GUIA DE PROCESO PARA PROVEEDORES NESTLÉ

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1 GUIA DE PROCESO PARA PROVEEDORES NESTLÉ FEBRERO 2017 Elaboró: Karla Jiménez, Estefanía Castorena, Veronica Soriano Índice: 1.- Orden de Compra Nestlé 1.1 Qué tengo que hacer al recibir mi orden de compra? 1.2 Orden de Compra Oficial del Grupo Nestlé México 1.3 Datos de Orden de Compra 1.4 A quién recurro si hay algún error en mi Orden de Compra? 2.- Forma de Facturar 2.1 Ejemplo de Factura Correcta 2.2 Ejemplo de comprobante de registro Tungsten 3.- Facturación Electrónica (Tungsten) 3.1 A quién puedo contactar para darme de alta y poder ingresar mi factura en Tungsten? 3.2 Cuáles son los requisitos para registrar mis facturas en el portal de Tugsten? 3.3 Cómo crear mí factura en Tungsten? 4.- Consulta de Pagos 4.1 Dónde puedo consultar mis pagos? 4.2 No recuerdo la contraseña para ingresar al Vendor Portal. Cómo solicitar nueva contraseña? 4.3 Manual de uso del Portal de Proveedores (Vendor Portal) 4.4 A quién recurrir en caso de que él sistema presente algún error en el Vendor Portal? 5.- Factoraje 5.1 Cómo me doy de alta? 6.- Herramienta Ariba 6.1 Estoy participando en una licitación vía Ariba, pero no puedo entrar A dónde me dirijo para solicitar apoyo? 7.- Alta de Proveedor 7.1 Información y Documentos para darme de alta como proveedor Nestlé 8.- Responsible Sourcing Audit at Nestlé 9.- Certificación Dun & Bradstreet 10.- Glosario de Términos

2 1.- Orden de Compra Nestlé 1.1 Qué tengo que hacer al recibir mi orden de compra? Al recibir la orden de compra y para evitar problemas o retrasos con las entregas de bienes o servicios, al igual que con los pagos de estos, es importante considerar lo siguiente: La orden de compra es el Documento Oficial de Nestlé que ampara la solicitud adquisición del bien o servicio. Una vez que recibas tu orden de compra es necesario que validez la siguiente información: Razón Social (Nestlé Servicios Corporativos, Marcas Nestlé, Nestlé México, Nestlé Servicios Industriales etc., según sea el caso) Descripción de producto Cantidades Monto con y sin IVA Número de Orden de Compra Número y Nombre de Proveedor Toda entrega deberá ser coordinada con el emisor del pedido (Fecha, lugar y horario). En caso de no cumplir con las fechas establecidas de entrega se aplicará una penalización correspondiente (los términos y condiciones del pedido vienen en el anexo de su orden de compra favor leerlo). Una vez revisada la información deberás confirmar de recibido en un plazo no mayor a 2 días, ya que después de este tiempo cualquier diferencia quedara bajo la responsabilidad del proveedor. NOTA: NO PUEDES REALIZAR SERVICIOS o ENTREGA DE MATERIAL SIN TENER UN ORDEN DE COMPRA AUTORIZADA Página 1

3 1.2 Orden de compra oficial del Grupo Nestlé México Página 2

4 1.3 Datos en Orden de Compra Numero de Orden de Compra Número y Nombre de Proveedor Lugar de Entrega Contacto creador del pedido Razón social a la que se debe facturar Página 3

5 Condiciones de Pago Posición de Pedido (ítem) Cantidad solicitada Descripción Precio Unitario Total sin IVA IVA Gran Total Página 4

6 1.4 A quién recurro si hay algún error en mi Orden de Compra? (Fecha, Precio, Cantidad) En caso de requerir modificación en cantidad, fecha, precio, deberá contactar a la persona que elaboro la orden de compra indicada como contacto en el PDF de la misma, quién en conjunto con el Solicitante o Comprador Estratégico realizará las correcciones necesarias (Plazo no mayor a dos días después de haber recibido la Orden de Compra). Página 5

7 2.- Forma de Facturar 2.1 Ejemplo de Factura Correcta Logo de compañía Agregar descripción del bien o servicios Página 6

8 2.2 Ejemplo de comprobante de registro Tungsten NOTA: es de suma importancia contar con este comprobante para efectos de revisión de pagos pendientes. Página 7

