REPUBLICA DE COLOMBIA PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD

Transcripción

1 REPUBLICA DE COLOMBIA PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD DOCUMENTO DE S SOLICITUD DE ACLARACIONES EFECTUADAS POR ESCRITO POR POSIBLES PROPONENTES. Proceso Objeto Consultoría para fortalecer las capacidades de gestión organizacional de los Observatorios Regionales del Mercado de Trabajo Red ORMET. Marzo 25 de 2015 A continuación se transcriben las observaciones tal como fueron formuladas por escrito por posibles proponentes y las respuestas dadas por el proyecto responsable del proceso. OBSERVACION No. 1. Es posible conocer previamente a la elaboración y entrega de La propuesta, los resultados del estudio de índice de capacidades organizacionales de los ORMET, de manera que se pueda conocer para cada una de las dimensiones de la Gestión, las principales capacidades a fortalecer, focalizando mejor los perfiles del equipo de Consultores a asignar? No, Los ICO se están aplicando en estos momentos y se tendrán listos una vez inicie la consultoría. Las dimensiones evaluadas en el ICO son: 1. Nivel asociativo y organizacional. Contempla variables sobre: - Constitución legal - Carácter del ORMET - Planeación estratégica - Orientación estratégica - Seguimiento a la gestión - Estructura organizacional - Toma de decisiones - Participación de directivos - Reuniones con aliados 2. Capacidad de liderazgo y gestión Contempla variables sobre: - Sistema de M&E del Mercado Laboral - Periodicidad recolección de la información - Fuentes de información - Tipo información primaria que recoge y analiza. - Espacios socialización

2 - Visibilidad de los productos que realiza. 3. Sostenibilidad del ORMET - Movilización de recursos - Informes financieros - Estados financieros - manejo de Inventarios 4. Incidencia e impacto de los ORMET - Incidencia de la información que genera - Decisiones presupuestales - manejo de Tablero de control con gobiernos locales - Toma de decisiones con base en los resultados entregados - Alianzas Estratégicas - Manejo con medios de Comunicación - Solicitud de información al ORMET por parte de los medios de comunicación - concreción de estrategias de inclusión vía empleo con base en la información entregada por el ORMET - Identificación de procesos de formación para la inclusión vía empleabilidad por parte del ORMET - Identificación de procesos de Proveeduría inclusiva por parte del ORMET 5. Componente técnico - Análisis multidimensional - Análisis critico OBSERVACION No. 2. Para el desarrollo de las capacitaciones en cada uno de los 17 ORMET, La red o el PNUD, suministran las instalaciones y la logística para la ejecución? (ej: refrigerios) o éstos deben ser Cubiertos por el proponente? Se iniciará con la jornada de capacitación en elementos gerenciales del Nodo central de la Red ORMET y luego se realizará el mismo trabajo dirigido a 17 observatorios. El nodo central de la red ORMET es un espacio interinstitucional donde se entregan lineamientos generales, capacitación, financiación a los ORMET. El nodo central de la red ORMET está en cabeza del ministerio de Trabajo y lo acompañan el ministerio de educación, el DANE, el SENA, El DNP, el DPS y el PNUD. En la primera jornada de trabajo, a realizarse en Bogotá, en la que participarán en promedio dos personas por entidad, el PNUD facilitará el espacio físico, el almuerzo será libre y El proponente deberá proporcionar los refrigerios.

3 Para las demás 17 jornadas los aliados de los ORMET facilitarán el espacio físico y el proponente deberá proporcionar los refrigerios y los almuerzos. En promedio cada ORMET cuenta con 12 aliados y asistirá una persona por cada aliado. OBSERVACION No. 3. Es posible obtener los formatos para presentar las propuestas en un tipo de archivo editable (ej. Word, Excel?) Desde el momento en que fue publicada la Solicitud de Propuestas SdP, también fueron publicados los Formularios de la SdP en formato Word. OBSERVACION No. 4. En los Términos de Referencia, numeral 6 (página 22) se hace referencia a las Actividades en los siguientes términos: - Reunirse con el equipo en Bogotá para definir la forma de trabajo, el marco conceptual y lo forma de abordar los territorios donde se van o llevar los capacitaciones - Elaborar un pensum teórico y práctico de 2 días (aprox. 75 horas) para aplicar a los ORMET y al nodo central - Llevar a cabo 18 capacitaciones in situ - Al final de cada taller reflexionar sobre las lecciones aprendidas d-e la experiencia y definir los componentes del plan de acción. Por lo tanto solicito aclarar: - Cada una de las capacitaciones dura sólo 15 horas en cada uno de los 17 territorios seleccionados? - Cuántas personas serán capacitadas en cada territorio? - Cada una de las capacitaciones dura máximo 15 horas en cada uno de los 17 territorios seleccionados. - En promedio cada ORMET cuenta con 12 aliados y asistirá una persona por cada entidad aliada. OBSERVACION No. 5. Sobre los criterios de evaluación de la propuesta técnica en el documento de Solicitud de Propuesta (página 6), es claro que tendrán puntaje tanto la Experiencia Adicional del proponente como la Experiencia específica adicional del equipo de trabajo. En este aspecto solicito especificar y aclarar: - Cuántas certificaciones de experiencia debe adjuntar el proponente como mínimo, y cuales los objetos validos de la misma para este proceso? Esto debido a que si sólo obtienen puntaje las experiencias adicionales, es preciso saber cuál es el número mínimo de soportes de experiencias requerido.

