Informe de supervisión del Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos- SUGEMI- en República Dominicana Periodo Abril-Junio 2015

Transcripción

1 Informe de supervisión del Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos- SUGEMI- en República Dominicana Periodo Abril-Junio 2015 Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos Servicio Nacional de Salud Ministerio de Salud Pública Agosto de 2015

2 La jornada de supervisión nacional y la producción de este informe se hicieron posibles gracias al apoyo proporcionado por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo los términos del convenio cooperativo número AID-OAA-A El contenido del presente corresponde al Servicio Nacional de Salud y no necesariamente refleja los puntos de vista de USAID ni del gobierno de los Estados Unidos. Reconocimientos La asistencia técnica fue proporcionada por el programa Sistemas para Mejorar el Acceso a Productos y Servicios Farmacéuticos (SIAPS), a través del apoyo de la USAID. Este programa tiene como objetivo garantizar la disponibilidad de medicamentos de calidad y de servicios farmacéuticos eficaces para el logro de los resultados de salud deseados. Con este fin, las áreas de resultados del programa SIAPS incluyen las de mejorar la gobernabilidad, desarrollar la capacidad de gestión farmacéutica y servicios afines, fijar como prioridad la información necesaria para alimentar el proceso decisorio en el sector farmacéutico, fortalecer estrategias y mecanismos de financiamiento para mejorar el acceso a medicamentos y aumentar la calidad de los servicios farmacéuticos. Cita recomendada Servicio Nacional de Salud-SNS, Unidad Nacional de Gestión de Medicamentos UNGM. (2015). Informe de supervisión del Sistema Único de Gestión de Medicamentos e Insumos- SUGEMI- en República Dominicana. Santo Domingo, República Dominicana. Con apoyo de SIAPS/USAID. 2

3 INTRODUCCIÓN La Reforma del Sector Salud en la República Dominicana contempla la organización de un Sistema Único de Gestión del Suministro de Medicamentos e Insumos (SUGEMI) y el traslado de las prestaciones de servicios de salud a través de los Servicios Regionales de Salud. La misma fue autorizada por el Ministrito de salud a través de la resolución ministerial 019 de julio del Dicha resolución establece el SUGEMI con la finalidad de mejorar el acceso de la población dominicana a medicamentos esenciales e insumos sanitarios de calidad, coherente con el nuevo modelo de Red de Servicios planteados en la reforma de salud. La etapa inicial de implementación del SUGEMI privilegió el suministro para el primer nivel de atención. Durante esta etapa y hasta la fecha, los CEAS se han integrado al SUGEMI en dos componentes: 1) Programación nacional para la compra, siguiendo la metodología del SUGEMI; 2) Sistema de Información de consumos y existencias, a través de reportes mensuales del SUGEMI 1. Su completa integración, se ha planificado en procesos paulatinos iniciando con los 21 CEAS priorizados por el MSP. Para junio de 2013, la UNGM- con apoyo de SIAPS/USAID-, inició el proceso de supervisión nacional, con la finalidad de constatar que los procesos a nivel Regional y una muestra de establecimientos se están realizando como establecen los procedimientos operativos del SUGEMI, identificar las anomalías o desviaciones durante el desarrollo de los procesos y hacer las correcciones que aseguren las rutinas y acciones previstas. Durante el 2014, la UNGM realizó rondas de supervisión trimestrales encontrándose debilidades en la implementación de las supervisiones regionales, para las cuales se tomaron acuerdos, de corto y mediano plazo con las URGM. La UNGM dando seguimiento al procedimiento de supervisión realizo la primera ronda de supervisión del 2015 correspondiente al trimestre enero-marzo del año en curso supervisando los SRS-0, I, IV y V, recapacitando a los coordinadores de zona, gerentes de áreas y personal de la URGM en el procedimiento de supervisión. Este informe recoge los hallazgos encontrados en la ronda de supervisión del trimestre abril-junio, utilizando la misma metodología de recapacitación del primer trimestre, y registra los hallazgos y las acciones de mejoras tomadas. 3

