INSTITUTO COLOMBIANO DE DESARROLLO RURAL PROGRAMACION PRESUPUESTAL INVERSIÓN Vigencia 2013 NOMBRE DE PROYECTO: IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION DE. CLASIFICACION DEL GASTO Tipo de gasto Sector Denominación Código Denominación Código 1. COMPONENTE DE INFORMACIÓN BÁSICA 1.1. INFORMACIÓN BÁSICA 1.1.1. Datos básicos. Descripción problema o necesidad CODIGO BPIN 0036-00058-0000 Por problemas relacionados con el acopio, registro, organización y disponibilidad de la información de manera oportuna y confiable, con las características que se necesitan, por ejemplo: por programas, por vigencias, por tipo de beneficiarios y por departamentos y/o municipios, el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural se dio a la tarea de modernizar los sistemas de información de la entidad. Debido a lo anterior, en el año 2007 se contrató con la empresa Economía Urbana un diagnóstico sobre la gestión de la información en la entidad. Como resultado del diagnóstico sobre la funcionalidad de la gestión de la información en el INCODER, se pudo determinar que el Instituto no poseía un modelo de flujo de información eficiente, soportada en herramientas tecnológicas que facilitaran la toma de decisiones, ni la prestación de servicios efectiva a la comunidad. El Instituto contaba con una limitada disponibilidad de la información, sin embargo, no se desconoce que los avances realizados en años anteriores fueron
importantes pero insuficientes para cumplir con los objetivos estratégicos. De igual manera se evidenciaron esfuerzos individuales en la implementación de mecanismos y herramientas para soportar los procesos de apoyo y misionales. Adicionalmente el diagnóstico en su momento encontró que, el área de informática encargada de ofrecer la plataforma para soportar un buen modelo de gestión de información, no fue ajena a la inestabilidad administrativa del Instituto (Reestructuraciones continuas). Los cambios frecuentes y la alta rotación de la planta administrativa no favoreció el crecimiento y desarrollo continuo de los productos, teniendo como resultado que cada subgerencia trabajara de manera independiente, desconociendo las políticas de gestión de la información e incluso las herramientas de software que podrían soportar la ejecución de sus procesos en forma automática, ordenada y transparente, por el contrario, se evidencio que tanto las áreas misionales como de apoyo utilizaban hojas electrónicas (Excel) para procesar los datos resultantes de su gestión, incurriendo en problemas como: 1. Imposibilidad de tener con la oportunidad y calidad requerida, una vista global de la Entidad, en lo relacionado a la planificación de metas vs estado actual de ejecución, debido a que se tenían varias fuentes de información, que eran procesadas en la mayoría de los casos para atender solicitudes de entes externos ó al interior del Instituto.. 2. Información poco confiable debido a que se corre el riesgo de modificar los datos en forma voluntaria ó involuntaria, generando incongruencia en información. 3. Desgaste de tiempo reprocesando y buscando la historia de los datos para reconstruir la información, que adicionalmente conlleva a imprecisión. 4. Falta de oportunidad en la generación de la información para facilitar la toma de decisiones. 5. Duplicidad de labores, porque en cada instancia superior iniciando desde las Direcciones Territoriales hasta las Subgerencias se reprocesaban los datos en sus propios formatos, que a su vez variaban por proceso. 6. Ausencia de datos para hacer evaluación y monitoreo adecuados que presentaran alertas tempranas para reorientar estrategias, recursos económicos y humanos ó fortalecer planes de acción tendientes al logro de las metas. Así mismo, se evidencio que el Instituto había realizado esfuerzos a fin de implementar una plataforma tecnológica como capa base sobre la cual se soportaran los sistemas de información. Dicha plataforma favoreció la interconexión entre las diferentes sedes del Instituto, agilizó la comunicación entre las mismas; de igual manera ofreció los equipos, redes, servidores, bases de datos para que los usuarios de la información agilizaran su procesamiento. Sin embargo, a nivel de sistemas de información, la Entidad contaba con diferentes programas sin integralidad entre ellos, sin instalación en todo el país, con estado de madurez bajo y sin mecanismos de validación.
