MANUAL DE USUARIO MODULO MANTENEDORES DESARROLLADO POR CONSULTORIA & SERVICIOS

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1 MANUAL DE USUARIO MODULO MANTENEDORES DESARROLLADO POR CONSULTORIA & SERVICIOS 2016

2 INDICE 1. MÓDULO MANTENEDORES (SÓLO PARA ADMINISTRADORES) SUB MÓDULO PERÍODOS Y ALERTAS AÑO DE PLANIFICACION PERÍODO DE INGRESO RANGO DE ALERTAS DE INDICADOR RANGO CIERRE DE INDICADOR ALERTA ESTADOS ACTIVIDADES SUB - MÓDULO COMPROMISOS INSTITUCIONALES COMPROMISO Y CONTRAPARTE PRIORIDAD COMPROMISOS ESTABLECER COMPROMISOS VISTA ADP SUB - MÓDULO ORGANIGRAMA - USUARIOS EQUIPO DE CDC MANTENEDOR MULTINIVELES NIVELES ORGANIGRAMA PERSONAL-USUARIOS CARGA MASIVA NUEVOS USUARIOS SUB - MÓDULO DASHBOARD NOMBRE DE PESTAÑAS SELECCIÓN DE REPORTES SUB - MÓDULO BSC (BALANCED SCORECARD) PERSPECTIVA DESAFÍO ESTRATÉGICO A BSC OBJETIVO ESTRATÉGICO BSC GENERALES ASOCIAR INDICADORES A BSC CAUSA EFECTO DESAFIOS ESTRATEGICOS BSC SUB-MÓDULO MACROPROCESO TIPO DE PROCESO MACRO PROCESO PROCESO SUBPROCESO ETAPA/ SERVICIO SUBIR MAPA DE PROCESO SUB MÓDULO PLAN DE TRATAMIENTO DE RIESGO TIPO DE RIESGO ESTRATEGIA GENÉRICA FUENTE DEL RIESGO PTR SUB - MÓDULO PRESUPUESTO PROGRAMA PRESUPUESTO CUENTA PRESUPUESTARIA ÍTEM PRESUPUESTARIO PRESUPUESTO NO DISTRIBUIDO SUB - MÓDULO TABLAS GENERALES ÁMBITO INDICADOR DIMENSIÓN INDICADOR TOPE FORMULARIO H PROGRAMA SEGUIMIENTO...50 Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 2 de 70

3 MANTENEDORES NIVELES ANÁLISIS REVISION MEDIOS DE VERIFICACIÓN SUB - MÓDULO MENSAJERÍA CONFIGURACIÓN CORREO NUEVOS CORREOS CORREOS ENVIADOS ENVIO DE REPORTES AUTOMÁTICOS SUB - MÓDULO DOCUMENTACIÓN ISO TIPO DE DOCUMENTO ESTADO DE DOCUMENTO DISPOSICIÓN DE DOCUMENTO FUENTE DE DOCUMENTO RECUPERACIÓN DE DOCUMENTO RETENCIÓN DE DOCUMENTO IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTO REQUISITOS SUB - MÓDULO ARCHIVOS ISO SERVIDOR ARCHIVOS INTERNO CONFIGURACIÓN DE RUTA SERVIDOR CONFIGURACIÓN DE DIRECTORIOS SUB- MÓDULO PROGRAMAS EVALUADOS SUB - MÓDULO REGISTRO DE LOG SUB MÓDULO INTEROPERABILIDAD CARGAS MASIVAS FTP...70 Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 3 de 70

4 1. MÓDULO MANTENEDORES (Sólo para Administradores) Los mantenedores permiten configurar una serie de parámetros que son usados en los Módulos de Planificación y Control de Gestión. Este módulo está dividido en ocho sub Módulos: Períodos y Alertas, Compromisos Institucionales, Organigrama Usuarios, Dashboard, BSC, Macro Proceso, Plan de Tratamiento de Riesgo, Presupuesto, Tablas Generales, Mensajería, Documentación ISO, Archivos ISO, Programas Evaluados, Registro de LOG e Interoperabilidad SUB MÓDULO PERÍODOS Y ALERTAS Al seleccionar esta opción en el menú, podrá editar los periodos y cierres del Año Planificado, Ingreso programado, Rangos de Alertas Indicador, Rango de Cierre de Indicadores y Rango de Alertas de Actividades. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 4 de 70

5 AÑO DE PLANIFICACION En el menú Periodo y Cierres, seleccione Año de Planificación y se mostrará el listado con los años de planificación creados en el sistema. Descripción de Campos: Figura: Listado de Años de Planificación Botón Nuevo, el sistema mostrará la página, donde podrá registrar nuevos años de planificación. Del mismo modo al presionar el link sobre el año se puede editar el formulario. Se debe registrar la fecha de inicio y término del año, entre las cuales se podrán planificar indicadores y actividades. Figura Nuevo año de Planificación y edición Botón Eliminar: seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los años de planificación. El sistema validará que el o los años de planificación seleccionados no tengan actividades e indicadores asociados. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 5 de 70

6 PERÍODO DE INGRESO En el menú Periodo y Alertas seleccione Periodo de Ingreso y se mostrará el formulario donde se definen las fechas de los periodos de ingreso de información al sistema. Descripción de Campos y botones: Figura: Periodos de Ingreso Programado 1) Módulo de Planificación Abierto, corresponde al periodo en el que el Módulo de planificación estará abierto para que los/as usuarios/as con privilegios puedan ingresar información. 2) Módulo de control de gestión Abierto, corresponde al periodo en el que el Módulo de Control de Gestión estará abierto para que los/as usuarios/as con privilegios puedan ingresar información del avance efectivo de las actividades e indicadores. 3) Período Cerrado, esta casilla de verificación permite cerrar el periodo completo independiente de las fechas desde y hasta ingresadas en Planificación y Control de gestión. 4) Días de Tolerancia, corresponde al número días que el sistema espera después del vencimiento para que los/as usuarios/as ingresen los datos de control planificados, después de los días de tolerancia el sistema calculó los estados de las actividades e indicadores en forma automática en base a los datos ingresados. (ver cálculo de estados y proceso de cierre de indicadores en el Módulo de Control de Gestión). 5) Actualizar Estados, este botón permite actualizar el estado de todos los indicadores validados para el año t. 6) Botón GRABAR, este botón permite almacenar los datos registrados en la base de datos, cabe destacar que el sistema validará en forma automática que cada uno de los campos que contengan datos, y que sean del tipo adecuado, por ejemplo en el campo número no pueden existir letras. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 6 de 70

