MÓDULO DE AVISOS DE CADUCIDADES Y PRESCRIPCIONES. Fecha Versión Cambios en la versión Autores

Transcripción

1 MÓDULO DE AVISOS DE CADUCIDADES Y PRESCRIPCIONES Historia de Revisiones Fecha Versión Cambios en la versión Autores [05/09/] [1.0] [ningunos] [Leverson Giovanny Terreros Perea] [07/09/] [2.0] [Estandarización de formato y adición de imágenes] [Rogelio Camacho Murcia] Página 1 de 22

2 Contenido MÓDULO DE AVISOS DE CADUCIDADES Y PRESCRIPCIONES... 1 Introducción Funcionalidad Ingreso al sistema Ingreso al Módulo Menú Principal Notas Página 2 de 22

3 Introducción La Federación Colombiana de Municipios (FCM) a través del Sistema integrado de información de multas y sanciones por infracciones de tránsito (Simit), como organismo de apoyo para las autoridades de tránsito a nivel nacional ha desarrollado una herramienta informática que permite el correcto manejo de caducidades y prescripciones de las ordenes de comparecencia, así como la administración de las alertas tempranas y los reportes de las mismas, facilitando de ésta manera su supervisión y control al momento de evitar sanciones para el organismo de tránsito responsable. Ésta herramienta se encuentra en la web, diseñada para ser accedida desde cualquier lugar del territorio nacional que cuente con acceso a internet, proporcionando información veraz en tiempo real, lo que contribuye a la toma de decisiones. Además los diferentes reportes y estadisticas ayudan a evidenciar la gestión del organismo de tránsito de manera que se eviten los incumplimientos de ley establecidos en la norma. Página 3 de 22

4 1. Funcionalidad 1.1. Ingreso al sistema Se ingresa al sistema utilizando en un navegador web la siguiente dirección: Y se abrirá la siguiente pantalla: Imagen1: Pantalla inicial del sistema Simit. En la cual se deben ingresar los datos que se solicitan en sus respectivos campos: Imagen2: Formulario de autenticación de usuario Usuario: Digite el usuario que se le ha asignado. Contraseña: Si es la primera vez que ingresa, digite su contraseña asignada; de lo contrario si ya la ha personalizado, por favor ingrésela. Página 4 de 22

5 A continuación encontrará un número aleatorio y una casilla con una C donde deberá ingresar el número que puede ver al lado izquierdo. Luego encontrará el botón Ingresar, el cual permitira su autenticación en el sitio. Finalmente si por alguna razón, no le es posible iniciar sesión ya que aparece el siguiente mensaje: Imagen3: Error al autenticar un usuario con sesión activa. Deberá entonces proceder a utilizar la última opción disponible en esta imagen, que es Opciones de Usuario. Imagen4: Opción de desbloqueo de sesión. Al hacer click sobre éste botón, encontrará una pantalla donde se le solicitará nuevamente su usuario y contraseña, y en la parte final una opción para desbloquear la cuenta. Imagen5: Formulario de desbloqueo de sesión. Página 5 de 22

6 Cambio de Contraseña Una vez que ha ingresado al módulo Simit, puede proceder a realizar el cambio de contraseña (no es un procedimiento obligatorio, pero se recomienda por seguridad). Para poder realizar esto se debe dirigir a la parte superior derecha de la pantalla y utilizar la opción cambiar contraseña: Imagen6: Información del usuario y enlaces de cierre de sesión y cambio de contraseña Al hacer click sobre la opción aparece un formulario con los campos: Contraseña actual: Digite la contraseña que utiliza hasta el momento para su autenticación dentro del sitio del Simit. Nueva Contraseña: Digite una contraseña nueva y diferente de la que utiliza actualmente para el ingreso al sitio del Simit. Puede utilizar la opción de ver lo que digita, utilizando la opción de un ojo al final de éste valor. Confirmar nueva contraseña: Digite la misma contraseña que ingresó en el espacio para la contraseña nueva. Puede utilizar la opción de ver lo que digita, utilizando la opción de un ojo al final de éste valor. Lea atentamente las recomendaciones para el cambio de la contraseña y al finalizar utilice la opción Aceptar. Si desea Cancelar el cambio de contraseña, en la parte superior de éste formulario encontrará una equis (X), con la cual podrá regresar a la pantalla inicial del sitio del Simit. Página 6 de 22

