MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

Transcripción

1 MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Y DELEGADOS DE LA ADMINISTRACIÓN INTERNA EN UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF CLASE A Y B Dirección de Administración Interna ADMINISTRACIÓN GENERAL Guatemala, julio 2012

2 PRESENTACIÓN El Departamento de de la Administración Interna del Ministerio de Agricultura, Ganadería y, tiene por objeto establecer los lineamientos organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento de las actividades que se llevan a cabo internamente. Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general, en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita la orientación de las actividades que deberán de realizarse en las dependencias que conforman la Administración Interna, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos. Dentro del mismo, se elaboró un capítulo que deberán contemplar las Unidades Desconcentradas de Administración Financiera con UDDAF Clase A y B, diseñados de forma clara y concreta para su ejecución, en este sentido además de servir de una guía, fuente de consulta y dar lineamientos uniformes, también sirve de parámetro o estándar de comparación para las instancias encargadas de monitorear las acciones de las dependencias en la institución. Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la demanda que se de en la práctica diaria. 1

3 MARCO LEGAL REGLAMENTO ORGÁNICO INTERNO DEL MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN Acuerdo Gubernativo de fecha 19 de noviembre de 2010 REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Acuerdo Gubernativo SISTEMA DE INFORMACIÓN GUATECOMPRAS DECRETOS No No , Artículo 66 de fecha 21 de diciembre 2010 No , Artículo 20. Del Congreso de la República LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO CIRCULARES DE LA INSTITUCIÓN UF-AC , de fecha 10 de junio 2011 AF-DC , de fecha 12 de marzo 2012 AF , de fecha 02 de mayo

4 ÍNDICE DESCRIPCIÓN PÁGINA Presentación 01 Marco Legal 02 CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES Objetivo General 06 Objetivos Específicos 06 Alcance 06 Normas Generales 07 CAPITULO II PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES DESCRIPCIÓN CÓDIGO PÁGINA Requerimiento de impresión y autorización de formularios de Solicitudes de Pedido Adquisición de Bienes, Materiales y Suministros por Compra Directa (Q0.00 hasta Q90,000.00) Adquisición de Bienes, Materiales y Suministros por Contrato Abierto Adquisición de Bienes, Materiales, Suministros y Contratación de Servicios por Cotización (Q90, hasta Q900,000.00) Adquisición de Bienes, Materiales, Suministros y Contratación de Servicios por Licitación (Q900, en adelante) Nombramiento de la Junta de Cotización Nombramiento de la Junta de Cotización

5 ÍNDICE Descripción Código Página CAPITULO III PROCEDIMIENTOS DE LAS UDDAF CLASE A y B Adquisición de bienes, Materiales y suministros Por compra directa (Q0.00 hasta Q90,000.00) Adquisición de bienes, Materiales y suministros Por contrato abierto Adquisición de bienes, materiales, suministros y contratación de servicios por cotización (Q90, hasta Q900,000.00) Adquisición de bienes, Materiales, suministros y contratación de servicios por licitación (Q900, en adelante Nombramiento de la junta de cotización Nombramiento de la Junta de licitación ANEXOS 1 Autorización para la impresión de documentos en la CGC 2 Solicitud de Pedido 3 Reverso Solicitud de Pedido 4 Circular No. UF-AC Orden de Compra 6 Hojas Móviles para Actas 7 Guía de Contenido de un Expediente 8 Circular AF Glosario de Siglas 80 Glosario de Términos

6 CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTRATACIONES Y ADQUISICIONES 5

7 OBJETIVO GENERAL Dotar de los instrumentos que guíen el trabajo de los encargados de las contrataciones y adquisiciones en las Unidades Ejecutoras del MAGA, facilitándoles las normas y los procedimientos que rigen los procesos bajo su responsabilidad, en cumplimiento a lo establecido en la Ley de su Reglamento. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1) Proveer a los funcionarios de contrataciones y adquisiciones de los procedimientos a utilizar en la realización de las funciones y actividades asignadas en las Unidades Ejecutoras del MAGA. 2) Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de contrataciones y adquisiciones en cada Unidad Ejecutora. ALCANCE: El presente Manual está dirigido al Departamento de y a las Unidades Ejecutoras que cuentan con UDDAF Clase A y B, así como a los entes externos que mantienen alguna relación con la dependencia, para el buen manejo del presupuesto asignado y el cumplimiento de sus actividades. 6

8 NORMAS GENERALES 1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria dentro del Departamento de y delas Unidades Ejecutoras que cuentan con UDDAF Clase A y B, por lo que es responsabilidad de cada Jefe Inmediato Superior, socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo. 2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del Manual, dentro del orden jerárquico citado a los empleados y funcionarios de contrataciones y adquisiciones, se verán de inmediato: En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo; En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se prestan; En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas, previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de trabajo establecidos. 3. Es responsabilidad del y el Jefe del Departamento de, garantizar la socialización continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan. 7

9 CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES 8

10 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Inventarios Sección de Almacén REQUERIMIENTO DE IMPRESIÓN Y AUTORIZACIÓN DE FORMULARIOS DE SOLICITUDES DE PEDIDO Código Páginas Fecha Mayo 2,012 2 OBJETIVO: Definir los pasos a seguir para hacer el requerimiento de impresión y autorización de formularios de las Solicitudes de Pedido, para que el Departamento de Contrataciones pueda mantener la existencia requerida por la Sección de Almacén. NORMAS: 1. La autorización de impresión de Solicitudes de Pedido es requerida a la Contraloría General de Cuentas por medio de un oficio, según la demanda que tenga la institución en las contrataciones y adquisiciones a efectuar durante un periodo determinado, como se describe: (Ver anexo 1) a. Número de cuentadancia de la institución. b. Cantidad de formularios a imprimir. c. Cantidad de talonarios que debe de contener cada paquete. d. Número de copias que contiene cada una de las solicitudes. e. Las Solicitudes de Pedido deben imprimirse en tres colores: Original en color blanco Dos copias a color 2. Para requerir la impresión de las Solicitudes de Pedido, se deberá de contar con la aprobación del formato autorizado por el Administrador General y el, debido a las necesidades que surja en la dependencia de agregar o anular datos en la forma. (Ver anexo 2 y 3) 3. El formato para realizar la impresión de las Solicitudes de Pedido, deberá de estar conformado por un número de hojas a colores a requerimiento de la Administración Interna, para su control y archivo. 4. Las copias a color de las Solicitud de Pedido se distribuirán como sigue: Original en color blanco, se colocará en el expediente que queda en el Departamento de Contabilidad de la Administración Financiera. Copia a color, se trasladará a Almacén con copia de la cotización autorizada. Copia a color, se entregará a la Unidad Solicitante. 9

11 REQUERIMIENTO DE IMPRESIÓN Y AUTORIZACIÓN DE FORMULARIOS DE SOLICITUDES DE PEDIDO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO REQUERIMIENTO DE IMPRESIÓN Encargado de Almacén 1 Solicita a través de oficio al Jefe del Departamento de la impresión y autorización de solicitudes de pedido. Jefe del Departamento de 2 Solicita por medio de oficio a la Contraloría General de Cuentas, la autorización de impresión de los formularios de Solicitudes de Pedido. (Ver normas 4 y 5) 3 Recibe autorización para impresión en cinco días hábiles a partir de la entrega. 4 Solicita a la imprenta autorizada la impresión de las Solicitudes de Pedido requeridas a la CGC. 5 Recibe y revisa que los formularios elaborados por la imprenta estén correctos. 7 Entrega con oficio los formularios de solicitudes de pedido al Encargado de la Sección de Almacén para su control, registro y archivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

12 DMINISTRACION INTERNA Departamento de ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR COMPRA DIRECTA (Q0.01 HASTA Q90,000.00) Código Páginas Fecha Mayo 2,012 5 OBJETIVO: Ser una guía que oriente, facilite y agilice los procesos de compras directas, mediante la aplicación de las disposiciones legales establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como regulaciones internas del Ministerio. NORMAS: 1. Previo a la solicitud de cotizaciones deberá contarse con la Solicitud de Pedido que realicen la Unidades Solicitantes. (Ver anexo 2) 2. Las cotizaciones deberán solicitarse vía telefónica, por fax ó correo electrónico a los proveedores, las cuales podrán presentarse en original o forma electrónica, debiendo cumplir con los siguientes requerimientos: a. Dirigida a MAGA, con atención al Jefe de b. El número de identificación tributaria (NIT) del MAGA: c. Dirección: 7ª. Av , zona 13. d. La fecha de la cotización debe ser posterior a la fecha de la solicitud de pedido. e. Se deberá detallar en la cotización el bien o servicio a contratar colocando el producto, precio unitario y total. f. La cotización deberá reunir la siguiente información: - Nit, nombre, teléfono y dirección del proveedor. - Firmadas y selladas por el proveedor. g. Se recibirá la cotización electrónica siempre que reúna los siguientes requisitos: -Que sea remitida del correo de la empresa a la que se solicitó la cotización (adjuntar impresión de correo). h. Que la cotización sea recibida en un correo institucional (adjuntar impresión de correo). (Ver anexo 10) 3. Los datos consignados en las cotizaciones deben ser exactamente los mismos que están contenidos en la Solicitud de Pedido. 4. Las cotizaciones deberán recibirse en el Formulario de Cotización establecido por, en forma original o electrónica, con firma y sello del proveedor y cumpliendo de los requerimientos.(ver Anexo 11) 1 1

13 5. Se debe solicitar a los proveedores todos los artículos consignados en la Solicitud de Pedido. 6. Las compras o contrataciones de servicios varios por un monto de Q2,000.00, podrán hacerse directamente sin necesidad de cotizaciones. (Según circular No. UF-AC , de fecha 10 de junio 2011). (Ver anexo 6) 7. Si la compra es entre Q2, hasta Q14, se deben se deberán considerar los siguientes incisos : a. obtener dos (2) cotizaciones, las cuales deben presentarse en el Formulario de Cotización. (Ver anexo 11) b. La cotización que cumpla con las especificaciones requeridas, según cuadro comparativo, deberá ser autorizada por el Administrador General o. 8. Si la compra es entre Q15, hasta Q90, se deberán considerar los siguientes incisos: a. Se deberán adjuntar tres (3) cotizaciones y la cotización que cumpla con las especificaciones requeridas, según cuadro comparativo, deberá ser autorizada por el Administrador General. b. Previo a hacer el pedido al proveedor autorizado, se debe generar la cabecera de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) cuando aplique, la cual debe ser aprobada en el SIGES (Según Decreto , artículo 66, de fecha 21 de diciembre 2010 y Decreto Art. 20). c. Se debe trasladar una solicitud por escrito a la Administración Financiera para aprobación, registro, solicitud y aprobación de la CDP, adjuntando lo siguiente: Copia de constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP); Copia de solicitud de pedido; Cotización autorizada, y; Las demás cotizaciones recibidas. d. Se debe hacer el pedido al proveedor y solicitar la factura, la cual debe presentarla al momento del ingreso de los bienes y/o suministros para su debido registro y autorización. Conteniendo la siguiente información: A nombre de: Ministerio de Agricultura, Ganadería y o abreviado MAGA. Con número de Identificación Tributaria (NIT): Dirección: 7ª. Avenida Zona