7 RANGO DE ALERTAS DE INDICADOR En el menú Periodo de Alertas seleccione Rango Alerta Estados Indicador y se muestra el formulario donde se definen los rangos de cumplimiento para cada uno de los estados de alerta temprana de la ejecución efectiva de los indicadores. Puede modificar el color de los estados haciendo clic sobre el panteón de colores disponibles. Figura Estados de alerta ejecución de indicadores RANGO CIERRE DE INDICADOR En el menú Periodo de Alertas seleccione Rango Cierre de Indicador y se muestra el formulario donde se definen los rangos de cumplimiento para cada uno de los estados de cierre o resultado final de los indicadores Figura Estados de Cierre de indicadores NOTA: El porcentaje desde el estado (i) debe ser igual al porcentaje hasta del estado (i-0.01) evitando dejar tramos no definidos entre cada estado. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 7 de 70

8 ALERTA ESTADOS ACTIVIDADES En el menú Periodo de Alertas seleccione Rango Alerta de Actividades y se muestra el formulario donde se definen los rangos de cumplimiento para cada uno de los estados de alerta temprana de la ejecución efectiva de las actividades. Puede modificar el color de los estados haciendo clic sobre el panteón de colores disponibles. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 8 de 70

9 1.2. SUB - MÓDULO COMPROMISOS INSTITUCIONALES Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema mostrará las opciones para crear los compromisos, establecer la prioridad de los compromisos y asignarlos a los indicadores correspondientes COMPROMISO Y CONTRAPARTE En el menú Compromisos Institucionales, seleccione el Compromisos y contrapartes y se muestra el listado con los compromisos y contrapartes ingresados en el sistema. Figura Lista de Compromisos y Contrapartes Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Compromisos seleccionados. El sistema validará que el o los compromisos y contrapartes seleccionados no tengan indicadores asociados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Compromiso y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del Compromiso a modificar. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 9 de 70

10 Descripción de Campos: Figura Edición y nuevo Compromiso y Contraparte 1. Ministerio, corresponde al nombre del ministerio con el que se contrae el compromiso, es requerido de largo máximo 120 caracteres. 2. Contraparte, corresponde a la contraparte que valida el compromiso, es requerido de largo máximo 120 caracteres. 3. Compromiso, corresponde al nombre del compromiso contraído, es requerido de largo máximo 120 caracteres. 4. Ponderación, si selecciona esta opción, podrá definir el tipo de ponderación (ALTA, MEDIA o BAJA) cuando establezca los compromisos. 5. Prioridad: si selecciona esta opción, podrá definir si llevará clasificador de prioridad. 6. Nota: si selecciona esta opción, podrá definir si tendrá campo de texto para ingresar nota explicativa del indicador dentro del compromiso. 7. Meta ADP: seleccionar esta opción solo en caso de querer asociar el compromiso para ser utilizado en convenio ADP. Figura Asignar Meta ADP a CR, CC y Usuario 8. Tipo Matriz de Riesgo: seleccionar esta opción solo en caso de querer asociar el compromiso a la Matriz de Riesgo Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 10 de 70

11 El compromiso/instrumento predeterminado llamado PT RIESGO, posee un tratamiento diferenciado de otros, en él se deben completar los datos de la cabecera del reporte Plan De Tratamientos De Riesgos Críticos como: Ministerio Servicio o Entidad Sub-servicio Ministro Jefe de Servicio o Entidad Firma de Jefe de Servicio o Entidad Clic sobre el número Luego de hacer clic, el sistema ingresará al compromiso/instrumento donde debe completar los datos antes especificados. Mantener seleccionado No cambiar Jefe de sub-servicio: este debe estar creado en la base de datos y asignado como jefe de algún CR. Si selecciona Firma digital se abrirá una ventana con opción de subir un archivo con dicha firma Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 11 de 70

12 Descripción de Botones: 1. GRABAR, este botón permite almacenar los datos en la base de datos, cabe destacar que el sistema validará en forma automática que cada uno de los campos contengan datos, y que sean del tipo adecuado, por ejemplo el sistema comprobará que ministerio, contraparte y compromiso no esté en blanco. 2. VOLVER, este botón permite volver a la pantalla anterior, si selecciona este botón y no ha grabado las modificaciones, estas se perderán PRIORIDAD COMPROMISOS En el menú Compromisos Institucionales, seleccione el Prioridad Compromisos y se muestra el listado con las prioridades registradas por defecto en el sistema. Figura Lista de Prioridades de Compromisos Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará las prioridades seleccionadas. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear una nueva prioridad y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número de la prioridad a modificar. Figura Edición y nueva prioridad Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 12 de 70

13 ESTABLECER COMPROMISOS En el menú Compromisos Institucionales, seleccione Establecer Compromisos, se muestra el formulario para asociar indicadores a los compromisos institucionales. Figura Establecer Compromisos 1) Filtros de Búsqueda: se aplican los filtros para buscar los indicadores a asociar a un compromiso. Se puede filtrar por Productos y/o Centro de responsabilidad. 2) Compromiso a establecer: se selecciona cual es el compromiso a asociar a los indicadores filtrados. 3) Sel: se selecciona la casilla de verificación en cada uno de los indicadores que son parte del compromiso. En los compromisos que no tiene porcentaje ni prioridad solo se debe seleccionar la casilla SEL. 4) %: si el compromiso tiene definido una ponderación se registra el porcentaje que tiene el indicador en el compromiso. La suma de los indicadores asociados al compromiso debe ser igual a ) PRIO: se debe seleccionar una prioridad si el compromiso tiene prioridad. 6) GRABAR, este botón permite almacenar los datos registrados en la base de datos y valida los campos obligatorios. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 13 de 70

14 VISTA ADP En el menú Compromisos, seleccione Vista ADP, este mantenedor permite dar los privilegios de visualización del avance de los indicadores ADP en el Dashboard a toda la institución o solo a los ADP y Administradores. Opciones: Figura Vista ADP Todos: Cualquier usuario cargado en el sistema puede mirar el panel ADP en el dashboard que muestra el estado y avance de los indicadores ADP. Solo ADP: Permite visualizar solo a los ADP s el panel ADP en el dashboard que muestra el estado y avance de solo sus indicadores. Los administradores pueden visualizarlos todos a la vez. Grabar: Este botón permite almacenar los datos registrados en la base de datos y valida los campos obligatorios. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 14 de 70

