DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL ASISTENCIA PARA EL DESARROLLO DEL SECTOR DESCENTRALIZADO EQUIPO MEJORA CONTINUA MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO ÍNDICE

Transcripción

1 MANUAL BASICO DE ORGANIZACIÓN MUNICIPALIDAD DE SAN PABLO SETIEMBRE 2009

2 ÍNDICE ÍNDICE... 2 PRESENTACIÓN... 3 INTRODUCCION... 4 NIVEL POLITICO... 5 CONCEJO MUNICIPAL... 6 SUBPROCESO DE JUNTA VIAL CANTONAL... 8 SUBPROCESO DE SECRETARÍA DEL CONCEJO SUBPROCESO DE COMISIONES PERMANENTES ALCALDÍA MUNICIPAL SUBPROCESO POLICIA MUNICIPAL NIVEL DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR PROCESO AUDITORÍA INTERNA NIVEL DE APOYO PROCESO DE SERVICIOS JURÍDICOS PROCESO RECURSOS HUMANOS PROCESO CONTRALORÍA DE SERVICIOS PROCESO ARCHIVO MUNICIPAL PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS NIVEL SUSTANTIVO PROCESO DE DESARROLLO Y CONTROL URBANO SUBPROCESO DE PLANIFICACIÓN URBANA Y CONTROL CONSTRUCTIVO SUBPROCESO GESTION AMBIENTAL SUBPROCESO DE OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS SUBPROCESO DE CATASTRO PROCESO DE ADMINISTRACION TRIBUTARIA SUBPROCESO DE GESTIÓN DE COBROS.. 58 SUBPROCESO DE PATENTES 58 SUBPROCESO DE PLATAFORMA DE SERVICIOS 59 SUBPROCESO DE BIENES INMUEBLES 59 PROCESO DE ADMINISTRACION FINANCIERA SUBPROCESO DE TESORERÍA SUBPROCESO DE CONTABILIDAD SUBPROCESO DE PRESUPUESTO SUBPROCESO PROVEEDURIA PROCESO DE DESARROLLO SOCIAL CULTURAL SUBPROCESO OFICINA MUNICIPAL DE LA MUJER Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 2

3 PRESENTACIÓN El Estado Costarricense se organiza históricamente dentro de la doctrina liberal, su organización basada en la división de poderes ha configurado su tradición democrática, de Derecho. La Municipalidad que es una de las organizaciones políticas más antiguas del país, ha sido clave en la organización política y administrativa del Estado desde la misma época de la colonia y hasta los años cuarenta del siglo pasado en que con el surgimiento de una serie de instituciones especializadas en servicios determinados y con cobertura nacional, provocaron el retraso de las municipalidades en las estructuras institucionales que gobiernan el país. Este subdesarrollo ha pasado inadvertido por muchos años, sin embargo y ante la imperiosa necesidad de contar con un Estado Costarricense eficaz y eficiente, capaz de hacer al país competitivo, se vuelve axiomático el requerimiento de distribuir el poder político centralizado, de tal suerte que se estimule a cada uno de los ciudadanos a asumir su responsabilidad en la tarea de resolver aquello que le concierne. Es aquí donde se requieren efectivos procesos de descentralización, fundamentados obviamente en el rescate de lo local; situación que hace indispensable y como aspecto medular en el proceso de modernización del Estado, plantear el modelo de Gobierno Local que requiere el país, apto para resolver problemas que en la actualidad, o no se atienden o su solución es parcial. Desde esta perspectiva es que el presente esfuerzo se constituye en un primer avance tendiente a fortalecer la Municipalidad del Cantón de San Pablo en un aspecto muy concreto, cual es su organización desde cuatro perspectivas a saber: funcional, estructural, ocupacional y salarial. Ampliando sobre este esfuerzo debe agregarse que el mismo comprende dos etapas más. Una primera orientada al seguimiento de la implementación del presente formato de organización y paralelamente la detección de necesidades de capacitación del personal. Posteriormente, y habiéndose cumplido con el proceso de capacitación se procederá a la implementación de una última etapa que consistirá en el análisis y reestructuración de la organización. De esta manera, la DGSC cree que trabajos como el que nos ocupa, no solo aumentan la eficiencia de los gobiernos locales sino que también, estos se convierten en esfuerzo inherente a su nuevo papel de agente asesor, facilitador, capacitador y de apoyo técnico, en materia de gestión de recursos humanos y análisis administrativo, dentro del proceso de transformación del aparato estatal. Así las cosas, el presente documento se constituye en el resultado final de la primera etapa de asistencia en materia de gestión de recursos humanos, concretada por la DGSC, y llevada a cabo por el Área de Asistencia para el Desarrollo del Sector Descentralizado en la Municipalidad de San Pablo. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 3

