MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (OAI) El Instituto Nacional de Atención Integral a la Primera Infancia (INAIPI)

Transcripción

1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA OFICINA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN (OAI) El Instituto Nacional de Atención Integral a la Primera Infancia (INAIPI) Santo Domingo, D.N. 2017

2 CONTENIDO Presentación Misión, Visión y Valores: Institucional y de la OAI Organigrama Concepto / Justificación Funciones de la OAI Funciones de los Responsables de Acceso a la Información Funciones del Auxiliar de Acceso a la Información Funciones del Asistente de Acceso a la Información Página 1 de 13

3 PRESENTACIÓN El Instituto Nacional de Atención Integral a la Primera Infancia -INAIPI-, pone a disposición de la ciudadanía la Oficina de Acceso a la Información Pública, con lo que asume de forma estricta el cumplimiento de la Ley de Libre Acceso a la Información Pública y su reglamento de aplicación, aprobado mediante decreto Por lo que, siguiendo las prerrogativas que establece la Ley , es que presentamos el Manual de Organización de la Oficina de Acceso a la Información, con el objetivo de facilitarles a la ciudadanía las herramientas con las que pueden contar en el ejercicio de sus derechos de solicitar las informaciones que manejamos desde el INAIPI. La Ley de Libre Acceso a la Información Pública (200-04), es un instrumento que permite fortalecer la institucionalidad, comprometer al servidor público con la debida rendición de cuenta y establecer un vínculo más activo entre el ciudadano y el Estado. Es en tal sentido que desde Instituto Nacional de Atención Integral a la Primera Infancia -INAIPI-, asumimos como un compromiso impostergable, dar fiel cumplimiento a la Ley de Libre Acceso a la Información Pública, implicando esto la promoción e implementación de una cultura de transparencia institucional, que debe manifestarse con el flujo de información en todas las dimensiones que esta normativa indica deben asumirse. En este manual se podrán encontrar todo lo referido a las funciones de la Oficina de Acceso a la Información, así como los roles y responsabilidades del equipo técnico encargado de dirigir la oficina. De igual forma el Manuel de Organización de la Oficina de Acceso a la Información, describe los perfiles técnicos que debe reunir el personal que desempeña estas funciones, de manera que se pueda garantizar un servicio eficiente y eficaz a toda la ciudadanía. Desde el INAIPI estamos comprometidos con el complimiento estricto de todas las disposiciones en materia de transparencia, entendiendo que de esta forma velamos por el manejo adecuado de los recursos públicos y a su vez garantizamos la prestación de servicios de atención integral de calidad a los niños y niñas que están bajo nuestra responsabilidad. Página 2 de 13

4 ORGANIGRAMA DE LA OAI Dirección General Encargado de Acceso Auxiliar Asistente Página 3 de 13

5 MISIÓN, VISIÓN Y VALORES: INSTITUCIONAL Y DE LA OAI Misión Institucional Somos una institución gubernamental que garantiza servicios de atención integral de calidad a niños y niñas, desde la gestación hasta los cinco años de edad, con la participación de las familias y las comunidades, articulando el funcionamiento de redes de servicio con entidades públicas y privadas. Visión Institucional Ser en el 2020 un referente nacional por la cobertura y calidad de los servicios prestados a los niños, niñas y sus familias; reconocida como una institución pública eficaz y eficiente. Valores Institucionales Compromiso: Dar lo mejor y ser consecuentes con las responsabilidades asumidas. Integridad: Actuar con honradez y rectitud, consecuentemente con sí mismo y con la institución. Respeto: Valorar las ideas, intereses y necesidades de los demás, aunque difieran de las nuestras. Sentido de pertenencia: Asumir los valores y principios de la institución como propios. Misión OAI Somos el vínculo entre la ciudadanía e INAIPI, para garantizar el derecho al libre acceso a la información, apegados a los fundamentos de la información, que debe ser completa, veraz, adecuada y oportuna. Visión OAI Aportar a la construcción de una cultura de transparencia institucional, que permita generar una percepción de confianza en la ciudadanía, de que la administración pública puede ser eficiente y de calidad. Valores OAI Honestidad Refleja el recto proceder del individuo; Pulcritud: Entraña manejo adecuado y transparente de los bienes del Estado. Integridad: actuar con honradez en consonancia con los principios de transparencia. Probidad: Manejar las informaciones apegado a la integridad, honradez y entereza. Eficacia: Garantizar el efecto que espera o se desea tras la realización de una acción. Página 4 de 13

