Gestión Administrativa a Programas Institucionales

Transcripción

1 Página 1 de 5 1 Propósito y alcance El propósito de este procedimiento es establecer las pautas generales para el proceso de la gestión de recursos provenientes de Convenios / Cartas Acuerdo / Proyectos. Su alcance se extiende a todos los ingresos de recursos provenientes de Convenios / Cartas Acuerdo / Proyectos. 2 Responsabilidades La Gerencia de Administración de Apoyo a Programas (GAPI) es responsable del cumplimiento del presente procedimiento en el ámbito de Casa Central, en el resto del país la responsabilidad de cumplimiento le corresponde a las Delegaciones de ArgenINTA. La Gerencia de Delegaciones y Finanzas de Recursos Propios es responsable de la facturación de la Compensación por Gastos Administrativos y Técnicos (CoGAyT).

2 Página 2 de 5 3 Diagrama de proceso Diagrama Nº Responsable Registros Otros doc. Inicio Ingresaron fondos? 3.1 No Sí Habilitación de la cuenta contable 3.2 GAF-01-I01 GAF-01-I02 Se direccionan los ingresos 3.3 Informe a los sectores involucrados 3.4 ción CoGAyT 3.5 GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS PROPIOS / Fundación ArgenINTA GAF-02 Emisión de Pagos 3.6 TESORERIA GAF-01-F01 GAF-01-F02 GAF-01-F08 GAF-06 Emisión del Informe Financiero 3.7 FINANZAS GAPI GAF-01-F04 GAF-01-F09 Fin

3 Página 3 de Aportes e ingreso de fondos Los fondos ingresan de varias maneras: 1) Interdepósito, pudiendo corresponder a los créditos de presupuesto de cada convenio / carta acuerdo en particular (informado por el responsable de los mismos), y por actividades propias del desarrollo de los proyectos; 2) Cheque; 3) Efectivo. En el caso en que no se haya producido el ingreso de los fondos, se consultará con el responsable del convenio para realizar las averiguaciones correspondientes. Si los fondos ingresan sin comunicación fehaciente por parte del convenio, los mismos se direccionan a una cuenta denominada depósitos no identificados hasta que se informe el origen de los fondos. 3.2 Habilitación de la cuenta contable Una vez ingresados los fondos, se procede a la entrega del Instructivo para Convenios (GAF-01-I01 para Casa Central y GAF-01-I02 para las Delegaciones) a los referentes del convenio y se les solicita que envíen una nota donde se detalle la desagregación en los componentes de gastos. Se realiza la correspondiente apertura de la cuenta contable. 3.3 Direccionar los ingresos Se realiza la vinculación del fondo ingresado con la cuenta habilitada para ese convenio y se realiza la imputación contable. 3.4 Informe a los sectores La nueva cuenta y el monto ingresado son informados a los distintos sectores involucrados en la administración de fondos (Gerencia de Apoyo a Programas y Gerencia de Delegaciones y Administración y Finanzas de Recursos Propios). 3.5 ción CoGAyT Una vez ingresados contablemente los fondos, la Gerencia de Delegaciones y Administración y Finanzas de Recursos Propios o la Delegación, procede a la confección de la Fundación ArgenINTA, correspondiente a la CoGAyT (Compensación por Gastos Administrativos y Técnicos). Ver Procedimiento de ción (GAF-02). 3.6 Emisión de Pagos Una vez verificada la disponibilidad de saldos contables, el sector de Gestión de Pagos realiza el control y las imputaciones contables de las Órdenes de Pago.

4 Página 4 de 5 Tesorería se encarga de la emisión de los cheques o transferencias correspondientes, utilizando la documentación que habilita tal proceder (GAF-01-F01, GAF-01-F02 o GAF-01-F08). Ver Procedimiento de Pagos (GAF-06). 3.7 Información del Informe Financiero al Convenio / Carta Acuerdo / Proyecto El área de Finanzas de la Gerencia de Apoyo a Programas, se genera el Informe Financiero GAF-01-F04 y, cuando corresponda, su respectivo detalle GAF- 01-F09, de acuerdo a: - Lo establecido en el Convenio / Carta Acuerdo/ Proyecto. - A requerimiento del cliente. 4 Indicadores de eficacia y eficiencia No aplica. 5 Registros Código Archiva Protección Soporte Indexa Guarda GAF-01-F01 GAPI Bibliorato GAF-01-F02 GAPI Bibliorato GAF-01-F04 GAPI Bibliorato GAF-01-F09 GAPI Bibliorato Fundación ArgenINTA Fondos Propios Bibliorato GAF-01-F08 GAPI Bibliorato Pape- Papel Por número de 10 años 10 año 1 año 1 año 5 Años Convenio Fecha 10 Años 6 Anexos Minuta contable (GAF-01-F01) Orden de Pago Fondos de Terceros (GAF-01-F02) Informe Financiero (GAF-01-F04) Detalle de Informe Financiero (GAF-01-F09) Fundación ArgenINTA Relación de comprobantes Fondos de Terceros (GAF-01-F08)

5 Instructivo para convenios (GAF-01-I01) Instructivo para convenios y proyectos en las Delegaciones (GAF-01-I02) Página 5 de 5