Recepción y revisión de correo y paquetería OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLES DIRECTOS

Transcripción

1 Página 1 de 7 OBJETIVO Dar a conocer el procedimiento que deberá llevarse a cabo para la recepción segura y oportuna de correspondencia y, considerando para ello las medidas preventivas contra amenazas terroristas, y contra la delincuencia organizada. ALCANCE El presente procedimiento refiere a las actividades tanto operativas, como administrativas que conlleva la correcta verificación y recepción de correspondencia y. RESPONSABLES DIRECTOS Comandante Operativo Sepromex. Coordinación Operativa Sepromex. Personal de seguridad asignado a recepción. Centro de Control Operativo. Compras.

2 Página 2 de 7 Información de referencia Definiciones A. Correspondencia: cartas o sobre con documentos. B. Paquetería: Son paquetes, cajas o bultos que llegan o se envían a clientes, proveedores, sucursales, o terceras personas. C. Envío: Término utilizado en el presente documento, para referir a correspondencia o indistintamente. D. Guía: Comprobante con el que se recibe o envía por medio de servicios especializados de mensajería. E. Mensajero: Persona que entrega la o correspondencia. F. Buenas condiciones: Paquetes con envoltura integra. G. Recepción Oportuna: Aquella documentación que es entregada al destinatario en tiempo y forma establecido. H. Casa Central: Oficinas de Sepromex en Pedro Moreno 1342, Col. Americana, Guadalajara, Jalisco, México.

3 Página 3 de 7 Procedimientos Autorización de recepción de envíos A. Entregas programadas Es obligación de todo el personal, el informar al Guardia de recepción, sobre todo envío que se prevea recibir. Esto significa que, Compras tendrá la obligación de informar con anticipación al personal de Recepción, sobre que de acuerdo a las compras realizadas se conozca fecha y horario estimado para su recepción. También será obligación de los Encargados de Sucursal, notificar a Recepción sobre el envío de o correspondencia a Casa Central. El resto de las áreas, deberán informar sobre recepciones programadas eventuales que pudieran ser de su injerencia, esto con la finalidad de agilizar el proceso de recepción y revisión de correo y. Informe de entrega programada 1) El informe deberá ser enviado por correo electrónico a la Coordinación Operativa Sepromex. 2) El informe deberá contener la siguiente información: a. Origen del envío. b. Destinatario del envío. c. Servicio de mensajería o, o persona que realizará la entrega d. No. de Guía (aplica en caso de entregas por parte de servicio de mensajería y/o ). e. Contenido. f. Cantidad estimada de bultos. g. Fecha estimado de entrega. h. Fecha de llegada i. Firma de Recibido b) Coordinación operativa, es responsable de informar al personal en turno, en recepción, sobre las entregas programadas. Recepción de entrega programada

4 Página 4 de 7 Para la recepción de un envío cuya entrega ha sido reportada como previamente programada, el Guardia de Recepción, deberá verificar que los datos del envío coincidan con lo señalado en el Informe de Entrega programada, en cuyo caso podrá dar inicio a la fase de Revisión de Envío. En caso de que los datos proporcionados en el Informe de entrega programada, no coincidan totalmente con los del envío, el Personal de Recepción deberá proceder de acuerdo a lo indicado en el procedimiento para Entregas no programadas. B. Entregas no programadas 1. A través de mensajero a. En caso de que un mensajero sea quien pretende entregar la correspondencia o, el Guardia responsable de la recepción, deberá solicitarle a través del intercomunicador, que informe origen y destino del envío. b. El Guardia deberá comunicarse telefónicamente con el destinatario a fin de verificar si autoriza o no la recepción del envío. c. En caso de que el destinatario no pueda ser localizado en ese momento, se deberá consultar a su Jefe inmediato. Si el destinatario que no ha podido ser localizado, fuese un Gerente de Departamento, el asistente que corresponda a dicha gerencia será quien deberá confirmar al Guardia de Recepción, si se autoriza o no la recepción del envío. d. De no ser autorizada la recepción, se le informará al mensajero a través del intercomunicar. En caso contrario, se le permitirá el ingreso al mensajero, únicamente hasta la recepción. e. El Guardia, solicitará al mensajero que presente su identificación con fotografía, tras lo cual se dará inicio a la fase de Revisión de envío. 2. Buzón o exclusa de acceso a. Para el caso de correspondencia o que se encuentre en el piso de la exclusa de la puerta de ingreso, el guardia la recogerá al momento de su ingreso o inmediatamente cuando detecte la misma y llevará a cabo el proceso de Revisión de envío antes de ingresar el objeto a las instalaciones.

