Introducción a la Administración con Enfoque Empresarial. Otoño 2016

Transcripción

1 Introducción a la Administración con Enfoque Empresarial MTRO. MARTÍN CÉSAR HERNÁNDEZ MIRANDA Otoño 2016

2 Contenidos de la materia Unidad Concepto. 5.2 Principios. 5.3 Proceso. 5.4 Sistemas de organización. 5.5 Organigramas. 5.6 Manual de organización.

3 5.1 Concepto Proceso Administrativo Münch (2010) La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas, métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo (p. 61). Koontz, Weuhrich y Cannice (208) es una estructura intencional formalizada de roles o posiciones (p. 204). Identificación y clasificación de las actividades requeridas. Agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos. Asignación de un gerente a cada grupo o departamento, con la autoridad necesaria para supervisarlo. Disposición de coordinación horizontal y vertical en la estructura de la organización.

4 5.1 Concepto Proceso Administrativo Reyes (2007) es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados (p. 277).

5 5.2 Principios Especialización: Cuanto más dividimos el trabajo, designando a cada empleado una actividad más concreta y limitada, obtenemos mayor eficiencia, destreza y precisión (División del trabajo). Unidad de mando: Para función debe existir un solo mando (Un subordinado no debe recibir ordenes de dos personas distintas). Equilibrio autoridad-responsabilidad: Precisar el grado de responsabilidad de cada jefe de acuerdo al orden jerárquico, estableciendo la autoridad que le corresponda (La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo, la responsabilidad de abajo hacia arriba). Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación le corresponde establecer los controles adecuados para asegurar la unidad de mando (La autoridad se delega mientras que la responsabilidad se comparte). Definición de puestos: Definir por escrito actividades y responsabilidades correspondientes a cada puesto (Sin definición de actividades, no habrá estructura adecuada).

6 5.3 Proceso Lo conforman las siguientes etapas: 1. División del trabajo 2. Coordinación.

7 5.3 Proceso 1. División del trabajo Etapas: 1) Describir procesos: Descripción básica de procesos o funciones principales que se desempeñan en la organización. 2) Definir: Aquellas funciones más importantes. 3) Clasificar: Agrupar funciones en base a macroprocesos. 4) Establecer: Las líneas de comunicación e interrelación. 5) Definir macroprocesos: Una vez definidos, se organizan los procesos departamentales o de áreas.

8 5.3 Proceso 1. División del trabajo La jerarquización Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando. Es la estructura de la empresa con centros de autoridad y comunicación relacionados entre sí, perfectamente definidos. Niveles jerárquicos mínimos e indispensables. Tipo de autoridad, lineal, funcional, y/o staff en cada nivel. Los niveles jerárquicos son un conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

9 5.3 Proceso 1. División del trabajo La departamentalización Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas en base a su similitud. Su secuencia es : 1. Definir los procesos. 2. Listar todas las funciones. 3. Clasificación en base a su similitud. 4. Ordenación en base a su jerarquía. 5. Asignar actividades a cada área funcional o departamento agrupado. 6. Especificar relación autoridad-responsabilidad entre las funciones y puestos. 7. Establecer líneas de comunicación e interrelación departamentales.

10 5.3 Proceso 1. División del trabajo Descripción de actividades Una vez definidos los niveles jerárquicos y los departamentos o áreas funcionales de la empresa, se procede a definir con total claridad las actividades o labores que se desarrollarán en cada unidad de trabajo o puesto, que integran cada departamento o área de la organización. Se puede realizar por medio de: Análisis de puestos. Carta de distribución del trabajo. Cuadro de distribución de actividades.

11 5.3 Proceso 2. Coordinación Es el proceso de armonizar y sincronizar actividades para realizarlas con oportunidad y calidad requeridas. Es la unidad de esfuerzos para que tanto funciones como resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempo perdido o fugas de responsabilidad. Por ejemplo un equipo de futbol: Si cada integrante no tiene claro que debe hacer en el equipo por medio de la división del trabajo, si no hay comunicación, coordinación y armonía entre ellos durante un encuentro, por muy buenos futbolistas que sean en lo individual, ese esfuerzo que hagan se verá nulificado por falta de coordinación.

