Sitio de Estudiantes INDICE

Transcripción

1 INDICE Objetivo del Sistema Acceso al Sistema Opciones del Menú del Sistema de Matrícula por Internet Opciones de Acceso Directo... 6 Prematricula... 6 Matricular Opción de Retiro Inclusión Solicitud de Notas Notas Índice Horarios Lista de Grupos Opciones del Menú Consulta Créditos no oficiales Matricula Historiales Solicitudes Estado de Cuentas Opciones del Menú Matrícula Opciones del Menú Retiro Inclusión Opciones del Menú Información Personal Opciones del Menú Solicitudes Opciones de Ayuda

2 MANUAL DE USUARIO DEL SITIO DE ESTUDIANTES Objetivo del Sistema El Sistema de Matrícula por Internet tiene como objetivo principal, el permitir que los estudiantes se puedan matricular desde cualquier parte del país, sin necesidad de dirigirse personalmente a su facultad o sede, así como agilizar el proceso de matrícula en las diferentes entidades académicas de la universidad y permitir que los estudiantes tengan acceso a las nuevas tendencias tecnológicas de información que se están ofreciendo a nivel nacional y mundial. 1. Acceso al Sistema Para tener acceso al sistema de matrícula por Internet, se debe escribir la siguiente dirección: en donde aparecerá en primera instancia la página principal, en donde el usuario (estudiante) deberá introducir su número de cédula y la clave de acceso (para los estudiantes de primer ingreso, es la misma utilizada para consultar sus resultados), sino tiene clave entonces debe ser retirada en la Secretaria Académica de la facultad a la cual pertenece el estudiante. En la figura 1 se muestra la pantalla de acceso: 2

3 Figura 1: Acceso al Sistema Luego de que el estudiante introduzca correctamente los datos de entrada solicitados, deberá presionar el botón Enviar para accesar al sistema. Se le presentará los perfiles a los cuales tiene acceso el mismo, como se presenta en la figura 2. Figura 2: Perfiles 3

4 Sitio de Estudiantes: es el perfil de estudiante de la Universidad Tecnológica de Panamá, el cual ha sido asignado porque cumplió con todos los requisitos para usar el mismo y el cual será utilizado para realizar su MATRICULA. Sitio de Estudiante de Primer Ingreso: este perfil es el que se utiliza para ver sus resultados que ha obtenido en el proceso de ingreso a la universidad. Una vez entrado al Sitio de Estudiantes se mostrará a una pantalla de bienvenida que muestra los datos del estudiante y presenta a su vez el menú al cual tiene acceso el estudiante, como se presenta en la siguiente figura 3 Figura 3: Información General En donde, Nombre: es el nombre como el estudiante esta registrado en el recurso de datos. Cédula: la cédula del mismo Carrera: es la carrera en que se encuentra 4

5 Plan: el plan del estudio en que se encuentra actualmente Año de Estudio: El sistema de Matricula Web calcula el año de estudio de la siguiente manera después de un consenso con las unidades académicas. El estudiante esta en el año de estudio en donde tenga TRES MATERIAS PENDIENTES O MAS. Si el estudiante tiene TRES MATERIAS PENDIENTES EN DOS AÑOS SE ELIGIRA EL MENOR DE ESTOS AÑOS. Si el estudiante tiene MENOS DE TRES MATERIAS PENDIENTES EN VARIOS AÑOS O NIVELES DE ESTUDIO, SE ELIGIRA EL MAYOR. Índice: es la división entre la cantidad total de puntos y créditos que ha obtenido de las materias que pertenecen a su carrera actual. Correo UTP: es la dirección de correo proporcionada por la Universidad Contraseña inicial: es la contraseña con la que puede acceder su correo electrónico Estatus: Activo: tuvo matricula el semestre anterior Inactivo: no tuvo matricula y debe ir donde la Secretaria Académica de su Facultad. Cita de Matricula: indica la hora y el día a partir de la cual puede acceder al Sitio de Matricula Web a matricularse. Estado Financiero: le indica si tiene alguna deuda financiera Mensajes: le indica si tiene mensajes 5

