2. Objetivo Establecer los mecanismos adecuados para el recibo, clasificación y entrega correspondencia en las Dependencias del IHSS en Tegucigalpa.

Transcripción

1 Pagina 1 1. Introducción Se modificó el procedimiento para Recepción, clasificación y entrega de correspondencia en las Dependencias del IHSS en Tegucigalpa, con el fin de contar con un proceso administrativo para controlar el recibo, clasificación y entrega de correspondencia local y evitar reclamos posteriores Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de las operaciones que deben realizarse para reglamentar el proceso El grado de detalle con que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional 2. Objetivo Establecer los mecanismos adecuados para el recibo, clasificación y entrega correspondencia en las Dependencias del IHSS en Tegucigalpa. de Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar el proceso para recibir, clasificar y entrega de correspondencia en las dependencias del IHSS en Tegucigalpa. 3. Alcance Este documento es aplicable a nivel central para Tegucigalpa. 4. Definiciones IHSS, INSTITUTO: Instituto Hondureño de Seguridad Social y memorando 181-UPEG

2 Pagina 2 5. Referencias Documentos Internos Sobres cajas 6. Responsabilidad y Autoridades Son responsables de la supervisión y velar por el cumplimiento de este procedimiento el Gerente Financiero, el Sub-Gerente administrativo Regional, Son responsables de su correcta implementación el Sub-Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales de Tegucigalpa y los empleados operativos que participan en el proceso. La Unidad de Auditoria Interna de Tegucigalpa, efectuará fiscalizaciones para verificar que el proceso se efectúa correctamente 7. Procedimiento RECEPCION DE CORRESPONDENCIA Empleado Encargado de la Correspondencia 7.1 Recibe correspondencia de la Regional Nor-Occidental y las diferentes Regionales Locales, firma guía de entrega (correspondencia ) Recibe de la empresa contratada por el IHSS para el servicio de transporte de correspondencia entre las diferentes Regionales Locales y Regional Noroccidental sobres, paquetes y/o cajas conteniendo documentos o algún tipo de correspondencia. A las 8.00 am y sella la guía de entrega de la correspondencia proveniente de las Regionales a nivel nacional Reproduce copia de la guía de entrega para control de lo recibido Archiva copia de la guía de entrega Revisa y clasifica la correspondencia (correspondencia) y memorando 181-UPEG

3 Pagina La clasificación se realiza de acuerdo al destinatario Almacén Central Clínica Periférica 1 Clínica Periférica 2 Clínica Periférica 3 Hospital de Especialidades Oficinas Administrativas Gerencia de invalidez vejez y muerte Centro integral del adulto mayor Centro de Cáncer Sitraihss Cachiss Plan Cooperativo 7.3 Registra en el libro de control la correspondencia recibida (libro de control) Al clasificar la correspondencia efectúa el registro en el libro de control para Ser distribuida, que consiste en anotar los datos de la correspondencia recibida: Lugar de procedencia envío Número de envío Descripción del contenido Tipo de correspondencia Nombre del remitente Nombre del destinatario recibo Tipo de envio: sobre, caja, paquete etc. 7.4 Verifica que toda la correspondencia esté listada en el libro de control (libro de control) Una vez que ha comprobado que toda la correspondencia ha sido anotada en el libro de control procede a su distribución. 7.5 Entrega correspondencia al destinatario de Oficinas Administrativas y lugares Cercanos (correspondencia) 7.5 El empleado encargado procede a entregar la correspondencia que corresponde y memorando 181-UPEG

4 Pagina 4 a las oficinas administrativas, Clínicas Periférica 1, SITRAIHSS, CASIHSS y Plan Cooperativo previa firma y sello en el libro de control. 7.6 Solicita vehículo a Jefatura Solicita con anticipación el medio de transporte a la Jefatura para distribuir la correspondencia a las Clínicas Periféricas, Hospital de Especialidades y Almacén Central SUB-GERENCIA DE MANTENIMIENTO Y SERVICIOS Sub-Gerente de Mantenimiento y Servicios Generales 7.7 Asigna vehículo para la distribución de la correspondencia Asigna vehículo Programa en forma permanente la salida del vehículo, conforme los lugares donde Se entregará la correspondencia La correspondencia rotulada Urgente tendrá prioridad en la distribución. Empleado Encargado de la Correspondencia 7.8 Efectúa la distribución y entrega la correspondencia (correspondencia) La distribución se hará conforme a itinerario autorizado por la Jefatura La entrega de la correspondencia se hará previa firma y sello del empleado receptor Una vez que ha finalizado la labor de entrega, procede a guardar bajo llave el libro de control el que está bajo su custodia. 7.9 FIN DEL PROCEDIMIENTO y memorando 181-UPEG

5 Pagina 5 Diagrama de Flujo y memorando 181-UPEG

6 Pagina y memorando 181-UPEG

7 Pagina 7 7 Anexos 9 Historial y revisiones Revisión Fecha Descripción y/o ítems modificados Modificación Asignación según memorando no.107- OYM_1025 Memorando no. SGIMSG-0357 Actualizado por Keila Rosalía Pinto Figueroa Autorizado por: y memorando 181-UPEG