CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER

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1 Página 1 de 9 ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION DE UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR LA MODALIDAD DE SELECCION DE MINIMA CUANTIA Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 94 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, reglamentada por el Decreto 734 del 13 de Abril de 2012, se elabora el presente estudio previo, para un: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN DEL NUEVO CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO PARA 120 PERSONAS ENTRE FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Y SUJETOS DE CONTROL. 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: a.- Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. De acuerdo a la Ordenanza No. 035 del 05 de Diciembre de 2008, que ajustó la Planta de Empleos y Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Santander, se determinó como propósito estratégico del Secretario General administrar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la Contraloría, en cuanto al desarrollo integral, coordinación, supervisión y control de talento humano de la entidad, la custodia y conservación de los documentos y bienes y los servicios de apoyo a la administración, como también el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la misma, así como la modernización tecnológica de los sistemas. La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal, especialmente en el desarrollo del programa de capacitación de la Entidad, está identificado conforme al Plan Nacional de Formación y Capacitación de Empleados Públicos, para el desarrollo de competencias y actitudes laborales. Teniendo en cuenta las modificaciones surgidas en materia de Contratación Estatal, encaminadas a modernizar sus procedimientos con miras a hacer más eficiente y responsable la gestión contractual, así como consolidar una cultura sólida de transparencia y de Selección Objetiva en las entidades estatales, se hace necesaria la actualización y capacitación de los funcionarios de la Contraloría General de Santander. La capacitación estará encaminada en una re inducción, fortalecimiento, entrenamiento en el puesto de trabajo y retroalimentación de los temas claves en contratación administrativa a los Empleados de Carrera, Provisionales y de Libre nombramiento y remoción de la entidad. El propósito con este seminario es dejar claro los conceptos y que éste sea un tema de conocimiento para todos aquellos que en la Contraloría se encuentran involucrados en los procesos de contratación de una u otra forma como: Grupos de Auditores Fiscales, funcionarios de la Oficina Jurídica, Subdirección Financiera, Secretaría General y Responsabilidad Fiscal, entre otros.

2 Página 2 de 9 Para la Contraloría General de Santander es conveniente llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente para ejecutar el objeto: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN DEL NUEVO CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO PARA 120 PERSONAS ENTRE FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Y SUJETOS DE CONTROL. En concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia 2012, en el cual el servicio solicitado se encuentra definido en el Código: Capacitación. De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el contratista que preste este servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, adicionada por la Ley 1474 del 2011, y reglamentado por el Decreto 734 del 13 de Abril de b.- Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas, en razón a que es obligatorio para la entidad, realizar su plan de capacitaciones, orientado a actualizar los temas en materia de contratación estatal. 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: a.- Características técnicas de los bienes o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander. La Contraloría General de Santander necesita realizar un proceso de contratación para un CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN DEL NUEVO CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO PARA 120 PERSONAS ENTRE FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Y SUJETOS DE CONTROL que permita suplir la necesidad para continuar formando a los auditores que puedan realizar ejercicios de auditoría integral a los sujetos de control, así como también a los demás funcionarios de la misma y los diferentes sujetos de control. La prestación del servicio de capacitación y formación estará dirigida a CIENTO VEINTE (120) personas entre ellas funcionarios de la Contraloría General de Santander y Sujetos de Control, durante el día 07 de Septiembre de 2012, de acuerdo, con los temas y cronograma que se describe a continuación: PARTICIPANTES TEMA FECHA HORAS

3 Página 3 de 9 LEY 1437 DE 2011 NUEVO CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO.. Ámbito de aplicación del Nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contenciosos Administrativo..Deberes y prohibiciones de las autoridades..el derecho de Petición a. Alcances. b. Situaciones que se pueden presentar y posibles soluciones. c. Radio de Acción del derecho de petición. d. Derecho de Petición y falta disciplinaria. e. Clases de derecho de Petición. FUNCIONARIOS CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER y SUJETOS DE CONTROL. Procedimiento Administrativo.. Común y Principal a. Estructura y Partes. b. Intervinientes, recursos, notificaciones, comunicaciones, medios de prueba, decisiones. Revocatoria directa de los actos administrativos. Deber de Aplicación uniforme de las normas y la jurisprudencia. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO Y OFICINA SIN PAPEL. 07 de Septiembre de Principios Jurídicos aplicables a los medios electrónicos. 2. Valor probatorio de los mensajes de texto. 3. Documento electrónico. 4. Marco Jurídico habilitante del procedimiento administrativo electrónico. 5. Antecedentes de procedimiento administrativo electrónico. 6. Notificación administrativa electrónica. 7. Expediente electrónico y condiciones de gestión documental electrónico Preservación digital. Casos de éxito. Directiva Presidencia de Cero Papel. Necesidades de aplicación de la Directiva de Cero Papel. Intervención de las entidades de certificación digital en el modelo confianza de un procedimiento administrativo electrónico. 8. Sede electrónica.