6 CONCEPTO / JUSTIFICACIÓN La Ley General de Libre Acceso a la Información Pública establece que toda persona tiene derecho a solicitar y recibir información completa, veraz, adecuada y oportuna de cualquier órgano del Estado Dominicano, de sociedades anónimas o compañías por acciones con participación estatal. La Ley No fue promulgada por el Poder Ejecutivo en fecha 13 de julio del 2004, mientras que el Decreto No , que establece su reglamentación, fue emitido en fecha 25 de febrero del Sus orígenes se fundamentan en las siguientes fuentes de derecho: La Declaración Universal de Derechos Humanos, que establece que "todo individuo tiene derecho a la libertad de opinión y expresión". Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos que expresa: "Toda persona tiene derecho a la libertad de expresión". La Convención Americana sobre los Derechos Humanos, que declara: "que el acceso a la información en poder del Estado promueve la transparencia y constituye un elemento esencial para la lucha contra la corrupción y es condición indispensable para la participación ciudadana y el pleno de los Derechos Humanos". La Constitución de la República Dominicana, la cual establece que: "Todos los medios de información tienen libre acceso a las fuentes noticiosas oficiales y privadas, siempre que no vayan en contra del orden público o pongan en peligro la seguridad nacional". En atención a lo antes expuesto, la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública, busca regular el eficiente servicio del derecho a la información. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La Oficina está o deberá estar estructurada de la siguiente forma: a) El Responsable de la Oficina de Acceso a la Información (RAI), como encargado (a) de la Oficina: planifica, dirige, supervisa e informa al INAIPI, todas las actividades desarrolladas, así como los servicios prestados a los ciudadanos. b) Auxiliar de Acceso a la Información: recibe y tramita las solicitudes depositadas por escrito, y a la vez entrega las informaciones solicitadas. c) Asistente de Acceso a la Información: da servicios a los ciudadanos(as) a través de la página de Internet, recibe las solicitudes de los ciudadanos vía correo electrónicos y da respuestas a las mismas. d) Técnico(a) actualización de Página Web: recopila, organiza y publica todas las informaciones señaladas en la Matriz de Responsabilidad Organizacional, conforme a la Página 5 de 13

7 Ley , en la sección de Transparencia del Portal del Instituto Nacional de Atención Integral a la Primera Infancia -INAIPI-. FUNCIONES DE LA OFICINA DE LIBRE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA La OAI cumplirá con las siguientes funciones: a) Recolectar, sistematizar y difundir la información a que se refiere los Servicios de información pública. b) Recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información. c) Auxiliar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en su caso, orientar a los solicitantes respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan d) Realizar los trámites dentro de su organismo, institución o entidad, necesarios para entregar la información solicitada. e) Efectuar las notificaciones a los solicitantes. f) Proponer los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. g) Llevar un archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos. h) Elaborar estadísticas y balances de gestión de su área en materia de acceso a la información. i) Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible en sus instalaciones, un listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano. j) Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su resguardo y administración. k) Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que contenga información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la responsabilidad de la máxima autoridad del organismo, institución o entidad. l) Realizar las demás tareas necesarias que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información, la mayor eficiencia en su misión y la mejor comunicación entre el organismo, institución o entidad y los particulares. Página 6 de 13

8 FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 1. Propósito del Puesto: Gestionar, planificar y controlar las operaciones de la oficina de libre acceso a la información pública del INAIPI, con el propósito de que los interesados reciban servicios oportunos y eficaces, conforme lo establece la ley general de libre acceso a la información pública y su reglamento de aplicación. Recibir las solicitudes de informaciones que hacen los ciudadanos tantos externos como interno, y velar por todos los procesos de transparencia institucional, así como el manejo del portal de transparencia de internet 2. Principales funciones y responsabilidades: Recolectar, sistematizar y difundir la información a que se refiere el capítulo IV del Decreto No del reglamento de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública. Supervisar el proceso de recibir y dar trámite a las solicitudes de acceso a la información. Asegurar la correcta elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en su caso, orientar a los solicitantes respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan. Realizar los trámites dentro de su organismo, institución o entidad, necesarios para entregar la información solicitada. Acompañamiento y asesoramiento en temas relacionados al marco legal de transparencia Asegurar la elaboración de estadísticas y balances de gestión de su área en materia de acceso a la información. Elaborar, actualizar, y difundir un servicio permanente de información pública del INAIPI. Elaborar, actualizar y poner a disposición de la ciudadanía un índice que contenga la información bajo su resguardo y administración. Asegurar que se efectúen las notificaciones a los solicitantes que requieren información. Página 7 de 13

