MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO UDDAF DESCONCENTRADAS CLASE A y B

Transcripción

1 MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO UDDAF DESCONCENTRADAS CLASE A y B Y Administración Financiera ADMINISTRACIÓN GENERAL Guatemala, Julio de 2012

2 PRESENTACIÓN El Departamento de de la Administración Financiera del Ministerio de Agricultura, Ganadería, tiene por objeto establecer los lineamientos organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento de las actividades que se llevan a cabo internamente. Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general, en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita la orientación de las actividades que deberán de realizarse en las dependencias que conforman la Administración Financiera, incidiendo de esta manera en el cumplimiento de las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos. Dentro del mismo, se elaboró un capítulo que deberán contemplar las Unidades Desconcentradas de Administración Financieras -UDDAF- Clase A y B, diseñados de forma clara y concreta para su ejecución, en este sentido además de servir de una guía, fuente de consulta y dar lineamientos uniformes, también sirve de parámetro o estándar de comparación para las instancias encargadas de monitorear las acciones de las dependencias en la institución. Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la demanda que se de en la práctica diaria. 1

3 MARCO LEGAL Decreto Congreso de la República Acuerdo Gubernativo MINFIN Artículo 46 del Decreto Número Congreso de la República Acuerdo Gubernativo MAGA Acuerdo Ministerial MAGA Acuerdo Ministerial MAGA En la que describe el contenido de la Ley Orgánica del, la que debe regular, entre otros, los procesos de formulación, ejecución y liquidación del General de Ingresos y Egresos del Estado. Por medio del cual se crea el Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF-SAG) que comprende los subsistemas de presupuesto, contabilidad, tesorería, crédito público, adquisiciones y auditoría. Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas Reglamento Orgánico Interno. Creación de las Unidades Desconcentradas de Administración Financiera. Modificaciones al Acuerdo Otras normas que regulan el control de la ejecución presupuestaria. 2

4 ÍNDICE DESCRIPCIÓN Página Presentación 01 Marco Legal 02 CAPITULO I GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Objetivo General 06 Objetivos Específicos 06 Alcance 06 Normas Generales del Manual 07 CAPITULO II PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Nombre del Procedimiento Código Página Formulación del anteproyecto de presupuesto Programación de cuota indicativa anual Programación de cuotas financieras cuatrimestrales Reprogramación de cuotas financieras Modificaciones presupuestarias Modificaciones presupuestarias de ampliación o disminución Ordenes de compra para regularizar gastos de ejecución Órdenes de compra para traslado de cuotas a organismos regionales e internacionales Comprobantes de disponibilidad presupuestaria (CDP )

5 ÍNDICE CAPÍTULO III PROCEDIMEINTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO PARA LAS UDDAF DESCONCENTRADAS CLASE A Y B Nombre del Procedimiento Código Página Formulación del Anteproyecto de Programación de Cuota Indicativa Anual Programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales Reprogramación de Cuotas Financieras Modificaciones Presupuestarias Comprobantes de Disponibilidad Presupuestaria 06 (CDP ) 55 Glosario de Siglas 58 Glosario de Términos 60 ANEXOS Formularios e instructivos de la DTP del 7 al Ejemplo de Solicitud de Ampliación Presupuestaria 85 Ejemplo de Notificación de Modificación Presupuestaria al MINFIN 89 4

6 CAPÍTULO I GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 5

7 OBJETIVO GENERAL Dotar de los instrumentos que guíen el trabajo de los funcionarios de Programación y en las Unidades Ejecutoras del MAGA, facilitándole las normas y los procedimientos que rigen los procesos bajo su responsabilidad, en cumplimiento a lo establecido en Ley. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1) Proveer a los funcionarios de de los procedimientos a utilizar en la realización de las funciones y actividades asignadas en cada Unidad Ejecutora del MAGA. 2) Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de en cada Unidad Ejecutora. ALCANCE: El presente Manual está dirigido al Departamento de de la Administración Financiera y a las Unidades Ejecutoras que cuentan con UDDAF Clase A y B, así como a los entes externos que mantienen alguna relación con la dependencia, para el buen manejo del presupuesto asignado y el cumplimiento de sus actividades. 6

8 NORMAS GENERALES DEL MANUAL 1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria dentro del Departamento de de la Administración Financiera y en las Unidades Ejecutoras que cuentan con UDDAF Clase A y B, por lo que es responsabilidad de cada jefe inmediato superior socializar el contenido de este documento con el personal bajo su cargo. 2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del manual dentro del orden jerárquico citado a los empleados y funcionarios de tesorería, se verán de inmediato: En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo; En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se prestan; En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas, previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de trabajo establecidos. 3. Es responsabilidad del y el Jefe del Departamento de, garantizar la socialización continua y aplicación del presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan, se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que correspondan. 7

9 CAPÍTULO II PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO 8

10 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Establecer el procedimiento para consolidar los requerimientos financieros de las diferentes Direcciones a cargo de la UDAF Central, necesarias para la ejecución de sus correspondientes Planes Operativos Anuales (POA). NORMAS 1. Previo a la integración del Anteproyecto de del MAGA, las Unidades Ejecutoras y las UDDAF, deben de realizar todas las actividades contempladas en el Manual de Formulación del, entre estas se encuentra el revisar la política Institucional y relacionarla con la política de gobierno, definición de metas institucionales identificando los productos terminales, volúmenes de trabajo y unidades de medida. 2. La UDAF Central debe de requerir a las UDDAF y estas últimas a las Unidades Solicitantes (Direcciones) presentar el Anteproyecto de en la fecha establecida a través de oficio. La forma en que las UDDAF deben de conformar el expediente a la UDAF para su consolidación es la siguiente: a. Oficio dirigido al de la UDAF, con copia digital y Jefe del Departamento de que incluya firmas y sellos de los Jefes y Titulares de la UDDAF. b. Formatos DTP del 7 al 14 firmados y sellados por el Jefe el y Titular UDDAF con copia física y digital. y copia al Jefe de que respondan al análisis a nivel de Programa, subprograma, proyecto actividad u obra. (Ver Anexo 1) 3. Los datos correspondientes a los formularios del DTP1 a DTP 6 deberán de ser trasladados a la Dirección de Planificación (DIPLAN), conforme directrices que esta Dirección indique. 9

11 4. La fecha límite establecida para la entrega de la consolidación de los DTPs de las UDDAF, la establecerá la UDAF Central, por medio de oficio y correo electrónico dirigido a titulares y jefes de cada una de estas, FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE SOLICITUDES DE ANTEPROYECTO DE LAS UDDAF Presenta oficio de solicitud de integración del UDDAF 1 Anteproyecto de tomando en cuenta la (Ver Norma 1 y 2). RECEPCION DE SOLICITUDES DE ANTEPROYECTO DE LAS UDDAF Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las Direcciones, cumpla con lo 2 establecido en las normas Si, sigue paso 3. Mesa de entrada No, devuelve expediente emitiendo observación con boleta de rechazo. Elabora un registro de control interno y traslada 3 expediente para análisis y tramite respectivo al Jefe de. ANALISIS Y CONSOLIDACION DE DTPs Recibe expediente y designa Analista que se Jefe del 4 encargara de la integración del anteproyecto de Departamento de presupuesto de las UDDAF. Programación y Traslada expediente para análisis y consolidación 5 del anteproyecto. Verifica que la documentación registrada en DTPs cumpla con normativa así como también, con criterios técnicos y legislación vigente. Analista de 6 Si, sigue paso 7. No, devuelve expediente a mesa de entrada para que realicen las modificaciones necesarias. 7 Consolida la información de los formularios. REGISTRO EN SIGES 8 Registra en SIGES. Analista de 9 10 Elabora oficio dirigido al MINFIN para que continúe el trámite respectivo. Traslada expediente consolidado para verificación al Jefe de. SOLICITUD EN SICOIN 10

12 FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Jefe de Programación y Revisa y verifica que la integración del anteproyecto de presupuesto de la UDDAF se realizo conforme a normas 11 Si, sigue paso 12 No, devuelve expediente para que se realicen los cambios pertinentes. 12 Solicita en SICOIN. 13 Firma y sella las formas DTP y el oficio. Traslada expediente para visto bueno al 14 Administrativo Financiero. TRAMITE ANTE EL MINFIN DE EL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Administrativo Financiero Despacho Ministerial Administrativo Financiero Secretaria 15 Revisa que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios. Si, sigue paso 16. No, devuelve expediente para su corrección con las observaciones pertinentes. 16 Firma y sella oficio y DTPs. 17 Traslada el expediente para trámite respectivo ante el Despacho Ministerial. 18 Revisa expediente y firma oficio 19 Traslada expediente para que realicen tramite respectivo en MINFIN. 19 Recibe expediente y solicita el envió al MINFIN Obtiene copia digital del expediente de Anteproyecto de y adjunta expediente Traslada expedientes a MINFIN para su análisis y Tramite de aprobación FIN DEL PROCEDIMIENTO

13 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Proporcional al personal de la UDAF Central, el procedimiento a seguir para proyectar los requerimientos financieros anuales necesarios para la obtención de los productos finales, en términos de bienes y servicios necesarios para dar cumplimiento a la Programación de la Planificación Operativa Anual correspondiente. NORMAS 1. La Administración Financiera previo a la aprobación del presupuesto dará asesoría a las UDDAF y Unidades Solicitantes (Direcciones) a su cargo, para la presentación de la Programación Indicativa Anual. 2. La UDAF Central, enviará oficio y correo electrónico a las UDDAF indicando la fecha límite que tienen para la presentación de la solicitud de la Programación Indicativa Anual, tomando en cuenta la fecha fijada que a la UDAF Central reciba de la Dirección Técnica de DTP-. 3. Las Unidades Ejecutoras a cargo de la UDAF Central y las UDDAF con base en el Anteproyecto de, Plan Operativo Anual y Plan de Adquisiciones elaboran y presentan a la UDAF Central la Planificación Indicativa Anual la cual debe de incluir. a. Grupo de gasto, b. Fuente de financiamiento y c. Justificación de montos. 12

