gubernativo , Artículo Acuerdo Ministerial

6 3. Instrumentos de Control y Asignación de Combustible 3.1 Bitácora de Control de Kilometraje por vehículo Es el documento por medio del cual se registra el control del kilometraje semanal realizado por los vehículos de la Dirección Superior (Anexo 1). 3.2 Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas-CGC- Instrumento de control a través del cual se registra el movimiento del combustible en el libro de registro autorizado por la CGC (Anexo 2). 3.3 Vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible Es el documento formal, por medio del cual se hace entrega del combustible al solicitante, el cual se formaliza con el registro a través de la Tarjeta de Control y Registro de Combustible. (Anexo 3). 3.4 Formulario de Requisición de Combustible Instrumento que firma el Jefe de Servicios Generales y Administrativos, previa revisión en bitácora del kilometraje para asignar combustible (Anexo 4). 4. Normativa Interna Específica 4.1 Administración y Control del Uso de Combustible La Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -- de la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- de la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, es la instancia encargada de la administración y control del uso de combustible para los vehículos que sean utilizados para fines laborales por parte de las unidades administrativas de la Dirección Superior. 2

7 4.2 Entrega de Cupones La Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -- de la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF- se hará cargo de la entrega de los cupones, a través de los cuales se canjeará el combustible al momento de su utilización. 4.3 Del Registro de Combustible La Comisión de Recepción recibirá de la empresa proveedora los cupones y faccionará acta en la cual quedará registrada la cantidad de cupones y el monto total de la compra del recurso. 4.4 Informes de Administración y Control La Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -- de la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- deberá presentar a la autoridad superior correspondiente, un informe cuatrimestral sobre la administración y control del uso de combustible por las Unidades Administrativas que conforman la Dirección Superior con la documentación de soporte. 4.5 Control de Cupones de Combustible El Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -- de la Coordinadora de Administración y Finanzas -UCAF- hará uso del Vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible que le permitirá consignar el registro diario y mensual del consumo de combustible (Anexo 3). 4.6 Cupones No Utilizados El funcionario o colaborador que no hiciere uso de los cupones de combustible que se le hayan proporcionado deberá devolverlos al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal, -- de la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- en un período no mayor de 30 días posterior a la recepción de los mismos. 3

8 4.7 Distribución Con el objetivo de normar y regular el uso del combustible en la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda y con base en los artículos 194 literales f) e i) de la Constitución Política de la República de Guatemala, Artículos 22 y 27 literales d), f), g), i) y m) de la Ley del Organismo Ejecutivo, Decreto número del Congreso de la República de Guatemala, la distribución de combustible se realizará a través de las cuotas de combustible asignadas, las cuales se presentan en los siguientes cuadros: CUADRO NO. 1 CUOTAS SEMANALES DE COMBUSTIBLE CARGO CUOTA SEMANAL Mensajeros en motos Q Pilotos de Bus Q Las cuotas semanales que se presentan en el cuadro No. 1 pueden ser modificadas solamente por la Autoridad Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda con base a las necesidades y fines laborales y de acuerdo a la variación de precio de los combustibles en el mercado. A continuación se presenta el cuadro de cuotas mensuales de combustible asignado a los Coordinadores, Directores, Jefes y Encargados de Unidades Administrativas con vehículos asignados de la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda. 4

9 CUADRO NO. 2 CUOTAS MENSUALES DE COMBUSTIBLE DIRECTORES, COORDINADORES, JEFES Y CUOTA MENSUAL ENCARGADOS CON VEHÍCULO ASIGNADO Unidad de Recursos Humanos -RRHH- Q 1, Secretaría Administrativa Q 1, Unidad Sectorial de Planificación -USEPLAN- Q 1, Unidad de Auditoría Interna -UDAI- Q 1, Unidad de Administración Financiera -UDAF- Q 1, Asesoría Jurídica Q 1, Unidad de Concesiones y Desincorporaciones -UCD- Q 1, Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- Q 1, Unidad de Tecnologías de la Información UTI- Q 1, Registro de Precalificados de Obras Q 1, Jefes y Encargados con vehículos Asignados Q 1, En el cuadro anterior se puede observar que los Directores, Coordinadores, Jefes y Encargados con vehículos asignados ya tienen establecidas cuotas mensuales de combustible para cada una de las Unidades Administrativas de la Dirección Superior. Las cuotas anteriores pueden ser modificadas solamente por la Autoridad Superior del Ministerio con base a las necesidades y fines laborales y de acuerdo a la variación de precio de los combustibles. Para las comisiones en general del pull de vehículos de la Dirección Superior, el Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes llevará el control del kilometraje, para lo cual revisará los datos registrados en la bitácora de los vehículos, y llevará un registro de los kilómetros recorridos. Así mismo será quien autorice las requisiciones de cupones canjeables 5

