MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE VIÁTICOS NACIONALES

Transcripción

1 DE VIÁTICOS NACIONALES

2 1 ÍNDICE Introducción Pág. 1. Objetivo 3 2. Alcance del Manual 3 3. Unidad Responsable de la Aprobación 3. Abreviaturas y Definiciones 5. Responsable de la Revisión de Normas y Procedimientos 7 6. Revisión de Normas y Procedimientos 7 7. Base Legal y Administrativa 7 8. Normas Generales 8 9. Normas Específicas De la Descripción de los Procedimientos Instrucciones de llenado y Formularios 20

3 2 INTRODUCCIÓN La Gerencia Administrativa a través de su Departamento de Presupuesto, conjuntamente con todo el equipo de Administración, ha elaborado el Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos Nacionales, con el fin de regular y controlar la asignación de viáticos para visitas oficiales de trabajo del Personal Obrero, Administrativo, Técnico, Científico y Directivo tanto de los Proyectos como de las Acciones Centralizadas de la F u n dación C e n tro d e I n ve s t i gaciones d e A s t r o nomía F r a n c i s c o J. D uarte ( C I D A ), siendo la Gerencia Administrativa la encargada del trámite. El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos Nacionales, es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por la Gerencia Administrativa encargada para tal fin. Tomando en consideración lo señalado, el manual contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir la operatividad del proceso de Viáticos ejecutado en la Fundación CIDA. El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes de la Fundación CIDA, se desarrolló con base a una propuesta actual, considerando una tarifa única, expresada en bolívares que debe ser revisada periódicamente a fin de ajustarla a la realidad económica actual.

4 3 1. OBJETIVO Establecer las normas y estandarizar las actividades del procedimiento de asignación y control de viáticos nacionales, para los Obreros, Empleados y personal sin relación de dependencia, de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte (CIDA), derivados de funciones o tareas oficiales a desempeñar. 2. ALCANCE DEL MANUAL El Manual de Normas y Procedimientos de Viáticos y Pasajes, es de observancia general para todos los departamentos de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte, siendo sus titulares los responsables de su debido cumplimiento en los términos de las normas contenidas en este documento. Las personas o beneficiarios del pago de viáticos son las siguientes: a. Personal directivo. b. Personal profesional, técnico, administrativo y obreros. c. Miembros de Comisiones, Grupos de Trabajo u otro Cuerpo Asesor de la Fundación. d. Personas sin relación de dependencia (estudiantes becados, estudiantes invitados, pasantes, investigadores invitados) a quienes se le asignan misiones oficiales, debidamente autorizadas, en sitios distantes a su residencia habitual. 3. UNIDAD RESPONSABLE DE LA APROBACION El presente Manual tiene la aprobación de la máxima autoridad jerárquica de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte CIDA

5 HOJA DE VIDA DEL MANUAL Nº de Versión Fecha de Vigencia Dependencia Responsable Principales Cambios 1 era CD Junio Gerencia Administrativa 2 da CD Septiembre Gerencia Administrativa 1. Actualización de las tarifas de Viáticos 2. Actualización de Procedimientos. 3 era CD Gerencia Administrativa ta Fecha 23/02/2018 Gerencia Administrativa 1. Actualización de las tarifas de Viáticos. 1. Sustitución de la Unidad Tributaria por el uso de la Unidad de Cálculo Aritmético del Umbral Máximo y Mínimo UCAU para el cálculo de viáticos. 2. Actualización de las tarifas de Viáticos de acuerdo a la Gaceta Oficial 3. Anulación de la Rendición de Viáticos Nacionales.. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES.1 Abreviaturas: CIDA: Centro de Investigaciones de Astronomía.

