TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 2 PRESENTACIÓN... 3 I PARTE... 4

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2 TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO... 2 PRESENTACIÓN... 3 I PARTE ALCANCE ESTRATEGIA DE APLICACIÓN OBJETIVO INSTRUMENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN QUÉ ES EL MODELO DE MADUREZ? ALCANCE ESTRUCTURA IMPLEMENTACIÓN... 7 II PARTE... 8 INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA IMPLETEMENTAR EL SCII... 9 QUIÉNES DEBEN PARTICIPAR EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCII?... 9 CUÁNDO SE DEBE REALIZAR LA AUTOEVALUACIÓN? A DONDE DEBEMOS ENVIAR LOS INFORMES? A DÓNDE PODEMOS RECURRIR SI TENEMOS ALGUNA DUDA EN CUANTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCII? III PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN IV PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORAS DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO V PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL VI PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA MATRIZ EVALUACIÓN AL PLAN DE MEJORAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL VII PARTE CÓMO SE REALIZA LA SIGUIENTE AUTOEVALUACIÓN? VIII Parte OTRAS FIGURAS Y ANEXOS ENLACE DE UNIDAD EQUIPO GERENCIAL EJEMPLOS DE CIRCULARES PARA DAR A CONOCER LA RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS CON EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL

3 PRESENTACIÓN En este documento encontrará una GUÍA para la aplicación del SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA. (En adelante SCII) En la I PARTE se detallan: LOS ALCANCES DEL CONTROL INTERNO, de forma general a los entes públicos y de forma particular en nuestro Ministerio. La ESTRATEGIA DE APLICACIÓN y EL OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO, además de la explicación del Sistema utilizado para la implementación. En la II PARTE se responde a una serie de preguntas frecuentes que se podrían presentar antes o durante la implementación. En la III PARTE se explica en detalle, paso a paso, el procedimiento para la aplicación de la AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL. En la IV PARTE se explica en detalle, paso a paso, el procedimiento para la implementación del Sistema de Control Interno completando la primera PARTE del PLAN DE MEJORAS DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO. (Recordar que va inmerso en la misma hoja de Excel y el reporte está en el IMPRIMIBLE 1) En la V PARTE se explica en detalle, paso a paso, el procedimiento para consignar la segunda etapa correspondiente al SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. (El reporte está en el IMPRIMIBLE 2) En la VI PARTE se explica en detalle, paso a paso, el procedimiento para consignar la tercera etapa correspondiente EVALUACIÓN AL PLAN DE MEJORA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL. (El reporte está en el IMPRIMIBLE 3) En la VII PARTE se contesta: CÓMO SE REALIZA LA SEGUNDA AUTOEVALUACIÓN? Los ANEXOS se encuentran en la VIII PARTE, donde también encontrará una serie de muestras que servirán de guía en la implementación de ACCIONES DE MEJORA. 3

4 I PARTE 1. ALCANCE La Ley General de Control Interno No.8292 establece los criterios que deberán observar los entes u órganos sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República, en lo que respecta al establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento, evaluación y responsabilidades correspondientes al sistema de control interno. La Autoevaluación del Sistema de Control Interno es de alcance institucional a nivel gerencial, como lo establece el artículo 17, inciso b, para el Jerarca y los titulares subordinados: Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, las autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema de control interno del cual es responsable. Asimismo, que pueda detectar cualquier desvío que aleje a la organización del cumplimiento de sus objetivos. De igual manera, las Normas de Control Interno para el Sector Público (N CO- DFOE), emitidas por la Contraloría General obligan al jerarca y titulares subordinados a formular y aplicar una evaluación del cumplimiento de disposiciones legales, técnicas y administrativas que regulan los distintos procesos, actividades u operaciones de cada dirección y sus departamentos en el ámbito institucional. Por lo anterior y con el fin de dar asesoría en el cumplimiento de lo indicado, se creó la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional, conformada por la Unidad de Control Interno y la Unidad de Gestión de Riesgos, según lo dispuesto en los artículos 18, 19, 20 y 21 del Reglamento del Ministerio de Seguridad Pública: Decreto N SP de enero del I PARTE 4

