Metodología del Costeo. "Pautas metodológicas para la fijación de costos de los procedimientos administrativos

Transcripción

1 Metodología del Costeo "Pautas metodológicas para la fijación de costos de los procedimientos administrativos

2 Objetivo Consiste en pautas y orientaciones metodológicas que permiten fijar el monto de los derechos de tramitación que se debe cobrar por la realización de los Procedimientos Administrativos comprendidos en sus correspondientes Textos Unicos de Procedimientos Administrativos - TUPA, con sustentación en una estructura de costos reales.

3 CONCEPTOS PRELIMINARES: COSTO DIRECTO Método de costeo que evalúa el procedimiento en función de sus costos variables de prestación. Para el caso del TUPA se aplica este método al cual se agrega el costo fijo. COSTO FIJO Costo cuya magnitud no depende del volumen total de procedimientos tramitados, es decir, se incurre en igual costo si se producen 10 procedimientos o 100. Se consideran costos fijos a los gastos por luz, agua, teléfono y alquiler de local, mantenimiento del local, entre otros. COSTOS VARIABLES Son los costos que se incrementan o modifican en forma proporcional con el nivel de utilización o tramitación del procedimiento. En el sistema de costeo directo se consideran los siguientes costos variables:

4 COSTOS DIRECTOS: COSTO DE MANO DE OBRA Representa el costo de los servicios del personal que participa directamente en la ejecución del procedimiento, como la remuneración mensual, los beneficios, las aportaciones del empleado, etc. COSTO DE MATERIALES Es el costo de los insumos que se utilizan directamente en la ejecución del procedimiento como por ejemplo papel, folders, sujetadores y similares. OTROS GASTOS Y CONSUMOS VARIABLES Referidos al mantenimiento o depreciación de equipos tales como fotocopiadoras, máquinas de escribir e impresoras, entre otros.

5 MARGEN DE CONTRIBUCION Es el aporte necesario de cada procedimiento para cubrir los costos fijos. Quiere decir que cada procedimiento debe contribuir a cubrir los costos fijos en que incurre la institución durante un período.

6 DISPOSICIONES GENERALES 1. La determinación del costo real de los procedimientos, se efectúa a través del método de Costeo Directo. 2. El costeo directo, también denominado "costeo variable o marginal", es el método por medio del cual se aplica al procedimiento sólo los costos variables. Los costos fijos representan la capacidad que existe independientemente de si se efectúa o no el procedimiento. 3. El Director de Administración o su equivalente es responsable de sustentar que el monto de los derechos comprendidos en el TUPA no exceda del costo real de tramitación de los procedimientos. Para el efecto podrá utilizar un sistema de Contabilidad de costos con información sobre los diferentes órganos que prestan servicios al público en la respectiva entidad.

7 4. La fijación de los costos de los procedimientos administrativos permitirá a las entidades publicas: a) Conocer sus costos reales para el cobro de sus diferentes derechos de tramitación, los mismos que podrán ser modificados o actualizados periódicamente. b) Impulsar la formulación de sus Manuales de Procedimientos Simplificados, para efectos de conocer el flujo y los tiempos empleados en cada paso. c) Implantar sistemas y registros de información especializada sobre demanda, tiempo, insumos fijos y variables,. entre otros, en cada uno de los diferentes órganos de la entidad bajo la responsabilidad del correspondiente Director, de manera que facilite el costeo de los procedimientos.

8 DISPOSICIONES ESPECIFICAS SOBRE LA METODOLOGIA DE COSTEO Para fijar los costos de los procedimientos administrativos a través del Método de Costeo Directo, se utiliza la siguiente metodología:

9 1º.- Describir la situación actual del procedimiento a costear y representarlo a través de un Diagrama de Bloques

10 2do.- Simplificar drásticamente el procedimiento descrito en base a un análisis crítico preferentemente de los requisitos y el flujo suprimiendo trabas burocráticas. Diagrama de Operaciones (hoja de análisis)