7 Si ya ha utilizado antes el sitio, se encuentra en otra pantalla y desea realizar el procedimiento de cambio de contraseña, recuerde que siempre puede volver a la pantalla inicial con la opción INICIO ubicado en la parte superior, aproximadamente en el centro de todas las pantallas: Imagen7: opción de volver a la pantalla inicial del sistema Simit Ingreso al Módulo En la parte inferior de la pantalla encontrará un menú flotante en forma circular que le permitirá ver las diferentes opciones a las que tiene acceso: Imagen8 e imagen9: Menú general del sistema Simit, antes y despues de despliegue. Para salir del menú utilice la opción de la equis (X) En éste menú encontrará los módulos del Simit a los que tiene acceso. En el signo de admiración en blanco con fondo rojo, encontrará el Módulo de Avisos de Caducidades y Prescripciones. Página 7 de 22

8 En caso de no contar con acceso a al debe realizar el siguiente procedimiento: Radicar un documento en la Dirección Nacional Simit con la descripción específica de la solicitud e indicando los datos de los funcionarios que accederán a esta funcionalidad así: o Número y tipo de documento de identidad o Nombre y Apellido o Dirección de la Autoridad de Tránsito o Correo electrónico o Número de teléfono celular En esta solicitud es importante resaltar el correo electrónico del funcionario que recibirá las alertas de caducidades y prescripciones mensualmente. Si tiene alguna inquietud o requiere aclaración sobre este proceso, comuníquese a la línea extensión 1028 en la ciudad de Bogotá, para que un asesor especializado lo pueda orientar en el proceso Si ya utilizó la opción correcta del menú, debe haber ingresado al módulo de avisos de caducidades y Prescripciones, lo sabrá porque verá la siguiente pantalla: Imagen10: Pantalla Inicial Módulo de caducidades y prescripciones. En la parte superior de la pantalla hacia la mitad izquierda de la misma, encontrará un menú cuadrado que le brindará las opciones del módulo así: Página 8 de 22

9 Imagen11 e Imagen12: Menú del módulo de caducidades y descripciones, antes y después de despliegue 1.3. Menú Principal El menú del módulo posee varias opciones que le permitirán el uso sencillo de la aplicación, las opciones que encontrará aquí son: Informes Estadísticos: o Estado actual de infracciones o Gestión de las secretarías de tránsito Reportes: o Caducidades y Prescripciones Informes Estadísticos: Corresponde al grupo de informes que proporcionan información sobre el estado actual de los comparendos y evalúa la gestión administrativa y operativa que la autoridad de tránsito ha realizado frente a los casos reportados; cuenta con las siguientes opciones: Estado actual de infracciones: Permite identificar las actualizaciones de estado que se ejecutan sobre los Comparendos y Resoluciones, notificados por medio del informe de Próximas caducidades y prescripciones enviado a las Autoridades de Tránsito. De ésta forma se pueden evitar procesos jurídicos por caducidad o prescripción. Al utilizar esta opción se presenta un formulario que contiene la información de la secretaría a la que pertenece el usuario de manera que tenga acceso directo a la información que le concierne. Página 9 de 22

10 Los datos a ingresar son: Año de reporte: año en el que se generó el reporte Reporte: Periodo o nombre del reporte generado según el año seleccionado. Es importante aclarar que los campos marcados con un * son obligatorios. Imagen13: Formulario de consulta de estados de infracciones Finalmente al utilizar la opción buscar se carga en la parte inferior la información solicitada y brinda dos nuevas opciones: Exportar Gráfica Exportar Detalle Página 10 de 22

11 Imagen14: Información consultada, generada en la parte inferior de la pantalla Exportar gráfica: Al utilizar la opción Exportar Gráfica se genera un cuadro de dialogo del sistema operativo, que permite seleccionar si se guarda o se abre el documento exportado, el cual contiene la información presentada en pantalla, pero dentro de un documento en formato PDF: Página 11 de 22

