DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO UNIDAD ADMINISTRATIVA SECCIÓN DE ADQUISICIONES PROCEDIMIENTO

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1 Página 1 de 18 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO UNIDAD ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO SUMINISTROS, OBRAS Y SERVICIOS PRO-DAF-ADM-002 ELABORADO POR: Sergio Danilo Herrarte Pedroza Jefe Unidad Administrativa Fecha: 16/10/2009 REVISADO POR: Maria Elena Sucup González Jefe Víctor Abel Meléndez Marroquín Jefe Departamento Administrativo Financiero Ana Irene Pérez Schlosser Jefe a.i. Gestión y Acreditamiento de Calidad REVISADO Y PRESENTADO POR: Myriam Dolores Ovalle Gutiérrez de Monroy Directora General Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Fecha: 02/11/2009 APROBADO POR: Consejo Directivo Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Acuerdo CD-INACIF

2 Página 2 de INTRODUCCIÓN La es la encargada de tramitar la compra y la contratación de bienes, suministros, obras y servicios para el desarrollo de las actividades de los departamentos y unidades que conforman el Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala INACIF-, apegado a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado de (decreto número del Congreso de la República). Cuando el monto de la compra o contratación no excede de Q.90,000.00, la misma se realiza mediante la modalidad de compra directa. Este documento describe el procedimiento que debe seguirse en la, desde el momento que se recibe la solicitud de compra por la unidad solicitante, hasta la autorización, adjudicación y entrega del bien, suministro, obra o servicio correspondiente. 2. OBJETIVOS 2.1. Establecer el procedimiento para el trámite de adquisiciones por medio de la modalidad de compra directa Contar con un documento que sea utilizado como referencia y material de apoyo para la de la Unidad Administrativa y el personal de la Institución que está involucrado en el proceso. 3. ALCANCE El presente procedimiento aplica a todas las compras y contrataciones de bienes, suministros, obras y servicios que realiza la de la Unidad Administrativa hasta por un monto máximo de Q.90, Abarca la autorización, cotización, adjudicación y entrega. 4. RESPONSABLES 4.1. Secretaria 4.2. Cotizadores 4.3. Operadores GES 4.4. Auxiliar de 4.5. Jefe 4.6. Jefe Unidad Administrativa 4.7. Comisión de aprobación de compras 5. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 5.1. Dirección General 5.2. Jefe de Departamento / Unidad / Sección 6. GLOSARIO

3 Página 3 de Compra directa: compra o contratación que se efectúa en un solo acto, con una misma persona y un precio máximo de noventa mil quetzales (Q.90,000.00), realizada conforme las normas, lineamientos y condiciones especiales establecidas de ejecución presupuestaria, bajo la responsabilidad y autorización previa de la autoridad Administrativa Superior de la Institución, tomando en cuenta el precio, calidad, plazo de entrega y demás condiciones que favorezcan los intereses del Estado Compra por contrato abierto: aquella compra de bienes y suministros exonerada de los requisitos de licitación y cotización, realizada por los Organismos de Estado y las dependencias autorizadas para ello, quienes la podrán hacer directamente con los proveedores con quienes el Ministerio de Finanzas Públicas, previa calificación de proveedor, cotización y adjudicación, de los distintos rubros, hubiera celebrado contratos abiertos CUR electrónico: Comprobante Único de Registro en forma electrónica Guatecompras: sistema de Información de Contrataciones y del Estado, que funciona a través de la dirección en Internet Orden de compra: documento generado por el Sistema de Gestión, que inicia el proceso de pago Sistema de Gestión (GES): sistema informático de gestión por el cual se administran los procesos de gestión de Compras, según acuerdo Ministerial número de fecha 30 de diciembre del Solicitud de compra: documento interno que sirve como medio para realizar pedidos, a nivel de toda la Institución; consta de nombre de unidad y sección, solicitante y descripción de lo que se está solicitando. 7. RECURSOS 7.1. Tecnológicos Computadoras Impresoras Acceso a Internet Líneas telefónicas Base de datos electrónica (Microsoft Excel ) 7.2. Logísticos Materiales a. Insumos y materiales de oficina 7.3. Humanos Personal calificado y con experiencia