14 Si es Factura cambiaria, se debe adjuntar el Recibo de Caja. La fecha de la factura debe de ser posterior a la fecha en que se autoriza la cotización. La factura deberá presentarse con firma y sello de cancelado. El monto debe de ser consignado en letras y en números, conteniendo precio unitario y precio total del producto, bien o servicio. La factura debe de ser razonada por la Unidad Solicitante en la parte posterior, conteniendo lo siguiente: razón de la compra, firma y sello del Director de la Unidad Solicitante. Cumplir con la Ley del ISR y del IVA y sus Reglamentos. Cualquier otra Ley que aplique y las Normas de control interno del Ministerio. En las facturas se deberá de contemplar el monto incluyendo el IVA. e. Se debe registrar en el SIGES la información para generar la orden de compra y obtener las firmas respectivas (en físico y electrónico) (Ver anexo 7) f. La documentación de soporte debe ser ingresada al Departamento de Contabilidad, ordenada cronológicamente, completa y foliada. El expediente debe de contener lo siguiente: Solicitud de Pedido Cotización original o electrónica autorizada Cotizaciones en original o electrónicas Cuadro comparativo (cuando aplique) Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- (cuando aplique) Orden de Compra Factura razonada y firmada por: Jefe de la Unidad Solicitante y Encargado de la Sección de Almacén. Recibo de caja (si es factura cambiaria) Orden de trabajo (en casos de reparaciones) Constancia de ingreso de Almacén e Inventarios debidamente firmados y sellados, (Bienes inventariables, grupo 3 firma del jefe de inventarios). g. La documentación no debe tener alternaciones, tachones, manchas, borrones ni deterioro de la misma. ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR COMPRA DIRECTA(Q0.01 HASTA Q90,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Entrega solicitud de pedido a Departamento de. Encargado de Compras 2 Revisa que la solicitud de pedido esté 1 3

15 Directas y Contrato Abierto ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR COMPRA DIRECTA(Q0.01 HASTA Q90,000.00) correctamente llena de acuerdo a las instrucciones de la misma. 3 Traslada solicitud de pedido al Cotizador para solicitar cotizaciones. SOLICITUD DE COTIZACIONES Cotizador 4 Solicita cotizaciones en Formulario de Cotización (Ver anexo 11) 5 Verifica cotizaciones y elabora cuadro comparativo. 6 Traslada cuadro comparativo (cuando aplique) al Administrador General o para su aprobación. APROBACIÓN DE COTIZACIÓN Administrador General o 7 Analiza el cuadro comparativo, autorizando la cotización. 8 Devuelve cuadro comparativo al Encargado de Compras Directas y Contrato Abierto con cotización autorizada. Encargado de Compras 9 Elabora cabecera de CDP en SIGES. Directas y Contrato Abierto Secretaria 10 Elabora oficio para registro, solicitud y aprobación de CDP con firma del Jefe de 11 Traslada oficio al Departamento de Programación y Presupuesto para registro, solicitud y aprobación de CDP. (Ver norma 9, inciso d) Departamento de Programación y Presupuesto 12 Revisa CDP en sistema SIGES para registro, solicitud y aprobación. Si, sigue paso 13 No, devuelve para correcciones PEDIDO AL PROVEEDOR Cotizador 13 Hace el pedido al proveedor. 14 Traslada a Almacén copia de solicitud de pedido en color, especificaciones técnicas y cotización autorizada. 15 Traslada expediente a Operador SIGES. Operador SIGES 16 Hace registro en SIGES y genera orden de compra. 17 Traslada orden de compra al Jefe de para firma física. 18 Traslada orden de compra al Administrador General o para aprobación de la orden de compra en SIGES. AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 1 4

16 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR COMPRA DIRECTA(Q0.01 HASTA Q90,000.00) Administrador General o 19 Autoriza orden de compra en SIGES. 20 Devuelve orden de compra al Operador de SIGES. Operador de SIGES 21 Saca fotocopias al expediente completo. 22 Traslada al Departamento de Contabilidad Departamento de Contabilidad Encargado de Compras Directas y Contrato Abierto expediente completo para generar CUR. 23 Revisa expediente y genera CUR de compromiso para aprobación. Si, aprueba No, devuelve a la Unidad Solicitante para que realicen correcciones. LIQUIDACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 24 Revisa que toda la documentación de soporte esté correcta. Si, traslada orden de compra a Operador de SIGES para liquidación. No, devuelve a la Unidad Solicitante para que realice correcciones. Operador SIGES 25 Registra y solicita liquidación de orden de compra en SIGES, requiriendo firma física del Jefe de. 26 Traslada liquidación de orden de compra al Administrador General o para autorización. Administrador General o 27 Autoriza en SIGES la orden de compra, firma y sella liquidación. APROBACIÓN Y ARCHIVO DE ORDEN DE COMPRA Operador de SIGES 28 Liquida y saca copia de la liquidación de la orden de compra. 29 Traslada liquidación al Departamento de Contabilidad para generar CUR devengado. 30 Escanea factura mayores a Q10, y la publica en Guatecompras. 31 Archiva por número correlativo la liquidación de orden de compra y reporte de publicación de la factura que genera Guatecompras FIN DEL PROCEDIMIENTO

17 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código Páginas ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO Fecha Marzo 2,012 3 OBJETIVO: Establecer la descripción del proceso de Adquisición de Bienes, Materiales y Suministros por Contrato Abierto, celebrados entre el Estado de Guatemala y determinadas empresas para la provisión de bienes y suministros, con el fin de orientar y facilitar a los servidores públicos que realizan esta actividad dentro de la institución para el logro de los objetivos y programas de trabajo. NORMAS: 1. Las compras por Contratos Abiertos están reguladas por el artículo 46 del Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, y por el artículo 25 del Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Ambos documentos se encuentran disponibles para consultas en el portal de GUATECOMPRAS en la opción Normas sobre Compras. 2. El Ministerio comprará en forma directa y sin necesidad de realizar licitaciones ni cotizaciones, cuando la cantidad de producto que se necesita se encuentre disponibles en un Contrato Abierto, sin límites de montos y estos sean aprobados por la autoridad competente. 3. Los medicamentos, no pueden comprarse por otra vía que no sea por medio de Contrato Abierto, aunque la institución haya obtenido precios y condiciones más favorables. 4. Los bienes y suministros pueden comprarse fuera del Contrato Abierto, solamente si los precios obtenidos por otra vía son más bajos y siempre y cuando las demás condiciones sean iguales o mejores que las del Contrato Abierto. ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Entrega al Departamento de la solicitud de pedido. Encargado de Compras Directas y Contrato Abierto 2 Recibe solicitud de pedido y revisa que esté correctamente llena, de acuerdo a las instrucciones de la misma. (Ver anexo 2) 3 Traslada Solicitud de Pedido al Cotizador para 1 6

18 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO revisar si el producto requerido está en contrato abierto. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA DE PRODUCTO Cotizador 4 Revisa contrato abierto para verificar si existe el producto. Si, imprime hoja donde aparece producto solicitado. No, se realiza el procedimiento por Compra Directa. 5 Traslada copia al Encargado de Compras Directas y Contrato Abierto. Encargado de Compras Directas y Contrato Abierto Administrador General o Encargado de Compras Directas y Contrato Abierto 6 Traslada al Administrador General copia original de solicitud de pedido y copia de contrato abierto para autorización de la compra. 7 Revisa original de solicitud de pedido y compra de contrato abierto para aprobación de la compra. 8 Genera cabecera de la CDP en SIGES. 9 Traslada la CDP a la Secretaria para su trámite respectivo. APROBACIÓN DE CDP Secretaria 10 Elabora solicitud para aprobación de CDP con firma del Jefe de. 11 Traslada a Departamento de Programación y Presupuesto para aprobación de CDP. (Ver norma 9, inciso d) Departamento de Programación y Presupuesto 12 Revisa CDP en SIGES para aprobación. Si, sigue paso 13 No, regresa al paso 10 para correcciones. REALIZACIÓN DEL PEDIDO Cotizador 13 Hace el pedido al proveedor. 14 Traslada a Almacén copia de solicitud de pedido, especificaciones técnicas y copia de contrato abierto. 15 Traslada expediente a Operador SIGES. Operador SIGES 16 Hace registro en SIGES y genera orden de compra. 17 Traslada orden de compra al Jefe de /Encargado para firma. 18 Traslada orden de compra al Administrador General para firma de autorizada en Unidad Ejecutora Central. AUTORIZACIÓN ORDEN DE COMPRA 1 7

19 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Administrador General, Ejecutora 19 Autoriza orden de compra en SIGES. 20 Devuelve orden de compra al Operador de SIGES. Operador de SIGES 21 Saca fotocopias al expediente completo. 22 Traslada al Departamento Contabilidad expediente para generar CUR. Departamento de Contabilidad Encargado de Compras Directas y Contrato Abierto 23 Revisa expediente y genera CUR de compromiso para aprobación. Si, aprueba No, devuelve al Departamento de para que realicen correcciones. AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 24 Revisa que toda la documentación de soporte esté correcta. Si, traslada a Operador de SIGES. No, devuelve a la Unidad Solicitante para que realice correcciones. Operador SIGES 25 Genera liquidación y solicita firma de Jefe de. 26 Traslada liquidación al Administrador General. Administrador General 27 Autoriza en SIGES, firma y sella liquidación. 28 Devuelve liquidación autorizada al Departamento de para trasladarlo a Contabilidad para que genere el CUR de devengado. Operador SIGES 29 Escanea factura mayor a Q10, y la publica en Guatecompras. 30 Archiva por número correlativo la liquidación de orden de compra y reporte de publicación de la factura que genera Guatecompras FIN DEL PROCEDIMIENTO

20 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código Páginas ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) Fecha Mayo 2,012 8 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los procedimientos eficientes y eficaces para realizar las compras de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de cotización. De acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. En los procesos de Cotización que promuevan las diferentes Unidades Ejecutoras, los formularios, bases y demás requisitos deben ser aprobados por el Ministro o un Viceministro según el caso, de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado. (Art. 9 numeral 3.1 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 2. El Departamento de recibirá únicamente los expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos establecidos en la Guía de Contenido del Expediente. (Ver anexo 9) 3. Previo a la solicitud de cotizaciones, las Unidades Solicitantes deberán contar con la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 4. Toda solicitud de pedido debe ser llenada por la Unidad Solicitante, con base en el instructivo incluido en el reverso del formulario. (Ver anexo 3) 5. Cumplir con la Ley del ISR y del IVA y sus Reglamentos. Cualquier otra Ley que aplique y las Normas de control interno del Ministerio. 6. El Departamento de Presupuesto de la Administración Financiera, deberá consignar en la solicitud de pedido de la Unidad Solicitante la partida presupuestaria correspondiente a los bienes y/o servicios que se contratarán o adquirirán, proporcionándoles un reporte del saldo disponible por estructura programática y renglón, con firma y sello. 7. La Unidad Solicitante deberá conformar el expediente para realizar el concurso de contratación o adquisición de bienes, materiales, suministros o servicios por medio de cotización, con la siguiente documentación: a. Oficio de traslado (disposición interna) 1 9

21 b. Solicitud de pedido en original. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). c. Justificación de la contratación o adquisición que se desea hacer. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) d. Especificaciones generales. (Art. 19, numeral 2 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). e. Especificaciones técnicas. (Art. 19, numeral 3 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). Deben referirse al objeto de la adquisición y/o contratación. f. Disposiciones especiales (si las hubiere). (Art. 19, numeral 4, de la Ley de Contrataciones del Estado). Designación de quien emitirá el dictamen técnico (Art. 6, del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). g. Designación del Técnico (quién emitirá el dictamen técnico). h. Dictamen Técnico. (Art. 21 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 6 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 8. El proyecto de bases de cotización y las bases de cotización definitivas, deberán ser elaboradas por el Analista de Cotizaciones y Licitaciones, conforme al contenido en la documentación que acompaña a la solicitud de pedido. 9. El proyecto de bases de cotización de las Unidades Ejecutoras deberá trasladarse a la Administración General para ser revisadas por los Analistas del Departamento de, y luego ser trasladadas a la Asesoría Jurídica para emitir opinión jurídica, previo a su publicación en el portal de Guatecompras. 10. Las Unidades Ejecutoras solicitarán al Administrador General el nombramiento de la Junta de Cotización. (Ver procedimiento ) 11. La Administración General deberá trasladar a las Unidades Ejecutoras una copia del acuerdo de nombramiento de la Junta de Cotización, por lo menos con cuatro (4) días hábiles previos a la recepción de ofertas 12. La Unidad Ejecutora deberá indicar en la solicitud de nombramiento de la Junta el número de NOG, el nombre del concurso, fecha y hora de recepción de ofertas. 13. El Departamento de llevará el control y tendrá la custodia de las hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación a través del Libro de Conocimiento, para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación. (Ver anexo 8) 14. Los integrantes de la Junta de Cotización, podrán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones. 2 0