14 PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL ADMINISTRACION CENTRAL RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PROGRAMACION Proporciona lineamientos por escrito para UDAF Central 1 elaboración Programación Indicativa Anual a Unidades Ejecutoras y a la UDDAF. Presentan por medio de oficio la solicitud para la UDDAF y Unidades Programación Indicativa Anual de las Unidades a su Ejecutoras a cargo de 2 cargo, tomando en cuenta el Plan Operativo Anual la UDAF Central. y Plan Anual de Adquisiciones. ANALISIS DE PROGRAMACION DE CUOOTA INDICATIVA ANUAL Encargado de Mesa de Entrada Jefe Departamento de Programación y Analista del Departamento de Programación y 3 Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las UDDAF cumplan con lo establecido en la (Ver Norma 3) Si, sigue paso 4 No, devuelve expediente con boleta de rechazo indicando los motivos, para que puedan realizar correcciones. Elabora un registro de control interno en la base de 4 datos y genera nota de traslado al Departamento de. ANALISIS DE INFORMACIÓN 5 Asigna un analista para para que realice la consolidación de la Programación Indicativa Anual de todo el Ministerio. Analiza y Verifica que la información de las solicitudes que vienen de las UDDAFs cumpla con normativa 3. 6 Si, sigue paso 7 No, regresa expediente para corrección a la mesa de entrada, indicando las acciones que deben de realizarse. REGISTRA EN SICOIN CO3i Analista del Departamento de Programación y Registra el Comprobante de la Programación de la Indicativa Anual CO3 i en el SICOIN. Elabora el oficio de solicitud dirigido al MINFIN para la solicitud de la Programación Indicativa Anual. Envía expediente para análisis al Jefe del departamento de. 13

15 PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL ADMINISTRACION CENTRAL RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Jefe Departamento de Programación y SOLICITUD EN SICOIN CO3i Coteja que el expediente se realizo conforme a normas y criterios técnicos, administrativos y financieros. 10 Si, sigue paso 11. No, regresa expediente para corrección con boleta de traslado, consignando los motivos del rechazo para que se realicen las acciones adecuadas. 11 Solicita CO3 i. 12 Sella y firma oficio de solicitud y forma CO3 i. 13 Traslada expediente para análisis y visto bueno. Administrativo Revisa expediente y da visto bueno para su traslado 14 Financiero ante la DTP. TRASLADO DE EXPEDIENTE A LA DTP DEL MINFIN 15 Traslada expediente al Despacho para visto bueno. 16 Revisa, firma y sella expediente. Despacho Ministerial Traslada expediente a Programación y 17. Traslada expediente y copia digital del expediente Jefe de Programación y 18 con oficio al MINFIN FIN DEL PROCEDIMIENTO

16 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Contar con lineamientos uniformes para gestionar ante la DTP del MINFIN, los requerimientos de cuotas cuatrimestrales que permitan a las diferentes Unidades Ejecutoras del MAGA el cumplimiento de metas y resultados establecidos en el POA conforme a lo establecido en la Programación Indicativa Anual. NORMAS 1. Las UDAF deben de presentar al MINFIN al inicio de cada año, en forma física y digital, la programación de cuotas por fuente de financiamiento y grupo de gasto de las UDDAF y UDAF Central del MAGA, así como su justificación. vinculada la Planificación Indicativa anual, para luego ser consolidada la información y enviar al MINFIN. 2. Deberá informar a las UDDAF, que los requerimientos de reprogramación de cuotas financieras deben canalizarse a la UDAF Central, ya que la DTP deniega cualquier requerimiento que sean presentado directamente por Unidades Ejecutoras. 3. El departamento de notificara por correo electrónico a las Unidades Ejecutoras del monto aprobado por el MINFIN para cada cuatrimestre. 4. Se debe hacer del conocimiento de las UDDAF que de no ejecutarse en el cuatrimestre el monto asignado por la Administración Financiera, las Unidades ejecutoras perderán los recursos correspondientes de las cuotas asignadas no ejecutadas. 5. Las Unidades Ejecutoras que generan ingresos, deben presentar la información sobre los ingresos que estiman percibir por cuatrimestre. 15

17 PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES ADMINISTRACION CENTRAL RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES Da lineamientos por escrito para la elaboración de UDAF Central 1 Programación Cuatrimestral tomando como parámetro la Programación Indicativa Anual. UDDAF 2 Presenta la Programación de cuotas cuatrimestrales de las Direcciones a su cargo. Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las UDDAF cumpla con lo establecido en la Norma 1. 3 Si, sigue paso 4. Encargado de Mesa de No, devuelve expediente con boleta de rechazo Entrada señalando las razones para que se complete expediente. Jefe Departamento de Programación y Analista Departamento de Programación y Analista Departamento de Programación y 4 6 Elabora en la base de datos registro de control interno y traslado el expediente. Revisa expediente y asigna analista para la consolidación de las cuotas cuatrimestrales. CONSOLIDACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES Analiza y Verifica que la información de las solicitudes cumpla con normativa 3. 7 Si, sigue paso 8. No, regresa expediente a la UDDAF con boleta de traslado para que realicen correcciones. Consolida cuotas de las UDDAF. REGISTRO EN SICOIN CO3 Registra el Comprobante de la Programación de la 8 Ejecución del Gasto CO3 en el SICOIN. Elabora el oficio de solicitud correspondiente 9 dirigido al MINFIN para la solicitud de cuotas cuatrimestrales. 10 Traslada expediente para análisis. Jefe Departamento de Programación y 11 Coteja que el expediente se realice conforme a normas y criterios técnicos, administrativos y financieros. Si, sigue paso 12 No, regresa expediente para corrección. 12 Sella y firma oficio de solicitud y la forma CO3. 13 Traslada expediente para análisis y visto bueno. 16

18 PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES ADMINISTRACION CENTRAL RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO TRAMITE DE DE PROGRAMACION DE CUOTAS EN MINFIN Administrativo Revisa expediente y da visto bueno para su 14 Financiero traslado. 15 Traslada expediente al Despacho para visto bueno. 16 Revisa, firma y sella expediente. Traslada expediente de Programación de cuotas Despacho Ministerial 17 cuatrimestrales del Ministerio al Jefe de. Traslada expediente y copia digital del expediente Jefe de Programación y 18 con oficio al MINFIN FIN DEL PROCEDIMIENTO

19 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Contar con un procedimiento que sirva al personal de la UDAF Central para reprogramar cuotas y corregir variaciones que puedan afectar el cumplimiento de metas priorizadas, asegurando la disponibilidad de recursos, para que las unidades ejecutoras puedan realizar sus planes de trabajo. NORMAS 1. Debe notificar a las UDDAF que los requerimientos de reprogramación de cuotas financieras se canalicen a través de UDAF Central, ya que la DTP deniega oficios de requerimientos que sean presentados directamente por Unidades Ejecutoras para este se someta a consideración de el Comité de Ejecución Presupuestaria COPEP-. 2. La UDAF Central deberá solicitar por medio de oficio el Comité de Ejecución Presupuestaria COPEP, la reprogramación de los saldos no ejecutados durante el cuatrimestre de las UDDAF que presenten sus requerimientos 15 días antes de finalizado el cuatrimestre para su consideración, para ello tendrá que tomar en cuenta lo siguiente: a. El oficio para solicitar reprogramación de cuotas debe de ir dirigido a el Comité de Ejecución Presupuestaria COPEP firmado y sellado por el Jefe del Departamento de, Administrativo Financiero y contar con el visto bueno del Ministro de Agricultura, b. Incluir el Monto. c. Renglones de gasto y fuente de financiamiento. d. Justificaciones por grupo de gasto y fuente de financiamiento. El Jefe del departamento de Programación y presupuesto y los Encargados de, deberán de llevar control de los saldos cuatrimestrales no ejecutados de las UDDAF.. 18

20 REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS ADMINISTRACION CENTRAL RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE EXPEDIENTES Solicita la reprogramación de cuotas de las UDDAF 1 Direcciones a su cargo. REVISION DE EXPEDIENTES Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las UDDAF sea presentada conforme a normativa reprogramación de las 2 UDDAF. Encargado de Mesa de Si, sigue paso 3. Entrada No, devuelve expediente con boleta de rechazo. Elabora registro de control de expediente y realiza 3 traslado del expediente al Jefe del Departamento de. REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN DE LA REPROGRAMACION Jefe Departamento de Programación y Analista Departamento de Programación y Verifica que el expediente llene los requisitos establecidos en normativa de las UDDAF y asigna 4 analista para la consolidación de la reprogramación de cuotas. Analiza y Verifica que la información de las 5 solicitudes cumpla con (normativa 2) Si, sigue paso 6. No, regresa expediente para corrección. 6 Consolida la reprogramación de las UDDAF. REGISTRO DE REPROGRAMACION EN SICOIN 7 Registra el Comprobante CO3 en el SICOIN. Analista Departamento Elabora el oficio de solicitud correspondiente de Programación y 8 dirigido al MINFIN para la solicitud de reprogramación de cuotas. 9 Traslada expediente para análisis. Jefe Departamento de Programación y SOLICITUD DE REPROGRAMACION EN SICOIN Coteja que el expediente se realizo conforme a normas y criterios técnicos, administrativos y 10 financieros. Si, sigue paso 11. No, regresa expediente para corrección. 11 Solicita reprogramación. 12 Firma y sella y oficio de solicitud y forma CO3. Traslada expediente para análisis y visto bueno 19

