DESCRIPCIÓN DE PUESTO MISIONES

Tamaño: px

Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "DESCRIPCIÓN DE PUESTO MISIONES"

María Ángeles Aranda Valenzuela
hace 5 años
Vistas:

DESCRIPCIÓN DE PUESTO MISIONES Nombre de la posición: Administrador Logista Fecha: 20171201 1.

1 DESCRIPCIÓN DE PUESTO MISIONES Nombre de la posición: Administrador Logista Fecha: UBICACIÓN Y RELACIONES DEL PUESTO Departamento / Área: Administrativo- logístico/ Financiera - logística Basado en: Colombia Relaciones Internas: Área logística y técnica Relaciones externas: Financiadores, entidades estatales, entidades financieras, proveedores, visitantes, contrapartes, comunidades Superior Jerárquico Coordinador Territorial Superior Funcional Coord. Admin-Coord. Log Tipo de contrato Laboral a término fijo Lugar de trabajo La Guajira Duración 8 meses Salario: Entre $ y $ según currículo, más prestaciones sociales Fecha de recepción hojas de vida: Martes 12 de diciembre de 2017 hasta las 10:00 PM Código de la N. 260 convocatoria Correo para postular: postulaciones@co.acfspain.org 2. PERFIL REQUERIDO 3.1 Competencias Clave: son las 2 más prioritarias para el puesto de las 8 elegidas. Requeridas Clave Marca con una 6 las elegidas Marca con una las 2 esenciales Motivación Trabajo en equipo Organización y Planificación Orientación a Resultados Resistencia a la tensión Adaptabilidad y Flexibilidad Comunicación Eficaz y Síntesis Capacidad de Análisis Resolución de problemas Liderazgo Inspiracional Negociación Innovación y Creatividad Visión estratégica 1

2 3.2 CONOCIMIENTOS Y EPERIENCIA REQUERIDA: Formación: Estudios universitarios profesionales en las áreas administrativas, financieras y/o económicas. Conocimientos técnicos específicos: Conocimiento en legislación laboral, tributaria, contable colombiana, gestión de inventarios, compras, conocimientos informáticos, gestión de flota de vehículos Experiencia en gestión de recursos humanos Gestión de bodegas y stock Proyectos de cooperación internacional Experiencia en la gestión de seguridad en terreno. Experiencia previa: Experiencia demostrada mínimo de tres años en la gestión administrativa, financiera y/o contable en empresas u organismos del sector público o privado. Experiencia demostrada mínimo de dos años en la gestión de procesos de compras Cocimiento del sector humanitario: Entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos particularmente en relación con dinámicas de conflicto y construcción de paz Conocimiento de ACF Conocimiento de la organización y sus ejes de acción Idiomas: Español nativo, deseable inglés intermedio. Ofimática y sistemas específicos: Dominio de Windows, imprescindible manejo avanzado de Paquete Office y sistemas contables, se valora manejo de Saga y/o Agresso; conocimiento de herramientas TIC Movilidad (nacional/ internacional) Disponibilidad para la movilidad geográfica (viajes a las zonas de trabajo, apoyo puntual a las mismas). 3. OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO El puesto de Administrador-Logista (adminlog) tiene como objetivo asegurar la gestión administrativa y logística del desarrollo de los proyectos y programas a cargo de la base, bajo el enfoque de minimizar los riesgos financieros y la optimización de la ejecución de los recursos. 4.1 OBJETIVOS Y TAREAS ESPECÍFICAS DEL PUESTO. Objetivo 1: gestión presupuestaria y financiera. Supervisión y validación financiera de cotizaciones en procedimientos de compras Seguimiento permanente del avance presupuestario e indicar al equipo las posibles sobre ejecuciones o sub-ejecuciones de las líneas presupuestarias Promover y supervisar a nivel base el cumplimiento de los requisitos, normas, procedimientos, prácticas administrativas y contables establecidos por los donantes, por ACH y por la legislación colombiana Optimizar la asignación de recursos a nivel de la base 2