11 3ro.- Establecer los elementos del costo que intervienen directamente en el procedimiento o costos variables, en términos de: a) Mano de obra, estimando los tiempos de cada paso del procedimiento en los que interviene el trabajador. b) Materiales, determinando los tipos de materiales y la cantidad de los mismos que se utilizan en los procedimientos y servicios. c) Otros Gastos y Consumos, como mantenimiento y depreciación de equipos y maquinaria, considerando para dicho costo la utilización de (impresoras, fotocopiadora, computadora) d) Costos Fijos, para efectos de calcular el margen de contribución, se utilizará el método de los niveles de demanda (numero de tramites), para lo cual se puede considerar las partidas presupuestales (ejecución anual del periodo): 55: Servicios de Luz 56: Servicios de Agua y Desagüe 57: Servicio de Telefonía fija y móvil 66: Servicio de Correos y mensajería.

12 4to.- Determinar los elementos del costo considerados como fijos que intervienen en el período en que se realizan los procedimientos, para efectos de calcular el margen de contribución para costos fijos 5to.- Calcular o valorizar los elementos del costo que intervienen en cada uno de los pasos del procedimiento tomando como referencia los siguientes anexos: Anexo 1: Formato de Sustentación Legal y Técnica de Procedimientos Administrativos contenidos en el TUPA DETERMINACIÓN DE COSTOS DIRECTOS Anexo 2: Formato de Sustentación Legal y Técnica de Procedimientos Administrativos contenidos en el TUPA DETERMINACIÓN DE COSTOS FIJOS DEL PERIODO

13 6to.- Sumar los costos parciales de cada uno de los elementos que intervienen en el procedimiento, según la siguiente estructura de costos, finalmente hallar el costo total: Mano de Obra Materiales Depreciación, otros gastos y consumos variables Margen de contribución para gastos fijos COSTO TOTAL DEL PROCEDIMIENTO S/. x x x S/. x x x S/. x x x S/. x x x S/. x x x

14 PROCESO DETERMINACION DE COSTOS Según lo establecido en la Directiva N INAP/DTSA aprobada por Resolución Jefatural N INAP/DTSA Anexo 1: Determinación de costos directos. 1.1 Costos directos de mano de obra (MO). 1.2 Costos directos de materiales (CM). 1.3 Depreciación - otros gastos y consumo. Anexo 2: Determinación de costos fijos del Periodo. 2.1 Determinación de Costos Fijos (CF) de la entidad. 2.2 Determinación del Margen de Contribución (MC) para gastos fijos.

15 COSTOS DIRECTOS DE MANO DE OBRA Es fundamental esta parte del cálculo, el uso de la Hoja de análisis de cada procedimiento, que presenta la situación actual y la propuesta de simplificación en base a un análisis a mayor nivel de detalle (actividad/pasos, cargos y niveles remunerativos de cada responsable que interviene en cada actividad, el tiempo expresado en minutos por cada actividad y por cada responsable).

16 INFORMACION PARA DETERMINAR COSTOS DE MANO DE OBRA NOTA: Lista de cargos que intervienen en el Procedimiento Administrativo AX Categoría Remunerati va Cargo Estructural Ingreso Mensual (S/.) Total Enero a Dic. (S/.) Beneficio (S/.) Aportaci ones (S/.) Costo Anual (S/.) Costo Mensual (S/.) Costo x Minut o S/. FUNC. GERENTE PROF. 1 ESPECIALISTA TEC. 2 TECNICO PRACTIC. PRACTICANTE - PROF CONVENIO SECIGRISTA SNP LOCADOR- SERVICIO

17 DETERMINACION DE COSTOS DE MANO DE OBRA (1) NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX I.- COSTO DIRECTO DE MANO DE OBRA (MO) Lista de cargos que intervienen en el Procedimiento Administrativo Costo de MO x Minuto S/. 1.1 GERENTE ESPECIALISTA TECNICO - CAJERO 0.15 MO x Minutos = Remun. Mens. + Benef. + Aport. del Empleador 8 horas x 30 días x 60 minutos (14.400) EJM. - Mano de Obra x Minuto del GERENTE : 13, = ,400.00