5 2. ESTRATEGIA DE APLICACIÓN La aplicación de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional se realiza de la siguiente forma: 1. Mediante una Circular emitida por el Despacho del Ministro a principios de año, se enmarcará el inicio del PROCESO, las reglas y documentos que regirán la AUTOEVALUACIÓN para los años que cubra. 2. En cada instancia, el jefe (superior inmediato) conformará un equipo, que debe estar conformado por él, sus titulares subordinados 1 y algún otro funcionario que por su nivel de conocimiento de la unidad genere aportes importantes para aplicar la autoevaluación. i) Se nombra como mínimo, a un funcionario como Enlace de Unidad 2 con la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional (en adelante OMCGI), que será el encargado de transcribir la información a los documentos correspondientes con la implementación del SCII. ii) Es importante que el superior inmediato al nombrar el enlace, identifique el perfil adecuado, para facilitar la conducción del trabajo por desarrollar, tales como disponibilidad, sentido de colaboración, facilidad para redactar, buenas relaciones interpersonales y conocimiento de la Dependencia, entre otras. iii) También en la medida de las posibilidades, se recomienda que éste funcionario permanezca en la unidad, debido a que su experiencia permitirá dar seguimiento a la aplicación del plan de mejoras 3. Se procede a revisar el Instrumento emitido por la OMCGI, que se usará para Autoevaluarse durante el periodo correspondiente, teniendo accesible la Ley General de Control Interno 8292 y las Normas de Control Interno para el sector público (N CO-DFOE) siguiendo los pasos descritos en este documento a partir de la página 9. La Unidad de Control Interno, ubicada dentro de la OMCGI, impartirá las charlas necesarias y brindará asesoría para coadyuvar en la implementación del SCII. 1 Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones, según el Artículo 2 LGCI. 2 Ver detalle de las funciones del Enlace la PARTE VIII punto 1-., página 30 5

6 3. OBJETIVO El presente documento es creado para proporcionar una herramienta que facilite la implementación de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional (ASCII), y así lograr una aplicación uniforme, orientando a los funcionarios respecto al desarrollo que conlleva todo el proceso de mejora continua que significa la Autoevaluación del SCII. 4. INSTRUMENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN El Sistema de Control Interno se implementa a través de un libro Excel, que se ha creado emulando el MODELO DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL, diseñado por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa de la CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA QUÉ ES EL MODELO DE MADUREZ? El modelo de madurez del sistema de control interno institucional es una herramienta de diagnóstico que permitirá a la administración activa conocer el estado de su sistema de control interno, por lo que se constituye en un insumo importante para la autoevaluación del sistema de control interno que debe realizar anualmente, según lo establecido en el inciso b) del artículo 17 de la Ley General de Control Interno. Es una herramienta que se propone como una mejor práctica para las instituciones y que se integre como parte de los demás instrumentos que poseen para el seguimiento del sistema de control interno ALCANCE El modelo de madurez del sistema de control interno institucional, permite conocer el grado de avance de ese sistema desde una óptica global, en donde se considere a la institución como un todo; o bien, a nivel de cada unidad orgánica que conforma la institución, en el caso de que se aplique de manera individual a una instancia particular ESTRUCTURA El modelo comprende los componentes funcionales del sistema de control interno y los posibles estados que describen la evolución de cada uno de ellos. OBJETIVO 6

7 Los componentes funcionales son (1) el ambiente de control, (2) la valoración del riesgo, (3) las actividades de control, los sistemas de información y (5) el seguimiento del sistema de control interno. El modelo de madurez comprende una hoja separada por componente funcional del sistema de control interno. En cada hoja se incluye la definición del componente respectivo, así como cuatro atributos que le son característicos; respecto de los atributos se presentan los rasgos que podrían asumir en cinco posibles estados, conforme a la siguiente escala evolutiva: Incipiente: Existe evidencia de que la institución ha emprendido esfuerzos aislados para el establecimiento del sistema de control interno; sin embargo, aún no se ha reconocido su importancia. El enfoque general en relación con el control interno es desorganizado. Novato: Se han instaurado procesos que propician el establecimiento y operación del sistema de control interno. Se empieza a generalizar el compromiso, pero éste se manifiesta principalmente en la administración superior. Competente: Los procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han difundido en todos los niveles de la organización. El sistema de control interno funciona conforme a las necesidades de la organización y el marco regulador. Diestro: Se han instaurado procesos de mejora continua para el oportuno ajuste y fortalecimiento permanente del sistema de control interno Experto: Los procesos se han refinado hasta un nivel de mejor práctica, se basan en los resultados de mejoras continuas y la generación de iniciativas innovadoras. El control interno se ha integrado de manera natural con las operaciones y el flujo de trabajo, brindando herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, y haciendo que la organización se adapte de manera rápida IMPLEMENTACIÓN De acuerdo con los deberes establecidos en la Ley General de Control Interno, al jerarca y a los titulares subordinados les corresponde definir, de conformidad con la naturaleza y complejidad de la institución, la forma en que se aplicará la herramienta, cuya periodicidad de aplicación debe ser al menos de cada dos años. Para ello, las autoridades competentes deben definir al menos lo siguiente: - Un responsable que asuma el rol de líder para la aplicación de la herramienta. - La participación del jerarca y de los titulares subordinados en la aplicación de la IMPLEMENTACIÓN 7