También se encontró que el Instituto contaba con personal procedente de entidades que presentaban un atraso tecnológico importante que no exigía este tipo de conocimientos para ejercer sus labores permanentes y no se contaba con un plan de capacitación continúo y permanente que permitiera crear las competencias deseadas. Finalmente el diagnóstico arrojó, que en materia de gestión de información, el INCODER, no contaba con una verdadera cultura de información que garantizara el uso adecuado de las herramientas, la prestación eficiente de los servicios y por lo tanto el cumplimiento de la política rural en un ámbito de transparencia, eficiencia y participación ciudadana. En consecuencia, en 2008 el Instituto realizó las gestiones pertinentes para apropiar recursos con el objetivo de montar para la entidad un sistema de información acorde con los actuales avances tecnológicos. Se inició en el 2009 el montaje del SIDER a partir de los procesos y procedimientos que se desprendían de la Ley 1152, que en ese momento estaba en vigencia. No obstante, debido a la declaratoria de inexequibilidad de dicha Ley, fue necesario redefinir el planteamiento pues se retomaban las funciones que se habían retirado de la entidad y por lo tanto se aumentaban el número de procesos a caracterizar y desarrollar; en consecuencia fue necesario dividir el proyecto en dos fases en lo que a cobertura de procesos misionales se refiere. El sistema de información de desarrollo rural se encuentra soportado plenamente sobre una arquitectura abierta y robusta y contando con una infraestructura de Comunicaciones y de servidores. Su implementación se ejecutará a través de una Bodega de datos (Datawarehouse) que permitirá realizar análisis de información (BI Business Intelligence, Inteligencia de Negocios) y una solución con elementos BPM (Gestión de Procesos de Negocio Business Process Management) en ambiente Web, para automatizar los macro-procesos misionales y estratégicos, para esto se desarrollarán interfaces que permitan intercambiar información con módulos existentes en el Instituto. Complementario a esto se desarrollará una capa de servicios de negocios WEB, la cual brindará unos canales de comunicación seguros, rápidos, interoperables y de arquitectura abierta para interactuar con otras entidades que requieran de esta información. El diagrama de contexto del SIDER, es el siguiente:
En el marco de la ejecución del Sistema de Información de Desarrollo Rural - SIDER, se han desarrollado varias actividades que han permitido avanzar de manera importante y definitiva en la ejecución del sistema. El proyecto se basa en la arquitectura de tipo Multicapas, el más importante avance en términos de arquitectura para sistemas de información para Internet. En este contexto el desarrollo es web con una arquitectura SOA que permitirá todos los beneficios inherentes a este tipo de Construcciones de Software. El proyecto ha sido estructurado en fases y componentes que paulatinamente se debe ir integrando para de esta manera ir estableciendo las relaciones directas e indirectas de información con su respectiva integridad. De manera que se establezca un Gobierno de información soportado sobre una plataforma de comunicaciones, bases de datos servidor de reportes, servidor web, canales de comunicación. FASE I: Procesos con algún aplicativo o sistema de información antes del SIDER (se integran a la solución BI): Titulación de Baldíos -TB. Procesos Agrarios PA. Otorgamiento de Subsidios OS. Procesos no implementados antes del SIDER (se automatizan bajo metodologías BPM y se integran a la solución BI): Promoción, Acompañamiento y Seguimiento PAS. Gestión de Asuntos Étnicos GAE.