15 1.3. SUB - MÓDULO ORGANIGRAMA - USUARIOS Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema mostrará las opciones para la creación de los equipos del convenio colectivo, los centros de responsabilidad (CR), centro de costo (CC) y sus Jefaturas, además del personal asignado a cada centro de responsabilidad (CR) y centro de costo (CC) EQUIPO DE CDC En el menú Personal, seleccione el Equipos CDC y se muestra el listado con los equipos CDC registrados en el sistema. Figura lista de Equipos CDC Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Equipos seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo equipo y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del Equipo a modificar. En donde debe definir el Nombre del equipo, el compromiso al que está asociado, el responsable, el tipo, cobertura y función. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 15 de 70

16 MANTENEDOR MULTINIVELES Figura Edición u nuevo Equipo CDC Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema mostrará las opciones para la creación de niveles según la escala organizacional con el que se desea configurar los usuarios en el sistema. Por default están configurados los niveles de CENTRO DE RESPONSABILIDAD Y CENTRO DE COSTO Al presionar el botón nuevo podrá crear un nuevo nivel y asignar su sigla NIVELES ORGANIGRAMA Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema mostrará las opciones para la configuración de los niveles creados. Para configurar un nivel debe hacer clic sobre el botón de select Figura Niveles Organigrama Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 16 de 70

17 Centro de responsabilidad Al seleccionar esta opción del menú, el sistema nos devuelve como primera pantalla, un listado con todos los Centros de Responsabilidad que ya están y la posibilidad de poder editarlos, haciendo clic desde el numero al que corresponde o seleccionando la casilla ELIM y presionando el botón eliminar Figura lista de CR Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los CR seleccionados que no tengan CC asociados a él. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo CR y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del CR a modificar. En donde debe definir el Nombre del CR, una descripción y el Jefe. Figura edición y nuevo CR Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 17 de 70

18 Centro de costos Al seleccionar esta opción del menú, el sistema nos devuelve como primera pantalla, un listado con todos los Centros de Costo que ya están y la posibilidad de poder editarlos, haciendo clic desde el numero al que corresponde o seleccionando la casilla ELIM y presionando el botón eliminar Figura Lista de CC Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los CC seleccionados que no tengan personas asociados a él. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo CC y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del CC a modificar. En donde debe definir que CR depende, el Nombre del CC y el Jefe. Figura Edición y nuevo CC Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 18 de 70

19 PERSONAL-USUARIOS En el menú Mantenedores, seleccione el grupo Organigrama - Usuarios, elija la opción Personal - Usuarios, el sistema mostrará el listado de personas por centro de responsabilidad y centro de costo. Figura Listado de Personas por centro de responsabilidad y centro de costo Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará las personas seleccionadas que no tengan indicadores o actividades asociadas. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear una nueva persona y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número de la persona a modificar. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 19 de 70

20 Figura Edición y nueva Persona Descripción de Campos: 1. Centro de Responsabilidad, permite modificar o cambiar de centro de responsabilidad asociado a la persona. 2. Centro de Costo, permite modificar o cambiar de centro de costo asociado a la persona. 3. Equipo CDC, se selecciona el equipo CDC pertenece la persona o sin equipo 4. Código, interno dado a la persona al momento de crearlo, no es modificable y es asignado por el sistema. (este campo solo se ve cuando se edita) 5. Nombre, corresponde al nombre de la persona, es requerido con un largo máximo de 120 caracteres. 6. Apellido Paterno, corresponde al apellido paterno de la persona, es requerido con un largo máximo de 120 caracteres. 7. Apellido Materno, corresponde al apellido materno de la persona, no es requerido con un largo máximo de 120 caracteres. 8. Correo, corresponde al correo electrónico de la persona, es requerido con un largo máximo de 120 caracteres. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 20 de 70

21 9. Nombre de Usuario, es el nombre que utilizara la persona para identificarse al momento de hacer uso del SIG, es igual su Rut. 10. Clave de Acceso, es la clave que utilizará la persona para identificarse al momento de hacer uso del SIG, por defecto es su Rut. 11. Tipo de usuario, clasificación que posee una persona, de acuerdo a la capacidad de realizar acciones en el sistema (administrador, supervisor y usuario). Descripción de Botones: 1. GRABAR, este botón permite almacenar los datos en la base de datos, cabe destacar que el sistema validará en forma automática que cada uno de los campos contengan datos y que sean del tipo adecuado, por ejemplo en el campo número no pueden existir letras. 2. VOLVER, este botón permite volver a la pantalla que muestra el listado de personas, si selecciona este botón y no ha grabado las modificaciones, estas se perderán CARGA MASIVA NUEVOS USUARIOS En el menú Mantenedores, seleccione el grupo Organigrama - Usuarios, elija la opción Carga Masiva Nuevos Usuarios, el sistema permite realizar la carga masiva de nuevos usuarios desde una planilla Excel descargable. Figura Carga Masiva Nuevos Usuarios Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 21 de 70

22 1.4. SUB - MÓDULO DASHBOARD Al ingresar a esta opción del menú podrá configurar el nombre y orden de las ventanas del Dashboard (panel de inicio) y la ubicación de cada panel grafico dentro de la ventana NOMBRE DE PESTAÑAS En esta opción podrá editar el nombre de cada pestaña haciendo clic sobre la para, para reordenar la posicion de las pestañas debe seleccionar el numero el cual desea asignar siendo de menor a mayor la posición de derecha a izquiera del Dashboard y para dejar visible o no una pestaña debe hacer clic sobre la columna es visible opción si no. Figura Nombre Pestañas Dashboard 1. Botón GRABAR: Se debe apretar cuando ya se hayan configurado todos los parámetros solicitados. Esto permite guardar el registro en el sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 22 de 70

23 SELECCIÓN DE REPORTES En esta opción podrá editar los gráficos contenidos en las pestañas de Centro de Responsabilidad e Institucional, las posiciones son asignadas a través de números de 1 a 6 según muestra la figura: Para editar los tableros en alguna de las dos pestañas debe seleccionar haciendo clic en las opciones Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 23 de 70