22 15. La Junta de Cotización será la responsable de la custodia de las hojas que se les entreguen para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación del concurso, debiendo solicitar al Administrador General la certificación de la misma. 16. La Junta de Cotización para la elaboración del acta de recepción de ofertas solo tiene un día hábil para devolverla al Departamento de debidamente firmada por los integrantes. 17. La Junta de Cotización deberá trasladar el acta de recepción de ofertas a las Unidades Ejecutoras para ser publicada en el portal de Guatecompras el día hábil siguiente de la apertura de ofertas, y la copia certificada deberá incluirla en el expediente. (Art.11, literales i y k de la resolución del Director de la Dirección Normativa de del Estado. Normas para el uso del sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado - Guatecompras-). 18. La Junta de Cotización dentro del tiempo que señalen las bases, adjudicará la negociación conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 19. La Junta de Cotización elaborará Acta de Adjudicación y solicitará Certificación al Administrador General. 20. Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la junta, solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco días calendario posterior a la publicación de la adjudicación en Guatecompras. 21. Tanto la junta como la entidad contratante que reciba una inconformidad, debe responder a través de Guatecompras, en un plazo no mayor de cinco días calendario a partir de su presentación. 22. La Junta remitirá el expediente al Ministro para aprobar o improbar la adjudicación realizada dentro de los dos días hábiles siguientes, cumplidas las dos normas anteriores. 23. El Ministro tiene un plazo de cinco días hábiles para aprobar o improbar lo actuado por la junta. 24. La Junta de Cotización, es el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 2 1

23 25. La Junta de Cotización deberá estar integrada por tres (3) personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 15 de Ley de Contrataciones del Estado). 26. La Auditoria Interna del Ministerio efectuará las fiscalizaciones de los Concursos de Cotización que realicen las Unidades Ejecutoras, en la forma que se considere pertinente. ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y TRASLADO DE LA SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Elabora la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 2 Adjunta documentación requerida para llevar a cabo el concurso de cotización. (Ver norma 1) 3 Traslada expediente al Departamento de para revisar si está completo. Jefe de Jefe de 4 Asigna número correlativo al expediente. 5 Traslada el expediente al Analista de Concursos de Cotización y Licitación ELABORACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN 6 Verifica que la información contenida en el expediente cumpla con lo solicitado. Si, sigue paso 7 No, se devuelve a la Unidad Solicitante para realizar las correcciones. Analista de Concursos de 7 Elabora proyecto de bases de cotización. Cotización y Licitación 8 Traslada proyecto de bases de cotización al Administrador General para el traslado respectivo. OPINIÓN JURÍDICA Administrador General 9 Traslada al Departamento de Analista de Concursos de Cotización y Licitación para su revisión. 10 Verifica que las bases de cotización contengan la documentación requerida en el anexo 9. Si, se traslada Asesoría Jurídica para emitir opinión. No, Devuelve a la Unidad Ejecutora para corregirlas. Asesoría Jurídica 11 Verifica que la documentación y bases estén correctas. 12 Elabora opinión jurídica. 13 Traslada expediente con opinión Jurídica al Departamento de. 2 2

24 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Analista de Concursos de Cotización y Licitación Jefe de Jefe de la Unidad Solicitante Jefe de Analista de Concursos de Cotización y Licitación 14 Escanea documentos de cotización y proyecto de bases con opinión jurídica. 15 Traslada expediente al Encargado de Concursos de Cotización y Licitación. PUBLICACIÓN DE PROYECTO DE BASES 16 Publica en Guatecompras el proyecto de bases. 17 Devuelve expediente al Analista de Concursos de Cotización y Licitación. 18 Revisa diariamente en el portal de Guatecompras si hay preguntas al proyecto de bases. (Tres días hábiles después de la publicación) e informa a la Unidad Solicitante para responder a las preguntas o inconformidades. 19 Gestiona la respuesta a las observaciones para que el Encargado de Concursos de Cotización y Licitación publique en Guatecompras las respuestas a las observaciones recibidas. 20 Entrega al Analista de Concursos de Cotización y Licitación, la constancia de publicación de respuestas para incorporar al expediente. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE BASES 21 Elabora providencia de traslado a Asesoría Jurídica para emitir resolución de aprobación de documentos de cotización. Asesoría Jurídica 22 Verifica que el expediente esté completo y correcto para elaborar resolución de aprobación de documentos de cotización. Si, sigue paso 23 No, devuelve a la Unidad Ejecutora para las correcciones pertinentes. 23 Traslada la resolución de aprobación de documentos a la Administración General para firma del Ministro. Ministro 24 Revisa y firma resolución de aprobación de bases y documentos de cotización. PUBLICACIÓN DE BASES DEFINITIVAS Asesoría Jurídica 25 Traslada expediente a Unidad Ejecutora para publicación de bases definitivas. Jefe de 26 Publica bases de cotización definitivas y documentación requerida por el sistema 2 3

25 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Analista de Concursos de Cotización y Licitación Guatecompras. 27 Devuelve expediente al Analista de Concursos de Cotización y Licitación para el resguardo durante ocho (08) días hábiles para recibir ofertas. RECEPCIÓN DE OFERTAS 28 Reserva salón para la recepción de ofertas. 29 Elabora oficio de notificación del salón para recepción de ofertas 30 Elabora oficio de solicitud a la Administración General para el nombramiento de Junta de Cotización. 31 Publica en Guatecompras notificación del salón Jefe de para recepción de ofertas. Analista de Concursos de 32 Coordina recepción de ofertas con Junta de Cotización y Licitación Cotizaciones. Junta de Cotización 33 Recibe ofertas y elabora acta de recepción de ofertas. 34 Traslada acta certificada de recepción de ofertas al Departamento de para su publicación. (Ver norma 17) Jefe de 35 Publica en Guatecompras acta de recepción de ofertas. ADJUDICACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN Junta de Cotización 36 Incorpora al expediente copia de acta certificada. 37 Archiva ofertas originales firmadas y foliadas en el expediente. 38 Analiza, califica y adjudica la negociación. 39 Elabora acta de adjudicación. 40 Solicita certificación del Acta al Administrador General. (Ver norma 19) Jefe de 41 Recibe acta de adjudicación y la publica en Guatecompras. Junta de Cotización 42 Resguarda el expediente a la espera de inconformidades a la adjudicación. 43 Revisa si hay inconformidades en Guatecompras. Si, notifica a la junta de cotización No, continua con el proceso 44 Responde a las inconformidades relacionadas con la adjudicación realizada. Traslada respuesta al Encargado de Concursos de 2 4

26 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) Ministro RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Cotización y Licitación. 45 Traslada expediente al Ministro para aprobación de lo actuado. APROBACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN 46 Verifica el expediente de cotización para aprobación o improbación. (Ver norma 23) Si, firma y sigue paso 49 No, devuelve a la Junta de Licitación para su revisión. Sigue paso 47 (Ver norma 22). La Junta de Cotización 47 Con las observaciones del Ministro confirma o modifica su decisión a través de Acta. 48 Traslada expediente al Ministro. Ministro 49 Recibe expediente para aprobación definitiva o para prescindir de la negociación. Jefe de 50 Recibe Acta de Adjudicación con resolución de aprobación para publicar en Guatecompras. 51 Archiva acta original en libro de hojas móviles y el duplicado de la resolución en el expediente. 52 Traslada expediente a Asesoría Jurídica para elaboración de proyecto de contrato. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO Asesoría Jurídica 53 Recibe expediente y elabora proyecto de contrato. 54 Traslada proyecto de contrato a la Administración General para aprobación. Administrador General 55 Revisa expediente y contrato para aprobación. Si, traslada contrato al Ministro para firma y elaboración del acuerdo de aprobación del contrato. No, devuelve a Asesoría Jurídica para correcciones. 56 Traslada expediente al Analista de Concursos de Cotización para publicar en Guatecompras Analista de Concursos de Cotización 57 Escanea contrato y acuerdo de aprobación para publicar en Guatecompras. PUBLICACIÓN Y ARCHIVO DEL CONTRATO Jefe de 58 Publica en Guatecompras contrato y aprobación del mismo. Administrador General 59 Traslada al Departamento de copia del oficio de envío del contrato a la Contraloría General de Cuentas para publicación en Guatecompras. Jefe de 60 Publica oficio de envío a la CGC en Guatecompras. 2 5

27 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Analista de Concursos de Cotización 61 Archiva expediente por número de NOG FIN DEL PROCEDIMIENTO

28 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código Páginas ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) Fecha Mayo 2,012 9 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los procedimientos eficientes y eficaces para realizar las compras de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de Licitación. De acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. En los procesos de Licitación que promuevan las diferentes Unidades Solicitantes, los formularios, bases y demás requisitos deben ser aprobados por el Ministro o un Viceministro según el caso, de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado. (Art. 9 numeral 3.1 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 2. El Departamento de recibirá únicamente los expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos establecidos en la Guía de Contenido del Expediente. (Ver anexo 9) 3. Previo a la solicitud de licitación, las Unidades Solicitantes deberán contar con la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 4. Toda solicitud de pedido debe ser llenada por la Unidad Solicitante, con base en el instructivo del formulario. (Ver anexo 3) 5. Cumplir con la Ley del ISR y del IVA y sus Reglamentos. Cualquier otra Ley que aplique y las Normas de control interno del Ministerio. 6. El Departamento de Presupuesto de la Administración Financiera, deberá consignar en la solicitud de pedido de la Unidad Solicitante la partida presupuestaria correspondiente a los bienes y/o servicios que se contratarán o adquirirán, proporcionándoles un reporte del saldo disponible por estructura programática y renglón, con firma y sello. 7. La Unidad Solicitante deberá conformar el expediente para realizar el concurso de contratación o adquisición de bienes, materiales, suministros o servicios por medio de Licitación, con la siguiente documentación: a. Oficio de traslado (disposición interna) b. Solicitud de pedido en original. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 2 7

