Lineamientos para operar el SACG

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1 Lineamientos para operar el SACG Circular 01/2015 Aprobación del Documento Elaboró: DDSA Revisó: DGTIC Aprobó: OM Firma Control de Revisiones Revisión Fecha Revisión Consideración del cambio en el documento de junio de 2015 Homologación de los esquemas de operación de la plataforma SACG en las Guías Técnicas emitidas por la DGTIC, así como por la descripción de los apartados previstos en los Lineamientos para Emitir Disposiciones Normativas para este tipo de disposición. Contenido Introducción Glosario Objetivo Apartados de los Lineamientos Portada Principal y Formato Aprobación del Documento y Control de Revisiones Contenido Introducción Glosario Objetivo

2 Alcance Normatividad Aplicable Disposiciones Generales Lineamientos Anexos Bibliografía Introducción El Sistema Automatizado de Control de Gestión (SACG) es una aplicación que tiene como finalidad mejorar la organización y registro de todos los "Asuntos" que se atienden y se generan en una "Dependencia", ya sea que el origen de los asuntos sea interno o externo a la misma, así como un rápido acceso a los archivos, anexos electrónicos y digitalizados. Agilizar el envío y recepción de correspondencia electrónica de una manera segura y eficiente, mejorando los tiempos efectivos de trabajo, asegurar el envío y recepción de documentos. La consulta de los documentos es de manera dinámica optimizando el flujo de información. La DGTIC, emite los presentes Lineamientos con fundamento en el artículo XXXXX del Reglamento interior de la SEDESOL, que la facultan para establecer las normas, criterios, sistemas y procedimientos para la administración sobre el uso de la plataforma del SACG,. En este sentido, los Lineamientos se emiten para facilitar a las unidades administrativas (UA) de las oficinas de SEDESOL, para el cabal cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, así como a la normatividad aplicable en la materia. Por lo anterior, con los presentes Lineamientos es posible contribuir a la optimización en el uso de los recursos, mediante criterios de legalidad, honestidad, eficiencia, eficacia, economía, racionalidad, austeridad, transparencia, control y rendición de cuentas, así como dar cumplimiento a la misión, visión y objetivos institucionales. Glosario SACG: Sistema Automatizado de Control de Gestión. Sistema Automatizado de Control de Gestión: el conjunto de elementos, procesos, procedimientos, herramientas e instrumentos informáticos o electrónicos, entre otros, que permiten realizar, identificar, proteger y controlar las comunicaciones, gestiones y trámites del documento electrónico gubernamental, entre los servidores públicos de las Dependencias y Entidades. Atribución. Es el derecho de poder hacer cada una de las funciones, actividades o tareas asignadas a las unidades administrativas, mediante un ordenamiento jurídico o administrativo.

3 Facultad. Aptitud o potestad otorgada por la ley a servidores públicos determinados, para realizar actos administrativos válidos de los cuales surgen obligaciones, derechos y atribuciones. Puesto. Unidad de trabajo específica e impersonal que se caracteriza por un conjunto de operaciones a realizar, aptitudes que poseer y responsabilidades que asumir. Cada puesto puede contener una o más plazas e implica determinados requisitos de aptitud, habilidad, preparación y experiencia, por ejemplo Director de Área. Responsabilidad. Es la respuesta personal y/o de grupo que se le da a un requerimiento de cualquier tipo o nivel exigido por la función establecida del cargo y por la autoridad, en todos sus tipos, de la cual fue investida o asumida para el cumplimiento de su condición la persona real individual y/o grupal. Unidad Administrativa (UA). Órgano que tiene atribuciones propias que lo distinguen de los demás en la Institución, los cuales están señalados en el Reglamento de la Institución. Confidencialidad: Aseguramiento de que la información es accesible sólo a aquellos servidores públicos autorizados para tener acceso a la misma. DGTIC: Dirección General de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Documentos de entrada: Cualquier tipo de documento tales como oficios, notas informativas, memorándum, solicitud ciudadana, carta, etc. utilizados para registrar un nuevo asunto en SACG. Documentos de salida: Cualquier tipo de documento tales como oficios, notas informativas, memorándum, carta, etc. generados en el SACG para dar respuesta a un asunto recibido o seguimiento al mismo. EIDA: Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal (APF). Entidades: Se refiere a los organismos descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria, instituciones nacionales de crédito, organizaciones auxiliares nacionales de crédito e instituciones nacionales de seguros y de fianzas, y fideicomisos públicos que en términos de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, sean considerados entidades de la Administración Pública Federal Paraestatal. FEA: La Firma Electrónica Avanzada permite la identificación del Firmante y ha sido creada por medios electrónicos bajo su exclusivo control, de manera que está vinculada únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, lo que permite que sea detectable cualquier modificación ulterior de éstos. Fecha compromiso: Fecha límite en que deberá ser atendido el asunto o turnado.