6 Nota: Es importante que todos los estudiantes revisen su Prematricula en la fecha indicada, para ver si le aparecen las materias que ellos quieren dar y su cita de matricula. 2. Opciones del Menú del Sistema de Matrícula por Internet El Sistema de Matrícula por Internet ofrece además de la opción de Matrícula por Internet, una serie de consultas que permiten que los estudiantes puedan ver su información académica así como también información personal del estudiante con opciones de hacer actualizaciones a los datos que así lo requieran. A continuación describiremos brevemente las opciones que se encuentran disponibles en el sistema. (Figura 4) Figura 4: Opciones de Acceso Directo 3. Opciones de Acceso Directo Le dan la oportunidad al estudiante de verificar rápidamente las opciones más consultadas. Prematricula Esta es una página que muestra la información correspondiente a las materias que el estudiante puede matricular en el período de matrícula de un semestre 6

7 en particular y también muestra las notas obtenidas por el estudiante en el último semestre matriculado por él. Como también los saldos pendientes y mensajes que pueda tener, además de la fecha y hora desde la cual puede realizar su matricula (Figura 5) Figura 5: Prematricula 7

8 En donde la siguiente sección muestra la información general del estudiante La siguiente presenta la opción de Preferencias de Matricula y certificación de la Carrera y Sede en donde está En la siguiente se muestra el estado de cuenta consolidado, en donde aparecen tantos los saldos pendientes financieros como también los administrados por la unidad académica. 8

9 Importante: Si le aparecen mensajes de saldo pendiente debe ver si en el mismo dice Contabilidad (entonces debe acercarse a la Caja), si el mensaje le dice que es en Secretaria Académica, entonces es allí en donde debe ir. Al presionar el botón Ver Detalle, se presenta el detalle del mismo Figura 6: Estudiante con Saldo Financiero Pendiente 9

10 Figura 7: Estudiante con deuda local En la próxima sección aparecen los mensajes generados automáticamente por el sistema y los captados por los Coordinadores y Secretarios Académicos. Importante: Si el estudiante le aparecen mensajes en Rojo, esto significa que el sistema le bloqueará su Matricula. Los mensajes generados por el Sistema pueden ser liberados por los Coordinadores de Carrera. Luego aparece la sección en donde se muestran las notas obtenidas en el Semestre anterior Y por último se presentan las materias pendientes que podrá matricular generadas automáticamente o agregadas por su Coordinador de Carrera. Si ha usted no le 10

11 aparece una materia en la cual obtuvo una nota D y la quiere mejorar puede dar clic al botón de Incluir Materias con D, se le presentará si la misma se está ofertando. Desde esta sección usted podrá consultar porque no le aparece cierta materia deseada para poder matricularla, dando solo un clic sobre el vínculo le presenta la siguiente página, se En donde usted podrá ya sea escoger de la lista o escribir el código de asignatura deseado y luego presionar el botón Buscar, Opción Preferencias de Matricula: En esta opción el estudiante podrá certificar la sede, facultad, carrera y plan de estudio en que se encuentran y si no son los 11

12 correctos el coordinador de su carrera podrá ver que no esta de acuerdo con la información mostrada. Además podrá cargar con antelación sus Preferencias de matricula (juego de códigos de asignaturas y códigos de horario) que desea utilizar para su matricula y así cuando llegue la misma no tendrá que colocarles los códigos de horario porque ya estarán llenados y le aparecen inmediatamente al escoger la Preferencia deseada, las materias mostradas serán solo las que el estudiante tenga como Pendientes o Autorizadas por su Coordinador. El estudiante puede captar hasta tres juegos de Preferencias. Figura 8: Preferencias de Matricula Al darle clic al botón de Preferencias de Matricula, le aparecerá una figura como la siguiente 12

13 Figura 9: Confirmar Datos Botón Certificar: se envía esta información al Recurso de Datos, para que el Coordinador de Carrera verifique si debe cambiarla por los nuevos datos seleccionados. Además se desplegará una ventana en la que podrá insertar sus Preferencias de Matricula (codasig, codhora y subgrupo) en que se desea matricular, cada Preferencia puede tener hasta 8 juegos de codasig y codhorarios y usted puede captar hasta tres Preferencias distintas. 13

14 Figura 10: Captar Preferencias de Matricula En donde, podrá captar por prioridad los grupos de horarios que desea matricular en su el día asignado para que realice su matricula. Así el día de la matricula no tendrá que teclear los códigos si ya los ha tecleado antes, solo tendrá que escoger la prioridad deseada. Si usted trata de captar una Prioridad que ya ha sido captada, el Sistema le enviará un mensaje de Error, así que debe proceder a Modificar si desea cambiarla. Antes de presionar el botón Insertar debe primero captar todos los códigos de asignatura y códigos de horario y escoger sus Subgrupos (el subgrupo T es para las materias que no tiene Laboratorio). Luego en el momento de su Matricula al presionar el icono Matricular colocado en la barra de herramientas superior, se le presentará una lista desplegable en donde podrá escoger la Prioridad que desea matricular, el sistema toma en 14