4 INTRODUCCION El documento que a continuación se detalla es producto de la solicitud que realizó la Municipalidad de San Pablo, y se constituye en la base para la elaboración del Manual Descriptivo de Clases y la Valoración de Puestos, acorde con el modelo general que para tales efectos aprobó la Unión Nacional de Gobiernos Locales; esto con el fin de lograr una estandarización en la estructura ocupacional y valoración de puestos en todas las municipalidades del país, situación que hace necesario realizar el estudio técnico particular a efecto de lograr ajustar este modelo general, a las particularidades organizacionales existentes en la Municipalidad de San Pablo. Debe recordarse que el objetivo primordial de la asistencia técnica que ofrece la Dirección General de Servicio Civil, consiste en coadyuvar en el proceso de modernización del Estado Costarricense. En este sentido, la orientación de nuestra participación no solo busca la citada estandarización sino y como aspecto medular preparar al sector municipal, a partir de su ordenamiento funcional previo, para convertirse en el eslabón que permita una efectiva descentralización del Estado. Así las cosas, el presente documento en su primera parte, pretende dar un resumen de los principales objetivos y procesos que oportunamente deberá asumir la Municipalidad de San Pablo; asimismo, expone en términos generales, los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades que devienen de los diferentes procesos y los productos que se generan, los que se constituyen el valor agregado que se espera de la municipalidad. No omitimos señalar que con este primer producto se pretende, no solo contar con un instrumento de ordenamiento funcional y de control para la administración superior de la institución sino también, generar un espacio de discusión a lo interno de la Municipalidad, que permita un cuestionamiento permanente de lo que se hace, de como se hace y de quien lo hace; esto con el fin de lograr una dinámica sencilla y práctica de mejoramiento continuo en aspectos de eficacia (logro de las metas) y eficiencia (costos del logro de las metas) institucional, a partir de los requerimientos específicos del municipio. La segunda parte comprende el Manual de Clases de Puesto de la Institución, el cual se formula a partir de las especificaciones técnicas contenidas en el Manual Descriptivo de Puestos General del sector municipal (Artículo 120 del Código Municipal), debidamente aprobado por la Unión de Gobiernos Locales. Por último, se presenta la nueva escala de salarios de la Municipalidad de San Pablo sustentada, tanto en los factores del trabajo que caracterizan a las diferentes clases de puestos existentes en el manual particular de esta Municipalidad, como también de los resultados del correspondiente estudio de mercado (artículo 122, inciso c) del Código Municipal). Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 4

5 Objetivo General NIVEL POLITICO Garantizar la gobernabilidad y desarrollo local en el Cantón de San Pablo, con el fin de asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal, o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Este nivel presenta un solo proceso general de trabajo cuya ejecución se realiza bajo el sistema Junta y Gerente según las disposiciones de organización contempladas en el Código Municipal para lo cual, a nivel del Concejo (Junta), se cuenta con una unidad abocada a prestar asistencia administrativa (Secretaría del Concejo). Para la concretización del citado objetivo, el nivel político se organiza a partir de dos instancias a saber: el Concejo Municipal apoyado por la Secretaría del Concejo y la Alcaldía Municipal. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 5

6 Introducción CONCEJO MUNICIPAL Se constituye en la instancia jerárquica superior y según lo dispuesto en el artículo 12 del Código Municipal, el gobierno local está compuesto por un cuerpo deliberativo denominado Concejo, integrado por los regidores propietarios y suplentes, así como por síndicos propietarios y suplentes, además de un(a) Alcalde(sa) y sus Vice-alcaldes(as), todos de elección popular. Objetivo Garantizar tanto la correcta planificación, organización y fiscalización política de la corporación municipal, como el cumplimiento del programa de gobierno inscrito por el Alcalde para el desarrollo del municipio. Se constituye en la instancia jerárquica superior y según lo dispuesto en el artículo 12 del Código Municipal, el gobierno local está compuesto por un cuerpo deliberativo denominado Concejo, integrado por los regidores propietarios y suplentes, así como por los síndicos propietarios y suplentes, además de un Alcalde y su respectivo suplente, todos de elección popular. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Programa de gobierno. - Planes de desarrollo local a largo plazo. - Plan Nacional de Desarrollo. - Solicitudes presentadas por los ciudadanos con la finalidad de satisfacer necesidades de infraestructura, prestación de servicios, regulación comercial y, otras de carácter social. - Estudios y propuestas de impuestos y tasas municipales. - Propuestas de reglamentos. - Fijar la política y las prioridades de desarrollo del municipio, conforme al programa de gobierno inscrito por el Alcalde municipal para el período por el cual fue elegido. - Aprobar los presupuestos y precios que se cobren por los servicios municipales, así como proponer los proyectos de tributos municipales a la Asamblea Legislativa. - Lineamientos y políticas oficializadas con respecto al desarrollo de municipio. - Proyectos de desarrollo local aprobados. - Tasas e impuestos municipales creados o ajustados. - Presupuestos. - Reglamentos en Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 6

7 - Necesidades específicas formuladas por la comunidad. - Planes de trabajo. - Estudios y propuestas para el desarrollo y ordenamiento urbano. DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL - Dictar los reglamentos de la corporación municipal, conforme a la ley. - Acordar la celebración de plebiscitos, refrendos y cabildos de conformidad con la reglamentación y legislación vigente. - Aprobar el Plan de desarrollo municipal y el Plan operativo anual. - Dictar las medidas de ordenamiento urbano. funcionamiento. - Problemática locales solucionadas. - Participación ciudadana garantizada. - Planes de desarrollo municipal y plan Operativo aprobados o ajustados. - Desarrollo urbano controlado. - Estudios de viabilidad y factibilidad. - Constituir por iniciativa del Alcalde municipal, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales y autorizar la constitución de sociedades públicas de economía mixta. - Empresas constituidas. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 7

