La gestión, evaluación y selección del documento electrónico

Transcripción

1 III CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONAL La gestión, evaluación y selección del documento electrónico Lluís-Esteve Casellas i Serra Ayuntamiento de Girona (Cataluña, España) )

2 Objetivo Poner de relieve la interrelación entre la gestión de los documentos electrónicos y la evaluación y selección de documentos, expresando las dudas, las dificultades y los retos que debemos abordar.

3 Estructura de la presentación Problemática del documento electrónico. Retos en la evaluación del documento electrónico: Viabilidad económica Riesgo de pérdida Validez del documento electrónico Podemos avanzar a pequeña escala?

4 Problemática del documento electrónico Disociación o independencia del soporte. Virtualidad o separación de los componentes. Modificabilidad o carácter dinámico. Obsolescencia o dependencia tecnológica.

5 Retos en la evaluación del documento electrónico Objetivo: la conservación segura Viabilidad económica a medio y largo plazo. Riesgo de pérdida de documentos. Validez del documento a medio y largo plazo.

6 Viabilidad económica: qué pretendemos conservar? Proyecto PLATTER (Planning the Trusted Digital Repository) Niveles de complejidad de la información: Datos simples: formatos de texto, imagen, vídeo, etc. Datos de complejidad moderada: materiales compuestos con enlaces múltiples. l Datos altamente complejos: software, texto con hojas de p j j cálculo incrustadas, etc.

7 Riesgo de pérdida de documentos Cuestiones clave Identificar los documentos. Gestionar el ciclo de vida de los documentos.

8 Identificar los documentos Qué evaluamos? Datos, procesos, funciones, documentos, evidencias? A qué nivel evaluamos? Macro o micro. Cuándo evaluamos? Evidencialistas o prospectivos.

9 Identificar los documentos Evaluación idónea - Características de la evaluación: Evaluación funcional. Evaluar los sistemas de información (docucéntricos o datacéntricos). Evaluación prospectiva : fase de diseño... Reglas estructuradas: disposiciones múltiples y jerarquizadas... - Proceso de evaluación: InterPARES. - Aplicación normalizada y automatizada de la disposición.

10 Gestionar el ciclo de vida y metadatos Estructura, contexto y contenido. Normas y modelos de referencia. Integridad, d fiabilidad, d autenticidad ti id d y disponibilidad. ibilid d y validez del documento electrónico.

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12 Gestionar el ciclo de vida Normas y modelos de referencia: 2000: ISAD(G) 2001: ISO ISAAR(CPF) ISO OAIS ISO METADADES ISDF ISO PDF/A ISO PDF ISDIAH ISO ODF ISO WPA EAD INTERPARES MOREQ2 EAC METS PREMIS EAG PRINCIPIOS Y REQ. CIA/ICA NODAC... EAF? ISO SEG. INFORMÀTICA ENI 2011: ISO MSS

13 2004 MetaMap version 1.2 presented by James M Turner, Véronique Moal and Julie Desnoyers

14 Gestionar el ciclo de vida Sobre la normalización... Normas sobre contenidos: ISAD ISAAR ISHIA ISDF Normas sobre datos: EAD EAC EAG? EAF? Normas (y modelos) metodológicas: ISO ISO METADATOS INTERPARES ISO SEGURIDAD INFORMÁTICA PRINCIPIOS Y REQUISITOS CIA Normas (y modelos) instrumentales: ISO OAIS ISO WPA MOREQ2 ISO PDF ISO PDF/A ISO ODF PREMIS METS

15 Gestionar el ciclo de vida Sobre el objeto de la normalización... DOCUMENTOS Y AGRUPACIONES DOCUMENTALES Normas sobre contenidos Normas sobre datos SISTEMAS DE GESTIÓN (inciden, afectan, se centran...) Normas y modelos metodológicas OBJETO DIGITAL Normas y modelos instrumentales

16 Gestionar el ciclo de vida La simplificación en la visión de las normas... Asumir el desarrollo de las especificidades de contenidos sobre documentos: saber dar respuesta Participar con otros profesionales en el diseño y desarrollo de sistemas de gestión: aceptar la confluencia de intereses. Compartir responsabilidades en la preservación digital: confiar en otros profesionales.

17 Gestionar el ciclo de vida Integridad, fiabilidad, autenticidad y disponibilidad Què metadatos y para qué? Descripción: función única o global?

18 La gestión de documentos es inseparable de la gestión de metadatos. Los metadatos...

19 Gestionar el ciclo de vida Descripción: función única o global? La descripción del documento electrónico: mito o realidad? Delimitación de los metadatos - Metadatos de gestión del proceso - Metadatos t de gestión de documentos Delimitación de las funciones archivísticas: - Clasificación - Descripción - Evaluación - Conservación y preservación - Acceso

20 Validez del documento electrónico Firma electrónica Preservación del contexto Cadena ininterrumpida de custodia Archivo digital it seguro: OAIS: modelo de gestión de repositorio. PREMIS / METS: modelos de comunicación de datos. Formatos de preservación: PDF, TIFF...

