OFICIALIA MAYOR DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN LINEAMIENTOS PARA:

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1 OFICIALIA MAYOR DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN LINEAMIENTOS PARA: LA PUBLICACIÓN, MANTENIMIENTO DE INFORMACIÓN Y FLUJO DE ATENCIÓN CIUDADANA DEL PORTAL MARZO, 2006 Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interno (COMERI), el día -- de ---- de 2005, la cual entra en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca interna. 1

2 Página 2/15 Elaboró Aprobó Visto Bueno Dirección de Tecnologías de la Oficial Mayor COMERI Información Nombre del Director: Jorge Peña Martínez Nombre del Oficial Mayor Carlos Ponce Martínez Fecha de Dictamen - Sello INDICE APARTADO PÁGINA 1. OBJETIVO 3 2. FUNDAMENTO LEGAL 4 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN 5 4. DISPOSICIONES GENERALES 6 5. LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECÍFICOS 8 6. EMISOR(ES), FECHA Y FIRMA 15 2

3 Página 3/15 1. OBJETIVO 1. El Portal Ciudadano del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia es un portal de Internet que concentra Trámites, Servicios y Recursos Informativos para la ciudadanía en general. Que sirve de apoyo al Titular del Organismo en el cumplimiento cabal de las responsabilidades y facultades de la Institución e impulsa al Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia a la mejora continua de sus servicios públicos, a través de una herramienta eficaz y vanguardista 3

4 Página 4/15 2. FUNDAMENTO LEGAL 2.1. Ley de Planeación, Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 5 de enero de y su última reforma 13-VI-2003) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Capitulo II, Artículo 7 Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del 2002) Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Capitulo II. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Capítulo VI. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Capítulo VI. Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de febrero de Estrategia de Gobierno Digital de la Agenda Presidencial de Buen Gobierno, 4

5 Página 5/15 3. AMBITO DE APLICACIÓN 3. Los Servicios Informativos que se presentan en el portal del DIF Nacional son aplicables a población en general, tanto nacional como extranjera. 5

6 Página 6/15 4. DISPOSICIONES GENERALES 4.1 La información organizada en el portal web debe ser veraz y oportuna. 4.2 Aún cuando el administrador del sitio supervisa el cumplimiento de dichos atributos, es coresponsable el área propietaria de la información de dicho cumplimiento. 4.3 Cada vez que un área del DIF NACIONAL requiera actualizar, depurar o añadir información estática o dinámica en portal Web, deberá enviar vía correo electrónico su solicitud a la siguiente cuenta: portal@dif.gob.mx (buzón que concentra al Director de Enlace INTERINSTITUCIONAL, al Director de Tecnologías, al administrador del portal WEB y al Área de Diseño de Comunicación Social) En el caso de la información dinámica (agenda de eventos, foto del día y sala de prensa) es la Dirección de Comunicación Social la responsable de generar y publicar dicha información En el caso de los MICROSITIOS cada administrador es responsable de mantener actualizada su información, misma que es monitoreada por la Dirección de Enlace y de Tecnologías de la Información. 4.6 Los correos que se reciban al portal serán canalizados a las áreas correspondientes, tomando el registro del servidor público al que se canalizan a fin de alcanzar la meta institucional de responder al ciudadano en un máximo de 3 días hábiles. 4.7 Es responsabilidad del administrador del portal Web coordinar los trabajos, cuando así lo ameriten, entre el área solicitante y el área de diseño perteneciente a la Dirección de Comunicación Social, si la solicitud implica algún cambio en la identidad gráfica del portal. 4.8 Toda información publicada en el portal será supervisada por el Coordinador del Área Propietaria de la Información junto con el responsable del portal, dependiente de la Dirección de Tecnologías de la Información. Se aplica esta disposición también el caso de mantenimiento a los datos. 6

7 Página 7/ Es responsabilidad de la Dirección de Comunicación Social la actualización de noticias y boletines que se generan en el DIF Nacional, así como las imágenes de los mismos En caso de nuevos portales o páginas se presentarán previamente a su publicación al responsable del área correspondiente, así como a la Dirección de Enlace Interinstitucional para su liberación, misma que se da por escrito o correo electrónico a portal@dif.gob.mx Es responsabilidad del administrador del portal publicar la agenda semanal de eventos el primer día hábil de cada semana, misma que será depositada al correo portal@dif.gob.mx para su publicación por parte del coordinador de la agenda pública (Dirección de Comunicación Social) En general el único medio como contacto con la ciudadanía es el buzón: contacto@dif.gob.mx El administrador del portal WEB responderá a todo correo recibido a través del buzón contacto@dif.gob.mx El administrador del portal es responsable de canalizar oportunamente al área correspondiente el comentario realizado a través del buzón Las áreas responderán directamente al ciudadano, siempre poniendo a nivel de copia a contacto@dif.gob.mx a fin de registrar el tiempo de respuesta del área. 7