18 DETERMINACION DE COSTOS DE MANO DE OBRA (2) NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX II.- CALCULO DEL COSTO DIRECTO DE LA MANO DE OBRA PASO Nº Descripción corta del Paso Según diagrama de bloques o diagrama de flujos Denominación del Cargo de Personal que efetúa el paso Tiempo en Mint. (a) Costo de MO por Minuto (b) Costo Asignado de MO (a) * (b) 1 RECIBE PAGO / EMITE FACTURA TECNICO / CAJERO REVISA Y EMITE INFORME PROFESIONAL REVISA Y AUTORIZA SOLICITUD GERENTE COSTO TOTAL ASIGNADO DE MANO DE OBRA MO x Minutos = Remuner.Mens. + Benef. + Aport. del Empleador 8 horas x 30 días x 60 minutos Costo total de MO = Costo MO + Costo MO +. + Costo MO Paso 1 Paso 2 Paso n

19 INFORMACION PARA COSTOS DE MATERIALES NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX CODIGO DESCRIPCION (UTILES DE ESCRITORIO) UNID. MEDIDA PRECIO UNID. MED. S/. PRECIO X UNIDAD S/. B44361 CARTULINA DE COLORES PLIEGO B71304 FACTURA MILLAR B71032 ETIQUETA AUTOADESIVA CIENTO B44368 ANILLOS PLASTICOS 1/2 " Color Negro UNIDAD B44369 PAPEL BOND MILLAR B44340 LAPICERO UNIDAD B64291 SELLO UNIDAD

20 COSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTO NOTA: Se tomará como caso la Gerencia 1, Procedimiento AX COSTO DIRECTO DE MATERIALES POR PROCEDIMIENTO Pasos Lista de Materiales que intervienen en el Procedimiento Costo Unitario (a) Cantidad Utilizada (b) Costo Asignado de Materiales (a) x (b) 1 FACTURA (ORIGINAL Y 2 COPIAS) PAPEL BOND (A4) SELLO COSTO TOTAL ASIGNADO DE MATERIALES 0.45 NOTA: Cantidad utilizada de Sello (1 Sello al año / 200 Procedimientos anuales) *Costo Unitario de Materiales = Proporcionado por la Unidad de Costos o Logística *Costo Total de Materiales = Costo + Costo + + Costo Material Material Material

21 DEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMO Listado de Equipos en el Procedimiento Administrativo Depreciación Anual (%) Mantenimiento Anual (S/.) Costo Proporc. Deprec. y Otros Gastos Escritorios Computadoras Armario Archivador Silla de Metal 10? 25 1,600.00? 10? 10? 10? Ejm: Gerencia 1 que atiende 3 Procedimientos AX con 500 trámites B con 300 trámites C con 720 trámites Total 1,520 trámites

22 DEPRECIACION Y OTROS GASTOS DE CONSUMO Cantidad Costo Unit. S/. % Deprec. Deprec. Anual S/. Manten. Anual S/. Total Nº de Trámites del Proc. Adm. AX. Costo proporcional Deprec. y Otros Gastos y Consumo a b c d e f g Escritorio Computadoras Armario Archivador Silla de Metal , TOTAL Fórmula : (a) (b) (c/100) = d + e / f = g NOTA: Caso Gerencia 1, Procedimiento AX Los datos de las columnas b, e y f se le dará para el proceso.

23 INFORMACION PARA DETERMINAR GASTOS FIJOS DEL PERIODO DE LA ENTIDAD DETERMINACION NUMERO DE PROCEDIMIENTOS ATENDIDOS POR CADA UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA TOTAL DE TRAMITES (ANUAL) Gerencia General 1 1,520 Trámites Gerencia 2 3,880 Gerencia 3 2,650 Gerencia 4 5,800 Gerencia 5 300,500 TOTAL 314,350 Trámites

