DIRECCION GENERAL DE AERONAUTICA CIVIL DEL PERU (DGAC)

Transcripción

1 1. Objetivo Definir las actividades que realiza el personal del área Mesa de Partes de la Dirección General de Aeronáutica Civil para el envió de la documentación que genera la DGAC, la misma que puede ser Local, Nacional e Internacional los cuales se tienen que entregar a los diferentes destinatarios que pueden ser: Empresas, Instituciones Públicas, Personas Naturales u otros. 2. Alcance El presente procedimiento es aplicable a todo el personal del Área de Mesa de Partes de la Dirección General de Aeronáutica Civil encargado del desarrollo de las actividades del despacho de la documentación externa Local, Nacional e Internacional vía Courier según contrato del MTC; abarca desde que las secretarias de las diferentes áreas de la DGAC entregan a la Mesa de Partes de la DGAC, hasta la recepción de los cargos o documentos devueltos por el Courier, vía la OACyGD. 3. Referencias Normativa a. Ley 27444, Ley General de Procedimientos Administrativos. b. Ley 27261, Ley de Aeronáutica Civil. c. Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. d. R.S MTC, Directiva para regular el Trámite Documentario en el MTC. e. R.S MTC/04, Aprueba Directiva que regula la gestión documental del Ministerio de Transportes y Comunicaciones , modificada por R.S. N MTC/04. f. R.M. N MTC/01 de fecha , que aprueba los Formatos Actas de Notificación Personal, Aviso de Visita, Notificación Bajo Puerta y Constancia de Notificación Personal para su uso por todas las unidades orgánicas. 4. Documentos Relacionados a. I-DG-SIG-003: Uso de la Aplicación del Sistema de Información Documentaria del MTC. b. I-DG-SIG-005: Estructura de la Documentación Administrativa. c. Memorando (M) N MTC/04 de fecha , sobre la centralización del servicio de mensajería a través de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental. d. Procedimiento Recepción de Documentos Código MPO1-PRO1-SPO4-PDO1, de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental del MTC. e. Procedimiento Distribución de Documentos Código MPO1-PRO1-SPO4-PDO3, de la Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental del MTC. 5. Símbolos y Abreviaturas a. CT: Coordinación Técnica. b. DGAC. Dirección General de Aeronáutica Civil. c. OACyGD: Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental. d. MPD: Mesa de Partes de la DGAC. e. SID: Sistema Integrado Documentario. f. P/D: Parte Diario. Página 1 de 10

2 6. Términos y Definiciones a. ARCHIVO: Conjunto organizado de documentos, que contienen información sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada. b. ASUNTO: Contenido de una unidad documental generado por una acción Administrativa c. CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege a los documentos para su almacenamiento y preservación. d. CÓDIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que deben responder a los principios de respeto a la procedencia y al orden original. e. COPIA: Reproducción exacta de un documento. f. COPIA FEDATEADA: Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original. g. DESPACHO NORMAL: Tipo de servicio del Mensajero Externo (Courier) en la distribución de la correspondencia en plazos establecidos según Contrato. h. DESPACHO URGENTE: Tipo de servicio del Mensajero Externo (Courier) en la distribución de la correspondencia en el menor plazo posible. i. DOCUMENTO: Información registrada, cualquier sea su forma o el medio utilizado. j. DOCUMENTACIÓN URGENTE: Documentación que expresamente lo mencione (sello de URGENTE) para su distribución por el Mensajero Externo (Courier) en el más breve plazo. k. EXPEDIENTE: Es el conjunto de documentos ordenados cronológicamente y foliados sobre un determinado asunto que genera un proceso de trámite para obtener un servicio u otro fin de la DGAC. l. FOLIAR: Acción de numerar hojas. m. OFICIO: Es la comunicación que se cursa entre los funcionarios públicos de las diferentes Entidades del Sector Público o a los particulares para impartir instrucciones, efectuar gestiones, remitir documentos o formular consultas o absolverlas. n. SOLICITANTE: Persona natural o jurídica que acude a la DGAC para hacer el requerimiento de algún servicio o autorización, mediante un escrito. o. SISTEMA INTEGRADO DOCUMENTARIO: Aplicativo diseñado para llevar un adecuado registro, control, seguimiento y respuestas a los diferentes documentos registrados, emitidos o derivados a las diferentes Direcciones Generales, Coordinaciones Técnicas, Jefaturas o Áreas de la institución. El SID es el único sistema que asigna a todos los documentos que ingresan al MTC, un número, fecha y hora de recepción, los cuales no pueden ser modificados por ninguna de las dependencias del MTC. Página 2 de 10