21 Fiabilidad y autenticidad

22 Validez del documento electrónico Preservación del contexto + Cadena ininterrumpida de custodia = Proceso acumulativo de metadatos

23 Validez del documento electrónico Proceso acumulativo de metadatos = Un «documento» de metadatos asociado a su documento Historial de eventos (ISO 23081)

24 Validez del documento electrónico Historial de eventos (ISO 23081) Evaluación de metadatos = SIMPLIFICACIÓN

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26 Primeras conclusiones o necesidades? Definir un modelo de MTD mínimos delimitados a cada función archivística en relación a los criterios IFAU. Identificar los MTD necesarios para la fase activa como paso previo para su evaluación y posterior uso en fase inactiva. Mejorar el análisis del contexto: funciones y trazabilidad implícita.

27 Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones Cuadro de clasificación ió r nivel 1. ORGANIZACIÓN POLÍTICA Y COMPETENCIAS 2. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA 3. GESTIÓN ECONÓMICA 4. ORDENACIÓN Y GESTIÓN DEL TERRITORIO 5. SERVICIOS COMUNITARIOS 6. SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALES 7. DESARROLLO ECONÓMICO 8. COOPERACIÓN INTERADMINISTRATIVA

28 Servicio de Gestión Documental, Archivos y Publicaciones Cuadro de clasificación r y 2n nivel ORGANIZACIÓN POLÍTICA Y COMPETENCIAS Órganos de gobierno (025) Representación y protocolo (076, 100) Identidad e integridad del municipio (025) Gestión de competencias (025) Órganos consultivos y de participación * Instrumentos de defensa ciudadana (079) ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA Administración general (025, 027) Gestión documental y archivos (001, 019) Infraestructura tecnológica y de comunicación (030) Comunicación e información ciudadana (044, 077, 078) Gestión del recursos humanos (028, 029) Servicios jurídicos (025)* GESTIÓN ECONÓMICA Administración del patrimonio (043) Gestión presupuestaria (068, 069) Gestión tributaría y recaudación (037, 038, 067) ORDENACIÓN Y GESTIÓN DEL TERRITORIO Gestión de la población (026) Planificación y gestión urbanística (031, 032, 035, 036, 051) Equipamientos e infraestructuras municipales (033) Edificación y uso del suelo (033, 034, 058) Control de actividades económicas (042) Protección del medio ambiente (066, 092, 093) SERVICIOS COMUNITARIOS Abastecimiento de agua (062) Abastos, ferias y mercados (054, 055, 056) Alumbrado público (..., 094) * Limpieza viaria y gestión de residuos (064) Salubridad pública (049, 050) Saneamiento de aguas residuales (063) Seguridad ciudadana (081, 082, 083, 084, 061) Servicios funerarios (065) Transporte público (059) Vía pública (048, 057, 060) SERVICIOS PERSONALES Y ASISTENCIALES Asistencia social (12) Atención a la juventud y a la gente mayor (12) Cultura (03) Educación (03) Deportes (03) DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL Promoción económica (024, 052) Turismo (053) Desarrollo rural (...) Fondo de la Taula de Canvi (...) COOPERACIÓN INTERADMINISTRATIVA Elecciones (026) Función estadística ti (026) Defensa de la ciudadanía (...) Ejército y seguridad pública (...) Represión y control de la ciudadanía (...)

29 Qué podemos hacer a pequeña escala? 1. Elaborar un cuadro de clasificación funcional. 2. Identificar los plazos concretos de retención de los documentos derivados de cada función. 3. Documentar la trazabilidad implicita de los documentos. 4. Identificar posibles documentos recapitulativos a partir de los documentos potenciales de los sistemas de información. 5. Normalizar los procedimientos administrativos y los modelos de documentos para facilitar su automatización.

30 Qué podemos hacer a pequeña escala? 6. Normalizar los procedimientos vinculados a la evaluación y selección para facilitar su automatización. 7. Simplificar el modelo descriptivo en relación a la gestión de MTD. 8. Preservar los documentos esenciales en diversos formatos (BdD) cuando no se pueda asegurar la preservación de sistemas datacéntricos. 9. Elaborar un catálogo de aplicaciones de la organización como instrumento de diagnóstico, planificación y prevención. 10 El b lí i d ió i i i di b 10. Elaborar una política de preservación como requisito indispesabe y previo a la producción de documentos electrónicos.

31 Contribuir a la simplificación TENDREMOS QUE EMPEZAR A SIMPLIFICARLO!

32 No perdamos los papeles...

33 III CONVIVIO ARCHIVÍSTICO NACIONAL Gracias por su atención! Lluís-Esteve Casellas i Serra Ayuntamiento t de Girona lecasellas@ajgirona.cat