8 Introducción SUBPROCESO DE JUNTA VIAL CANTONAL Este subproceso tiene su origen en la ley número 8114, Ley de Simplificación y Eficiencia Tributaria y el Decreto número MOPT, Reglamento sobre el Manejo, Normalización y Responsabilidad para la Inversión Pública en la Red Vial Cantonal. Objetivo Crear e impulsar el desarrollo de políticas y acciones planificadas y contingentes que contribuyan a promover el proceso sostenible y la protección efectiva de la red vial cantonal; mediante la propuesta de proyectos de rehabilitación, reconstrucción y mejoramiento de los caminos y calles del cantón. Dependencia Jerárquica La Junta Vial Cantonal es un órgano público no estatal, adscrito al Concejo Municipal, quien lo nombra y ante quien responde por su gestión. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias sobre la Inversión Pública en la Red Vial Cantonal. - Decreto MOPT Reglamento sobre el manejo, normalización y responsabilidad para la inversión pública en la red vial cantonal. - Políticas y directrices del Concejo Municipal y del MOPT. - Plan regulador de Desarrollo Cantonal - Ley 4220 de Planificación Urbana - Proyectos de presupuesto anual de la gestión de la Red Vial Cantonal. - Elaborar planes donde se proponga la distribución de los recursos provenientes dela la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias sobre la Inversión Pública en la Red Vial Cantonal en proyectos de conservación, mantenimiento rutinario, mantenimiento periódico, mejoramiento y rehabilitación de la red vial cantonal. En caso de que sobren recursos una vez cumplidos estos objetivos, podrán usarse en la construcción de obras viales nuevas. - Conocer y avalar los Proyectos de presupuesto anual de la gestión de la Red Vial Cantonal - Planes quinquenales y anuales de conservación y desarrollo vial. - Planes reguladores de emergencias viales. - Presupuestos avalados Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 8

9 - Políticas, normativa y reglamentación aplicable a la gestión vial emitidas por el Concejo Municipal, el MOPT y otros entes competentes. DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL - Velar por su cumplimiento. - Cumplimiento de la normativa. - Informes de evaluación de gestión vial preparadas por el personal responsable de esa labor - Gestión anual - Gestión cotidiana - Conocer los Informes de evaluación de gestión - Preparar y presentar un informe anual de rendición de cuentas ante el Concejo Municipal y la sociedad civil. - Solicitar al Concejo Municipal la realización de Auditorias Financieras y Técnicas - Informes conocidos - Informe de labores anual. - Transparencia en la gestión - Diagnóstico de necesidades de conservación y reparación de la red vial del Cantón - Plan de Desarrollo de la Junta Vial Cantonal. - Pruebas sobre los materiales utilizados en la reparación y mantenimiento vial del cantón. - Dictámenes del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. - Criterios técnicos sobre los materiales a utilizar en la reparación y mantenimiento de la red vial cantonal. - Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias sobre la Inversión Pública en la Red Vial Cantonal. - Reglamento para el manejo de la maquinaria. - Reglamento al artículo 5 Inciso B de la Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias sobre la Inversión Pública en la Red Vial Cantonal. - Solicitudes específicas. - Denuncias. - Información sobre la temática UNIDAD TÉCNICA DE GESTIÓN VIAL - Elaborar y desarrollar programas de conservación vial, de acuerdo con los planes formulados por la Junta Vial Cantonal que avale el Concejo. - Promover la conservación vial participativa, mediante el fortalecimiento de la organización local y su vínculo con otras organizaciones afines, para propiciar trabajos conjuntos de conservación de las vías públicas y el control social de los proyectos que se realicen. - Colaborar con el Ministerio de Obras Públicas en la realización y actualización del inventario de la red de calles y caminos del cantón. - Colaborar en la administración de la maquinaria municipal dedicada a la atención de las vías públicas y de la que se contrate o se obtenga por medio de convenios. - Realizar los análisis de necesidades del cantón de todos los caminos a intervenir y solicitar la colaboración y asesoramiento del MOPT para los diseños de obras de mejoramiento y construcción. - Programas de conservación debidamente implementados en el cantón. - Organizaciones locales informadas y trabajando en proyectos de conservación vial. - Lista de proyectos de conservación vial a la mano de las organizaciones sociales - Informes periódicos sobre la eficacia en los proyectos de conservación y mantenimiento vial. - Inventario de la red de calles y caminos del cantón. - Maquinaria y equipo para la conservación vial del Cantón debidamente inventariado y perfectas condiciones de funcionamiento. - Diagnósticos de necesidades sobre los caminos a intervenir. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 9

10 de conservación de la red vial del cantón. - Material educativo e informativo sobre los planes y programas para el mantenimiento y conservación de la red vial cantonal. - Solicitudes de organizaciones DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL específicas sobre mantenimiento y conservación de la red vial cantonal. - Inspeccionar y dar seguimiento a los trabajos que se realizan mediante el reporte diario de las obras que se realizan en el cantón. - Operar y mantener actualizado el sistema de gestión vial (SPEM o similar) para la administración de la infraestructura vial del cantón. - Operar un sistema participativo para la asignación de prioridades, con base en el TPD y otros criterios sociales y económicos. - Establecer un programa de aseguramiento efectivo de la calidad de las obras que garantice el uso eficiente de la inversión pública en la red vial cantonal, con base en la normativa establecida por el MOPT. - Proponer la reglamentación para el mantenimiento manual, tanto rutinario como periódico y para el uso y control de la maquinaria, con base en los estudios de costos correspondientes. - Inspecciones realizadas para determinar avance y desarrollo de las obras de mejoramiento y construcción vial. - Reglamentos elaborados y aprobados para el uso y control de maquinaria. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 10

11 Introducción DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL SUBPROCESO DE SECRETARÍA DEL CONCEJO Según el artículo 53 del Código Municipal cada Concejo contará con un Secretario, cuyo nombramiento será competencia del Concejo. Objetivo Velar por la reproducción, seguimiento y custodia de toda la documentación producida y acordada por el Concejo Municipal y sus Comisiones. Dependencia Jerárquica Se encuentra a cargo de un Secretario Municipal, el cual responde de manera directa por la gestión del proceso ante el Concejo Municipal. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Agendas y reuniones del Concejo Municipal. - Acuerdos del Concejo Municipal. - Seguimiento de los acuerdos municipales. - Documentos trascendentales que dan fe de los acontecimientos históricos suscitados en el cantón. - Reproducir y custodiar toda la documentación producida y acordada por el Concejo Municipal y sus comisiones. - Transcribir, comunicar y/o notificar los acuerdos del Concejo. - Controlar el cumplimiento de los acuerdos del Concejo Municipal. - Recopilar, ordenar y custodiar los diferentes documentos históricos que dan fe de los acontecimientos suscitados en el Cantón en los planos político, económico, cultural, deportivo y social. - Deliberaciones y acuerdos del Concejo debidamente documentados, ordenados aprobados, comunicados y custodiados. - Memorias ordenadas cantonales. - Estadísticas cantonales. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 11