8 II PARTE INSTRUCCIONES GENERALES PARA LA IMPLETEMENTAR EL SCII QUE INFORMACIÓN DEBEMOS COMPLETAR Y REMITIR? El proceso para aplicar el Sistema de Control Interno Institucional, (SCII) consta de dos etapas: I. AUTOEVALUACIÓN Para cumplir con este requisito legal (Art 17 LGCI), existe un INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN, que le permite al usuario revisar la gestión de su instancia de manera ordenada según los Componentes Funcionales del Sistema de Control Interno, ubicando a cada uno de ellos en un determinado nivel de madurez y proporcionado además la información necesaria para generar un Plan de Mejoras. II. INFORMES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DERIVADOS DE LA AUTOEVALUACIÓN (Plan de Mejoras) El insumo para iniciarlos se toma de la AUTOEVALUACIÓN, recordando que las acciones de mejora propuestas, deben ir orientadas directamente a corregir las debilidades detectadas y alcanzar la meta fijada (subir el nivel de madurez). Los informes de este sistema están distribuidos a través del año calendario de la siguiente manera: Informe 1: Autoevaluación y el Plan de Mejoras (Imprimible 1) o (Febrero y Marzo) Informe 2: Seguimiento al Plan de Mejoras (Imprimible 2) o (Agosto) Informe 3: Evaluación al Plan de Mejoras (Imprimible 3) o (Diciembre) 8

9 QUIÉNES DEBEN PARTICIPAR EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCII? El Superior Inmediato (director o encargado) como titular subordinado a cargo de la instancia y todos los demás titulares subordinados que la integran. Además, se deberá dar participación a los funcionarios (administración Activa 3 ) que por su experiencia puedan hacer aportes importantes al proceso. Es recomendable que en cada dependencia se elija un funcionario que coadyuve en la tarea de coordinar y dar seguimiento al SCII, denominado ENLACE, quien también realizará la consolidación de la información que se presentará al Superior Inmediato y a la UNIDAD DE CONTROL INTERNO, de acuerdo con lo indicado en la Circular correspondiente, recordando que la responsabilidad final del proceso no le corresponde a ese funcionario sino que la mantiene el Titular Subordinado. 3 Administración activa: desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia. INSTRUCCIONES GENERALES PARA 9

10 CUÁNDO SE DEBE REALIZAR LA AUTOEVALUACIÓN? La autoevaluación se debe realizar en los primeros días del año, de acuerdo con las indicaciones de la CIRCULAR emitida para ese fin y según los documentos por ella indicados, se debe completar la información que da origen al Plan de Trabajo para mejorar el Sistema de Control Interno (Plan de Mejoras Derivado de la Autoevaluación). Tomando en consideración que de la Evaluación del año anterior, se puede derivar acciones que deben continuar en el presente año. Además se puede incorporar cualquier información que aporte valor como es el caso de diagnóstico FODA u otros similares. A DONDE DEBEMOS ENVIAR LOS INFORMES? Se imprimen DOS informes según cada etapa que están contenidos el instrumento (Imprimibles), UNO se envían al superior jerárquico inmediato y el otro se resguardará en el Archivo Documental de la instancia asegurándose que contenga el SELLO DE RECIBIDO del superior. Asimismo, si la instancia pertenece al NIVEL DIRECTIVO, el informe que va al Archivo Documental, se presenta en la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión, localizada en el Complejo Policial Juan Mora Porras, edificio Valverde Vega, tercer piso, donde luego de verificar que contiene el sello de recibido del superior, se consignará EL SELLO de la OMCGI y se procederá a escanear, NO SE REQUIERE FÍSICO. (Puede remitirse también digitalmente). INSTRUCCIONES GENERALES PARA 10

11 A DÓNDE PODEMOS RECURRIR SI TENEMOS ALGUNA DUDA EN CUANTO A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCII? A la UNIDAD DE CONTROL INTERNO. Los funcionarios de dicha unidad, podrá aclarar sus inquietudes al respecto, sin embargo existe un analista asignado de forma específica para cada dirección, que podrá evacuar todas las dudas surgidas. Esta asesoría puede brindarse en forma presencial o telefónica. Los teléfonos de Control Interno son ó ó ó Correos electrónicos: icambronero@seguridadpublica.go.cr ó oramirez@ seguridadpublica. go.cr. ó ecambronero@ seguridadpublica.go.cr CUÁNDO DEBEMOS REMITIR LOS INFORMES DE CONTROL INTERNO? o Informe 1: Autoevaluación y Plan de Mejoras (IMPRIMIBLE 1) el Febrero o Marzo según corresponda o Informe 2: Seguimiento al Plan de Mejoras (IMPRIMIBLE 2) el agosto o Informe 3: Evaluación al Plan de Mejoras (IMPRIMIBLE 3) el diciembre de cada año. 11