24 Para configurar el orden de los tableros en las pestañas debe asignar el número de la posición que desea otorgarle a las pestañas del Dashboard. Figura orden de reportes de Dashboard. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 24 de 70

25 1.5. SUB - MÓDULO BSC (BALANCED SCORECARD) Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema mostrará las opciones para completar los parámetros para trabajar con Balanced Scorecard y asociar indicadores a los desafíos BSC PERSPECTIVA En el menú BSC, seleccione el Perspectiva y se muestra el listado con las perspectivas registradas por defecto en el sistema. Figura Lista de Perspectivas Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará las prioridades seleccionadas. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear una nueva prioridad y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número de la prioridad a modificar. Figura Edición y nueva perspectiva Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 25 de 70

26 DESAFÍO ESTRATÉGICO A BSC En el menú BSC, seleccione Desafío Estratégico A BSC y se mostrará el listado con los Desafíos tipo BSC, ingresados en el sistema, los que se pueden editar pulsando el número a la izquierda que posee un link. Figura Lista de Desafíos Estratégicos BSC Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Objetivos Estratégicos seleccionados. El sistema validará que los seleccionados no tengan indicadores asociados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Objetivo Estratégico BSC. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 26 de 70

27 Figura Edición de Desafíos Estratégicos BSC OBJETIVO ESTRATÉGICO BSC GENERALES En el menú BSC, seleccione Objetivo Estratégico BSC y se mostrará el listado con los Objetivos BSC, ingresados en el sistema, los que pueden ser editados pulsando el número a la izquierda que posee un link. Figura Lista de Objetivos Estratégicos BSC y Perspectiva asociada Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Objetivos Estratégicos seleccionados. El sistema validará que los seleccionados no tengan indicadores asociados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Objetivo Estratégico BSC. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 27 de 70

28 Descripción de Campos: Figura Edición y Nuevo Objetivo Estratégico BSC 1. Objetivo Estratégico (A-1)*, corresponde a los Objetivos Estratégicos previamente cargados en el sistema, que podrían integrarse al Cuadro de Mando Integral de la institución y formar parte del Mapa Estratégico. Permite seleccionar alguno de los objetivos y darle la categoría de BSC. 2. Editar Objetivo Estratégico BSC*, en el caso que se haya seleccionado un Objetivo Estratégico en el campo anterior, esta herramienta permite editarlo o adaptarlo, para satisfacer los requerimientos que pueda necesitar para ser un Objetivo Estratégico perteneciente al CMI. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 28 de 70

29 3. Descripción Objetivo Estratégico BSC permite escribir una descripción más acabada del Objetivo. 4. Perspectiva, permite seleccionar alguna de las perspectivas previamente cargadas en el sistema, con la cual el objetivo quedará asociado. Descripción de Botones: 1. GRABAR, este botón permite almacenar los datos en la base de datos, cabe destacar que el sistema validará en forma automática que cada uno de los campos contengan datos, y que sean del tipo adecuado, por ejemplo el sistema comprobará que perspectiva y descripción estén llenados. 2. VOLVER, este botón permite volver a la pantalla anterior, si selecciona este botón y no ha grabado las modificaciones, estas se perderán ASOCIAR INDICADORES A BSC En el menú BSC, seleccione Asociar Indicadores a BSC y se mostrará el formulario para asociar indicadores a los Objetivos Estratégicos BSC previamente cargados. Figura Asociar Indicadores a BSC Figura Asociar Indicadores a BSC Descripción de Campos: 1. Filtros de Búsqueda: se aplican los filtros para buscar los indicadores a asociar a un Objetivo BSC. Se puede filtrar por Objetivos que no son BSC, Productos y/o Centro de responsabilidad del gestor del indicador. 2. Objetivo Estratégico BSC a asociar con indicadores: se selecciona cual es el Objetivo BSC a asociar a los indicadores filtrados 3. Mostrar sólo indicadores asociados a este BSC: permite filtrar sólo los indicadores que ya se encuentran asociados al Objetivo BSC que se filtró arriba. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 29 de 70

30 Descripción de Botones: 1. Ejecutar Consulta: permite mostrar todos los indicadores que se filtraron, para poder asociarlos al Objetivo Estratégico BSC seleccionado. Al pulsar este botón se generará una pantalla como la siguiente: Descripción de Botones: Figura Asociar Indicadores (KPI) a Objetivo BSC 1. Sel: se selecciona la casilla de verificación en cada uno de los indicadores que permitirán medir el cumplimiento del Objetivo BSC. Cada indicador seleccionado debe tener asignado obligatoriamente un % de ponderación o peso de importancia dentro del cumplimiento del Objetivo BSC. 2. % POND: se registra la ponderación que tiene el indicador para cumplir el Objetivo. La suma de los indicadores asociados al Objetivo BSC debe ser igual a 100%. 3. GRABAR, este botón permite almacenar los datos registrados en la base de datos. Además valida los campos obligatorios y entrega una alerta al usuario, si es que la suma de los ponderadores no suma 100%. Esto sucede porque los indicadores se van asociando por diferentes filtros, lo que implica que el 100% se va logrando de a poco. Sólo cuando se logre una suma ponderada de 100%, el sistema dejará de entregar dicha alerta. Es importante que el usuario asocie pondere este total de 100% de lo contrario puede producir inconsistencias en la medición de los Objetivos BSC que se refleja en el reporte del Mapa Estratégico. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 30 de 70

31 CAUSA EFECTO DESAFIOS ESTRATEGICOS BSC En el menú BSC, seleccione Causa Efecto Desafíos Estratégicos y se mostrará el formulario para establecer la relación causa-efecto a los Desafíos Estratégicos BSC previamente cargados. Figura Desafíos Estratégicos a BSC Al hacer clic sobre el numero del desafio podrá seleccionar la relación causa efecto entre los desafíos, SIGBSC filtrará según los Desafíos Estratégicos cargados en cada Perspectiva en el sistema la relacion causa-efecto que puede aplicar. Figura Edición Desafíos Estratégicos a BSC Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 31 de 70