4 Se adenda en el Anexo 4 Términos de Referencia (TdR) numeral 7 Experiencia mínima requerida de la firma. Ver Adenda No.1 OBSERVACION No Cuál es el perfil requerido para el equipo de talento humano, cuántas personas y tiempo de experiencia de cada uno? Lo anterior teniendo en cuenta que se otorga puntaje a los años de experiencia adicional, pero no se especifica en que área o funciones, y para saber cuál es el tiempo adicional, la entidad debe especificar cu6l considera como mínimo. Se adenda en el Anexo 4 Términos de Referencia (TdR) numeral 9 Equipo de trabajo requerido. Ver Adenda No.1 OBSERVACION No. 7. Objetivos específicos: Dentro de los objetivos específicos de proyecto se plantea: Elaborar el plan planes de acción como producto estratégico del Nodo central de la red ORMET. Quisiéramos saber cuál es el alcance del plan de planes para el Nodo Central, en particular, si éste se conforma a partir de los planes de acción de cada ORMET o si en cambio está relacionado con la definición de los elementos de planeación y gestión propios del Nodo de la Red a futuro. Así mismo, quisiéramos indagar si con los documentos de la Solicitud de Propuesta es posible conocer la definición de los componentes del Índice de Capacidades Organizacionales bajo el cual fueron evaluados los ORMET, dada la existencia de algunas variaciones del índice entre diferentes entidades. Igualmente si se espera que con esta consultoría se realice un ajuste del Índice de Capacidades Organizacionales empleado - No, el plan de acción del Nodo central no se conforma a partir de los planes de acción de cada ORMET. Teniendo en cuenta que el nodo central de la red ORMET es un espacio interinstitucional donde se entregan lineamientos generales, capacitación, financiación a los ORMET, se busca definir de acuerdo a las competencias de las entidades que conforman el nodo central cual debe ser la estrategia de acompañamiento a los ORMET buscando fortalecer su capacidad técnica, su capacidad de gestión, su autonomía y sostenibilidad. Las dimensiones evaluadas en el ICO son: 1. Nivel asociativo y organizacional. Contempla variables sobre: - Constitución legal - Carácter del ORMET - Planeación estratégica - Orientación estratégica

5 - Seguimiento a la gestión - Estructura organizacional - Toma de decisiones - Participación de directivos - Reuniones con aliados 2. Capacidad de liderazgo y gestión Contempla variables sobre: - Sistema de M&E del Mercado Laboral - Periodicidad recolección de la información - Fuentes de información - Tipo información primaria que recoge y analiza. - Espacios socialización - Visibilidad de los productos que realiza. 3. Sostenibilidad del ORMET - Movilización de recursos - Informes financieros - Estados financieros - manejo de Inventarios 4. Incidencia e impacto de los ORMET - Incidencia de la información que genera - Decisiones presupuestales - manejo de Tablero de control con gobiernos locales - Toma de decisiones con base en los resultados entregados - Alianzas Estratégicas - Manejo con medios de Comunicación - Solicitud de información al ORMET por parte de los medios de comunicación - concreción de estrategias de inclusión vía empleo con base en la información entregada por el ORMET - Identificación de procesos de formación para la inclusión vía empleabilidad por parte del ORMET - Identificación de procesos de Proveeduría inclusiva por parte del ORMET 5. Componente técnico - Análisis multidimensional - Análisis critico Explícitamente no se espera que con esta consultoría se realice un ajuste del Índice de Capacidades Organizacionales empleado, sin embargo si surgen sugerencias serán bien recibidas.

