MODULO 2. INVENTARIOS. CLASIFICACIÓN, CONTEO Y VALUACIÓN. C. ETAPAS DE LOS INVENTARIOS Y REGISTRO CONTABLE D. SELECCIÓN DEL SISTEMA DE VALUACIÓN

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1 MODULO 2. INVENTARIOS. CLASIFICACIÓN, CONTEO Y VALUACIÓN. A. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS Tipos de inventario Sistemas de inventario Modelos de inventario Control de inventarios B. COSTO DE INVENTARIOS C. ETAPAS DE LOS INVENTARIOS Y REGISTRO CONTABLE Etapas de los inventarios Registro contable D. SELECCIÓN DEL SISTEMA DE VALUACIÓN Sistemas de inventarios Control interno sobre inventarios Método P.E.P.S Método U.E.P.S E. MODELOS DE CONTEO

2 IDEOGRAMA

3 CONTENIDO DEL MÓDULO 2 INVENTARIOS. CLASIFICACIÓN, CONTEO Y VALUACIÓN A. CLASIFICACIÓN DE INVENTARIOS Tipos de inventarios Se puede hablar de 4 tipos básicos de inventarios: Materias primas: Aquellos implementos que serán transformados para producir las mercancías finales y que son fácilmente reconocibles en los productos terminados y se usan en cantidades abundantes. Suministros y materiales: Materiales que también pueden ser utilizados en la producción, pero que no se identifican fácilmente en el producto final como los combustibles e implementos de mantenimiento de maquinaria. Producto en proceso: Artículos que están produciéndose, pero que aun no se han terminado. Producto terminado: Artículos totalmente finalizados y listos para salir al mercado. Sistemas de inventarios Los sistemas de inventarios se refieren a la manera en que la empresa realiza los pedidos de insumos. Es posible hablar de muchos tipos de sistemas de inventarios. Según Ramón Morales Higuera se pueden mencionar 3: Orden repetitiva, demanda independiente Una sola orden, demanda independiente Orden repetitiva, demanda dependiente 1 1 Morales R. Administración de operaciones p. 5. Artículo completo en:

4 La diferencia entre los de demanda independiente y dependiente radica en que los pedidos de estos últimos se realzan en concordancia con la demanda de los artículos terminados, o sea que a mayor número de productos terminados vendidos, se demandan más insumos. Es común en los bienes manufacturados. En la demanda independiente por su parte, los pedidos se realizan en cantidades constantes y se reservan para posterior producción. Algunos aspectos que se deben tener en cuenta son: Patrón de demanda: Puede ser determinístico en los casos en que siempre se tenga la certeza de la cantidad de insumos que requieren, o probabilístico cuando la certeza no es total, pero pueden realizarse pedidos de acuerdo a una distribución probabilística. Ciclo de pedido: Se refiere al momento en que se realizan los pedidos. Pueden ser bajo un periodo regular o según la necesidad de producción. Modelos de inventarios Se pueden mencionar muchos modelos, pero es posible mencionar dos categorías principales: Modelos de cantidad fija de reorden Modelos de periodo fijo de reorden 2 En el primero los pedidos se hacen cada vez que los implementos para la producción bajan un límite establecido con anterioridad y se hacen en las mismas cantidades. En el modelo de periodo fijo se hacen revisiones a intervalos fijos de tiempo y de acuerdo a las órdenes de pedido y el nivel actual se calcula el faltante de un tope que se fijó como máximo. Control de inventarios 2 IBID

5 Inventario excesivo: Existen tres formas de control pérdidas por deterioro espacio adicional para almacenamiento costo de oportunidad del capital Escasez de inventarios: Hay tres posibilidades para controlarlo, pero todas son inherentes a las decisiones de la empresa. interrupción de producción ventas perdidas elevado costo de procesamiento de facturas y pedidos B. COSTOS DE INVENTARIOS La búsqueda de la cantidad o tiempo económico, o sea el óptimo se basa en la minimización del costo del inventario (es mas complejo obtener según maximización de beneficios) En la entrada o salida del proceso se identifican 4 costos - Costo de pedir el inventario (Cs) - Costo de adquirir el inventario (Ca) o producirlo (Cp) - Costo del mantenimiento del inventario (Ch) - Costo de rotura del inventario (Cb) Con base en ellos se pueden identificar los costos de entrada y salida: Costo de un Inventario de Entrada: Dado por los siguientes costos: Cs, Costo del suministro, que involucra los trámites administrativos del pedido

6 Ca, Costo de adquirir el inventario de insumos e indirectos, que es el costo de pagarles a los proveedores por estos, o sea el precio de compra Ch, Costo de mantenimiento: Tenerlos o poseerlos en un almacén (holding) = Costo del almacén, su manipulación, seguros, robos o pérdidas, garantías, obsolescencia o envejecimiento, impuestos, roturas físicas, vigilancia y el costo de oportunidad Cb, Costo de rotura de inventario: Podría incurrirse en rotura (break) de stocks, que es el costo de no contar con el inventario que paralizaría el proceso productivo Costo de un Inventario de Salida Cs, Costo de pedir al proceso los productos que se necesitan, es el costo de preparar el proceso para producir (set up): acciones administrativas y operativas para predisponer el proceso para el producto solicitado Cp, Producir el inventario de productos terminados Ch, Costo de poseerlo en un almacén, al igual que el costo de mantenimiento de insumos, con la diferencia de que el producto terminador tiene ya un valor agregado por el proceso. Cb, Costo de rotura de stocks, que es el costo de no contar con el inventario que paralizaría las ventas con todas sus implicancias Nota: - Los inventarios de los diferentes insumos y productos que maneja una empresa no tienen la misma importancia, ni por su costo ni por su valor real dentro de las actividades de la organización. - Es necesario clasificar los inventarios según un criterio de Pareto que indique cuáles requieren un control muy cercano, cercano o