4 Fecha de atención: Fecha en la que se registra como atendido el asunto. Firma electrónica: Los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al firmante en relación con el mensaje de datos e indicar que el firmante aprueba la información contenida en éste. Folio origen para documentos de entrada: Identificador que aparece impreso en el documento de entrada. Folio origen para documentos de salida: Identificador que se asocia al documento de salida generado en el SACG, cuyo consecutivo depende del tipo de documento generado. Interoperabilidad: capacidad de los sistemas de información para intercambiar datos y facilitar el uso común de información y conocimientos. Mensajes de Interoperabilidad: Notificaciones existente entre la OPE y los usuarios de las diversas instituciones en el marco del sistema de control de gestión. Oficina Postal Electrónica (OPE): el componente de la Plataforma que funge como centro de distribución de Mensajes de Interoperabilidad de control de gestión y que provee las funcionalidades de coordinación y gobierno para habilitar la interoperabilidad entre las Instancias. Rol de Administrador: La función del usuario que cumple el rol de "Administrador" es únicamente la de configurar los catálogos del sistema de manera general. El Administrador puede dar mantenimiento a los catálogos y registros que aplican para toda la Dependencia o para ciertas Unidades Administrativas en particular. El usuario que tiene este rol, no puede formar parte de la gestión de los asuntos. Rol de Asistente: La función del usuario con rol de Asistente, es la de poder responder las instrucciones de un usuario que tiene rol de Atención, esto sucede siempre y cuando también este configurado en el catálogo como el asistente de otro usuario. Un ejemplo muy claro puede ser cuando un Director tiene un asistente el cual puede responder las instrucciones que le son generadas al Director. Rol de Atención: La función del usuario que tiene el rol de "Atención" es la de atender las instrucciones que se le generen, es decir puede atender instrucciones, generar avances a las instrucciones, rechazar una instrucción, reasignar una instrucción, solicitar un cambio de fecha compromiso de entrega de una instrucción, puede habilitar un turnado múltiple, crear un comentario, insertar un archivo, solicitar una firma y hacer búsquedas. Rol de Recepción: La función del usuario que tiene el rol de "Recepción" es la de crear los nuevos asuntos y capturarlos en el sistema, normalmente son los usuarios que se encuentran en ventanilla y solo pueden hacer modificaciones a los asuntos si permanecen

5 en el módulo de recepción en forma de borrador. Este usuario no puede turnar asuntos y este rol puede utilizarse en caso de requerir habilitar revisores o validadores de la información capturada. Rol de Turnado: Los usuarios que tienen el rol de "Turnado" tienen como función principal la turnar los asuntos una vez que han revisado y organizado; así como generar las instrucciones adicionales a los destinatarios correspondientes y también son capaces de capturar un nuevo asunto. Otra función muy importante del usuario con este rol, es la de revisar que las instrucciones terminadas se hayan concluido correctamente y otorgue su aprobación y él prosiga a dar fin al asunto; es decir es la persona que da seguimiento a los asuntos. Rol de Supervisor de U.A.: La función del usuario con rol de "Supervisor de Unidad Administrativa", es la de encargarse de la configuración de los catálogos, pero exclusivamente de los referentes a la unidad a la que pertenece el usuario; también puede generar reportes. Turnado Múltiple: Se refiere a que un mismo asunto puede ser turnado simultáneamente a más de una persona para su atención. Objetivo. Establecer las disposiciones en materia del uso de la plataforma SACG o, para el cumplimiento de los objetivos de la Estrategia digital Nacional, a fin de garantizar un uso racional y eficiente de los recursos, contribuyendo así al cumplimiento ordenado y sistemático de los objetivos y propósitos institucionales. Alcance. Los presentes lineamientos son de carácter obligatorio para las Unidades Administrativas de SEDESOL involucrados en la gestión de asuntos administrativos, que coadyuvan en la implementación de la Firma Electrónica Avanzada. Normatividad Aplicable. El Sistema Automatizado de Control de Gestión cuenta con la funcionalidad de Firma Electrónica Avanzada, la cual deberá ser utilizada desde Directores de Área a niveles jerárquicos superiores, no siendo esto limitativo dando cumplimiento a lo especificado en el Reglamento de la ley de Firma Electrónica Avanzada publicado el 21 de marzo del 2014 que establece en el artículo 7: Las Dependencias y Entidades deberán incorporar en sus sistemas informáticos, las herramientas tecnológicas o aplicaciones que permitan utilizar la Firma Electrónica Avanzada. De acuerdo al Programa para un Gobierno Cercano y Moderno , aprobado por Decreto y publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de agosto de 2013, en el cual se indica que para alcanzar la Estrategia Transversal Un Gobierno Cercano y Moderno, es fundamental reconocer que las nuevas TIC son una herramienta básica que brinda amplias oportunidades para mejorar la eficiencia del gobierno, por medio del presente, se les informa que en la Secretaría de