10 por combustible de acuerdo a las necesidades y fines laborales. El cuadro siguiente detalla los rendimientos de combustible por tipo de vehículo. CUADRO NO. 3 RENDIMIENTO POR TIPO DE VEHÍCULO, KILOMETRAJE POR GALÓN UNIDADES ACCIONADAS CON GASOLINA Vehículos Km/galón Transporte pesado Camiones-tanque y otros vehículos similares 6 Camiones y autobuses 10 Automóviles, pick-ups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares De 4 cilindros 35 De 6 cilindros 25 De 8 cilindros 15 De 8 cilindros de lujo 10 UNIDADES ACCIONADAS CON DIESEL Camionetas-tanques y otros vehículos similares 14 Camiones y autobuses 16 Automóviles, pick-ups, jeeps, paneles, camionetillas y otros similares De 4 cilindros 32 De 6 cilindros 28 De 8 cilindros 16 De 8 cilindros de lujo 12 Motocicletas De más de 30 HP 60 De 10 a 30 HP 75 Menores de 10 HP 100 Fuente: Artículo 18, Reglamento de Viáticos, Acuerdo Gubernativo No , de fecha 30 de mayo de Para las comisiones al interior del país, se deberá observar lo regulado en el Artículo 18, Reglamento de Viáticos, Acuerdo Gubernativo No , de fecha 30 de mayo de En el anexo 6 se muestra la forma en que se realizará el cálculo de combustible para las comisiones en general. Asimismo para determinar la cantidad de combustible a entregar, se deberá realizar el cálculo de la distancia en kilómetros con base a cuadro Distancias por 6

11 Departamento de la República de Guatemala del anexo 5, en el cual se cuantifican las distancias de los Municipios a su Cabecera Departamental y de los Municipios de la República a la Ciudad Capital, diseñado por la Dirección General de Caminos -DGC-. 5. Prohibiciones 1. Queda prohibida la venta, préstamo o cesión de cupones de combustible entregados por cuota o comisión asignada. 2. Es prohibido utilizar el combustible de la Dirección Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda para fines distintos de su propósito 6. Disposiciones Especiales Queda a discreción de la Autoridad Superior del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda las decisiones en todos los casos especiales no previstos en el presente Manual de Adquisición, Administración y Control de Combustible. Previo a la entrada en vigencia del presente Manual es necesario que los odómetros de los vehículos de la Dirección Superior estén en buenas condiciones. En el presente Manual intervienen la Sección de Servicios Generales y Administrativos y la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -- de la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- de la Dirección Superior como responsables de la supervisión y efectividad de los procesos descritos en el Manual. 7

12 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN, ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE COMBUSTIBLE