12 Introducción DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL SUBPROCESO DE COMISIONES PERMANENTES Según lo dispuesto en el artículo 49 del Código Municipal, cada Comisión está integrada por tres o más miembros, dos de éstos deben escogerse necesariamente de entre los Regidores propietarios y suplentes, además, está integrada por síndicos propietarios o suplentes. Objetivo Facilitar y agilizar el trabajo del Concejo a partir del estudio, análisis y presentación de dictámenes en relación con los asuntos sometidos a su consideración, con la finalidad de que éstos constituyen la base para su discusión y aprobación en el plenario. Relación funcional Las Comisiones responden de manera directa por la gestión ante el Concejo Municipal. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Programa de gobierno. - Planes de desarrollo local a largo plazo. - Plan Nacional de Desarrollo. - Solicitudes presentadas por los ciudadanos con la finalidad de satisfacer necesidades de infraestructura, prestación de servicios, regulación comercial y otras de carácter social. - Estudios y propuestas de impuestos y tasas municipales. - Propuestas de reglamentos. - Necesidades específicas formuladas por la comunidad. - Planes de trabajo. - Estudios y propuestas para el desarrollo y ordenamiento urbano. - Estudios de viabilidad y factibilidad. - Realizar estudios, análisis y propuestas de las solicitudes, planes, proyectos, presupuestos y precios que se cobren por los servicios municipales, reglamentos, medidas de ordenamiento urbano y otros, sometidos a consideración del Concejo. - Elaborar dictámenes conforme a la ley, para ser sometidos a discusión y aprobación en el plenario. - Analizar y dictaminar sobre el Plan de Desarrollo Municipal y el Plan Operativo Anual. - Dictámenes pendientes de discutir y aprobar por el Concejo. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 12

13 Introducción ALCALDÍA MUNICIPAL Según el artículo 169 de la Constitución Política La administración de los intereses y servicios locales en cada cantón, estará a cargo del Gobierno Municipal formado y el funcionario ejecutivo que designará la ley Según el artículo 14 del Código Municipal, ese funcionario ejecutivo es el Alcalde Municipal. Objetivo Ejercer la administración general de la corporación municipal y garantizar la correcta ejecutividad de los acuerdos y resoluciones emanados del Concejo Municipal. Dependencia Jerárquica Por su condición de máxima autoridad administrativa, se constituye en el gerente y administrador general de las Áreas Sustantivas de ejecución y de Asesoría de la Municipalidad, asumiendo a su vez, las potestades de representación legal en todos los actos administrativos y judiciales propios de la gestión. Además para su gestión cuenta con una unidad abocada a prestar asistencia administrativa (Secretaría). Responde directamente ante el Concejo Municipal. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Políticas, acuerdos y lineamientos emitidos por el Concejo. - Planes operativos. - Normativa diversa aplicable. - Necesidades de la organización municipal. - Necesidades de desarrollo local. - Plan Nacional de Desarrollo. - Planes de desarrollo presentados por grupos - Ejercer las funciones inherentes a la condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales, vigilando la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general. - Presentar al Concejo municipal, antes de entrar en posesión de su cargo, un programa de gobierno basado en un diagnóstico de la realidad del cantón, y deberá ser difundido a las diferentes - Organización municipal eficaz y eficiente. - Programa de gobierno debidamente difundido en el cantón. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 13

14 organizados de los distintos distritos del cantón. - Propuestas de instituciones públicas y privadas. DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL organizaciones y vecinos del cantón. - Estados financieros. - Plan anual operativo. - Informes sobre avances de los diferentes proyectos ejecutados o en ejecución. - Planes anuales operativos. - Informes de ejecución presupuestaria. - Rendir al Concejo municipal, semestralmente, un informe de egresos de la gestión municipal. - Rendir cuentas a los vecinos del cantón, mediante un informe de labores presentado ante el Concejo municipal, para ser discutido y aprobado en la primera quincena de marzo de cada año. - Presentar los proyectos de presupuesto, ordinario y extraordinario, de la municipalidad, en forma coherente con el plan de desarrollo municipal, ante el Concejo municipal para su discusión y aprobación. - Informe de gastos semestral. - Informe de labores anual. - Anteproyectos de presupuestos ordinarios y extraordinarios presentados para su aprobación ante el Concejo Municipal. - Necesidades de recurso humano. - Necesidades de servicios del cantón - Nóminas de elegibles. - Informe final sobre procesos administrativos de despido. - Informe final sobre procesos administrativos sancionatorios. - Dictámenes médicos - Solicitudes de permiso sin salario. - Programa de gobierno. - Planes anuales operativos. - Políticas, acuerdos y lineamientos emitidos por el Concejo. - Informes de ejecución presupuestaria. - Informes sobre avances de los diferentes proyectos ejecutados o en ejecución. - Plan Regulador Urbano del Cantón. - Solicitudes, invitaciones y - Proponer al Concejo Municipal, la creación de plazas y servicios indispensables para el buen funcionamiento del gobierno Municipal. - Nombrar, promover y remover al personal de la municipalidad y personal de confianza a su cargo, así como concederle licencias e imponerle sanciones, todo de acuerdo con el Código Municipal, las leyes y reglamentos vigentes. - Vigilar el correcto desarrollo de la política adoptada por la municipalidad, el logro de los fines propuestos en su programa de gobierno y la correcta ejecución de los presupuestos municipales. SECRETARÍA DE LA ALCALDÌA - Llevar un control y programación de las actividades, reuniones y demás compromisos del Alcalde. - Estructura funcional actualizada. - Estructura ocupacional actualizada. - Recurso humano correctamente administrado. - Programa de gobierno controlado en su desarrollo. - Evaluación del programa y proyectos de trabajo desarrollados por el municipio. - Actividades del Alcalde Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 14