8 Página 8/ INFORMACION DINAMICA 5. LINEAMIENTOS GENERALES Y ESPECIFICOS Actualización e Integración de información en portal WEB La información organizada en la estructura establecida del portal web debe cumplir con dos atributos fundamentales veracidad y oportunidad, aún cuando el administrador del sitio debe supervisar el cumplimiento de dichos atributos, es co-responsable el área propietaria de la información, esta actualización se realizara bajo el siguiente esquema: Cada vez que un área del DIF NACIONAL requiera actualizar, depurar o añadir información en portal Web, deberá enviar vía correo electrónico la solicitud de esta actualización con copia al director del área solicitante, esta solicitud deberá ser enviada portal@dif.gob.mx buzón que concentra al Director de Enlace INTERINSTITUCIONAL, al Director de Tecnologías, al administrador del portal WEB y al Área de Diseño de Comunicación Social, esta solicitud indicará el tipo de información, apegándose al criterio de lenguaje ciudadano, periodo de validez así como enviar el material correspondiente, preferentemente en medios electrónicos En caso de que la Dirección de Enlace Interinstitucional considere adecuada la solicitud, la canalizara a la Dirección de Tecnologías de la Información en donde se clasificara y colocara en el espacio de acuerdo a la estructura de desarrollada y aprobada En su caso, él responsable del portal Web se coordinara con el área solicitante y con el área de diseño perteneciente a la Dirección de Comunicación Social a fin de dar el formato de acuerdo a la imagen de y teniendo en consideración: El formato institucional de documentos de descarga será Adobe Reader (*.pdf), dado que es el formato universal de Internet y su visualización es gratuita El peso de documentos de descarga no debe superar los 2.5 MB, en caso de documentos de mayor peso se deberá segmentar el mismo y numerarlos de 1 de x En el caso de imágenes el formato institucional será.jpg, mismas que se manejarán en archivos de hasta 15 kb para imágenes pequeñas con ancho y largo de 90x60 pixeles con 72 pixeles de resolución y para imágenes de alta definición un ancho máximo de 350 pixeles y una resolución de 72 pixeles y hasta 25 Kb Toda información colocada en el portal es supervisada por el responsable del portal dependiente de la Dirección de Tecnologías a fin de eliminarla una vez que el periodo de validez de la misma termine y en caso de información estática (sin periodo de validez) mantener actualizada la misma de forma coordinada con el área propietaria de la información. 8

9 Página 9/ En cuanto a las noticias y boletines que se generan en el DIF Nacional, así como las imágenes de los mismos, es responsabilidad de la Dirección de Comunicación Social, actualizar directamente esta información en sitio Web a través del sistema automatizado desarrollado exprofeso, esto a fin de la información este alineada al plan de medios elaborado por la Dirección de Comunicación Social, respetando los parámetros de peso establecidos El espacio destinado en para la imagen relevante será cubierto por la fotografía enviada por la Dirección de comunicación a portal@dif.gob.mx para su publicación, el envió debe respetar el formato establecido de hasta 350 pixeles de ancho a una resolución máxima de 72 pixeles, anexando el pie de foto correspondiente La agenda semanal de eventos será de igual forma enviada el primer día habil de cada semana al correo portal@dif.gob.mx para su publicación por parte del administrador del portal En caso de nuevos portales o páginas se presentarán previamente a su publicación al responsable del área correspondiente, así como a la Dirección de Enlace Interinstitucional para su liberación, misma que se da por escrito o correo electrónico a portal@dif.gob.mx Los micrositios y la información que en ellos se publique estará bajo la administración del área responsable y la supervisión del administrador del portal Web. Diagrama del Proceso: 9

10 5.2.- CONTACTO CON LA CUIDADANIA LINEAMIENTOS PARA LA PUBLICACIÓN, MANTENIMIENTO DE Página 10/15 Administración de correos del portal WEB La misión de pasa por convertirse en canal de comunicación entre la sociedad en general y el DIF nacional, esta comunicación, se da en el momento que existe interacción de las partes, misma que debe darse con parámetros establecidos desde su canalización y formato hasta el tiempo de respuesta, esto se logra en la medida que se implementen procedimientos estandarizados de manera institucional: El Correo institucional del DIF Nacional será contacto@dif.gob.mx, este buzón será el prioritario a publicar en el portal a fin de garantizar los tiempos y formatos establecidos para su respuesta, la excepción a esta regla serán los buzones de correo de las siguientes áreas, mismos que serán administrador y respondidos directamente por las areas correspondientes: Transparencia uenlace@dif.gob.mx Comunicación Social comunicación@dif.gob.mx Titular del Organismo titular@dif.gob.mx Organismo Interno de Control : oic@dif.gob.mx El buzón contacto@dif.gob.mx será revisado al menos tres veces al día, 8:00, 14:00 y 18:00 hrs, salvo fines de semana y días festivos, donde se acumulan los comentarios al siguiente día hábil El administrador del portal WEB responderá en forma automática a todo correo recibido, lo siguiente: Saludos [nombre ciudadano o institución] agradecemos el que se comunique al Sistema Nacional para la Integración de la Familia su comentario a sido canalizado al área correspondiente y en su caso nos podremos en contacto con usted a la brevedad, en Sistema Nacional DIF estamos para servirle 10

