ESTUDIOS PREVIOS PARA CELEBRAR UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

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1 ESTUDIOS PREVIOS PARA CELEBRAR UN CONTRATO PRESTACIÓN SERVICIOS POR PARTE LA CONTRALORIA GENERAL Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 94 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, reglamentada por el decreto 25 del 12 de Julio de 2011, se elabora el presente estudio previo, para contratar la CONTRATAR EL SERVICIO CAPACITACION EN FORMACION AUDITORES INTERNOS EN SISTEMAS INTEGRADOS PARA EL SECTOR PUBLICO MECI NTC GP 1000: 2009, PARA 30 FUNCIONARIOS LA CONTRALORIA GENERAL 1. SCRIPCION LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETEN SATISFACER CON LA CONTRATACION: a.- Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. De acuerdo a la Ordenanza No. 035 del 05 de Diciembre de 2008, que ajustó la Planta de Empleos y Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Santander, se determinó como propósito estratégico del Secretario General administrar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la Contraloría, en cuanto al desarrollo integral, coordinación, supervisión y control de talento humano de la entidad, la custodia y conservación de los documentos y bienes y los servicios de apoyo a la administración, como también el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la misma, así como la modernización tecnológica de los sistemas. Se ha trasladado por parte de la oficina de Planeación y Calidad la necesidad de contratar el servicio de formación de Auditores Internos en Sistemas Integrados para el Sector Publico MECI NTC GP 1000: 2009, necesarios para formar auditores internos que puedan realizar ejercicios de auditoría integrada (MECI y NTC - GP 1000: 2009) teniendo en cuenta los aspectos que se deben evaluar, armonizar y actualizar del modelo estándar de control interno y la norma técnica de calidad para la gestión pública GP 1000: 2009 garantizando el desarrollo de habilidades en los auditores para generar valor en la mejora del sistema de gestión de calidad en la Contraloría General de Santander, el cual permite: a. Formar auditores internos que puedan realizar ejercicios de auditoría integrada (MECI Y NTC - GP 1000: 2009) teniendo en cuenta los aspectos que se deben evaluar, armonizar y actualizar del modelo estándar de control interno y la norma técnica de calidad para la gestión pública GP 1000: 2009

2 b. Garantizar el desarrollo de habilidades en los auditores para generar valor en la mejora del Sistema de Gestión de Calidad. c. Establecer procesos de mejoramiento continuo que permitan dar trámite al interior de la entidad a las quejas, reclamos, peticiones, acciones correctivas y acciones preventivas, cumpliendo con la normatividad legal y los requisitos establecidos en la norma NTCGP d. Establecer la metodología para planificar, ejecutar, hacer seguimiento y tomar acciones sobre las auditorías internas y de los entes de certificación realicen al Sistema de Gestión de la Calidad La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal con el objeto que las dependencias de la entidad cuenten oportuna y eficientemente con elementos esenciales de trabajo requiere capacitar a sus servidores en Auditores Internos En Sistemas Integrados Para El Sector Publico MECI NTC GP 1000: 2009 teniendo en cuenta los aspectos que se deben evaluar, armonizar y actualizar del modelo estándar de control interno y la norma técnica de calidad para la gestión pública GP 1000: 2009 garantizando el desarrollo de habilidades en los auditores para generar valor en la mejora del sistema de gestión de calidad en la Contraloría General de Santander. Para la Contraloría General de Santander es conveniente llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente para ejecutar el objeto CONTRATAR EL SERVICIO CAPACITACION EN FORMACION AUDITORES INTERNOS EN SISTEMAS INTEGRADOS PARA EL SECTOR PUBLICO MECI NTC GP 1000: 2009, PARA 30 FUNCIONARIOS LA CONTRALORIA GENERAL En concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia 2011, en el cual el servicio solicitado se encuentra definido en el Código Servicios educativos y de Capacitación. De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el contratista que preste este servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la ley 1150 de 2007, adicionada por la ley 1474 del 2011, y reglamentado por el decreto 25 del 12 de Julio de b.- Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar con una persona natural o jurídica, que tenga capacidad y estructura organizacional (operativa) y que tenga su objeto social acorde con el objeto contractual, en razón a que es obligatorio para la entidad, realizar su plan de capacitaciones, garantizar dentro del proceso de certificación bajo la NTCGP 1000:2009 la formación de Auditores Internos en Sistemas Integrados para el sector público MECI NTC GP 1000: SCRIPCION L OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: a.- Características técnicas de los bienes o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander.