4 OBJETIVOS Realizar el proceso de supervisión regional del SUGEMI, mediante el desarrollo de supervisiones capacitante sistemáticas a los SRS y a una muestra de establecimientos. Dar seguimiento al componente de supervisión del SUGEMI a nivel de las estructuras locales de los SRS. Recapacitar al personal de la URGM y coordinadores de zona, en la utilización de los formularios y el procedimiento de supervisión del SUGEMI. METODOLOGIA El proceso de supervisión nacional del SUGEMI en esta ronda se desarrolló en 2 etapas: 1. Etapa de planificación: a) La UNGM conformó un equipo supervisor nacional con el perfil y competencias apropiadas para el desarrollo de esta actividad. El equipo supervisor estuvo compuesto por 3 técnicos, de la UNGM, Monitoreo y Evaluación y MSH. b) El equipo nacional tuvo como metas: recapacitar al personal del SRS en el procedimiento de supervisión del SUGEMI, supervisar los SRS que correspondían en el trimestre abril-junio y dejar instituido el reporte de supervisión del SUGEMI. Se estableció una muestra total de cuatro SRS. c) El equipo nacional realizó las coordinaciones administrativas y logísticas para el presupuesto. Se coordinó con el personal encargado de las URGM de cada SRS, lo referente a la visita que se efectuarían (cronograma, agenda, horarios, duración), de manera que pudieran estar presentes el equipo completo de la URGM, coordinadores de zona, gerentes de áreas, gerentes estratégicos y empleados del almacén. 2. Etapa de ejecución del trabajo de campo. a) Instrumentos de campo: 1) Formulario de supervisión del Nivel Nacional al Regional (UNGM a URGM); 2) Formulario de supervisión del nivel regional a los establecimientos; 3) Anexo 1; 4) Acuerdos de la supervisión anterior. b) Taller Recapacitación: Se desarrolló un taller teórico práctico para cada SRS donde a todos los participantes se les recapacito en el procedimiento de supervisión del SUGEMI y se realizaron ejercicios de llenado de los formularios de supervisión. En el taller también cada coordinador de zona elaboro su cronograma de supervisión para los meses restantes de año, el cual se consolido en un solo documento para seguimiento de la región. Asimismo se dejó, instituido con el equipo de la URGM, la plantilla de reporte de supervisión. c) Equipos de campo: Se conformaron 3 equipos de supervisión, compuesto por 1 técnico del nivel nacional y 4 coordinadores de zona, los gerentes de áreas se agregaron a los grupos establecidos. d) Reunión Plenaria: Al finalizar las visitas de supervisión se realizó una reunión con todos los coordinadores de zona, gerentes de áreas y encargado de la URGM, donde cada grupo presentaba los hallazgos encontrados en el campo y se llegaron a acuerdos generales transversales a todos los centros. 4

5 e) Presentación de resultados: La UNGM recibió los resultados, los cuales se analizaran en una mesa técnica para tomar decisiones y presentarlo a los involucrados y autoridades competentes para la toma de decisiones. RESULTADOS La muestra de instancias a supervisar para este periodo incluyo: 4 SRS, 32 CPN y 3 CEAS. Los niveles y variables evaluadas en la supervisión se presentan a continuación: I. Desde la UNGM a las URGM 1.1. Reporte oportuno y de calidad de los SUGEMI s 1 El SUGEMI establece que el 100% de los CPN a nivel nacional, deben de reportar cada mes un SUGEMI 1 al SRS correspondiente, con datos de consumos, existencias y el pedido. Para la verificación del reporte oportuno se cuentan los SUGEMI-1 en físico de los últimos tres meses y se considera positivo si la URGM recibió el 85%-100% de los SUGEMI 1. La supervisión en los SRS evidenció que el 85% (505/593) de CPN reportan los SUGEMI s 1 cada mes al SRS correspondiente. La tabla 1, muestra rangos de reporte entre un 50% para el SRS-VIII y 100% en los SRS-III. En el caso de la calidad del reporte se considera positivo si de una muestra de 10 SUGEMI los dos últimos meses al menos 8 de ellos no presentan errores de llenado (columnas de completadas correctamente consumo, existencia y pedido, si están completa, se identifica la no ausencia de datos y/o error en el llenado). No obstante, solo el 50% (2/4) de los SRS recibieron los formularios SUGEMI s 1 completados correctamente. Tabla 1. Consolidado nacional del reporte del SUGEMI 1 por cada SRS. INDICADOR # 1: SUGEMI-1 REPORTADOS ESTABLECIMIENTOS NIVEL NACIONAL POR CADA SRS SRS CPN Reportado % II % III % VI % VIII % Total % 1.2. Desabastecimientos en almacenes regionales El SUGEMI establece que a nivel regional debe existir el 100% de disponibilidad (0% desabastecimiento) de los 24 medicamentos trazadores de uso en el primer nivel de atención y el 100% de los 8 medicamentos utilizados para el control de la TB. La supervisión demostró a nivel de 4 SRS evaluados, una mediana de desabastecimiento de un 2% (1/24) para los medicamentos trazadores utilizados en los CPN y un 0% (0/8) de los medicamentos de TB. La tabla 2, muestra que al momento de la visita, los SRS-VI y VIII presentaron 0% de desabastecimiento en medicamentos trazadores de uso en primer nivel; mientras que los SRS-II y III presentaron un 4% (1/24) desabastecimiento en los medicamentos trazadores de 5