15 convocatorias para diferentes actividades. - Oficios, circulares, informes y otros documentos. - Velar por la correcta tramitación, en el orden administrativo, de todos los asuntos que se presentan a consideración de la Alcaldía, mediante la atención de público, la recepción y trámite de documentos y el análisis de la información. - Redactar y transcribir diferentes documentos, a partir la lectura y análisis de asuntos que se someten a consideración de la Alcaldía. debidamente programadas. - Documentación tramitada y resoluciones custodiadas. - Necesidades del usuario cliente. - Atender al público, resolver sus consultas, suministrar documentos e información variada sobre trámites y actividades de la dependencia - Asuntos tramitados y resueltos - Servicio informativo, oportuno y confiable al cliente. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 15

16 Introducción DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL SUBPROCESO POLICIA MUNICIPAL Conforme al artículo 74 del Código Municipal, Ley 7794, la Policía Municipal es uno de los servicios que presta la Municipalidad a los ciudadanos cuando dice Los usuarios deberán pagar por los servicios de alumbrado público, limpieza de vías públicas, recolección de basuras, mantenimiento de parques y zonas verdes, servicio de policía municipal Objetivo Brindar la seguridad y vigilancia que requieran los habitantes del cantón y establecer las acciones preventivas y correctivas en dicha materia, así como brindar el apoyo necesario a la municipalidad en materia de vigilancia y control tributario. Relación Funcional El subproceso se encuentra a cargo de un responsable, el cual reporta directamente a la Alcaldía Municipal. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Código Municipal (Ley 7794 del 30 de abril de 1998, publicada en la gaceta 194 del 18 de mayo de 1998) - Reglamentos y Leyes que regulan el accionar de la municipalidad y que tienen que ver con la seguridad, la vigilancia y el control. - Plan Anual Operativo de la Municipalidad. - Plan de Desarrollo Municipal. - Denuncias y solicitudes de los habitantes del cantón. - Solicitudes planteadas por las distintas oficinas de la municipalidad, para el cierre de locales comerciales, distribución de avisos de cobros, entrega de notificaciones, etc. - Llamadas de emergencias, ya - Establecer las políticas y acciones necesarias para la seguridad y vigilancia ciudadana, dentro del cantón. - Coordinar con organizaciones comunales los programas dirigidos a la prevención de delitos y desórdenes que atenten contra la seguridad de los ciudadanos del cantón. - Realizar las gestiones pertinentes, para coordinar con el Ministerio de Seguridad Pública, la capacitación y organización de las comunidades en la lucha contra la delincuencia. - Realizar campañas preventivas contra el uso de fármacos, - Plan Operativo de la Policía Municipal. - Programa de capacitación, tanto para los miembros policiales, como para los grupos comunales organizados. - Proyectos para el desarrollo de la prevención de la delincuencia y la adicción, tanto a los estudiantes como a los jóvenes en alto riesgo. - Solicitudes y demandas atendidas. - Proyectos ejecutados en coordinación con el Ministerio de Seguridad Pública, para la organización de la vigilancia en las comunidades. - Campañas y charlas desarrolladas en coordinación con el IAFA, para la prevención de adicciones en la población del Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 16

17 sea por vía telefónica, o en las oficinas. - Solicitudes planteadas por las distintas organizaciones gubernamentales. - Solicitudes planteadas por las organizaciones comunales. DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL dirigidas a los estudiantes en los diferentes centros educativos y a los jóvenes en general, en coordinación con el IAFA (Instituto de Fármaco- Dependencia). - Brindar la seguridad y vigilancia que se requiera en las distintas actividades que sean organizadas por el municipio, o por cualquier otra organización del gobierno. - Coordinar con los entes correspondientes para atender las emergencias que se presenten en el cantón, entre ellas: Auxilio a enfermos, accidentes de circulación, inundaciones, incendios, amenazas de bombas, robos y otras similares donde se requiera la rápida acción policial. - Colaborar con las oficinas de la municipalidad, inspeccionando las zonas del cantón, con el propósito de dar parte a la municipalidad cuando se presenten problemas en las vías por escombros, basura, animales muertos, vehículos abandonados o por disturbios que causen daños en el alumbrado público o en propiedades de carácter público. Asimismo, inspeccionando desperfectos en la red vial, en el acueducto o en el sistema de alcantarillado. - Prestar colaboración a la Comisión Nacional de Emergencia cuando se presentan catástrofes o calamidades públicas. - Prestar colaboración a la municipalidad, para realizar notificaciones y cierres de negocios por falta de pago de patentes o para sellar construcciones u otras actividades que se estén realizando al margen de la ley. - Realizar toda clase de notificaciones, entregar avisos de cobros y otros documentos que requieran la rápida acción de la municipalidad. cantón. - Comercios clausurados. - Notificaciones y avisos de pagos debidamente canalizados y entregados. - Emergencias debidamente atendidas. - Seguridad y vigilancia del Cantón asegurada. - Inspecciones. - Detenciones y decomisos. - Denuncias por detecciones de inadecuada atención de servicios municipales o de servicios contratados por la municipalidad. - Informes sobre las actividades realizadas. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 17

