TEMA I NATURALEZA DE LA ORGANIZACION. MSc. Samuel Condarco Flores

Transcripción

1 TEMA I NATURALEZA DE LA ORGANIZACION MSc. Samuel Condarco Flores

2 Tema: La naturaleza de la Organización La organización y su importancia en la Dirección. El contenido del proceso de organización. Análisis de los principios de organización Conceptos de Estructuras Organizativas, Departamentalización y organigramas

3 Organización y su importancia en la Dirección

4 Organización y su importancia en la Dirección

5 Organización y su importancia de la Dirección

6 La organización y su importancia en la Dirección 1. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 2. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos. 3. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad. 4. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

7 Concepto de Organización Es un proceso administrativo por medio del cual se define una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos. Las personas que trabajan juntas deben desempeñar ciertos papeles Los papeles que cumplen las personas deben diseñarse racionalmente para asegurarse que se realicen las actividades requeridas

8 La empresa debe ser como una orquesta Cada uno toca un instrumento diferente Nadie intenta tocar lo que le corresponde a otro Si lo hacen bien, en conjunto ejecutan una hermosa melodía

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10 CONTENIDO DEL PROCESO DE ORGANIZACION

11 Etapas del proceso de Organización Qué? Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas, es decir se deben establecer las tareas y adquirir los recursos, materiales, tecnologías. Cómo? Dividir la carga total de trabajo en actividades que sean ejecutadas por una persona o grupo de personas. El trabajo no es realizado todo por una sola persona se divide entre los miembros de la organización. A cada uno se le asignará la tarea de acuerdo a sus cualidades.

12 Etapas del Proceso de Organización Quiénes? Combinar el trabajo de los miembros de la organización en forma lógica y eficiente. Agrupar a las personas cuyas tareas guardan relación entre sí. (Departamentalización). Relaciones? Establecer un mecanismo de coordinar el trabajo de los miembros que permita unir esfuerzos y alcanzar las metas en forma conjunta.

13 Cuatro Piedras Angulares para Organizar Existen cuatro pasos básicos cuando se empieza a organizar: 1. División del Trabajo 2. Departamentalización 3. Jerarquía 4. Coordinación

14 Como se organiza una empresa 1. Conocer el objetivo 2. Dividir el trabajo en operaciones parciales 3. Agrupar las tareas en unidades prácticas y similares 4. Definir las obligaciones 5. Asignar personal 6. Delegar autoridad

15 Propósitos del proceso de organización Dividir el trabajo por realizar en tareas y departamentos específicos Asignar las tareas y responsabilidades relacionadas con las tareas individuales Agrupar las diferentes tareas en unidades Coordinar las diferentes tareas de carácter organizacional Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos Determinar las líneas formales de autoridad Asignar y desplegar los recursos de la organización

16 Propósitos del proceso de Dividir el trabajo Organización Asignar las tareas Agrupar las tareas Coordinar tareas Establecer relaciones Líneas formales de autoridad Asignar recursos

17 ANALISIS DE LOS PRINCIPIOS DE ORGANIZACION

18 Principios de organización Del Objetivo Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

19 Principios de organización De especialización Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará acabo más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

20 Principios de organización Jerarquía Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.

21 Principios de organización Paridad de autoridad y responsabilidad Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer responsable de un trabajo a una persona, si no se le otorga la autoridad para poder realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados

22 Principios de organización Unidad de mando Este principio establece que, al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar a más de un superior porque si el empleado recibe órdenes demás de un solo jefe, esto solo le ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

23 Principios de organización difusión Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad.

24 Principios de organización Amplitud o tramo de control Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento, atender funciones de mayor importancia

25 Principios de organización De la coordinación Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

26 Principios de organización Continuidad Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

27 Principios de la organización Autoridad: Es la potestad que se otorga a alguien para hacer o mandar hacer algo. Potestad que se otorga a alguien que tiene: Conocimientos pertinentes para desempeñar el cargo específico. Práctica en el desempeño de las actividades que demandan el cargo. Es un referente en su cargo, su unidad o en la organización(es un colaborador ejemplar). Sabe reconocer y premiar los resultados, tanto de él, como de sus colaboradores. Es capaz de sancionar las disfunciones o errores de él y de sus colaboradores. Cuando la carga laboral de muy alta se debe delegar autoridad a personas competentes para desempeñar dichos cargos, es decir delegar autoridad a personas que tienen la ventaja diferencial pertinente al cargo.

28 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

29 Estructura organizacional Es el marco formal de la organización de acuerdo con el cual las tareas se dividen, agrupan y coordinan. Es el sistema formal de puestos que se establecen para que las personas se puedan desempeñar y trabajen de la mejor forma para el logro de los objetivos.

30 Estructura organizacional Así como los humanos tenemos un esqueleto que define nuestra forma las organizaciones tienen estructuras que definen la suya.

31 Diseño organizacional Es el desarrollo (o modificación) de la estructura de la organización, más conveniente para la estrategia, el personal, la tecnología y el tamaño de la organización.

32 Diseño organizacional Un proceso que implica tomar decisiones acerca de elementos clave: Especialización del trabajo Departamentalización Cadena de mando Tramo de control Centralización/Descentrali zación Formalización

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34 Diseño organizacional Especialización del trabajo serie limitada de tareas o muchas tareas asignadas al subordinado Departamentalización Agrupamiento de tareas en unidades de trabajo Cadena de mando Dependencia de los subordinados Tramo de control Numero de subordinados asignados a un gerente Centralización/Descentralización Grado en que la toma de decisiones se reparte entre los miembros de la organización Formalización Grado en que las tareas y procesos se norman

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