3 7. Responsables a. Encargado de la Mesa de Partes (EMD). b. Asistente de Mesa de Partes (AMP). c. Secretarias de las áreas de la DGAC. 8. Actividades del Procedimiento Generalidades. La Oficina de Atención al Ciudadano y Gestión Documental tiene a cargo la recepción y entrega al Courier, según contrato con el MTC, para la distribución de la documentación Local (Lima y Callao) y Nacional, de las distintas unidades orgánicas que integran el MTC, de acuerdo al horario que ha establecido con el Memorando (M) N MTC/04 de fecha , sobre la centralización del servicio de mensajería. Para el envió de documentación internacional la OACyGD tiene contrato con un Courier Internacional que cubre los diferentes países de destino, el cual se encarga de enviar el documento al destino indicado (sin retorno). Nº RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Recepción de Documentos (Oficios, Oficio Circulares y otros) SECRETARIAS AMP a) Las Secretarias entregan los documentos que se generan a la MPD para su envió al destinatario y para ello le hacen firmar un cargo al AMP, como constancia de su entrega. b) El AMP realiza una evaluación antes de su recepción a los oficios y sobres que entregan a la MPD para gestionar su distribución externa dentro del horario de 08:30 a 16:00 hrs. donde verifica lo siguiente: Documento se encuentra en sobre. Rotulado con Membrete, Código y sello del área de origen. Destinatario. Nombre de la Empresa (si es necesario). Dirección completa. Número del documento que se envía (si es necesario). Número telefónico (Opcional en Local o Nacional, obligado en envió Internacional). Ver modelos indicados en el Anexo 1: Modelo para Confeccionar un Sobre sin Ventana y Anexo 2: Modelo para Confeccionar un Sobre con Ventana. Dicha evaluación puede tener los siguientes resultados: b.1 No Conforme: La documentación no es recibida, se explica los motivos y/u observaciones por qué no será recibida la documentación, toda vez que no cumple con lo indicado en el Anexo 1. b.2 Conforme: Deja constancia de haber recibido los documentos (Oficios y otros) poniendo su firma y/o sello (si Página 3 de 10

4 NOTA: 2 Ingreso de Documentos en el SID es necesario) en el cuaderno Cargo del área o en una copia del documentos a enviar. 1. Los Documentos que son entregados por las áreas en otro horario del que indica el punto 1.2 serán recibidos por el AMP, indicando que se despachan el día siguiente al encargado de recepción del Área de Notificaciones y Mensajería Externa de la OACyGD. AMP a) Los documentos recibidos por el AMP se ingresan en el SID asignándoles un registro interno o P/D nuevo a cada documento (el cual será anotado en los Formatos de Constancia de Notificación Personal y Acta de Notificación Bajo Puerta de Actos Administrativos), y son derivados al encargado de recepción del Área de Notificaciones y Mensajería Externa de la OACyGD. b) Luego agrupa los documentos por su destino, si son Local o Nacional y elabora un listado autogenerado por el SID del total de documentos (grupo Local, Nacional o Internacional) a ser remitidos a la OACyGD. c) Luego ingresa la información del documento a enviar en el Formato Constancia de Notificación Personal y Acta de Notificación Bajo Puerta de Actos Administrativos, por cada documento, debiendo llenar los campos correspondientes (Destinatario, Domicilio, Documento, Registro o Parte Diario, etc.). d) La documentación con los listados de acuerdo al tipo de entrega Local, Nacional o Internacional, son entregados físicamente al encargado de recepción del Área de Notificaciones y Mensajería Externa de la OACyGD, solamente en dos horarios a las 09:30 a.m. y/o 15:30 p.m. el encargado de recepción sella y firma el listado como conformidad de recepción de los documentos. 3 Devolución de Cargos a las Áreas de la DGAC AMP a) El AMP recibe del encargado de recepción del Área de Notificaciones y Mensajería Externa de la OACyGD la documentación que fue entregada (Cargo) o devuelta, la que ha sido derivada por el SID al AMP, pudiendo ser : a.1. Documentos no entregados: Estos pueden ser devueltos por que se mudo o por destinatario está incompleto, en este caso son devueltos físicamente por la OACyGD (Documento y formatos) y el registro lo finaliza el AMP, el Página 4 de 10