32 1.6. SUB-MÓDULO MACROPROCESO Este sub-módulo permite establecer los parámetros iniciales para utilizar el Reporte Tipo Matriz de Riesgo TIPO DE PROCESO Incorpore el tipo de proceso que está abordando con los indicadores de riesgo, presionando el botón nuevo y luego el botón grabar MACRO PROCESO Figura Tipo Procesos En el sub-módulo, seleccione Macro Procesos y el sistema muestra el listado con los Macro Procesos registrados en el sistema. Figura Macro Procesos Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 32 de 70

33 Descripción de botones 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Macro Procesos seleccionados. 2. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Macro Proceso y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del Macro Proceso a modificar, en donde se debe definir el Macro Proceso, Tipo, Centro de Responsabilidad, Centro de Costo, Responsable y una descripción de éste, como es posible ver en la siguiente figura. Descripción de campos Figura Nuevo Macro Procesos 1. Macro Proceso: Se debe ingresar el nombre del Macro Proceso que se va a registrar en el sistema. 2. Tipo: se debe seleccionar a que tipo corresponde, si es un Proceso estratégico o de apoyo. 3. Centro de Responsabilidad: Se debe indicar a que centro de Responsabilidad se va a asociar el Macro Proceso. 4. Centro de Costo: Definir a que Centro de Costo va a estar asociado. 5. Responsable Macro Proceso: Definir quién será el responsable del Macro Proceso Ingresado. 6. Descripción: Permite ingresar un breve comentario relacionado al Macro Proceso. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 33 de 70

34 PROCESO Al seleccionar esta opción en el menú el sistema muestra el listado de procesos registrados. También es posible editar la información de estos procesos presionando los números que aparecen a un lado de éstos. Descripción de botones Figura Procesos 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar y el sistema eliminará los procesos seleccionados. 2. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo el sistema mostrará la pantalla para crear un nuevo proceso, se debe ingresar la información requerida y luego apretar el botón grabar, como es posible ver en la siguiente figura. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 34 de 70

35 Figura Edición u Nuevo Proceso 1. Macro Proceso: Se debe ingresar el nombre del Macro Proceso al cual se va a asociar el Proceso. 2. Proceso: Se debe ingresar el nombre del Proceso. 3. Tipo: se debe seleccionar a que tipo corresponde, si es un Proceso estratégico o de apoyo. 4. Ranking del Proceso: Debe Seleccionar el ranking asignado. 5. Centro de Responsabilidad: Se debe indicar a que centro de Responsabilidad se va a asociar el Macro Proceso. 6. Centro de Costo: Definir a que Centro de Costo va a estar asociado. 7. Responsable Proceso: Definir quién será el responsable del Proceso Ingresado. 8. Descripción: Permite ingresar un breve comentario relacionado al Proceso. 9. Botón GRABAR: Se debe apretar cuando ya se hayan ingresado todos los datos solicitados en el formulario. Esto permite guardar el registro en el sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 35 de 70

36 SUBPROCESO Al seleccionar esta opción en el menú el sistema muestra el listado de subprocesos registrados. También es posible editar la información de estos procesos presionando los números que aparecen a un lado de éstos. Figura Sub-Procesos Descripción de botones 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar y el sistema eliminará los sub-procesos seleccionados. 2. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo el sistema mostrará la pantalla para crear un nuevo sub-proceso, se debe ingresar la información requerida y luego apretar el botón grabar, como es posible ver en la siguiente figura. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 36 de 70

37 Figura Edición u Nuevo Sub-Proceso 1. Macro Proceso: Se debe ingresar el nombre del Macro Proceso al cual se va a asociar el Proceso. 2. Proceso: Se debe ingresar el nombre del Proceso al cual se va a asociar el Sub- Proceso. 3. Sub-Proceso: Se debe ingresar el nombre del Sub-Proceso. 4. Tipo: se debe seleccionar a que tipo corresponde, si es un Proceso estratégico o de apoyo. 5. Centro de Responsabilidad: Se debe indicar a que centro de Responsabilidad se va a asociar el Macro Proceso. 6. Centro de Costo: Definir a que Centro de Costo va a estar asociado. 7. Responsable Sub-Proceso: Definir quién será el responsable del Sub Proceso Ingresado. 8. Descripción: Permite ingresar un breve comentario relacionado al Sub-Proceso. 9. Botón GRABAR: Se debe apretar cuando ya se hayan ingresado todos los datos solicitados en el formulario. Esto permite guardar el registro en el sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 37 de 70

38 ETAPA/ SERVICIO Al seleccionar esta opción en el menú el sistema muestra el listado de Etapas registradas. También es posible editar la información de estos sub-procesos presionando los números que aparecen a un lado de éstos. Descripción de botones Figura Etapas 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar y el sistema eliminará las etapas seleccionadas. 2. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo el sistema mostrará la pantalla para crear una nueva etapa, se debe ingresar la información requerida y luego apretar el botón grabar, como es posible ver en la siguiente figura. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 38 de 70

39 Figura Edición u Nuevo Etapa 1. Macro Proceso: Se debe ingresar el nombre del Macro Proceso al cual se va a asociar el Proceso. 2. Proceso: Se debe ingresar el nombre del Proceso al cual se va a asociar el Sub- Proceso. 3. Sub-Proceso: Se debe ingresar el nombre del Sub-Proceso al cual se va a asociar la Etapa. 4. Tipo: se debe seleccionar a que tipo corresponde, si es un Proceso estratégico o de apoyo. 5. Centro de Responsabilidad: Se debe indicar a que centro de Responsabilidad se va a asociar el Macro Proceso. 6. Centro de Costo: Definir a que Centro de Costo va a estar asociado. 7. Responsable Etapa: Definir quién será el responsable de la Etapa Ingresada. 8. Descripción: Permite ingresar un breve comentario relacionado a la Etapa. 9. Botón GRABAR: Se debe apretar cuando ya se hayan ingresado todos los datos solicitados en el formulario. Esto permite guardar el registro en el sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 39 de 70

40 SUBIR MAPA DE PROCESO Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema muestra el listado de mapas que se encuentran registrados en él. Entregando una breve descripción del Mapa, la opción de visualizarlo y también la opción de Editar o Eliminar el registro. Figura Mapa de Procesos Botón NUEVO: Al Presionar este botón el sistema mostrará la pantalla que permitirá crear un nuevo registro de Mapa de Proceso, una vez ingresada la información solicitada, se debe presionar el botón SUBIR ARCHIVO, como lo muestra la siguiente figura. Descripción de campos Figura Nuevo Mapa de Procesos 1. Nombre: Corresponde ingresar el nombre del mapa del proceso a registrar. 2. Descripción: Es posible ingresar un descripción del mapa. 3. Nombre Documento: se puede adjuntar el mapa de Procesos que se va a registrar. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 40 de 70