Desarrollo de Proyectos de Adecuación de Tierras DPAT. Atención al Ciudadano AC. Adicionalmente, la Fase I incluyó también el desarrollo de un módulo en BI para el proceso estratégico de Planeación. FASE II: Incluye los siguientes procesos: Atención a Población Desplazada APD. Registro y Control de la Pesca y la Acuicultura RCPA. Investigación, Ordenamiento y Fomento de la Pesca y la Acuicultura IOPA. Ordenamiento Productivo OP. FASE III: Se incluye la implementación de Procesos Estratégicos, Procesos de Apoyo, y Proceso de Evaluación y Control a través del componente de Business Intelligence y de portales de información estratégica. El proyecto integra también los datos existentes en las bases de información históricas del INCORA INCODER, como procesos de depuración y registro de aquella que no se encuentra sistematizada. La primera fase comenzó en diciembre de 2009 (Apropiación de $2.260 millones, ejecución de $2.204 millones) y se continuó ejecutando durante 2010. En dicha Fase, se tomó información de los procesos y procedimientos y se inició la construcción del sistema para los procesos definidos. El proyecto apropio en el 2010 recursos por $2.000 millones de los cuales se recortaron $980,3 millones mediante Decreto 4718 de 2010, ejecutándose solamente $468 millones debido a que el proyecto presentó retrasos en la captura de la información y la revisión de los avances por parte de los dueños de proceso, lo cual indica que el retraso comprometió a las dos partes, al INCODER y al contratista. Por lo anterior, no se pudo terminar la Fase Uno del proyecto y por ende no se pudo iniciar la Fase Dos. Además del desarrollo de la Fase Uno del SIDER, durante 2010 se llevaron a cabo actividades destinadas a fortalecer la plataforma tecnológica del Instituto que se plasmó en el desarrollo de las siguientes actividades: Compra de licencias de antivirus faltantes y de renovación. Adquisición de licencias de correo institucional.
Se contrató e implementó solución para la segmentación del uso del canal de banda ancha. Se contrató una consultoría de seguridad, conforme a las normas de seguridad de la información ISO 27000 e ISO 27001. Se contrató por un año el servicio de Internet para la sostenibilidad de la red WAN en las Oficinas Centrales y las 31 Direcciones Territoriales. En el 2011 finalizó el plazo de ejecución del contrato 0687 del 2009 que corresponde a la Fase I del proyecto. Lo implementado en esta primera fase, se resume en la tabla a continuación. Solución BPM (Business Solución BI (Business Process Management): Intelligence): Bodega de Proceso Automatización del información para soportar control y gestión de los procesos el análisis y la toma de decisiones Atención al Ciudadano AC X X Gestión de Asuntos X X Étnicos GAE Promoción, X X Acompañamiento y Seguimiento PAS Desarrollo de Proyectos X X de Adecuación de Tierras (1) DPAT Titulación de Baldíos TB (2) X Otorgamiento de Subsidios (2) X OS Procesos Agrarios PA (3) X Planeación y Mejora (4) X continua (1) Según la promulgación del Decreto 4145 el 3 de noviembre de 2011, se debe revisar cuáles de estas actividades continúan en el Instituto. (2) No se implementaron en BPM en la Fase I, por disponer previamente de algún aplicativo de soporte. Sin embargo, se plantea migrarlos en las Fases 2 y 3. (3) No se implementaron en BPM en la Fase I, por disponer previamente de algún aplicativo de soporte. Sin embargo, se plantea migrarlos en la Fase 2 (4) Por ser preferentemente un proceso de análisis, no se incluyó la implementación de su flujo de trabajo en la solución BPM.