9 Proponer los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. Velar por la existencia de un archivo en el cual se almacenen las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos. Poner a disposición de la ciudadanía, tanto en Internet como en un lugar visible en sus instalaciones, un listado de los principales derechos que, en materia de acceso a la información, asisten al ciudadano. Asegurar que se entregue información a los ciudadanos de acuerdo a las normas, trámites y procedimientos vigentes. Coordinar con el Departamento de TIC del INAIPI, a fin de que las estadísticas y el índice de archivos por área de trabajo de la institución sean actualizados y puesto a disposición en la página Web del INAIPI y en los medios de comunicación y publicidad. Coordinar las reuniones, actividades, estrategias y proyectos a ejecutar en el Comité de páginas Web y Comité de Ética Institucional. Presentar recomendaciones a la Dirección General del INAIPI, a los fines de garantizar un mejor desempeño de la Oficina de Acceso a la Información. Presentar a la Dirección General del INAIPI la memoria anual de las estadísticas y gestión de la Oficina de Acceso a la Información, y velar por su publicación oportuna. Enviar a la Oficina de Acceso a la Información correspondiente la solicitud de información que no sea competencia de su Oficina Establecer relaciones con los Directores y Encargados de Departamento de la Institución para lograr que entreguen las informaciones dentro del plazo establecido Realizar las correspondientes tachas en caso de solicitarse un documento que contenga información parcialmente reservada. Las tachas se harán bajo la responsabilidad de la máxima autoridad del organismo, institución o entidad. Realizar las demás tareas necesarias que aseguren el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información, la mayor eficiencia en su misión y la mejor comunicación entre el organismo, institución o entidad y los particulares. Página 8 de 13

10 Presentar un informe mensual a la Dirección General del INAIPI de las operaciones de la Oficina de Acceso a la Información. Participar en las actividades relacionadas con transparencia y desarrollo del gobierno electrónico, y de la Oficina de Acceso a la Información. Velar por el cumplimiento de la normativa legal laboral vigente y realizar actividades de seguimiento para el control y aplicación de las mismas. 3. Conocimientos, destrezas y capacidades: Formación Experiencia Conocimientos Leyes / Regulaciones para realizar su trabajo Descripción Licenciatura en Derecho Maestría en Administración Pública Maestría Alta Gerencia Tres (3) años de experiencia con funciones relacionadas al Puesto. Redacción de Informes, Conocimientos en probidad y transparencia, administración pública y transparencia Manejo avanzado del paquete de Office Decreto INAIPI Decreto Designación Directora General INAIPI Decreto Año 2015 Integral Primera Infancia Ley No de Libre Acceso a la Información Pública Dec. No que aprueba el Reglamento de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública Reglamento del Código Ético y Disciplinario de la ley La Constitución de la República Dominicana Ley de Compras y Contrataciones (Reglamento ) Declaración Universal de los Derechos Humanos (Naciones Unidas 1948). Ley No Código para la protección de los derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes Estrategia nacional de desarrollo 2030 Ley de Declaración Jurada de Patrimonio Nivel Requerido Deseable FUNCIONES DEL AUILIAR DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 1. Propósito del Puesto: Atender a los ciudadanos con calidez y respeto garantizando los derechos del mismo, orientarlos para que presenten sus solicitudes con las condiciones requeridas, y Página 9 de 13

11 asegurando que obtengan el más amplio acceso a la información, proveyendo un seguimiento constante a los procesos tanto de solicitud como de entrega. 2. Principales funciones y responsabilidades: Recibir las informaciones que solicitan los ciudadanos y tramitarla a las áreas correspondientes. Ayudar a los ciudadanos a llenar los formularios de solicitud de la información en los casos que sea necesario Preparar las estadísticas de la oficina, así como el informe que se presenta anual. Mantener identificado y organizar los archivos de la oficina según la política definida. Apoyar en la elaboración de solicitudes de acceso a la información y, en su caso, orientar a los solicitantes respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan. Apoyar en realización de los trámites dentro de su organismo, institución o entidad, necesarios para entregar la información solicitada. Apoyar en la elaboración de estadísticas y balances de gestión de su área en materia de acceso a la información. Servir en la elaboración, actualización, y difusión de un servicio permanente de información pública. Efectuar las notificaciones a los solicitantes que requieren información. Apoyar en la elaboración de los procedimientos internos que pudieran asegurar una mayor eficiencia en la gestión de las solicitudes de acceso a la información. Llevar un archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos. Gestionar la entrega de información a los ciudadanos de acuerdo a las normas, trámites y procedimientos vigentes. Proveer seguimiento al Departamento de TIC del INAIPI junto con el Encargado de la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública, a fin de que las estadísticas y el índice de archivos por área de trabajo de la institución Página 10 de 13