9 3.- Facturación Electrónica (Tungsten) 3.1 A quién puedo contactar para darme de alta y poder ingresar mi factura en Tungsten? Favor enviar un e mail a la siguiente dirección con la información requerida. Asunto del correo: FACTURACION ELECTRONICA NESTLE Atención: afiliacion.nestlemx@tungsten-network.com y/o Tel: Número de Proveedor. Razón Social. Tipo de Bien o Servicio que ofrece a Nestlé. Principal contacto Comercial de su compañía con Nestlé. Comprador Estratégico Nestlé responsable de la relación Comercial Teléfono Favor considerar que una vez enviada la información señalada deberá esperar a que sea contactado para hacer los trámites correspondientes. 3.2 Cuáles son los requisitos para registrar mis facturas en el portal de Tungsten? Antes de ingresar su Factura o Nota de Crédito electrónicas en el portal Tungsten favor de cotejar que los datos del pedido y factura sean los mismos, como son: Razón Social (Servicios Corporativos, Nestlé Marcas, Nestlé México, etc., según sea el caso) Descripción de producto Cantidades Monto con y sin IVA Número de Orden de Compra Número de Proveedor Recordándoles que la facturación de estos materiales y/o servicios deberá ser posterior a la entrega o realización de estos y deberá cumplir con lo siguiente: Incluir el número de proveedor. Incluir el número de pedido. Incluir el número de posición (Item) de pedido. Incluir el número de recepción (GR). La factura original deberá ser ingresada al portal de facturación del proveedor asignado por Nestle (Tungsten). La factura no debe tener fecha mayor a 10 días naturales de antigüedad, de lo contrario el portal rechazará la misma y deberán re-facturar. Como Obtener el número de GR (Good Received/Recibo de Mercancías) Es de suma importancia que este número lo soliciten al usuario o receptor de materiales, ya sea con copia de factura electrónica, remisión o pre-factura, una vez que haya recibido el bien o servicio, el solicitar el GR es responsabilidad del proveedor ya que de otra forma no deben ingresar sus facturas a revisión ya que estas serán rechazadas teniendo que re-facturar.) NOTA IMPORTANTE: Ninguna factura original deberá entregarse a compradores o usuarios, solo serán recepcionadas mediante el portal de facturación electrónica. Página 8

10 3.3 Cómo crear mí factura en Tungsten? Para enviar una factura o nota de crédito, siga los siguientes pasos: Hay dos maneras de crear una factura o una nota de crédito. Una manera es seleccionando Crear Factura en nuestra página de inicio. La otra manera es haciendo clic en el menú de Facturación y seleccionando Crear Factura. Para obtener la lista de sus clientes, haga clic en el símbolo más : Página 9

11 Seleccione el cliente a quien desea facturar. Si no ve su lista de clientes o si desea conectarse con otros clientes, vaya al menú de Clientes y Activar compradores. Un ticket será abierto automáticamente y recibirá una respuesta de unos de nuestros representantes de servicio de atención al cliente confirmando la conexión. Adjunte la factura (CFDi), ya timbrada, en formato XML Página 10

12 Una vez que suba el CFDi, el sistema automáticamente le llevará a la página de facturación. Por favor, asegúrese que los siguientes campos sean emitidos, ya que son campos obligatorios por Nestlé: 1. Moneda- la moneda debe coincidir con la moneda dentro del CFDi. 2. Por favor, añada la fecha de creación del pedido (Orden de Compra) 3. Número de GR (a nivel de encabezado)- introduzca el número de entrada de mercancía. 4. Número de Orden de Compra (Detalles adicionales de la factura) introduzca su número de orden de compra. Página 11

13 Una vez que suba el CFDi, el sistema automáticamente le llevará a la página de facturación. Por favor, asegúrese que los siguientes campos sean emitidos, ya que son campos obligatorios por Nestlé: 4. Unidad de medida-confirme la unidad de medida. 5. Tipo de impuesto-el tipo de impuesto debe coincidir con tipo de impuesto en el CFDi. 6. Tipo de línea-seleccione Ítem de la línea a menos que sea una de carga o flete. 7. Numero de línea de orden de compra-introduzca el número de línea de la orden de compra (también llamado de número de hem o número de posición). Lo encuentras en el pedido. Verificación de datos. Antes de enviar su factura o nota de crédito, por favor revise los campos y asegúrese de que este satisfecho con los datos antes de ingresarla. Si no puede ingresar la información requerida, por favor póngase en contacto con Nestle y / o Tungsten Network. Tungsten Network: Página de Inicio> Abra una Solicitud de Soporte. (55) Página 12