6 5 SIGESP: Sistema Integrado de Gestión para el Sector Público. SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. UCAU: Unidad de Cálculo Aritmético del Umbral Máximo y Mínimo.. 2 Definiciones: Beneficiario: Personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Manual, que percibe un pago para desempeñar una comisión de trabajo por cuenta del patrono fuera del sitio de trabajo, por concepto de viáticos. Comisión de Trabajo: Es aquella en la cual el beneficiario realiza actividades asignadas por un nivel de dirección, referidas al logro de resultados relacionados con su área de desempeño, asimilándose a este concepto la asistencia a congresos, seminarios o eventos en el país o fuera de él. Dirección: Unidad orgánica funcional que ocupe ese nivel jerárquico dentro de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía (CIDA). Gastos de Traslado: Es la asignación especial, de carácter temporal destinada a cubrir los gastos de transporte de los beneficiarios del viático por traslado, ida y regreso, desde su domicilio o sede administrativa CIDA, hasta la localidad de destino en el desempeño de una misión de trabajo, el cual puede ser: pasaje terrestre, pasaje aéreo, pago de kilometraje, o pasaje marítimo según sea el caso. Pago por Kilometraje: Es el pago correspondiente al valor representado en kilómetros recorridos, cuando el beneficiario viaje en vehículo de su propiedad por traslado de una localidad a otra en el desempeño de una misión de trabajo. Pasaje Aéreo y Marítimo: Se refiere a los boletos necesarios para efectuar traslados aéreos o marítimos.

7 6 Pasaje Terrestre: Es el pago correspondiente a los pasajes en vehículo por puesto vía terrestre. Hospedaje: Alojamiento que se les da a los beneficiarios de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía (CIDA) en un lugar determinado (hoteles, posadas, entre otros) cuando se le asignen actividades que impliquen viajes dentro del país. Gastos Eventuales: Son todos aquellos gastos accidentales, justificables, debidamente autorizados y evidenciados, derivados de la misión que se realiza, tales como: peajes de autopistas, exceso de equipaje, seguro de vuelo, paso de chalanas o Ferry, telecomunicaciones (teléfono, fax, telegrama y fotocopias). Misión Oficial: Labor encomendada a las personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Manual, para el cumplimiento de un servicio o una labor especial fuera de su sitio habitual de trabajo o de residencia, según corresponda. Sitio de Trabajo: Es la sede física de los distintos departamentos que conforman la estructura organizativa de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía (CIDA), en el cual el empleado u obrero desempeña habitualmente su trabajo. Solicitud de Viáticos: Es el Formulario en el que se expresa el objeto, funciones, temporalidad y lugar de la misión o comisión de trabajo. Tarifas: Listado que estipula, los montos diarios a cancelar que se otorgan por concepto de viáticos. Traslado entre Aeropuertos: Es la asignación destinada a cubrir gastos de transporte del funcionario entre los aeropuertos y las ciudades de origen y destino de la misión.

8 7 Unidad Administrativa: Las distintas unidades orgánicas funcionales que conforman la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía (CIDA) (Presidencia, Gerencias, Jefaturas y Coordinaciones). Viático: suma de dinero que se paga a los beneficiarios del presente manual cuando deban desempeñar algún trabajo por cuenta del patrono fuera del sitio de trabajo, a los efectos de solventar gastos de alojamiento y manutención para el mejor desempeño de la actividad asignada. Viáticos Nacionales: Para cubrir gastos dentro del territorio nacional. 5. RESPONSABLE DE LA REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS El responsable de revisar y solicitar la actualización ante la Presidencia, de las normas y procedimientos establecidas en el presente Manual, es la Gerencia Administrativa de la Institución. 6. REVISIÓN DE LAS NORMAS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS Las normas y procedimientos deberán revisarse cuando menos una vez al año o antes si hubiere modificaciones en la normativa que rige la materia o en el sistema administrativo y operativo de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía (CIDA). 7. BASE LEGAL Y ADMINISTRATIVA Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela. Nº de fecha 28 de Marzo de 2012 (reforma).