12 5.4 Sistemas de organización Según características y requerimientos de la organización, es posible utilizar diversos sistemas o modelos de organización aplicables a distintas áreas funcionales, tales como: Funcional: Agrupa actividades análogas, por su función principal para lograr la especialización y eficacia del personal. Dirección de Finanzas Contabilidad Tesorería Presupuestos

13 5.4 Sistemas de organización Por Productos: Para quienes elaboran o fabrican diversas clases de productos. La departamentalización se hace en base a un producto o grupo de ellos relacionados entre sí. Gerencia de Planta División de Aceites División de Pastas División de Galletas

14 5.4 Sistemas de organización Geográfica o por Territorio: Cuando se realizan actividades en diversos sectores alejados físicamente, o bien cuando el tramo de operación y personal es muy extenso y disperso en áreas grandes y diferentes. Es recomendable para el área de ventas. División Latinoamérica México Argentina Chile

15 5.4 Sistemas de organización Clientes: Se determinan departamentos para servir a los clientes. Comúnmente se utiliza para empresas comerciales, de autoservicio, departamentales, incluso industriales y de servicios. Ventas Calzado Damas Caballeros Junior

16 5.4 Sistemas de organización Por Proceso o Equipo: Si al fabricar un producto, su proceso o equipo es fundamental en la empresa, se crean departamentos enfocados a dichos procesos y equipos (herramientas de producción), cuando reportan ventajas económicas, eficiencia, ahorro de tiempo, por su capacidad, manejo en sí o por el mismo proceso. Producción Cortadora de Plasma Control Numérico Proyector de Perfiles Pulidora

17 5.4 Sistemas de organización Proceso Moldeo Mecanizado Electroerosión Acabado

18 5.4 Sistemas de organización Secuencia: Se usa para niveles intermedios u operativos, y cuando por razones técnicas o económicas, sea necesario hacer la departamentalización por secuencia alfabética, numérica o de tiempo. Una empresa que trabaja por turnos ininterrumpidos, puede seccionar cada uno de ellos. El departamento de cobranza que maneja infinidad de tarjetas Producción Turno Matutino Turno Vespertino Turno Nocturno

19 5.4 Sistemas de organización Secuencia: El departamento de crédito que maneja infinidad de tarjetas, utiliza la organización por números. Departamento de Crédito Cliente Cliente Cliente

20 5.4 Sistemas de organización Lineal o Militar: La autoridad es centralizada en una sola persona, tomadora de decisiones y responsabilidad básica de mando. Asigna y distribuye el trabajo a sus subalternos, quienes reportan a un solo jefe. Gerente General Subgerente Jefe de Departamento

21 5.4 Sistemas de organización Lineo-funcional: Es la más práctica, agrupa las funciones en base a las áreas funcionales de la empresa. Gerente de Planta Jefe de Producción Compras Proceso Producto Terminado

22 5.4 Sistemas de organización Staff: La estructura surge como necesidad de las empresas de contar con especialistas en manejo de conocimientos, que proporcionen información experta y asesoría a los departamentos. El staff, no tiene autoridad de línea. Director General Asesor Jurídico Subdirección Administrativa Subdirección de Operaciones Subdirección de Producción

23 5.4 Sistemas de organización Comités: Se asignan funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa, reunidas y comprometidas para discutir y decidir juntos los asuntos encomendados. Son de carácter temporal. Se integran como: Comité directivo: Por accionistas o alta dirección de la organización, y se encargan de asuntos estratégicos. Comité ejecutivo: Se nombra por el comité directivo para la ejecución de los acuerdos. Comité de vigilancia: Son personas de confianza que se encargan de supervisar las labores de los trabajadores de la organización. Comité consultivo: Formado por especialistas, que emiten dictámenes sobre asuntos, en base a sus conocimientos o estudios.