4 Página 4 de NORMAS 8.1. Requisitos para recepción y trámite de solicitudes de compra La solicitud de compra debe ser elaborada a máquina o computadora, para mantener la uniformidad y el orden. Consultar Anexo B. para el formato de Solicitud de Compra que debe utilizarse y un ejemplo de cómo completarlo La solicitud de compra no debe contener errores, tachaduras, enmiendas y ningún tipo de manchas Requisitos para autorizar cotizaciones de los proveedores La cotización debe cumplir los siguientes requisitos: a. Incluir una descripción clara del producto solicitado, indicando marca, especificaciones técnicas y cantidad de unidades. b. Estar elaborada en idioma español y el monto consignado en moneda nacional. c. Indicar la fecha exacta de entrega y la garantía del producto o servicio. d. Tener consignado el número de identificación tributaria (NIT) de la empresa. e. La cotización debe presentarse firmada y sellada El cotizador debe notificar al proveedor adjudicado que la forma de pago es de treinta (30) días después de haber entregado la mercadería o de haber realizado el servicio Número de cotizaciones necesarias para trámite de compra La cantidad de cotizaciones a obtener dependerá del monto de la compra, de acuerdo a la siguiente tabla: MONTO (EN QUETZALES) COTIZACIONES REQUERIDAS De Q.1.00 hasta Q.10, Una (01) De Q.10, hasta Q.20, Dos (02) De Q.20, hasta Q.90, Tres (03)

5 Página 5 de ACTIVIDADES 9.1. Descripción de actividades para la adquisición de bienes, suministros, obras y servicios mediante compra directa. Unidad /sección responsable Puesto/cargo Número de actividad Descripción Unidad solicitante 1 Elabora solicitud de compra y gestiona Visto Bueno del Jefe de la Unidad Administrativa y, cuando corresponda, Visto Bueno del Jefe del Departamento Técnico Científico. Los días lunes, traslada solicitud de compra a Secretaria de la. Secretaria 2 Recibe solicitud de compra y verifica que la solicitud de compra cumpla con los requisitos establecidos. 2.1 No cumple con requisitos Devuelve solicitud de compra a Unidad solicitante para que realice las correcciones. Cuando las correcciones hayan sido realizadas, inicia nuevamente el proceso en la actividad número 1. 3 Cumple con requisitos Numera la solicitud de compra (correlativo de ingreso a la Adquisicones) y devuelve copia amarilla a la Unidad solicitante, con sello y firma de recibido. 4 Procesa copias de la Solicitud de Compra: Archiva copia celeste para control interno de la. Inicia expediente con solicitud de compra original (color blanco) y copia rosada. 5 Registra el correlativo de ingreso de la solicitud de compra en la Base de Datos de Control General. Traslada solicitud de compra y planilla de control a Jefe de para asignación de cotizador. Jefe de Sección 6 asigna solicitud de compra a cotizador en planilla de control; traslada expediente y planilla de control a Secretaria. Secretaria 7 planilla de control e ingresa en la Base de Datos de Control General el nombre del cotizador asignado. 8 Entrega expediente a cotizador asignado y registra en la Base de Datos de Control General la fecha de recibido.