9 8 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº de fecha 17 de diciembre de Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela (Extraordinaria) de fecha 07 de Abril del Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinario de fecha 31 de julio de Reglamento Nro. 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº Extraordinario de fecha 12 de agosto de Decreto Nro. 18 de fecha 26 julio de 1999, sobre la tarifa de viáticos para viajes fuera del País, publicado en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 3.23 de fecha 28 de junio de Decreto de fecha 30 de marzo de 2017, mediante el cual se dicta el Sistema de Viáticos para los Servidores y Servidoras Públicos al servicio de la Administración Pública. Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela de fecha 19 de enero de 2018, Sustitución de la U.T por la Unidad de Cálculo Aritmético UCAU. 8. NORMAS GENERALES 8.1 Los montos cancelados por concepto de viáticos, no forman parte

10 9 del salario, en consecuencia no se computan a los efectos de cálculo de vacaciones, bonificación de fin de año y prestaciones sociales. 8.2 Los viajes dentro del país en cumplimiento de funciones o de misiones oficiales deberán ser programados trimestralmente, con cargo a cada Proyecto Presupuestario o Acciones Centralizadas, de modo que se pueda determinar previamente la duración, objeto y lugar; así como estimar el monto a cancelar por dicho concepto. 8.3 La programación trimestral de comisiones de trabajo, debe ser elaborada antes del inicio de cada trimestre por cada unidad administrativa responsable de Proyectos y Acciones Centralizadas; y remitida a la Oficina de Planificación y Presupuesto y a la Oficina de Administración, a los efectos de la estimación, solicitud y seguimiento de las cuotas de compromiso y desembolso, necesarias para la afectación presupuestaria del gasto. 8. Será responsabilidad de Auditoría Interna, o en su defecto de la Gerencia Administrativa, ejercer el control posterior, para evaluar el grado de cumplimiento y eficacia del sistema administrativo y de los instrumentos de control incorporados en ellos. 8.5 Las comisiones de trabajo o misiones oficiales de las personas incluidas en el ámbito de aplicación del manual, estarán sujetas a los siguientes NIVELES DE AUTORIZACIÓN PARA VIAJES AL INTERIOR DEL PAÍS COMISIÓN ASIGNADA A: Presidente (a) Gerentes (as) Jefes (as) de Departamentos PRIMER NIVEL DE AUTORIZACIÓN Presidente (a) Presidente (a) Gerencia Ejecutiva o Gerencia Administrativa SEGUNDO NIVEL DE AUTORIZACIÓN Presidente (a)

11 10 Coordinadores (as) Personal adscrito a una Coordinación o Gerencia Personas sin relación de dependencia Personas Jurídicas que suministren o faciliten los servicios Gerencia Ejecutiva o Gerencia Administrativa Gerencia Ejecutiva o Gerencia Administrativa Gerencia Ejecutiva o Gerencia Administrativa Gerencia Ejecutiva o Gerencia Administrativa Presidente (a) Presidente (a) Presidente (a) Presidente (a) 8.6 Las solicitudes de viáticos y pasajes serán tramitadas por el Gerente (a), Jefe (a) o Coordinador (a) de la Unidad de adscripción y autorizadas en atención a lo establecido en el cuadro de NIVELES DE AUTORIZACIÓN, antes señaladas. 8.7 En caso de que la comisión de trabajo esté integrada por funcionarios de distintas unidades administrativas, la solicitud será consolidada y tramitada ante la Gerencia Administrativa, por el Gerente (a), Jefe (a) o Coordinador (a) de la Unidad responsable de la comisión de trabajo, habiendo previamente cumplido con los NIVELES DE AUTORIZACIÓN establecidos en el presente manual, para los viajes dentro y fuera del país. 8.8 Cuando la misión fuese cancelada o concluyera antes de la fecha prevista, se deberá notificar oportunamente, a fin de: a. A la Gerencia Administrativa, en caso de no haber pagado el viático, paralizar los trámites administrativos y evitarlo. b. A la Unidad Solicitante, en caso de haber cancelado el viático, para que notifique al beneficiario (a), el procedimiento a seguir para efectuar el reintegro del monto respectivo. Una vez que el beneficiario (a) del viático haya sido notificado (a) del