12 Imagen15: Contenido del archivo PDF exportado. En el reporte gráfico de estados de infracciones, se representan todos los estados posibles de los comparendos, y resoluciónes mostrando el porcentaje sobre el total de comparendos de cada uno, de manera que si no existe información de algún estado de los comparendos o resoluciones, por ejemplo Acuerdo de pago, simplemente no se incluye en el reporte. El grafico de estados utiliza las variables de porcentaje de cantidad en el eje Y, y los diferentes estados de los cuales existe almenos un comparendo o resolución se muestran en el eje X Exportar detalle: Si se utiliza la opción exportar detalle, se genera un cuadro de dialogo del sistema operativo, que permite seleccionar si se guarda o se abre el documento exportado, el cual contiene el detalle de la información Página 12 de 22

13 presentada en pantalla, pero en un documento en formato xlsx con una hoja por cada grupo de infracción(comparendos o resoluciones) existentes: Imagen16: Detalle de la información consultada, contenida en el archivo con formato xlsx. Si se ha seleccionado un reporte del cual no existen datos, el sistema generará el respectivo aviso: Imagen17: Error de falta de información según los criterior señalados Gestión de las secretarías de tránsito: Esta opción permite evidenciar la gestión de cada secretaría de tránsito frente a la ejecución de procesos contravencionales de los comparendos y resoluciones informados previamente a cada secretaría como registros proximos a caducar o prescribir. Al igual que en el reporte de estado de infracciones, al seleccionar ésta opción se presenta un formulario con la información de la secretaría a la que pertenece cada usuario, de manera que solo debe ingresar la siguiente información: Año de reporte: año en el que se generó el reporte Página 13 de 22

14 Reporte: Periodo o nombre del reporte generado según el año seleccionado. recuerde que los campos marcados con un * son obligatorios. Imagen18: Formulario de consulta de gestión de la secretaría de tránsito. AL utilizar el botón Buscar se realiza el cargue de la gráfica que representa la información de cada uno de los estados de comparendos y resoluciones gestionadas mes a mes por la secretaría de tránsito, y brinda también las opciones: Exportar Gráfica Exportar Detalle Página 14 de 22

15 Imagen 19: Gráfica de la información consultada y generada en la parte inferior de la pantalla Exportar gráfica: Al utilizar la opción Exportar Gráfica se genera un cuadro de dialogo del sistema operativo, que permite seleccionar si se guarda o se abre el documento exportado, el cual contiene la información presentada en pantalla, pero dentro de un documento en formato PDF. En éste reporte se puede observar la gestión de las secretarías de tránsito frente a la ejecución de los procesos contravencionales para evitar los procesos jurídicos por caducidad y prescripción. El reporte determina durante los siguientes 9 meses posteriores a la fecha del reporte seleccionado, el comportamiento que ha tenido la secretaría de tránsito en la ejecución de estos procesos contravencionales y a el comportamiento que ha tenido la secretaría desde el mes 9 (posterior al envío) hasta la fecha actual. Para la creación del gráfico, el sistema utiliza la variación en el porcentaje de la cantidad de registros por cada estado de cada grupo gestionado en el eje Y; asi como el mes a mes después de los 9 meses del reporte seleccionado en el eje X, tomando como referencia o punto cero el mes del reporte y un mes adicional que corresponde al período actual. Página 15 de 22

16 Imagen20: Contenido del archivo PDF exportado Página 16 de 22

17 Exportar detalle: Si se utiliza la opción exportar detalle, se genera un cuadro de dialogo del sistema operativo, que permite seleccionar si se guarda o se abre el documento exportado, el cual contiene el detalle de la información presentada en pantalla, pero en un documento en formato xlsx con una hoja por cada grupo de infracción(comparendos o resoluciones) existentes: Imagen21: Detalle de la información consultada, contenida en el archivo con formato xlsx Si se ha seleccionado un reporte del cual no existen datos, el sistema generará el respectivo aviso: Imagen22: Error de falta de información según los criterior señalados Página 17 de 22