6 uso en primer nivel; todos los SRS presentaron 0% (0/8) para medicamentos trazadores de TB. De los medicamentos trazadores de uso en CPN el medicamento desabastecidos para ambos SRS fue el Captopril 25mg tabletas sub-lingual, estos SRS reportan haberlo solicitado al nivel central. No se presentan datos de desabastecimiento de los ARV a nivel regional, debido a que- a la fecha- no se encuentran integrados a la gestión de suministros de los SRS. Tabla 2. Desabastecimiento en almacenes de los SRS. INDICADOR #3 UNGM-URGM: DESABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS TRAZADORES EN ALMACEN REGIONAL SRS TRAZADORES USO EN CPN (n=24) % DESABASTECIMIENTO MEDICAMENTOS TB (n=8) % DESABASTECIMIETO II 1 4% 0 0% III 1 4% 0 0% VI 0 0% 0 0% VIII 0 0% 0 0% Total 1 2% 0 0% 1.3. Buenas prácticas de almacén y distribución. En las Buenas Prácticas de Almacén (BPA) se evaluaron 10 aspectos relevantes, tales como: Infraestructura y tamaño, ambiente seguro, buen estado y existencia de: termómetro ambiental, anaqueles o estantes, paletas, mesa, silla, calculadora y otros equipos y materiales de almacén, personal mínimo para las labores de almacén, protección de la luz solar, la temperatura si se encuentra debajo de los 30 C, limpieza y ordenamiento, existencia de extintores de fuego con carga vigentes y de fácil acceso, si aplican el principio PEPE (Primero en expirar, primero en entregar) y si están separados los productos expirados y en mal estado del stock vigente. El 75% (3/4) de los SRS cumplieron con el 80%-100% de los criterios de BPA, siendo estos: SRS II, III y VIII. Mientras el SRS-VI cumplió con menos del 70% de los criterios de BPA. II. Desde las URGM a los establecimientos 2.1. Reporte oportuno y de calidad de los SUGEMI s 1 El SUGEMI establece que al momento de supervisar, en los establecimientos deberán existir copia de los formularios SUGEMI s 1 (uno por mes) de los últimos 6 meses. Este informe evidencia que el 94% (33/35) de los establecimientos supervisados conservaban las copias de los SUGEMI s 1 reportados en los últimos 6 meses al SRS. La calidad del reporte se considera positivo si al revisar el SUGEMI-1 del último mes, están llenas todas las columnas y los datos son los correctos, para comprobar que los datos son correctos se deben comparar con las fuentes primarias (TCE y recetas) para al menos 5 productos. La supervisión evidenció que solo el 57% (20/35) de los establecimientos tuvieron los formularios SUGEMI s 1 completos correctamente. El SRS-III presentó un 100% de cumplimiento en los SUGEMI s 1 reportados oportunamente y el SRS-II obtuvo un 75% 6

7 completados correctamente en los establecimientos supervisados. Mientras que el SRS-VIII presentó un 92% de cumplimiento en este indicador, y el SRS-VI obtuvo 29% de SUGEMI s 1 completados correctamente en los establecimientos supervisados. Las causas, expresadas por el personal del establecimiento, por la que no se tenía el total de SUGEMI s 1 esperados y completados correctamente fueron: SUGEMI-1 sin copias (SRS-VIII), falta de capacitación del personal nuevo, no hay un responsable del stock de medicamentos en el CPN y desorganización en la documentación. En los CEAS las causas fueron falta de personal y desorganización en la documentación. Tabla 3. Consolidado nacional del reporte del SUGEMI 1 por establecimientos/srs. INDICADOR # 2 URGM-EESS: SUGEMI-1 REPORTADOS EN ULTIMOS 6 MESES Y COMPLETADOS CORRECTAMENTE CPN/CEAS SRS CPN/CEAS SUGEMI's 1 SUGEMI's 1 Reportados % supervisados (6 meses) completados correctamente % II % 12 75% III % 4 67% VI % 2 29% VIII % 2 33% Total % 20 57% 2.2. Desabastecimientos en establecimientos El SUGEMI establece que a nivel de establecimientos debe existir el 100% de disponibilidad (0% desabastecimiento) de los 24 medicamentos trazadores de uso en el primer nivel de atención, 100% de los 15 medicamentos trazadores de uso en CEAS, 100% de los 8 medicamentos utilizados para el control de a TB, 100% de los 9 ARV Adultos y 100% de los 9 ARV Pediátricos. La supervisión demostró una mediana de desabastecimiento de un 17% (4/24) para medicamentos trazadores utilizados en primer nivel en los 32 CPN evaluados; un 3% de medicamentos trazadores de uso en los 3 CEAS evaluados; un 0% de los medicamentos de TB en los 35 establecimientos supervisados (CPN/CEAS) y 0% de desabastecimiento en ARV Adultos en los 2 CEAS supervisados. La tabla 4, muestra rangos de desabastecimiento en medicamentos trazadores de uso en primer nivel de un 4% (SRS II) hasta un 19% (SRS VIII) en los establecimientos supervisados. De los medicamentos trazadores de uso en CPN los desabastecidos con más frecuencia fueron Captopril 25mg tableta sub-lingual, Insulina Mixto 70/30 Humana 100UI/mL inyectable y omeprazol 20mg capsula. La mediana de desabastecimiento en medicamentos de uso especializado en los CEAS supervisados presentó rangos de 0% (SRS-III) y 7% (SRS II), el medicamento que no se encontraban disponible fue N-Butil Bromuro de Hioscina 25mg/mL inyectable. 7