41 1.7. SUB MÓDULO PLAN DE TRATAMIENTO DE RIESGO TIPO DE RIESGO Incorpore los tipos de riesgo que desea utilizar en su plan de tratamiento, presionando el botón nuevo y luego el botón grabar. Figura Tipo de Riesgo Botón NUEVO: Al Presionar este botón el sistema mostrará la pantalla que permitirá crear un nuevo registro de Tipo de Riesgo. Figura Nuevo Tipo de Riesgo Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 41 de 70

42 ESTRATEGIA GENÉRICA Incorpore las estrategias genéricas que desea utilizar en su plan de tratamiento, presionando el botón nuevo y luego el botón grabar FUENTE DEL RIESGO Figura Estrategia Genérica Incorpore la fuente del riesgo que desea utilizar en su plan de tratamiento, presionando el botón nuevo y luego el botón grabar PTR Figura Fuente del Riesgo Al seleccionar esta opción en el menú el sistema muestra el listado de Riesgos registrados. También es posible editar la información de estos riesgos presionando los números que aparecen a un lado de éstos. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 42 de 70

43 Descripción de botones Figura Riesgos 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar y el sistema eliminará los riesgos seleccionados. 2. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo el sistema mostrará la pantalla para crear un nuevo riesgo, se debe ingresar la información requerida y luego apretar el botón grabar, como es posible ver en la siguiente figura. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 43 de 70

44 Figura Edición u Nuevo Riesgo 1. Macro Proceso: Se debe ingresar el nombre del Macro Proceso al cual se va a asociar el Proceso. 2. Proceso: Se debe ingresar el nombre del Proceso al cual se va a asociar el Sub- Proceso. 3. Sub-Proceso: Se debe ingresar el nombre del Sub-Proceso al cual se va a asociar la Etapa. 4. Etapa: Se debe ingresar el nombre del Sub-Proceso al cual se va a asociar el riesgo. 5. Riesgo: Descripción corta del riesgo. 6. Centro de Responsabilidad: Se debe indicar a que centro de Responsabilidad se va a asociar el Riesgo. 7. Centro de Costo: Definir a que Centro de Costo va a estar asociado. 8. Responsable Riesgo: Definir quién será el responsable del Macro Proceso Ingresado. 9. Riesgo Específico: Descripción completa del riesgo, máximo de 5000 caracteres. 10. Fuentes del Riesgo: Seleccionar la fuente del riesgo según las opciones agregadas previamente. 11. Tipo de Riesgo: Seleccionar el tipo del riesgo según las opciones agregadas previamente. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 44 de 70

45 12. Estrategia Genérica: Seleccionar la estrategia genérica del riesgo, según las opciones agregadas previamente. 13. Descripción de la Estrategia: Permite ingresar la estrategia genérica máximo de 5000 caracteres. 14. Efecto Potencial en la Severidad: Permite ingresar el efecto potencial en la severidad máximo de 5000 caracteres. 15. Botón GRABAR: Se debe apretar cuando ya se hayan ingresado todos los datos solicitados en el formulario. Esto permite guardar el registro en el sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , Pág. 45 de 70

46 1.8. SUB - MÓDULO PRESUPUESTO Al seleccionar esta opción en el menú, podrá Ingresar el Programa Presupuesto, Cuenta Presupuestaria, Ítem Presupuestario y observar el monto del Presupuesto No Distribuido PROGRAMA PRESUPUESTO En el menú Presupuesto seleccione Programa Presupuesto, nos mostrará los Programas Presupuestarios ya ingresadas en el sistema. Figura Lista de Programas Presupuestarios Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Programas seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Programa y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del Programas a modificar, en donde se debe señalar el Nombre del Programa presupuestario. Figura Edición y nuevo Programa presupuestario Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 46 de 70

47 CUENTA PRESUPUESTARIA En el menú Presupuesto seleccione Cuenta Presupuestaria, nos mostrará las Cuentas Presupuestarias ya ingresadas en el sistema, a las que se pueden imputar costos de actividades relevantes. Figura Lista de Cuentas Presupuestarias Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará las Cuentas seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear una nueva Cuenta y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número de la Cuenta a modificar, en donde se debe señalar a que Programa presupuestario está asociada, poner el Subtítulo y el nombre de la Cuenta ÍTEM PRESUPUESTARIO Figura Edición y nuevo Cuenta presupuestaria En el menú Presupuesto seleccione Ítem Presupuestario, nos mostrara los Ítem Presupuestarios ya ingresados en el sistema. Figura Lista de Ítem Presupuestarios OJO QUE EL SISTEMA V30 no tiene la columna cta. asociada Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Ítems seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Ítem y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del Ítem a modificar, en donde se debe señalar a que Cuenta presupuestaria está asociado y poner el nombre del Ítem. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 47 de 70

48 Figura Edición y nuevo Ítem presupuestario PRESUPUESTO NO DISTRIBUIDO En el menú Presupuesto seleccione Presupuesto No distribuido, nos mostrará un link al formulario para completar el monto del presupuesto no asignado a ningún producto estratégico o de gestión interna y que se reflejara en el reporte de definiciones estratégicas. Figura Edición Presupuesto No Distribuido 1.9. SUB - MÓDULO TABLAS GENERALES Al seleccionar esta opción en el menú, podrá definir el ámbito y dimensión que tendrán los indicadores, establecer el máximo de indicadores para asociar al Formulario H y nombrar los niveles de productos. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 48 de 70

49 ÁMBITO INDICADOR En el menú Tablas Generales seleccione Ámbito Indicador y se muestra una pantalla con los Ámbitos de Indicadores ya ingresados por defecto en el sistema. Figura Lista de Ámbito de Indicador Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Ámbito Indicador seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo ámbito y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del ámbito a modificar. Figura Edición y Nuevo Ámbito Indicador DIMENSIÓN INDICADOR En el menú Tablas Generales seleccione Dimensión Indicador y se muestra una pantalla con las Dimensión de Indicadores ya ingresados por defecto en el sistema Figura Lista de Dimensión de Indicador Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará las Dimensiones de Indicador seleccionados. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 49 de 70