12 11 procedimiento a seguir para el reintegro del monto pagado por este concepto, deberá reintegrar el monto respectivo, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la notificación. 8.9 No se tramitaran viáticos ni pasajes para beneficiario (as) activos (as) que estén de reposo, permiso, comisión de servicios o vacaciones. El supervisor inmediato, es el responsable del cumplimiento de esta disposición Cuando la persona designada a una misión especial o comisión de trabajo recibiere por alguno de los conceptos previstos en el presente manual, asignaciones de otros organismos nacionales, los pagos correspondientes tanto a viáticos como a otros gastos, serán reducidos hasta por la cuantía de dichas asignaciones. 9. NORMAS ESPECÍFICAS 9.1 TRÁMITE DE VIÁTICOS Y PASAJES DENTRO DEL PAÍS La tarifa de viático diario se calculará a efectos de la cancelación, sobre lo que establece la Gaceta Oficial de fecha 03 de abril de 2017, decreto 2.797, artículo Los viáticos diarios por concepto de (alimentación, transporte y hospedaje) para misiones dentro del País, se cancelarán de conformidad con lo establecido en la siguiente tabla de viáticos: TABLA DE VIATICOS CONCEPTO SITUACIÓN A Considerando Transporte Urbano y Suburbano SITUACIÓN B Considerando Transporte Interurbano y Rutas

13 12 Periféricas Desayuno + Cena 25 UCAU 25 UCAU Transporte 6 UCAU 11 UCAU Hospedaje 30 UCAU 30 UCAU Los beneficiarios, que conforman el ámbito de aplicación del manual, a los que se les haya autorizado una comisión de trabajo o misión oficial dentro del País, tendrán derecho, según corresponda, a recibir los siguientes conceptos del viático: a) Monto diario por concepto de alojamiento y alimentación. En atención a la cantidad de días y noches que la persona deba permanecer en el lugar donde se cumplirá la misión designada; y de acuerdo al contenido de la tabla de viáticos. Viático diario con pernocta, que comprende la asignación para gastos de alimentación y alojamiento. Alojamiento con Reembolso, comprende el pago contra reembolso en caso de que lo asignado sea inferior al servicio contratado por alojamiento, se realizará previa presentación de factura a nombre del beneficiario. Viático diario sin pernocta, que comprende la asignación alimentación sin incluir el concepto de alojamiento. Este concepto aplicará también, para el último día de la misión. b) Pasaje o equivalente en dinero Atendiendo a las siguientes especificidades: b.1) Pasaje aéreo o su equivalente en dinero en clase económica. b.2) Pasaje marítimo, lacustre o fluvial o su equivalente en dinero. b.3) Pasaje terrestre en vehículo comercial. c) Gastos de Transporte: Equivalente a la asignación para el pago de transporte de su residencia o sede, al aeropuerto y viceversa; así

14 13 como desde el aeropuerto de destino, hasta el hotel y viceversa, esta asignación se cancelará contra reembolso previa presentación de la factura a nombre de la Fundación CIDA, apegándose a las tarifas nacionales de los prestadores de servicio. d) Valor del impuesto por cada salida nacional: Se cancelará según la tarifa vigente para el momento del viaje y según el destino del mismo La solicitud de viáticos, se realizará en el SIGESP por la Unidad Solicitante, e n e l M ó d u l o d e V i á t i c o s o p c i ó n "Solicitud Viáticos" en el cual se deberá llenar correctamente la información, en caso de solicitar pasajes deberá llenar adicionalmente el formulario (Ver anexo A ) el cual deberá estar correctamente llenado según lo dispuesto en el manual; y aprobado por los Niveles de Autorización respectivos El cálculo de viáticos, lo realizará la Unidad Solicitante una vez llenada e impresa la solicitud de viáticos, debe ingresar al Módulo de Viáticos en la opción Cálculo de Viáticos y realizar el cálculo del mismo, posteriormente en la opción Aprobación de Viáticos aprueba la solicitud que está montada La solicitud de Pago de Viáticos, lo realizará la unidad solicitante en la opción Solicitud de pago de Viáticos en el menú reportes, imprimiendo la planilla, un vez realizado los pasos 9.1. y La planillas de "Solicitud de Viáticos" Solicitud de P a g o d e Viáticos y el formulario de solicitud de Pasajes Nacionales deberá ser elaborado, firmado y distribuido el original y las copias respectivas, por la Unidad Solicitante, con cuatro () días previos a la fecha estimada del viaje, de la siguiente forma: a) Remitir a la Gerencia Ejecutiva, las planillas originales del SIGESP y formulario de pasajes (en caso de proceder), con su respectivo Mem orándum de solicitud a los efectos de su aprobación.