12 III PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN Paso 1 Dominar la NORMATIVA APLICADA, que rige el tema de CONTROL INTERNO, misma que está a disposición de los funcionarios en el vínculo de la Oficina en la página WEB del Ministerio, Estudiar la CIRCULAR, que se emitirá cada año, en la que se indica cual va hacer la dinámica que regirá el proceso de AUTOEVALUACIÓN correspondiente a ese año. Participar en la CHARLA EXPLICATIVA, que se imparte para los Titulares Subordinados al inicio del proceso, donde se darán a conocer los detalles en cuanto a la utilización del Instrumento diseñado para Autoevaluarse. Entender cada componente funcional y cuáles son los atributos de éste contenidos en INSTRUMENTO PARA LA AUTOEVALUACIÓN y cómo lo debo llenar correctamente. Entender el Instrumento, que es un documento de Excel que está conformado por OCHO hojas, de las cuales las CINCO PRIMERAS corresponden a cada COMPONENTE FUNCIONAL del Sistema como lo indicamos en el siguiente detalle: Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 HOJA 1 -. Preguntas referentes al COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL y sus CUATRO ATRIBUTOS 4 COMPROMISO ÉTICA PERSONAL ESTRUCTURA 4 Se consideran cuatro atributos característicos que describen la evolución de cada componente. III PARTE 12

13 Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 HOJA 2 -. Preguntas referentes al COMPONENTE VALORACIÓN DEL RIESGO y sus CUATRO ATRIBUTOS MARCO ORIENTADOR HERRAMIENTA PARA LA ADMINISTRACIÓN FUNCIONAMIENTO DEL SEVRI DOCUMENTACIÓN Y COMUNICACIÓN Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 HOJA 3 -. Preguntas referentes al COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL (A.C.) y sus CUATRO ATRIBUTOS CARACTÉRISTICAS de las A.C. ALCANCE de las A.C. FORMALIDAD de las A.C. APLICACIÓN de las A.C. Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 HOJA 4 -. Preguntas referentes al SISTEMAS DE INFORMACIÓN (S.I.) y sus CUATRO ATRIBUTOS ALCANCE de los S.I. CALIDAD de la INFORMACIÓN CALIDAD de la COMUNICACIÓN CONTROL de los S.I. INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN 13

14 Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 HOJA 5 -. Preguntas referentes al SEGUIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERO (S.C.I.) y sus CUATRO ATRIBUTOS PARTICIPANTES en el S.C.I. FORMALIDAD del S.C.I. ALCANCE del S.C.I. CONTRIBUCIÓN del S.C.I. Paso 2 Se procede a completar la información solicitada, iniciando por el primer COMPONENTE Se consignará el nombre de la Dirección, según aparece en el organigrama institucional : Indica el Componente funcional a que se refiere el apartado AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA 2015 Instancia: COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL El ambiente de control es el conjunto de factores del ambiente organizacional que deben establecer y mantener el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios, para permitir el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo para el control interno. Los analizaremos según los siguientes atributos respecto en relación con el ambiente de control: 1 - Compromiso / 2 - Ética / 3 - Personal / 4 - Estructura Describe el componente funcional INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN 14

15 Leer cuidadosamente cada apartado y se llenan los espacios según se solicita, siguiendo el orden que presenta el INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN Describe el atributo Se refiere al atributo del componente funcional que se está evaluando. Son 4 por componente 1. Compromiso PENDIENTE En qué consiste? Opciones A Los titulares subordinados deben apoyar constantemente el sistema de control interno y demostrar su compromiso con el diseño, la implantación, el fortalecimiento y la evaluación del sistema. Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda correspondiente en la columna de la derecha: - Existe un limitado compromiso por parte de los titulares subordinados con respecto al control interno. - El control interno es entendido de diferentes maneras por los titulares subordinados. - Las regulaciones sobre control interno son establecidas de manera aislada por los titulares subordinados, en relación con los asuntos que consideran sensibles. SELECCIONAR UNA OPCION Seleccionar una opción abajo Colocar una X PENDIENTE Se ofrecen cinco posibles descripciones, identificadas como opciones A, B, C, D y E. El usuario debe identificar la descripción que se ajusta de la manera más completa a las condiciones actuales en la instancia que dirige, en términos del criterio que se esté analizando. Debe posicionarse en la celda en blanco que aparece a la derecha de la descripción seleccionada, y digitar una "X". Paso 3 Se debe completar totalmente el INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN, seleccionando UNA de las CINCO POSILIDADES que se tienen en TODOS los espacios de cada ATRIBUTO, correspondiente al escenario que describe mejor la realidad de la entidad a su cargo y de acuerdo a la posibilidad de comprobar documentalmente que es en el nivel en que se encuentra, en cuanto al tema de cada ATRIBUTO particular. Se debe seleccionar aplicando un X en el espacio correspondiente. INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN 15

