Tema III. Organización

Transcripción

1 Tema III. Organización

2 Organización Qué es la organización? En la unidad anterior se analizo que es la planeación, su importancia en la organización y en el entorno social y como la utiliza el personal administrativo, ahora toca el turno al siguiente elemento, la organización, has oído hablar acerca de ella?, sabes para que se utiliza?, qué beneficios trae la organización?. Existen muchas definiciones de lo que es la organización, algunas mencionan un proceso muy amplio: otras, más corto, pero finalmente tienen el mismo sentido. La organización es el ordenamiento de cada una de las actividades que se van a realizar, sacándole el mayor provecho a todos los recursos con los que se cuenta, para alcanzar todas las metas y objetivos trazados, pero teniendo un orden especifico. Qué entiendes por organización?. La importancia de la organización en la empresa: Genera compromisos entre los demás integrantes del equipo de trabajo. Siempre estará sujeta a un cambio. Evita que varias personas realicen tareas iguales Reduce los costos de operación. Agiliza las tareas de cada individuo. Define claramente la jerarquía de las tareas. Los componentes de la etapa de organización son: El objetivo: cada una de las tareas debe estar en la misma sintonía para llegar a la meta. La especialidad: cada trabajador debe realizar solamente lo que es capaz y no hacer tareas que no entienda y no pueda cumplir.

3 Jerarquía: siempre debe existir un líder en el equipo de trabajo. Simetría entre autoridad y responsabilidad: entre más responsabilidad exista mayor grado de autoridad deberá tener. Unidad de mando: en cada tarea asignada debe existir un líder. Difusión: cada tarea y cada jefe de la misma debe tener un sustento escrito (una orden) para ejercer sus labores. (a que se refiere, da instrucciones especificas). Amplitud del equipo de trabajo: cada equipo debe estar bien estructurado y delimitado entre sus integrantes y las funciones; mejor dicho un numero establecido de integrantes. Coordinación: cada una de las áreas que trabajen en conjunto, deben estar comunicadas entre sí. Continuidad: ya que está conformada la estructura del equipo de trabajo, debe mantenerse durante el tiempo, ya que ha rendido frutos. La organización en la empresa. La importancia de la organización en las actividades de la empresa. En las empresas u oficinas, la etapa de la organización es muy importante, ya que complementada con la planeación, compone la fase mecánica del proceso administrativo. Pero qué tiene que ver con la organización de una empresa? En la oficina existen jerarquías y estas estarán representadas por jefes y subjefes, hasta llegar al puesto más bajo, todas y cada una de las personas organizan sus actividades; por ejemplo, el jefe organiza a sus subordinados para realizar sus tareas; estos a su vez, organizan las tareas encomendadas y así sucesivamente.

4 Para una empresa u oficina y su operación se necesita organizar y para ello se requiere de un jefe que este al pendiente de lo que se está haciendo; cada una de las funciones que el jefe de área encomendada deben ser atendidas por los demás integrantes del equipo de trabajo, por ejemplo, un militar que tiene a sus ordenes Un pelotón y se le encomienda la limpieza de una área específica, qué debería hacer? Escriban en su libreta, las actividades que tendrían que hacer para lograr el objetivo planteado. La organización como herramienta cotidiana. Todos los seres humanos requieren de organizar sus actividades, por ejemplo: cuando van a una fiesta. Organizan con quien irán. A qué hora llegaran. Que recursos necesitaran para asistir a ella. O bien cuando se trata de una reunión en casa: La mama toma la iniciativa. Y encomienda a sus hijos muchas tareas. Tales como: Recoger los cuartos, barrer el patio, bañar al perro, etc.

5 Además, la organización es fundamental para conseguir las metas. que seria de la gente si solo hiciera las cosas por hacerlas; sería muy difícil conseguir lo que se desea; por ello es importante la organización de la vida personal. Algunas personas piensan que la planeación y la organización son sinónimos, sin embargo no es así, ya que son complementos pero nunca serán iguales por qué? si bien las dos van encaminadas a conseguir objetivos: En la planeación se tiene que tener en cuenta el qué vamos hacer? y en la organización quién va hacer lo que ya está planeado? Es sencillo diferenciarlas, por ejemplo: Tu tía se va a casar y debes entender que el objetivo es que se realice el enlace matrimonial. La planeación seria: 1.- Donde realizar la misa. 2.- Donde se elaborara la comida. 3.- A donde se irán de luna de miel. 4.- Quien estará de encargado de hacer cada una de la de las actividades, para conseguir que la boda sea todo un éxito. ya vez como no son iguales?, cada una de estas etapas tiene sus particularidades problemáticas, pero son complementarias. Por eso estas dos etapas se le llama fase mecánica del proceso administrativo. En las actividades cotidianas pasa lo mismo, es importante entender que cuando algo ya ha sido planeado hay que ejecutarlo; para eso sirve la organización; que hace referencia a utilizar todos los recursos con los que cuenta para realizar la planeado.

6 La organización y el personal administrativo. Ha llegado la hora de analizar la relación de la etapa de organización y el personal administrativo. una vez que se han planeado las actividades a realizar, hay que organizarlas y para ello se necesita un líder que designe las tareas a sus asistentes y este papel le corresponde al personal administrativo. El personal administrativo como todo elemento de la oficina, además de planear sus actividades también las organiza por ejemplo, cuando se planifica una actividad y el la realizara, debe saber cómo llevarla a cabo, o bien, acercarse a alguien más para que le ayude, porque eso hacen los equipos de trabajo en una empresa. Supongamos que al jefe administrativo se le ha encargado separar la papelería reutilizable de la oficina y esa tarea debe estar lista para el medio día. Que debe organizar antes de empezar? El objetivo: separar la papelería reutilizable de la oficina. Planear: reflexionar como operar, que pasos seguir, por dónde empezar. La organización: Separar la papelería. Las hojas de reusó. Obtener cajas para el acomodo de la papelería. Separar las hojas reutilizables de las que serán desechadas (listas para otro proceso) Si existen cartuchos de tóner deben reutilizarse o mandarse a cargar y los que no sirvan hay que desecharlos. Por último, hacer un pequeño informe de las actividades. Caso práctico 1. El jefe de oficina le encarga la tarea de ordenar el archivo de la oficina y debe terminar hoy, cómo organizara su tiempo para cumplir dicha labor? Caso práctico 2.

7 El jefe de oficina le encarga la elaboración de unas tarjetas de invitación de la fiesta de fin de año, hoy debe hacerlo. cómo organizara su tiempo para cumplir dicha labor? Es esencial saber que la organización también la comparte el personal administrativo, ya que el también pertenece a la unidad organizacional.