15 1 b) En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a realizar de forma terrestre con vehículo propiedad de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía (CIDA), se debe llenar el formato de solicitud de vehículo a la Coordinación de Transporte, a los efectos de canalizar la reserva del vehículo, para la fecha indicada. c) En caso de que el traslado del beneficiario (a) se vaya a realizar de forma terrestre, con vehículo propiedad del particular o comercial, se indicará en el Formulario original, a los efectos de que la Gerencia Administrativa realice el cálculo respectivo e incluya el monto a cancelar por ese concepto, en el monto total del viático. La fundación no se hará responsable de las fallas mecánicas que éste presente en el transcurso del viaje, ni reconocerá los gastos que éstas ocasionen No generará el pago por concepto de viáticos, las misiones de trabajo o diligencias encomendadas cuando la distancia de recorrido sea menor o igual a cuarenta kilómetros (0 Km) Quedan exentos de presentar informe de actividades, los conductores que ejecuten la actividad del traslado de trabajadores de la Fundación Centro de Investigaciones de Astronomía Francisco J. Duarte (CIDA) a cualquier parte del país. 9.2 CANCELACIÓN DE VIÁTICOS, PASAJES Y REEMBOLSOS La Unidad Solicitante de la tramitación del pago de viáticos, entregará los recaudos impresos y firmados por los niveles de aprobación a los que se hace referencia en la norma literal a, a la Gerencia Administrativa en el área de contabilidad para ejecutar su respectiva Solicitud de Pago La Gerencia Administrativa se reserva todo el derecho de no procesar la tramitación del pago de un viático, si no se cumple con la normativa aquí establecida.

16 Para la tramitación del Pago de Pasajes, la oficina de compras se encargará de emitir la respectiva orden de servicio al proveedor del mismo, para que posteriormente se haga la Solicitud de Pago En la tramitación del pago por reembolso de hospedaje y traslado, el usuario solicitante, una vez cumplida con la misión asignada por la institución, deberá presentar al Coordinador inmediato los debidos soportes: facturas que cumplan con las disposiciones actuales del SENIAT, emitida a nombre del beneficiario del viático, donde la Gerencia Administrativa hará la respectiva conciliación de gastos y procederá al reintegro o reembolso de gastos razonables por parte del funcionario Cada Gerente (a), Jefe (a) o Coordinador (a) solicitante, llevará un registro que le permita conocer y suministrar de manera expedita la información básica relacionada con las comisiones de trabajo de sus funcionarios o empleados adscritos a su Unidad, en la cual se incluya el objeto de la comisión, trabajador (es) comisionado (s); fecha de inicio y culminación de la misma. Tales datos deben estar disponibles para cualquier información que soliciten las Unidades de Control Interno o Externo, o en su defecto la Gerencia Administrativa. 10. DE LA DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS 10.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País. Entradas del Proceso: Solicitud de Viáticos y Pasajes dentro del País. Salidas del Proceso: Autorización de Viáticos y Pasajes dentro del País. UNIDAD / EJECUTANTE: ACCIÓN:

17 16 Unidad Administrativa Solicitante/ Analista Administrativo Unidad Administrativa Solicitante/ gerente, jefe o coordinador Unidad Administrativa Solicitante/ Analista Administrativo Presidencia \ Secretaria Presidencia \ Presidente o Gerente Ejecutivo Gerencia Administrativa/ Gerente Gerencia Administrativa/ Analista de pagos Llena la Planilla en el SIGESP siguiendo el instructivo, según sea el caso, Solicitud de Viáticos o Solicitud de Pasajes (original y dos copias) y entrega al gerente, jefe o coordinador de la unidad administrativa a la cual pertenece. Revisa la Solicitud y firma en señal de aprobación de la misma y la regresa al Analista Administrativo. Recibe la Solicitud aprobada por el gerente, jefe o coordinador y envía original y una copia a Presidencia o Gerencia Ejecutiva. Recibe, firmada y sellada la copia en señal de recibido. Recibe la Solicitud en original, sella copia en señal de recibido y entrega copia al solicitante. Presenta original al Presidente o Gerente Ejecutivo para su aprobación. Revisa la Solicitud y firma en señal de aprobación del pago del viático y la regresa a la secretaria. Recibe la planilla de Solicitud de Viáticos y Pasajes, revisa y verifica que todo esté de acuerdo a la normativa y asigna al Analista de Pagos los Viáticos y al Analista de Compras los pasajes en caso de requerirlo. Recibe y verifica la solicitud, hace la Solicitud de Pago y la imprime. Regresa el expediente al Gerente Administrativo.

18 17 Gerencia Administrativa/ Gerente administrativo Gerencia Administrativa / Analista de pagos Presidencia / Secretaria Presidencia / Presidente Beneficiario Recibe el Expediente y aprueba por el módulo integrador la solicitud de pago, autorizando para que se monte el cheque o se realice la transferencia. Recibe el expediente y procede a elaborar el cheque y busca la firma B del cheque. Elaborado el cheque con su respectivo expediente, es enviado a Presidencia para su firma. Recibe el expediente, verifica que todo esté con sus debidas firmas y niveles de aprobación. Entrega al Presidente para su firma. Recibe el expediente y Firma el cheque (Firma A). Entrega a la secretaria cheque firmado. Recibe cheque y/o transferencia DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: Reembolso de gastos Entradas del Proceso: Reembolso por Hospedaje o Transporte Salidas del Proceso: Autorización para el Pago de Reembolso UNIDAD / EJECUTANTE: Unidad Administrativa / Beneficiario ACCIÓN: Elabora informe de los resultados de la Misión, y llena formulario de Reembolso y anexa soportes (facturas). Entrega al Jefe inmediato para su respectivo control y conocimiento e informa de la solicitud de reembolso por hospedaje o gastos de transporte.

19 18 Unidad Administrativa Solicitante / Analista Administrativo Presidencia / Secretaria Presidencia / Presidente o Gerente Ejecutivo Gerencia Administrativa / Gerente Gerencia Administrativa / Analista de pagos Gerencia Administrativa / Gerente administrativo Gerencia Administrativa / Analista de pagos Presidencia / Secretaria Presidencia / Presidente Beneficiario Elabora memorándum solicitando reembolso por gastos de hospedaje o transporte. Llena planilla de solicitud de ejecución presupuestaria (SEP) por reembolso, imprime y recoge las firmas de aprobación. Entrega original en presidencia y se queda con copia de recibido de la información. Recibe Solicitud en original sella copia en señal de recibido y entrega copia al solicitante. Presenta original al Presidente o Gerente Ejecutivo para su aprobación. Revisa Solicitud y firma en señal de aprobación del pago del reembolso y la regresa a la secretaria. Recibe los recaudos para la tramitación del reembolso, y lo pasa al analista de pagos, para montar una solicitud de Pago en el SIGESP. Recibe y verifica la solicitud monta la Solicitud de Pago la imprime. Regresa el expediente al Gerente Administrativo. Recibe el Expediente y aprueba por el modulo integrador la solicitud de pago, autorizando para que se monte el cheque. Devuelve el expediente al analista de pagos. Recibe el expediente y procede a elaborar el cheque y busca la firma B del cheque. Elaborado el cheque con su respectivo expediente, es enviado a Presidencia para su firma. Recibe el expediente, verifica que todo este con su debida firmas y niveles de aprobación. Entrega al Presidente para su firma. Recibe el expediente y Firma el cheque (Firma A). Entrega a la secretaria cheque firmado. Recibe documento de pago de acuerdo con los trámites acordados.