16 1. Compromiso PENDIENTE En qué consiste? Opciones A Los titulares subordinados deben apoyar constantemente el sistema de control interno y demostrar su compromiso con el diseño, la implantación, el fortalecimiento y la evaluación del sistema. Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda correspondiente en la columna de la derecha: - Existe un limitado compromiso por parte de los titulares subordinados con respecto al control interno. - El control interno es entendido de diferentes maneras por los titulares subordinados. - Las regulaciones sobre control interno son establecidas de manera aislada por los titulares subordinados, en relación con los asuntos que consideran sensibles. Seleccionar una opción abajo Colocar una X x SELECCIONAR UNA OPCION Al seleccionar con una "X" cambia esta casilla de PENDIENTE a. PENDIENTE a SELECCIONADA y puede continuar, hasta finalizar los VEINTE ATRIBUTOS. 1. Compromiso SELECCIONADA En qué consiste? Opciones A Los titulares subordinados deben apoyar constantemente el sistema de control interno y demostrar su compromiso con el diseño, la implantación, el fortalecimiento y la evaluación del sistema. Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda correspondiente en la columna de la derecha: - Existe un limitado compromiso por parte de los titulares subordinados con respecto al control interno. - El control interno es entendido de diferentes maneras por los titulares subordinados. - Las regulaciones sobre control interno son establecidas de manera aislada por los titulares subordinados, en relación con los asuntos que consideran sensibles. A Contestada X CONTINUAR SELECCIONADA Al finalizar la AUTOEVALUACIÓN el INSTRUMENTO contará con veinte X, correspondientes a los VEINTE atributos de los CINCO COMPONENTES FUNCIONALES. INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN 16

17 IV PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Paso 1 Se continúa consignado la información solicitada en el instrumento, según la instrucción que aparece EN VERDE con el detalle de lo que se debe realizar. CONTINUAR SELECCIONADA Usted como responsable del SCI indique que acción o acciones está dispuesto a emprender en cuanto al Compromiso según lo que establece el Componente Ambiente de Control, para mejorar la condición de su Sistema de Control Interno. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS En el espacio asignado para consignar la FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS, se indica, la acción o acciones para mejorar o mantenerse en el nivel de MADUREZ de cada uno de los cuatro atributos de cada componente. La información consignada, debe ser clara, sintetizada, medible y evaluable. CONTINUAR SELECCIONADA Usted como responsable del SCI indique que acción o acciones está dispuesto a emprender en cuanto al Compromiso según lo que establece el Componente Ambiente de Control, para mejorar la condición de su Sistema de Control Interno. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS PENDIENTE En este espacio, se consignará la o las actividades que se proponen realizar, USTED Y SU EQUIPO DE TRABAJO, para mejorar la condición de su SISTEMA DE CONTROL INTERNO y facilitarle así el LOGRO DE SUS OBJETIVOS. 17

18 Al consignar la información del PLAN DE MEJORA, la leyenda con que finaliza el apartado cambiará de PENDIENTE a CONTINUAR lo que le indicará que puede pasar al siguiente ATRIBUTO FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS Realizaremos CONTINUAR Paso 2 Se debe saltar las siguientes cuatro filas y pasar directamente al siguiente ATRIBUTO. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS Realizaremos CONTINUAR SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAS EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAS 2. Ética PENDIENTE En qué consiste? Opciones La ética en el desempeño institucional como parte del ambiente de control, debe fortalecerse mediante la implantación y fortalecimiento de medidas, instrumentos y demás elementos en materia ética, lo cual debe integrarse en los sistemas de gestión. Señale la opción que describa mejor la situación actual de su entidad, colocando una "X" en la celda correspondiente en la columna de la derecha: Seleccionar una opción abajo Colocar una X INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 18

19 Se debe completar totalmente los espacios asignados a la FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS, ubicados inmediatamente después de los escenarios para la AUTOEVALUACIÓN, en cada ATRIBUTO de los CINCO COMPONENTES. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS Paso 3 Una vez que se consignaron las acciones que conformarán el PLAN DE MEJORAS, CUATRO por componente, para un total de VEINTE ACCIONES mínimo, abrimos la SEXTA HOJA, que se llama IMPRIMIBLE 1. Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 Paso 4 Se verificará que la información consignada en las primeras CINCO hojas se transfirió correctamente AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL MINISTERIO DE SEGURIDAD PÚBLICA 2015 Instancia: Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional Unidad de Control Interno AUTOEVALUACIÓN Y FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 19