21 REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS ADMINISTRACION CENTRAL RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Administrativo Financiero Despacho Ministerial Jefe de Programación y SOLICITUD DE REPROGRAMACION ANTE EL MINFIN 13 Revisa expediente y da visto bueno para su traslado ante la DTP 14 Traslada expediente al Despacho para visto bueno 15 Revisa, firma y sella expediente. Traslada expediente de reprogramación de cuotas 16 del Ministerio al Jefe de Programación y. Traslada expediente y copia digital del expediente 17 con oficio al MINFIN FIN DEL PROCEDIMIENTO

22 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para facilitar a las Dependencias del MAGA, el efectuar las modificaciones presupuestarias necesarias para regularizar sobregiros, saldos en la ejecución del gasto por incrementos o decrementos aprobados, modificaciones interinstitucionales, a fin de realzar reajustes a las asignaciones de gasto del Ministerio. NORMAS 1. Tomar en cuenta al analizar y presentar una modificación presupuestarias realizar las siguientes acciones: a. Verificar que el expediente cuente con oficio de solicitud de modificación presupuestaria con firmas del Jefe y Titular de la UDDAF dirigido al Administrativo Financiero con copia al Jefe del Departamento de de la UDAF Central. b. Revisar que la solicitud de modificación presupuestaria cuente con justificación de la exposición de los motivos que la originan, grado de afectación de metas, objetivos, bases de cálculo y otra información que aporte elementos de juicio para la toma de decisiones. c. Supervisar que el expediente cuente con cuadro de débitos y créditos que se afectaran, comprobando además que cuenten con la disponibilidad presupuestaria en los renglones de créditos que comprometieron en cada observando además que los créditos y débitos sumen la misma cantidad y que no incluyan decimales. d. Cuando las modificaciones presupuestarias afecten metas programadas deberán recordar a las UDDAF que deben efectuar una reprogramación de metas y justificarse ante DIPLAN. e. Revisar que las partidas presupuestarias cuenten con sus correspondientes códigos geográficos y fuentes de financiamiento que se afectaran; de incluir asignaciones con financiamiento externo de préstamos o donaciones deben de consignarse los códigos de organismo y correlativo. f. Si la modificación presupuestaria requiere la creación de nuevos renglones verificar si se realizo y justifico la creación con la excepción del grupo 0 por ser aprobados por la DTP. g. Cuando la solicitud de modificación es del grupo 18 debe tomarse en cuenta lo planteado en el manual de clasificación presupuestaria para el sector público 21

23 de Guatemala, la Ley de compras y contrataciones e incluir la programación correspondiente, la cual debe contener: descripción de la naturaleza de los servicios requeridos, periodo de contratación y costo total. h. La solicitud de requerimiento de utilización del renglón 151 (Alquiler de edificios y locales) debe de incluir las programaciones pertinentes. i. Si la solicitud de modificación incluye asignaciones del subgrupo 32 (Maquinaria y Equipo) debe contener la programación respectiva y las características necesarias, sin incluir marcas, pero si la descripción, costo unitario y costo total estimado, informando si es equipo nuevo, o de reposición. j. Programación de obras (Cuando corresponda) deberá de existir una partida presupuestaria a nivel de proyecto y obra y registrarse en el SNIP. k. Incluir fotocopia de la Base legal: Decretos, Acuerdos Gubernativos. Acuerdos Ministeriales y Convenios cuando corresponda. l. Toda solicitud de Ampliación Presupuestaria Interna INTRA 2 deberá contener el visto bueno del Despacho Superior. En el caso de Organizaciones No Gubernamentales ONG s por entidades desconcentradas, autónomas, organismos regionales o internacionales el incisos f o h no aplica, ya que se rigen por normativas específicas. 2. Para la solicitud de modificaciones Presupuestarias de cierre conocida como INGRU, deben se les notifica a las Unidades Ejecutoras y a las UDDAF, analizar lo siguiente. a. Sobregiros en renglones presupuestarios. b. Disponibilidad de saldos para regularizar los renglones sobregirados y que las modificaciones se realicen entre grupos 100 a 200 o de estos al 300 y en este último solo pueden hacerse transferencias entre el mismo. c. Tomar en cuenta que el grupo cero solo puede ser modificado de ubicación geográfica. Cuando las modificaciones presupuestarias afecten metas programadas deberán efectuarse una reprogramación de metas y justificarse ante DIPLAN. Al presentar la modificación presupuestaria es importante integrar bien la partida presupuestaria. Año Inst Unidad Ejecutora Programa Subprograma Actividad Obra Renglón Ubicación Geográfica Fuente de Financiamiento El procedimiento para realizar una modificación Externa (INTRA 1) es el mismo que se realiza con las modificaciones Internas (INTRA 2), con la diferencia que esta es 22

24 trasladada al MINFIN para aprobación mientras que la INTRA 2 es aprobada en el MAGA y trasladado al MINFIN para su conocimiento. MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE MODIFICACIONES Presenta solicitud y expediente de modificaciones UDDAF 1 presupuestarias dirigido al Administrativo Financiero y copia al Jefe del Departamento de Programación Presupuestaria. RECEPCION DE EXPEDIENTES Verifica que el expediente de modificaciones presupuestarias cumpla con normativa conforme a solicitud. 2 Mesa de entrada de la Si, sigue paso 3. Administración Financiera No, devuelve expediente para su corrección con boleta de rechazo. 3 Traslada la solicitud y expediente al departamento de para su trámite. ANALISIS DE EXPEDIENTES Y SOLICITUD DE CO2 EN SICOIN Asigna al analista para que se encargue de evaluar 4 la modificación solicitada. Verifica solicitud de modificación con base a criterios, leyes establecidas y normativa establecida para el presente proceso. 5 Sí sigue paso 6. No, la devuelve al interesado para las correcciones correspondientes con boleta de rechazo. 6 Registra CO2 en SICOIN. Jefe de Programación y Analista de Programación y SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA EN SICOIN Imprime el Comprobante de Modificación Presupuestaria CO2 en el SICOIN y elabora 7 propuesta de dictamen y resolución para firma del Ministro. Traslada el expediente al Jefe de, para 8 su revisión. Verifica que el expediente cumpla con normativa de 9 modificación. Sí, sigue paso 11. Analista de Programación y Jefe de Programación y 23

25 MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO 10 No, devuelve expediente al analista para correcciones. 11 Sella y firma expediente. 12 Solicita en SICOIN. 13 Traslada el expediente al Administrador financiero. APROBACION DEL DESPACHO DE MODIFICACIONES INTERNAS CON RESULUCIÓN Y DICTAMEN Verifica que el expediente llene requerimientos y 14 cuente con firmas y sellos al jefe de Programación y. 15 Firma y sella documentos. 16 Traslada el expediente al Despacho Ministerial Despacho Ministerial MAGA Jefe de Programación y MAGA para aprobación de la resolución. Verifica que el expediente este completo y firmado. 17 Si, sigue paso 18. No, devuelve para su corrección. 18 Firma Resolución Ministerial y dictamen Traslada el expediente al departamento de para aprobación de CO2. Revisa que el expediente tenga la firma del Despacho Ministerial. Aprueba CO2 en el SICOIN si es modificación interna aprueba modificación si no continua solicitud de aprobación de modificación ante la DTP. APROBACION DEL CO2 EN SICOIN 22 Recibe expediente. 23 Se envía original a DTP y se guarda copia en el archivo de la UDAF FIN DEL PROCEDIMIENTO

26 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y MODIFICACION DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS AMPLIACIÓN O DISMINUCIÓN Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Establecer el procedimiento al personal actual y de nuevo ingreso del Departamento de un procedimiento que les guie para el registro de las modificaciones presupuestarias por ampliación o disminución decretadas por el Congreso de la República de Guatemala. NORMAS 1. La UDAF al recibir notificación por parte del Despacho Ministerial en las cuales se indique se efectuaron modificaciones de Aplicación o Disminución al presupuesto del MAGA por el Congreso de la Republica, realizara de inmediato las siguientes acciones: a. En modificaciones dirigidas a una Unidad Ejecutora concreta, la UDAF le solicitara que presente lo antes posible propuesta de modificación conforme lo establece el Decreto del Congreso de la Republica. b. Si no existe un destinatario concreto para la aplicación de una modificación presupuestaria, la UDAF Central debe coordinar con el Despacho Ministerial y DIPLAN a quien aplicar las modificaciones decretadas, analizando compromisos, metas y ejecución financiera que han tenido las Unidades Ejecutoras en el transcurso del periodo, las consecuencias de su aplicación y determinaran que es lo más conveniente para la población a atender. c. Al establecer a que Unidad Ejecutora se afectara, la UDAF Central notificara vía correo electrónico y oficio a las UDDAF y Unidades Ejecutoras adjuntando del Decreto que origino la modificación para la aplicación de los renglones de gasto permitidos, si la modificación incluye creación de renglones del grupo 0, 911 y 914 estos deben crearse en el sistema y aprobarse en la DTP. d. Toda modificación debe contar con la justificación de los renglones a utilizar, partida presupuestaria, renglón, ubicación fuente de financiamiento y Decreto. e. Notificar a DIPLAN de la reprogramación de metas, adjuntando el Decreto que las origino. 25