3 La Contraloría General de Santander necesita realizar un proceso de contratación para CONTRATAR EL SERVICIO CAPACITACION EN FORMACION AUDITORES INTERNOS EN SISTEMAS INTEGRADOS PARA EL SECTOR PUBLICO MECI NTC GP 1000: 2009, PARA 30 FUNCIONARIOS LA CONTRALORIA GENERAL, que permita suplir la necesidad para formar auditores internos que puedan realizar ejercicios de auditoría integrada (MECI y NTC - GP 1000: 2009) teniendo en cuenta los aspectos que se deben evaluar, armonizar y actualizar del modelo estándar de control interno y la norma técnica de calidad para la gestión pública GP 1000: 2009 garantizando el desarrollo de habilidades en los auditores para generar valor en la mejora del sistema de gestión de calidad en la entidad. La prestación del servicio de capacitación estará dirigida a 30 funcionarios de la Contraloría General de Santander de acuerdo con los temas y cronograma que se describe a continuación. MODULA R PROGRAMA CURSO FECHA 2011 (MM/DD) HORA S ESTRUCTURA Y ARMONIZACION NTCGP 1000:2009 Y MECI 1000:2005 Septiembre 26 y Octubre 03 PLANIFICACIÓN CONTROL ESTRATÉGICO Y Octubre 10 y 18 COMPETENCIAS L AUDITOR EN EL SECTOR PUBLICO Octubre 25 y Noviembre 1 TECNICAS AUDITORIA INTEGRADA MECI 1000: NTCGP 1000:2009 Noviembre 8 y 15 De acuerdo con lo anterior, la CGS requiere que el contratista disponga de personal de planta, especializado en SISTEMAS INTEGRADOS PARA EL SECTOR PUBLICO MECI NTC GP 1000: 2009, para que capacite a los funcionarios durante la vigencia del contrato.

4 b.- Obligaciones del contratista: El contratista para el cabal cumplimiento del objeto contractual, adquiere las siguientes obligaciones en los términos del numeral anterior y a realizar las siguientes: Entregar a cada participante original de las normas NTC- GP 1000, NTC ISO 19011; memorias en CD y materiales necesarios para el desarrollo del programa durante la capacitación presencial. Disponer del personal idóneo para desarrollar cada uno de los cursos del programa, es decir profesionales altamente calificados en MECI y NTC GP 1000:2009. Resolver de manera clara y precisa las preguntas que surjan con ocasión de la capacitación. Proporcionar herramientas para que los auditores internos puedan llevar a cabo ejercicios de auditoría integrada (MECI Y NTC - GP 1000: 2009) garantizando el desarrollo de habilidades en los auditores para generar valor en la mejora del Sistema de Gestión de Calidad. Entregar a cada funcionario un diploma en el que conste que cursó y aprobó cada uno de los cursos del programa. El contratista debe cumplir con todas sus obligaciones con los sistemas de Salud, pensiones y demás aportes a que haya lugar, en cumplimiento a lo dispuesto en el Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 y en los porcentajes previstos en la Ley. Presentar oportunamente los pagos de aportes en Salud y Pensión de los Profesionales que dictaran las capacitaciones objeto del contrato. Acreditar con la hoja de vida, la idoneidad de los profesionales capacitadores Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato. c.- Identificación del tipo de contrato. El contrato a celebrar resultado de este proceso será de PRESTACIÓN SERVICIOS. d.- Supervisor: La vigilancia del cumplimiento idóneo y oportuno del objeto contractual será ejercitada por la Oficina de Planeación y Calidad. A través del Profesional Especializado Grado.3 ELKIN RAFAEL AMADO GAONA e.- Obligaciones a cargo del supervisor: Exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado. Adelantar revisión periódica del servicio adquirido en el trascurso del mismo.