Con recursos contratados en calidad de prestación de servicios profesionales, se realizó durante el 2011 el levantamiento de información con miras a la implementación bajo metodologías BPM, de procedimientos de los procesos misionales contemplados para la Fase 2 resumen a continuación. Proceso Atención a Población Desplazada Investigación, Ordenamiento y Fomento de la Actividad Pesquera y Acuícola (5) Registro y Control de la Actividad Pesquera y Acuícola (5) Ordenamiento Productivo Otorgamiento de Subsidios y Desarrollo Productivo Procedimiento Adquisición, Adjudicación y Permuta de Tierras para la Población Desplazada por la Violencia Ordenación Pesquera y de la Acuicultura Expedición de la Guía de Transporte para la Movilización de Productos y/o Recursos Pesqueros y Acuícolas Otorgamiento de Permisos mediante Resolución Registro Único de Predios y Territorios Abandonados a Causa de la Violencia RUPTA Constitución Zonas de Reserva Campesina Desembolsos y Seguimiento para Tierras (5) El Decreto 4181 del 3 de Noviembre de 2011, escinde estas actividades del Instituto. Durante el 2012, continuará la implementación de dichos procedimientos misionales, como parte de la segunda fase del proyecto (con excepción de los que se afectan por los decretos 4145 y 4181 del 2011). Para atender necesidades de la Subgerencia de Tierras Rurales en el marco del proyecto SIDER, se adelantaron dos procesos contractuales durante el 2011. El primero de ellos, asignó en noviembre a través del proceso de Mínima Cuantía 11/2011, la Implementacion de acciones para la migración de la Base de Datos de la aplicación de Titulación de Baldíos e implementación de los respectivos ajustes en el aplicativo, para remplazar la plataforma de Base de Datos Oracle por SQL Server 2008 R2, manteniendo la funcionalidad de la aplicación inalterada y garantizando la integridad de la información y el desempeño que actualmente se tiene.
El segundo proceso, asignó en diciembre de 2011 el contrato 784, con el alcance de automatizar el manejo de operaciones diarias de los procedimientos de los Procesos Agrarios: Clarificación y deslinde de tierras de la Nación, Recuperación de baldíos indebidamente ocupados Extinción del derecho de dominio Compra directa de tierras para proyectos de interés estratégico Administración y control de predios de la Nación y, Regulación y manejo de sabanas y playones comunales. Así como dos procedimientos a cargo de la Dirección Técnica de Ordenamiento Productivo, de la misma Subgerencia de Tierras Rurales: Administración del Fondo Nacional Agrario - FNA y Calificación productiva de predios rurales en atención a solitudes presentadas por la Dirección Nacional de Estupefacientes DNE, Estos dos procesos se prorrogaron, de manera que su recibo y puesta en servicio se dará en el 2012. En el año 2011 se realizaron actividades que permitieron avanzar de manera importante y definitiva en la ejecución del presupuesto asignado teniendo en cuenta las metas programadas en el plan de acción de la D.T. de Información y Tecnología, lo cual contribuye de manera importante a la ejecución del Sistema de Información de Desarrollo Rural, el avance fue el siguiente: Software y Licenciamiento Continuación del desarrollo e implementación de la Segunda fase de BPM y solución BI. Implementación Modulo Procesos Agrarios sistema de información de desarrollo rural Adquisición de software y licencias de antivirus (1200) Adquisición de software de correo institucional y 1400 licencias de usuarios. Adquisición de software de Aranda Assent Management y 1000 licencias Desarrollo e Implementación página Web Institucional Hardware y Comunicaciones Adquisición de equipos de infraestructura tecnológica para el mejoramiento y actualización de la plataforma actual de la entidad. Adquisición de equipos de cómputo e impresoras. Ampliación canal de Internet a nivel central y nacional
Servicios Contratación del soporte técnico, para la prestación del servicio de soporte técnico a los funcionarios de la entidad. Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo de la entidad a nivel central. Apoyo y capacitación a los funcionarios de la Direcciones Territoriales en el manejo de las herramientas tecnológicas existente en la entidad, a nivel de servicio y misional. Metas programadas y ejecutadas plan de acción 2011 Descripción Recurso Asignado Recurso Ejecutado Adquisición Infraestructura Tecnológica 968.653.623 968.653.623 Adquisición Software Mesa de Ayuda 141.878.910 141.878.910 Contratación Soporte Técnico 26.650.000 26.650.000 Desarrollo Página Web 219.240.000 219.240.000 Implementación Modulo Procesos Agrarios sistema de información de desarrollo rural 252.000.000 252.000.000 Adquisición Equipos de computo 46.285.000 46.285.000 Capacitación Tecnología D.T. 30.462.226 30.462.226 Apoyo a la ejecución del Sistema de Información de Desarrollo Rural 265.497.174 265.497.174 TOTAL PRESUPUESTO EJECUTADO D.T.I.T 2011 1.950.666.933 1.950.666.933 