3 Seguimiento y control de gastos corrientes y de funcionamiento de la base (comunicaciones, transporte, etc.). Objetivo 2: gestión contable y tributaria. Llevar los libros de caja y bancos de la base Registrar la contabilidad colombiana en el programa contable SIIGO Enviar oportunamente a la coordinación administrativa de la misión la contabilidad mensual de la base (Archivos SIIGO, libros contables, arqueos de caja, conciliación bancaria) Preparar y enviar a la coordinación los soportes contables de acuerdo con los requisitos y procedimientos de la misión, del donante y de la legislación colombiana Aplicar a los pagos que se realicen en la base los impuestos, tasas y contribuciones a que haya lugar Aplicar la exención de IVA a las compras de proyectos sujetos al Decreto Ley 540. Objetivo 1: gestión de tesorería Gestión de cuentas bancarias de la base Gestión y custodia de las cajas de la base Autorizaciones, firma y emisión de cheques Coordinar, supervisar y enviar la previsión mensual de tesorería de la base Aplicar las políticas y herramientas de control para la seguridad del dinero circulante Entregar, supervisar y legalizar los anticipos para gastos de terreno. Objetivo 4: gestión logística. Tarea Participación en la elaboración, seguimiento y supervisión de procedimientos de compras Participación en la elaboración del Plan Estratégico Logístico Diseño, planificación e implementación de procedimiento de compra, según normativa ACH/donante; junto con el Coordlog en caso de procedimientos negociados y licitaciones Supervisión y seguimiento del uso, mantenimiento y consumo del equipamiento, vehículos, comunicaciones e infraestructura de la base según procedimientos logísticos estandarizados por ACH Participación en la formulación de proyectos en los siguientes aspectos: Definición de necesidades logísticas Revisión de la viabilidad logística de la propuesta (costos, acceso y disponibilidad de suministros, transporte, etc.) Aplicación de las reglas específicas de donantes, incluyendo derogaciones Elaboración de Plan de Compras junto con JdB Definición junto con JdB y Coordlog de las necesidades logísticas de la base Elaboración y consolidación de todos los informes logísticos y transmisión a Coordlog y JdB: 3

4 Informe de equipamiento Informe de usos de vehículos Informe de movimientos de stock Informe logístico mensual Informe de llamadas satelitales Informes de donación Narrativo de actividades Coordinación con la capital en relación con todos los aspectos logísticos Será el responsable de enviar los informes mensualmente, dentro del tiempo establecido, analizar la información y resaltar algunos problemas pendientes al Coordlog Organización y consecución de transporte externo; proveedores, rutas, precios, seguros etc. Mantener relaciones estrechas con autoridades locales y comunidades. Objetivo 5: gestión de recursos humanos. PRRH04 RRHH Tarea: Enviar mensualmente las novedades de nómina para el pago de salarios del personal de la base Recibir las solicitudes del personal de la base y solicitar ante la coordinación administrativa el trámite correspondiente (certificados, copias de contratos, etc.) Seguimiento a la planificación de vacaciones del personal de la base Gestión administrativa de personal expatriado (visas, perdiem, gastos de vida, breaks, vacaciones, etc.) Promover y supervisar el cumplimiento del reglamento interno de trabajo y manual de convivencia por el personal de la base Supervisión y planificación del trabajo de los conductores y personal de servicios generales según la delegación del JdB y la planificación de las actividades Inducción y capacitación del personal de la base en temas administrativos y logísticos Tramitar las afiliaciones al sistema de seguridad social (salud, pensión y caja de compensación) del personal nuevo y enviar soporte a la coordinación administrativa. Objetivo 6: gestión de la documentación y archivo. Tarea: Elaboración y/o revisión de contratos a terceros, basándose en los formatos establecidos y previo al envío y aprobación de la coordinación de la misión. Crear y mantener el archivo y la documentación de la base en forma organizada y que permita la conservación y acceso a los documentos en el tiempo; con base al check list de evaluaciones y auditorias. Objetivo 7: gestión de seguridad. Respetar las reglas de seguridad especificadas en el plan de seguridad de la misión y la base, velar por el cumplimiento del plan por el equipo a su cargo y realizar las 4

5 tareas de gestión de seguridad que puedan ser asignadas en sus protocolos. Comunicar a los gestores de seguridad del lugar de trabajo cualquier información relacionada con la seguridad o con el incumplimiento del plan de seguridad. Participación en el análisis del contexto, incluyendo: Colección de información a nivel de base Comunicación de la información a JdB Plan de seguridad Participar en coordinación con JdB de la elaboración del plan de seguridad Implementar junto al JdB el plan de seguridad, con especial énfasis en las medidas reductoras de riesgos de la oficina, casa y vehículos de la base y supervisar su cumplimiento. Objetivo 8: otros Conocer el contenido general de las propuestas y de los informes de proyectos Visitar mínimo cada 3 meses las actividades de terreno Ejecutar aquellas tareas inherentes al puesto que le sean solicitadas según contexto y necesidades de la base y/o la Misión Conocer y empoderar el Plan de Preparación y Respuesta a Emergencias de la Misión. 5

Documentos relacionados

Nombre de la posición: Administrador/a

TERMINOS DE REFERENCIAS Nombre de la posición: Administrador/a Fecha: 11/04/2018 1. UBICACIÓN Y RELACIONES DEL PUESTO Departamento / Área: Finanzas / Administrativa Basado en: Putumayo Relaciones Internas: