Promoción. y difusión

Transcripción

1 1/11 CON QUÉ? (MATERIAL Y EQUIPO) -Internet/ PC/ impresora -Programas: office, Corel Draw, Photoshop, Premier, Audition, Ilustrator. -Papelería/ Copias/Folletos -Servicio telefónico. -Carteles -Lonas -Souvenirs de promoción CON QUIÉN? -Directores de las diferentes instituciones -Coordinadores de orientación educativa -Medios de Comunicación -Personal de CEUT -Personal del Depto. De Difusión Institucional. ENTRADAS -Oferta académica CEUT -OEC: sustentabilidad Plan de promoción -Solicitud de visitas a instituciones - Plan de promoción año anterior -Itinerarios de Promoción -Participación en Expo Ferias Promoción y difusión SALIDAS -Plan de promoción año vigente Acuses de visitas efectuadas - Publicidad en medios -Promoción de boca en boca Fichas de Información CÓMO? PROCEDIMIENTOS Y MÉTODOS Uso de medios de comunicación: - Radio -internet: Marketing Electrónico (Banners, Fotografías, Página Web) -Plan de promoción -Tablero de control PROCESO DE SOPORTE. Inscripción.Académico.Reinscripción. Mantenimiento de cómputo QUÉ RESULTADOS? INDICADORES DE EFECTIVIDAD - Estadística de cumplimiento del Plan de Promoción - Porcentaje de eficiencia en mercadeo - Monto invertido en promoción y difusión - Alumnos captados de acuerdo al canal de difusión

2 2/11 1. ACTIVIDADES 1.1. INFORMACIÓN La Coordinación de Difusión Institucional anualmente organiza la aplicación de la encuesta de Difusión de CEUT realizada durante el semestre previo, mediante el (F.PD.01) Encuesta de Difusión Una vez aplicada la encuesta a los alumnos, la Coordinación de Difusión Institucional elabora reporte de resultados de la misma a fin de presentarlos al grupo gerencial y tomar las medidas necesarias para garantizar la optimización del proceso de promoción Cuando se aproximan los periodos de inscripción se instala el MÓDULO DE INFORMACIÓN dirigido por el personal de la Coordinación de Difusión Institucional, donde participa rotativamente todo el personal administrativo de la institución para que cuando llegue el prospecto solicitando información, se le brinde de la forma más completa y convincente procurando que el prospecto se incorpore al CEUT. Para lograrlo, la Coordinación de Difusión Institucional semestralmente proporciona a todo el personal administrativo un guión de promoción que indica brevemente la información relevante de cada una de las ofertas educativas CEUT (F.PD.02) Guión de Promoción y brinda una capacitación donde explica con detalle las actividades contenidas Si en los periodos de inscripción el personal del módulo de información requiere apoyo para atender a más de un prospecto en ese momento, una persona vendrá para

3 3/11 brindar apoyo, de acuerdo al rol semanal enviado por correo electrónico a fin de brindar una buena atención a nuestros usuarios Después de despejar dudas se le solicita al prospecto nos facilite sus datos generales a través del llenado de la ficha de Solicitud de información (F.PD.03) La Coordinación de Difusión Institucional verifica que el servicio proporcionado al prospecto haya sido de calidad por medio de la encuesta de calidad en el servicio. Si al revisar las encuestas periódicamente se detecta una mala evaluación, se revisa con la persona que efectuó la atención procurando una mejora. Si es necesario, se solicita a la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad la intervención para corregirlo Al finalizar el periodo de inscripción, CAS y el responsable del módulo de información entregan a la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad el total de encuestas de calidad en el servicio aplicada, revisando coincida el número de usuarios atendidos con el número de encuestas aplicadas La Dirección del Sistema de Gestión de Calidad efectúa la evaluación general de la calidad del servicio brindado e informa resultados al grupo gerencial El grupo gerencial efectúa las recomendaciones y acuerdos necesarios para la mejora en la atención a nuestros usuarios.

4 4/ PROMOCIÓN La Coordinación de Difusión Institucional anualmente en el mes de septiembre elabora el plan de promoción para su realización mediante el siguiente proceso: Se elabora plan de escuelas a visitar en la región y periferia. (F.PD.04) Plan de Promoción basándose en el reporte de inscripción escuelas de procedencia que le emita la Coordinación de Servicios Escolares, en el plan de promoción del año inmediato anterior y en la relación de escuelas secundarias y preparatorias existentes en la región y periferia Se emite el plan de promoción a Dirección General para su autorización Una vez aprobado, la Coordinación de Difusión Institucional programa citas vía telefónica, con las escuelas a visitar en apoyo del personal bajo su cargo y el responsable asignado como asistencia de promoción para cada ciclo Quien efectúa la cita solicita los siguientes datos: Fecha y hora de recepción, contacto, número de grupos, número de alumnos, confirmación de dirección y teléfono. Para instituciones educativas fuera del distrito se solicita entre que calles se encuentra ubicada la Institución y descripción de las calles o avenidas principales. Observaciones o comentarios por ejemplo número de salón, hora programada, políticas institucionales, reprogramación, etc Se preparan los paquetes de material según la cantidad de escuelas y alumnos a visitar.