18 Objetivo General NIVEL DE FISCALIZACIÓN SUPERIOR Garantizar el cumplimiento del proceso de fiscalización general de la institución y proporcionar ante la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y el resto de la administración se ejecutan dentro del marco legal, técnico y las prácticas sanas. Cabe señalar, que su quehacer va más allá de dar fe de la suficiencia del sistema de control interno de la institución. En ese sentido, debe recordarse que su ámbito de acción es el propio de un proceso de fiscalización, el cual no sólo da fe de la garantía del ya citado sistema sino también, emite criterio para las instancias superiores de la objetividad de las metas propuestas, de su grado de cumplimiento y de la lógica de los costos en que se incurrió. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 18

19 Introducción DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL PROCESO AUDITORÍA INTERNA Según el artículo 20 de la Ley General de Control Interno (8292) Todos los entes y órganos sujetos a esta ley tendrán una Auditoría Interna Objetivo Vigilar y evaluar las diferentes operaciones financieras, contables, presupuestarias y administrativas de la municipalidad, emitiendo criterio sobre la suficiencia y efectividad del sistema de control interno, así como garantizar la apropiada fiscalización del accionar de la institución. Relación Funcional Este proceso se encuentra a cargo de un profesional en el área de su competencia, el cual reporta y responde por su gestión directamente ante la autoridad superior de la institución a saber, el Concejo Municipal. DESCRIPCIÓN GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Ley General de Control Interno ( 8292) - Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. - Ley de Bienes Inmuebles. - Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos. - Ley de Partidas Específicas. - Ley de Simplificación Tributaria (Ley 8114) - Código Municipal. - Denuncias internas y externas. - Solicitudes formuladas por el Concejo. - Plan Anual Operativo de la Municipalidad. - Solicitudes formuladas por la Contraloría General de la República. - Evaluar la suficiencia y efectividad del sistema de control interno institucional. - Fiscalizar el cumplimiento eficiente y eficaz de las metas y objetivos de la organización. - Asesorar al Concejo Municipal, Alcalde y demás funcionarios que lo requieran, en materia de su competencia. - Revisar los proyectos de reglamento interno, así como los manuales de procedimientos y otros documentos de similar naturaleza. - Atender las solicitudes presentadas por el Concejo, y las denuncias de funcionarios o contribuyentes, así como por trabajos anteriores que definan la necesidad de auditorar. - Informes y recomendaciones. - Suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, garantizados. - Respaldo profesional garantizado al Concejo Municipal. - Análisis, control y seguimiento a las observaciones y recomendaciones que de la Contraloría General de la República en sus informes. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 19

20 - Informes de la Contraloría General de la República. - Acuerdos del Concejo Municipal. - Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley 8422) DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL - Informar permanente y directamente al Concejo Municipal sobre errores o posibles irregularidades en el manejo de los recursos municipales de acuerdo a los controles implementados en los procesos internos desarrollados por las dependencias municipales, sea éste de índole contable, administrativo, financiero, operacional o tecnológico. - Velar por el cumplimiento de las leyes, reglamentos, acuerdos municipales y disposiciones de la Contraloría General de la República. - Revisar las auditorías realizadas por sus diferentes unidades operativas en términos de las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados, las técnicas y herramientas de auditoría y las disposiciones dictadas por la Contraloría General de la República. - Evaluar periódicamente la estructura de control interno, para determinar su cumplimiento validez y suficiencia. - Evaluar la ejecución y liquidación presupuestaria. - Comunicar los resultados de las auditorías realizadas a los miembros del Concejo Municipal. - Evaluar las acciones tomadas por el Alcalde en relación con la implementación de las recomendaciones presentadas en los informes. - Asistir a sesiones del Concejo cuando este órgano así lo solicite. - Informes al Concejo Municipal. - Aplicación de la legislación vigente garantizada. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 20

21 NIVEL DE APOYO Objetivo General Brindar el soporte de asesoría, servicio y control requerido por los diferentes órganos de la municipalidad, así como garantizar el cumplimiento del proceso de fiscalización general de la institución. El componente se encuentra constituido por los procesos de Contraloría de Servicios, Servicios Jurídicos, Recursos Humanos, Servicios Informáticos y Archivo Municipal. Este nivel se caracteriza tanto por ofrecer servicio y asesoría oportuna y confiable a las diferentes instancias de la Municipalidad como también, ejercer aquellas funciones de línea especializadas, según la especificidad de su competencia. Esta conformación no resulta limitativa ni restrictiva en el tanto que la municipalidad, en un futuro, podría incluir otras disciplinas según los requerimientos y posibilidades institucionales. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 21

22 Introducción DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL PROCESO DE SERVICIOS JURÍDICOS Según el artículo 10 de la Ley General de la Administración Pública (6227) La norma administrativa deberá ser interpretada en la forma que mejor garantice la realización del fin público a que se dirige, dentro del respeto debido a los derechos e intereses del particular. Deberá interpretarse e integrarse tomando en cuenta las otras normas conexas y la naturaleza y valor de la conducta y hechos a que se refiere situación que sólo se logra contando con un proceso de Servicios Jurídicos Objetivo Asesorar a las autoridades superiores y demás unidades municipales sobre el manejo e interpretación de la legislación que rige el quehacer municipal; asimismo ejecutar todas las acciones judiciales correspondientes al ámbito de acción de la municipalidad. Relación Funcional El proceso se encuentra bajo responsabilidad de un abogado, el cual reporta directamente a la Alcaldía Municipal. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Legislación - Doctrina - Jurisprudencia Judicial y Administrativa. - Consultas verbales y escritas. - Código Municipal. - Reglamento Autónomo de Organización y Servicios. - Acuerdos del Concejo Municipal. - Directrices de la Alcaldía. - Solicitudes de instancias Municipales. - Circular 8060 C. G. R. - Plan Anual Operativo. - Resoluciones de los Tribunales de Justicia. - Notificaciones. - Informes de Auditoria. - Brindar asesoría legal a las diferentes instancias de la municipalidad. - Ejecución de las diferentes acciones judiciales requeridas por la Municipalidad. - Dirigir el proceso administrativo y productivo del área de competencia a fin de orientar la acción integral de sus unidades componentes, planificando, organizando, controlando y evaluando los resultados de acuerdo con los planes y sistemas utilizados. - Representar a la Municipalidad ante las instancias administrativas y judiciales que corresponda, en función del asunto a ser tratado. - Autoridades de la Municipalidad debidamente informados en materia legal de aplicación específica. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 22