6 Página 6 de 18 Unidad /sección responsable Puesto/cargo Número de actividad Descripción Cotizador 9 Recibe el expediente y firma de recibido en la planilla de control. 10 Solicita cotizaciones (cantidad de acuerdo al monto, según numeral 8.3.) a empresas reconocidas en el mercado. 11 Recibe las cotizaciones y verifica que éstas coincidan con la descripción de la solicitud de compra y que cumplan con las características solicitadas No cumplen con las características solicitadas Regresa a la actividad número Cumplen con las características solicitadas Realiza Cuadro Comparativo* de las cotizaciones. 13 Sugiere en Cuadro Comparativo qué oferta es la más conveniente, después de haber analizado todas las ofertas presentadas. 14 Consulta en la página web de la SAT la existencia de la empresa y su número de identificación tributaria. Verifica en el sistema Guatecompras que el estatus del proveedor esté activo. 15 Emite Informe de Selección de Proveedor**. Traslada expediente (solicitud de compra, cotizaciones, Cuadro Comparativo e Informe de Selección de Proveedor) a Jefe de Sección para su autorización. Jefe de Sección 16 Recibe y revisa expediente (solicitud de compra, cotizaciones, Cuadro Comparativo e Informe de Selección de Proveedor). * Consultar Anexo C para modelo de Cuadro Comparativo. ** Consultar Anexo D para modelo de Informe de Selección de Proveedor 16.1 No aprueba la compra Devuelve a cotizador para que recotize (atienda los comentarios en cuanto a las cotizaciones). Regresa a la actividad número Sí aprueba la compra Revisa expediente y traslada a Comisión para Aprobación de Compras para su revisión y autorización.

7 Página 7 de 18 Unidad /sección responsable Puesto/cargo Número de actividad Descripción Comisión para Aprobación de Compras Integrantes 18 Recibe y revisa expediente No aprueba la compra Rechaza la compra, adjuntando a expediente Boleta de Devolución con el motivo del rechazo y rúbrica de los integrantes de la comisión, devuelve expediente a Jefe de. Jefe de Sección 18.2 revisa el motivo por el cual fue rechazada la compra La compra no fue rechazada definitivamente (es necesario recotizar) Regresa a actividad número La compra fue rechazada definitivamente Devuelve solicitud de compra a la Unidad Solicitante indicando, mediante oficio, el motivo del rechazo. Archiva expediente para control de la. Comisión para Aprobación de Compras Integrantes 19 Aprueba la compra Consigna su visto bueno en la cotización que se está aprobando y traslada expediente a Jefe de para que continúe el proceso de compra. Jefe de Sección 20 firma de autorizado el Informe de Selección de Proveedor. Traslada expediente a Secretaria para iniciar el trámite de asignación de partida presupuestaria. Secretaria 21 Ingresa expediente de compra autorizado a la Base de Datos de expedientes para asignación de partida presupuestaria y traslada expediente autorizado a la Sección de Presupuesto de la Unidad Financiera para asignación de Partida Presupuestaria. Presupuesto Auxiliar Financiero Jefe de Sección 22 verifica que exista disponibilidad presupuestaria. Consigna la partida presupuestaria en la solicitud de compra o indica mediante oficio que no hay disponibilidad presupuestaria. Devuelve expediente a la. 23 Recibe expediente de la Presupuesto de la Unidad Financiera y verifica que se haya asignado partida presupuestaria.

8 Página 8 de 18 Unidad /sección responsable Puesto/cargo Número de actividad Descripción Jefe de Sección 23.1 No fue asignada partida presupuestaria Devuelve, mediante providencia, solicitud de compra original a Unidad Solicitante indicando que no se procede a la compra por no haber disponibilidad de fondos. Secretaria 24 Sí fue asignada partida presupuestaria Ingresa expediente a la Base de Datos de Sistema de Gestión de pago GEP- y traslada expediente y planilla de control a Jefe de Sección. Jefe de Sección 25 asigna a Operador del Sistema de Gestión (GES) en la planilla de control; traslada expediente y planilla a Secretaria de la Sección. Secretaria 26 planilla y registra en la Base de Datos GEP el nombre del operador asignado. Operador GES Auxiliar de Operador GES 27 Traslada expediente al operador GES asignado para elaboración de la orden de compra. 28 Recibe el expediente y firma de recibido en la planilla de control. 29 Emite Orden de Compra en el GES y traslada expediente a Auxiliar de para autorización de la Orden de Compra. Actualiza información en Base de Datos GEP. 30 verifica Orden de Compra No autoriza la Orden de Compra Devuelve a Operador GES para que realice las correcciones necesarias. Regresa a la actividad No Sí autoriza la Orden de Compra Emite la autorización de la Orden de Compra en el Sistema de Gestión (GES). Devuelve expediente a Operador GES. 32 adjunta al mismo Orden de Compra. Traslada fotocopia de la Orden de Compra al cotizador responsable y a la Almacén. Cotizador 33 Recibe copia de Orden de Compra y la notifica al proveedor adjudicado, vía fax, correo electrónico o personalmente.