29 c. Justificación de la contratación o adquisición que se desea hacer. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) d. Especificaciones generales. (Art. 19, numeral 2 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). e. Especificaciones técnicas. (Art. 19, numeral 3 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). Deben referirse al objeto de la adquisición y/o contratación. f. Disposiciones especiales (si las hubiere). (Art. 19, numeral 4, de la Ley de Contrataciones del Estado). Designación de quien emitirá el dictamen técnico (Art. 6, del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). g. Designación del Técnico (quién emitirá el dictamen técnico). h. Dictamen Técnico. (Art. 21 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art.6 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 8. El proyecto de bases de licitación y las bases de licitación definitivas, deberán ser elaboradas el Analista de Cotizaciones y Licitaciones conforme al contenido en la documentación que acompaña a la solicitud de pedido. 9. El proyecto de bases de licitación de las Unidades Solicitantes, deberá trasladarse a la Administración General para ser revisadas por los Analistas del Departamento de, y luego ser trasladadas a la Asesoría Jurídica para emitir opinión jurídica, previo a su publicación en el portal de Guatecompras. 10. El Departamento de requerirá al Administrador General el nombramiento de la Junta de Licitación. (Ver procedimiento ) 11. La Resolución de aprobación de bases definitivas la aprueba el Ministro para poder realizar la publicación en el portal de Guatecompras y el Diario Oficial de Centro América, de esta manera se convocan a los oferentes a presentar ofertas, dando cumplimiento al Art. 23 de la Ley de Contrataciones del Estado. 12. La Administración General deberá trasladar a las Unidades Solicitantes una copia del acuerdo de nombramiento de la Junta de Licitación, por lo menos con cuatro (4) días hábiles previos a la recepción de ofertas 13. El Departamento de deberá indicar en la solicitud de nombramiento de la Junta el número de NOG, el nombre del concurso, fecha y hora de recepción de ofertas. 14. El Departamento de llevará el control y tendrá la custodia de las hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación a través del Libro de Conocimiento, para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación. (Ver anexo 8) 2 8

30 15. La Junta de Licitación será la responsable de la custodia de las hojas que se les entreguen para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación del concurso, debiendo solicitar al Administrador General la certificación de la misma. 16. La Junta de Licitación para la elaboración del acta de recepción de ofertas solo tiene un día hábil para devolverla al Departamento de debidamente firmada por los integrantes. 17. La Junta de Licitación deberá trasladar el acta de recepción de ofertas al Departamento de para ser publicada en el portal de Guatecompras el día hábil siguiente de la apertura de ofertas, y la copia certificada deberá incluirla en el expediente. (Art.11, literales i y k de la resolución del Director de la Dirección Normativa de del Estado. Normas para el uso del sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado -Guatecompras-). 18. La Junta de Licitación dentro del tiempo que señalen las bases, adjudicará la negociación conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 19. Los integrantes de la Junta de Licitación, podrán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones. 20. La Junta de Licitación elaborará Acta de Adjudicación y solicitará Certificación al Administrador General. 21. Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la junta, solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco días calendario posterior a la publicación de la adjudicación en Guatecompras. 22. Tanto la Junta como la entidad contratante que reciba una inconformidad, debe responder a través de Guatecompras, en un plazo no mayor de cinco días calendario a partir de su presentación. 23. La Junta remitirá el expediente al Ministro para aprobar o improbar la adjudicación realizada dentro de los dos días hábiles siguientes, cumplidas las dos normas anteriores. 24. El Ministro tiene un plazo de cinco días hábiles para aprobar o improbar lo actuado por la junta. 25. De improbar el Ministro, lo actuado por la Junta, deberá devolver el expediente para su revisión dentro del plazo de 2 días hábiles posteriores de adoptada la decisión. 2 9

31 26. La Junta, con base a las observaciones formuladas por el Ministro, podrá confirmar o modificar su decisión original en forma razonada, dentro del plazo de cinco días hábiles de recibido el expediente; y hará la adjudicación que conforme a la Ley corresponda. 27. El Ministro dentro de los cinco días hábiles siguientes aprobará la decisión adoptada a que hace referencia la norma anterior o prescindirá de la negociación. 28. El plazo para la publicación en Guatecompras de la decisión a que hace referencia la norma 27, será de dos días hábiles luego de haber aprobado o prescindido de la negociación. 29. Las Unidades Solicitantes, deberán contemplar el Renglón Presupuestario para poder realizar el pago en efectivo al Diario Oficial de Centro América cuatro (4) días hábiles previos a la publicación de la convocatoria a licitación. 30. El Texto del arte para la publicación en el Diario Oficial de Centro América, lo realizará el Analista de Concursos de Cotización y Licitación/Encargado de de la Unidad Ejecutora, solicitando con oficio a Comunicación Social la elaboración del arte final por el periodo de un día hábil para la entrega. 31. La Junta de Licitación, es el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 32. La Junta de Licitación deberá estar integrada por cinco (5) personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 15 de Ley de Contrataciones del Estado) 33. La Auditoria Interna del Ministerio efectuará las fiscalizaciones de los Concursos de Licitación que realicen las Unidades Ejecutoras, en la forma que se considere pertinente. ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y TRASLADO DE LA SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Elabora la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 2 Adjunta documentación requerida para llevar a cabo el concurso de licitación. (Ver norma 1) 3 0

32 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Jefe de 3 Traslada expediente al Departamento de para revisar si está completo. 4 Asigna número correlativo al expediente. 5 Traslada el expediente al Analista de Concursos de Cotización y Licitación. ELABORACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN Jefe de 6 Verifica que la información contenida en el expediente cumpla con lo solicitado. Si, sigue paso 7 No, se devuelve a la Unidad Solicitante para realizar las correcciones. 7 Elabora proyecto de bases de licitación. 8 Traslada proyecto de bases de licitación al Administrador General para el traslado respectivo. OPINIÓN JURÍDICA Administrador General 9 Traslada al Departamento de Analista de Concursos de Cotización y Licitación para su revisión. 10 Verifica que el proyecto de bases de licitación contenga la documentación requerida en el anexo 9. Si, se traslada Asesoría Jurídica para emitir opinión. No, Devuelve a la Unidad Solicitante para corregirlas. Asesoría Jurídica 11 Verifica que la documentación y el proyecto de bases estén correctas. 12 Elabora opinión jurídica. 13 Traslada expediente con opinión Jurídica a la Unidad Ejecutora. Analista de Concursos de Cotización y Licitación Jefe de 14 Escanea documentos de licitación y proyecto de bases con opinión jurídica. 15 Traslada expediente al Jefe de para su publicación. PUBLICACIÓN DE PROYECTO DE BASES 16 Publica en Guatecompras el proyecto de bases. 17 Devuelve expediente al Analista de Concursos de Cotización y Licitación. 18 Revisa diariamente en el portal de Guatecompras si hay preguntas al proyecto de bases. (Tres días hábiles después de la publicación) e informa a la Unidad Solicitante para responder a las preguntas o 3 1

33 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Jefe de la Unidad Solicitante Jefe de Analista de Concursos de Cotización y Licitación inconformidades. 19 Gestiona la respuesta a las observaciones para que el Encargado de Concursos de Cotización y Licitación publique en Guatecompras las respuestas a las observaciones recibidas. 20 Entrega al Analista de Concursos de Cotización y Licitación, la constancia de publicación de respuestas para incorporar al expediente. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE BASES 21 Elabora providencia de traslado a Asesoría Jurídica para emitir resolución de aprobación de documentos de cotización. Asesoría Jurídica 22 Verifica que el expediente esté completo y correcto para elaborar resolución de aprobación de documentos de licitación. Si, sigue paso 23 No, devuelve a la Unidad Solicitante para las correcciones pertinentes. 23 Traslada la resolución de aprobación de documentos a la Administración General para firma del Ministro. Ministro 24 Revisa y firma resolución de aprobación de bases y documentos de licitación. Administrador General 25 Traslada resolución de aprobación de bases y los documentos de licitación para publicación. PUBLICACIÓN DE BASES DEFINITIVAS Analista de Concursos de Licitación y Cotización Jefe de Analista de Concursos de Licitación y Cotización 26 Elabora texto del arte para la publicación en el Diario Oficial de Centro América. 27 Traslada con oficio el texto del arte a Comunicación Social para elaboración de arte final. 28 Publica bases definitivas en el Portal de Guatecompras. 29 Devuelve expediente al Analista de Concursos de Cotización y Licitación para el resguardo durante cuarenta (40) días calendario para recibir ofertas. 30 Solicita al Diario de Centro América la publicación de la convocatoria a licitar. 28 Reserva salón para la recepción de ofertas. 29 Elabora oficio de notificación del salón para recepción de ofertas 3 2

34 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO 30 Elabora oficio de solicitud a la Administración General para el nombramiento de Junta de Licitación. Jefe de 31 Publica en Guatecompras notificación del salón para recepción de ofertas. Analista de Concursos de Cotización y Licitación 32 Coordina recepción de ofertas con Junta de Licitación. Junta de Licitación 33 Recibe ofertas y elabora acta de recepción de ofertas. 34 Traslada acta certificada de recepción de ofertas a la Unidad Solicitante para su publicación. (Ver norma 17) Jefe de 35 Publica en Guatecompras acta de recepción de ofertas. ADJUDICACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN Junta de Licitación 36 Incorpora al expediente copia del acta certificada de recepción de ofertas. 37 Archiva ofertas originales firmadas y foliadas en el expediente. 38 Analiza, califica y adjudica la negociación. 39 Elabora acta de adjudicación. 40 Solicita certificación del Acta de Adjudicación al Administrador General. (Ver norma 20) Jefe de 41 Recibe acta de adjudicación y la publica en Guatecompras. Junta de Licitación 42 Traslada el expediente a la Administración General a la espera de inconformidades a la adjudicación. 43 Revisa si hay inconformidades en Guatecompras. Si, notifica a la junta de licitación No, continua con el proceso 44 Responde a las inconformidades relacionadas con la adjudicación realizada. 45 Traslada respuesta al Jefe de para su publicación en Guatecompras. 46 Traslada expediente al Ministro para aprobación de lo actuado. APROBACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN Ministro 47 Verifica el expediente de Licitación para aprobación o improbación. (Ver norma 23) 3 3

35 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Si, firma y sigue paso 50 No, devuelve a la Junta de Licitación para su revisión. Sigue paso 47 (Ver norma 22). La Junta de Licitación 48 Con las observaciones del Ministro confirma o modifica su decisión a través de Acta. 49 Traslada expediente al Ministro. Ministro 50 Recibe expediente para aprobación definitiva o para prescindir de la negociación. Jefe de 51 Recibe Acta de Adjudicación con resolución de aprobación para publicar en Guatecompras. 52 Archiva acta original en libro de hojas móviles y el duplicado de la resolución en el expediente. 53 Traslada expediente a Asesoría Jurídica para elaboración de proyecto de contrato. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO Asesoría Jurídica 54 Recibe expediente y elabora proyecto de contrato. 55 Traslada proyecto de contrato a la Administración General para aprobación. Administrador General 56 Revisa expediente y contrato para aprobación. Si, traslada contrato al Ministro para firma y elaboración del acuerdo de aprobación del contrato. No, devuelve a Asesoría Jurídica para correcciones. 57 Traslada expediente al Analista de Concursos de Cotización y Licitación para publicar en Guatecompras Analista de Concursos de Cotización y Licitación 58 Escanea contrato para publicar en Guatecompras. PUBLICACIÓN Y ARCHIVO DEL CONTRATO Jefe de 59 Publica en Guatecompras contrato y aprobación del mismo. Administrador General 60 Traslada a la Unidad Solicitante copia del oficio de envío del contrato a la Contraloría General de Cuentas para publicación en Guatecompras. Jefe de 61 Publica contrato y acuerdo de aprobación del mismo en Guatecompras. Administrador General 62 Traslada al Departamento de copia del oficio de envío del contrato a la Contraloría General de Cuentas para publicación en Guatecompras. Jefe de 63 Publica oficio de envío a la CGC en Guatecompras. 3 4

36 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Analista de Concursos de Cotización 64 Archiva expediente por número de NOG FIN DEL PROCEDIMIENTO