14 4.- Consulta de Pagos 4.1 Dónde puedo consultar mis pagos? Para poder consultar el status y fechas de pago de tus facturas es necesario ingreses al siguiente link. Portal para proveedores: Si aún no tienes usuario y contraseña enviar con la información indicada en el archivo anexo a la siguiente dirección: Dirección: nestle.supplierportal@br.nestle.com Asunto: CREACIÓN USUARIO VENDOR PORTAL. En un archivo de Excel agregar la siguiente información y hazla llegar a la dirección antes mencionada: Deberás recibir 2 correos con los datos para el primer acceso 1 con el usuario y otro con la contraseña. El correo llegará de la siguiente manera: Asunto: Nestlé User Management Third Dirección: USERMGMT3RD@Nestle.com Revisar su correos basura o no deseados, ya que en algunos casos los correos son clasificados por ese concepto. No es posible crear más de 1 usuario para la misma dirección electrónica. El correo indicado en el archivo será su usuario y es a través de ese correo que vas a recibir tu contraseña de acceso. Su usuario será desactivado después de 210 días sin acceso al portal. Para evitar que eso ocurra, por favor acceder al portal por lo menos una vez al mes Página 13

15 4.2 No recuerdo la contraseña para ingresar al Vendor Portal. Cómo solicitar nueva contraseña? En caso de que ya cuentes con el usuario, pero la contraseña es invalida o se te olvido, no debes solicitar un nuevo usuario, debes solicitar el Reset de la contraseña. Para esto debe enviar un correo a nestle.supplierportal@br.nestle.com, indicando en asunto RESET DE CONTRASEÑA VENDOR PORTAL. En el correo informar su usuario de acceso. 4.3 Manual de uso del Portal para proveedores (Vendor Portal) Cómo acceder al Portal de Proveedores Nestlé? 1. Ingresar su correo electrónico e indicar una contraseña la cual podrás cambiar después de que te den acceso al portal. 2. Recibirá un correo con su usuario y la contraseña para el primer acceso. 3. El correo llegará con el nombre: Nestlé Supplier Portal dirección: Nestlé User Management Third 4. A partir del primer acceso ya tienes disponible la opción para cambiar la contraseña e idioma en caso de ser necesario. Página 14

16 Menú de consultas Para revisar el detalle de sus facturas, hacer clic en Status de pago de factura y deberás seleccionar por sociedad dependiendo a la cual facturaste. Menú de Navegación Facturas Abiertas: Todas aquellas facturas que están pendientes de pago y aún no vencen Facturas Pagadas: Presenta todas aquellas facturas que fueron saldadas Facturas Pendientes: Se presenta un listado de todas las facturas que están pendientes de pago. Las mismas pueden estar con el siguiente status: Open: liberadas y disponibles para pago conforme calendario de propuestas. Página 15

17 Parked: Esos caso se dan cuando las facturas ingresadas cuentan con alguna discrepancia entre la orden y la factura, tales como: o o o o Numero de pedido erróneo o no correspondiente o la orden de compra GR: Inexistente o erróneo Razón Social incorrecta Cierre Mensual, etc. Blocked: Esos caso se dan cuando las facturas ingresadas cuentan con alguna discrepancia entre la orden y la factura, tales como: o o Diferencia en precio Diferencia en cantidades Notas de Crédito: Se presenta las notas de crédito pendientes de aplicación a ser descontado en el pago de las próximas facturas (notas de crédito solo deben ser ingresadas en el caso de que sea aplicada una penalización por incumplimiento o bien se les tenga que realizar algún descuento). Cambiar cuenta: El sistema presenta un listado de todas compañías de la cuales ustedes emiten facturas para Nestlé. Esa funcionalidad es para volver al menú de compañías y seguir con la consulta. NOTA IMPORTANTE: Revisar que la factura este registrada en el portal a partir del 5 día después de haber sido ingresada a caja o registrada en portal de facturas electrónicas Si tu factura ya está registrada y vencida pero el pago no se ha visto reflejado en tu cuenta bancaria favor de contactar a tu Comprador Operativo (ver datos en tu orden de compra). Facturas pagadas: Para obtener información adicionales sobre el pago, hacer un clic en la factura, en esta presenta las facturas pagadas con la información de la fecha de pago y monto. Página 16

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19 Menú de Navegación En el menú están disponibles las opciones para: Cambiar la contraseña; Salir de la página; Cambiar el idioma; Opción Ayuda: la preguntas más frecuentes tienen las respuestas disponibles para consulta, mirar imagen en la próxima página. Imprimir la pantalla. Página 18

