LA NORMA ISAD (G): DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA PARA LA ERA DE LA INFORMACIÓN (CURSO)

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1 2008 LA NORMA ISAD (G): DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA PARA LA ERA DE LA INFORMACIÓN (CURSO) Juan Gerardo López Hernández Universidad Autónoma de la Ciudad de México Página0 Coordinación de Difusión Cultural y Extensión Universitaria 23/09/2008

2 Contenido Introducción...4 Módulo 1. Introducción a la normalización internacional en materia de archivos... 5 Objetivo del módulo...5 Sesión 1. 1 La normalización internacional en materia de archivos. De la posguerra a la era de la información....5 Sesión 1.2 Legislación y normalización nacional en materia de archivos... 5 Módulo 2. Conceptos, principios y métodos fundamentales de la archivística y la gestión documental....6 Objetivo del módulo...6 Sesión 2.1 Archivo y documento de archivo....6 Sesión 2.2 Principio de Procedencia y orden original....6 Sesión 2.3 El análisis diplomático y la estructura multinivel de los documentos de archivo Sesión 2.4 La historia institucional y la historia de la custodia en la identificación y la clasificación de los fondos documentales....7 Módulo 3. Cuadro general de organización y descripción archivística Objetivo del módulo...8 Sesión 3.1 La Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF Sesión 3.2 Elaboración del Cuadro General de Organización y Descripción Archivística Sesión 3.3 Métodos de organización Sesión 3.4 Métodos de organización Módulo 4. Reglas para la descripción archivística multinivel Objetivo del módulo...10 Sesión 4.1 La Norma Internacional sobre los Encabezamientos Autorizados Archivísticos relativos a Entidades, Personas y Familias Sesión 4.2 Ejercicio de normalización de encabezamientos Sesión 4.3 Reglas para la descripción multinivel Sesión 4.4 Ejercicio de descripción multinivel

3 Módulo 5. Descripción normalizada de fondos de archivo Objetivo del módulo...11 Sesión 5.1 Instrumentos básicos de descripción archivística Sesión 5.2 Instrumentos auxiliares de descripción archivística Sesión 5.3 Inventario Sesión 5.4 Inventario Sesión 5.5 Catálogos

4 Introducción El presente curso tiene como objetivo primordial que el participante desarrolle sus habilidades para realizar la descripción de documentos de archivo, de acuerdo con las normas internacionales para el intercambio global de información. Para nadie es un secreto que en la actualidad, el intercambio de información científica se rige por normas que son indispensables para el fomento de la investigación científica, fuente primordial para el desarrollo de las sociedades. En este sentido, el curso La Norma ISAD (G): Descripción de archivos para la era de la información, se desarrolla mediante el análisis de los conceptos básicos de la archivística contemporánea y la realización de ejercicios apuntalen el impulso de las instituciones participantes para la realización de instrumentos de descripción que operen en un entorno digital, progresivamente más homogeneo en cuanto a la descripción archivística. El logro de esta descripción normalizada requiere de la aplicación de conceptos y principios archivísticos tales como documento de archivo o Principio de Procedencia y Orden Original, desarrollados en una compleja comunidad académica, así como de la Norma Internacional General de Descripción Archivística, la Norma internacional para la Descripción de Funciones ISDF, la Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados ISAAR (CPF), todas estas generadas por grupos de especialistas del Consejo Internacional de Archivos. Asimismo, resulta pertinente el aprendizaje y la práctica de los conceptos de la norma Descripción Archivística Codificada (EAD), propuesta por los influyentes Archivos Nacionales de los Estados Unidos de América y conocer los preceptos de la Norma ISO 15489, referentes a la gestión de archivos en las administraciones altamente tecnificadas del mundo. Es menester mencionar que la finalidad eminentemente práctica de este curso implica la necesidad de desarrollar aptitudes en el participante dentro de las breves 20 horas de duración, en cuyo lapso, se buscará que el participante se relacione con las principales obras escritas en lengua castellana sobre el tema, con la finalidad de que, en su trabajo cotidiano pueda apoyarse en los desarrollos de la comunidad archivística y sistematiza sus experiencias para el desarrollo de la cientificidad en este campo de conocimiento. Considero muy importante manifestar mi gratitud a la división de Educación Continua de la Facultad de Ingeniería de la UNAM por las facilidades para la realización de este curso, así como al Fis. Omar Escamilla, responsable del Acervo Histórico del Palacio de Minería por su interés en el desarrollo de la descripción archivística normalizada para tan caro acervo científico. Juan Gerardo López 4