Teniendo en cuenta que las dos primeras fases han tenido atrasos originados especialmente en la disponibilidad en el Incoder de los recursos de apoyo y usuarios finales 1, así como en los ajustes que se han requerido respecto a las implementaciones, durante el 2013 además de soportar la mantenibilidad de lo desarrollado en las fases 1 y 2, se iniciarán actividades de levantamiento de información con miras a la implementación bajo metodologías BPM de los procesos restantes a los misionales, como parte de la Fase 3. Considerando que las dos primeras fases han cubierto solo procesos misionales y que estos corresponden tan solo al 40% de los procedimientos del Instituto, se considera viable realizar la fase 1 La mayoría de ellos están vinculados en modalidad de prestación de servicios, para el 2011 la renovación de estos contratos inició después de mediados de febrero por lo que algunas de las personas previstas desistieron de su vinculación, lo que obligó a buscar otros candidatos que suplieran esos perfiles. Los roles de apoyo en Inteligencia de Negocios y Administración de bases de datos, se cubrieron hasta abril y junio.
3 en 2 años. Asimismo, se ejecutarán las contrataciones relacionadas con la actualización y complementación de la infraestructura de hardware, software, comunicaciones, colaboración y de recursos especializados, que contribuyan a la mantenibilidad del proyecto. Objetivos del proyecto Objetivo general Diseñar, desarrollar e implementar un sistema de información que permita la integración de todos los procesos misionales, facilite el seguimiento, el control y la toma de decisiones con base a información confiable, segura y oportuna; Objetivos específicos - Realizar el levantamiento de la información de los procesos misionales de la entidad a fin de contar con los insumos requeridos para dar inicio al proyecto. - Disponer de la infraestructura tecnológica necesaria para soportar la disponibilidad de aplicaciones y servicios, basándose en tecnologías de la información y las comunicaciones. - Diseñar los instrumentos metodológicos para la recolección y almacenamiento de la información. - Desarrollar los módulos faltantes para incluir los procesos aun no sistematizados. - Integrar las bases de datos existentes a los diferentes sistemas de información. - Establecer un canal único para la información que permita celeridad y atención oportuna a los beneficiarios, entidades y demás interesados. - Contar con una tecnología flexible que facilite la conectividad con otros sistemas e intercambio de información entre entidades. - Contar con la información digitalizada y sistematizada que soporta los procesos y el resultado final de los mismos.
Alternativa de solución El decreto 3759, por la cual se aprueba la estructura de la entidad, el Decreto Reglamentario 4902 de 2007 en sus artículos 32, 33 y 34 en donde se determinan las características del sistema de información que debe tener el INCODER y el borrador del Plan Nacional de Desarrollo 2010 2014 Prosperidad para Todos en donde se instruye que las entidades del sector deben ampliar la base de los usuarios del sector y de que estos puedan acceder a trámites en línea, la Ley de Víctimas y de Restitución de Tierras Ley 1448 de 2011, son la base para continuar con el desarrollo del SIDER. Para el año 2013, el Incoder en cabeza de la Dirección Técnica de Información y Tecnología, debe garantizar un Sistema de Información que además de responder a las exigencias de seguimiento a la trazabilidad de los procesos y procedimientos, a la disponibilidad de información detallada de los planes, programas y proyectos, a la necesidad de intercambio de información con otras entidades y de información digitalizada y segura y contar con información confiable y oportuna, permanezca actualizado y esté en capacidad de responder rápidamente a los cambios en los procedimientos y a la inclusión de nuevos procesos. Las acciones a realizar se discriminan en tres grandes componentes: (Elementos de Infraestructura - Hardware, Elementos de Aplicaciones -/ Software y Servicios) correspondientes a la inversión que se realizará en Información y Tecnología (IT). En ese sentido, es indispensable continuar con la ejecución del montaje del Sistema de Información de Desarrollo Rural que tendrá las siguientes características: a) Elementos de Infraestructura - Hardware Complementación y actualización de la infraestructura tecnológica requerida para soportar las aplicaciones y servicios. Se debe continuar con la estrategia de cambio y actualización de la infraestructura tecnológica y de cómputo de la entidad, teniendo en cuenta la obsolescencia debido al tiempo de uso de gran parte de ellos. Lo que no guarda coherencia con el proceso de modernización de la plataforma tecnológica de la entidad. Evaluación de la situación tecnológica de las Direcciones Territoriales (cableado estructurado y equipos activos) y mejoramiento de la infraestructura de comunicaciones.