23 - Pronunciamientos de la Contraloría General de la República. DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL - Asesorar al Alcalde así como a los demás órganos municipales. - Asesorar al Alcalde en forma directa, al Concejo Municipal cuando este lo solicite y a las comisiones de ese órgano en las sesiones que se realicen cuando así lo requieran. - Plantear las acciones judiciales que se requieran en resguardo de los servicios e intereses municipales, así como realizar las defensas correspondientes a ese nivel, cuando la Municipalidad es demandada por diferentes personas. - Elaborar los anteproyectos, proyectos, reglamentos e instrumentos jurídicos que requiera la Municipalidad, en las diversas áreas de gestión, ya sea nuevos o las reformas que demande la práctica laboral y modernizar el ordenamiento jurídico municipal. - Emitir el criterio respectivo sobre los proyectos de Ley que trasladan directamente las comisiones de la Asamblea Legislativa y que mantienen relación con la gestión municipal y dinamizan la gestión local de acuerdo a la realidad imperante. - Confeccionar los contratos y convenios que requiere suscribir la Municipalidad. - Ejercer el control jurídico previo con relación a las distintas contrataciones administrativas, que promueve la Municipalidad y emitir el criterio en forma oportuna. - Elaborar los reglamentos que requiera la Municipalidad para el otorgamiento de los distintos beneficios a sus trabajadores (dedicación exclusiva, disponibilidad, licencias de estudio) u otros de diverso tipo, para el desarrollo de las actividades o para dar cumplimiento a acuerdos del Concejo Municipal o disposiciones legales expresas. - Demandas contestadas. - Demandas presentadas (acciones de inconstitucionalidad, procesos contenciosos de lesividad, denuncias penales varias entre otros) - Sentencia condenatoria o absolutoria. - Anteproyectos, Proyectos, Reglamentos e instrumentos Jurídicos. - Reglamentos elaborados. - Proyectos de Ley - Análisis de Proyectos de Ley con sus observaciones y recomendaciones. - Contratos y Convenios. - Control y otorgamiento justo y equitativo de beneficios a los trabajadores. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 23

24 - Analizar y emitir criterio respecto de reclamos administrativos, así como en relación con recursos, apelaciones y otros que se interpongan contra actos emanados de las distintas instancias municipales. - Elaborar los informes requeridos según la normativa vigente, que deben ser presentados en el término conferido, ante la Defensoría de los Habitantes, por quejas que interponen los ciudadanos contra la Municipalidad. - Realizar los estudios registrales y catastrales que sean necesarios, respecto de propiedades municipales o de los contribuyentes que interponen reclamos a la Municipalidad. - Llevar a cabo los estudios, investigaciones o inspecciones oculares necesarios, en relación con los asuntos o casos jurídicos sometidos a conocimiento de este órgano. - Gestionar a través de la Secretaria Municipal las certificaciones de expedientes de la personería jurídica del Alcalde y del Presidente y ante el Registro Nacional las certificaciones de personería de los apoderados municipales, y de los documentos que sean necesarios para la realización de acciones corporativas que así lo ameriten y para la defensa institucional ante instancias públicas y judiciales. - Dar el visto bueno a las escrituras relacionadas con el recibo de las áreas públicas en las urbanizaciones desarrolladas en el Cantón, por parte de la Municipalidad, en caso de escrituras elaboradas por los Notarios Públicos, designados por el Urbanizador. - Atender, asesorar, coordinar y girar las instrucciones que correspondan a nivel administrativo, en relación con las sentencias y resoluciones judiciales, provenientes de - Escrituras públicas Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 24

25 diversas autoridades judiciales, como la Sala Constitucional, que son de obligada observancia por la Municipalidad y los variados órganos que la conforman. - Dar las aprobaciones en relación con las contrataciones que celebre la Municipalidad por la vía licitatoria o de contratación directa, de acuerdo con los umbrales presupuestarios acorde con el presupuesto extraordinario. - Dar el V. B. a los contratos y convenios donde exista erogación de fondos públicos acorde a los umbrales presupuestarios, que suscriba este ente ante organismos varios, como requisito previo al refrendo de los mismos por la Contraloría General de la República y gestionar el mismo ante ese ente. - Contrataciones debidamente revisadas. - Contratos y convenios municipales Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 25