8 A nivel de los establecimientos supervisados todos obtuvieron un 0% de desabastecimiento en medicamentos de TB. Tabla 4. Desabastecimiento en establecimientos supervisados. (Indicador #3 URGM-EESS) INDICADOR #3 URGM-ESS: DESABASTECIMIENTO DE MEDICAMENTOS TRAZADORES DE USO GENERAL Y TB EN CPN Y CEAS SRS Mediana Desabastecimiento de trazadores CPN Mediana Desabastecimiento de trazadores CEAS Mediana Desabastecimiento de trazadores TB II 4% 7% 0% III 17% 0% 0% VI 17% - - VIII 19% - - Mediana 17% 3% 0% 2.3. Prescripción y dispensación. En las Buenas Prácticas Prescripción y Dispensación se evaluaron 2 aspectos relevantes, tales como: 1) Prescripción y Dispensación en CEAS, dirigido a los programas de control de enfermedades- como lo establece el procedimiento operativo de dispensación del SUGEMI en los CEAS-; 2) Prescripción y dispensación en CPN, como lo establece el procedimiento operativo de dispensación del SUGEMI en los CPN. Ambos, con la finalidad de asegurar una correcta prescripción- mediante receta- y una correcta dispensación con los registros correspondientes. Este informe muestra que el 100% (3/3) de los CEAS supervisados cumplieron con el estándar establecido en los procedimientos operativos sobre prescripción y dispensación. A nivel de los CPN supervisados un 88% (28/32) cumplieron con las buenas prácticas de prescripción y dispensación como lo establecen los procedimientos. Los SRS III y VIII presentaron que el 100% de los CPN supervisados cumplieron con los criterios de prescripción y dispensación. Los rangos oscilaron entre un 57% y un 100% para el total de SRS evaluados. 8

9 CONCLUSION La supervisión del SUGEMI muestra grandes avances desde el inicio de su implementación en el Los procesos y consolidación de las rutinas propias del sistema se reflejan en el cumplimiento de las variables y niveles de desabastecimiento a nivel Regional y en establecimientos, presentando un 2% para medicamentos de uso en primer nivel de atención y 0% TB en los almacenes regionales. Así como desabastecimiento a nivel local- en la muestra de establecimientos supervisados- de un 17% de medicamentos trazadores de uso en primer nivel, 3% en CEAS y 0% para TB. La valoración final- según escala de desempeño establecida- dio como resultado que el 50% de los SRS poseen un desempeño óptimo, correspondiendo a los SRS II y III, estos cumplieron con: 1) Total de SUGEMI s 1 reportados; 2) Calidad del reporte; 3) Desabastecimientos por causas no atribuibles al SRS; 4) Buenas Prácticas de Almacenamiento. El SRS VI obtuvo desempeño bajo, los indicadores a los cuales no dio cumplimiento fueron calidad del reporte y cumplimento de BPA, el SRS VII presentó desempeño bajo, con el indicador que no cumplió fue reporte oportuno de los SUGEMI 1, calidad en el reporte y BPA. A nivel de los establecimientos supervisados, el 33% (1/3) de los CEAS y 56% (18/32) de los CPN presentan desempeño óptimo, cumpliendo con los indicadores de: 1) Total de SUGEMI s 1 reportados; 2) Calidad del reporte; 3) Desabastecimientos por causas no atribuibles al establecimiento; 4) Buenas Prácticas de Prescripción y dispensación. Mientras que el 67% de CEAS y 44% de CPN presentan un desempeño bajo, no cumpliendo con: 1) Total de SUGEMI s 1 reportados; 2) Calidad del reporte y 3) Desabastecimientos atribuibles al mal reporte por parte del establecimiento. Tabla 5. Valoración desempeño por SRS. NIVELES DESEMPEÑO SUPERVISADOS OPTIMO % BAJO % TOTAL DE SRS % 2 50% TOTAL DE CEAS % 2 67% TOTAL DE CPN % 14 44% Al asociar el desempeño de los SRS con sus establecimientos supervisados, se evidencian coherencias en ambos niveles. Los SRS II y III obtuvieron un desempeño óptimo; mientras que el 69% (11/16) y el 67% (4/6) de sus establecimientos fue óptimo para estos SRS respectivamente. Mientras que en los SRS-VI y VIII salieron con desempeño bajo en el nivel regional y en sus establecimientos. 9