5 Página 5 de 7 Revisión de envío 1. Al momento de la recepción, el Guardia deberá verificar visualmente los puntos de seguridad que, a continuación se indican, sin tocar el sobre o paquete: a) Que no presente señales de haber sido abierto previamente o daños visibles. b) Que no presente manchas de sustancias desconocidas, aceitosas o sospechosas. c) Que no presente signos de cristalizaciones en el envoltorio. d) Que no presente daños. e) Que no se perciban olores extraños provenientes del sobre o paquete. f) Que no contenga leyendas restrictivas, es decir texto que clasifique como personal o confidencial al contenido, o que indique que el sobre no puede ser expuesto a scanners para su revisión, etc. g) En el caso de sobres, que no hayan sido asegurados con cintas adhesivas. h) En caso de cajas o paquetes, que no presenten exceso de cinta adhesiva. i) Que los textos hayan sido escritos correctamente y sean legibles. j) Que contenga datos del remitente. k) Que no presente sellos postales en exceso. l) Que el destinatario, no haga alusión sólo a un puesto o cargo. m) Que no sobresalgan cables u objetos extraños. n) Que no presente protuberancias o irregularidades. 2. En caso de detectar las anormalidades correspondientes a los incisos B,C, E, M ó N, el Guardia deberá reportar inmediatamente al Centro de Control Operativo para que verifique con el scanner correspondiente, el envío. En caso de que tras la verificación con scanner se sospeche que el paquete contiene un artefacto explosivo, o amenaza química o biológica, se activará automáticamente el proceso de evacuación, al tiempo que se realizará la detención del mensajero. 3. En caso de detectar cualquiera de las otras anormalidades antes señaladas, el Guardia de Recepción, deberá solicitar al destinatario que acuda a verificar el envío, mismo que sólo podrá autorizar su recepción si justifica el origen de la anomalía presentada por el sobre o paquete.

6 Página 6 de 7 4. Una vez aprobada la revisión, se dará inicio a la fase de Registro de Recepción. Registro de ingreso 1. En caso de que el envío apruebe la fase de revisión, se dará inicio a la recepción del envío propiamente dicha, misma que está a cargo de: a. Guardia de recepción: en el caso de entregas no programadas, previamente autorizadas, o entregas programadas en las que se haya especificado que la recepción deberá ser realizada por el Guardia. b. Compras: en caso de que contenga equipos o accesorios GPS, uniformes, o papelería. c. Destinatario: para los casos en que este haya autorizado la recepción de envío con irregularidades menores o para entregas programadas cuya recepción no fuera asignada al Guardia.

7 Página 7 de 7 2. El receptor deberá firmar de recibido la guía o el acuse de recibo que el mensajero adjunte, comprobante este, del cual deberá conservar una copia. 3. El ingreso del paquete o sobre deberá ser registrado en la bitácora de Control de correo y, indicando fecha y hora de ingreso. 4. Para los casos en que el destinatario lleve a cabo el proceso de registro de ingreso, este completará en la bitácora los datos correspondientes al ingreso del paquete o sobre, así como también los datos de entrega al destinatario. 5. Si el Guardia recibe el envío, este deberá notificar inmediatamente al destinatario y resguardar la correspondencia o, hasta su entrega al mismo. Entrega a destinatario En caso de que el responsable del registro de ingreso, no haya sido el destinatario, este deberá acudir a recepción en un lapso no mayor a 48 horas desde que le fuera informado el ingreso del envío, para recibir el mismo. En caso de que transcurridas las 48 horas, el destinatario no haya recogido su correspondencia o paquete, el Guardia de Recepción lo entregará para su resguardo al Almacén 1. Para la entrega al destinatario, el Guardia le solicitará a este que complete y firme la sección de entrega de la bitácora de Control de correo y.