9 Página 9 de 18 Unidad /sección responsable Puesto/cargo Número de actividad Descripción Cotizador 34 Verifica en el Banco de Proveedores de la si es la primera vez que se le compra al proveedor. Contabilidad Operador GES Auxiliar Financiero 34.1 No es la primera vez que se le compra al proveedor Continúa con actividad número Sí es la primera vez que se le compra al proveedor Solicita a empresa que envíe fotocopia de los siguientes documentos legales para archivar en el Banco de Proveedores de la. a) Empresa individual Patente de Comercio Cédula de vecindad del propietario Constancia de inscripción en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT) b) Sociedad Anónima Patente de Comercio. Representación legal. Cédula de vecindad del representante legal. Constancia de inscripción en la Superintendencia de Administración Tributaria (SAT). 35 Verifica si el monto de la compra adjudicada es igual o mayor a Q.10, Monto igual o mayor a Q.10, Publica en el sistema Guatecompras el resultado de la adjudicación; adjunta copia de la constancia generada por el sistema al expediente Monto menor de Q.10, No publica en el sistema Guatecompras el resultado de la adjudicación. 36 Traslada, mediante planilla de control, expediente a la Contabilidad para elaboración del CUR de Compromiso. 37 Recibe y revisa expediente. Si procede, emite el CUR de compromiso o indica a la Sección de los cambios que debe realizar. Devuelve expediente a la.

10 Página 10 de 18 Unidad /sección responsable Puesto/cargo Número de actividad Descripción Operador GES 38 Recibe de la Contabilidad el expediente y verifica si el CUR de compromiso fue emitido CUR de compromiso no fue emitido (necesita cambios el expediente) Realiza los cambios indicados. Regresa a la actividad número CUR de compromiso fue emitido Adjunta CUR de compromiso a expediente. Resguarda expediente en espera de recibir la factura de la Almacén. 40 Recibe la factura de la Almacén (después de haber recibido la mercadería) y la adjunta a expediente. 41 Emite el Anexo de la Orden de Compra (CUR de Devengado) en el GES; efectúa las retenciones que apliquen, según sea el caso (IVA, ISR, etc.). Traslada Anexo de Orden de Compra adjunto a expediente, a Jefe de para su autorización. Jefe de Sección 42 verifica Anexo de la Orden de Compra Control y Calidad del Gasto Operador GES Operador GES 42.1 No autoriza el Anexo de la Orden de Compra Devuelve a Operador del GES para que efectúe las correcciones necesarias. Regresa a la actividad No Sí autoriza el Anexo de la Orden de Compra Emite la autorización del Anexo de la Orden de Compra en el Sistema de Gestión (GES). Regresa expediente a operador del GES. 44 lo traslada mediante planilla de control a la Control y Calidad del Gasto para ser visado. 45 revisa que la documentación y el gasto estén soportados. Si procede, visa el expediente y si necesita alguna modificación emite Boleta de Rechazo. Devuelve expediente a la Sección de. 46 Recibe el expediente de la Control y Calidad del Gasto y verifica si el mismo fue visado.

