Consciencia en la continuidad de los negocios para proveedores de servicios humanos. Scott Ellis Scott Elliott Erin Sember-Chase

Transcripción

1 Consciencia en la continuidad de los negocios para proveedores de servicios humanos Scott Ellis Scott Elliott Erin Sember-Chase

2 Objetivo El propósito de este webinar es aumentar la consciencia y el conocimiento sobre la necesidad de la planeación de continuidad en caso de desastre o emergencia en organizaciones que proveen servicios a individuos con discapacidades. Esta es solamente una capacitación de conscientización y no una capacitación sobre como realizar o completar su plan.

3 Hoy Revisaremos los diferentes tipos de situaciones de emergencia Defirenciaremos entre los desastres y loas emergencias de gran y pequeña escala Identificaremos los potenciales impactos de desastres en agencias proveedoras Identificaremos los retos enfrentados por las personas con discapacidades y las Organizaciones de Servicios Humanos que las sirven en casos de emergencia Definiremos los términos claves relacionados con la continuidad de los negocios Reconoceremos lo que es la planeación de continuidad de negocios Estableceremos las condiciones bajo las cuales un plan de continuidad de negocios puede ser implementado Presentaremos los pasos iniciales necesario para desarrollar un plan de continuidad de negocios

4 Emergencia 101

5 Diferentes Tipos de Situaciones de Huracanes Vientos del noreste Materiales peligrosos Terrorismo Inundaciones Epidemias de gripa Emergencia Algunos ejemplos de posibles situaciones de emergencia o desastre son: Cortes de energía Incendio Incendios forestales o de maleza Tempestad de nieve / tormentas de hielo Terremotos Biológicos

6 Diferenciaciones entre Emergencias y Desastres de Grande y Pequeña Escala: Incidente Problemas menores Graves Emergencias Acontecimientos locales o comunitarias que causen destrucción e interrupción de la vida diaria y perdida de vida Desastre Destrucciones graves, interrupción de servicios comunitarios, impacto regional y perdida de vida Catástrofe devastación catastrófica, impacto regional generalizado, emergencia estatal y/o nacional Acontecimiento Extremo Grave amenaza a la existencia nacional

7 Posibles Impactos de Emergencias e Impactos de Gran Escala en Agencias Proveedoras de Servicios Salud y seguridad de consumidores/clientes Impacto desfavorable en el apoyo diario/regular a consumidores/clientes Perdida de historiales y datos Transportación publica para consumidores/clientes y empleados Posible incremento a gran escala en actividades Fallo de equipos (incluyendo suporte TI) Revelación de información delicada Peligro en instalaciones y vecindario Moral del empleado Asuntos legales y financieros

8 Retos Enfrentados por las Personas con Discapacidades en Casos de Emergencia Mas tiempo para la preparación Advertencias visuales para sordos y para aquellos con perdida auditiva Animales de servicio pueden confundirse Traslado y transporte de usuarios de sillas de ruedas Elevadores y teléfonos celulares fuera de servicio Personas con discapacidades cognitivas comprensión de situaciones Enfermedades respiratorias agravadas por estrés Regimenes individualizados de medicación pueden ser interrumpidos Perdida de poder eléctrico respiradores, sillas de ruedas motorizadas Refugios inaccesibles Transportación, temas de para-transito Ayudas acceso a consumidores en áreas afectadas

9 Ventajas de Las Personas con Discapacidades que son Útiles en el Proceso de Planeación Puede tener una ventaja psicológica. Muchos lidian a diario con ambientes alterados / limitados / difíciles Son planificadores naturales entienden que la vida sigue bajo las mas difíciles situaciones. (Kim Snyder, Director de Cine)

10 Que es Plan de Continuidad de Negocios (CB) y Plan de Continuidad de Operaciones (COOP)? Los términos Plan de Continuidad de Negocios y Plan de Continuación de Operaciones son intercambiables Continuidad de Negocios: Es un proceso continuo, no un proyecto terminado Es un esfuerzo colectivo, no una tarea individual Hará la vida mas simple, no mas difícil

11 Un Plan de Continuidad de Negocios de Primera Categoría es un Proceso Continuo Asegura la disponibilidad de un sistema continuo para que las agencias puedan continuar con el desempeño de las funciones / operaciones esenciales como se esperaría bajo una amplia gama de circunstancias Asegura la continuación de liderazgo a través del establecimiento de un orden de sucesión para personal clave de operación y administración Especifica los planes para la delegación de autoridad y traspaso en el caso de que la agencia sufra un desmantelamiento total