7 marginal y con dicha clasificación usar el modelo logístico que mas se adecue al manejo. C. ETAPAS DE LOS INVENTARIOS Y REGISTRO CONTABLE Para iniciar detallemos los objetivos de los inventarios, son dos: Cuánto pedir?, cantidades a ordenar (Q) Cuándo pedir? (T) Controlar los inventarios es benéfico para las empresas en la medida que esto evita atrasos en la producción y permite proyectar la empresa. Etapas del Inventario INVENTARIO DEL CICLO: Es la porción del inventario total que varía en forma directamente proporcional al tamaño de lote. La frecuencia con que deben hacerse pedidos y la cantidad de los mismos es el tamaño de lote (Q) - El tamaño del lote Q, varía directamente proporcional al tiempo transcurrido (o ciclo) entre los pedidos. - Cuánto mas tiempo transcurra entre dos pedidos sucesivos de un artículo determinado, tanto mayor tendrá que ser el inventario del ciclo. El inventario promedio del ciclo es Q/2 Inventario De Seguridad o Acopio de Seguridad: - Es una protección contra la incertidumbre de la demanda, del tiempo de entrega y del suministro - Garantiza que las operaciones no se interrumpirán cuando los problemas se presenten.

8 INVENTARIO DE PREVISIÓN: Aquel que se utiliza para absorber las irregularidades que se presentan a menudo en la tasa de demanda o en el suministro. En la demanda: Se acumula inventario de previsión en los periodos de baja demanda a fin de no tener que incrementar demasiado el nivel de producción cuando la demanda alcance sus puntos máximos En el suministro: Es un inventario de previsión o anticipación, si los proveedores están amenazados o tienen limitaciones en su capacidad de producción INVENTARIO EN TRANSITO: Es el inventario que se mueve de un punto a otro: De proveedores a la planta, de una operación a la siguiente, de una planta al centro de distribución, del centro de distribución al minorista, etc. Constituido por los pedidos que los clientes han hecho pero que todavía no han sido repartidos Es el inventario en tránsito entre dos puntos, ya sea para transporte o producción, puede medirse como la demanda durante el tiempo de entrega, DL DL = d L d = demanda promedio del articulo por período L = número de períodos comprendidos dentro del tiempo de entrega del artículo, para trasladarse entre dos puntos. Nota: El tamaño de lote Q, no afecta directamente a DL Registro Contable El registro del inventario evaluado por el método U.E.P.S monetario (últimos en entrar, primeros en salir) debe llevarse a cabo de la siguiente manera:

9 Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y acreedores, a fin de poder realizar el asiento contable por la valuación hecha por el método U.E.P.S monetario, esta resultará afectada todos los años a evaluar, por lo cual, lo que se acredita y debita en un periodo debe reversarse en el siguiente antes de registrar lo actual. En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba como deducible de impuesto, debe realizarse como un ajuste por el monto de más el cual no fue registrado, afectando así un gasto por impuestos diferido por la cantidad que se detecte. Esto se obtiene comparando los inventarios finales en libros (U.E.P.S tradicional) con el método U.E.P.S monetario de un mismo periodo, esta diferencia se puede deducir del impuesto siempre y cuando la valoración del inventario bajo el método monetario sea menor al valor que tiene el inventario en libros, deduciéndolo según sea la tasa impositiva aplicada. Método Detallista: Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos. Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos: Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta. Agrupación de los artículos homogéneos. Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos. Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico de las cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen. D. SELECCIÓN DEL SISTEMA DE VALUACIÓN

10 Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación más adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a menos que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso debe hacerse la revelación de las reglas particulares. Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable para cumplir con el principio de realización o venta de la mercancía. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, primeras en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflación correspondientes. Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la posición financiera y los resultados operativos de la compañía. Existen para tal propósito dos sistemas de valuación de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y b) sistema periódico o juego de inventarios. Sistemas de inventarios: a. Sistema permanente o perpetuo

11 Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero requiere llevar un juego completo de kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kárdex. El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el método mensual de ajustes y al inventario inicial del año y a las compras si se utiliza el método anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el capítulo tercero. b. Sistema periódico o juego de inventarios A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema periódico se debe realizar un conteo físico y valorizar su resultado, por cualquiera de los modelos explicados más adelante. Por éste método, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final. Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación por este método, es indiferente emplear el método anual o mensual, por cuanto de todas maneras, se tendrá que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras. Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que por ley no estén obligadas a tener revisor fiscal, es decir sólo para pequeñas y medianas empresas. Control Interno sobre inventarios:

12 El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen: 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice 2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque 3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición 4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables 5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario 6. Comprar el inventario en cantidades económicas 7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas 8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios Los posibles procedimientos a desarrollar son: Método P.E.P.S El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para

13 efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. MÉTODO U.E.P.S Al contrario del método anterior la valoración del inventario se realiza con base en las primeras adquisiciones, ya que se parte del supuesto de que las últimas en entrara son las primeras en salir. E. MODELOS DE CONTEO. Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de materiales. Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa. Este modelo resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial. Línea de inventario inicial Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomará del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente anterior. El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones.

14 El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del día anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en ambas columnas. Línea de compras. En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en totales de "hoy" de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la columna de "hoy". Línea de costo de la mercancía vendida El renglón del costo de la mercancía vendida se obtiene transformando diariamente el código de costo que fue anotado a cada artículo en la factura de venta a valores en dólares. Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la columna del acumulado del día anterior. Línea de inventario final El renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera: Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual (=) inventario final. Al cierre del período, deben reconocerse a través de una provisión las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realización.