5 5/ El material consta de folletos y carteles de las diferentes ofertas educativas del Centro Universitario Tehuacán La promoción se inicia con una introducción del CEUT a los candidatos a alumnos y posteriormente se brinda información general sobre: oferta educativa, servicios, becas, instalaciones, requisitos, horario de atención, etc Se reparte el material promocional Se realiza una sesión de preguntas y respuestas a fin de despejar las dudas de los alumnos Se levanta el registro de la promoción institucional mediante un acuse de visita de promoción para corroborar la participación por parte de CEUT a las diferentes instituciones (F.PD.05) Se culmina con un agradecimiento, brindando los datos generales de la Institución para que los candidatos a alumnos puedan acudir a CEUT a solicitar mayor información La Coordinación de Difusión Institucional elabora el reporte al final del periodo de promoción. 2 Anexos 1. Encuesta de (F.PD.01) 2. Guión de Promoción (F.PD.02) 3. Solicitud de información (F.PD.03) 4. Plan de Promoción (F.PD.04) 5. Acuse de visitas de Promoción (F.PD.05)

6 6/11 ENCUESTA DE PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN (F.PD.01)

7 7/11 GUIÓN DE PROMOCIÓN (F.PD.02) CICLO ESCOLAR ******** Preparatoria-Universidad CEUT Octavio Paz BLOQUES DE LA INFORMACIÓN DE PROMOCIÓN 1.- Presentación e Introducción 2.- Descripción de la Oferta Educativa 3.- Costos y Becas Outline para la Promoción de Universidad 1. Saludo 2. Años CEUT 3. Reconocimiento y validez ante SEP 4. Certificación ISO 9001: Oferta educativa 8 licenciaturas mencionarlas 6. No hacemos examen de admisión ni pedimos promedio mínimo 7. Inscripciones abiertas 8. Horarios y duración 9. Docentes 10. Instalaciones 11. Explicación de la Licenciatura elegida por el estudiante 12. Actividades extraescolares y culturales 13. Convenios Servicio Social y Prácticas Profesionales 14. Costos: Inscripción y colegiatura 15. Becas consultar en a partir del en la página Preguntas Outline para Promoción Preparatoria 1. Saludo 2. Años CEUT 3. Reconocimiento y validez ante SEP 4. Certificación ISO 9001: Inscripciones en febrero y agosto 6. No examen de admisión y no pedimos promedio mínimo 7. Inscripciones abiertas 8. 4 áreas

8 8/11 9. Actividades extraescolares 10. Actividades deportivas 11. Actividades recreativas 12. Instalaciones 13. Becas y costos: Inscripción y colegiatura 14. Becas consultar en a partir del en la página Preguntas Outline para Promoción CEUT Octavio Paz 1. Saludo 2. Años CEUT 3. Reconocimiento y validez ante SEP 21pbh0410h 4. Inscripciones en febrero y agosto 5. No examen de admisión y no pedimos promedio mínimo 6. Inscripciones abiertas 7. Bachillerato general (especialización) meses-6 módulos 9. Equivalencias-60%-formas de acreditar 10. Docentes evalúan sin salir de la institución 11. Clases sábados de 8 am a 3 de la tarde 12. Instalaciones 13. Costos: inscripción y colegiatura, becas (únicamente aplica beca familiar) 14. No utilizan uniforme 15. Preguntas Promoción alumnos de semestres avanzados UNIVERSIDAD Reinscripción normal $ ****** SI Inscribe a 1 alumno: $ ****** SI Inscribe a 2 o más alumnos: $ ***** PREPARATORIA Reinscripción normal $ ***** SI Inscribe a 1 alumno: $ ***** SI Inscribe a 2 o más alumnos: $ ***** NO APLICA PARA ALUMNOS DE CEUT OCTAVIO PAZ

9 9/11 SOLICITUD DE INFORMACIÓN (F.PD.03) PLAN DE PROMOCIÓN (F.PD.04)

10 10/11 ACUSE DE VISITAS DE PROMOCIÓN (F.PD.05)

11 11/11 3 FLUJO GRAMA INICIO Coordinación de Difusión Institucional diseña plan de promoción de acuerdo a rutas autorizadas. Se realizan citas vía telefónica a las diferentes instituciones educativas. Se asiste a promoción mediante un itinerario de visita La promoción y difusión se realiza llevando material publicitario como es un folleto, el cual tiene toda la información de las áreas, carreras, claves y datos de la institución, carteles, folletos, fichas de registro, etc. En épocas de inscripción se aplicará la mezcla promocional autorizada por Rectoría Se firma y sella el acuse por parte del director u orientador vocacional de la escuela visitada y esto permite corroborar la participación del CEUT en las instituciones FIN