15 cuenta que solo le mostrarán aquellas materias que el estudiante tenga como Pendientes o que hayan sido Autorizadas por su Coordinador de Carrera. Figura 11: Matricula Por ejemplo al escoger Prioridad 1, inmediatamente le aparece el Código de horario captado para las Materias Pendientes de esa Prioridad. Si al seleccionar una Prioridad y el Sistema no le muestra nada, se debe a que las materias que declaró en sus Preferencias el sistema no las generó como Materias Pendientes o no han sido Autorizadas por su Coordinador. Una vez escogidos todos los horarios que desees matricular debes presionar el botón Matricular, para que te aparezca el mensaje de Éxito y el número único de transacción. 15

16 Matricular Si el estudiante ya tiene una cita asignada, no tiene ningún mensaje que bloqueen su matricula, puede realizar su Matricula. Al darle clic al icono de Matricular se le presentará una figura como la siguiente Figura 12: Realizar Matricula El procedimiento a seguir es: Si usted sabe en que grupo se está dictando la materia que desea matricular, puede escoger uno de la lista desplegable de grupos o bien Darle clic al botón Codhora de la casilla de al lado de la materia, se muestra una pantalla como la siguiente (figura 13) 16

17 Figura 13: Escoger Codhora Luego que selecciona el codhorario, debe darle clic al botón Continuar, para seguir con el proceso Si su Coordinador de Carrera, le autorizó alguna materia en un codhora específico, usted solo puede matricularse en ese Codhora. Una vez haya terminado de escoger los codhora o el grupo o grupos en que desea dar todas sus materias pendientes. Debe presionar el botón Matricular. Si los Codhora que usted escogió no tienen choques o no dejo de matricular las materias fracasadas o mejoradas, su matrícula se realizará con Éxito, de lo contrario tendrá que intentarlo nuevamente. Al terminar el proceso satisfactoriamente, se le mostrará un número único de transacción, el cual usted debe anotar por si tiene que realizar algún reclamo. (Figura 7). 17

18 Figura 14: Matrícula con Éxito Nota: Importante una vez usted haya escogido todos los códigos horarios que desea para cada materia a matricular, es que debe darle clic al botón Matricular. Opción de Retiro Inclusión Al darle clic a ésta opción se le permitirá a los estudiantes que hayan cancelado su matricula, realizar la solicitud de Retiro Inclusión, este proceso permite retirar materias que haya matriculado en el periodo académico correspondiente e incluir materias de acuerdo con su plan de estudio, Si la materia que desea incluir no esta dentro de las materias debe dirigirse donde su Coordinador de Carrera. Además de que solo podrá realizar una solicitud en el periodo académico 18

19 correspondiente. Si se equivoco al momento de realizarla, debe dirigirse donde su Secretaria Académica para que Libere su Solicitud. El procedimiento que debe seguir es el siguiente: 1. Darle clic al icono de Retiro-Inclusión 2. En la sección superior le aparecerán las materias que usted matriculó, las cuales serán las que se le permitirán retirar 3. En la sección de inferior, le aparecerán las materias pendientes o autorizadas que no fueron matriculadas. Si usted desea incluir una materia y no se le presenta en ésta sección entonces debe dirigirse donde su Coordinador de Carrera, para que éste se la autorice. 4. Usted debe escribir la Observación por la cual esta llenando está solicitud 5. Luego de haber seleccionado (colocando un ganchito en la opción) todas las materias que desea retirar e incluir debe presionar el botón Enviar Solicitud, para que su Coordinador de Carrera pueda Aprobarla o Rechazarla. Figura 15: Enviar Solicitud RI 19

20 6. Una vez presionado el botón Enviar Solicitud y el proceso concluyó con Éxito, le debe aparecer una pantalla como la siguiente Figura 16: Éxito en el envió de la Solicitud NOTA: Si tiene la posibilidad IMPRIMA ESTA PÀGINA o guarde una copia de ella en su PC, o en un dispositivo de almacenamiento. (CD o DISKKETTE, MEMORIA USB) 7. Si usted desea ver si su Solicitud ha sido Aprobada, puede consultarlo al darle clic al icono de Retiro-Inclusión. Figura 17: Consultar Solicitud RI 20