5 Módulo 1. Introducción a la normalización internacional en materia de archivos Objetivo del módulo Que el participante conozca los fundamentos de la normalización internacional en materia de descripción archivística y sus relaciones con la normatividad mexicana. Sesión 1. 1 La normalización internacional en materia de archivos. De la posguerra a la era de la información. Que el participante conozca y analice el desarrollo de la normalización de la descripción archivística en los últimos 60 años. DÍAZ Rodríguez, Alfonso. "Descripción Normalizada: norma ISAD (G)", en AABADOM, Oviedo, Asociación Asturiana de Bibliotecarios, Archiveros, Documentalistas y Museólogos, enero - junio 2000, p (Apéndice 1). HEREDIA Herrera, Antonia. "Descripción y Normalización", en Boletín ANABAD. Madrid, Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas, vol. XLI (1991), núm. 2, p. 51 a 58. (Apéndice 2). Sesión 1.2 Legislación y normalización nacional en materia de archivos Que el participante conozca y analice el desarrollo de las leyes y reglamentos que inciden en la descripción archivística. Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (Apéndice 3). 5

6 Módulo 2. Conceptos, principios y métodos fundamentales de la archivística y la gestión documental. Objetivo del módulo Que el participante analice y aplique los principales conceptos y los principios fundamentales de la archivística para el desarrollo de instrumentos de descripción. Sesión 2.1 Archivo y documento de archivo. Que el participante analice y valore la naturaleza del documento de archivo. CRUZ Mundet, José Ramón. "5. Los documentos", en La gestión de documentos en las organizaciones. Madrid, Pirámide, 2006, pp (Apéndice 4). FUSTER Ruiz, Francisco. "Archivística, archivo y documento de archivo", en Anales de documentación, vol. 2 (1999)Murcia, Universidad de Murcia, p (Apéndice 5). Sesión 2.2 Principio de Procedencia y orden original. Que el participante conozca, analice e identifique los principios fundamentales de la archivística y los aplique en el análisis de documentos concretos. HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 1. Archivística", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, p (Apéndice 6). MARTÍN - POZUELO Campillos, María Paz. "Capítulo 1. Definición del Principio de Procedencia", en La construcción teórica en Archivística: Principio de procedencia. Madrid, Universidad Carlos III de Madrid, 1996, p (Apéndice 7). 6

7 Sesión 2.3 El análisis diplomático y la estructura multinivel de los documentos de archivo. Que el participante analice la estructura institucional en relación con la generación de documentos de archivo y el principio de procedencia y orden original. DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. prol. y presentación de Manuel Vázquez. Sevilla, S&C, Capítulo 1 (Apéndice 8). MARTÍN - POZUELO Campillos, María Paz. "Capítulo 8. El respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los documentos", en La construcción teórica en Archivística: Principio de procedencia. Madrid, Universidad Carlos III de Madrid, 1996, p (Apéndice 9). Sesión 2.4 La historia institucional y la historia de la custodia en la identificación y la clasificación de los fondos documentales. Que el participante conozca y aplique los elementos fundamentales de la historia institucional y la historia de la custodia. LA TORRE Merino, José Luis y MARTÍN - PALOMINO y Benito Mercedes. "La identificación de fondos", en Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000, pp (Apéndice 10). Módulo 3. Cuadro general de organización y descripción archivística. 7

8 Objetivo del módulo Que el participante analice y aplique los elementos fundamentales para la elaboración de un cuadro general de organización y clasificación archivística. Sesión 3.1 La Norma Internacional para la Descripción de Funciones ISDF. Que el participante utilice la Norma Internacional para la Descripción De Funciones en la elaboración de un cuadro general de organización y descripción archivística. Consejo Internacional de Archivos. ISDF. Norma internacional para la descripción de funciones. Madrid, Ministerio de Cultura de España, (Apéndice 11). CRUZ Mundet, José Ramón. "7. La clasificación", en La gestión de los documentos en las organizaciones. Madrid, Pirámide, 2006, pp (Apéndice 12). Sesión 3.2 Elaboración del Cuadro General de Organización y Descripción Archivística. Que el participante elabore un cuadro general de organización clasificación archivística de carácter hipotético. HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 9. Organización I: Clasificación de fondos", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, pp (Apéndice 13). CRUZ Mundet, José Ramón. "7. La clasificación", en La gestión de los documentos en las organizaciones. Madrid, Pirámide, 2006, pp (Apéndice 14). Sesión 3.3 Métodos de organización 1. 8