24 5.4 Sistemas de organización Director General Comité de Higiene y Seguridad Producción Reclutamiento y Selección Mercadotecnia

25 5.4 Sistemas de organización Multidivisional: Para grandes empresas, que por su magnitud operacional y lograr mayor eficiencia, la organización se subdivide en unidades con base en productos, áreas, servicios, procesos, área geográfica. Presidencia Latinoamérica División Refrescos de Cola División Agua Purificada División Bebidas Energizantes

26 5.4 Sistemas de organización Holding: Es una sociedad constituida por diversas empresas, con giros distintos, funciones y administraciones independientes. También pueden ser empresas de las que dependan unidades de negocio autónomo, que forman parte de la matriz, pero cada unidad de negocio funciona independiente, manteniendo nombre original de sus empresas, identidad y estructura. Corporativo Compañía Atlas 25% de Acciones Compañía Omega 50% de Acciones Compañía Alfa 25% de Acciones

27 5.4 Sistemas de organización Matricial: Para grandes empresas, se le conoce también como organización de matriz, de parrilla o de proyectos. Es una combinación de diversos tipos de organización, que consiste en combinar la departamentalización por proyecto con la de funciones. Es un sistema de mando múltiple o de dos jefes. Director Ejecutivo Dirección de Ventas Dirección de Servicios Equipos Industriales Ventas de Consumo

28 5.5 Organigramas Son la representación gráfica de la estructura formal de una organización, muestra las interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y líneas de autoridad. Clasificación: Por su Objeto Por su Área Estructurales: Muestran la estructura administrativa. Funcionales: Indican áreas y funciones departamentales. Especiales: Destacan alguna característica. Generales: Representan a toda la empresa Departamentales: Representan a la organización de un departamento o área funcional. Por su Contenido Esquemáticos: Se elaboran para el público y contienen solo áreas principales, no muestran detalle. Analíticos: Son más detallados y técnicos.

29 5.5 Organigramas Formas para representar organigramas: Organigrama Vertical: Los niveles jerárquicos se determinan de arriba hacia abajo. Asamblea de Accionistas Director Ventas Finanzas Recursos Humanos

30 5.5 Organigramas Formas para representar organigramas: Organigrama Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha. Comercialización Gerente General Finanzas Recursos Humanos

31 5.5 Organigramas Unidad5 Formas para representar organigramas: Organigrama Circular: Los niveles jerárquicos se grafican del centro hacia la periferia. Producción Finanzas Director Finanzas Recursos Humanos

32 5.5 Organigramas Unidad5 Formas para representar organigramas: Organigrama Mixto: Se utilizan tanto el horizontal como el vertical. Director Contabilidad Talento Humano Selección Nóminas Higiene y Seguridad

33 5.6 Manual de Unidad5 Son documentos que de forma sistemática contienen información acerca de la organización. De acuerdo a su contenido se clasifican en: Políticas. Departamentales. Organizacionales. Procedimientos. Específicos. Técnicas. Puestos.

34 5.6 Manual de Unidad5 Ventajas: Medio para que se observe y respete la estructura formal y los procesos. Promueven eficiencia en los trabajadores, al indicarles lo que debe hacerse y cómo hacerlo. Son fuente de información y capacitación. Evitan la duplicidad de funciones y fugas de responsabilidad. Sirven como base para mejorar sistemas, procesos y operaciones.

35 Referencias bibliográficas Unidad 3 Áreas Funcionales. Harold Koontz y Heinz Weihrich, Administración una perspectiva global y empresarial. 14a ed. Mc.Graw Hill. Hernández y Rodríguez, Palafox de Anda Administración teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad 3ª ed. McGraw-Hill. Münch Galindo; Administración: Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México, D.F. : Editorial Pearson, Reyes Agustín, Administración Moderna. México. LIMUSA Noriega Editores