Se debe continuar con la evaluación de la situación tecnológica de las Direcciones Territoriales (cableado estructurado y equipos activos), mantenimiento de los equipos actuales y montaje de centros de impresión. Para la implementación del Sistema de Información y procurando buena respuesta tecnológica, se requiere garantizar excelente disponibilidad de infraestructura que sea capaz de soportar las exigencias en software, hardware, conectividad y demás elementos indispensables. Por lo anterior, se requiere hacer un inventario de las condiciones tecnológicas en las que se desenvuelven las Direcciones Territoriales. b) Elementos de Aplicaciones/ Software Disposición y actualización del Licenciamiento Este es una inversión que es necesario hacer todos los años y es función de la Dirección Técnica de Información y Tecnología, dentro de este licenciamiento el objetivo es mantener todas las licencias actualizadas a las versiones que se requiere usar en los componentes del sistema. Establecimiento de canales de videoconferencia integrados con el componente de BI.SIDER Para hacer uso, validación e intercambio de información de los sistemas de información de SIDER, como también para intercambiar experiencias y trasmitir directrices, es necesario mantener comunicaciones unificadas, integradas y de intercambio de información rápido. Administración de la Plataforma de correo electrónico, colaboración, protección de equipos Hoy día se requieren fortalecer, mantener actualizados y soportar todos los medios de comunicación y colaboración posibles para que la información fluya a través de la organización y de las organizaciones de manera rápida, segura, y esta se encuentre disponible en diferentes medios y diferentes tiempos. Esto es necesario para que los sistemas de información del SIDER se comuniquen con los usuarios y este a su vez con otros usuarios en la red global de información. La entidad cuenta con correo electrónico corporativo en plataforma google gmail 1.400 cuentas, suscripción que debe ser renovada anualmente, como también cuenta con 1.100 licencias de antivirus plataforma NOD32 Endpoint que debe ser renovada cada año.
c) Servicios Establecimiento de la conectividad y comunicaciones e internet a nivel nacional incluyendo un mejoramiento del ancho de banda de internet El Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER requiere la prestación de la solución de servicio de conectividad en las telecomunicaciones, que le permitan el fortalecimiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones en cumplimiento de su misión institucional. Para dar cumplimiento a su misión institucional, INCODER ha venido adelantando la implementación de los mecanismos tecnológicos necesarios, con el objeto de asegurar un desarrollo eficiente de los diferentes procesos y actividades que se realizan en las áreas misionales y operativas de la entidad y que involucran el desarrollo de tareas de carácter técnico y la transferencia ágil de información con organismos de carácter público y privado. Para tal efecto, el Instituto utiliza el servicio de acceso a Internet a través de canal dedicado sin reuso, como la herramienta más eficaz para el desarrollo de los procesos y actividades anteriormente señalados, lo cual ha conllevado al mejoramiento y dinamización de su gestión e igualmente le ha permitido incorporarse en el marco de la modernización tecnológica en materia de acceso a la información. La plataforma tecnológica del Incoder soporta sistemas de información como SIDER BPM, SIDER BI, Titulación de Baldíos, SIM, SIPA, RUPTA y de apoyo como el correo, la intranet, la página web del Incoder y el Sistema de Gestión Documental SISAD, que requieren indispensablemente contar con una solución de conectividad que le permita a los usuarios del Incoder hacer uso de los mismos tanto en las instalaciones de la entidad como en cada una de las direcciones territoriales y fuera de ellas El Gobierno actual mantiene vigente el compromiso de modernización del estado a través del PND 2010-2014, con el fin de, entre otros, garantizar mayor transparencia y eficacia en los procesos