5 Solicitar al contratista el adelantamiento de las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufra la Contraloría General de Santander en el desarrollo o con ocasión del contrato celebrado cuando las condiciones del servicio ofrecidas por el contratista no se cumplan. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones necesarias para su cumplimiento. Verificar el pago de la seguridad social por parte del contratista. Verificar el pago al contratista. 3. EL VALOR ESTIMADO L CONTRATO Y EL PLAZO EJECUCION. a.- Valor del contrato y forma de pago: El presupuesto oficial para el presente proceso de selección es de CATORCE MILLONES PESOS ($ ) M/CTE, el cual incluye todos los impuestos y gastos en que deba incurrir el contratista con ocasión de la suscripción del contrato, con cargo al certificado de disponibilidad presupuestal No del dos (02) de agosto de 2011, rubro presupuestal: código , CAPACITACION. La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato de la siguiente manera, previa presentación de la factura de cobro y acorde con las disponibilidades de flujo de caja. La entidad cancelará el 50% del precio del contrato una vez se signe acta de inicio y cumplimiento parcial del objeto contractual; el 50% final se cancelará una vez se haya recibido a satisfacción el objeto contractual por parte de la entidad. b.- Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. Es de vital importancia que la Contraloría General de Santander cuente con un equipo de facilitadores compuesto por los mismos servidores públicos, los cuales estén formados como auditores internos en sistemas integrados para el sector público MECI NTC GP 1000: 2009, con el fin que puedan realizar ejercicios de auditoría integrada (MECI y NTC - GP 1000: 2009) teniendo en cuenta los aspectos que se deben evaluar, armonizar y actualizar el modelo estándar de control interno y la norma técnica de calidad para la gestión pública GP 1000: 2009, garantizando el desarrollo de habilidades en los auditores para generar valor en la mejora del sistema de gestión de calidad en la Contraloría General de Santander. Para establecer el valor del contrato se realizó la consulta en el CUBS del SICE sin que se observe actividad y precio de referencia con codificación, por lo que la entidad tomó como referencia los precios del mercado. Una vez realizado dicho análisis, se determinó que el valor del contrato es la suma de CATORCE MILLONES PESOS M/CTE ($ oo) incluyendo IVA y los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. c.- Plazo del contrato y lugar de ejecución: El contrato tendrá una duración desde la celebración del acto contractual, según cronograma del proceso, hasta el 30 de noviembre de 2011.

6 Lugar de ejecución: Auditorio Mayor de las Unidades Tecnológicas de Santander, ubicada en la Calle de los Estudiantes No Bucaramanga 4.- GARANTIAS. No obstante lo establecido en el artículo 7 del Decreto 25 de 2011, concordante con el artículo 7 de la ley 1150 de 2011 y el decreto 4828 de 2008, se recomienda que el contratista ampare a la Contraloría General de Santander mediante la garantía única otorgada a través de una entidad Bancaria o Compañía Aseguradora y con domicilio en el país, cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Bancaria, frente a los siguientes riesgos: a) Cumplimiento del objeto contractual: Por un valor equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses La Contraloría ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. Para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato la contraloría designará un funcionario idóneo y calificado de la entidad como supervisor que realizará el seguimiento y control del mismo y orientará al contratista en aquellos aspectos que este requiera, en el marco de lo pactado, verificando que durante la ejecución del contrato se mantenga el equilibrio del mismo. En el cuerpo del contrato se incluirá en el texto contractual una cláusula de indemnidad así: INMNIDAD: Sera obligación del contratista mantener indemne a la CONTRALORIA de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas. 5.- EL CORRESPONDIENTE CERTIFICADO DISPONIBILIDAD RESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACION. PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto del presente Contrato corresponde a la suma de CATORCE MILLONES PESOS ($ ) MONEDA LEGAL COLOMBIANA, incluido el valor del IVA y demás costos directos e indirectos e impuestos a que haya lugar. Para respaldar el compromiso que resulte de este proceso se cuenta con el siguiente certificado: Certificado de Disponibilidad Presupuestal N del dos (02) de agosto de 2011, por valor de CATORCE MILLONES PESOS ($ ) expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. Código: Éste valor incluye todos los gastos o costos en que deba incurrir el contratista para el cumplimiento del objeto del presente proceso selectivo y el pago de los impuestos y descuentos de ley a que haya lugar.

7 6.- CONCLUSION. Por todo lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL concluye la necesidad y conveniencia para seleccionar un contratista que preste el servicio CAPACITACION EN LA FORMACION AUDITORES INTERNOS EN SISTEMAS INTEGRADOS PARA EL SECTOR PUBLICO MECI NTC GP 1000: 2009, necesarios para formar auditores internos que puedan realizar ejercicios de auditoría integrada (MECI Y NTC - GP 1000: 2009) teniendo en cuenta los aspectos que se deben evaluar, armonizar y actualizar del modelo estándar de control interno y la norma técnica de calidad para la gestión pública GP 1000: 2009 garantizando el desarrollo de habilidades en los auditores para generar valor en la mejora del sistema de gestión de calidad en la entidad. VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General R J: EA R T. Oficina de control interno TRC