9 Que el participante analice y aplique la técnica archivística para la organización de documentos. HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 10. Organización II: Ordenación de documentos y series documentales", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, pp (Apéndice 15). CRUZ Mundet, José Ramón. "10. La organización del archivo: clasificación, ordenación e instalación", en Manual de Archivística. 2 ed. Madrid, Fundación Germán Sánchez - Ruipérez, 1994, p. 229 a 253. (Apéndice 16). Sesión 3.4 Métodos de organización 2. Que el participante analice y aplique la técnica archivística para la organización de documentos. HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 10. Organización II: Ordenación de documentos y series documentales", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, pp (Apéndice 15). CRUZ Mundet, José Ramón. "10. La organización del archivo: clasificación, ordenación e instalación", en Manual de Archivística. 2 ed. Madrid, Fundación Germán Sánchez - Ruipérez, 1994, p. 229 a 253. (Apéndice 16). Módulo 4. Reglas para la descripción archivística multinivel. Objetivo del módulo Que el participante analice y aplique las reglas para la descripción archivística multinivel. 9

10 Sesión 4.1 La Norma Internacional sobre los Encabezamientos Autorizados Archivísticos relativos a Entidades, Personas y Familias. Que el participante conozca los principales elementos de la norma en la descripción de fondos documentales. Consejo Internacional de Archivos. ISAAR (CPF). Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades, personas y familias. Madrid, Ministerio de Educación y Cultura, (Apéndice 17). Sesión 4.2 Ejercicio de normalización de encabezamientos. Que el participante aplique los principales elementos de la norma ISAAR (CPF) en la elaboración de encabezamientos. Consejo Internacional de Archivos. ISAAR (CPF). Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados. Madrid, Ministerio de Educación y Cultura, (Apéndice 17). 10

11 Sesión 4.3 Reglas para la descripción multinivel. Que el participante conozca y analice las principales reglas para la descripción multinivel. Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, (Apéndice 18). Library of Congress. Encoded archival Description (ead), disponible en (Apéndice 19). Sesión 4.4 Ejercicio de descripción multinivel. Que el participante aplique las principales reglas para la descripción multinivel. Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, (Apéndice 18). Módulo 5. Descripción normalizada de fondos de archivo. Objetivo del módulo Que el participante aplique la metodología archivística para la descripción normalizada de fondos de archivo. 11

12 Sesión 5.1 Instrumentos básicos de descripción archivística. Que el participante conozca e identifique los instrumentos básicos de descripción archivística. CRUZ Mundet, José Ramón. "11. La descripción", en Manual de Archivística. 2 ed. Madrid, Fundación Germán Sánchez - Ruipérez, 1994, p (Apéndice 20). Sesión 5.2 Instrumentos auxiliares de descripción archivística Que el participante conozca e identifique los instrumentos auxiliares de descripción archivística. HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 15. Otros instrumentos de descripción", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, pp (Apéndice 21). Sesión 5.3 Inventario 1. Que el participante conozca e identifique los instrumentos auxiliares de descripción archivística. 12

13 Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, (Apéndice 18). Library of Congress. Encoded archival Description (ead), disponible en (Apéndice 19). HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 13. Inventarios", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, pp (Apéndice 22). Sesión 5.4 Inventario 2. Que el participante desarrolle labores de inventariación normalizada. Consejo Internacional de Archivos. ISAD (G). Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, (Apéndice 18). Library of Congress. Encoded archival Description (ead), disponible en (Apéndice 19). HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 13. Inventarios", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, pp (Apéndice 22). Sesión 5.5 Catálogos. Que el participante desarrolle labores de catalogación normalizada. HEREDIA Herrera, Antonia. "Capítulo 14. Catálogos", en Archivística General. Teoría y Práctica. 5 ed. Sevilla, Excelentísima Diputación de Sevilla, 1991, pp (Apéndice 23). 13