13 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS -UCAF- PROCESO No. 1 COMPRA DE CUPONES CANJEABLES POR COMBUSTIBLE Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Unidad Ejecutora: Dirección Superior Finanzas -UCAF- Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -- INICIO: Solicitud de compra a través de formulario Página 1 de 1 FINAL: Resguardo de cupones de combustible PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD (Jefe) (Jefe) (Jefe) (Encargado de Presupuesto) (Jefe) UCAF (Coordinador) 7 Viceministro UCAF (Coordinador) Compras (Encargado) Compras (Encargado) (Jefe) UCAF (Coordinador) Comisión de Recepción Almacén (Encargado) (Jefe) Almacén (Encargado) (Jefe) Con base a la existencia de cupones, solicita a la Sección de Compras Formulario de Pedido para la adquisición de cupones canjeables por combustible. Procede a llenar formulario y solicita firma al Encargado de la Sección de Compras. Instruye a Encargado de Presupuesto para que emita Constancia de Disponibilidad Presupuestaria-CDP-. Emite Constancia de Disponibilidad Presupuestaria y entrega a Jefe de Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. Recibe Constancia de Disponibilidad Presupuestaria e integra expediente, adjuntando Formulario de Pedido, Cuadro de Denominación de Cupones, Proyecto de bases y Minuta de Contrato, remite expediente a la Coordinación de Administración y Finanzas para revisión. Recibe y revisa. Solicita mediante oficio autorización para la compra de cupones canjeables por combustible al Despacho Viceministerial. Recibe, revisa y da visto bueno a la solicitud. Devuelve expediente a la Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas para que continúe con el proceso. Recibe y remite expediente a la Sección de Compras para que inicie el evento para la adquisición de cupones canjeables por combustible en la modalidad de compra correspondiente. Recibe expediente y procede con el proceso de compra correspondiente. Notifica al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que realice el pago al proveedor seleccionado. Solicita mediante oficio a la Coordinación de Administración y Finanzas que nombre al Encargado de Almacén y dos personas más para que integren la Comisión de Recepción de los cupones canjeables por combustible. Nombra mediante oficio al Encargado de Almacén y dos personas más para que integren la Comisión de Recepción. Recibe cupones y procede a la contabilización de los mismos, facciona Acta de Recepción y entrega al Encargado de Almacén para su ingreso. Ingresa los cupones canjeables por combustible y notifica al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que realice la requisición de los mismos para su resguardo. Elabora la requisición de cupones canjeables por combustible al Encargado de Almacén. Entrega cupones de combustible a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. Recibe y resguarda los cupones canjeables por combustible recibidos por el Encargado de Almacén. Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: F: TIEMPO ESTIMADO 15 minutos 10 minutos 20 minutos 5 minutos 1 día 2 horas Tiempo estimado por Viceministro 10 minutos 12 días 30 minutos 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día 1 día ½ día 8

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15 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS -UCAF- PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PROCEDIMIENTO NO. 1 CUOTA DE COMBUSTIBLE SEMANAL A MENSAJEROS EN MOTO Y PILOTOS DE BUSES Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- INICIO: Registro de Kilometraje diario en Bitácora Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal - - Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Administrativos -SSGA- Combustible y archiva Página: 1 de 1 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO Piloto con Cuota Asignada SSGA (Jefe y/o Encargado de Transportes) Piloto con Cuota Asignada SSGA (Jefe Piloto con Cuota Asignada (Jefe) (Auxiliar de Contabilidad) Piloto con Cuota Asignada (Auxiliar de Contabilidad) (Encargado de Control y Registro de Combustible) Al iniciar y finalizar el día registra la cantidad de kilómetros recorridos en Bitácora de Kilometraje diaria. Revisa kilometraje de vehículos y bitácora cada semana y firma de revisado. Una vez que ha consumido el combustible, solicita cuota semanal presentando, bitácora de Control de Kilometraje al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos, y/o Encargado de Transportes, quien coteja la información con el registro llevado por él y firma requisición de cuota asignada de cupones canjeables por combustible. Recibe, coteja registro, y firma requisición de cuota semanal de combustible. Solicita a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal la cuota semanal de cupones de combustible presentado requisición firmada por Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes. Atiende solicitud, entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que registre la entrega con base a la cuota semanal asignada. Procede a registrar en el Vale de Control de Asignación de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, vehículo y nombre de la persona. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe. Recibe cupones de combustible y firma Vale de Control de Entrega de Combustible. Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva. Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: F: 15 minutos 30 minutos 10 minutos 20 minutos 10 minutos 15 minutos 15 minutos 5 minutos 5 minutos 30 minutos 10