6 OBSERVACION No. 8. Actividades. Dentro de las actividades a realizarse se encuentra: Al final de cada taller reflexionar sobre las lecciones aprendidas de la experiencia y definir los componentes del plan de acción. De nuevo en la página 23 se hace referencia a que los informes de los talleres deben contener la estructura del plan de acción. Sin embargo, uno de los objetivos específicos es Elaborar planes de acción como producto estratégico de cada ORMET. En este sentido, atentamente solicitamos que se dé mayor claridad sobre el alcance del plan de acción que debe ser producido a partir de cada taller. El plan de acción deberá contener los elementos necesarios para que los ORMET tengan las suficientes herramientas de gerencia y técnicas para avanzar en 2015 hacia su sostenibilidad. Los ejes que se han identificado del plan de acción son: - Monitoreo e investigación del mercado laboral. - Avance hacia la sostenibilidad y la autonomía. - Incidencia - Capacitaciones - Trabajo en Red con los demás observatorios y con las entidades del nodo central. La realización de las jornadas de trabajo podrán llevar adicionar otros ejes. Par cada caso se espera que el eje cuente con actividades. metas, indicadores, Aliados y actores, método y en lo posible recursos. OBSERVACION No. 9. Experiencia mínima de la firma: En la Solicitud de Propuesta se establece que Se tomará la información suministrada en el formato de solicitud. Asumimos que el formato de solicitud hace referencia al contenido relacionado en el Anexo 3 (pág. 13). Sin embargo, quisiéramos pedir que se aclararen los criterios para establecer o comprobar esta experiencia mínima (por ejemplo, el número de contratos mínimo exigido) y establecer cómo se diferencia ésta de la experiencia específica adicional. En el caso de presentarse una unión temporal, estos requisitos pueden ser cumplidos por una de las partes? Se adenda en el Anexo 4 Términos de Referencia (TdR) numeral 7 Experiencia mínima requerida de la firma. Ver Adenda No.1 OBSERVACION No. 10. Equipo básico de trabajo requerido: Como en el caso anterior, la Solicitud de Propuesta indica que para verificar el equipo de trabajo propuesto Se tomará la información suministrada en el formato de solicitud. Al respecto quisiéramos confirmar la existencia de requisitos técnicos mínimos para el equipo de trabajo, como es el caso del número de profesionales que participarían en el desarrollo de la consultoría y el número de años de experiencia adicionales a los mínimos exigidos. En la página 25 de la Solicitud de Propuesta se señala que la propuesta será rechazada si este equipo o la firma no cumplen con dichos requisitos. Sin embargo, estos requisitios no son claros en el documento de solicitud.

7 Se adenda el Anexo 4 Términos de Referencia (TdR) numeral 9 Equipo de trabajo requerido. Ver Adenda No.1 OBSERVACION No. 11. Propuesta económica: Respetuosamente solicitamos confirmar si dentro de la propuesta económica se deben contabilizar los costos de alquiler salones y/o suministro de refrigerios para cada una de las capacitaciones planteadas o si estos correrán por cuenta de los ORMET. Se iniciará con la jornada de capacitación en elementos gerenciales del Nodo central de la Red ORMET y luego se realizará el mismo trabajo dirigido a 17 observatorios. El nodo central de la red ORMET es un espacio interinstitucional donde se entregan lineamientos generales, capacitación, financiación a los ORMET. El nodo central de la red ORMET está en cabeza del ministerio de Trabajo y lo acompañan el ministerio de educación, el DANE, el SENA, El DNP, el DPS y el PNUD. En la primera jornada de trabajo, a realizarse en Bogotá, en la que participarán en promedio dos personas por entidad, el PNUD facilitará el espacio físico, el almuerzo será libre y El proponente deberá proporcionar los refrigerios. Para las demás 17 jornadas los aliados de los ORMET facilitarán el espacio físico y el proponente deberá proporcionar los refrigerios y los almuerzos. En promedio cada ORMET cuenta con 12 aliados y asistirá una persona por cada entidad aliada. OBSERVACION No. 12. De otra parte, en el Anexo 3 se establece que el Proveedor de Servicios debe indicar el Informe financiero auditado más reciente: cuenta de resultados y balance general que indique su estabilidad, liquidez y solvencia financieras, su reputación en el mercado, etc.. Al respecto quisiéramos confirmar si con el sólo envío y presentación de los Estados Financieros (Estado de Pérdidas y Ganancias y el Balance General) del año 2014 se cumple con este requisito, dado que por nuestra naturaleza jurídica no estamos obligados a tener revisor fiscal. En el caso que no estén obligados a tener revisor fiscal con la presentación de los estados financieros firmados por el contador y representante legal son suficientes. OBSERVACION No. 13. La entidad señala que la fecha límite para que los oferentes presenten su propuesta es hasta el día 31 de marzo de SOLICITUD Solicitamos amablemente a la entidad ampliar esta fecha de cierre por lo menos tres (3) días hábiles para presentar las ofertas, ya que se necesita de este tiempo para presentar una oferta acorde a las exigencias de la entidad.

8 Por la urgencia con que se requiere tener contratada la consultoría no es posible ampliar el plazo de recibo de propuestas. OBSERVACION No. 14. La entidad en el requisito Experiencia específica adicional del Proponente solicita que el proponente acredite Experiencia en programas de formación y desarrollo organizacional. Específicamente que haya contribuido a lograr los resultados estratégicos que demanda el trabajo de entidades como los observatorios. SOLICITUD Solicitamos amablemente a la entidad modificar la experiencia requerida ya que esta está muy sesgada y direccionada solo a entidades como los observatorios, sugerimos esta sea abierta a todo tipo de organizaciones, y con esto tener una mayor participación de oferentes lo que le dará competividad y calidad al proceso Es de interés del proyecto Red ORMET que el proponente tenga conocimiento sobre ejercicios de planeación estratégica con entidades similares o relacionadas con ejercicios de observación. Entre otras, se considera muy importante conocer prácticas de organización, lineamientos estratégicos y estructura de este tipo de ejercicios. Cabe notar que sin conocer un número exacto, en el país se pueden evidenciar más de 200 espacios de observación de diferentes a los ORMET. Un saludo cordial,