18 Informes Estadísticos: Corresponde al módulo que permite realizar seguimiento a los comparendos o resoluciones que fueron consultados desde SIMIT como próximos vencimientos Caducidades y Prescripciones: Al seleccionar ésta opción se muestra una pantalla con dos formularios, en el primero (lado izquierdo) se muestra la información de la secretaría de tránsito del usuario, y en el segundo (lado derecho) se presenta las opciones que se pueden activar o desactivar, según la información que se desee visualizar en el reporte. La información a ingresar para generar el reporte es: Opción Secreatría (s): Solo si aplica aparecerá ésta opción, se debe seleccionar el nombre de la secretaría a consultar. Opción coomparendos caducados: Se selecciona SI o NO según se desee consultar ésta información. Fecha caducidad: Se deben seleccionar dos fechas dentro del mismo calendario desplegable, lo que permitirá obtener un rango de los comparendos caducados. Esta opción solo estará disponible si se ha seleccionado SI en la opción anterior. Opción resoluciones prescritas: Se selecciona SI o NO según se desee consultar ésta información. Fecha Prescripción: Se deben seleccionar dos fechas dentro del mismo calendario desplegable, lo que permitirá obtener un rango de las resoluciones prescritas. Esta opción solo estará disponible si se ha seleccionado SI en la opción anterior. Opción Comparendos proximos a caducar: Se selecciona SI o NO según se desee consultar ésta información. Opción Resoluciones proximas a prescribir: Se selecciona SI o NO según se desee consultar ésta información. Los campos marcados con * son obligatorios Página 18 de 22

19 Imagen23: Formularios de consulta de las infracciones de transito caducadas o prescritas y por caducar o prescribir. Al utilizar el botón Buscar se cargará en la parte inferior de la pantalla la información seleccionada, y se brindan también las opciones: Exportar Gráfica Exportar Detalle Imagen24: Grafica de la información consultada, generada en la parte inferior de la pantalla. Página 19 de 22

20 Exportar Gráfica: Al utilizar la opción Exportar Gráfica se genera un cuadro de dialogo del sistema operativo, que permite seleccionar si se guarda o se abre el documento exportado, el cual contiene la información presentada en pantalla, pero dentro de un documento en formato PDF En el archivo se representan gráficamente las cantidades de comparendos caducados, resoluciones prescritas, comparendos proximos a caducar y resoluciones proximas a caducar, segpun las opciones seleccionadas. Se muestra en el eje Y la cantidad de comparendos o resoluciones existentes y en el eje X los estados de las opciones que se hayan seleccionado. Se grafican siempre que exista por lo menos un registro de un determinado estado. En el costado derecho de la gráfica se puede ver la cantidad de comparendos o resoluciones por cada estado seleccionado. Imagen25: Contenido del archivo PDF exportado. Página 20 de 22

21 Exportar detalle: Si se utiliza la opción exportar detalle, se genera un cuadro de dialogo del sistema operativo, que permite seleccionar si se guarda o se abre el documento exportado, el cual contiene el detalle de la información presentada en pantalla, pero en un documento en formato xlsx una hoja del detalle de los datos existentes por cada estado encontrado, como por ejemplo: caducidades, prescripciones, proximas caducidades y proximas prescripciones: Imagen26: Detalle de la información consultada, contenida en el archivo con formato xlsx. Si se ha seleccionado un reporte del cual no existen datos, el sistema generará el respectivo aviso: Imagen27: Error de falta de información según los criterior señalados Página 21 de 22

22 2. Notas El aprovechamiento de éstas herramientas le ofrece a la secretaría de transito la oportunidad de controlar los diferentes estados de las infracciones de transito, así como evidenciar los indicadores de gestión mínimos que le permitan no solo cumplir con la Ley sino evitar incurrir en gastos legales por multas o sanciones al organismo de tránsito encargado por falta de gestión. Es importante tener en cuenta que la información presentada en éste módulo será la que el organismo de tránsito ha reportado al Simit a través del módulo de cargue de infracciones de tránsito, que ya se conoce con anterioriodad. FIN DEL DOCUMENTO Página 22 de 22