20 Y que los espacios asignados para cada ACCIÓN es suficiente para mostrar todo el contenido Compromiso SELECCIONADA En qué consiste? Los titulares subordinados deben apoyar constantemente el sistema de control interno y demostrar su compromiso con el diseño, la implantación, el fortalecimiento y la evaluación del sistema. ACCIÓN A REALIZAR Continuar el seguimiento al Jerarca y Titulares Subordinados del Primer Nivel el resultado de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional (ASCII), a través de INFORMES DE SEGUIMIENTO. D Si no fuese suficiente, asegurarse de ampliarlo para que la información transferida se pueda leer correctamente. El documento está diseñado para que se pueda imprimir la información de cada componente en una plana, siendo que finalmente incluiría cinco planas para toda la información, que de permitir la impresora hacerlo en la plana anversa y la reversa, se consignaría en TRES HOJAS. Al final lo importante, es que toda la información consignada en las CINCO HOJAS primeras, tenga la posibilidad de quedar completamente impresa. Paso 4 Se procede a imprimir, utilizando ambas planas del papel, (cuando la impresora lo permita) dos juegos completos del documento que se genera dentro del Instrumento de Autoevaluación, denominado INFORME DE FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS. INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 20

21 Ejemplo documento, primera plana: INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 21

22 Paso 5 El INFORME, se remitirá mediante oficio al superior inmediato y copia a la OMCGI, recordando que el INFORME remitido a dicha oficina debe llevar: FIRMAS Y SELLO EN ORIGINAL, asimismo deberá incluir el RECIBIDO DEL DESPACHO DE SU SUPERIOR JERARQUÍCO, para validar el cumplimiento de la fecha establecida en la CIRCULAR vigente. Se realizará también una remisión digital de ambos a las direcciones electrónicas: icambronero@seguridadpublica.go.cr ecambronero@ seguridadpublica.go.cr oramirez@seguridadpublica.go.cr Paso 6 Se archiva el Oficio y el Informe con los sellos recibidos del superior inmediato y la OMCGI en el Archivo Documental de Control Interno (AMPO). INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO 22

23 V PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL Paso 1 Durante los meses de marzo, abril, mayo, junio y julio se van consignando los avances sobre las ACCIONES propuestas, según lo indicado en el PLAN DE MEJORAS DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO, de manera clara y concreta. Para ello se incluyó el espacio correspondiente en cada uno de los atributos de cada componente, inmediatamente después de los espacios para la FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS y la palabra CONTINUAR, bajo el título SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAS. Se debe consignar información clara y de forma sintetizada, de manera tal que se evidencie el aporte de las acciones realizadas en el logro de la Mejora indicada. FORMULACIÓN PLAN DE MEJORAS Continuar el seguimiento al Jerarca y Titulares Subordinados del Primer Nivel el resultado de la Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional (ASCII), a través de INFORMES DE SEGUIMIENTO. CONTINUAR SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAS 23

24 Paso 2 Una vez que se consignaron los avances en las acciones que conformarán el PLAN DE MEJORAS, abrimos la SÉTIMA HOJA, que se llama IMPRIMIBLE 2. Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 Paso 3 Se verificará que la información consignada se transfirió correctamente y que los espacios asignados para cada ACCIÓN es suficiente para mostrar todo el contenido. Instancia: Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional Unidad de Control Interno SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAS COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL 1-1. Compromiso SELECCIONADA En qué consiste? Los titulares subordinados deben apoyar constantemente el sistema de control interno y demostrar su compromiso con el diseño, la implantación, el fortalecimiento y la evaluación del sistema. ACCIÓN REALIZADA HASTA JULIO D Se remitieron los informes indicados mediante los Oficios. INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 24

25 Si no fuese suficiente en espacio, asegurarse de ampliarlo para que la información transferida se pueda leer correctamente. (Igual que en paso 3 de la Formulación Plan de Mejoras, página 19) El documento está diseñado para que se pueda imprimir la información de manera continua. De permitirlo la impresora hacerlo en la plana anversa y la reversa. (Igual que en paso 3 de la Formulación Plan de Mejoras, página 19) Al final lo importante, es que toda la información incluida, tenga la posibilidad de leerse correctamente. (Igual que en paso 3 de la Formulación Plan de Mejoras, página 19) Se imprimen utilizando ambas caras del papel, dos juegos completos del documento que se genera, denominado INFORME DE SEGUIMIENTO. (Igual que el Paso 4 de INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA AUTOEVALUACIÓN, (páginas 19 y 20). Paso 3 Se repiten los Pasos 5 y 6 de EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO, (página 21). Visualización parcial del documento final: 25