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17 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PROCEDIMIENTO NO. 2 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PERSONAL NOMBRADO PARA COMISIONES AL INTERIOR DEL PAÍS Unidad Ejecutora: Dirección Superior INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD Persona Nombrada para Comisión SSGA (Jefe y/o Encargado de Transportes) (Jefe) (Auxiliar de Contabilidad) Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas -UCAF- Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal -- Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA- Página: 1 de 1 TIEMPO ESTIMADO Solicita a través de oficio al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos vehículo y piloto para realizar la comisión, indicando lugar y duración de la misma. Informa al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que proporcione el combustible necesario, indicando lugar, duración, piloto, vehículo y distancia en kilómetros. Recibe, revisa y procede a determinar la cantidad de cupones de combustible para la comisión con base a Ley de Viáticos, kilómetros por recorrer y precio de los combustibles. Entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado. Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale, y solicita firma de piloto a quien entrega los cupones. 10 minutos 10 minutos 25 minutos 10 minutos 5 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale. 5 minutos 6 7 (Auxiliar de Contabilidad) (Encargado de Control y Registro de Combustible) Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva. Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: F: 5 minutos 30 minutos 12

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19 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PROCEDIMIENTO NO. 3 ENTREGA DE COMBUSTIBLE A PILOTO NOMBRADO PARA COMISIONES DE TIEMPO EXTRAORDINARIO Unidad Ejecutora: Dirección Superior INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF- Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-- Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA- Página: 1 de 1 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO Jefe de Unidad Administrativa SSGA (Jefe y/o Encargado de Transportes) (Jefe) (Auxiliar de Contabilidad) Informa con anticipación y solicita al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o al Encargado de Transportes del tiempo extraordinario que realizará un colaborador de su área, solicitando transporte para el mismo. Asigna vehículo, piloto y solicita cupones de combustible al Jefe de -indicando lugar de residencia del colaborador a quien se dará el servicio. Recibe, y determina la cantidad de cupones con base al Reglamento General de Viáticos. Entrega cupones al Auxiliar de Contabilidad para que los registre y entregue al piloto designado. Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Combustible, consignando correlativos, fecha, denominación de cupones, comisión, vehículo y nombre del piloto. Firma vale y solicita firma al piloto a quien entrega los cupones. 10 minutos 10 minutos 25 minutos 10 minutos 5 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos 6 7 (Auxiliar de Contabilidad) (Encargado de Control y Registro de Combustible) Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva. Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: F: 5 minutos 30 minutos 14

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21 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PROCEDIMIENTO 4. ENTREGA DE CUOTA MENSUAL DE COMBUSTIBLE A DIRECTORES Y JEFES DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Unidad Ejecutora: Dirección Superior Administración y Finanzas-UCAF- Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal- INICIO: Solicitud de cuota mensual de combustible FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD Jefe de Unidad Administrativa (Jefe) (Auxiliar de Contabilidad) - Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos-SSGA- Página: 1 de 1 Solicita a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal cupones de combustible con base a la cuota mensual asignada y autorizada por la Autoridad Superior. Atiende solicitud, y entrega al Auxiliar de Contabilidad los cupones para su registro en el vale de Control de Entrega de Combustible. Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Combustible consignando denominación de los cupones, fecha, vehículo y nombre de la persona. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe. 4 Jefe de Unidad Administrativa Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 (Auxiliar de Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. Contabilidad) (Encargado de Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de 6 Control y Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas Registro de CGC- y archiva. Combustible) Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: F: TIEMPO ESTIMADO 10 minutos 10 minutos 10 minutos 5 minutos 5 minutos 30 minutos 16

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23 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 2 ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PROCEDIMIENTO 5. ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL Unidad Ejecutora: Dirección Superior Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF- INICIO: Solicitud de cupones de combustible Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-- Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Administrativos-SSGA- Combustible y archiva Página: 1 de 1 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO 1 Piloto de Vehículo Es designado para realizar comisión, solicita a Jefe de Servicios Generales y Administrativos autorizar requisición de cupones de combustible para su 10 minutos realización. 2 SSGA (Jefe y/o Encargado de Transportes) Revisa y firma requisición. 20 minutos 3 Piloto de Vehículo 4 5 (Jefe) (Auxiliar de Contabilidad) Recibe requisición y la dirige al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para la entrega de cupones canjeables por combustible. Atiende solicitud, y determina la cantidad de cupones y nominación necesarios con base a las necesidades y fines laborales y a lo estipulado en la Ley de Viáticos para la realización de la diligencia. Entrega al Auxiliar de Contabilidad para que registre la entrega de cupones de combustible. Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, consignando correlativos de los cupones, fecha, nominación, vehículo y nombre de la persona que solicita. Firma vale y entrega los cupones solicitando firma de quien recibe. 5 minutos 10 minutos 10 minutos 6 Piloto de Vehículo Recibe cupones de combustible y firma vale de entrega. 5 minutos 7 8 (Auxiliar de Contabilidad) (Encargado de Control y Registro de Combustible) Entrega cupones elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva. Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: F: 5 minutos 30 minutos 18