5 cual entrega a través de un listado autogenerado en el SID al área que elaboró el documento para que actualice la información del destinatario y volver a enviar si lo cree conveniente, el área sella y firma el listado como conformidad de entrega (devolución). Los envíos con destino internacional que no se ubico el destinatario o no encontraron la dirección, estos no son devueltos por el Courier, son destruido donde han llegado según indica el Courier. a.2. Documentos entregados: El AMP descarga la información en el SID, finaliza el registro o P/D y alcanza físicamente el Formato Constancia de Notificación Personal y/o Acta de Notificación Bajo Puerta de Actos Administrativos, a las áreas que elaboraron el documento a través de un listado autogenerado en el SID, el área sella y firma el listado como conformidad de entrega de su cargo. b) Una vez devueltos las Constancias de Notificación Personal y/o Acta de Notificación Bajo Puerta de Actos Administrativo a las Áreas que generaron el documento, se da por concluido el trámite de entrega de documentos externos y se archiva en la MPD los listados del cargo autogenerados por el SID. NOTA: 2. En el caso de los Documentos con destino Internacional, la confección del sobre tiene que estar de acuerdo a lo indicado en la actividad 1.b, ya que el Courier Internacional quien entregará dicha documentación, indica que: si la información que se indica en el sobre (dirección, nombre de persona, etc.) tiene datos errados y no pueden ubicar al destinatario o dar con la dirección exacta, la documentación será destruida en el país al que llego. 3. El envío de documentos bajo la modalidad de Urgente ya sean Local o Nacional, el EMD o AMP coordina telefónicamente el recojo y la entrega del documento Urgente, con el encargado de recepción del Área de Notificaciones y Mensajería Externa de la OACyGD, los sobres deben estar confeccionados de acuerdo a lo indicado en la actividad 1.b. 4. Los pesos promedios estimados de la documentación a transportar por cada sobre o paquete, por el Mensajero (Courier) Local o Nacional, corresponde a un peso máximo de dos (02) kilogramos (Kg.).Los envíos que excedan los 2 Kg. exigen costos adicionales, según el contrato de Servicio de Mensajería. 5. La Mesa de Partes de la DGAC, en el caso que un área requiera el cargo urgente de un documento, la secretaria del área debe coordinar con el EMD la urgencia de contar con el cargo de un Página 5 de 10

6 documento, para ello el EMD se comunica vía telefónica con el representante del Courier para que ubique el cargo del documento y devolverlo a la brevedad al MTC, paralelamente el Courier escanea el documento y lo cuelga a través de la página web de la compañía (Courier) para que el EMD visualice el cargo y lo pueda imprimir. 6. En caso el Courier no pueda entregar un documento en la dirección consignada por motivo de que no ubico al destinatario en la primera visita; entregará al MTC el formato Constancia de Notificación Personal, indicando en la parte de abajo el motivo por el cual no se pudo entregar el documento. Asimismo el Courier en caso no encontrase al destinatario en una segunda visita realizada dejara el documento bajo puerta y utilizará para ello el Formato Acta de Notificación Bajo Puerta de Actos Administrativos, el cual entregará como cargo al MTC. 9. Indicadores Ítem Nombre del Indicador Fórmula de Medición Criterios de evaluación Meta Frecuencia 1 Cantidad de Cargos entregados Satisfactoriam ente a las áreas de la DGAC (Cantidad de Cargos entregados a las áreas / Cantidad de Documentos entregados al Courier) x 100 Óptimo: 90% a 100% Aceptable: menor de 90% a 70% Critico: Menor 70% Óptimo: 90% Trimestral 10. Diagramas de Flujo Página 6 de 10

7 10.1 Recepción, Envío de documentos a OACyGD para su despacho y Devolución de cargos SECRETARIA AMP MENSAJERÍA Y NOTIFICACIÓN INICIO SECRETARIA: Prepara documentos generados y firmados al responsable de mensajería AMP: Recibe y verifica la preparación de sobres Algún defecto u omisión? NO Recepciona y da constancia colocando sello y firma en el cargo del Área SI Se explica las observaciones y si subsana se recibe MENSAJERÍA El responsable de mensajería de la OACyGD verifica si lo solicitado está derivado por SID y remite al courier para su notificación Ingresa documento al SID y con registro generado deriva a la OACyGD Coloca los datos relevantes en Formatos de Constancia de Notificación Personal y Acta de Notificación Bajo Puerta MENSAJERÍA Responsable de mensajería devuelve por el sistema SID y con hojas de cargo devuelve en físico las Actas de Notificación Genera dos listados del SID para cada tipo de destino: Local, Nacional e Internacional y entrega físicamente al personal de distribución de la OACyGD AMP Devuelve por SID el cargo al área de origen e imprime planilla AMP Traslada documentación a la oficina de origen la que firma planilla de cargo de entrega FIN Página 7 de 10