26 VI PARTE INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA MATRIZ EVALUACIÓN AL PLAN DE MEJORAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL Paso 1 Durante los meses de, agosto, setiembre, octubre y noviembre se van actualizando las acciones de las medidas de control aplicadas, según fueron indicadas en LA FORMULACIÓN DE PLAN DE MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO y según fueron consignadas en el INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL, en el que se evidenciaron los avances para alcanzar la Mejora Planteada. Para ello se utilizará la fila creada para este fin, que se encuentra inmediatamente después de las filas de SEGUIMIENTO, bajo el título: EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAS. Se debe consignar información clara y de forma sintetizada, de manera tal que se evidencie como ayudaron las acciones realizadas en el logro de la Mejora indicada. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAS Se remitieron los informes indicados mediante los Oficios. EVALUACIÓN PLAN DE MEJORAS Se informó al jerarca y sus titulares subordinados del resultado de la Evaluación del Sistema de Control Interno Institucional mediante el Oficio N XXXX. En este espacio, se consignará además de las metas alcanzadas a través del año con las acciones propuestas, cualquier otra información que sirva de insumo para la próxima AUTOEVALUACIÓN. La valoración debe ser tanto cualitativa como cuantitativa. 26

27 Paso 2 Una vez que se consignaron los últimos avances en TODAS las acciones que conformaron el PLAN DE MEJORAS y se EVALÚO el logro de las METAS PROPUESTAS, de manera CUALITATIVA Y CUANTITATIVAMENTE, abrimos la OCTAVA HOJA, que se llama IMPRIMIBLE 3. Ambiente Valoración Actividades Sis Información Seguimiento Imprimible 1 Imprimible 2 Imprimible 3 Si no fuese suficiente en espacio, asegurarse de ampliarlo para que la información transferida se pueda leer correctamente. (Igual que en paso 3 de la Formulación Plan de Mejoras, página 19 y el paso 3 del Seguimiento del Plan de Mejoras, página 24) El documento está diseñado para que se pueda imprimir la información de manera continua. De permitirlo la impresora hacerlo en la plana anversa y la reversa. (Igual que en paso 3 de la Formulación Plan de Mejoras, página 19 y el paso 3 del Seguimiento del Plan de Mejoras, página 24) Al final lo importante, es que toda la información incluida, tenga la posibilidad de leerse correctamente. (Igual que en paso 3 de la Formulación Plan de Mejoras, página 19 y el paso 3 del Seguimiento del Plan de Mejoras, página 24) Se imprimen utilizando ambas caras del papel, dos juegos completos del documento que se genera, denominado INFORME DE SEGUIMIENTO. (Igual que el Paso 4 de INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR LA AUTOEVALUACIÓN, (páginas 19 y 20). 27

28 Paso 3 Se repiten los Pasos 5 y 6 de EL INFORME DE FORMULACIÓN DEL PLAN MEJORA DERIVADO DE LA AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO, (página 21). Visualización parcial del documento final: 28

29 VII PARTE CÓMO SE REALIZA LA SIGUIENTE AUTOEVALUACIÓN? Como la autoevaluación se debe realizar mínimo una vez al año y la fecha indicada es en los primeros días del año, se vuelve a iniciar el proceso leyendo la CIRCULAR correspondiente y su respectivo INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN, y nuevamente se repite el procedimiento descrito en INSTRUCCIONES PARA COMPLETAR EL INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN, PARTE III, página 11 y siguientes. Con base en el concepto de Mejora Continua, es importante antes de realizar la nueva Autoevaluación, revisar el INFORME DE EVALUACIÓN del año anterior, para que sean tomadas en cuenta las Mejoras que quedaron pendientes y garantizar así que el nuevo Plan de Mejoras, contempla las ACTIVIDADES que se requiere realizar para alcanzar los OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO, LOS INSTIUCIONALES Y LOS DE LA DEPENDENCIA. 29

30 VIII Parte OTRAS FIGURAS Y ANEXOS 1- ENLACE DE UNIDAD Los funcionarios designados como Enlace de Unidad, serán seleccionados por las jefaturas de las diferentes unidades asesoras, direcciones generales y direcciones regionales. Considerado esto, como un apoyo en los procesos relativos al SISTEMA DE CONTROL INTERNO, sin asumir la responsabilidad de los titulares subordinados, sino trabajando con ellos en las actividades preparatorias, de ejecución, resultados y seguimiento del proceso. Es deseable que tenga estabilidad laboral, para garantizar que el conocimiento y la experiencia que adquiera en el ejercicio de esta función, se conserve dentro de esa instancia. Le corresponde al Enlace de Unidad las siguientes funciones: 1. Documentar la normativa legal, administrativa general y cualquier otra sobre la competencia, procesos, actividades y otros de la dependencia en particular. 2. Organizar equipos de trabajo y los eventos necesarios, que coadyuven con el titular subordinado en la correcta aplicación de la Autoevaluación del Control Interno. 3. Colaborar con el titular subordinado en la elaboración del informe, el plan de mejoras al Sistema de Control Interno y otras actividades que se consideran necesarias. 4. Apoyar al titular subordinado en la correcta realización y posterior consignación de las acciones, tanto en el Informe de Seguimiento, como en el Informe de Evaluación. 5. Implementar los registros y sistemas de información para el seguimiento de los resultados de cada autoevaluación. 30