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25 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 3 INFORME DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE Unidad Ejecutora: Dirección Superior INICIO: Elaboración de reportes de consumo de combustible FINAL: Recibe y analiza informe, si lo requiere solicita ampliar la información, de lo contrario archiva informe. Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Finanzas-UCAF- Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal- - Página: 1 de 1 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO 1 (Encargado de Control y Registro de Combustible) Elabora un reporte mensual y cuatrimestral del consumo de combustible, el cual traslada al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. 2 días cada uno 2 (Jefe) Recibe y revisa los reportes de acuerdo a la periodicidad de entrega, procede a realizar los descargos de cupones en su nivel de existencias. 2 horas (Jefe) UCAF (Coordinador) UCAF (Coordinador) 6 Viceministro Con base al reporte cuatrimestral, prepara un informe detallado del consumo de combustible, el cual remite a la Coordinación de Administración y Finanzas. Recibe, el informe del Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. Revisa la información y remite reporte al Despacho Viceministerial. Recibe, analiza y si lo requiere solicita mayor información a la Coordinación de Administración y Finanzas, de lo contrario archiva informe. Elaborado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: 2 días 1 día 1 día Tiempo estimado por el Señor Viceministro 20

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27 MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR UNIDAD DE COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS-UCAF- PROCESO No. 4 DEVOLUCIÓN DE CUPONES DE COMBUSTIBLE Unidad Administrativa: Unidad de Coordinación de Administración y Unidad Ejecutora: Dirección Superior Finanzas-UCAF- INICIO: Solicitud de vehículo y piloto para realizar comisión Unidad Operativa: Oficina de Registro y Trámite Presupuestal-- FINAL: Registra entrega de cupones en la Tarjeta de Control de Combustible y archiva Unidad Operativa: Sección de Servicios Generales y Administrativos- SSGA- Página: 1 de 1 PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD TIEMPO ESTIMADO 1 2 Persona Nombrada para Comisión SSGA (Jefe y/o Encargado de Transportes) Solicita a través de oficio al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de de Transportes vehículo y piloto para realizar la comisión, indicando lugar y duración de la misma. Recibe, revisa y nombra a piloto para comisión. Informa a través de oficio al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal para que proporcione el combustible necesario, indicando lugar, duración, piloto, vehículo y distancia en kilómetros. Entrega oficio al Piloto designado para que lo entregue. 10 minutos 10 minutos 3 Piloto Designado Entrega oficio a Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal. 15 minutos 4 Recibe, y entrega los cupones de combustible al Auxiliar de Contabilidad para que (Jefe) los registre y entregue al piloto designado. 25 minutos 5 (Auxiliar de Procede a elaborar el vale de Control de Entrega de Cupones de Combustible, anotando correlativos de los cupones, fecha, nominación, comisión, vehículo y 10 minutos Contabilidad) nombre del piloto. Firma vale y solicita firma de piloto. 6 Piloto Designado Recibe cupones de combustible y firma vale. 5 minutos 7 (Auxiliar de Entrega los vales elaborados al Encargado de Control y Registro de Combustible. 5 minutos Contabilidad) (Encargado de Control y Registro de Combustible) Persona Nombrada para Comisión Piloto Designado (Auxiliar de Contabilidad) (Encargado de Control y Registro de Combustible) Recibe y registra los datos consignados en el Vale de Entrega en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y archiva. Notifica a piloto designado la cancelación de la comisión. Notifica al Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes sobre la cancelación y se presenta a la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal con el Auxiliar de Contabilidad para devolución de cupones de combustible. Entrega cupones y oficio elaborado por el Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos y/o Encargado de Transportes. Recibe cupones y los entrega al Jefe de la Oficina de Registro y Trámite Presupuestal, anula el vale de Control de Entrega de Combustible y pone sello de Anulado al oficio de nombramiento de la comisión. Notifica obre anulación de vale anulado al Encargado de Control y Registro de Combustible. Procede a realizar el registro de la anulación en la Tarjeta de Control y Registro de Combustible y archiva. 30 minutos 5 minutos 5 minutos 5 minutos 15 minutos 20 minutos Elaborado por: Revisado por: Revisado por: Supervisado por: F: F: F: F: 22