27 a) Incluir el Cuadro de Débitos, consensuado con las unidades ejecutoras y la UDDAF, que incluye partida presupuestaria, renglón, ubicación y fuente de financiamiento. 2. Las modificaciones se autorizan al amparo de lo establecido en Constitución Política de la República de Guatemala Artículo 240. MODIFICACIÓN DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS DE AMPLIACIÓN O DISMINIUCIÓN RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO ENTREGA DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Recibe del Congreso de la Republica notificación de 1 disminuciones o ampliaciones al presupuesto conforme Decreto del Congreso de la Republica. Despacho Ministerial Notifica a la UDAF Central de las disminuciones o 2 ampliaciones que deben de aplicarse al del MAGA según Decreto del Congreso. ANALISIS Y PROPUESTA DE MODIFICACION DIPLAN - UDAF Analiza expediente para realizar el trámite a la modificación para ampliación o disminución: 3 Amp: sigue paso 8 Dism: reúne equipo financiero, DIPLAN y analizan conforme a lo establecido (en inciso b) y sigue paso 4 4 Elabora propuesta al Ministro de lo acordado con DIPLAN conforme inciso b. 5 Traslada expediente con propuesta, al Despacho para su análisis. ANALISIS DE PROPUESTA DE MODIFICACION DEL DESPACHO El Ministro y asesores analizan propuesta y dictaminan si la propuesta es conveniente. 6 Si, continua paso 7 Despacho No, regresa a paso 3 para que realicen un nuevo análisis conforme a propuesta. 7 Devuelve propuesta para aplicar las modificantes correspondientes. 8 Verifica expediente. 26

28 MODIFICACIÓN DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS DE AMPLIACIÓN O DISMINIUCIÓN RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO Traslada al Departamento de Programación y 9 presupuesto para continuar el tramite. NOTIFICACIÓN DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Notifica por medio de oficio a las UDDAF de las Jefe de Programación y 10 disminuciones o ampliaciones al presupuesto de las Unidades Ejecutoras para que coordinen con estas y DIPLAN la reprogramación de metas físicas y trasladen la reprogramación de presupuestaria. UDDAF 11 Coordina la reprogramación física y financiera con las Direcciones a su cargo y presenta solicitud para modificaciones AMP o DIS con forme a Normativa. Mesa de entrada de la Administración Financiera REVISION DE MODIFICACIONES PRESENTADAS Verifica que el expediente de modificaciones AMP o Dis esté completo. Si, sigue paso 13 No, devuelve expediente para su corrección con boleta de rechazo indicando las acciones a tomar. Traslada la solicitud y expediente al departamento de Programación y presupuesto para su trámite. Asigna un analista que se encargará de evaluar la modificación presupuestaria. Jefe de Programación y 14 ANALISIS DE MODIFICACION PRESENTADA POR LAS UDDAF Verifica los requerimientos con base a criterios, leyes establecidas y normativa establecida para el presente proceso. Analista de Programación 15 Sí sigue paso 16 y No, devuelve expediente a la UDDAF para que realice las correcciones correspondientes con boleta de rechazo. REGISTRO Y SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA Analista de Programación y Registra el Comprobante de Modificación Presupuestaria CO2 en el SICOIN. Adjunta el Comprobante de Modificación Presupuestaria CO2 al expediente. Traslada el expediente al Jefe de, para su revisión. 27

29 MODIFICACIÓN DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS DE AMPLIACIÓN O DISMINIUCIÓN RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO Jefe de Programación y Despacho Ministerial MAGA Departamento de Programación y de Departamento de Programación y Unidades Ejecutoras y UDDAF Analiza y revisa el expediente AMP o DIS. 19 Sí, sigue paso 20. No, devuelve al analista para correcciones. 20 Sella y firma expediente y solicita en SICOIN CO2. 21 Traslada expediente al Administrador financiero. Verifica expediente llene requerimientos y cuente 22 con firmas y sellos jefe de Programación y. 23 Firma y sella documentos. 24 Traslada el expediente al Despacho Ministerial MAGA para que coloque visto bueno. Verifica que el expediente este completo y firmado. 25 Si, da Visto Bueno al oficio. No, devuelve para su corrección. 26 Traslada el expediente al departamento de para trámite. 27 Revisa que el expediente tenga la firma del Despacho Ministerial. 28 Traslada a la e la DTP del MINFIN para su registro y aprobación correspondiente. APROBACIÓN DE TRANSFERENCIA MINFIN 29 Recibe notificación del Ministerio de Finanzas Públicas, dónde aprueba la transferencia solicitada. 30 Notifica a los interesados de la aprobación para que realicen las acciones pertinentes. Reciben expediente de modificación presupuestaria e Inician a ejecutar conforme a su nueva 31 planificación y presentando reprogramación de metas a DIPLAN FIN DEL PROCEDIMIENTOS

30 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y ORDENES DE COMPRA PARA REGULARIZAR GASTOS DE EJECUCIÓN Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Contar con un procedimiento que sirva al personal de par regularizar gastos ejecutados a través de administradores de recursos, descentralizados y autónomos y regularización de fideicomisos. NORMAS 1. Para poder regularizar gastos de administradores de Recursos, descentralizados, autónomos y regularización de Fideicomisos se debe tomar en cuenta lo siguiente: a. Comprometerán órdenes de Compra y pago para Administración de Convenios conforme a lo establecido en el Acuerdo Ministerial A. b. Todas las órdenes de compra y pago deberán fundamentarse con base legal, Constitución de la Republica, Acuerdos Gubernativos, Ministeriales, convenios u otros de los cuales se guarde registro en el Departamento de Contabilidad. ORDENES DE COMPRA PARA REGULARIZAR GASTOS DE EJECUCIÓN RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Departamento de Contabilidad Jefe del Departamento de Programación y Analista del Departamento de Programación y SOLICITUD DE REGULARIZACION Traslada expediente de órdenes de compra para 1 regularizar gastos de ejecución. ANALISIS DE EXPEDIENTE 2 3 Asigna analista para que realice regularizar órdenes de compra. Verifica que el expediente cumpla con legislación y normativas internas para su regularización. Si, sigue paso 4. No, devuelve expediente para corrección con boleta de rechazo al Departamento de Contabilidad. 29

31 ORDENES DE COMPRA PARA REGULARIZAR GASTOS DE EJECUCIÓN RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Analista del Departamento de Programación y CREACION DE ORDEN DE COMPRA Y REGISTRO EN SIGES 4 Crea la orden de compra y la registra en SIGES. 5 Imprime orden de compra y firma al reverso. Traslada expediente a jefatura para autorización en 6 SIGES. Verifica que la documentación cumpla con los requerimientos establecidos en normativa 7 Si, sigue paso 8. No, devuelve al analista para correcciones. 8 Autoriza en SIGES la Orden de Compra. Jefe del Departamento de Programación y Secretaria del Departamento de Programación y 9 Firma documentos del expediente. Traslada expediente a Secretaria del Departamento 10 de. Elabora un registro de control interno para el 11 traslado del expediente en la base de datos y genera nota de traslado. 12 Traslada expediente a Departamento de Contabilidad para elaboración de CUR de compromiso y devengado FIN DEL PROCEDIMIENTO

32 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y ORDENES DE COMPRA PARA TRASLADO DE CUOTAS A ORGANISMOS REGIONALES E INTERNACIONALES Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Establecer el procedimiento para el traslado de fondos a organismos regionales e internacionales conforme a convenios o el Congreso de la Republica establecidos previamente. NORMAS 1. Se deberá tomar en cuenta las programaciones de cuotas y la disponibilidad financiera que determine el MINFIN para el traslado. 2. Se deberá verificar la vigencia de las bases legales, previo a la elaboración de órdenes de compra y al traslado de cuotas a organismos regionales e internacionales. ÓRDENES DE COMPRA PARA TRASLADO DE CUOTAS A ORGANISMOS REGIONALES E INTERNACIONALES RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Jefe del Departamento de Programación y Analista del Departamento de Programación y ASIGNACION DE ANALISTA Asigna analista para que realice el trámite de 1 órdenes de compra para traslado de cuotas conforme a planificación. ANALISIS DE EXPEDINTE Y REGISTRO EN SIGES Analiza bases legales para traslado de cuotas a organismos Regionales e Internacionales. 2 Si Vigentes sigue paso 3. No vigentes Realiza orden de rechazo. 3 Registra la orden de compra en el SIGES. 4 Traslada expediente a jefatura para su autorización en el SIGES. 31

33 ÓRDENES DE COMPRA PARA TRASLADO DE CUOTAS A ORGANISMOS REGIONALES E INTERNACIONALES RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Jefe del Departamento de Programación y Analista del Departamento de Programación y Secretaria del Departamento de Programación y SOLICITA EN SIGES DE ORDEN DE COMPRA Analiza si expediente cumple con las normativas establecidas. 5 Si, sigue paso 6 No. devuelve a analista para realizar enmienda pertinente si es factible. 6 Solicita en SIGES. 7 Imprime orden de compra Firma orden de compra y traslada documentos a secretaria del Departamento. Registra en controles el expediente y guarda copia del CUR. Traslada expediente a Departamento de Contabilidad la elaboración de CUR de compromiso y devengado FIN DEL PROCEDIMIENTO

