Manual Ejecución de Gastos - Proyectos. Plataforma de Gestión de Vinculación con el Medio - SISAV

Transcripción

1 Manual Ejecución de Gastos - Proyectos Plataforma de Gestión de Vinculación con el Medio - SISAV Fecha: Abril 2018

2 Con el fin de apoyar la ejecución presupuestaria de los proyectos de vinculación con el medio de la Universidad, implementados a través de la Dirección de Transferencia Tecnológica mediante postulación normada por las Bases de Proyectos de Vinculación con el Medio 2018 y siguieron los procesos establecidos en éstas, es que se dispone de este manual que entrega pautas de operación de la ejecución de gasto a través de la Plataforma de Gestión de Vinculación con el Medio, SISAV. Los proyectos que se encuentran en el Estado de Ejecución, podrán hacer estas solicitudes a través de la Plataforma, previa calendarización de las actividades del proyecto. Para el presente año, se trabajará con un único Centro de Costos de los Proyectos, que permitirá un mejor control y optimización de los tiempos de gestión de los recursos solicitados.

3 Tabla 1. Tipos de Memorándum Tipos de Memorándum Abastecimiento Giro por Rendir Devolución Gasto Descripción Se utiliza para la solicitud de compras a empresas con Convenio Marco vigente, y la gestiona la Unidad de Abastecimientos (incluyendo la cotización). Dentro de estas compras se encuentran los servicios de coffe, pasajes terrestres y aéreos, arriendo de vehículos, impresión de pendones, arriendos de muebles e inmuebles y otros pertinentes a la ejecución de los proyectos y según itemización presupuestaria. No se considera dentro de esta alternativa la compra de equipamiento. Su uso procede cuando se requiere de dinero en efectivo para financiar todo aquello que no puede cubrirse por Abastecimientos o que por la naturaleza de la actividad que se realizará se requiera del dinero. Todos estos giros deben ser rendidos con boletas (montos menores a 1 UTM) y/o facturas (con datos de la Universidad), una vez finalizado el gasto y en un tiempo menor o igual a un mes desde que se emitió el cheque a nombre del Encargado o Director responsable. Los montos a considerar, son los mismos del año 2017, es decir, $ y un monto máximo de $ , previa justificación. Su uso será excepcional y sólo para el caso de una actividad que requiera pronta ejecución presupuestaria. Para tal caso, será necesario contar con autorización desde VTTE y al proceder, se solicitarán los documentos válidos (boletas y/o facturas). Tiempos Estimados de Gestión De 15 a 30 días De 15 a 30 días Indeterminado

4 Las imágenes siguientes, corresponden a los diferentes tipos de memos pre-formateados que entrega la Plataforma en formato Word, llamados por defecto como memo_borrador.doc, en los cuales se debe editar todos aquellos campos que se encuentran en letras rojas (de forma obligatoria), para que se incorpore la información que se considere pertinente para la ejecución del presupuesto. Al adjuntar el archivo de memo, se espera la validación del mismo por parte de la DTT, que se explicita con la obtención de un documento llamado memo_final.pdf Fig. 01: Memorándum Abastecimiento.

5 En el caso de las solicitudes de giro, ya no se desplegará un memorándum y sólo se trabajará en base al formulario que aquí pueden visualizar. Los datos que se detallaban en el memorándum, ahora deberán incluirse en las Observaciones (para lo cual se ha editado el documento, de forma tal que no afecte la estructura del mismo). Es necesario que el documento quede en una sola hoja, tal como se aprecia en la imagen, en el caso de que se requiera incorporar información adicional para justificar los montos solicitados, se debe seleccionar con X la casilla a continuación del texto Si incorpora información complementaria, ponga X aquí y continúe en la página siguiente y como se indica, se debe completar en la página siguiente toda esa información adicional. Fig. 02: Formulario Giro por Rendir.

6 Fig. 03: Memorándum Devolución de Gasto.

7 PROCESO DE EJECUCIÓN DE GASTO Al ingresar con su cuenta a la Plataforma SISAV, verá su(s) proyecto(s) en los distintos estados, de acuerdo a los procedimientos que se hayan realizado. Sólo los proyectos en estado de Ejecución pueden hacer las solicitudes de gastos aquí individualizadas. Para continuar, se hace necesario ingresar al proyecto, haciendo click sobre el mismo. Fig. 04: Proyecto en Estado Ejecución. Al hacer click en su proyecto se abrirá el formulario de postulación con la descripción del mismo y también serán visibles las otras fases de SISAV (I. PROYECTO, II. CALENDARIZACIÓN y III. EJECUCIÓN). Para continuar debe hacer click en la pestaña III. EJECUCIÓN. Fig. 05: Pestaña Ejecución.

8 En la pestaña III. EJECUCIÓN se despliegan 2 opciones (Ejecución y Seguimiento / Presupuesto), ver Fig. 06. Se debe hacer click en la pestaña Presupuesto. Fig. 06: Pestaña Presupuesto. En la Fig. 07, se aprecia la elaboración de una solicitud de gasto destinada a Abastecimiento por un monto de $ en el Ítem de alimentos y bebidas. Fig. 07: Elaboración Memorándum Abastecimiento.

9 Una vez emitida la solicitud, se genera el memorándum el cual queda almacenado (botón formato) para su descarga ver Fig. 08. Fig. 08: Memorándum Abastecimiento Emitido. Al descargar el pre-formato del memorándum, el encargado del proyecto deberá completarlo con la información que se solicita y agregar si es necesario información que se considere pertinente para la ejecución del presupuesto. Luego de completar, se procede a subir el memorándum en formato (Word), ver Fig. 09, el cual quedará subido en la plataforma con el nombre de memo_borrador, ver Fig. 10, a la espera de la evaluación de forma y contenido que realiza la DTT. Fig. 09: Subida Memorándum Borrador por parte Académico.

10 Fig. 10: Repositorio contenedor memorándum borrador subido. El proceso final consiste en descargar el memorándum final (validado por la DTT) el cual se encuentra en formato (pdf) en el repositorio, ver Fig. 11 y 12. Fig. 11: Memorándum Aprobado DTT (Repositorio se encuentra memo final).

11 Fig. 12: Repositorio contenedor memorándum final (pdf) subido. Una vez descargado, se debe imprimir el documento, tramitar las firmas respectivas (Encargado de Proyecto o Director Responsable, y Director de Centro de Facultad). El memorándum llega a la VTTE para firma de Encargado de Unidad de Estudios, DTT y el Vicerrector. Una vez firmado, se deriva a VRAF. El seguimiento del memorándum se realizará en la información reflejada en la Plataforma, también presente en el área de gastos, de la pestaña Presupuesto.