6 Desarrollo Social, se tomó la decisión de implementar una nueva plataforma del Sistema Automatizado de Control de Gestión. El sistema SACG cumple con los lineamientos para la operación, funcionalidad, comunicación y seguridad de los sistemas automatizados de control de gestión publicados en el Diario Oficial de la Federación el 9 de diciembre El Sistema Automatizado de Control de Gestión cuenta con la funcionalidad de Firma Electrónica Avanzada, la cual deberá ser utilizada desde Directores de Área a niveles jerárquicos superiores, no siendo esto limitativo dando cumplimiento a lo especificado en el Reglamento de la ley de Firma Electrónica Avanzada publicado el 21 de marzo del 2014 que establece en el artículo 7: Las Dependencias y Entidades deberán incorporar en sus sistemas informáticos, las herramientas tecnológicas o aplicaciones que permitan utilizar la Firma Electrónica Avanzada. El sistema SACG también contará con el esquema de Interoperabilidad, cumpliendo así con lo establecido en el Diario Oficial de la Federación publicado por la Secretaría de la Función Pública el 6 de septiembre del 2011 que señala entre las líneas de acción de la estrategia 1.2 Mejorar la entrega de servicios públicos mediante el uso y aprovechamiento de las tecnologías de información y comunicación, incrementar la interoperabilidad y el intercambio de información de las instituciones de la Administración Pública Federal, mediante la sistematización y la automatización de sus procesos. Disposiciones Generales. Todos los usuarios involucrados en el SACG, así como las actividades administrativas y de apoyo que realicen las unidades responsables (UA), deberán sujetarse a las disposiciones que establezca la DGTIC, así como OM. 1. De la administración de usuarios. a. Los movimientos de alta, baja y cambio de usuarios para el acceso al sistema SACG debe solicitarse a la Mesa de Ayuda al teléfono ext o por correo electrónico soporte.remedy@cepra.com.mx. La respuesta a las solicitudes se hará en un máximo de 24 horas a partir de la fecha de recepción del formato debidamente requisitado. b. El formato para solicitar los movimientos en el Sistema Automatizado de Control de Gestión, estará disponible en la Intranet de La SEDESOL, en el apartado de Documentación. c. Se deberá solicitar el movimiento de alta, baja y/o cambio de usuario a través del formato firmado por el Director General o Director Adjunto o Director de Área, en el caso de las Delegaciones el responsable de solicitar los movimientos son los Subdelegados indicando nombre completo, cargo, rol designado, extensión, correo electrónico, área a la

7 que dependen jerárquicamente del jefe inmediato y si utilizara firma electrónica, así como la justificación del movimiento, entre otros datos. d. Es responsabilidad del jefe inmediato notificar a la Mesa de Ayuda la baja del usuario a través del formato respectivo con los datos del usuario de baja. Cuando el usuario que cause baja tenga asuntos pendientes en el Sistema, su jefe inmediato deberá solicitar una cuenta provisional asociada al puesto vacante para que se dé continuidad a la atención de asuntos pendientes. e. La Dirección General de Tecnologías de Información y Comunicación (DGTIC) es el área encargada de administrar el alta, cambio y baja de los roles a servidores públicos autorizados para la operación del Sistema Automatizado de Control de Gestión. Para procesar los cambios se requieren los formatos, previamente autorizados y firmados por los responsables de las áreas solicitantes. f. El usuario dado de alta podrá ingresar con el Usuario y Contraseña que utiliza para el acceso a la RED y Correo electrónico de La SEDESOL. g. El usuario que tenga designado algún rol dentro del Sistema, será el único responsable del buen uso de la clave de acceso al Sistema, del escaneado de documentos, de la respuesta y de toda aquella información que genere en el ámbito de sus funciones. El sistema Automatizado de Control de Gestión guarda las bitácoras de transacciones realizadas por los usuarios. La clave de acceso al Sistema es personal e intransferible. h. Los titulares de las Unidades Administrativas así como los Directores Generales Adjuntos y Directores de Área son las personas facultadas para solicitar el bloqueo de Usuarios por mal uso del Sistema. 2. De la estructura funcional del SACG. a. Todas las unidades administrativas que así lo requieran deberán solicitar al administrador del sistema el cambio a la estructura funcional de su unidad a través de la Mesa de Ayuda, adjuntando la evidencia proporcionada por la Dirección General de Recursos Humanos que avale dicho cambio de nombre o cambio de dependencia jerárquica. 3. De los roles. b. El usuario designado por la unidad administrativa con el rol de Turnador será el único responsable de que el documento físico y electrónico llegue al destinatario final para su atención y podrá generar el acuse de recibo como evidencia de entrega.