31 2- EQUIPO GERENCIAL Conformado por: - El Ministro - Los Viceministros de Seguridad Pública y - Director General Administrativo Financiero. Será responsable de: 1. Liderar, coordinar y conducir el proceso de Autoevaluación con la OMCGI y la Unidad Coordinadora. 2. Coordinar ajustes que requieran los lineamientos, herramientas a aplicar, procedimientos y otros instrumentos necesarios para fortalecer la Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional. 3. Participar con la Unidad Coordinadora en la integración y presentación de resultados de la Autoevaluación y remitir el informe final al Ministro. 4. Cumplir con los deberes y responsabilidades que establece la Ley y las Normas de Control Interno y otra normativa afín. 5. Controlar que las mejoras que se proponen en el Plan Correctivo de cada Dirección, se incluyan en el Plan Anual Operativo. 6. Controlar que cada dirección asigne recursos presupuestarios para la ejecución de sus medidas de Administración de Riesgos y Autoevaluación de Control Interno, cuando así lo amerite el cumplimiento de una medida indispensable para la mitigación del riesgo. 7. Gestionar ante la Escuela Nacional de Policía y la Academia de Guardacostas, la incorporación conceptual de la Ley No. 8292, Ley General de Control Interno a los programas de estudio de los diferentes cursos. OTRAS FIGURAS Y ANEXOS 31

32 3- EJEMPLOS DE CIRCULARES PARA DAR A CONOCER LA RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS CON EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL CIRCULAR N 01-20XX * *Siglas Oficina PARA: DE: ASUNTO: FECHA: Todos los funcionarios de * Oficina, Unidad, Delegación, Dirección, etc. Jefe de la Unidad... Ministerio de Seguridad Pública Responsabilidades de los funcionarios con el CONTROL INTERNO XX de X 20XX Según lo establecen las NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO, Artículo 2 Establecer que las Normas de control interno para el Sector Público son de acatamiento obligatorio para la Contraloría General de la República y las instituciones y órganos públicos sujetos a su fiscalización, y que prevalecerán sobre cualquier normativa que otras instituciones emitan en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas. Asimismo, que su inobservancia generará las responsabilidades que correspondan de conformidad con el marco jurídico que resulte aplicable. OTRAS FIGURAS Y ANEXOS 32

33 CIRCULAR N 02-20XX * *Siglas Oficina PARA: DE: ASUNTO: FECHA: Todos los funcionarios de * Oficina, Unidad, Delegación, Dirección, etc. Jefe de la Unidad... Ministerio de Seguridad Pública Responsabilidades de los funcionarios con el CONTROL INTERNO XX de X 20XX Según lo establecen las NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO, 1.1 Sistema de control interno (SCI) El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para contar con un SCI, conformado por una serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración activa para proporcionar una seguridad razonable en la consecución de los objetivos organizacionales. El SCI tiene como componentes orgánicos a la administración activa y a la auditoría interna; igualmente, comprende los siguientes componentes funcionales: ambiente de control, valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y seguimiento, los cuales se interrelacionan y se integran al proceso de gestión institucional. Los responsables por el SCI deben procurar condiciones idóneas para que los componentes orgánicos y funcionales del sistema operen de manera organizada, uniforme y consistente. OTRAS FIGURAS Y ANEXOS 33

34 CIRCULAR N 03-20XX * *Siglas Oficina PARA: DE: ASUNTO: FECHA: Todos los funcionarios de * Oficina, Unidad, Delegación, Dirección, etc. Jefe de la Unidad... Ministerio de Seguridad Pública Responsabilidades de los funcionarios con el CONTROL INTERNO XX de X 20XX Según lo establecen las NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO, Norma 1.5 Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI De conformidad con las responsabilidades que competen a cada puesto de trabajo, los funcionarios de la institución deben, de manera oportuna, efectiva y con observancia a las regulaciones aplicables, realizar las acciones pertinentes y atender los requerimientos para el debido diseño, implantación, operación, y fortalecimiento de los distintos componentes funcionales del SCI. OTRAS FIGURAS Y ANEXOS 34