4 Página 4 de 9 De acuerdo con lo anterior, la Contraloría General de Santander requiere que el contratista sea una empresa y/o un profesional altamente calificado y especialista en asesorías, consultorías y capacitaciones en el tema del nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, para que aporte su amplia experiencia y conocimiento y capacite a sus funcionarios y a los sujetos de control durante la vigencia del contrato. b.- Obligaciones de la Contraloría General de Santander Son OBLIGACIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER las siguientes: 1. Garantizar la apropiación de los recursos económicos para la ejecución del contrato. 2. Exigir al contratista la realización de la capacitación y seminario en los términos previstos para tal fin. 3. Hacer seguimiento, a través de la supervisión, del cumplimiento del objeto contractual 4. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato de acuerdo a los términos establecidos, previa certificación de cumplimiento suscrita por el supervisor del contrato. 5. Entregar a cada funcionario un certificado en el que conste que asistió al seminario en mención. 6. Las demás que se desprendan del normal desarrollo del Contrato. c.- Obligaciones del contratista: El contratista para el cabal cumplimiento del objeto contractual, adquiere las siguientes obligaciones en los términos del numeral anterior y a realizar las siguientes: Capacitar a 120 personas entre funcionarios de la Contraloría General de Santander y Sujetos de Control, el día viernes 07 de septiembre de Capacitar en 10 horas de intensidad horaria para el curso (horas académicas de 45 min). Resolver de manera clara y precisa las preguntas que surjan con ocasión de la capacitación. El contratista debe cumplir con todas sus obligaciones con los sistemas de Salud, pensiones y demás aportes a que haya lugar, en cumplimiento a lo dispuesto en el Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 y en los porcentajes previstos en la Ley. Cumplir las fechas y horario establecido por la contratante. Al finalizar el contrato, el contratista deberá entregar un informe final detallando todas las actividades realizadas para la ejecución total del contrato.

5 Página 5 de 9 Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato. e.- Identificación del tipo de contrato. El contrato a celebrar resultado de este proceso será de PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES. f.- Supervisor: La vigilancia de la ejecución del contrato será ejercida por la Contraloría General de Santander a través de la Oficina de la oficina Jurídica y ésta a su vez por el Doctor JAVIER STEVE MALUENDAS GARCÍA, Profesional Especializado Grado 1 o quien en un futuro haga sus veces. El supervisor está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al contratista sobre asuntos de su responsabilidad siempre y cuando las mismas estén sujetas a lo estipulado en el contrato. Todas las comunicaciones u órdenes destinadas al contratista serán expedidas o ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato. El supervisor y/o interventor, está obligado a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, de conformidad con lo dispuesto en el Numeral 1 del Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con los Artículos 4, 14 y 53 de la misma norma, este último artículo modificado por el artículo 82 de la Ley 1474 de 2011 g.- Obligaciones a cargo del supervisor: El supervisor de un contrato no está facultado para tomar decisiones administrativas y por lo tanto, no puede exonerar al contratista de ninguna de sus obligaciones contractuales, ni modificarlas, ni ordenar trabajo o labor alguna que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del mismo y deberá cumplir las siguientes responsabilidades: Velar por la correcta ejecución del contrato, de conformidad con lo dispuesto en el mismo, en las condiciones, especificaciones técnicas y demás contenidas en la propuesta presentada por el contratista y en los pliegos de condiciones. En desarrollo de esta función, deberá presentar mediante escrito las observaciones que estime necesarias para la correcta prestación del servicio y el servicio prestado objeto de este contrato por parte del contratista. Verificar la calidad e idoneidad del servicio y de los bienes objeto del contrato. Efectuar los requerimientos necesarios, frente a las omisiones que se presenten relacionadas con los servicios contratados y los bienes suministrados. Lo anterior, con el fin de que se adopten las medidas tendientes a presentar las reclamaciones correspondientes y hacer efectivas las deducciones en los pagos, si fuere el caso. Atender y dar respuesta, por escrito, a las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes presentadas por el contratista y respecto de aquellas que no sean de su resorte, dará traslado al competente, adjuntando si es el caso el respectivo concepto.

6 Página 6 de 9 Revisar, informar y conceptuar sobre las solicitudes de prórroga del plazo, suspensión o cualesquier causa, que implique una modificación al contrato. Expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción objeto del presente contrato, para efectos del trámite a las facturas que presente el contratista para su respectivo pago. Ordenar cuando se requiera, la adopción de un plan de contingencia, con el fin de garantizar la prestación de los servicios objeto de este contrato de manera eficiente, eficaz y continua. Adelantar todas las actuaciones que sean necesarias para el cumplimiento de las labores de vigilancia y control a su cargo, en desarrollo del presente contrato. Elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista y la Contraloría General de Santander el Acta de Inicio del contrato. Velar porque la liquidación del contrato se efectué dentro del término establecido en la cláusula respectiva, para lo cual deberá proceder al diligenciamiento del Acta de Liquidación correspondiente, para la firma de las partes. 3. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El soporte normativo que ampara la contratación que se pretende realizar y teniendo en cuenta el objeto de la misma y las partes intervinientes, se trata de un contrato de Prestación de Servicios Profesionales. El Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 señala en el numeral 4, la modalidad de Selección denominada Contratación Directa la cual solamente procederá en determinados eventos, dentro de los cuales en el literal h) contempla que: Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales El artículo del Decreto 734 de 2012, señala que se podrá efectuar Contratación Directa mediante contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita. Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales ( ). Ahora bien, en tratándose de los contratos a que se refiere el Artículo del Decreto 734 de 2012, no será necesario el Acto Administrativo a que se refiere el Artículo , es decir, el Acto Administrativo de justificación de la contratación directa. 4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y EL PLAZO DE EJECUCION. a.- Valor del contrato y forma de pago:

7 Página 7 de 9 El presupuesto oficial para el presente proceso de selección es de DOCE MILLONES CIENTO NOVENTA Y DOS MIL PESOS MCTE ($ oo) el cual incluye todos los impuestos y gastos en que deba incurrir el contratista con ocasión de la suscripción del contrato, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 17 de agosto de 2012, Rubro Presupuestal: Código , CAPACITACION. La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato de la siguiente manera, previa presentación de la factura de cobro y acorde con las disponibilidades de flujo de caja. La entidad cancelará el cien por ciento (100%) del valor del contrato, presentando la factura, una vez se haya recibido a satisfacción el objeto contractual por parte de la entidad, previa entrega al supervisor del informe de actividades, quien deberá expedir a favor del contratista una Certificación de Cumplimiento del objeto contratado, procediendo la Subdirección Financiera una vez compruebe la existencia de dicho documento, al pago. b.- Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. Para establecer el valor del contrato se solicitó cotización a la doctora JOHANNA ESCORCIA ARCOS, Gerente General de la firma F & C Consultores Formación y Capacitación Especializada que es una Compañía líder en la elaboración, dirección y ejecución de proyectos académicos del más alto nivel, es por esto, se recibió cotización por valor de $ oo La Firma F & C Consultores Formación y Capacitación Especializada, en la Cotización presenta dos Consultores altamente calificados; a) uno de ellos, es un reconocido catedrático, Consejero de Estado. Participó en la Mesa de Trabajo para la Expedición del Nuevo Código De Procedimiento Administrativo Y De Lo Contencioso Administrativo, Doctor en Derecho de ciencias políticas de la Universidad Pontificia Bolivariana, especialista en Derecho Administrativo de la misma Institución, diplomado en Derecho Constitucional, Master Y Doctorado en Ciencias Políticas y Administrativas de la Universidad de Louvain- Bélgica. b) y el otro es un abogado de la Universidad del Rosario, director de la especialización en derecho y tecnologías de la Información de la Universidad del Rosario, Conferencista en temas de comercio electrónico, nuevas tecnologías y su aplicación en procedimientos administrativos. Una vez realizado el análisis de experiencia e idoneidad de los capacitadores de la Firma F & C Consultores Formación y Capacitación Especializada, se determinó que el valor del contrato ha celebrar es la suma de DOCE MILLONES CIENTO NOVENTA Y DOS MIL PESOS MCTE ($ oo) incluyendo los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato, ya que son dos capacitadores que van a realizar el seminario. c.- Plazo del contrato y lugar de ejecución:

8 Página 8 de 9 El plazo de ejecución, es decir el término durante el cual el contratista se compromete a la ejecución del contrato, será durante el día 07 de septiembre de 2012, previa suscripción del Acta de Inicio y expedición del Registro Presupuestal. Lugar de ejecución: En el Auditorio del Edificio Arahuaco ubicado en la Universidad de Santander UDES de la ciudad Bucaramanga. 5.- GARANTIAS. La Contraloría ha elaborado los Estudios Previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. El Parágrafo Quinto del Artículo 7 de la Ley 1150 de Señala las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el Reglamento. En el cuerpo del contrato se incluirá en el texto contractual una cláusula de indemnidad así: INDEMNIDAD: Será obligación del contratista mantener indemne a la CONTRALORIA de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas. 6.- EL CORRESPONDIENTE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACION. PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto del presente Contrato corresponde a la suma de DOCE MILLONES CIENTO NOVENTA Y DOS MIL PESOS MCTE ($ oo), incluidos los costos directos e indirectos e impuestos a que haya lugar. Para respaldar el compromiso que resulte de este proceso se cuenta con el siguiente certificado: Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 17 de septiembre de 2012, por valor de DOCE MILLONES CIENTO NOVENTA Y DOS MIL PESOS MCTE. ($ ), expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. Código: Capacitación. Éste valor incluye todos los gastos o costos en que deba incurrir el contratista para el cumplimiento del objeto del presente proceso selectivo y el pago de los impuestos y descuentos de Ley a que haya lugar. 7- CONCLUSION.

9 Página 9 de 9 Por todo lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER concluye que es necesario, conveniente y oportuno seleccionar el contratista que preste sus servicios profesionales como capacitador en un CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN SEMINARIO DE ACTUALIZACIÓN DEL NUEVO CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Y DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO PARA 120 PERSONAS ENTRE FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Y SUJETOS DE CONTROL. (ORIGINAL FIRMADO) CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Secretario General PROYECTO: OFICINA JURIDICA REVISO: JEFE OFICINA JURIDICA