8 11. Registros a. Listado de documentos enviados al Courier: De salida y de Retorno. b. Actas de Notificación Bajo Puerta de Actos Administrativos. c. Constancia de Notificación Personal. d. Archivo de Cargos Devueltos por la OACyDG. e. Archivo de Listados de Documentos Entregados a la OACyDG. f. Archivo de Listado de Cargos Entregados a las Áreas de la DGAC. 12. Anexos Anexo 1 Modelo para Confeccionar un Sobre sin Ventana Los documentos y de ser el caso los anexos o adjuntos, que entreguen las diferentes áreas de la DGAC a la MPD, para ser entregados a los destinatarios ya sea Local, Nacional o Internacional, deben estar dentro de un sobre el cual debe tener los siguientes datos: 1 4 Contiene: Oficio N XXXX-2013-MTC/12.XX.XX 10 SEÑOR XXXX XXXXXX XXXX Gerente XXXXX XXXXX XXXXXX Av. XXXX N XXXX Distrito XXX Teléfono Jirón Zorritos Lima, Lima 01 Perú (511) Rotulado con el Membrete de la Institución ( ). 2. Número del Documento ( ). 3. Código de la Dirección, Coordinación Técnica o área ( ). 4. Género y/o titulo de la persona ( ). 5. Nombre de la persona a la que se dirige el documento ( ). 6. Cargo de la persona a la que se dirige el documento. 7. Nombre de la Empresa, Compañía o Institución a la que se dirige el documento. 8. Dirección donde se dirige el documento (actualizada), indicar el Distrito ( ). 9. Teléfono de la Empresa, como referencia para ubicar la Dirección, opcional en los documentos que son Local y Nacional, en envíos Internacionales obligatorio. Página 8 de 10

9 10. Zona donde debe colocar el sello (circular) del área que genera el documento ( ). 11. Pagina web, Dirección y Central telefónica del Ministerio de Transportes y Comunicaciones ( ). ( ) Campo obligatorio. Anexo 2 Modelo para Confeccionar un Sobre con Ventana Los documentos y de ser el caso los anexos o adjuntos, que entreguen las diferentes áreas de la DGAC a la MPD, para ser entregados a los destinatarios ya sea Local, Nacional o Internacional, deben estar dentro de un sobre y si este es del modelo con ventana, el documento debe estar doblado de tal manera que cuando este dentro del sobre con ventana los datos 4, 5, 6, 7, 8 y 9 puedan ser visibles en el espacio que corresponde a la ventana del sobre, y pueda ser entregado por el Courier sin inconvenientes, si el área no cuenta con el indicado sobre con ventana debe utilizar lo indicado en el Anexo 1: Modelo para confeccionar un sobre sin ventana, para la confección del sobre con ventana debe tener los siguientes datos: Contiene: Oficio N XXXX-2013-MTC/12.XX.XX SEÑOR XXXX XXXXXX XXXX 6 Gerente XXXXX XXXXX XXXXXX Av. XXXX N XXXX Distrito XXX Teléfono Rotulado con el Membrete de la Institución ( ). 2. Número del Documento ( ). 3. Código de la Dirección, Coordinación Técnica o área ( ). 4. Género y/o titulo de la persona ( ). 5. Nombre de la persona a la que se dirige el documento ( ). 6. Cargo de la persona a la que se dirige el documento. 7. Nombre de la Empresa, Compañía o Institución a la que se dirige el documento. 8. Dirección donde se dirige el documento (actualizada), indicar el Distrito ( ). 9. Teléfono de la Empresa, como referencia para ubicar la Dirección, opcional en los documentos que son Local y Nacional, en envíos Internacionales obligatorio. 10. Zona donde debe colocar el sello (circular) del área que genera el documento ( ). Página 9 de 10

10 11. Espacio de la Ventana que tiene el sobre y donde se deben de ver los datos del documento como se indica en el modelo. ( ) Campo obligatorio. 13. Formatos a. Constancia de Notificación Personal. b. Acta de Notificación Bajo Puerta de Actos Administrativos. Página 10 de 10