24 DETERMINACION DE GASTOS FIJOS DE LA ENTIDAD GASTOS FIJOS DEL PERIODO RUBROS MONTO S/. LUZ 109, AGUA 20, TELEFONO 331, IMPUESTO PREDIAL 16, ARBITRIOS 25, VIGILANCIA 374, LIMPIEZA 102, CONVENIOS BANCOS 20, TOTAL 1,000,816.64

25 GASTO FIJO DE CADA UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA NUMERO PERSONAL % PERSONAL GASTO FIJO ENTID. C. FIJO (UO) S/. Gerencia ,000, , Gerencia ,000, , Gerencia ,000, , Gerencia ,000, , Gerencia ,000, , Gerencia ,000, , Gerencia ,000, , Gerencia ,000, , Oficina ,000, , Oficina ,000, , Oficina ,000, , Oficina ,000, , Oficina ,000, , TOTAL ,000, NOTA GERENCIA 1: GR (UO) = % de Personal (UO) x Total GFE (Emj. : x = 30,244.46

26 COSTO FIJO ASIGNADO AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Denominación del Procedimiento Administrativo Nº de Solicitudes de Proc. Adm. Respecto al total que brinde la Unidad Costo fijo de la Unidad (C.F.U.) Costo Fijo Asignado al Proc. Adm. (CFAP) GERENCIA 1 1, % 30, PROCEDIMIENTO AX % 9, PROCEDIMIENTO B % 5, PROCEDIMIENTO C % 14, GERENCIA 2 3, % 181, PROCEDIMIENTO A 2, % 107, PROCEDIMIENTO B 1, % 73, GERENCIA 3 2, % 27, PROCEDIMIENTO A 1, % 10, PROCEDIMIENTO B % 7, PROCEDIMIENTO C % 5, PROCEDIMIENTO D % 4, GERENCIA 4 5, % 24, PROCEDIMIENTO A 3, % 16, PROCEDIMIENTO B 2, % 8, GERENCIA 5 300, % 145, PROCEDIMIENTO A 250, % 121, PROCEDIMIENTO B 30, % 14, PROCEDIMIENTO C 20, % 9, TOTAL 314, , CF asignado al Procedimiento = % de Solic. del Proc. respecto al total de ellos que brinda un Organo x GF del Organo. Ejm., (32.89 x 30, = 9,947.40

27 MARGEN DE CONTRIBUCION PARA GASTOS FIJOS POR PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO Denominación del Procedimiento Administrativo Nº de Solicitudes de Proc. Adm. respecto al total que brinde la Unidad Costo fijo de la Unidad (C.F.U.) GERENCIA 1 1, % 30, Costo Fijo Asignado al Proc. Adm. (CFAP) Márgen de Contribución por Proc. Adm. (MCPA) (CFPA) / Nº de Trámite S/. PROCEDIMIENTO AX % 9, PROCEDIMIENTO B % 5, PROCEDIMIENTO C % 14, GERENCIA 2 3, % 181, PROCEDIMIENTO A 2, % 107, PROCEDIMIENTO B 1, % 73, GERENCIA 3 2, % 27, PROCEDIMIENTO A 1, % 10, PROCEDIMIENTO B % 7, PROCEDIMIENTO C % 5, PROCEDIMIENTO D % 4, GERENCIA 4 5, % 24, PROCEDIMIENTO A 3, % 16, PROCEDIMIENTO B 2, % 8, GERENCIA 5 300, % 145, PROCEDIMIENTO A 250, % 121, PROCEDIMIENTO B 30, % 14, PROCEDIMIENTO C 20, % 9, TOTAL 314, , MC para gastos fijos de cada proced. = Costo Fijo asignado al procedimiento/ Número de Trámites del Procedimiento (Ejm.: 9, / 500 = 19.89)

28 RESUMEN COSTO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO AX REFERENCIA MONTO S/. 3.1 MANO DE OBRA MATERIALES DEPRECIACION OTROS GASTOS Y 7.22 CONSUMOS 3.4 MARGEN DE CONTRIBUCION PARA GASTOS FIJOS COSTO TOTAL DEL PROC. ADM TASA (TUPA) (% UIT) 1.51% UIT = S/. 3,550

29 MUCHAS GRACIAS