12 Las actividades de la Continuación de Negocios incluyen: Planes y procedimientos para asegurar que las funciones esenciales sean realizadas. Pruebas, capacitación y ejercicios son esenciales para asegurar la capacidad de planeación para una continuación de negocios viable. La planeación de la Continuación de Negocios es una buena practica de negocios. Permite que las agencias continúen sus funciones esenciales a través de un amplio espectro de desastres, peligros y emergencias: Naturales; incluyendo actos de la naturaleza locales Emergencias relacionadas con ataques o tecnológicas Emergencias de seguridad nacional

13 Los planes CB para los proveedores de servicios humanos tienen el propósito de asegurar la capacidad-operacional de las organizaciones que sirven y apoyen a individuos con discapacidades durante desastres o emergencias y: Minimizara el impacto sobre sus consumidores o clientes Limitara la magnitud de cualquier perdido Minimizara la duración de la interrupción de servicio Facilitara las actividades de evaluación de danos Identificara y recuperara datos críticos Proporcionara para la administración de las actividades de recuperación

14 La planeación de continuidad debe incluir la planeación con las actividades de cada uno de los departamentos. La planeación de continuidad debe incluir agencias socias subcontratadores para asegurar que sus funciones esenciales sean realizadas. La planeación de continuidad asegura la continuación o la pronta reanudación de las funciones esenciales durante un evento de continuidad. La planeación de continuidad prepara a las agencias y su personal para la posibilidad de relocación y poder ser operacional dentro de las 12 horas de la actividad de la continuidad.

15 La Continuidad de Negocios debe ser parte de la misión de cada proveedor de servicios humanos y cuando sea implementada ayudara a las agencias a: Continuar con la entrega de servicios vitales y el apoyo a clientes / consumidores Reducir perdidos de vida / minimizar daño de propiedad Asegurar la sucesión de lideres claves Reducir / mitigar las interrupciones en las operaciones Proteger las instalaciones esenciales, equipo, historiales y activos Lograr la recuperación / reconstrucción a tiempo

16 La implantación del plan de continuidad toma lugar en cuatro fases: Fase I: Disposición y Preparamiento Fase II: Activación y Relocación (0-12 horas) Fase III: Continuidad de Operaciones (12 horas-30 días hasta la reanudación de las operaciones normales) Fase IV: Reconstitución (recuperación, mitigación y terminación)

17 En Resumen CB y COOP son términos intercambiables Un plan de primera categoría es un proceso continuo La Continuidad de Negocios debe ser parte de la misión fundamental de cada proveedor La Continuidad de Negocios es una buena practica de negocios Asegúrese de que el plan incluye todos los socios La planeación de continuidad toma lugar en cuatro fases

18 Continuidad de Negocios Cómo lo Hacemos?

19 Visión General del Proceso de Planeación de la Continuidad de Negocios A través de los pasos del proceso de planeación, el equipo de planeación de continuidad: Identifica los funciones esenciales que deben ser realizados Analiza y da prioridad a posibles riesgos Diseña y construye el plan de continuidad Pone a prueba, capacita y aplica las funciones identificadas en el plan Distribuye y mantiene la continuidad del plan

20 Contenido e Implementación del Plan de Continuidad de Negocios Paso 1: Iniciación del Proceso de Planeación de Continuidad El director de la agencia inicia el proceso de planeación de continuidad nombrando un encargado del programa de continuidad para dirigir el programa de continuidad El encargado del programa de continuidad necesita crear un equipo para la planeación de la continuidad que incluye participantes y representantes claves de cada departamento involucrado

21 Las siguientes áreas funcionales deben también estar involucradas: Tecnología de la Información y copias / almacenamiento de historiales Recursos Humanos Manejo y Seguridad de Instalaciones Procuramiento y Adquisición Información Publica Legal y Finanzas Junta Directiva Encargados de Casos Coordinadores de Programas Coordinadores para la Preparación de Emergencias

22 Las funciones esenciales permiten que la organización: Proporcione servicios vitales e información Mantenga la seguridad y el bienestar de los clientes/consumidores y empleados Mantenga negocios importantes y operaciones financieras durante una emergencia, incluyendo proveedores y provisiones Mantenga equipo, instalaciones y provisiones Ayude y se asocie con equipos locales de reacción de emergencias Ayude y se asocie con otros Proveedores de Servicios Humanos

23 Paso 2: Determinación de las Funciones Esenciales Funciones esenciales son las actividades criticas realizadas por organizaciones, especialmente después de una interrupción de las actividades normales

24 Paso 3: Administrando un Análisis de Riesgos Determinar la vulnerabilidad a los peligros, incluyendo los causados por humanos Un análisis de riesgos ayuda a determinar un incidente de la organización que presuma una amenaza a la instalación, personal o clientes/consumidores Los factores a considerar cuando se comparan peligros son: Frecuencia del suceso Posible magnitud e intensidad Probable extensión y duración espacial Velocidad al comienzo

