ISAD (g) Norma internacional General de Descripción Archivística

Transcripción

1 ISAD (g) Norma internacional General de Descripción Archivística

2 Característica generales Es una guía general que orienta, no predetermina. Es flexible con las situaciones particulares y con los formatos Identifica los fondos, series y expedientes y, además explica su contexto Es multinivel: Identifica un fondo, cada una de las series de ese fondo, y cada una de las unidades documentales dentro de cada serie. Mediante el uso de elementos esenciales permite formar guías, inventarios y catálogos, todos de forma relacionada y jerarquizada

3 ISAD(G) e ISAAR (CPF) La Isad se sirve de otra norma complementaria para describir bien puntos de acceso como Los nombres de los productores de fondos... La historia institucional de los productores Las referencias biográficas Esta norma complementaria es La ISAAR (CPF) o International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons or Family o Norma internacional sobre los encabezamientos autorizados archivísticos relativos a entidades personas y familias.

4 Reglas de la descripción multinivel La descripción va de lo general a lo particular» Se va del fondo como un todo hasta la serie y la unidad documental. Siempre se debe indicar expresamente lo el nivel que se describe. Cualquier nivel debe indicar su vinculación con los niveles anteriores.» Si se describe una unidad documental se debe indicarque el nivel anterior es la serie o en su caso el fondo. Nunca en un nivel inferior se repite la información que se dio en uno superior.

5 Las 6 Áreas que organizan los 24 elementos de descripción De identificación de la unidad de descripción De contexto Información esencial y singular. Es totalmente obligatoria. Información sobre el origen y la custodia De contenido y estructura Explica la realidad informativa y organización que presenta De condiciones de acceso y uso Sobre la disponibilidad De documentación asociada Explica la relación con otros fondos, series o documentos De notas Información necesaria que no esté en otras áreas. De control de la descripción Incluye la fecha y las personas que describen

6 Los 5 elementos del área de identificación Código de referencia» País, institución,archivo, serie, unidad documental Título» Nombre de la unidad documental: fondo, serie... Fecha» De producción o de acumulación Nivel de descripción» Se indica que lo que se describe es fondo, o serie, o u.d. Volumen y soporte de la unidad de descripción» Tipo de soporte y extensión del mismo en ms., pág, h.

7 Ejemplo del Área de Identificación 1. Código de Referencia: RD/AGN/HC/RH 2. Título: Fondo colonial de Real Hacienda de la Isla de Santo Domingo 3. Fechas extremas: Nivel de descripción: Fondo 5. Volumen y soporte: 27 cajas.

8 Los 4 elementos del Área de contexto Nombre del productor o de los productores Es obligatorio siempre en todos los niveles y debe coordinarse con la ISAAR (CPF) Historia institucional/historia biográfica Explicar el origen, la evolución, el desarrollo o la vida y funciones de la institución, familia y corporación que produjo el fondo... Historia archivística Explicar las vicisitudes que ha sufrido el fondo, la serie... Hasta llegar a su estado actual. Forma de ingreso: Indicar si fue por transferencia o por adquisición (donación, compra...)

9 Ejemplo del área de contexto 1. Nombre del productor Oficiales Reales de la Caja de Santo Domingo y subalternas. 2. Historia institucional Explicar el origen y evolución de la Caja Real de Santo Domingo. 3. Historia archivística Explicar los diversos archivos por los que ha pasado este fondo hasta llegar al Archivo General de la Nación. 4. Forma de ingreso Por transferencia ordinaria de la República Dominicana a su Archivo General.

10 Área de contenido y estructura Alcance y contenido: Da un resumen o una visión de conjunto y mediante relación o palabras claves explica el valor informativo Valoración, selección y eliminación Valores administrativos e históricos, y eliminaciones que se han hecho de la documentación. Nuevos ingresos Si se ha producido un ingreso complementario o se prevee alguno en el futuro, indicando cantidad y frecuencia Organización Indicar la estructura, cuadro de clasificación y sistema de ordenación de fondos y series.

11 Ejemplo del área de contenido y estructura Alcance y contenido Recoge las cuentas con especificación de cargos y datas, además de los recados justificativos de dichos cargos y datas. Se acoge el Libro de Actas de la Junta de Real Hacienda de Santo Domingo. Palabras claves: Alcabalas, Almojarifazgos,Comisos, Congruas, Mesadas, Medias annatas, Gastos de Armada y Batallones, Sueldos y Jornales, Diarios de alimentación... Por ser fondo histórico no hay valoración ni eliminación, ni previsión de nuevos ingresos. Organización: Se distribuye en Libros de Actas, Cuentas y Recados, ordenados cronológicamente.

12 Área de Condiciones de acceso y uso Condiciones de acceso Normas que faciliten o mermen el acceso Condiciones de reproducción Indicar restricciones en el caso de que existan sobre fotocopias, microfilm, o copias digitalizadas. Características físicas y requisitos técnicos Condiciones de conservación, dificultad de lectura por paleografía o por lengua y, en su caso, software y hardware. Instrumentos de descripción Indicar las bases de datos, guías, inventarios, catálogos e índices que ayuden al mejor conocimiento del fondo o la serie.

13 Área de documentación asociada Existencia y localización de originales En el caso de que sea un archivo de minutas o copias indicar donde están los originales Existencia y localización de copias En el caso de que sean originales indicar donde se hallan copias. Unidades de descripción relacionadas Hay que indicar si existen fondos o series en otros Archivos intimamente relacionados con los que se describen. Nota de publicaciones Referencias de las publicaciones que se han basado en estudios sobre el fondo o la serie archivística

14 Área de Notas Aquí se especifica cualquier cuestión necesaria que no aparezca en los anteriores elementos Por ejemplo que los documentos aparecen sellados e individualizados por un número de orden

15 Área de Control de Descripción Nota del Archivero Explicar quién y cómo ha realizado la descripción especificando los instrumentos de descripción anteriores que ha utilizado. Reglas o normas Fecha Consignar las reglas internacionales, nacionales y locales utilizadas. Indicar cuándo se ha realizado o actualizado la descripción.