10 RECOMENDACIONES Y ACUERDOS En cada supervisión se ha dado seguimiento a los acuerdos de las supervisiones anteriores, evidenciando que aún queda aspectos pendientes por mejorar. En esta supervisión se han retomado los acuerdos, se establecieron nuevos compromisos y recomendaciones se resumen en la siguiente tabla. Tabla 6. Acuerdos por cada SRS. SRS Acuerdos Fecha de cumplimiento Definir los responsables de los Stocks de medicamentos para Agosto cada CPN y remitir el consolidado a la UNGM. SRS II Enviar reporte de supervisión trimestral a la UNGM. 10 Octubre, 15 Diciembre Organizar SUGEMI de CEAS que llegan electrónicos. Inmediato. Definir los responsables de los Stocks de medicamentos para Agosto cada CPN y remitir el consolidado a la UNGM. Enviar reporte de supervisión trimestral a la UNGM. 10 Octubre, 15 Diciembre SRS III Realizar una reunión la URGM, GA y coordinadores de zona para Julio tratar el tema del correcto llenado del SUGEMI-1, solicitud de pedido y problemas de distribución. Enviar stock de seguridad de los medicamentos de TB a loas CPN donde se requieren. En su próximo pedido de medicamentos. Enviar reporte de supervisión trimestral a la UNGM. 10 Octubre, 15 Diciembre Enviar comunicación a los CPN para el uso de un solo formulario 7 de agosto de recetas para ambos regímenes. SRS VI Actualizar TCE, actualizar con el registro electrónico una vez a la 21 Agosto semana. Enviar comunicación a las GA para el envío de SUGEMI de CEAS 14 de agosto. mensual. Enviar reporte de supervisión trimestral a la UNGM. 10 Octubre, 15 Diciembre Terapias de crónicos: Identificar en la caja los medicamentos que Inmediato. están siendo despachados y los que no. Verificar que los medicamentos despachados sean los mismos que tiene la caja identificada. Imprimir SUGEMI-1 con un original y 2 copias. 21 de agosto. SRS VIII Enviar carpetas de Po a los CPN que no tienen. En su próximo pedido de medicamentos. Enviar comunicación a los CPN para el uso de un solo formulario 14 de agosto. de recetas para ambos regímenes y para el llenado del SUGEMI-1 a lapiceros. Actualizar TCE, actualizar con el registro electrónico una vez a la 14 de agosto. semana. Enviar comunicación a las GA para el envío de SUGEMI de CEAS mensual. 14 de agosto. 10

11 La UNGM y las URGM se comprometieron en dar cumplimiento a los acuerdos y comunicar a los tomadores de decisión los requerimientos de los SRS, para el desarrollo de una gestión de suministro eficiente y continuar consolidando el Sistema Nacional de Suministro. Información adicional sobre la metodología y resultados puede ser solicitada a: Lic. María Elena Tapia Coordinadora Nacional SUGEMI Servicio Nacional de Salud Unidad Nacional de Gestión de Suministro de Medicamentos Dirección Postal: tapiamaria_elena@hotmail.com Teléfono: Lic. Yoleyda Marte Encargada UNGM Servicio Nacional de Salud Unidad Nacional de Gestión de Suministro de Medicamentos Dirección Postal: yoleydamarteg@hotmail.com Teléfono:

12 ANEXO 1 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Porcentaje de establecimientos con un desempeño óptimo en las visitas de supervisión 25% 17% SUPERVISADOS 34% 50% 33% SUPERVISADOS 56% Trimestre Ene-Mar 2015 Trimestre Abr-Jun 2015 SRS CEAS CPN