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29 ANEXOS

30 ANEXO 1 BITACORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA SECCION DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS CONTROL DE KILOMETRAJE VEHICULO PLACAS: CILINDROS: No. De Semana SEMANA KILOMETRAJE Del Al INICIAL FINAL TOTAL RECORRIDO NOMBRE PILOTO FIRMA PILOTO FIRMA ENCARGADO DE TRANSPORTES 24

31 ANEXO 1 BITACORA DE CONTROL DE KILOMETRAJE MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA SECCION DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS CONTROL DE KILOMETRAJE VEHICULO PLACAS: CILINDROS: No. De Semana SEMANA KILOMETRAJE Del Al INICIAL FINAL TOTAL RECORRIDO NOMBRE PILOTO FIRMA PILOTO FIRMA ENCARGADO DE TRANSPORTES TOTAL GENERAL 25

32 ANEXO 2 TARJETA DE CONTROL Y REGISTRO DE COMBUSTIBLE AUTORIZADA POR CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS 26

33 ANEXO 3 VALE DE CONTROL DE ENTREGA DE CUPONES DE COMBUSTIBLE 27

34 ANEXO 4 FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE MINISTERIO DE COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURA Y VIVIENDA DIRECCIÓN SUPERIOR SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS REQUISICIÓN DE COMBUSTIBLE No. Persona que solicita: Unidad Administrativa: Fecha de Pedido: kilometraje inicial: kilometraje final: Datos del Vehículo Placas Motor Chasis Cantidad de combustible (gal). Autorizado Por: Autorizado Por: Recibido Por: Jefe de SSGA Jefe de Persona que solicita Observaciones: 28

35 ANEXO 5 DISTANCIAS POR DEPARTAMENTO DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA 29

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37 ANEXO 6 PROCEDIMIENTO PARA CUANTIFICAR LA CANTIDAD DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES EN GENERAL Para el cálculo de combustible el Jefe de la Sección de Servicios Generales y Administrativos o el Encargado de Transportes procederá de la siguiente manera. 1. Revisará la cantidad de combustible inicial del vehículo asignado 2. Cuantificará la distancia total en kilómetros del trayecto de la Comisión 3. Determinará el rendimiento del vehículo con base a su cilindraje y su rendimiento conforme al Artículo 8 del Reglamento General de Viáticos (Ver cuadro No. 3, página 7). 4. Investigará el precio de combustible en la página del Ministerio de Energía y Minas (MEM). 5. Si existe residuo de combustible en el vehículo, realizará la diferencia y con base a ello procederá a realizar el cálculo correspondiente utilizando la formula siguiente. Las variables de la función representan: Cc= (K (gal/k)-rc) Pg Cc =Cantidad de combustible en términos monetarios K= Kilometraje total del trayecto de la comisión gal/k=unidad de medida de galonaje por kilómetro, basado en el Reglamento General de Viáticos Pg=Precio del galón de gasolina y/o diesel de la página del Ministerio de Energía y Minas Rc=Residuo de combustible previa asignación Ejemplo: Se realizará una comisión en lugar determinado, se asigna vehículo y se procede a realizar la verificación de combustible con base a bitácora y odómetro, se determina que éste contiene un aproximado de 2 galones en su tanque. La distancia ha sido cuantificada en 740 kilómetro, el vehículo es de 4 cilindros, acorde al Reglamento General de Viáticos, su rendimiento es de 32 kilómetros por galón. El Precio de la gasolina según el MEM para ese día es de Q por galón. Sustituyendo estos valores en la función. La cantidad de combustible para la comisión seria de: Cc = (740(1/32)-2) (22.5) Cc = Q Acorde a las nominaciones de los cupones (Q. 20, Q. 50 y Q. 100), por aproximación la cantidad de combustible quedaría en Q Es decir las cantidades deberán redondearse al múltiplo inmediato superior de 20, 50 y 100 según lo calculado. Esta función quedaría registrada en una página electrónica para su uso y registro. 30