11 Página 11 de 18 Unidad /sección responsable Puesto/cargo Número de actividad Descripción Operador GES 46.1 Expediente no fue visado Realiza las correcciones indicadas. Regresa a la actividad número Expediente fue visado Traslada, mediante planilla de control, a la Contabilidad para continuar con el trámite de registro y pago. Fin del procedimiento. 10. REFERENCIAS Decreto No del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificaciones Decreto Número del Congreso de la República. Reformas al Decreto Número del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado. 11. TUACIONES EXCEPCIONALES El Consejo Directivo, la Dirección General, su representante autorizado o el personal designado por ésta, son los responsables de resolver cualquier aspecto relacionado con este procedimiento, que no fue considerado en el mismo. 12. ANEXOS

12 Página 12 de 18 ANEXO A. FLUJOGRAMA ADQUICIONES (1) UNIDAD SOLICITANTE SECRETARIA JEFE COTIZADOR SECCIÓN DE ADQUICIONES 1 Elabora SC y gestiona VoBo 2 Recibe SC y verifica que cumpla con requisitos NO Cumple con requisitos 3 Numera SC; devuelve copia amarilla a Unidad Solicitante 4 Procesa copias de SC: Celeste para archivo interno; blanca y rosada para expediente 5 Registra correlativo de la SC en Base de datos de control general 6 planilla de control y asigna SC a cotizador 7 planilla de control; registra en Base de datos de control general el cotizador asignado 8 Entrega expediente a cotizador; registra fecha de recibido por cotizador en Base de datos de control general. 9 firma de recibido en planilla de control A Clave: SC = Solicitud de compra

13 Página 13 de 18 ADQUICIONES (2) COTIZADOR JEFE INTEGRANTES COMIÓN PARA APROBACIÓN DE COMPRAS A 10 Solicita cotizaciones 11 Recibe y verifica cotizaciones Coincide con solicitado y cumple con características NO Realiza Cuadro Comparativo de Precios 13 Sugiere en Cuadro Comparativo cuál es la oferta más conveniente 14 Consulta en SAT y Guatecompras datos del proveedor adjudicado 15 Emite Informe de Selección de Proveedor 16 Recibe y revisa expediente Aprueba la compra NO Revisa expediente y traslada a Comisión Rev. Compras 18 Recibe y revisa expediente Aprueba la compra 19 Consigna VoBo en cotización aprobada NO 18.2 verifica el motivo de rechazo 18.1 Emite Boleta de devolución Rechazo definitivo NO Devuelve expediente a Unidad solicitante indicando motivo de rechazo FIN 20 firma Informe de Selección de Proveedor B Clave: SAT = Superintendencia de Administración Tributaria SC = Solicitud de compra

14 Página 14 de 18 ADQUICIONES (3) SECRETARIA SECCIÓN DE ADQUICIONES AUXILIAR FINANCIERO SECCIÓN DE PRESUPUESTO JEFE OPERADOR GES B 21 Ingresa expediente a Base de datos de expedientes para asignación de partida presupuestaria; traslada a Presupuesto 22 verifica que exista disponibilidad presupuestaria. Consigna partida presupuestaria en SC o emite oficio indicando que no hay disponibilidad 23 Recibe expediente de la Presupuesto y verifica asignación de partida presupuestaria Se asignó partida presupuestaria NO 23.1 Devuelve SC a Unidad Solicitante 24 Ingresa expediente a Base de Datos GEP y planilla de control 25 asigna a operador del GES en planilla de control 26 planilla y registra en Base de Datos GEP el operador asignado 27 Traslada expediente a Operador asignado 28 firma de recibido en planilla de control 29 Emite Orden de Compra en el GES; actualiza información en base de datos GEP C Clave: SC = Solicitud de compra GES = Sistema de Gestión GEP = Base de datos Sistema de Gestión de Pago

15 Página 15 de 18 ADQUICIONES (4) AUXILIAR OPERADOR GES AUXILIAR FINANCIERO SECCIÓN DE CONTABILIDAD COTIZADOR C 30 verifica OC emitida en el GES Autoriza OC NO Emite autorización de Orden de Compra en el GES 32 Recibe expediente, adjunta OC y traslada fotocopia de OC a cotizador responsable y a Almacén 33 Recibe copia de OC y notifica a proveedor 36 Traslada expediente a Contabilidad para elaboración del CUR de Comprimiso 37 si procede emite el CUR de compromiso o indica a la sección de los cambios que debe realizar para poder emitirlo. 34 Verifica en Banco de Proveedores si es primera vez que se le compra al proveedor Primera vez que se le compra NO Solicita documentos legales para archivar en Banco de Proveedores 38 Recibe expediente de la Contabilidad y verifica CUR de compromiso fue emitido 38.1 Realiza las NO correcciones 36 indicadas 35 Verifica monto de la compra adjudicada Monto mayor o igual a Q.10, NO No publica en Guatecompras el resultado de la adjudicación Adjunta CUR a expediente; resguarda expediente en espera de recibir la factura Recibe factura de la Almacén y la adjunta a expediente 35.1 Publica en sistema Guatecompras el resultado de la adjudicación D Clave: OC = Orden de compra CUR = Comprobante Único de Registro GES = Sistema de Gestión