25 Paso 4: Diseñando y Construyendo el Plan La información base en el plan de continuidad incluye: Procedimientos de Sucesión que especifican las condiciones bajo las cuales la sucesión tendrá lugar, el método de notificación y cualquier limitación de autoridad Delegación de autoridad que identifica los canales de autoridad para la determinación y decisión de estrategias cuando los canales normales de dirección son interrumpidos

26 El Concepto de Operaciones que detalla: Como se implementara el plan de continuidad Como el plan de continuidad cumple con los requerimientos Instrucciones para el Grupo de Relocación de Emergencia (GRE) y personal no relacionado con GRE Utilizando la información de contactos de empleados en casos de emergencia Evacuación o Refugios en Posición identifica el plan para la operación en una locación alterna o si se esta limitado a la locación existente Escribiendo el Plan de Continuidad Requerimientos de apoyo El equipo de planeación La escritura en si del plan de continuidad

27 Paso 5: Experimentación, Capacitación y Aplicación del Plan Continuación de la experimentación, capacitación y aplicación de las necesidades del programa (ECA) para identificar todas las posiciones que requieren capacitación o intercambio de capacitación. El programa debe cubrir: Capacitación individual y de grupo Examinación y aplicación de los planes de continuidad y procedimientos internos de la agencia Refrescamiento de los cursos de capacitación para personal de continuidad Ejercicios entre agencia, como sea apropiado Revisión individual de la preparación de clientes/consumidores

28 Por ejemplo: Tres Tipos de Ejercicios: Revisión del Plan Ejercicios con Documentación Ejercicios de Simulación

29 Revisión del Plan En una revisión de plan, se lleva a cabo una conversación entre el creador y el equipo del plan de continuidad de negocios. En estas conversaciones se buscan elementos ausentes o inconsistencias dentro del plan o con la organización. Este tipo de ejercicio es comparable con una auditoria de plan y es útil para capacitar nuevos miembros de un grupo, incluyendo el autor de las funciones de negocios.

30 Ejercicios con Documentación En un ejercicio con documentación, los participantes se reúnen en un cuarto para llevar a cabo actividades del plan documentados en un ambiente sin tensiones. Los ejercicios de documentación pueden demostrar efectivamente si los miembros del equipo conocen o no sus obligaciones en una emergencia y si necesitan capacitación. Errores de documentación, información perdida e inconsistencias en todas partes de los planes de continuidad de negocios pueden ser identificados en un ejercicio con documentación.

31 Simulación Para determinar si los procedimientos y los recursos de manejo de la continuidad de negocios funcionan en una situación real, un ejercicio de simulación es deseable. Este ejercicio utiliza recursos establecidos de continuidad de negocios, tales como la recuperación de locación, apoyo de equipo, servicios de vendedores y transporte de recuperación. Puede requerir enviar equipos a sitios alternos para comenzar de nuevo la tecnología como también las funciones de negocios. Errores, omisiones, recursos insuficientes o faltantes, cobertura incompleta y la limitación de las capacidades de los vendedores pueden surgir en este ejercicio. Las simulaciones pueden también revelar temas del personal relacionados con la naturaleza y el tamaño de sus labores. El uso de una situación es altamente recomendado para las simulaciones.

32 Paso 6: Distribución, Mantenimiento y Actualización del Plan Requiere los esfuerzos y la coordinación de un equipo de revisión designado. Las responsabilidades de este equipo incluyen: Mantenimiento global de la vigencia y preparación del plan Procedimiento, equipo, sistemas, personal y listas necesitan ser consideradas Encontrar y resolver asuntos de póliza del plan de continuidad

33 Aconsejar al director de la agencia y/o la junta directiva sobre las preocupaciones de continuidad Coordinar entre planes relaciones, tales como Planes de Operación de Emergencia Actualización del plan de continuidad cada seis meses Modificación al plan de continuidad, incorporando las lesiones aprendidas de las pruebas, ejercicios o eventos reales

34 Cosas y acciones para tener en cuenta antes de comenzar la fase de planeación Coordinadores de OEM Mirar la agencia interiormente Analizar posibles peligros Evaluación de riesgos Vulnerabilidades Crear un equipo de planeación de continuidad Inventario de las operaciones criticas

35 Aquí hay algunos ejemplos con los cuales usted puede comenzar la Planeación de Continuación de Negocios Plan para permanecer en operación Información de contactos de emergencia Estar informado Equipo de planeación de emergencia Planear la coordinación con otros Nuestras operaciones criticas Proveedores y contratistas

36 Ejemplos con los cuales usted puede comenzar la Planeación de Continuidad de Negocios Plan de evacuación Plan establecido de refugio Comunicaciones Seguridad cibernética/copias de seguridad de los historiales Información de contactos de empleados en caso de emergencia Revisión anal

37 Fuentes *Please keep the same info in English*