PROMO RIGBA INTERNATIONAL. Elaboró: Esperanza Carrillo. Néstor Riggs Baeza. Autorizó: INSTRUCCIÓN DE TRABAJO DE LOGISTICA NACIONAL

Transcripción

1 1. Propósito y Alcance: Propósito de Enero de INSTRUCCIÓN DE TRABAJO DE LOGISTICA NACIONAL Dar a conocer la forma adecuada de planear la logística en la entrega de mercancía. Alcance Aplica a todas aquellos productos comprados o fabricados por RIGBA. 2. Definiciones y Terminología Instrucción Recibo Logística 3. Responsables AUX LOG 4. Autoridad Indicaciones que se deben seguir para desempeñar un trabajo específico. Acto por el cual se da ingreso o entrada a un producto o servicio según las condiciones pactadas. Las actividades logísticas conforman un sistema que es el enlace entre la producción y los mercados que están separados por el tiempo y la distancia. Auxiliar de Logística. Copia No Controlada GAREA. 5. Instrucción Cuando se levanta Pedido por medio del RFQ:

2 de Enero de 1.- Por medio de la mensajería electrónica Microsoft Outlook llega un correo en el cual viene especificado CODIGO, VENDEDOR, OP, CLIENTE, NUMERO DE PIEZAS, DESCRIPCION DEL MATERIAL, PROVEEDOR. 2.- Esta información se registra en el RFQ. Se filtra por núm. de OP, y se llenan los campos de ciudad origen y destino, destinatario y remitente.

3 de Enero de 3.- Una vez que se registra esto se espera a que se autorice la ORDEN DE COMPRA, misma que se registra sobre la misma OP en el RFQ (esto es informacion complementaria). 4.- Es importante, si es material para producción Interna se ingrese en el RFQ la fecha estimada de llegada para que el depto. de Operaciones calendarice esta OP 5.- Si el material solicitado es producción Externa, se le solicita al proveedor fecha de salida para el término de la producción para programar la fecha estimada de llegada, esta informacion deberá ser capturada en el RFQ. Los datos del proveedor se encuentran en cada ODC. Orden de Compra.- Especificado en datos del proveedor. RFQ.- En la pagina En la pestaña de Comprador/Proveedores/Lista de Proveedores (Empresas). Se Filtra el Nombre de la Empresa en el recuadro MOSTRAR FILTRO, se da clic en Editar para encontrar al contacto.

4 de Enero de NOTA.- En caso de que sea proveedor nuevo se da de alta en el sistema llenando los datos que se piden, sobre el mismo link, solo que en lugar de filtrar nombres se da clic a AÑADIR NUEVO. Los datos que se piden son Razón Social, RFC, Teléfono, Domicilio Fiscal, Banco, CLABE interbancaria. Estos datos son en el Proveedor (Empresas) posteriormente en la opción Proveedor (Contacto) deberá llenar los campos del contacto Nombre, Apellido, Teléfono (oficina y/o casa), Empresa. 6.- Una vez estipulada, si la fecha es muy lejana se comienza la negociación para acortar los días (normalmente con tardanza de 10 a más días en producción, depende el material o el tipo de trabajo). Existen dos formas de generar los envíos: 6-a. Elaborar una carta convenio Tiny Pack la cual debe contener la siguiente información: * Nuestros datos de facturación como indicando el numero de convenio #15153 para el cargo a la cuenta Rigba * Datos completos a donde se enviara el/los material(es). Contacto, Domicilio, Colonia, Ciudad, CP, Teléfono * Datos de nuestro Ejecutivo de cuenta por en caso de reclamación o que surja algún inconveniente con el envió * Numero de OP y/o ODC

5 de Enero de 6-b. Generar una o varias guías electrónicas utilizando los passwords actualizados. O bien generar guías en papel de las paqueterías con las que se tiene convenios como FEDEX, Estafeta, Paquetexpress, Senda, TLB, Megaexpress, En donde se debe llenar con los datos del Destinatario completos: Empresa, Contacto, Domicilio, Colonia, Ciudad, CP, Teléfono Cuando este completa la informacion estas se escanean o se envían en formato PDF al proveedor.