20 4.4 A quién recurrir en caso de que él sistema presente algún error en el Vendor Portal? Están disponibles el Check List y correos en caso tengan alguna duda en cuanto a sus facturas o error en la página de proveedores: Check List 1.- Acceder al Vendor Portal: Es necesario utilizar el Internet Explorer 3.- Vendor con más de una Company Code 4.- El mismo vendor con más de un nombre de proveedor 5.- Factoring 6.- Errores diferentes a este listado Menú: "Status de Pago de factura" seleccione la compañía correspondiente y para acceder a otra compañía utilizar la opción "Cambiar otra cuenta". Proveedor o Mercado pueden llenar el archivo adjunto (Datos Proveedor). Enviar el archivo lleno a la siguiente dirrección: nestle.supplierportal@ber.nestle.com En una semana el proveedor recibira un correo de la direccion No Reply User Management Thirdnoreply.usermgmt@nestle.com con la contraseña y usuario de acceso. NOTA: en algunos casos el correo con la contraseña es clasificado como basura electrónica o spam. Fecha de vencimiento futura son clasificadas en el sitio web como "Facturas pagadas". Las facturas sin propuesta de pago de facroring estaran en la opción "Facturas abiertas". Enviar con el print screen a: leobardo.neria@mx.nestle.com iliana.mosso@mx.nestle.com Página 19

21 Inconvenientes para acceder al Portal Errores frecuentes: - Cuenta Deshabilitada / Desactivada - Nombre de usuario o contraseña no válido. Vuelva a introducir la información de usuario - Autenticación necesaria En el caso de que el sistema presente algunos de los errores indicados: -Hacer un print screen de la pantalla con el mensaje de error y enviar para el correo: nestle.supplierportal@br.nestle.com - Indicar cuál es el usuario de acceso al portal - Poner en el asunto del correo ERROR DE ACCESO VENDOR PORTAL Página 20

22 5.- Factoraje Nestlé cuenta con un programa de Financiamiento para todos sus proveedores a través de un esquema de anticipo de sus pagos a tasas muy atractivas, a través de medios electrónicos y a nivel nacional (Crediproveedores Bancomer). Se cuenta con convenio para todas las razones sociales de Grupo Nestlé, por lo que no existen restricciones para el uso de esta herramienta externa. NOTA: este servicio es opcional, el cual es responsabilidad y decisión de cada uno de los proveedores adquirirlo. 5.1 Cómo me doy de alta en Factoraje? Deberá enviar un estado de cuenta vigente al Comprador Estratégico encargado de su categoría, para que este solicite su alta en el sistema de Nestlé y en Bancomer. Este proceso tiene un tiempo de respuesta de aproximado de 3 semanas. NOTA IMPORTANTE: Podrán disponer solo de aquellas facturas que hayan sido ingresadas después de su alta en Factoraje. Página 21

23 6.- Herramienta Ariba 6.1 Estoy participando en una licitación vía Ariba, pero no puedo entrar y/o no tengo conocimiento de la Herramienta. En caso de presentar alguna situación para tener acceso al portal de Ariba o en caso de tener dudas con respecto al uso de la plataforma favor de seguir los siguientes puntos: Dudas Comerciales: Favor de contactar directamente a su Comprador Estratégico que está llevando la licitación. En caso de ser proveedor nuevo el Comprador Estratégico le compartirá el Manual de Uso de la plataforma. Dudas Técnicas: Favor de contactar directamente al Soporte Técnico de Ariba: help.sourcing@ariba.com Tel: (Soporte en Español) Tel: (Soporte en Inglés) México: Página 22

24 7.- Alta de Proveedor 7.1 Información y documentos para dar de alta a un proveedor Para poder realizar el alta de proveedor es necesario que entregue la siguiente documentación al Comprador Estratégico responsable de su categoría ANEXO 1 (Llenado de Forma Digital) ANEXO 2 (Digital y Físico) ANEXO 3 (Digital y Físico) Comprobante Bancario (Digital) (Estado de Cuenta digitalizado con Membrete del Banco. El nombre del proveedor, RFC, Domicilio Fiscal, número de sucursal, número de cuenta y CLABE interbancaria deben coincidir con los presentados en el Anexo 2, no debe ser mayor a 60 días ) IFE (Digital) (Deberá ser de la persona que firme los documentos, con poderes de la empresa para garantizar la validez de la información). RFC (Digital) (Debe de coincidir con todas las direcciones escritas en los anexos) Certificado D&B. Carta de Aceptación (Digital y Físico) NOTA: Del punto 1 al 3 el Comprador Estratégico le proporcionara los Formatos Página 23