21 En donde: No Solicitud: es el número de solicitud Nut: es el número único de transacción de la solicitud Motivo: es la observación que colocó al momento de hacer la solicitud Estatus: En Proceso: el coordinador todavía no la ha tramitado Aprobada: el coordinador realizó el Retiro Inclusión, esto quiere decir que el RI se efectuó con éxito. Rechazada: el coordinador rechazó la Solicitud Devuelta: el coordinador le reenvió la Solicitud para que sea modificada. Corregida por el estudiante: el estudiante modificó la solicitud. Fecha: es la fecha en que la solicitud fue enviada Atendido por: es el nombre de la persona que atendió la solicitud de Retiro Inclusión Observación: es la observación que le colocó el Coordinador. Figura 18: Consulta de Solicitud RI Devuelta para Corregir 21

22 Solicitud de Notas En esta opción usted podrá captar las solicitudes de cambios de notas y de créditos oficiales. Figura 19: Captar Solicitud de Nota o Crédito Notas Muestra el historial de notas del estudiante, ya sea las notas que ha obtenido en una materia específica o todas las notas en su vida universitaria. Seleccione la manera como desea ver la Información y luego presione el botón Buscar. (Figura 20) 22

23 Figura 20: Historial de Notas Índice Esta opción muestra el historial del índice académico por período del estudiante y lleva un conteo de cuantas condicionales ha tenido. (Figura 21) Figura 21: Índice del Estudiante 23

24 Horarios Muestra el horario del estudiante. (Figura 22) Figura 22: Horario del Estudiante Lista de Grupos Muestra el horario de clases de las carreras de una facultad para un periodo específico. 4. Opciones del Menú Consulta Esta opción del menú contiene una serie de consultas relacionadas con la información académica del estudiante. (Figura 23) 24

25 Figura 23: Opciones de Consulta Al presionar la opción de consultas, se desplegara un Submenú igual al que se presenta en la imagen, las cuales se describen a continuación: Créditos no oficiales Muestra las notas que los estudiantes han obtenido en su estancia en la universidad desde el primer año hasta el año en el que se encuentra el estudiante actualmente, o si ya terminó. Matricula Se presentan las materias matriculadas, el costo de la matrícula y el horario de matricula. Historiales Aquí se presentan las opciones de Historial de Notas e Historial de índices. Solicitudes Se presenta el estatus de las solicitudes de notas, cambio de notas y las de retiro inclusión. 25

26 Estado de Cuentas Se presentan las cuentas Pendientes y las cuentas a Favor que tenga el estudiante. 5. Opciones del Menú Matrícula Esta opción del menú permite realizar la matrícula. El menú de matrícula contiene dos opciones, las cuales detallamos a continuación: (Figura 24). 26

27 Figura 24: Opciones del Menú Matrícula Prematricula: Es el mismo procedimiento que se sigue si se escoge la opción de la Barra de Iconos. Matrícula: Es la misma opción de Matricula que aparece en la Barra de Iconos. 6. Opciones del Menú Retiro Inclusión Solicitar Retiro Inclusión: Se realiza la solicitud del retiro inclusión. Modificar Retiro Inclusión: Se puede modificar la solicitud de retiro inclusión, más que todo cuando el coordinador de carrera se la devuelve. 7. Opciones del Menú Información Personal Esta opción presenta datos personales acerca del estudiante, así como opciones para modificar información del mismo y datos para el acceso del sistema. (Figura 25). 27

28 Figura 25: Opciones de Información de Personal Información Personal: Permite modificar la información de datos generales del estudiante Cambiar Clave: Permite que el estudiante cambie su clave de acceso al sistema. Si el estudiante utiliza esta opción, deberá acordarse de la nueva clave que va escribir, pues es la clave que le solicitará el sistema para accesar. 8. Opciones del Menú Solicitudes Solicitud de nota/ cambio de nota: Permite realizar una solicitud de cambio de nota, ya que las solicitudes de nota se realizan de forma automática. Solicitud de Créditos: Permite realizar una solicitud de créditos oficiales, para luego ser retirada en Secretaria General. 9. Opciones de Ayuda Esta opción muestra el procedimiento que el estudiante debe seguir para realizar la matrícula por Internet. Es una ayuda que explica como deben hacer los estudiantes para matricularse por este medio. 28

29 Figura 26: Que Hacer cuando Figura 27: La contraseña no es válida 29

30 Figura 28: No tengo cita 30

31 Figura 29: Debo a Contabilidad 31

32 Figura 30: Debo a Lab. Química o Biblioteca 32

33 Figura 30: Otra deuda Figura 31: No estoy de acuerdo con lo que me sale en la Prematricula 33

34 Figura 32: Aparece inactivo 34