26 Introducción PROCESO RECURSOS HUMANOS Este proceso se origina en el Título V del Código Municipal Objetivo Garantizar la dotación, el desarrollo y el bienestar de los recursos humanos, dando los servicios de apoyo técnico-administrativo requeridos por la institución para su eficiente y eficaz funcionamiento. Relación Funcional Este proceso está bajo la responsabilidad de un coordinador en el área, el cual responde directamente a la Alcaldía Municipal. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS - Planes operativos. - Presupuesto de cargos fijos. - Pedimentos de personal. - Normativa aplicable. ACTIVIDADES GENERALES - Analizar los requerimientos de recursos humanos de la municipalidad, determinando los candidatos con mejor pronóstico de éxito. PRODUCTOS - Concursos internos y externos. - Registros de elegibles. - Inventario de recursos humanos. - Nóminas de elegibles. - Estructura ocupacional. - Índices de inflación. - Estudios de mercado. - Solicitudes de estudios de puestos. - Análisis de la organización administrativa, funcional, ocupacional y salarial de la Municipalidad. - Estudios sobre efectividad, creación y eliminación de incentivos y beneficios. - Estructura funcional básica de la organización actualizada - Manuales de clase de puesto, y de cargos actualizados. - Estructura salarial actualizada. - Programa de incentivos y beneficios actualizado y en funcionamiento. - Atestados personales. - Acciones de personal. - Contratos de estudio. - Documentos sobre incapacidades. - Amonestaciones. - Calificaciones de servicio. - Generar, mantener actualizado y ordenado el historial laboral de cada uno de los trabajadores de la municipalidad. - Determinar el desempeño de - Expedientes de personal actualizados. - Evaluaciones del avance de las metas establecidas para los diferentes procesos de trabajo. Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 26

27 - Metas contenidas en el Plan Anual Operativo. - Recomendaciones externadas por los diferentes coordinadores de procesos, tanto referidas al desempeño de sus subordinados como en materia de requerimientos de capacitación. - Solicitudes de capacitación presentadas por los coordinadores de proceso y por los mismos servidores. - Diagnósticos sobre necesidades de capacitación. - Reporte de accidentes. - Incapacidades. - Informes sobre inspecciones en los sitios de trabajo. - Normativa reguladora - Normas Técnicas emitidas por el Instituto Nacional de Seguros. - Situaciones específicas para la toma de decisiones sometidas a consideración por las instancias superiores de la Municipalidad. - Conflictos laborales colectivos y particulares. - Normativa aplicable (Código Municipal, Ley General de Administración Pública, Código de Trabajo, Reglamento Interno de la Municipalidad. - Quejas escritas y orales, internas y externas. - Sentencias de los Tribunales de Justicia y la Sala Constitucional. - Dictámenes emitidos por el Proceso de Asesoría Jurídica de la Municipalidad. - Expedientes de personal, manuales de organización y toda aquella documentación que resulte pertinente para el análisis y solución de los casos. - Solicitudes específicas presentadas tanto por los patronos como por los obreros. labores de los trabajadores de la municipalidad y generar las acciones de capacitación requeridas. - Analizar e investigar los diferentes accidentes y enfermedades del trabajo detectadas, con el fin de recomendar las medidas de seguridad e higiene a cumplir. - Brindar asesoría en el área de su competencia a las diferentes instancias municipales. - Atender y ofrecer solución a los diferentes conflictos laborales. - Informes sobre evaluación del personal. - Plan general de capacitación. - Recurso humano capacitado. - Convenios con instituciones públicas y privadas en materia de capacitación de personal - Reportes estadísticos sobre accidentes y enfermedades del trabajo. - Programa sobre seguridad e higiene ocupacional actualizado y en funcionamiento. - Asesoría efectiva y oportuna. - Problemas específicos de la organización solucionados. - Conflictos laborales solucionados. - Criterios en materia de relaciones obrero patronales. - Recomendaciones para la solución de conflictos laborales. - Charlas en materia laboral. - Acuerdos laborales. - Registros del record laboral de los empleados (ausentismo, sanciones e incumplimiento de labores entre otros). - Propuestas de actualización del Reglamento Interno de la Municipalidad. - Procesos administrativos concretados. - Recomendaciones sobre sanciones a aplicarse. - Compendio ordenado de la Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 27

28 - Gacetas - Disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República. - Votos y sentencias judiciales. - Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República. - Recopilar y analizar las diferentes fuentes de ordenamiento jurídico administrativo relativas a la materia de contratación administrativa normativa aplicable en materia de contratación administrativa. - Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 28

29 Introducción DIRECCION GENERAL DE SERVICIO CIVIL PROCESO CONTRALORÍA DE SERVICIOS Según el artículo 5 del Decreto N PLAN del año 1997 Las instituciones de la administración pública central y descentralizada que presten servicio a los usuarios, designarán una Contraloría de Servicios adscrita al máximo jerarca, para garantizar una comunicación fluida y directa en la toma de decisiones. Las Contralorías de Servicios estarán bajo la responsabilidad de un Contralor (a) de Servicios cuyo nombramiento lo realizará el máximo jerarca Objetivo Fiscalizar y valorar en toda su dimensión la prestación de los servicios en la Municipalidad, con el propósito de brindar asesoría y solución a las inconsistencias que se presentan por parte de la organización en los servicios prestados, estableciendo un vínculo con el usuario a través de sistemas de información, recepción y trámite de quejas y denuncias, en beneficio de la eficiencia y calidad del servicio prestado. Relación Funcional El proceso está a cargo de un profesional en el campo, el cual depende directamente de la Alcaldía Municipal. DESCRIPCION GENERAL INSUMOS ACTIVIDADES GENERALES PRODUCTOS - Decreto N PLAN del año Ley de Control Interno N Desarrollar sistemas de atención de las quejas y denuncias. - Velar por que los sistemas operen con eficiencia. - Usuarios debidamente atendidos. - Informes de la Auditoría. - Necesidades de atención de denuncias del ciudadano cliente. - Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley 8422) - Denuncias y quejas orales y escritas presentadas por los usuarios de los servicios - Atender, tramitar y resolver las denuncias y quejas presentadas por el usuario. - Denuncias tramitadas y resueltas Los perezosos empobrecen pronto; los que trabajan empeñosamente se enriquecen 29