16 Página 16 de 18 ADQUICIONES (5) OPERADOR GES JEFE SECCIÓN DE CONTROL Y CALIDAD DEL GASTO D 41 Emite Anexo de Orden de Compra en GES 42 verifica Anexo OC Autoriza Anexo OC NO traslada a la Sección de Control y Calidad del Gasto para visado 43 Emite autorización de Anexo de Orden de Compra en GES 45 verifica que la documentación y el gasto estén soportados. Visa el expediente o emite Boleta de Rechazo. 46 Recibe expediente de la Control y Calidad del Gasto y verifica si fue visado Expediente fue visado NO 46.1 Realiza las correcciones indicadas Traslada expediente a la Contabilidad para continuar con el trámite de pago FIN Clave: OC = Orden de compra

17 Página 17 de 18 ANEXO B. FORMATO Y EJEMPLO DE CÓMO COMPLETAR UNA SOLICITUD DE COMPRA Nombre de la Sección Nombre de la Unidad Solicitante Número de correlativo, lo coloca la sección de Fecha de elaboración de solicitud Número de Orden de Pedido Descripción del servicio, bien o producto requerido sin indicar marcas Sello de no existencia de inventarios si es un bien o sello de no existencia de Almacén si son suministros Cantidad de producto, bien o servicio requerido Razón: Toda Solicitud de compra debe llevar una razón que especifique, para qué, para quién y para donde es el bien, producto o servicio requerido Firma y sello del solicitante Firma y Sello del Jefe de la Unidad Administrativa. Si es del área científica, firma y sello de autorización del Jefe del Depto. Técnico Científico. Firma y Sello del Jefe de Unidad

18 Página 18 de 18 ANEXO C. MODELO DE CUADRO COMPARATIVO Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Dedpartamento Administrativo Financiero Unidad Administrativa CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS Sol. Compra No.: CANTIDAD DESCRIPCION Precio unitario Total Precio unitario Total Precio unitario Total Q0.00 Q0.00 TOTALES Q0.00 Q0.00 Q0.00 Firma y sello de cotizador Firma y sello Jefe de sección Firma y sello Jefe de Unidad Nota: Favor totalizar el precio de cada proveedor y sombrear el proveedor adjudicado. ANEXO D. MODELO DE INFORME DE SELECCIÓN DE PROVEEDOR Instituto Nacional de Ciencias Forenses de Guatemala Departamento Administrativo Financiero Unidad Administrativa INFORME DE SELECCION DE PROVEEDOR 14 calle 5-49 Zona 1, Edificio Nasa, Nivel 5 PBX: Considerando lo solicitado en el pedido, hemos llevado a cabo el proceso de Selección del Proveedor a quien se le comprará con base a las cotizaciones recibidas, se analizó: precios, calidad, tiempo de entrega, respaldo, garantia, etc. por lo que proponemos comprar los bienes y servicios solicitados. Fecha elaboración solicitud de compra No. Sol. Compra Fecha que ingresó la solicitud de compra División, Depto. ó Sección Solicitante: NOMBRE: PROVEEDOR SELECCIONADO: NIT: TELEFONO: GUATEMALA DE FECHA: VALOR TOTAL DE LA COMPRA, INCLUYE IVA: DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO: COTIZADOR QUIEN AUTORIZA Firma Firma -sello