34 ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP s) Código Páginas Fecha Julio OBJETIVO Contar con normativa y procedimiento que garantice la disponibilidad presupuestaria y libre de afectación que cubre los montos de los compromisos de las Unidades ejecutoras previos a adquirirlos. NORMAS 1. La Solicitud y emisión la CDP s debe ser previa a adquirir compromisos y suscribir contratos de servicios con cargo a los renglones de los subgrupos 15 Arrendamientos y derechos, 17 Mantenimiento y reparación de obras e instalaciones, 18 Servicios técnicos y profesionales, grupo 2 materiales y suministros y 3 Propiedad, equipo, planta e intangibles. 2. La Unidad solicitante deberá trasladar a la UDAF la Solicitud de disponibilidad presupuestaria la cual deberá incluir lo siguiente: a. Solicitudes de pedido para programar la constancia. b. Incluir NIT. c. Monto. d. Descripción del pago a realizar. e. Deberán tomar en cuenta lo establecido en el Artículo 69 del Decreto f. Los CDP`s tendrá vigencia para el ejercicio del año en curso. g. Copia de solicitud de pedido y de cotización en. compra directa. h. cotización Copia de solicitud de pedido y acta de adjudicación. i. Fotocopia de solicitud de pedido y acta de adjudicación de licitación en Licitación. j. Fotocopia de solicitud de pedido y contrato abierto publicado en guate compras cuando se trate de contrato abierto. k. Fotocopia de solicitud de pedido y adjudicación (según sea el caso). l. Copia de nómina de personal subgrupo 18 (según sea el caso). 33

35 COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP s) UDAF CENTRAL RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CDPs Unidades Solicitantes 1 Entregan solicitud de CDP`s a la UDAF en mesa de entrada. Mesa de entrada de Administración financiera Jefe del Departamento de Programación y Analista del Departamento de Programación y REVISION DE SOLICITUDES DE CDPs Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las Direcciones cumpla con lo 2 establecido en la Normas Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente con boleta de rechazo. Elabora un registro de control interno y traslada 3 expediente al Departamento de Programación y para su análisis. Asigna un analista para atender la solicitud de 4 CDP. 5 Traslada Solicitud al analista destinado. REGISTRO DE CDP`s Verifica que el expediente cumpla con la normativa de CDPs y verifica que cuente con disponibilidad 6 presupuestaria conforme a solicitud. Si, sigue paso 7. No devuelve para corrección. Procede al registro de la programación del detalle 7 de las partidas y renglones presupuestarios en el SIGES del CDP generando Form C02. Imprime CDP, archiva copia de CUR y adjunta copia 8 al expediente de la Unidad solicitante. Notifica a interesados FIN DEL PROCEDIMIENTO

36 CAPÍTULO III NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UDDAF TIPO A Y B 35

37 UDDAF CLASE A y B FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Código 01 Páginas Fecha Julio OBJETIVO Establecer el procedimiento para Consolidar los requerimientos financieros que las diferentes Direcciones a cargo de las UDDAF, necesarias para la ejecución de sus correspondientes Planes Operativos Anuales (POA). NORMAS Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Gubernativo Ley Orgánica del, su reglamento y las normas de formulación emitidas por el MINFIN. 1. Previo a la integración del Anteproyecto de del MAGA, las Unidades Ejecutoras y las UDDAF, deben de realizar todas las actividades contempladas en el Manual de Formulación del, entre estas se encuentra, el revisar la política Institucional y relacionarla con la política de gobierno, definición de metas institucionales identificando los productos terminales, volúmenes de trabajo y unidades de medida. 2. La UDAF Central debe de requerir a las UDDAF y estas últimas a las Unidades Solicitantes que presenten el Anteproyecto de en la fecha que se les establezca por medio de oficio. 3. Las Unidades solicitantes deben entregar oficio a la UDDAS verificando que contengan lo siguiente: a. Firmas y sellos de los Directores de las Unidades Solicitantes. b. Formatos DTP del 7 al 14 firmados y sellados por los Directores de las Unidades Solicitantes en forma física y digital. 4. Los datos correspondientes a los formularios del DTP1 a DTP 6 deberán de ser trasladados a la Dirección de Planificación (DIPLAN), conforme directrices que esta Dirección indique. 36

38 FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE INTEGRACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Unidades Solicitantes 1 Presentan oficio solicitando la integración de DTPs al Anteproyecto de a la UDDAF ANALISIS DE EXPEDIENTE Recibe expediente y analiza que la documentación registrada en DTPs cumpla con normativas e Auxiliar de 2 instructivos. Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente a Direcciones con boleta de rechazo para correcciones. CONSOLIDACION DE DTPs Y REGISTRO EN SIGES 3 Consolida la información y registra en SIGES. Auxiliar de Traslada expediente consolidado al Encargado de 4 para su análisis. ENVIO EN SIGES Revisa y verifica que la integración del anteproyecto de presupuesto de la UDDAF se realizo conforme a las normas establecidas. Normativas así como también, con criterios técnicos, administrativos, 5 Encargado de financieros, normas y legislación vigente. Si, sigue paso 6. No, devuelve expediente emitiendo observación con boleta de rechazo. 6 Realiza traslado en SIGES. 7 Firma y sella las formas DTP y oficio 8 Traslada expediente para visto bueno al Jefe de la UDDAF. Revisa que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios. 9 Si, sigue paso 10. No, devuelve expediente para su corrección con las Jefe de la UDDAF observaciones. 10 Firma y sella oficio y DTPs. 11 Traslada el expediente para trámite respectivo ante la UDAF al Auxiliar de. 37

39 FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO Auxiliar de Obtiene copia digital del expediente de Anteproyecto de de la UDDAF. Traslada expedientes a mesa de entrada de la UDAF y guarda archivo firmado y sellado FIN DEL PROCEDIMIENTO

40 FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO UDDAF Clase B RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE INTEGRACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Unidades Solicitantes 1 Presentan oficio de solicitud de integración del Anteproyecto de a la UDDAF. ANALISIS DE EXPEDIENTE Y CONSOLIDACION DE DTPs Recibe y analiza que la documentación contenida en los expedientes de las Direcciones cumpla con Encargado de lo establecido en las normas establecidas. 2 Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente a Direcciones con boleta de rechazo para correcciones. REGISTRO Y ENVIO EN SIGES Encargado de Jefe de la UDDAF Encargado de 3 Consolida formato de la DTP y Registra en SIGES. 4 Elabora oficio de Solicitud dirigido a la UDAF Central para el trámite de consolidación. 5 Traslada expediente para verificación al Jefe de la UDDAF. Revisa y verifica que la integración del anteproyecto de presupuesto de la UDDAF se realizo conforme a normas. 6 Si, siguen paso 7 No, emite observación en boleta de traslado y devuelve expediente al Encargado de para su corrección. 7 Realiza envió en SIGES. 8 Firma y sella DTPs y oficio. Traslada el expediente para trámite respectivo ante 9 la UDAF Central y guarda archivo firmado y sellado. Obtiene copia digital del expediente de 10 Anteproyecto de de la UDDAF y adjunta a expediente. 11 Traslada expedientes a mesa de entrada de la UDAF y guarda archivo firmado y sellado FIN DEL PROCEDIMIENTO

41 UDDAF CLASE A y B Código 02 Páginas PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL Fecha Julio OBJETIVO Contar con directrices para proyectar los requerimientos financieros anuales necesarios para la obtención de los productos finales, en términos de bienes y servicios necesarios para dar cumplimiento a la Programación de la Planificación Operativa Anual correspondiente de las Unidades que conforman la UDDAF. NORMAS 1. Las UDDAF junto con las Direcciones y departamentos a su cargo, con base en el Plan Operativo Anual, Anteproyecto de y Plan de Adquisiciones elaborarán la Programación Indicativa Anual la cual debe de incluir; a. Grupo de gasto. b. Fuente de financiamiento. c. Justificación de montos. d. Oficio de solicitud firmado y sellado por el Director de la Unidad Solicitante. PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CUOTA INDICATIVA ANUAL Presentaran oficio y propuesta de Programación 1 de Cuota Indicativa Anual conforme normativa y Unidad solicitante lineamientos recibidos de la UDDAF. 2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF Auxiliar de 3 Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Si, continua paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias. 40

42 PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO CONSOLIDACION DE PROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN 4 Consolida la información y Registra en SICOIN el CO3 i. Auxiliar de 5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de. 6 Traslada expediente con forma C03 i al Encargado de. Recibe expedientes de las Unidades solicitantes y verifica que la consolidación de Programación se Encargado de realizo correctamente. de la 7 Si, sigue paso 8. UDDAF No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados. SOLICITUD EN SICOIN DE CO3 i 8 Solicita en SICOIN CO3 i y firma oficio de solicitud. Encargado de de la Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que UDDAF 9 firme oficio y expediente de programación indicativa anual. SOLICITUD DE PROGRAMACION INDICATIVA ANUAL EN LA UDAF Jefe de UDDAF 10 Revisa, firma y sella expediente. 11 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

43 PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL UDDAF Clase B RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CUOTA INDICATIVA ANUAL Presentaran oficio y propuesta de Programación de 1 Cuota Indicativa Anual conforme normativa y Unidad solicitante lineamientos recibidos de la UDDAF. Traslada Oficio y expediente en forma física y digital 2 a la UDDAF Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Encargado de Si, continua paso 4. de la 3 No, devuelve expediente con nota de traslado a UDDAF Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias. CONSOLIDACION DE PROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN Consolida la información y Registra en SICOIN el 4 CO3 i. Encargado de de la UDDAF 5 6 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de. Traslada expediente con forma C03 i al Jefe de la UDDAF. SOLICITUD EN SICOIN DE CO3 i Y ANTE UDAF 7 Solicita en SICOIN CO3 i. Jefe de UDDAF 8 Firma y sella oficio de solicitud. 9 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