6 de Enero de 7.- Una vez enviada la carta o la(s) guía(s) se debe especificar en el correo lo siguiente: Debe ir impresa dos veces, una sobre el paquete y otra se la queda el proveedor firmada por la paquetería, esto como comprobante del responsable de llevarse el material por en caso de algun incidente Hay casos en los que se documentan erróneamente o se extravía(n) la(s) caja(s) y la paquetería se escuda en que tiene la guía firmada con esos datos. 8.- Para el embarque de la mercancía se hace una negociación en la cual se pide al Proveedor que sea él el que lleve hasta la mensajería los paquetes: Proveedor lleva hasta Mensajería: a.- Cuando se embarca se pide el número de guía para poder darle seguimiento. Esto en el caso de enviar CARTA CONVENIO TINY PACK. En el caso de la guía electrónica, se revisa en la tarde para confirmar que ya este el/los paquete(s) depositados en la paquetería b.- Seguimiento sobre el historial de correos electrónicos en Microsoft Outlook y sobre el último correo de la ODC se da la opción de RESPONDER A TODOS. Con el numero de guía proporcionado por el proveedor o bien la que se genero por sistema electrónico. c.- Para verificar el status real de cada guía o envió, se ingresa a la página de la paquetería seleccionada y se inserta en el recuadro donde indica para RASTREO el núm. de guía que ampara dicho envió. Se pide RECOLECCION: a.- Se procede a llamar al número de la Paquetería (Paquetería Seleccionada) b.- Se proporcionan los datos para la RECOLECCION (Empresa, Calle, Colonia, CP, Atención, cajas, medidas y peso de estas). c.- Se recibe Folio de Recolección y se envía por correo a proveedor para que esté enterado de la solicitud de recolección. d.- Se solicita al proveedor confirme cuando el material este en tránsito para darle el puntual seguimiento. e.- Seguimiento sobre el historial de correos electrónicos en Microsoft Outlook y sobre el último correo de la ODC se da la opción de RESPONDER A TODOS. Con el numero de guía proporcionado por el proveedor o bien la que se genero por sistema electrónico. f.- Para verificar el status real de cada guía o envió, se ingresa a la página de la paquetería seleccionada y se inserta en el recuadro donde indica para RASTREO el núm. de guía que ampara dicho envió.

7 de Enero de 9.- Cuando se recibe la mercancía se envía correo electrónico a los involucrados especificando: Pedido y Orden de Compra, Mercancía, Proveedor, Vendedor. NOTA.- La paquetería seleccionada tiene hasta 4 días hábiles para entregar la mercancía según sus políticas. Cuando se solicita Guía(s) por parte del personal de la empresa 1.- Generar una Guía electrónica o en papel según la paquetería que se seleccione de acuerdo al envió. Se debe solicitar con datos completos del Destinatario: Empresa, Contacto, Domicilio, Colonia, Ciudad, CP y Teléfono 2.- Se envía por correo o en físico, según la solicitud. 3.- Se registra el número de guía en el RFQ como flete Interno, siempre y cuando se justifique como tal. 4.- Paquetería pasa por mercancía diariamente y se registra la fecha de salida. O de lo contrario solicitar recolección pertinente. 5.- Seguimiento sobre el historial de correos electrónicos en Microsoft Outlook y sobre el último correo de esta solicitud se anexa el núm. de guía con la que se documento dicho envió. 6.- Para verificar el status real de cada guía o envió, se ingresa a la página de la paquetería seleccionada y se inserta en el recuadro donde indica para RASTREO el núm. de guía que ampara dicho envió. NOTA.- En cualquier caso donde haya alguna anomalía en el rastreo se procede a llamar al Ejecutivo de de la paquetería seleccionada para apoyo urgente. Facturación: Los miércoles de cada semana vienen las paqueterías a revisión de facturas. Se procede a cotejar en el RFQ cada guía contra la/las factura(s) para revisar importe de pago por envió y número(s) de paquete(s).