50 Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear una nueva Dimensión y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número la Dimensión a modificar TOPE FORMULARIO H Figura Edición y Nueva Dimensión de Indicador En el sub-módulo Tablas Generales seleccione Tope Formulario H y se muestra una pantalla con un número tope predeterminado, presione el número si desea modificarlo. Figura Tope Formulario H Si desea cambiar el numero tope solo modifique el número predeterminado que se muestra en la pantalla y presione el botón grabar PROGRAMA SEGUIMIENTO Figura Edición Tope Formulario H Al seleccionar esta opción, se mostrará en el sistema dos variables la cual puede elegir una o ambas, esto determinara a que indicadores se realizara el programa de seguimiento. Condiciones Figura Programa Seguimiento Si seleccionamos solo riesgo alto, todos los indicadores que terminen en ese estado parcial se abrirá el link Ir programa. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 50 de 70

51 Si seleccionamos Formulario H, todos los indicadores que estén con un estado cerrado se abrirá el link ir programa. Si seleccionamos Ambos, todos los indicadores del formulario H que terminen en estado final no cumplido se abrirá el link ir programa MANTENEDORES NIVELES Al seleccionar esta opción, se pueden editar el nombre de los niveles de productos presionando el número ubicado en la columna EDITAR. Figura Mantenedor Niveles Recuerde que debe presionar el botón GRABAR para que los cambios realizados sean modificados en el sistema ANÁLISIS Figura editar Mantenedor Niveles Al seleccionar esta opción, se pueden configurar los estados donde el sistema obligará a los usuarios a ingresar un análisis, al seleccionar la opción si de la columna ir análisis serán los estados que automáticamente SIGBSC pedirá ingresar un análisis. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 51 de 70

52 REVISION MEDIOS DE VERIFICACIÓN Al seleccionar esta opción, se pueden configurar los medios de verificación como aprobado o no aprobado. Figura Medios de Verificación Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 52 de 70

53 1.10. SUB - MÓDULO MENSAJERÍA Este sub-módulo permite establecer los parámetros de la mensajería del sistema y poder enviar notificaciones a través de correo CONFIGURACIÓN CORREO Para activar este menú es necesario tener una cuenta de correo del tipo SMTP para que el sistema pueda enviar correos a los/as usuarios/as. En el menú Configuración de correo, es necesario ingresar el nombre del servidor SMTP, autentificación del servidor, username y password de la casilla que se utilizará para que el sistema pueda enviar correos. Figura Configuración de Correo Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 53 de 70

54 NUEVOS CORREOS En el menú Correos Genéricos, puede seleccionar como destinatarios los jefes de centro de responsabilidad, gestores de indicadores, encargados de actividades y administradores. Puede además enviar un correo a los destinatarios según el estado del indicador y según el estado de las actividades En caso contrario puede enviar un correo ingresando la respectiva dirección del destinatario en forma manual en el campo Para. Descripción de Campos: Figura Configuración de Correo Para, permite ingresar manualmente la dirección de los destinatarios de correo. Asunto, permite ingresar el asunto o encabezado del correo. Cuerpo Mensaje, permite ingresar el contenido del correo a enviar. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 54 de 70

55 CORREOS ENVIADOS En el menú Correos Enviados, se despliegan todos los correos que han sido enviados desde el sistema hacia los/as usuarios/as. En la lista desplegada es posible ver la fecha de envío, de (remitente), para (destinatarios), asunto y un link al cuerpo de cada correo enviado. En el costado derecho se encuentra habilitado un botón eliminar si el administrador desea borrar algún correo de la lista de correos enviados. Figura Correos enviados ENVIO DE REPORTES AUTOMÁTICOS En el menú Envío de Reportes Automáticos se puede seleccionar si quiere enviar Reportes automáticos por mail, después del cierre de días de tolerancia, escoger a quien quieren enviarlo, qué tipo de reportes, asunto y el cuerpo del mensaje. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 55 de 70

56 1.11. SUB - MÓDULO DOCUMENTACIÓN ISO Este sub-módulo permite establecer los parámetros iniciales para utilizar el módulo anteriormente visto SGC-ISO TIPO DE DOCUMENTO Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema muestra el listado de los tipos de documentos que han sido registrados en el sistema. Figura Tipo de Documento Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los estados seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar el botón nuevo, el sistema mostrará la pantalla para crear un nuevo tipo de documento y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del tipo de documento a modificar, en donde se debe definir el tipo de documento a registrar, alias y luego apretar el botón grabar, como lo muestra la siguiente figura. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 56 de 70

57 Figura Nuevo Tipo de Documento ESTADO DE DOCUMENTO Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema muestra el listado de los estados de los documentos que han sido registrados en el sistema. Figura Estado de Documento Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los estados seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar el botón nuevo, el sistema mostrará la pantalla para crear un nuevo estado y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del estado a modificar, en donde se debe definir el estado a registrar y luego apretar el botón grabar, como lo muestra la siguiente figura. Figura Edición y Nuevo Estado Descripción de Campos 1. Estado de Documento: se debe ingresar los estados en que se encuentran los documentos, ejemplo: Aprobado, en revisión, entre otros DISPOSICIÓN DE DOCUMENTO Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema arroja el listado de las disposiciones de los documentos que han sido ingresados en el sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 57 de 70

58 Descripción de botones Figura Disposición de Documento 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego presionando el botón Eliminar, el sistema eliminará las disposiciones seleccionadas. 2. Botón NUEVO: Al presionar el botón nuevo el sistema mostrará la pantalla para crear una nueva disposición de documento, para editarlo se debe hacer clic sobre el Número de la disposición de documento a modificar, en donde se debe definir la disposición a registrar y luego apretar el botón grabar, como lo muestra la siguiente figura. Descripción de Campos Figura Edición y Nueva Disposición de Documento 1. Disposición de Documento: Se debe definir el estado final del documento, si será reemplazado, eliminado, etc FUENTE DE DOCUMENTO Al seleccionar esta opción del menú el sistema, éste arrojará un listado de las fuentes registrada. Figura Fuente de Documento Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 58 de 70