44 UDDAF CLASE A y B PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES Código 03 Páginas Fecha Julio OBJETIVO Contar con lineamientos uniformes para gestionar ante la DTP del MINFIN, los requerimientos de cuotas cuatrimestrales que permitan a las diferentes Unidades Ejecutoras del MAGA el cumplimiento de metas y resultados establecidos en el POA conforme a lo establecido en la Planificación Operativa Anual. NORMAS 1. Las UDDAF deben de presentar a la Administración Financiera al inicio de cada año en forma física y digital, la programación de cuotas por fuente de financiamiento y grupo de gasto, así como su justificación. vinculado a la Planificación Indicativa anual para luego ser consolidada la información y enviar al MINFIN. 2. Los requerimientos de reprogramación de cuotas financieras deberán canalizarse de UDDAF a la UDAF Central, ya que la DTP deniega cualquier requerimiento que sean presentado directamente por Unidades Ejecutoras. 3. La UDDAF al recibir del departamento de notificación por correo electrónico del monto aprobado por el MINFIN para cada cuatrimestre notificara a las Unidades Ejecutoras 4. De no ejecutarse en el cuatrimestre el monto asignado por la Administración Financiera, las Unidades ejecutoras perderán los recursos correspondientes por las cuotas asignadas no ejecutadas. 5. Las Unidades Ejecutoras que generan ingresos, deben presentar la información sobre los ingresos que estiman percibir por cuatrimestre. 43

45 PROGRAMACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES Presentaran oficio y propuesta de Programación de 1 Cuotas cuatrimestrales conforme a normativa y Unidad solicitante lineamientos recibidos de la UDDAF. 2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF ANALISIS DE CUOTAS CUATRIMESTRALES Recibe expediente y verifica que cumpla con la Auxiliar de 3 normativa para su presentación. Si, continua paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias. CONSOLIDACION DE PROGRAMACION DE CUOTAS Y REGISTRO EN SICOIN 4 Consolida la información y Registra en SICOIN el CO3. Auxiliar de 5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de. 6 Traslada expediente con forma C03 al Encargado de. Recibe expedientes de las Unidades solicitantes y verifica que la consolidación de Programación se Encargado de realizo correctamente. de la 7 Si, sigue paso 8. UDDAF No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados. SOLICITUD EN SICOIN DE CO3 Encargado de 8 Solicita en SICOIN CO3 y firma oficio de solicitud. de la UDDAF 9 Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que firme oficio y expediente de programación indicativa anual. SOLICITUD DE PROGRAMACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES A UDAF Jefe de UDDAF 10 Revisa, firma y sella expediente. 11 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo fin DEL PROCEDIMIENTO

46 PROGRAMACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES UDDAF Clase B RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES Presentaran oficio y propuesta de Programación 1 de Cuotas cuatrimestrales conforme normativa y Unidad solicitante lineamientos recibidos de la UDDAF. Traslada Oficio y expediente en forma física y 2 digital a la UDDAF. Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Encargado de Si, continua paso 4. de la 3 No, devuelve expediente con nota de traslado a UDDAF Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias. CONSOLIDACION DE PROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN Consolida la información y Registra en SICOIN el 4 CO3. Encargado de de la UDDAF Jefe de UDDAF 5 6 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de. Traslada expediente con forma C03 al Jefe de la UDDAF. SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES ANTE UDAF 7 Solicita en SICOIN CO3. 8 Firma y sella oficio de solicitud. Traslada expediente a la UDAF para trámite 9 respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

47 UDDAF CLASE A y B REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS Código 04 Páginas Fecha Julio OBJETIVO Reprogramar cuotas para corregir variaciones que puedan afectar el cumplimiento de metas priorizadas, asegurando la disponibilidad de recursos, para que las unidades ejecutoras puedan realizar sus planes de trabajo.. NORMAS 1. Los requerimientos de reprogramación de cutas financieras deberán canalizar de UDDAF a la UDAF Central, ya que la DTP deniega oficios de requerimientos que sean presentados directamente por Unidades Ejecutoras. 2. Las Direcciones analizan su ejecución y determinan la necesidad de reprogramar sus recursos financieros por grupo de gasto ante la UDDAF. 3. Las UDDAF deberán, solicitar ante la Administración Financiera la reprogramación de los saldos no ejecutados durante el cuatrimestre, por medio de oficio presentado con 15 días de antes de finalizar el cuatrimestre, para este se someta a consideración de el Comité de Ejecución Presupuestaria COPEP La Administración Financiera deberá solicitar ante el Comité de Ejecución Presupuestaria COPEP, la reprogramación de los saldos no ejecutados durante el cuatrimestre, para su consideración. 5. Tanto la Administración Financiera como las UDDAF, al momento de realizar reprogramaciones de cuotas financieras deberán de tomar en cuenta las siguientes acciones. Toda solicitud de reprogramación de cuotas deberá contener: a. Oficio de solicitud firmado y sellado por el jefe y titular de la UDDAF dirigido a la Administración Financiera con copia al Departamento de Programación y. b. Monto. c. Renglones de gasto y fuente de financiamiento. d. Justificaciones por grupo de gasto y fuente de financiamiento. e. Al igual que la programación de cuotas de compromiso, la reprogramación de cuotas de devengado mensual se efectúan a nivel de grupo de gastos. 46

48 6. El Jefe del departamento de Programación y presupuesto y los Encargados de, deberán de llevar control de los saldos cuatrimestrales no ejecutados de las UDDAF. REPROGRAMACION DE CUOTAS UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS Presentaran oficio y propuesta de reprogramación 1 de Cuotas conforme a necesidades y normativa. Unidad solicitante Traslada Oficio y expediente en forma física y digital 2 a la UDDAF Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación Auxiliar de Si, continua paso 4 3 No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias. CONSOLIDACION DE REPROGRAMACION DE CUOTAS Y REGISTRO EN SICOIN 4 Consolida la información y Registra en SICOIN. Auxiliar de Encargado de de la UDDAF Encargado de de la UDDAF Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero 5 de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de. 6 Traslada expediente al Encargado de. Recibe expedientes de las Unidades solicitantes y verifica que la consolidación de reprogramación se realizo correctamente. 7 Si, sigue paso 8 No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados. SOLICITUD EN SICOIN 8 Solicita en SICOIN y firma oficio de solicitud. Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que 9 firme oficio y expediente de reprogramación de cuotas. SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS ANTE LA UDAF Jefe de UDDAF 10 Revisa, firma y sella expediente. 47

49 REPROGRAMACION DE CUOTAS UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO 11 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

50 REPROGRAMACION DE CUOTAS UDDAF Clase B RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS Presentaran oficio y propuesta de Reprogramación 1 de Cuotas conforme normativa y lineamientos Unidad solicitante recibidos de la UDDAF. Traslada Oficio y expediente en forma física y digital 2 a la UDDAF. Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Encargado de Si, continua paso 4. de la 3 No, devuelve expediente con nota de traslado a UDDAF Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias. CONSOLIDACION DE REPROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN Encargado de de la UDDAF 4 Consolida la información y Registra en SICOIN. 5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de. 6 Traslada expediente al Jefe de la UDDAF SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS ANTE LA UDAF Jefe de UDDAF 7 Solicita en SICOIN. 8 Firma y sella oficio de solicitud. Traslada expediente a la UDAF para trámite 9 respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

51 UDDAF CLASE A y B Código Páginas MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Fecha Julio OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para facilitar a las Dependencias del MAGA, efectuar modificaciones presupuestarias necesarias para regularizar sobregiros, saldos en la ejecución del gasto por incrementos o decrementos aprobados, modificaciones interinstitucionales, a fin de realzar reajustes a las asignaciones de gasto del Ministerio. NORMAS 1. Tomar en cuenta al analizar y presentar una modificación presupuestarias realizar las siguientes acciones: a. Toda solicitud de modificación se justificara mediante la exposición de los motivos que la originan, grado de afectación de metas, objetivos, bases de cálculo y otra información que aporte elementos de juicio para la toma de decisiones. b. Oficio de solicitud de modificación presupuestaria con firmas del Director de la Unidad solicitante, Jefe y titular de la UDDAF dirigido al Administrativo Financiero con copia al Jefe del Departamento de de la UDAF Central. c. Presentar cuadro de débitos y créditos que se afectaran, verificando que cuenten con la disponibilidad presupuestaria en los créditos que se están comprometiendo en cada renglón y verificar que los créditos y débitos sumen la misma cantidad, (no se deben de incluir decimales). d. Colocar las partidas presupuestarias con sus correspondientes códigos geográficos y fuentes de financiamiento que se afectaran, de incluir asignaciones con financiamiento externo de prestamos o donaciones deben de consignarse los códigos de organismo y correlativo. e. Si la modificación presupuestaria requiere la creación de nuevos renglones debe justificarse su creación con la excepción del grupo y 914 ya que estos son aprobados únicamente por la DTP. f. Cuando la solicitud de modificación incluye el subgrupo 18 debe tomarse en cuenta lo planteado en el manual de clasificación presupuestaria para el sector público de Guatemala, la Ley de compras y contrataciones e incluir la programación correspondiente, la cual debe contener: descripción de la naturaleza de los servicios requeridos, periodo de contratación y costo total. g. La solicitud de requerimiento de utilización del renglón 151 (Alquiler de edificios y locales) debe de incluir las programaciones pertinentes. 50