37 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código Página NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN Fecha Mayo 2,012 2 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Definir los pasos a seguir para poder integrar y nombrar la Junta de Cotización, de acuerdo a las regulaciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Juntas de Cotización y Licitación, son el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 2. La Junta de Cotización deberá estar integrada por 3 personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 9, numeral 3.1 y 15 de Ley de Contrataciones del Estado y el Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) 3. El Departamento de solicitará a la Administración General el nombramiento de la Junta de Cotización, se elegirán un mínimo de 4 servidores públicos, (3 titulares y un suplente por cualquier eventualidad); quienes deberán tener conocimiento básico de la contratación o adquisición que realizarán. 4. El Departamento de, deberá contemplar que en la solicitud de nombramiento de la Junta de cotización se deberá consignar el número de NOG, el nombre del concurso, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas. 5. La Asesoría Jurídica de la Administración General, trasladará a la Junta de Cotización copia del acuerdo de nombramiento y copia de las bases, por lo menos con cuatro (4) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 6. La Asesoría Jurídica de la Administración General, trasladará al Jefe de, copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Cotización por lo menos con dos (2) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 7. Para todo Concurso de Cotización, los integrantes de la Junta, deberán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones a la Unidad Solicitante responsable del concurso. 3 6

38 NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Nombramiento de Junta de Cotización Jefe de 1 Solicita Junta de Cotización al Administrador General. (Ver norma 3) Administrador General 2 Propone al Ministro, el personal idóneo que integrará la Junta de Cotización. Administración General 3 Realiza Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Cotización. Aprobación de la Junta de Cotización Ministro 4 Aprueba nombramiento de la Junta de Cotización a través del Acuerdo Ministerial. Administración General 5 Notifica a los integrantes de Junta de Cotización sobre el nombramiento y les adjunta copia de bases de cotización. 6 Traslada al Jefe de una copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Cotización FIN DEL PROCEDIMIENTO

39 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código Página NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE LICITACIÓN Fecha Mayo 2,012 2 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Definir los pasos a seguir para poder integrar y nombrar la Junta de Licitación, de acuerdo a las regulaciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Juntas de Cotización y Licitación, son el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 2. La Junta de Licitación deberá estar integrada por 5 personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 9, numeral 3.1 y 15 de Ley de Contrataciones del Estado y el Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) 3. El Departamento de, solicitará a la Administración General el nombramiento de la Junta de Licitación, se eligirán un mínimo de 6 servidores públicos (5 titulares y un suplente); quienes deberán tener conocimiento básico de la contratación o adquisición que realizarán 4. El Departamento de, deberá contemplar que en la solicitud de nombramiento de la Junta de Licitación se deberá consignar el número de NOG, el nombre del concurso, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas. 5. La Administración General, trasladará a la Junta de Licitación copia del Acuerdo de nombramiento y copia de las bases, por lo menos con cinco (5) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 6. La Asesoría Jurídica de la Administración General, trasladará al Jefe de, copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Licitación por lo menos con dos (2) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 7. Para todo Concurso de Licitación, los integrantes de la Junta, deberán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones a la Unidad Solicitante responsable del concurso. 3 8

40 NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE LICITACIÓN RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Nombramiento de Junta de Licitación Jefe de 1 Solicita Junta de Licitación al Administrador General. (Ver norma 3) Administrador General 2 Propone al Ministro, el personal idóneo que integrará la Junta de Licitación. Administración General 3 Realiza Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Licitación. Aprobación de la Junta de Licitación Ministro 4 Aprueba nombramiento de la Junta de Licitación a través del Acuerdo Ministerial. Administración General 5 Notifica a los integrantes de Junta de Licitación sobre el nombramiento y les adjunta copia de Bases de Licitación. 6 Traslada al Jefe de una copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Licitación FIN DEL PROCEDIMIENTO

41 CAPÍTULO III PROCEDIMIENTOS DE UNIDADES EJECUTORAS CON UDDAF CLASE A y B 4 0

42 DMINISTRACION INTERNA Departamento de ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR COMPRA DIRECTA (Q0.01 HASTA Q90,000.00) Código 01 Páginas Fecha Mayo 2,012 5 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Ser una guía que oriente, facilite y agilice los procesos de compras directas, mediante la aplicación de las disposiciones legales establecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, así como regulaciones internas del Ministerio. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Previo a la solicitud de cotizaciones deberá contarse con la Solicitud de Pedido que realicen la Unidades Solicitantes. (Ver anexo 2) 2. Las cotizaciones deberán solicitarse vía telefónica, por fax ó correo electrónico, a los proveedores, las cuales podrán presentarse en original o forma electrónica, debiendo cumplir con los siguientes requerimientos: a. Dirigida a MAGA, con atención al Encargado de b. El número de identificación tributaria (NIT) del MAGA: c. Dirección: 7ª. Av , zona 13. d. La fecha de la cotización debe ser posterior a la fecha de la solicitud de pedido. e. Se deberá detallar en la cotización el bien o servicio a contratar colocando el producto, precio unitario y total. f. La cotización deberá reunir la siguiente información: - Nit, nombre, teléfono y dirección del proveedor. - Firmadas y selladas por el proveedor. g. Se recibirá la cotización electrónica siempre que reúna los siguientes requisitos: -Que sea remitida del correo de la empresa a la que se solicitó la cotización (adjuntar impresión de correo). h. Que la cotización sea recibida en un correo institucional (adjuntar impresión de correo). (Ver anexo 10) 3. Los datos consignados en las cotizaciones deben ser exactamente los mismos que están contenidos en la Solicitud de Pedido (Ver anexo 2). 4. Las cotizaciones deberán recibirse en el Formulario de Cotización establecido por, en forma original o electrónica, con firma y 4 1

43 sello del proveedor y cumpliendo con los siguientes requerimientos.(ver Anexo 11) 5. Se debe solicitar a los proveedores todos los artículos consignados en la solicitud de pedido. 6. Las compras o contrataciones de servicios varios por un monto de Q2,000.00, podrán hacerse directamente sin necesidad de cotizaciones. (Según circular No. UF-AC , de fecha 10 de junio 2011). (Ver anexo 6) 7. Si la compra es entre Q2, hasta Q14, se deben se deberán considerar los siguientes incisos : c. obtener dos (2) cotizaciones, las cuales deben presentarse en el Formulario de Cotización. (Ver anexo 11) d. La cotización que cumpla con las especificaciones requeridas, según cuadro comparativo, deberá ser autorizada por el Encargado de en las Unidades Ejecutoras. 8. Si la compra es entre Q15, hasta Q90,000.00, se deberán considerar los siguientes incisos: a. Se deberán adjuntar tres (3) cotizaciones y la cotización que cumpla con las especificaciones requeridas, según cuadro comparativo, deberá ser autorizada por el Titular de la Unidad Ejecutora. b. Previo a hacer el pedido al proveedor autorizado, se debe generar la cabecera de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), la cual debe ser aprobada en el SIGES (Según Decreto , artículo 66, de fecha 21 de diciembre 2010 y Decreto Art. 20). c. Se debe trasladar una solicitud por escrito a la Administración Financiera para aprobación, registro, solicitud y aprobación de la CDP, adjuntando lo siguiente: Copia de constancia de disponibilidad presupuestaria (CDP); Copia de solicitud de pedido; Cotización autorizada, y; Las demás cotizaciones recibidas. d. Se debe hacer el pedido al proveedor y solicitar la factura, la cual debe presentarla al momento del ingreso de los bienes y/o suministros para su debido registro y autorización. Conteniendo la siguiente información: 4 2

44 A nombre de: Ministerio de Agricultura, Ganadería y o abreviado MAGA. Con número de Identificación Tributaria (NIT): Dirección: 7ª. Avenida Zona 13. Si es Factura cambiaria, se debe adjuntar el Recibo de Caja. La fecha de la factura debe de ser posterior a la fecha en que se autoriza la cotización. La factura deberá presentarse con firma y sello de cancelado. El monto debe de ser consignado en letras y en números, conteniendo precio unitario y precio total del producto, bien o servicio. La factura debe de ser razonada por la Unidad Solicitante en la parte posterior, conteniendo lo siguiente: razón de la compra, firma y sello del Director de la Unidad Solicitante. Cumplir con la Ley del ISR y del IVA y sus Reglamentos. Cualquier otra Ley que aplique y las Normas de control interno del Ministerio. En las facturas se deberá de contemplar el monto incluyendo el IVA. e. Se debe registrar en el SIGES la información para generar la orden de compra y obtener las firmas respectivas (en físico y electrónico) (Ver anexo 7) f. La documentación de soporte deberá trasladarse al Encargado de Contabilidad, ordenada cronológicamente, completa y foliada. El expediente debe de contener lo siguiente: Solicitud de Pedido Cotización original o electrónica autorizada Cotizaciones en original o electrónicas Cuadro comparativo Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- (cuando aplique) Orden de Compra Factura razonada y firmada por: Titular de la Unidad Solicitante y Auxiliar de Almacén. Recibo de caja (si es factura cambiaria) Orden de trabajo (en casos de reparaciones) Constancia de ingreso de Almacén e Inventarios debidamente firmados y sellados, (Bienes inventariables, grupo 3 firma del jefe de inventarios). g. La documentación no debe tener alternaciones, tachones, manchas, borrones ni deterioro de la misma. 4 3

45 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR COMPRA DIRECTA (Q0.01 HASTA Q90,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Entrega solicitud de pedido al Encargado de. Encargado de Auxiliar de Encargado de Técnico o Auxiliar de Encargado de Presupuesto Técnico o Auxiliar de Encargado de 2 Revisa que la solicitud de pedido esté correctamente llena, de acuerdo a las instrucciones de la misma. 3 Traslada solicitud de pedido al Auxiliar para solicitar cotizaciones. SOLICITUD DE COTIZACIONES 4 Solicita cotizaciones en formulario de cotización (Ver anexo 11) 5 Verifica cotizaciones y elabora cuadro comparativo (cuando aplique). 6 Traslada cuadro comparativo al Encargado de para su aprobación. APROBACIÓN DE COTIZACIÓN 7 Analiza el cuadro comparativo, autorizando la cotización. 8 Devuelve cuadro comparativo al Técnico o Auxiliar con cotización autorizada. 9 Elabora cabecera de CDP en SIGES. 10 Elabora oficio para registro, solicitud y aprobación de CDP con firma del Encargado de Contrataciones y. 11 Traslada oficio al Encargado de Presupuesto para registro, solicitud y aprobación de CDP. (Ver norma 9, inciso d) 12 Revisa CDP en sistema SIGES para registro, solicitud y aprobación. Si, sigue paso 13 No, devuelve para correcciones PEDIDO AL PROVEEDOR 13 Hace el pedido al proveedor. 14 Traslada al Auxiliar de Almacén copia de solicitud de pedido en color, especificaciones técnicas y cotización autorizada. 15 Traslada expediente al Encargado de. 16 Hace registro en SIGES y genera orden de compra. 17 Firma orden de compra. 4 4

46 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR COMPRA DIRECTA (Q0.01 HASTA Q90,000.00) 18 Traslada orden de compra al Titular de la Unidad Ejecutora para aprobación de la orden de compra en SIGES. AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Titular de la Unidad Ejecutora Auxiliar de 19 Autoriza orden de compra en SIGES. 20 Devuelve orden de compra al Encargado de. 21 Saca fotocopias al expediente completo. 22 Traslada al Auxiliar de Contabilidad expediente completo para generar CUR. Auxiliar de Contabilidad 23 Revisa expediente y genera CUR de compromiso para aprobación. Si, aprueba No, devuelve a la Unidad Solicitante para que realicen correcciones. LIQUIDACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Técnico o Auxiliar de Encargado de Auxiliar de 24 Revisa que toda la documentación de soporte esté correcta. Si, traslada orden de compra al Encargado de para liquidación. No, devuelve a la Unidad Solicitante para que realice correcciones. 25 Registra y solicita liquidación de orden de compra en SIGES, requiriendo firma física del Encargado de. 26 Traslada liquidación de orden de compra al Encargado de para autorización. 27 Autoriza en SIGES la orden de compra, firma y sella liquidación. APROBACIÓN Y ARCHIVO DE ORDEN DE COMPRA 28 Liquida y saca copia de la liquidación de la orden de compra. 29 Traslada liquidación al Departamento de Contabilidad para generar CUR devengado. 30 Escanea factura mayores a Q10, y la publica en Guatecompras. 31 Archiva por número correlativo la liquidación de orden de compra y reporte de publicación de la factura que genera Guatecompras FIN DEL PROCEDIMIENTO