59 Descripción de botones 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego presionando el botón Eliminar, el sistema eliminará las fuentes seleccionadas. 2. Botón NUEVO: Al presionar el botón nuevo, el sistema mostrará la pantalla para crear una nueva fuente de documento, para editarlo se debe hacer clic sobre el Número de la fuente de documento a modificar, en donde se debe definir la fuente a registrar y luego apretar el botón grabar, como lo muestra la siguiente figura. Descripción de Campos Figura Edición y Nueva Fuente de Documento 1. Nombre corto: Se debe definir el origen de los documentos, por ejemplo si son externos o internos RECUPERACIÓN DE DOCUMENTO En esta etapa del menú, el sistema muestra el listado de los medios que se utilizan para recuperar documentos dentro de la empresa u organización que han sido registrados en el sistema. Descripción de botones Figura Recuperación de Documentos 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego presionando el botón Eliminar, el sistema eliminará los registros seleccionados. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 59 de 70

60 2. Botón NUEVO: Al presionar el botón nuevo, el sistema mostrará la pantalla para crear una nueva recuperación de documento, para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del registro a modificar, en donde se debe definir la forma de recuperación de documento y luego apretar el botón grabar, como lo muestra la siguiente figura. Figura Edición y Nueva Recuperación de Documentos Descripción de Campos 1. Recuperación: Se debe definir la forma en que se recuperan los documentos que se ingresaran al sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 60 de 70

61 RETENCIÓN DE DOCUMENTO Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema arroja un listado con los periodos estimados para retener un documento dentro de la empresa u organización. Descripción de botones Figura Retención de Documento 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego presionando el botón Eliminar, el sistema eliminará los registros seleccionados. 2. Botón NUEVO: Al presionar el botón nuevo, el sistema mostrará la pantalla para crear una nueva retención de documento, para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del registro a modificar, en donde se debe definir el periodo de retención de los documento y luego apretar el botón grabar, como lo muestra la siguiente figura. Figura Edición y Nueva Retención de Documento Descripción de Campos 1. Retención de Documentos: Se debe indicar el periodo por el cual será retenido el documento. Ejemplo, indefinido, 1 año, etc. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 61 de 70

62 IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTO Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema muestra un listado con los nombres que serán identificados los documentos correspondientes a la ISO. Descripción de botones Figura identificación de Documentos 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego presionando el botón Eliminar, el sistema eliminará los registros seleccionados. 2. Botón NUEVO: Al presionar el botón nuevo, el sistema mostrará la pantalla para crear una nueva identificación de documento, para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del registro a modificar, en donde se debe definir la nueva identificación del documento y luego apretar el botón grabar, como lo muestra la siguiente figura. Figura Edición y Nueva Identificación de documento Descripción de Campos 1. Nombre Corto: Corresponde ingresar las siglas con la cual se identificaran los documentos 2. Identificador: Se debe ingresar el tipo de documento asociado a las siglas. Ejemplo, MA el identificador será Manual. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 62 de 70

63 REQUISITOS En esta opción el sistema muestra un listado de todos los requisitos de Auditoría interna registrados en el sistema Figura listado de Requisitos de Auditoría Interna 1. Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego presionando el botón Eliminar, el sistema eliminará los registros seleccionados. 2. Botón NUEVO: Permite crear un nuevo archivo, una vez ingresados los datos en los campos hay que proceder a grabar como lo muestra la siguiente figura. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 63 de 70

64 Figura nuevo Requisito Descripción de Campos 1. Número de Requisito: se debe ingresar el número del requisito que se quiere ingresar al sistema. 2. Descripción: Es posible ingresar una pequeña descripción del requisito que se va a crear en el sistema. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 64 de 70

65 1.12. SUB - MÓDULO ARCHIVOS ISO En el sub módulo Archivos ISO permite SERVIDOR ARCHIVOS INTERNO Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema muestra Servidor Archivos Interno CONFIGURACIÓN DE RUTA SERVIDOR Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema muestra Configuración Ruta Servidor, permite definir y grabar la ruta del servidor, el Nombre del Servidor y Administrador Servidor. Figura Configuración de Ruta de Servidor CONFIGURACIÓN DE DIRECTORIOS Al seleccionar esta opción en el menú, el sistema muestra Configuración de Directorios Figura Configuración de Directorios Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 65 de 70

66 Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Nombre y Directorio seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Directorio y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del Directorio a modificar, en donde se debe señalar el nombre del directorio, Directorio o Link, asignar un Centro de Responsabilidad y Centro de Costo. Figura Edición-Nuevo Directorio Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 66 de 70

67 1.13. SUB- MÓDULO PROGRAMAS EVALUADOS En el sub módulo Programas Evaluados seleccione Programas Evaluados, el sistema mostrará los programas evaluados, su línea de evaluación y el año en que es evaluado. Figura Lista de Programas Evaluados Botón ELIMINAR: Seleccione con un clic el o los casilleros de la columna ELIM, luego con un clic en el botón Eliminar, el sistema eliminará los Programas seleccionados. Botón NUEVO: Al presionar botón nuevo nos mostrará la pantalla para crear un nuevo Programa y para editarlo se debe hacer clic sobre el Número del Programas a modificar, en donde se debe señalar el nombre del programa, la línea de evaluación (EPG, EI) y el año de evaluación. Figura Edición y nuevo Programas Evaluados Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 67 de 70

68 1.14. SUB - MÓDULO REGISTRO DE LOG Al ingresar a esta opción del menú nos mostrará el registro de los cambios o acciones que han hecho los/as usuarios/as en cada módulo y sub-módulo del sistema. Se pueden buscar a través de los filtros de Módulo y de tipo de Acción (inserta, modifica o elimina). Ingresando el Id del indicador o Actividad, por usuario y asignando rango de fechas. Figura Registro de LOG Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 68 de 70

69 1.15. SUB MÓDULO INTEROPERABILIDAD Este módulo permite el ingreso de Cargas masivas de datos e interoperabilidad CARGAS MASIVAS Al seleccionar en el menú Cargas Masivas, permite realizar Cargas masivas de nuevos indicadores, carga de nuevos usuarios, traspaso de año, plan de tratamiento de riesgo, carga masiva de metas parciales y carga masiva de actividades. Figura Cargas Masivas Al seleccionar la botón de flecha verde se despliega en la pantalla la opción de descargar el formato de planilla para posteriormente cargarla en la opción examinar archivo. Sólo para uso de clientes autorizados Call Center (562) , soporte@psicus.cl Pág. 69 de 70