11 Página 11/15 Atentamente Por que la Familia es la DIFerencia Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia Zapata 340 P.B., Sta. Cruz Atoyac, 03310, México D.F. Tel. (55) El buzón en deberá contener los correos del administrador del portal y del subdirector de Tecnologías de Información, es responsabilidad del primero canalizar oportunamente al área correspondiente el comentario realizado, registrando en la bitácora de correos: Fecha/Hora recibido Fecha/hora canalización Área y funcionario responsable a quien se canaliza la solicitud, queja o comentario Fecha/hora de respuesta del área al responsable al ciudadano, incluyendo copia a contacto@dif.gob.mx 11

12 Página 12/ El administrador del portal web funge como supervisor del buzón por ello el registro deberá considerar el tiempo de respuesta meta en 3 días hábiles, salvo que el área receptora por la naturaleza misma de la información o solicitud requiera una mayor cantidad de tiempo, mismo que es comunicado al solicitante Las áreas responderán directamente al ciudadano, siempre poniendo a nivel de copia a contacto@dif.gob.mx a fin de registrar el tiempo de respuesta del área El correo electrónico del usuario se registra a través del administrador del portal web en la base de correos de usuarios del DIF Nacional para estar en contacto con la persona y enviarle en su caso información relevante La información de tiempos de respuestas de las áreas, se envía el primer día de cada mes a manera de grafico al correo de titular@dif.gob.mx y Oficialia Mayor contabilizando el ciclo de días hábiles para respuesta la y cantidad de correos recibidos por área. Diagrama del Proceso: 12

13 5.3.- INFORMACION ESTATICA LINEAMIENTOS PARA LA PUBLICACIÓN, MANTENIMIENTO DE Página 13/15 Actualización de Información en Programas, Informes de Resultados, Centros Asistenciales. Etc. La información estática organizada en la estructura establecida del portal web debe cumplir con dos atributos fundamentales veracidad y oportunidad, aún cuando el administrador del sitio debe supervisar el cumplimiento de dichos atributos, es co-responsable el área propietaria de la información, esta actualización se realizara bajo el siguiente esquema: Cada vez que un área del DIF NACIONAL requiera actualizar, depurar o añadir información estática en portal Web, deberá enviar vía correo electrónico la solicitud de esta actualización con copia al director del área solicitante, esta solicitud deberá ser enviada portal@dif.gob.mx buzón que concentra al Director de Enlace INTERINSTITUCIONAL, al Director de Tecnologías, al administrador del portal WEB y al Área de Diseño de Comunicación Social, esta solicitud indicará el tipo de información, apegándose al critrio de lenguaje cuidadano, así como enviar el material correspondiente, preferentemente en medios electrónicos En caso de que la Dirección de Enlace Interinstitucional considere adecuada la solicitud, la canalizará a la Dirección de Tecnologías de la Información en donde se clasificara y colocara en el espacio de acuerdo a la estructura de desarrollada y aprobada En su caso, él responsable del portal Web se coordinara con el área solicitante y con el área de diseño perteneciente a la Dirección de Comunicación Social a fin de dar el formato de acuerdo a la imagen de y teniendo en consideración: El formato institucional de documentos de descarga será Adobe Reader (*.pdf), dado que es el formato universal de Internet y su visualización es gratuita El peso de documentos de descarga no debe superar los 2.5 MB, en caso de documentos de mayor peso se deberá segmentar el mismo y numerarlos de 1 de x En el caso de imágenes el formato institucional será.jpg, mismas que se manejarán en archivos de hasta 15 kb para imágenes pequeñas con ancho y largo de 90x60 pixeles con 72 pixeles de resolución y para imágenes de alta definición un ancho máximo de 350 pixeles y una resolución de 72 pixeles y hasta 25 Kb Una vez que la información este validada por el área solicitante se envía correo a portal@dif.gob.mx manifestando la aceptación del área sobre los cambios o desarrollos realizados Toda información colocada en el portal es supervisada por el responsable del portal dependiente de la Dirección de Tecnologías y mantener actualizada la misma de forma coordinada con el área propietaria de la información. 13

14 Página 14/ En caso de nuevos portales o páginas se presentarán previamente a su publicación al responsable del área correspondiente, así como a la Dirección de Enlace Interinstitucional para su liberación, misma que se da por escrito o correo electrónico a portal@dif.gob.mx Los micrositios y la información que en ellos se publique estará bajo la administración del área responsable y la supervisión de el administrador del portal web. Diagrama del Proceso: 14

15 Página 15/15 6. EMISORES, FECHA Y FIRMA OFICIAL MAYOR L.A.E. CARLOS PONCE MARTÍNEZ. DIRECCION DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN LIC. JORGE PEÑA MARTINEZ MARZO