47 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código 02 Páginas ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO Fecha Marzo 2,012 3 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer la descripción del proceso de Adquisición de Bienes, Materiales y Suministros por Contrato Abierto, celebrados entre el Estado de Guatemala y determinadas empresas para la provisión de bienes y suministros, con el fin de orientar y facilitar a los servidores públicos que realizan esta actividad en las UDDAF Clase A y B para el logro de sus objetivos. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las compras por Contratos Abiertos están reguladas por el artículo 46 del Decreto del Congreso de la República, Ley de Contrataciones del Estado, y por el artículo 25 del Acuerdo Gubernativo , Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Ambos documentos se encuentran disponibles para consultas en el portal de GUATECOMPRAS en la opción Normas sobre Compras. 2. El Ministerio comprará en forma directa y sin necesidad de realizar licitaciones ni cotizaciones, cuando la cantidad de producto que se necesita se encuentre disponibles en un Contrato Abierto, sin límites de montos y estos sean aprobados por la autoridad competente. 3. Los medicamentos, no pueden comprarse por otra vía que no sea por medio de Contrato Abierto, aunque la institución haya obtenido precios y condiciones más favorables. 4. Los bienes y suministros pueden comprarse fuera del contrato abierto, solamente si los precios obtenidos por otra vía son más bajos y siempre y cuando las demás condiciones sean iguales o mejores que las del contrato abierto. ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Entrega al Encargado de la solicitud de pedido. Encargado de 2 Recibe solicitud de pedido y revisa que esté 4 6

48 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Técnico o Auxiliar de Encargado de correctamente llena, de acuerdo a las instrucciones de la misma. (Ver anexo 2) 3 Traslada Solicitud de Pedido al Técnico o Auxiliar para revisar si el producto requerido está en contrato abierto. VERIFICACIÓN DE EXISTENCIA DE PRODUCTO 4 Revisa contrato abierto para verificar si existe el producto. Si, imprime hoja donde aparece producto solicitado. No, se realiza el procedimiento por compra directa. 5 Traslada copia al Encargado de. 6 Traslada al Jefe UDDAF copia original de solicitud de pedido y copia de contrato abierto para autorización de la compra. Jefe UDDAF 7 Revisa original de solicitud de pedido y compra de contrato abierto para aprobación de la compra. Técnico o Auxiliar de Encargado de Programación y Presupuesto Técnico o Auxiliar de Encargado de 8 Genera cabecera de la CDP en SIGES. 9 Elabora solicitud para aprobación de CDP con firma del Encargado de. 10 Traslada al Encargado de Programación y Presupuesto para aprobación de CDP. (Ver norma 9, inciso d) 11 Revisa CDP en SIGES para aprobación. Si, sigue paso 12 No, devuelve para correcciones. REALIZACIÓN DEL PEDIDO 12 Hace el pedido al proveedor. 13 Traslada al Auxiliar de Almacén copia de solicitud de pedido, especificaciones técnicas y copia de contrato abierto. 14 Hace registro en SIGES y genera orden de compra. Traslada orden de compra al Encargado de para firma. 15 Revisa y firma orden de compra. 16 Traslada orden de compra Titular de la Unidad Ejecutora para su aprobación. AUTORIZACIÓN ORDEN DE COMPRA Titular de la Unidad 19 Autoriza orden de compra en SIGES. 4 7

49 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES Y SUMINISTROS POR CONTRATO ABIERTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Ejecutora 20 Devuelve orden de compra al Auxiliar de. Auxiliar de 21 Recibe orden de compra y saca fotocopias al expediente completo. 22 Traslada al Encargado de Contabilidad expediente Encargado de Contabilidad Encargado de Técnico o Auxiliar de Encargado de Auxiliar de para generar CUR. 23 Revisa expediente y genera CUR de compromiso para aprobación. Si, aprueba No, devuelve al Encargado de para que realicen correcciones. AUTORIZACIÓN DE ORDEN DE COMPRA 24 Revisa que toda la documentación de soporte esté correcta. Si, traslada a Técnico o Auxiliar de para liquidación. No, devuelve a la Unidad Solicitante para que realice correcciones. 25 Genera liquidación y solicita firma del Encargado de. 26 Traslada liquidación al Encargado de. 27 Autoriza en SIGES, firma y sella liquidación. 28 Devuelve liquidación autorizada al Encargado de para trasladarlo al Encargado de Contabilidad para que genere el CUR de devengado. 29 Escanea factura mayor a Q10, y la publica en Guatecompras. 30 Archiva por número correlativo la liquidación de orden de compra y reporte de publicación de la factura que genera Guatecompras FIN DEL PROCEDIMIENTO

50 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código 03 Páginas ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) Fecha Mayo 2,012 7 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los procedimientos eficientes y eficaces para realizar las compras de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de cotización. De acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. En los procesos de Cotización que promuevan las diferentes Unidades Ejecutoras, los formularios, bases y demás requisitos deben ser aprobados por el Ministro o un Viceministro según el caso, de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado. (Art. 9 numeral 3.1 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 2. El Encargado de recibirá únicamente los expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos establecidos en la Guía de Contenido del Expediente. (Ver anexo 9) 3. Previo a la solicitud de cotizaciones, las Unidades Solicitantes deberán contar con la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 4. Toda solicitud de pedido debe ser llenada por la Unidad Solicitante, con base en el instructivo incluido en el reverso del formulario. (Ver anexo 3) 5. Cumplir con la Ley del ISR y del IVA y sus Reglamentos. Cualquier otra Ley que aplique y las Normas de control interno del Ministerio. 6. El Encargado de Presupuesto, deberá consignar en la solicitud de pedido de la Unidad Solicitante la partida presupuestaria correspondiente a los bienes y/o servicios que se contratarán o adquirirán, proporcionándoles un reporte del saldo disponible por estructura programática y renglón, con firma y sello. 7. La Unidad Solicitante deberá conformar el expediente para realizar el concurso de contratación o adquisición de bienes, materiales, suministros o servicios por medio de cotización, con la siguiente documentación: a. Oficio de traslado (disposición interna) b. Solicitud de pedido en original. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 4 9

51 c. Justificación de la contratación o adquisición que se desea hacer. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) d. Especificaciones generales. (Art. 19, numeral 2 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). e. Especificaciones técnicas. (Art. 19, numeral 3 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). Deben referirse al objeto de la adquisición y/o contratación. f. Disposiciones especiales (si las hubiere). (Art. 19, numeral 4, de la Ley de Contrataciones del Estado). Designación de quien emitirá el dictamen técnico (Art. 6, del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). g. Designación del Técnico (quién emitirá el dictamen técnico). h. Dictamen Técnico. (Art. 21 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 6 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 8. El proyecto de bases de cotización y las bases de cotización definitivas, deberán ser elaboradas por el Encargado de y Contrataciones, conforme al contenido en la documentación que acompaña a la solicitud de pedido. 9. El proyecto de bases de cotización de las Unidades Ejecutoras deberá trasladarse a la Administración General para ser revisadas por los Analistas del Departamento de, y luego ser trasladadas a la Asesoría Jurídica para emitir opinión jurídica, previo a su publicación en el portal de Guatecompras. 10. Las Unidades Ejecutoras solicitarán al Administrador General el nombramiento de la Junta de Cotización. (Ver procedimiento 05) 11. La Administración General deberá trasladar a las Unidades Ejecutoras una copia del acuerdo de nombramiento de la Junta de Cotización, por lo menos con cuatro (4) días hábiles previos a la recepción de ofertas 12. La Unidad Ejecutora deberá indicar en la solicitud de nombramiento de la Junta el número de NOG, el nombre del concurso, fecha y hora de recepción de ofertas. 13. El Departamento de llevará el control y tendrá la custodia de las hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación a través del Libro de Conocimiento, para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación. (Ver anexo 8) 14. La Junta de Cotización será la responsable de la custodia de las hojas que se les entreguen para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación del concurso, debiendo solicitar al Administrador General la certificación de la misma. 5 0

52 15. La Junta de Cotización para la elaboración del acta de recepción de ofertas solo tiene un día hábil para devolverla al Encargado de debidamente firmada por los integrantes. 16. La Junta de Cotización deberá trasladar el acta de recepción de ofertas a las Unidades Ejecutoras para ser publicada en el portal de Guatecompras el día hábil siguiente de la apertura de ofertas, y la copia certificada deberá incluirla en el expediente. (Art.11, literales i y k de la resolución del Director de la Dirección Normativa de del Estado. Normas para el uso del sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado - Guatecompras-). 17. Los integrantes de la Junta de Cotización, podrán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones. 18. La Junta de Cotización dentro del tiempo que señalen las bases, adjudicará la negociación conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 19. La Junta de Cotización elaborará Acta de Adjudicación y solicitará Certificación al Administrador General. 20. Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la junta, solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco días calendario posterior a la publicación de la adjudicación en Guatecompras. 21. Tanto la junta como la entidad contratante que reciba una inconformidad, debe responder a través de Guatecompras, en un plazo no mayor de cinco días calendario a partir de su presentación. 22. La Junta remitirá el expediente al Ministro para aprobar o improbar la adjudicación realizada dentro de los dos días hábiles siguientes, cumplidas las dos normas anteriores. 23. El Ministro tiene un plazo de cinco días hábiles para aprobar o improbar lo actuado por la junta. 24. La Junta de Cotización, es el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 25. La Junta de Cotización deberá estar integrada por tres (3) personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 15 de Ley de Contrataciones del Estado) 5 1

53 26. La Auditoria Interna del Ministerio efectuará las fiscalizaciones de los Concursos de Cotización que realicen las Unidades Ejecutoras, en la forma que se considere pertinente. ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y TRASLADO DE LA SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Elabora la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 2 Adjunta documentación requerida para llevar a cabo el concurso de cotización. (Ver norma 1) 3 Traslada expediente al Encargado de para revisar si está completo. ELABORACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN Encargado de 4 Asigna número correlativo al expediente. 5 Verifica que la información contenida en el expediente cumpla con lo solicitado. Si, sigue paso 6 No, se devuelve a la Unidad Solicitante para realizar las correcciones. 6 Elabora proyecto de bases de cotización. 7 Traslada proyecto de bases de cotización al Administrador General para el traslado respectivo. OPINIÓN JURÍDICA Administrador General 8 Traslada al Departamento de Analista de Concursos de Cotización y Licitación para su revisión. 9 Verifica que las bases de cotización contengan la documentación requerida en el anexo 9. Si, se traslada Asesoría Jurídica para emitir opinión. No, Devuelve a la Unidad Ejecutora para corregirlas. Asesoría Jurídica 10 Verifica que la documentación y bases estén correctas. 11 Elabora opinión jurídica. 12 Traslada expediente con opinión Jurídica a la Unidad Ejecutora. Auxiliar de 13 Escanea documentos de cotización y proyecto de bases con opinión jurídica. 14 Traslada expediente al Encargado de Adquisidores. PUBLICACIÓN DE PROYECTO DE BASES Encargado de 15 Publica en Guatecompras el proyecto de bases. 5 2