20 19 INSTRUCCIONES DE LLENADO: FORMA CIDA/GA/201/VIATICOS-01 PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD SOLICITANTE: 1. Fecha de la solicitud. 2. Número de Solicitud (Control de la Unidad Solicitante). 3. Nombre del Beneficiario de la asignación de viáticos y pasajes.. Número de Cédula de Identidad del beneficiario. 5. Denominación del Cargo del beneficiario. 6. Denominación de la Unidad que efectúa la solicitud. 7. Breve descripción de la misión. 8. Dirección donde se va a realizar la misión. 9. Fecha de salida y de regreso. 10. Solicita Vehículo Institucional Si o No. 11. Solicita el servicio de un Conductor Si o No. 12. Vía por la cual se va a realizar el traslado, aérea o terrestre. 13. Fecha de salida y de regreso, para adquisición de pasaje (supeditada a disponibilidad de la empresa de transporte). 1. Hora de salida y de regreso (supeditada a disponibilidad de la empresa de transporte). 15. Firmas y sellos de las unidades involucradas en la solicitud.

21 20 FORMA CIDA/GA/201/VIATICOS-01 NOMBRE: C.I.: UNIDAD SOLICITANTE: OBJETO DE LA MISION: SOLICITUD DE PASAJES NACIONALES 1.DATOS DE BENEFICIARIO Y MISION CARGO: : NUMERO: C ID A / GA / 201/ VIA T IC OS-01 LUGAR DE LA MISION: DE SALIDA: DE REGRESO: 2.SOLICITUD DE PASAJES/VEHICULO INSTITUCIONAL SOLICITA VEHICULO INSTITUCIONAL: SOLICITA CONDUCTOR: VIA: DESTINO: IDA: HORA: VUELTA: HORA: REALIZADO POR: BENEFICIARIO / ASIST ADM DE LA UNIDAD SOLICITANTE GERENTE/JEFE/COORDINADOR DE UNIDAD SOLICITANTE

22 21 INSTRUCCIONES DE LLENADO: FORMA CIDA/GA/2018/VIATICOS-02 PARA SER LLENADO POR LA UNIDAD SOLICITANTE 1. Total de la asignación de viáticos (alimentación, transporte y hospedaje) según planilla de reembolso de gastos. 2. Monto total gastado que supera el monto total asignado, debidamente soportado con factura. 3. Monto total excedido para ser reembolsado al beneficiario.. Observación: Agregue cualquier información adicional relevante, que considere importante para aclarar o ampliar cualquiera de los datos suministrados. 5. Firmas y sellos de las unidades involucradas en la solicitud. 6. Elaboración de cheque y/o transferencia para el beneficiario.

23 22 FORMA CIDA/GA/2018/VIATICOS-02 NOMBRE: C.I.: UNIDAD SOLICITANTE: OBJETO DE LA MISION: LUGAR DE LA MISION: DE SALIDA: REEMBOLSO DE GASTOS 1.DATOS DE BENEFICIARIO Y MISION CARGO: DE REGRESO: : NUMERO: CIDA/GA/2018/VIATICOS-02 DESCRIPCION MONTO ASIGNADO Bs. MONTO GASTADO Bs. MONTO EXCEDIDO Bs. ALIMENTACIÓN (DESAYUNO Y CENA) + TRANSPORTE + HOSPEDAJE TOTALES OBSERVACIONES: REALIZADO POR: CONFORMADO POR: BENEFICIARIO / ASIST ADM DE LA UNIDAD SOLICITANTE GERENTE/JEFE/COORDINADOR DE UNIDAD SOLICITANTE /JEFE DE PRESUPUESTO