8 c. Los usuarios con el rol de Atención deben sustentar las respuestas de los asuntos que les fueron asignados por el Turnador mediante una breve explicación de cómo fue atendido el asunto, así como, en su caso, con la incorporación digital del oficio firmado o documento(s) correspondiente(s). d. Las instrucciones para conocimiento recibidas por los usuarios de atención no requieren un oficio digitalizado de contestación, con la respuesta de enterado es suficiente o lo que considere que debe quedar registrado en el Sistema Automatizado de Control de Gestión. 4. De un Gobierno sin Papel Los tres instrumentos que se listan a continuación, hacen jurídicamente posible el envío y recepción de oficios y comunicados electrónicos legalmente válidos entre dependencias y entidades de la APF, con los consecuentes ahorros en el uso de papel, en los tiempos de elaboración y entrega de las comunicaciones, así como en el costo de almacenamiento y volumen de los archivos, incrementando la eficiencia operativa de la APF y cimentando el proceso que pone a México en la antesala de un gobierno que funciona sin papel, con la puesta en operación de la Oficina Postal Electrónica (OPE), la cual es la plataforma de interoperabilidad que funge como enrutador de oficios y mensajes entre los Sistemas Automatizados de Control de Gestión de las dependencias y entidades de la APF y de la PGR. I. El Acuerdo Secretarial por el que se establece el Esquema de Interoperabilidad y de Datos Abiertos de la Administración Pública Federal (EIDA), publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF), el 6 de septiembre de 2011, es la base que integra las operaciones de la Administración Pública Federal (APF), con el fin de ofrecer mejores servicios públicos, ejerciendo un gobierno más eficiente, así como apoyando la construcción, protección y mejora del acceso a los bienes públicos de información. II. La Ley de Firma Electrónica Avanzada publicada en el DOF el 11 de enero de 2012, tiene el objeto de regular el uso de la firma digital y de los medios electrónicos en los actos jurídicos, de comunicaciones, procedimientos administrativos, trámites y prestación de servicios que realicen los servidores públicos de la APF en el ámbito de sus atribuciones, entre sí y con los particulares. III. El Documento Técnico de Interoperabilidad de los Sistemas Automatizados de Control de Gestión (DTISACG), dado a conocer por la Unidad de Gobierno Digital el 28 de mayo de 2012, el cuál sienta las bases para el modelo de interoperabilidad del gobierno mexicano alineado al Esquema de Interoperabilidad y Datos Abiertos de la Administración Pública Federal (EIDA), al cual deberán apegarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República para la

9 integración de los sistemas automatizados de control de gestión (SACG) con que operan, lo cual permitirá el intercambio de oficios electrónicos legalmente válidos, con los consecuentes ahorros en el uso de papel, en los tiempos de elaboración y entrega de las comunicaciones, así como en el costo de almacenamiento y volumen de los archivos, incrementando así la eficiencia operativa de la Administración Pública Federal. 5. De la captura de asuntos. a. Los asuntos que se ingresen al Sistema deben estar escritos sin faltas de ortografía, en mayúsculas y minúsculas. Se utilizarán mayúsculas cuando se describan siglas (SHCP, SFP, SEMARNAT). b. El folio de origen y la fecha del documento para los documentos de salida deberá registrarse de forma manual. 6. De la revisión del asunto. a. Los usuarios o Unidades Administrativas de la SEDESOL tienen la obligación de rechazar inmediatamente aquellos asuntos que no sean de su competencia o que no cumplan con lo establecido para su recepción (no se adjunte el oficio, falten anexos, etc.) debiendo especificar claramente la razón de rechazo. En ese caso deberán devolver inmediatamente el documento original a la ventanilla que lo generó para que sea returnado. b. Todos los usuarios son responsable de cerrar al 100% los asuntos turnados y recibidos para atención, en caso contrario no se considerarán como asuntos terminados. 7. De la Firma Electrónica Avanzada. a. Únicamente las y los servidores públicos a nivel directivo pueden firmar documentos mediante el uso de la Firma Electrónica, sin embargo no es limitativo. 8. De los responsables de la gestión 9. De los oficios retroactivos 10. Preguntas y respuestas