54 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Cotizaciones y Jefe de la Unidad Solicitante Encargado de Técnico o Auxiliar de 16 Devuelve expediente al Técnico o Auxiliar de Adquisidores 17 Revisa diariamente en el portal de Guatecompras si hay preguntas al proyecto de bases. (Tres días hábiles después de la publicación) e informa a la Unidad Solicitante para responder a las preguntas o inconformidades. 18 Gestiona la respuesta a las observaciones para que el Encargado de publique en Guatecompras las respuestas a las observaciones recibidas. 19 Entrega al Técnico o Auxiliar de, la constancia de publicación de respuestas para incorporar al expediente. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE BASES 20 Elabora providencia de traslado a Asesoría Jurídica para emitir resolución de aprobación de documentos de cotización. Asesoría Jurídica 21 Verifica que el expediente esté completo y correcto para elaborar resolución de aprobación de documentos de cotización. Si, sigue paso 23 No, devuelve a la Unidad Ejecutora para las correcciones pertinentes. 22 Traslada la resolución de aprobación de documentos a la Administración General para firma del Ministro. Ministro 23 Revisa y firma resolución de aprobación de bases y documentos de cotización. PUBLICACIÓN DE BASES DEFINITIVAS Asesoría Jurídica 24 Traslada expediente al encargado de para publicación de bases definitivas. Encargado de 25 Publica bases de cotización definitivas y documentación requerida por el sistema Guatecompras. 26 Devuelve expediente al Técnico o Auxiliar de para el resguardo durante ocho (08) días hábiles para recibir ofertas. RECEPCIÓN DE OFERTAS 5 3

55 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Técnico o Auxiliar de Encargado de Técnico o Auxiliar de 27 Reserva salón para la recepción de ofertas. 28 Elabora oficio de notificación del salón para recepción de ofertas 29 Elabora oficio de solicitud a la Administración General para el nombramiento de Junta de Cotización. 30 Publica en Guatecompras notificación del salón para recepción de ofertas. 31 Coordina recepción de ofertas con Junta de Cotizaciones. Junta de Cotización 32 Recibe ofertas y elabora acta de recepción de ofertas. 33 Traslada acta certificada de recepción de ofertas a la Unidad Ejecutora para su publicación. (Ver norma 16) Encargado de 34 Publica en Guatecompras acta de recepción de ofertas. ADJUDICACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN Junta de Cotización 35 Incorpora al expediente copia de acta certificada. 36 Archiva ofertas originales firmadas y foliadas en el expediente. 37 Analiza, califica y adjudica la negociación. 38 Elabora acta de adjudicación. 39 Solicita certificación del Acta de Adjudicación al Administrador General. (Ver norma 19) Encargado de 40 Recibe acta de adjudicación y la publica en Guatecompras. Junta de Cotización 41 Traslada el expediente a la Administración General a la espera de inconformidades a la adjudicación. 42 Revisa si hay inconformidades en Guatecompras. Si, notifica a la junta de cotización No, continua con el proceso 43 Responde a las inconformidades relacionadas con la adjudicación realizada. 44 Traslada respuesta al Encargado de Contrataciones y para su publicación. 5 4

56 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR COTIZACIÓN (Q90, HASTA Q900,000.00) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO 45 Traslada expediente al Ministro para aprobación de lo actuado. APROBACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN Ministro 46 Verifica expediente de la Cotización para aprobación o improbación. (Ver norma 23) Si, firma No, devuelve a la Junta de Cotización. (Ver norma 22). Encargado de 47 Recibe Acta de Adjudicación con resolución de aprobación para publicar en Guatecompras. 48 Archiva acta original en libro de hojas móviles y el duplicado de la resolución en el expediente. 49 Traslada expediente a Asesoría Jurídica para elaboración de proyecto de contrato. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO Asesoría Jurídica 50 Recibe expediente y elabora proyecto de contrato. 51 Traslada proyecto de contrato a la Administración General para aprobación. Administrador General 52 Revisa expediente y contrato para aprobación. Si, traslada contrato al Ministro para firma y elaboración del acuerdo de aprobación del contrato. No, devuelve a Asesoría Jurídica para correcciones. 53 Traslada expediente al Técnico o Auxiliar de para publicar en Guatecompras Técnico o Auxiliar de Encargado de Cotizaciones y 54 Escanea contrato para publicar en Guatecompras. PUBLICACIÓN Y ARCHIVO DEL CONTRATO 55 Publica en Guatecompras contrato y aprobación del mismo. Administrador General 56 Traslada a la Unidad Ejecutora copia del oficio de envío del contrato a la Contraloría General de Cuentas para publicación en Guatecompras. Encargado de Técnico o Auxiliar de 57 Publica contrato en Guatecompras. 58 Archiva expediente por número de NOG FIN DEL PROCEDIMIENTO

57 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código 04 Páginas ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) Fecha Mayo 2,012 9 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Establecer los procedimientos eficientes y eficaces para realizar las compras de bienes y/o la contratación de servicios a través de la modalidad de Licitación en las UDDAF. De acuerdo a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. En los procesos de Licitación que promuevan las diferentes Unidades Ejecutoras, los formularios, bases y demás requisitos deben ser aprobados por el Ministro o un Viceministro según el caso, de acuerdo con la Ley de Contrataciones del Estado. (Art. 9 numeral 3.1 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 2. El Técnico o Auxiliar de recibirá únicamente los expedientes que cumplan con los primeros ocho requisitos establecidos en la Guía de Contenido del Expediente. (Ver anexo 9) 3. Previo a la solicitud de licitación, las Unidades Solicitantes deberán contar con la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 4. Toda solicitud de pedido debe ser llenada por la Unidad Solicitante, con base en el instructivo del formulario. (Ver anexo 3) 5. Cumplir con la Ley del ISR y del IVA y sus Reglamentos. Cualquier otra Ley que aplique y las Normas de control interno del Ministerio. 6. El Encargado de Presupuesto, deberá consignar en la solicitud de pedido de la Unidad Solicitante la partida presupuestaria correspondiente a los bienes y/o servicios que se contratarán o adquirirán, proporcionándoles un reporte del saldo disponible por estructura programática y renglón, con firma y sello. 7. La Unidad Solicitante deberá conformar el expediente para realizar el concurso de contratación o adquisición de bienes, materiales, suministros o servicios por medio de Licitación, con la siguiente documentación: a. Oficio de traslado (disposición interna) b. Solicitud de pedido en original. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 5 6

58 c. Justificación de la contratación o adquisición que se desea hacer. (Art. 15 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) d. Especificaciones generales. (Art. 19, numeral 2 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). e. Especificaciones técnicas. (Art. 19, numeral 3 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). Deben referirse al objeto de la adquisición y/o contratación. f. Disposiciones especiales (si las hubiere). (Art. 19, numeral 4, de la Ley de Contrataciones del Estado). Designación de quien emitirá el dictamen técnico (Art. 6, del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). g. Designación del Técnico (quién emitirá el dictamen técnico). h. Dictamen Técnico. (Art. 21 de la Ley de Contrataciones del Estado y Art.6 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado). 8. El proyecto de bases de licitación y las bases de licitación definitivas, deberán ser elaboradas por el Encargado de, conforme al contenido en la documentación que acompaña a la solicitud de pedido. 9. El proyecto de bases de licitación de las Unidades Ejecutoras deberá trasladarse a la Administración General para ser revisadas por los Analistas del Departamento de, y luego ser trasladadas a la Asesoría Jurídica para emitir opinión jurídica, previo a su publicación en el portal de Guatecompras. 10. Las Unidades Ejecutoras solicitarán al Administrador General el nombramiento de la Junta de Licitación. (Ver procedimiento 06) 11. La Administración General deberá trasladar al Encargado de una copia del acuerdo de nombramiento de la Junta de Licitación, por lo menos con cuatro (4) días hábiles previos a la recepción de ofertas 12. El Encargado de deberá indicar en la solicitud de nombramiento de la Junta el número de NOG, el nombre del concurso, fecha y hora de recepción de ofertas. 13. El Departamento de llevará el control y tendrá la custodia de las hojas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas de la Nación a través del Libro de Conocimiento, para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación. (Ver anexo 8) 14. La Junta de Licitación será la responsable de la custodia de las hojas que se les entreguen para la elaboración de las actas de recepción y adjudicación del concurso, debiendo solicitar al Administrador General la certificación de la misma. 5 7

59 15. La Junta de Licitación para la elaboración del acta de recepción de ofertas solo tiene un día hábil para devolverla al Encargado de debidamente firmada por los integrantes. 16. La Junta de Licitación deberá trasladar el acta de recepción de ofertas al Encargado de para ser publicada en el portal de Guatecompras el día hábil siguiente de la apertura de ofertas, y la copia certificada deberá incluirla en el expediente. (Art.11, literales i y k de la resolución del Director de la Dirección Normativa de del Estado. Normas para el uso del sistema de información de contrataciones y adquisiciones del Estado -Guatecompras-). 17. La Junta de Licitación dentro del tiempo que señalen las bases, adjudicará la negociación conforme a lo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. 18. La Junta de Licitación elaborará Acta de Adjudicación y solicitará Certificación al Administrador General. 19. Los integrantes de la Junta de Licitación, podrán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones. 20. Las inconformidades relacionadas con la adjudicación de la junta, solo pueden presentarse dentro del plazo de cinco días calendario posterior a la publicación de la adjudicación en Guatecompras. 21. Tanto la junta como la entidad contratante que reciba una inconformidad, debe responder a través de Guatecompras, en un plazo no mayor de cinco días calendario a partir de su presentación. 22. La Junta remitirá el expediente al Ministro para aprobar o improbar la adjudicación realizada dentro de los dos días hábiles siguientes, cumplidas las dos normas anteriores. 23. El Ministro tiene un plazo de cinco días hábiles para aprobar o improbar lo actuado por la junta. 24. De improbar el Ministro, lo actuado por la Junta, deberá devolver el expediente para su revisión dentro del plazo de 2 días hábiles posteriores de adoptada la decisión. 25. La Junta, con base a las observaciones formuladas por el Ministro, podrá confirmar o modificar su decisión original en forma razonada, dentro del plazo de cinco días hábiles de recibido el expediente; y hará la adjudicación que conforme a la Ley corresponda. 5 8

60 26. El Ministro dentro de los cinco días hábiles siguientes aprobará la decisión adoptada a que hace referencia la norma anterior o prescindirá de la negociación. 27. El plazo para la publicación en Guatecompras de la decisión a que hace referencia la norma 27, será de dos días hábiles luego de haber aprobado o prescindido de la negociación. 28. La Resolución de aprobación de bases definitivas la aprueba el Ministro para poder realizar la publicación en el portal de Guatecompras y el Diario Oficial de Centro América, de esta manera se convocan a los oferentes a presentar ofertas, dando cumplimiento al Art. 23 de la Ley de Contrataciones del Estado. 29. Las Unidades Solicitantes, deberán contemplar el Renglón Presupuestario para poder realizar el pago en efectivo al Diario Oficial de Centro América cuatro (4) días hábiles previos a la publicación de la convocatoria a licitación. 30. El Texto del arte para la publicación en el Diario Oficial de Centro América, lo realizará el Encargado de de la Unidad Ejecutora, solicitando con oficio a Comunicación Social la elaboración del arte final por el periodo de un día hábil para la entrega. 31. La Junta de Licitación, es el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 32. La Junta de Licitación deberá estar integrada por cinco (5) personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 15 de Ley de Contrataciones del Estado) 33. La Auditoria Interna del Ministerio efectuará las fiscalizaciones de los Concursos de Licitación que realicen las Unidades Ejecutoras, en la forma que se considere pertinente. ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y TRASLADO DE LA SOLICITUD DE PEDIDO Unidad Solicitante 1 Elabora la solicitud de pedido. (Ver anexo 2) 2 Adjunta documentación requerida para llevar a cabo el concurso de licitación. (Ver norma 1) 3 Traslada expediente al Encargado de para revisar si está 5 9