12 sean actualizados y puesto a disposición en la página Web del INAIPI y en los medios de comunicación y publicidad. Apoyar en la elaboración de la memoria anual de las estadísticas y gestión de la Oficina de Acceso a la Información. Apoyar en la elaboración del informe mensual a la Dirección General del INAIPI de las operaciones de la Oficina de Acceso a la Información. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. 3. Conocimientos, destrezas y capacidades: Formación Experiencia Conocimientos Leyes / Regulaciones para realizar su trabajo Descripción Estudiante de Termino de Derecho, Licenciado en Derecho Especialidad en Administración Pública Un (1) años de experiencia con funciones relacionadas al Puesto. Redacción de Informes, Conocimientos en probidad y transparencia, administración pública y transparencia Manejo Intermedio del paquete de Office Decreto INAIPI Decreto Designación Directora General INAIPI Decreto Año 2015 Integral Primera Infancia Ley No de Libre Acceso a la Información Pública Dec. No que aprueba el Reglamento de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública Reglamento del Código Ético y Disciplinario de la ley La Constitución de la República Dominicana Ley de Compras y Contrataciones (Reglamento ) Declaración Universal de los Derechos Humanos (Naciones Unidas 1948). Ley No Código para la protección de los derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes Estrategia nacional de desarrollo 2030 Ley de Declaración Jurada de Patrimonio Nivel Requerido Deseable FUNCIONES DEL ASISTENTE DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 1. Propósito del Puesto: Realizar funciones de apoyo a la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública del INAIPI, participar en los procesos de trámites de información y ejecución de proyectos propuestos por la Oficina. Página 11 de 13

13 2. Principales funciones y responsabilidades: Realizar la planificación semanal de la agenda del Encargado (a) de la Oficina de Libre Acceso a la información Pública coordinando las diferentes actividades a fin de garantizar una adecuada distribución del tiempo. Responder por la organización de la agenda de todas las reuniones, actividades y eventos en los que participa el Encargado (a) de la Oficina de Libre Acceso a la información Pública; llevando el control y dándole seguimiento a la misma. Apoyar en recepción de las informaciones que solicitan los ciudadanos y tramitarla a con la auxiliar de la OAI. Ayudar a los ciudadanos a llenar los formularios de solicitud de la información en los casos que sea necesario Mantener identificado y organizar los archivos de la oficina según la política definida. Orientar a los solicitantes respecto de otros organismos, instituciones o entidades que pudieran tener la información que solicitan. Seguimiento a los trámites necesarios para entregar la información solicitada a los ciudadanos. Apoyar en las notificaciones a los solicitantes que requieren información con respecto al estatus de sus solicitudes Apoyar en la organización del archivo de las solicitudes de acceso a la información, sus antecedentes, tramitación, resultados y costos. Entregar información a los ciudadanos de acuerdo a las normas, trámites y procedimientos vigentes. Ofrecer soporte en la logística de las reuniones y actividades organizada por el Departamento asegurando el flujo adecuado. Elaborar y canalizar las solicitudes de viajes y viáticos a los colaboradores de la Oficina de Libre Acceso a la Información Pública. Tramitar requisiciones de material gastable y equipos para cubrir a tiempo las necesidades del Departamento. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada 3. Conocimientos, destrezas y capacidades: Formación Descripción Estudiante de Término de Derecho, Administración de Empresa, Licenciado en Derecho o en Administración o carreras afines. Nivel Requerido Deseable Página 12 de 13

14 Experiencia Conocimientos Leyes / Regulaciones para realizar su trabajo Un (1) años de experiencia con funciones relacionadas al Puesto. Conocimientos en probidad y transparencia, administración pública y transparencia Manejo Intermedio del paquete de Office Decreto INAIPI Decreto Designación Directora General INAIPI Decreto Año 2015 Integral Primera Infancia Ley No de Libre Acceso a la Información Pública Dec. No que aprueba el Reglamento de la Ley General de Libre Acceso a la Información Pública Reglamento del Código Ético y Disciplinario de la ley La Constitución de la República Dominicana Ley de Compras y Contrataciones (Reglamento ) Ley de Declaración Jurada de Patrimonio Página 13 de 13