LICDA. XIOMARA JIMÉNEZ SOTO LICDA. ELIZABETH SOLÓRZANO JIMENEZ ING. JUAN CARLOS CALVO ARIAS

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1 ELABORACION Y EJECUCIÓN DE UN PLAN MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - ÁREA DE GESTIÓN: IMPACTO EN LA RECTORIA DE LA SALUD PREPARADO POR: DIRECCIÓN DE REGULACION DE PRODUCTOS DE INTERES SANITARIO UNIDAD DE NORMALIZACIÓN Y CONTROL LICDA. XIOMARA JIMÉNEZ SOTO LICDA. ELIZABETH SOLÓRZANO JIMENEZ ING. JUAN CARLOS CALVO ARIAS VALIDADO POR : REVISADO POR: DIRECCIÓN DE REGULACIÓN DE PRODUCTOS DE INTERÉS SANITARIO DIRECCIÓN DE REGULACIÓN DE PRODUCTOS DE INTERÉS SANITARIO DRA GUISELLE RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ LICDA. MARIA ELENA AGUILAR SOLANO ING. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ DRA. ADRIANA CÁRDENAS MATA MSC. MARCO TULIO LOBO DELGADO ING. MAURICIO QUESADA QUIRÓS APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS VERSIÓN Nº: 1 FECHA DE EMISIÓN: OCTUBRE 2013

2 PÁGINA 2 DE Introducción La capacitación consiste en el proceso de transmisión de información a los funcionarios de la Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario, para que adquieran los conocimientos teóricos y prácticos y puedan desempeñarse en las diferentes funciones, con el fin de alcanzar los objetivos establecidos para cada una de las áreas de desempeño. Las necesidades de capacitación se pueden presentar por cambios de tecnología, por cambios de funciones u objetivos de la organización, actualización de conocimientos, entre otros. 2. Objetivo Ejecutar el plan de capacitación previamente elaborado, con la finalidad que los funcionarios cuenten con el conocimiento necesario para que ejecuten las funciones asignadas de forma eficiente y eficaz. 3. Productos Producto final: Plan de capacitación 4. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en su nivel central. 5. Definiciones 6. Referencias Norma 0 MS.NI.GN.09 Como elaborar un procedimiento. Ministerio de Salud, San José, Costa Rica, 2009 Dirección General de Servicio Civil Resolución DG Integración de normativa aplicable en el Subsistema de Capacitación del Régimen de Servicio Civil San Jose-Costa Rica Diciembre-1997

3 PÁGINA 3 DE Responsables Código Actividad Nivel de gestión Responsable 8.1 Establecer las necesidades de capacitación Nivel Central Director y Jefes de Unidad 8.2 Clasificación y priorización de necesidades 8.3 Ejecutar la capacitación Nivel Central Nivel Central Director y Jefes de Unidad Director y Jefes de Unidad 8.4 Elaborar informe anual de capacitaciones Nivel Central Director y Jefes de Unidad

4 PÁGINA 4 DE Procedimiento 8.1. Establecer las necesidades de capacitación El Director(a) y los(as) Jefes de Unidad deben establecer las necesidades de capacitación que consideran que son acordes con las funciones de la Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario y que podrían mejorar la efectividad de los equipos de trabajo bajo su responsabilidad. Para establecer las necesidades de capacitación se emplean como insumos: La contratación de personal nuevo. La evaluación del desempeño de cada funcionario. Las necesidades propias de cada funcionario detectadas según el anexo 1. Esta actividad debe realizarse una vez al año en el primer bimestre. En caso de existir necesidades de capacitación, se continua con la actividad 8.2; de lo contrario, se termina el proceso Clasificar y priorizar las necesidades El Director y los Jefes de Unidad deben clasificar y priorizar las necesidades de capacitación de acuerdo a los siguientes criterios: a. Individual b. Grupal c. Requieren atención inmediata. d. Requieren solución a futuro. e. Exigen instrucción sobre la marcha. f. Requieren capacitadores internos. g. Requieren capacitadores externos. h. Requiera visitas de campo. Al hacer esta clasificación, se debe determinar qué tipo de capacitación debe recibir la persona según sea: por especialización, continuidad o por actualización de conocimientos. Utilizando el Anexo 2, el jefe de Unidad debe determinar cuál capacitación se debe ejecutar Ejecutar la capacitación La Dirección y las Jefaturas correspondientes deben establecer la ejecución de la capacitación en el momento planificado según el Anexo 3 Guía para la implementación del plan de capacitación

5 PÁGINA 5 DE Elaborar informe anual de capacitaciones La Dirección y las jefaturas correspondientes deben elaborar un informe de las capacitaciones realizadas en diciembre de cada año, donde se presenten los resultados obtenidos y las áreas con oportunidades de mejora a tomar en cuenta para el año siguiente. 9. Indicadores de gestión Porcentaje de ejecución de actividades de capacitación: (Capacitación ejecutadas / Total de capacitaciones programadas en el año) X 100