61 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO completo. ELABORACIÓN DE BASES DE COTIZACIÓN Encargado de 4 Recibe expediente y asigna número correlativo al expediente. 5 Verifica que la información contenida en el expediente cumpla con lo solicitado. Si, sigue paso 6 No, se devuelve a la Unidad Solicitante para realizar las correcciones. 6 Elabora proyecto de bases de licitación. 7 Traslada proyecto de bases de licitación al Administrador General. OPINIÓN JURÍDICA Administrador General 8 Traslada al Departamento de para su revisión. Analista de Concursos de Cotización y Licitación 9 Verifica que el proyecto de bases de licitación contenga la documentación requerida en el anexo 8. Si, se traslada Asesoría Jurídica para emitir opinión. No, Devuelve a la Unidad Ejecutora para corregirlas. Asesoría Jurídica 10 Verifica que la documentación y proyecto de bases estén correctas. 11 Elabora opinión jurídica. 12 Traslada expediente con opinión Jurídica al Encargado de. Técnico o Auxiliar de Encargado de Jefe de la Unidad Solicitante 13 Escanea documentos de licitación y proyecto de bases con opinión jurídica. 14 Traslada expediente al Encargado de Adquisidores. PUBLICACIÓN DE PROYECTO DE BASES 15 Publica en Guatecompras el proyecto de bases. 16 Devuelve expediente al Técnico o Auxiliar de Adquisidores 17 Revisa diariamente en el portal de Guatecompras si hay preguntas al proyecto de bases. (Tres días hábiles después de la publicación) e informa a la Unidad Solicitante para responder a las preguntas u observaciones. 18 Gestiona la respuesta a las observaciones para que el Encargado de 6 0

62 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Encargado de Técnico o Auxiliar de publique en Guatecompras las respuestas a las observaciones recibidas. 19 Entrega al Técnico o Auxiliar de, la constancia de publicación de respuestas para incorporar al expediente. RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE BASES 20 Elabora providencia de traslado a Asesoría Jurídica para emitir resolución de aprobación de documentos de cotización. Asesoría Jurídica 21 Verifica que el expediente esté completo y correcto para elaborar resolución de aprobación de documentos de licitación. Si, sigue paso 22 No, devuelve a la Unidad Ejecutora para las correcciones pertinentes. 22 Traslada la resolución de aprobación de documentos a la Administración General para firma del Ministro. Ministro 23 Revisa y firma resolución de aprobación de bases y documentos de licitación. Administrador General 24 Traslada resolución de aprobación de bases y los documentos de licitación para publicación. PUBLICACIÓN DE BASES DEFINITIVAS Encargado de Técnico o Auxiliar de 25 Elabora texto del arte para la publicación en el Diario de Centro América. 26 Traslada con oficio el texto del arte a Comunicación Social para elaboración de arte final. 27 Publica bases definitivas en el Portal de Guatecompras. 28 Devuelve expediente al Técnico o Auxiliar de para el resguardo durante cuarenta (40) días calendario para recibir ofertas. 29 Solicita al Diario de Centro América la publicación de la convocatoria a licitar. 30 Reserva salón para la recepción de ofertas. 31 Elabora oficio de notificación del salón para recepción de ofertas 32 Elabora oficio de solicitud a la Administración General para el nombramiento de Junta de Licitación. 6 1

63 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Encargado de Técnico o Auxiliar de 33 Publica en Guatecompras notificación del salón para recepción de ofertas. 34 Coordina recepción de ofertas con Junta de Cotizaciones. Junta de Cotización 35 Recibe ofertas y elabora acta de recepción de ofertas. 36 Traslada acta certificada de recepción de ofertas a la Unidad Ejecutora para su publicación. (Ver norma 16) Encargado de 37 Publica en Guatecompras acta de recepción de ofertas. ADJUDICACIÓN DE LA NEGOCIACIÓN Junta de Licitación 38 Incorpora al expediente copia de acta certificada. 39 Archiva ofertas originales firmadas y foliadas en el expediente. 40 Analiza, califica y adjudica la negociación. 41 Elabora acta de adjudicación. 42 Solicita certificación del Acta al Administrador General. (Ver norma 19) Encargado de 43 Recibe acta de adjudicación y la publica en Guatecompras. Junta de Licitación 44 Traslada a la Administración General el expediente a la espera de inconformidades a la adjudicación. 45 Revisa si hay inconformidades en Guatecompras. Si, notifica a la junta de licitación No, continua con el proceso 46 Responde a las inconformidades relacionadas con la adjudicación realizada. 47 Traslada respuesta al Encargado de Contrataciones y para su publicación en Guatecompras. 48 Traslada expediente al Ministro para aprobación de lo actuado. APROBACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN Ministro 49 Verifica el expediente de Licitación para aprobación o improbación. (Ver norma 23) 6 2

64 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Si, firma y sigue paso 50 No, devuelve a la Junta de Licitación para su revisión. Sigue paso 47 (Ver norma 22). La Junta de Licitación 50 Con las observaciones del Ministro confirma o modifica su decisión a través de Acta. 51 Traslada expediente al Ministro. Ministro 52 Recibe expediente para aprobación definitiva o para prescindir de la negociación. Encargado de 53 Recibe Acta de Adjudicación con resolución de aprobación para publicar en Guatecompras. 54 Archiva acta original en libro de hojas móviles y el duplicado de la resolución en el expediente. 55 Traslada expediente a Asesoría Jurídica para elaboración de proyecto de contrato. ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO Asesoría Jurídica 56 Recibe expediente y elabora proyecto de contrato. 57 Traslada proyecto de contrato a la Administración General para aprobación. Administrador General 58 Revisa expediente y contrato para aprobación. Si, traslada contrato al Ministro para firma y elaboración del acuerdo de aprobación del contrato. No, devuelve a Asesoría Jurídica para correcciones. 59 Traslada expediente al Técnico o Auxiliar de para publicar en Guatecompras Técnico o Auxiliar de Encargado de 60 Escanea contrato para publicar en Guatecompras. PUBLICACIÓN Y ARCHIVO DEL CONTRATO 61 Publica en Guatecompras contrato y aprobación del mismo. Administrador General 63 Traslada a la Unidad Ejecutora copia del oficio de envío del contrato a la Contraloría General de Cuentas para publicación en Guatecompras. Encargado de 64 Publica contrato en Guatecompras. Administrador General 65 Traslada al Encargado de copia del oficio de envío del contrato 6 3

65 ADQUISICIÓN DE BIENES, MATERIALES, SUMINISTROS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR LICITACIÓN (Q900, EN ADELANTE) RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Encargado de Técnico o Auxiliar de a la Contraloría General de Cuentas para publicación en Guatecompras. 66 Publica oficio de envío a la CGC en Guatecompras. 67 Archiva expediente por número de NOG FIN DEL PROCEDIMIENTO

66 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN Código 05 Página Fecha Mayo 2,012 2 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Definir los pasos a seguir para poder integrar y nombrar la Junta de Cotización, de acuerdo a las regulaciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Juntas de Cotización y Licitación, son el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 2. La Junta de Cotización deberá estar integrada por 3 personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 9, numeral 3.1 y 15 de Ley de Contrataciones del Estado y el Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) 3. El Encargado de solicitará a la Administración General el nombramiento de la Junta de Cotización, se elegirán un mínimo de 4 servidores públicos, (3 titulares y un suplente por cualquier eventualidad); quienes deberán tener conocimiento básico de la contratación o adquisición que realizarán. 4. El Encargado de, deberá contemplar que en la solicitud de nombramiento de la Junta de cotización se deberá consignar el número de NOG, el nombre del concurso, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas. 5. La Administración General, trasladará a la Junta de Cotización copia del Acuerdo de Nombramiento y copias de las Bases, por lo menos con cuatro (4) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 6. La Asesoría Jurídica de la Administración General, trasladará al Encargado de, copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Cotización por lo menos con dos (2) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 7. Para todo Concurso de Cotización, los integrantes de la Junta, deberán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones a la Unidad Ejecutora responsable del concurso. 6 5

67 NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE COTIZACIÓN RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Encargado de Nombramiento de Junta de Cotización 1 Solicita Junta de Cotización al Administrador General. (Ver norma 3) Administrador General 2 Propone al Ministro, el personal idóneo que integrará la Junta de Cotización. Administración General 3 Realiza Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Cotización. Aprobación de la Junta de Cotización Ministro 4 Aprueba Junta de Cotización a través del Acuerdo Ministerial. Administración General 5 Notifica a los integrantes de Junta de Cotización sobre el nombramiento y les adjunta copia de Bases de Cotización. 6 Traslada al Encargado de una copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Cotización FIN DEL PROCEDIMIENTO

68 ADMINISTRACION INTERNA Departamento de Código 06 Página NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE LICITACIÓN Fecha Mayo 2,012 2 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO: Definir los pasos a seguir para poder integrar y nombrar la Junta de Licitación, de acuerdo a las regulaciones de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento. NORMAS DEL PROCEDIMIENTO: 1. Las Juntas de Cotización y Licitación, son el único órgano competente, respectivamente, para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. (Art. 10, de la Ley de Contrataciones del Estado) 2. La Junta de Licitación deberá estar integrada por 5 personas que sean servidores públicos, nombrados por la Autoridad Administrativa Superior. (Art. 9, numeral 3.1 y 15 de Ley de Contrataciones del Estado y el Art. 78 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado) 3. El Encargado de solicita a la Administración General el nombramiento de la Junta de Licitación, se elegirán un mínimo de 6 servidores públicos (5 titulares y un suplente); quienes deberán tener conocimiento básico de la contratación o adquisición que realizarán 4. El Encargado de, deberá contemplar que en la solicitud de nombramiento de la Junta de Licitación se deberá consignar el número de NOG, el nombre del concurso, fecha, lugar y hora de recepción de ofertas. 5. La Administración General, trasladará a la Junta de Licitación copia del Acuerdo de Nombramiento y copias de las Bases, por lo menos con cinco (5) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 6. La Administración General, trasladará al Encargado de copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Licitación por lo menos con dos (2) días hábiles previos a la recepción de ofertas. 7. Para todo Concurso de Licitación, los integrantes de la Junta, deberán solicitar asesoría técnica o jurídica para el ejercicio de sus funciones a la Unidad Ejecutora responsable del concurso. 6 7

69 NOMBRAMIENTO DE LA JUNTA DE LICITACIÓN RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Encargado de Nombramiento de Junta de Licitación 1 Solicita Junta de Licitación al Administrador General. (Ver norma 3) Administrador General 2 Propone al Ministro, el personal idóneo que integrará la Junta de Licitación. Administración General 3 Realiza Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Licitación. Aprobación de la Junta de Licitación Ministro 4 Aprueba Junta de Licitación a través del Acuerdo Ministerial. Administración General 5 Notifica a los integrantes de Junta de Licitación sobre el nombramiento y les adjunta copia de Bases de Licitación. 6 Traslada al Encargado de una copia del Acuerdo de Nombramiento de la Junta de Licitación FIN DEL PROCEDIMIENTO

70 ANEXOS 6 9

71 ANEXO 1 AUTORIZACIÓN PARA LA IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS EN LA CGC 7 0

72 ANEXO 2 SOLICITUD DE PEDIDO 7 1

73 ANEXO 3 REVERSO SOLICITUD DE PEDIDO 7 2

74 ANEXO 4 CIRCULAR No. UF-AC

75 ANEXO 5 ORDEN DE COMPRA 7 4