52 h. Si la solicitud de modificación incluye asignaciones del subgrupo 32 (Maquinaria y Equipo) debe contener la programación respectiva y las características necesarias, sin incluir marcas, pero si la descripción, costo unitario y costo total estimado, informando si es equipo nuevo, o de reposición. i. Programación de obras (Cuando corresponda) deberá de existir una partida presupuestaria a nivel de proyecto y obra y registrarse en el SNIP. j. Incluir fotocopia de la Base legal: Decretos, Acuerdos Gubernativos. Acuerdos Ministeriales y Convenios cuando corresponda. k. Toda solicitud de Ampliación Presupuestaria Interna INTRA 2 deberá contener el visto bueno del Despacho Superior. En el caso de Organizaciones No Gubernamentales ONG s por entidades desconcentradas, autónomas, organismos regionales o internacionales el incisos h no aplica, ya que se rigen por normativas específicas. d. Sobregiros en renglones presupuestarios. a. Disponibilidad de saldos para regularizar los renglones sobregirados y que las modificaciones se realicen entre grupos 100 a 200 o de estos al 300 y en este último solo pueden hacerse transferencias entre el mismo. b. Tomar en cuenta que el grupo cero solo puede ser modificado de ubicación geográfica. Cuando las modificaciones presupuestarias afecten metas programadas deberá efectuarse una reprogramación de de metas y justificarse ante DIPLAN. Al presentar la modificación presupuestaria es importante integrar bien la partida presupuestaria. Año Inst Unidad Ejecutora Programa Subprograma Actividad Obra Renglón Ubicación Geográfica Fuente de Financiamiento MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF Clase A RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO Unidad Ejecutora SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA 1 2 Elabora propuesta de modificación presupuestaria según normativa. Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF. 51

53 MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF Clase A RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO Encargado de RECEPCION DE EXPEDIENTES Recibe expediente y verifica que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios según tipo de modificación. 3 Si, sigue paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado para que realice modificaciones. Nombra a Auxiliar de para que analice 4 expediente. ANALISIS DE EXPEDIENTES Y REGISTRO DE CO2 EN SICOIN Auxiliar de Encargado de Verifica que el expediente cumpla con la normativa de modificación presupuestaria. Si, sigue paso 6. No, devuelve expediente a Unidad ejecutora Registra en SICOIN la modificación, imprime y firma en el reverso Elabora oficio de modificación presupuestaria dirigida al de la UDAF con copia al Jefe del Departamento de Programación y Traslada expediente con forma C02 al Encargado de. SOLICITUD DE CO2 EN SICOIN Recibe expediente y verifica que se cumpla con normativa y criterios administrativos y financieros para la solicitud en SICOIN. Si, sigue paso 10. No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados en boleta de traslado. Solicita en SICOIN modificación presupuestaria u firma oficio de solicitud de modificación presupuestaria. Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que firme oficio y expediente de modificación presupuestaria. 52

54 MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF Clase A RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO Jefe de UDDAF 12 Firma y sella oficio. 13 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

55 MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF Clase B RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO Unidad Ejecutora SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA 1 2 Elabora propuesta de modificación presupuestaria por categoría según normativa. Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF. ANALISIS DE EXPEDIENTES Y REGISTRO EN SICOIN Encargado de Verifica que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios según tipo de modificación. Si, sigue paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado para que realicen las enmiendas necesarias para continuar su trámite. Registra en SICOIN la modificación, imprime y firma en el reverso. Elabora oficio de modificación presupuestaria dirigida al de la UDAF con copia al Jefe del Departamento de. Traslada expediente con forma C02 al Encargado de. SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA ANTE LA UDAF Jefe de UDDAF Recibe expediente y verifica que se cumpla con normativa y criterios administrativos y financieros para la solicitud en SICOIN. Si, sigue paso 8. No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados en boleta de traslado. Solicita en SICOIN modificación presupuestaria u firma oficio de solicitud de modificación presupuestaria. Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

56 UDDAF CLASE A y B Código 06 Páginas COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP s) Fecha Julio OBJETIVO Contar con normativa y procedimiento que garantice la disponibilidad presupuestaria y libre de afectación que cubre los montos de los compromisos de las Unidades ejecutoras previos a adquirirlos. NORMAS 1. La Solicitud y emisión la CDP s debe ser previa a adquirir compromisos y suscribir contratos de servicios con cargo a los renglones de los subgrupos 15 Arrendamientos y derechos, 17 Mantenimiento y reparación de obras e instalaciones, 18 Servicios técnicos y profesionales, grupo 2 materiales y suministros y 3 Propiedad, equipo, planta e intangibles. 2. La Unidad solicitante deberá trasladar a la UDAF la Solicitud de disponibilidad presupuestaria la cual deberá incluir lo siguiente: a. Solicitudes de pedido para programar la constancia, b. Incluir NIT, c. Monto. d. Descripción del pago a realizar. e. Deberán tomar en cuenta lo establecido en el Artículo 69 del Decreto f. Los CDP`s tendrá vigencia para el ejercicio del año en curso. g. Copia de solicitud de pedido y de cotización en. compra directa. h. cotización Copia de solicitud de pedido y acta de adjudicación. i. Fotocopia de solicitud de pedido y acta de adjudicación de licitación en Licitación. j. Fotocopia de solicitud de pedido y contrato abierto publicado en guate compras cuando se trate de contrato abierto. k. Fotocopia de solicitud de pedido y adjudicación (según sea el caso). l. Copia de nómina de personal subgrupo 18 (según sea el caso). 55

57 COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP s) UDDAF Clase A RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CDPs La Unidad Solicitante 1 Entregan solicitud de CDP`s a la UDAF en mesa de entrada. REGISTRO DE CDP`s 2 Verifica que el expediente cumpla con la normativa de CDPs y verifica que cuente con disponibilidad presupuestaria conforme a solicitud. Si, sigue paso 3. No devuelve para corrección. Auxiliar de 3 Procede al registro de la programación del detalle de las partidas y renglones presupuestarios en el SIGES del CDP generando Form C02. 4 Imprime CDP y adjunta al expediente de la Unidad solicitante. 5 Traslada CDP para firma. Encargado de ENTREGA DE CDP`s 6 Firma y sella CDP. Notifica a interesados FIN DEL PROCEDIMIENTO

58 COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP s) UDDAF Clase B RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE CDPs La Unidad Solicitante 1 Entregan solicitud de CDP`s a la UDAF en mesa de entrada Encargado de Encargado de 2 3 REGISTRO DE CDP`s Verifica que el expediente cumpla con la normativa de CDPs y verifica que cuente con disponibilidad presupuestaria conforme a solicitud. Si, sigue paso 3 No devuelve para corrección. Procede al registro de la programación del detalle de las partidas y renglones presupuestarios en el SIGES del CDP generando Form C02. IMPRESIÓN Y ENTREGA DE CDP`s Imprime CDP, archiva CUR y adjunta copia al 4 expediente de la Unidad solicitante. Notifica a interesados FIN DEL PROCEDIMIENTO

59 GLOSARIO DE SIGLAS SIGLAS AMP CDP CGC CO2 CO3 CO3i COPEP CUR DIPLAN DIS DTP INGRU INTRA 1 INTRA 2 MAGA MINFIN ONG Ampliación Presupuestaria SIGNIFICADO Comprobante de Disponibilidad Presupuestaria Contraloría General de Cuentas Comprobante de Modificación Presupuestaria Comprobante de la Programación de la Ejecución del Gasto Comprobante de Programación Indicativa Anual Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria Comprobante Único de Registro Dirección de Planeamiento Disminución Presupuestaria Dirección Técnica de Modificación de cierre presupuestario Modificaciones presupuestarias externas Modificaciones presupuestarias internas Ministerio de Agricultura, Ganadería Ministerio de Finanzas Publicas Organización No Gubernamental POA Planificación Operativa Anual SEGEPLAN Secretaria de Planificación y Programación de la 58

60 GLOSARIO DE SIGLAS SIGLAS SICOIN SIGES SNIP UDAF UDDAF SIGNIFICADO Presidencia Sistema de Contabilidad Integrada Sistema de Gestión Sistema Nacional de Inversión Pública Unidad de Administración Financiera Unidad Desconcentrada de Administraciòn Financiera 59

61 GLOSARIO DE TÉRMINOS ACTIVIDAD TÉRMINO APROBACION DE CUR ASIGNACION PRESUPUESTARIA CÓDIGO PROGRAMÁTICO (PRESUPUESTARIO) DEFINICIÓN Categoría presupuestaria relativa a un conjunto especializado de acciones íntimamente relacionadas y complementarias entre sí, para el logro de los programas y subprogramas; comprende el conjunto de acciones, los recursos humanos, físicos, materiales y financieros, necesarios para su realización. Cada actividad se compone de las relaciones insumo proceso - resultado (producto).partidas de activo fácilmente convertible a efectivo, no asignado a fines específicos distintos al pago de una partida de pasivo circulante, o a una inversión fácilmente realizable. Activos que pueden ser utilizados para hacer pagos de forma inmediata. Es la autorización del CUR por parte del Jefe del Área de Contabilidad, luego de revisar la documentación física con los datos registrados en el Sistema. Son las cantidades o créditos autorizados que representan el límite máximo de gastos que puedan ejecutar los organismos e instituciones del Estado en un ejercicio fiscal. Relación de números formados por cifras que funcionan como claves de año, instituciones, unidades ejecutoras, categorías programáticas, grupos y renglones de gasto, regiones, departamentos y fuentes de financiamiento, en la partida presupuestaria, del presupuesto de egresos. También incluye el tipo de gasto, la finalidad y función del mismo. El código programático actual en Guatemala, tiene 31 dígitos de la manera siguiente: Ejercicio fiscal 4, institución 3, unidad ejecutora 3, programa o categoría equivalente 2, subprograma 2, proyecto 3, actividad u obra 2, grupo y renglón de gasto 3, 60