6 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA PÁGINA 6 DE Diagrama de Flujo Diagrama de Flujo Procedimiento: Elaboración Y Ejecución de un plan de capacitación Código: Versión 1 Actividades Código Descripción Unidad organizativa: Dirección de Regulación de Productos de Interés Sanitario Unidad Organizativa Director y Jefes de Unidad Elaborado por: Fecha elaboración: Flujo Información Equipo Calidad 09/09/2013 Hoja 1 de 1 Detalle Flujo de Información INICIO 8.1 Establecer las necesidades de capacitación Existen necesidades de capacitación? Si No 8.2 Clasificación y priorización de necesidades 8.3 Ejecutar la capacitación 8.4 Elaborar informe anual de capacitaciones FIN

7 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA Anexo 1 Cuestionario Detección de necesidades de capacitación. PÁGINA 7 DE 15 Fecha de la aplicación: Datos Generales Nombre funcionario: Funciones que desempeña y tiempo ejecutándola (no solo las asignadas por su puesto laboral): del Funciones Tiempo 1. Se ha afrontado a alguna dificultad en el momento de desempeñar las actividades que implica su cargo? ( ) Nunca ( ) Una vez ( ) Regularmente ( ) Ocasionalmente ( ) Siempre Explique: 2. Podría llevar a cabo mejor sus funciones si recibe capacitación? SI ( ) NO ( ) En caso afirmativo, menciones cuales: 3 Que opciones de capacitación consideraría adecuadas para lograr el desempeño optimo de su área laboral? Puede seleccionar más de una. ( ) Liderazgo ( ) Trabajo en equipo ( ) Planeación estratégica ( ) Capacitación técnica. Especifique:

8 PÁGINA 8 DE 15 ( ) Liderazgo ( ) Trabajo en equipo ( ) Planeación estratégica ( ) Atención al cliente ( ) Comunicación asertiva ( ) Superación personal ( ) Manejo de stress ( ) Seguridad e higiene ( ) Administración del tiempo ( ) Archivo ( ) Legislación ( ) Idioma Inglés. Especifique nivel: ( ) Capacitación técnica. Especifique: ( ) Computación. Especifique: ( ) Otros, especifique: Indique los temas de capacitación por orden de prioridad: Describa los cursos o talleres que ha tomado en los últimos 5 años Nombre del curso o actividad de capacitación Institución que lo impartió Duración (hrs

9 PÁGINA 9 DE 15 Anexo 2 Matriz de Necesidades de Capacitación Esta debe ser llenada por la jefatura y en los temas de capacitación indicar en orden de mayor importancia y necesidad. Nombre de los Funcionarios Temas de capacitación priorizados

10 PÁGINA 10 DE 15 Anexo 3 Anexo 3. Guía para la implementación del plan de capacitación Establecer los objetivos de la capacitación La jefatura de Unidad, de acuerdo a las necesidades de capacitación identificadas, debe establecer los temas y objetivos que se pretenden lograr. Los temas deben enfocarse al logro de los objetivos que se pretenden alcanzar. Para la elaboración de los objetivos se puede considerar las siguientes clases: De productividad: buscan lograr mejoras medibles en calidad, cantidad, tiempo y costo de operación. De desempeño: buscan mejorar el desempeño individual de los participantes. De habilidades o destrezas: buscan desarrollar o mejorar las habilidades o destrezas de los participantes. De conocimiento: buscan incrementar los conocimientos y la comprensión de los participantes con respecto a un tema. De dominio afectivo: buscan modificar actitudes, valores o emociones de los participantes. Elegir al Instructor El Jefe de la Unidad o encargado debe determinar si se debe elegir un instructor interno o externo a la institución, considerando el conocimiento requerido en el tema y su disponibilidad, atendiendo el listado de expertos establecido por el MS.NC.FIMPR Procedimiento de Selección de Expertos. Para orientar el proceso de selección se tomará en cuenta los parámetros establecidos en el Perfil del Instructor". Preferentemente, como mínimo, grado de licenciatura en el área de la capacitación requerida. Preferiblemente contar con experiencia en docencia o formación como capacitador. Disponer del tiempo necesario para atender con eficiencia la ejecución de las estrategias del Plan Conocimiento y manejo de la información sobre el tema a desarrollar. Conocimientos sobre estrategias e instrumentos para evaluar los aprendizajes Conocimiento oral y escrito del idioma español. Capacidad para la toma de decisiones oportunas