25 8.- Responsible Sourcing Audit at Nestlé Nestlé, una de las compañías líderes mundiales en la industria de alimentos, considera que la creación de Valor Compartido en su cadena productiva es fundamental para el crecimiento sustentable de toda la sociedad. Como resultado, Nestlé desarrollo el Programa Responsible Sourcing, que asegura que el proceso de compra de bienes y servicios sea suministrado de manera tal que no cause daños a personas, animales o al medio ambiente, conforme lo estable el Código de Proveedores Nestlé. Dicho programa es una iniciativa a nivel mundial que contempla requerimientos obligatorios relacionados a: Salud y Seguridad, Medio Ambiente, Estándares Laborales e Integridad de Negocios. Como nuestro socio de negocio, es de suma importancia y carácter mandatorio que su empresa participe en el Programa Responsible Sourcing. El proceso de auditoría es un instrumento para mostrar su estado actual con respecto a prácticas éticas; dicha intervención es un proceso que construye y que va encaminada al logro de mejoras en base a los resultados de la misma (vigencia 3 años). Las empresas que cuentan con certificación autorizadas por Nestlé para realizar las auditorías son los siguientes: SMETA: SGS, Intertek o Bureau Veritas Ecovadis Esta clasificación es de acuerdo a la criticidad del bien o servicio y la asignación del auditor se le dará a conocer a trasvés de su comprador estratégico. Página 24

26 9.- Certificación Dun & Bradstreet Para poder certificarse serán evaluados por medio de la empresa DUN & BRADSTREET MÉXICO, S.A. DE C.V. quienes nos compartirán información que nos permitirá conocer si su empresa se encuentra dentro de los lineamientos establecidos por Nestle México para prestar sus servicios. DUN & BRADSTREET MÉXICO S.A. DE C.V. (D&B) serán los responsables de llevar a cabo esta actividad, por lo que le agradeceremos ingrese a la siguiente dirección electrónica a fin de registrar sus datos y recibir la Notificación que describe el proceso a seguir: Es importante capturar el número en el campo que dice: SI ALGUNA EMPRESA LE SOLICITA ESTE REGISTRO INDIQUE CUAL, para identificar que es un posible Proveedor de Nestlé México. Si usted cuenta con el DUNS number o ha participado en otro proceso y tiene el reporte comercial de D&B, de cualquier manera será necesario realizar su registro dado que estamos conformando de forma independiente nuestro catálogo de Proveedores, en el Link proporcionado se encuentra un correo electrónico para tener contacto directo con el área de Mesa de Control de Proveedores de D&B para cualquier duda que surja. Agradeceremos se cubra el costo de este servicio que será de $1, más I.V.A (qué es el costo del certificado), así mismo se proporcione la información que requiera D&B para llevar a cabo este proceso. Por último, le comento que el resultado de esta actividad, será la base que utilizará nuestros sistemas centrales, por lo que la exactitud en la información proporcionada es vital. Cabe hacer mención que D&B será el único responsable de la información proporcionada, misma que queda registrada en su base de datos, la cual podría ser consultada exclusivamente por sus suscriptores. Es importante señalar que al recibir la notificación inicial con el proceso a seguir se adjuntara el aviso de privacidad de protección de sus datos. Página 25

27 10.- Glosario de Términos Usuario/Solicitante Área dentro de Nestlé que requiere el Servicio/Material. Es responsable de verificar que el Servicio/Material se haya entregado en tiempo y con las especificaciones requeridas. Una vez que el proveedor haya realizado la entrega, el usuario o solicitante es responsable de gestionar el número de GR Good Receipt y enviarlo al proveedor. GR (Good Received/Recibo de Mercancías) Número dado por usuario una vez recibido el Servicio/Material satisfactoriamente Comprador Estratégico Es la figura de compras responsable de la negociación con el proveedor, cambios y altas en sus datos maestros (datos de proveedores, condiciones de pago, solicitar documentación necesaria, etc...) además de gestionar el desempeño de los proveedores mediante una evaluación continua. Creador de Pedido (Comprador Operativo) Es la figura responsable de la creación y envió de órdenes de compra, seguimiento a entrega, proporcionar el número de GR al proveedor y asegurar el pago oportuno. Página 26