62 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉRMINO CONTROL INTERNO CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL DEFINICIÓN ubicación geográfica 4, fuente de financiamiento 5; adicionalmente hay otros cinco dígitos de la manera siguiente tipo de gasto 2 finalidad 1 y función 2 con lo cual el código programático llega a 36 dígitos. Sistema de su organización, compuesto por los procedimientos que tiene implantados y el personal dedicado a ello, estructurado para el logro de los objetivos siguientes: a) obtención de información financiera correcta, segura y oportuna; b) protección de los activos del negocio o institución y, c) promoción de la eficiencia de operación. Proceso a cargo la autoridad superior, la autoridad administrativa superior, la unidad de auditoría interna y las dependencias de cada institución gubernamental, diseñado y estructurado para establecer una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; comprendido por uno o más de los componentes siguientes: a) Eficacia, eficiencia y efectividad de las operaciones; b) Confiabilidad de la información financiera y administrativa; y, c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y procedimientos aplicables. El control interno gubernamental incluye: 1) El plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se adopten para asegurar el cumplimiento de los objetivos, funciones, tareas y metas de ejecución, relacionadas con la previsión, seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas de la institución; 2) La protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente de un ente público; medible tanto en lo relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los 61

63 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉRMINO DEFINICIÓN funcionarios o empleados públicos que intervienen en ellos. PROGRAMACION DE CUOTA DISMINUCIONES PRESUPUESTARIOS EJERCICIO FISCAL FUENTES DE FINANCIAMIENTO Es el proceso de programación de la ejecución presupuestaria que permite realizar una previsión dinámica, para cada uno de los subperiodos del ejercicio presupuestario, de realizaciones en términos de productos terminales e intermedios, de requerimientos de recursos reales y financieros en tiempo oportuno, así como de los procesos necesarios para obtener dichos productos con el objeto de poder cumplir con los compromisos de gastos durante un periodo establecido. Son disminuciones a los créditos presupuestarios que se asignaron a programas o categorías equivalentes, subprogramas, proyectos, actividades, obras y grupos de gastos, debido a cambios en las expectativas de los ingresos que se estima resultarán insuficientes, por lo que no se dispondrá de las fuentes de financiamiento para atender las erogaciones programadas. Como resultado de este proceso el General de Ingresos y Egresos del Estado, es disminuido por el Congreso de la República mediante Decreto. Período que comprende la ejecución del presupuesto, que comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, de cada año. Indica de donde provienen los recursos financieros para la realización del gasto público, permitiendo conocer si se obtienen por impuestos, tasas, contribuciones, bonos del tesoro, préstamos, 62

64 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉRMINO DEFINICIÓN donaciones, etc. pérdidas obtenidas por operaciones de transferencia, cesión, compra - venta, permuta u otra forma de negociación de bienes y derechos de la entidad que no corresponden al giro normal de sus operaciones. GLOSARIO Diccionarios de palabras o términos específicos de una ciencia o una técnica de vocabulario. GRUPO DE GASTO: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Clase de gastos, que corresponde a una ordenación sistemática de los egresos, con base en el tipo de los mismos. Instrumento técnico básico para aplicarlo a las labores coadyuvando a establecer condiciones uniformes de comportamiento laboral y de entendimiento operativo. MODIFICACIONES A LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS MODIFICACIÓN DE Son cambios entre fuentes de financiamiento de los gastos, que pueden o no modificar la composición de los mismos en el ámbito de la estructura programática o del objeto del gasto. Son cambios que se efectúan a los montos asignados a los programas, subprogramas, proyectos, actividades, obras y grupos de gasto previstos en el General de Ingresos y Egresos del Estado por subestimaciones, incorporación de nuevos programas, subprogramas, proyectos o actividades, reajustes de gasto, alteración en las metas o volúmenes de trabajo en los programas. Son incrementos a los créditos presupuestarios 63

65 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉRMINO AMPLIACIONES DEFINICIÓN que se asignan a programas o categorías equivalentes, subprogramas, proyectos, actividades, obras, grupos de gasto, para atender requerimientos no previstos o que no resultan insuficientes, siempre que se disponga de las fuentes de financiamiento para atender la erogación correspondiente. Este tipo de modificación presupuestaria es el resultado de un proceso de ampliación del General de Ingresos y Egresos del Estado, efectuado por el congreso de la Republica mediante el Decreto correspondiente. NORMA NORMAS DE CONTROL INTERNO Regla de conducta cuyo fin es el cumplimiento de un precepto legal. Precepto positivo de orden jurídico menor. Especificación técnica u otro documento accesible al público, establecido con la cooperación y el consenso o aprobación mayoritaria de las partes interesadas, basada en los resultados conjuntos de la ciencia, la tecnología y la experiencia, que tiene como propósito conseguir un beneficio óptimo de la acción a realizar referencia para organizar el ambiente y estructura del control interno de cada institución al tenor de sus necesidades, su complejidad operacional y de las circunstancias específicas de funcionamiento y operación de cada entidad, las cuales exigen el total apego y cumplimiento a las leyes y reglamentos, a las políticas nacionales, gubernamentales, sectoriales e institucionales, así como a las disposiciones administrativas internas. Son de interés para los auditores en general, pero especialmente están dirigidas a los responsables de las instanciassuperiores de dirección y coordinación y de los gerentes, administradores y 64

66 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉRMINO OBJETIVO OBRA PLAN DEFINICIÓN empleados públicos. Es el logro que se pretende alcanzar con la ejecución de las actividades de un plan, programa o proyecto. Constituye un punto central de referencia para emprender determinadas acciones. Categoría programática de mínimo nivel en términos de asignación de recursos, al Igual que la actividad. Proyecto de cursos de acción a realizar para alcanzar determinados objetivos. Es el resultado del proceso de planeación. PLAN OPERATIVO ANUAL PROCEDIMIENTO PROCESO PROGRAMA Consiste en la Planificación de actividades a realizarse por área de trabajo, en las cuales se indique la cuantificación de las mismas tomando en cuenta indicadores y techo estimado. Sistema, método de ejecución, actuación o fabricación. Modo de tramitar las actuaciones administrativas. Conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisa la forma sistemática de hacer determinado trabajo. Es el conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o técnica.. Categoría programática cuya producción es terminal de la red de acciones presupuestarias de una institución o sector. Tiene las características siguientes: a) es la categoría programática de mayor nivel en el ámbito de la producción terminal; b) expresa la contribución a una política, ya que refleja un propósito esencial en la red de acciones presupuestarias que ejecuta una institución o 65

67 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉRMINO PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA PROYECTO DEFINICIÓN sector, a través de la producción terminal; c) se conforma por la agregación de categorías programáticas de menor nivel que confluyen al logro de su producción como subprogramas, actividades y proyectos; y, d) tiene una unidad administrativa responsable de su ejecución. El programa como conjunto de actividades o proyectos coordinados, capaces de producir resultados homogéneos y cuantificables, es la unidad presupuestaria básica.. Consiste en la fijación de metas y en la asignación de recursos (humanos, materiales y financieros) que permitan alcanzar los objetivos propuestos de los planes o Programas de Gobierno Modelo socio económico para la búsqueda de solución de problemas.. REVERSION UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA UNIDADES EJECUTORAS DESCONCENTRADAS Anulación de una operación. Esta conformada por los Departamentos de, Contabilidad y Tesorería que tiene la responsabilidad de cumplir y aplicar las leyes, normas y procedimientos en materia financiera y presupuestaria de observancia general a nivel Nacional y de la Institución. Se les denomina así a las Unidades ejecutoras desconcentradas con atribuciones y competencias para realizar funciones administrativas y financieras y que forman parte del MAGA pero que manejan sus propios presupuestos para atender a diferentes Direcciones dentro de la Institución. Aun cuando cuentan con sus presupuestos como unidades ejecutoras desconcentradas, se regirán por las normas establecidas en el Manual de 66

68 GLOSARIO DE TÉRMINOS TÉRMINO SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA (SICOIN) SISTEMA DE GESTION (SIGES) SOLICITUD DE PAGO TECHO PRESUPUESTARIO UNIDAD SOLICITANTE DEFINICIÓN Normas y Procedimientos de la UDAF central en cuanto a autorizaciones o aprobaciones especificas; por tanto, son la instancia responsable, en lo operativo, de las distintas fases del ciclo presupuestario; para tal efecto se regirá a las disposiciones y normas del ente rector canalizadas a través de la UDAF. Es la herramienta que lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos según corresponda, generando automáticamente con cada registro la Contabilidad del Estado y el proceso de pago. También contempla el registro de metas, indicadores de desempeño e ingreso del Plan Operativo Anual de cada institución así como el registro y control de inventarios. Es una herramienta informática que utilizan las entidades públicas del Gobierno de Guatemala, para emitir las Órdenes de Compra, liquidación y Pago, generación de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CDP, en la gestión de compra de los productos y/o servicios que requieran. Es la autorización del CUR para que sea pagado por parte del Coordinador Financiero, luego de revisar la documentación física con los datos registrados en el Sistema. Máxima asignación presupuestaria que el Ministerio de Finanzas Públicas da a cada Ministerio, para que este lo distribuya dentro de las diferentes unidades, proyectos, actividades, etc. Se le denominara a las Direcciones que forman parte de las UDDAF Clase A y B. 67

69 ANEXOS 68

70 ANEXO 1 DTPs DEL 7 AL 14 CON SU INSTRUCTIVO 69

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73 72

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86 ANEXO 2 EJEMPLO SOLICITUD DE AMPLIACION PRESUPUESTARIA 85

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