11 PÁGINA 11 DE 15 Manejo estrategias para el trabajo en equipo Poseer habilidades comunicativas que le facilitan interactuar en diferentes contextos Coordinar la logística de la capacitación El jefe de Unidad o la persona que el designe debe establecer y coordinar la logística de la capacitación que incluye al menos: la gestión del presupuesto, la convocatoria, selección de las instalaciones, equipo y material de apoyo, control de asistencia, alimentación, transporte, evaluación del taller y cualquier otro aspecto relacionado. Metodología de la capacitación El instructor debe realizar la capacitación utilizando la metodología que considere más apropiada para el logro de los objetivos establecidos para la capacitación, de acuerdo al horario y fechas planificadas. En este paso es importante cuidar los siguientes aspectos: Organizar en una secuencia lógica y didáctica de los contenidos. Organizar las sesiones de aprendizaje y los materiales que se utilizarán. Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etcétera. Motivar e involucrar a los participantes. Establecer una buena comunicación con los participantes. Cumplir el desarrollo del contenido del plan de la capacitación para hacer los ajustes necesarios. Evaluación a los participantes Para saber si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados, el instructor debe realizar una evaluación que permita medir el aprovechamiento de la capacitación. La evaluación debe realizarse en dos etapas: a) Al inicio del curso, para diagnosticar y medir el nivel de conocimiento de los participantes con relación a los temas que se van a tratar durante el mismo. b) Al final del curso, para medir el grado en que se cumplieron los objetivos. Realizar la evaluación de la capacitación Los participantes deben realizar la evaluación de la capacitación aplicando el instrumento Evaluación de la Capacitación, que será suministrado por el funcionario encargado de la logística, el cual los recolectara para su posterior análisis. EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES (Participantes)

12 PÁGINA 12 DE 15 Fecha: Nombre de la actividad de capacitación: El objetivo de la información solicitada es conocer su opinión con respecto a la actividad en que ha participado. La información será usada confidencialmente y servirá para el mejoramiento de la misma. INSTRUCCIONES: En la columna RP (resultado porcentual) indique, según la escala de 1 a 100, el valor que a su juicio corresponde al grado de cumplimiento o satisfacción del criterio respectivo. I. ASPECTOS GENERALES CRITERIOS RP (Escala de 1 a 100) 1. Entrega y cumplimiento del desarrollo del contenido temático establecidos en el plan. 2. Importancia y aplicabilidad de los conocimientos, habilidades y actitudes obtenidas, para el desempeño de las funciones y tareas asignadas a su cargo. 3. Duración de la actividad en relación con el contenido y profundidad de los temas desarrollados. II. METODOLOGÍA, RECURSOS Y MATERIAL DIDÁCTICO CRITERIOS RP (Escala de 1 a 100) 4. Pertinencia de los métodos y técnicas de enseñanza utilizadas (exposiciones magistrales, prácticas, trabajos grupales, debates, demostraciones y otros) con respecto al contenido temático del plan.

13 PÁGINA 13 DE Utilización de recursos audiovisuales (videos, diapositivas y otros), con respecto a los requerimientos del desarrollo del plan. 6. Calidad de la presentación, precisión y nitidez de los materiales impresos, expuestos y/o utilizados. 7. Pertinencia de las condiciones físicas, iluminación, sónicas, espacio, mobiliario, aseo, etc. de las instalaciones del lugar. III. COORDINACIÓN Y SERVIOS DE APOYO CRITERIOS RP (Escala de 1 a 100) 8. Organización general de la actividad de acuerdo con los requerimientos para el desarrollo del plan. 9. Notificación oportuna de su asistencia al evento. 10. Calidad de los servicios adicionales recibidos (Papelería, fotocopias, folletos) en relación con las necesidades de la actividad. IV. OPINIÓN GENERAL SOBRE LA ACTIVIDAD 11. Qué temas u otros aspectos recomienda ampliar, incluir o suprimir? 12. Qué otras sugerencias o recomendaciones propone para el mejoramiento general de la actividad?

14 PÁGINA 14 DE 15 También se realizara la Evaluación General del Instructor aplicando el formulario Evaluación General del Instructor EVALUACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTOR El objetivo de la información solicitada es conocer su opinión con respecto a la actuación general del instructor que impartió la actividad. Nombre del instructor 1: Nombre del instructor 2: Nombre del instructor 3: INSTRUCCIONES: En la columna RP (resultado porcentual) indique, según la escala de 1 a 100, el valor que, según su percepción, corresponde a cada uno de los criterios consultados. CRITERIOS RP ( de 1 a 100) Instructor 1 RP ( de 1 a 100) Instructor 2 RP ( de 1 a 100) Instructor Domino de los temas y el cumplimiento del contenido temático del plan. 14. Dominio y aplicación de métodos y técnicas de enseñanza. 15. Capacidad para motivar a los participantes y despertarles interés por la materia. 16. Capacidad y disposición para resolver dudas y atender comentarios de los participantes. 17. Organización y disciplina para el desarrollo del plan. 18. Puntualidad demostrada. 19. Observaciones y sugerencias para el instructor:

15 PÁGINA 15 DE 15 SE LE AGRADECE SU ACTIVA PARTICIPACIÓN EN EL EVENTO Analizar los resultados de las evaluaciones: Evaluación a los participantes: El instructor debe comunicar al jefe de Unidad sobre los resultados de la evaluación final de los participantes Evaluación de la capacitación: El jefe de Unidad debe evaluar para la toma de decisiones futuras los resultados finales del instrumento Evaluación de la Capacitación, y Evaluación General del Instructor.