y además se solicita a las Entidades del Estado mantener servicios constantes a través de Internet para información a los ciudadanos y para mantener las interrelaciones con los clientes de los servicios y trámites que presta la entidad. En este sentido, el INCODER debe mantener y mejorar el canal de internet, con un ISP (Proveedor de Servicios de Internet Internet Service Provider) que garantice la disponibilidad de servicios integrales de comunicaciones, dentro de los cuales están los canales de acceso a Internet y la trasmisión de datos, brindar la conectividad y suministrar una solución integrada de telecomunicaciones con una
red de transmisión que provea los servicios de voz, Internet y datos en los 31 departamentos, con la sede central de las oficinas del INCODER bajo una estructura tipo estrella, son indispensables tanto para las actividades misionales como para las administrativas y de seguimiento y evaluación. De igual manera y a través de este medio de comunicación para fotalecer los sistemas de información es necesario implementar la videoconferencia y colaboración, como herramientas que permiten una comunicación efectiva, un un intercambio en línea de información, una transferencia de conocimiento y ahorro significativo y un incremento drástico de la productividad. La Videoconferencia requiere de 3 aspectos fundamentales: equipamiento especializado, enlaces robustos y una solución de audio y video fija para las salas donde se implemente esta tecnología. Con esta herramienta se busca facilitar la comunicación con la Direcciones Territoriales, será un canal de comunicación efectivo y en tiempo real, ayudará a la toma de decisiones y reducirá costos operativos Adicionalmente se requiere desarrollar un proceso de mantenimiento y soporte a las aplicaciones alineado con las mejores prácticas de ITIL la entidad adquirió el software para la Gestión de Servicios Informáticos en cuanto al soporte y solicitud de requerimientos, con el fin de mejorar el nivel del servicio hacia nuestros usuarios internos se solicita que el proveedor a contratar cuente con el personal con el conocimiento de ITIL y el manejo de una herramienta avalada por ITIL. Estructuración portal BI-SIDER Iniciada en el 2012 la estructuración del portal BI del SIDER, se proyecta para el 2013 la optimización de la integración de la información de manera estratégica y consolidada para un mejor servicio a los usuarios finales, en términos de calidad, confiabilidad y autonomía, conservando la disponibilidad de la información y ajustando la presentación de la misma a los cambios que se requieran según los procesos de mejoramiento continuo, cumplimiento de metas institucionales y ajuste a los cambios normativos. Este portal busca facilitar las actividades de consulta y participación, integrar toda la información del SIDER-BI, presentar los cubos de información de manera fácil para el usuario experto y estratégico, vinculando a ella la información histórica del actuar misional del Instituto según los resultados de los procesos de digitalización y depuración de la información, así como la información de las bases cartográficas.
También se prevé adelantar actividades de promoción y capacitación en el portal de Inteligencia de Negocios. Reconfiguración del Backbone, equipos activos, Vlan, Wireless y servidores debido al traslado del Centro de Computo Principal Se debe realizar el traslado del centro de cómputo que se encuentra ubicado en el quinto piso del edificio ala norte, al primer piso, esto teniendo en cuenta que por recomendaciones de la norma IEEE, los centros de cómputo deben estar ubicados máximo en un segundo piso, lo cual permite instalar todos los componentes necesarios para el funcionamiento óptico y el cumplimiento de todas las normas que regulan a un centro de datos. Es necesario identificar las situaciones de riesgo inherentes a la plataforma computacional tanto en su estructura de ubicación física como de hardware, software y comunicaciones, por consiguiente se adelantará mejoramiento de su infraestructura tecnológica, con lo cual atenderá las necesidades y requerimientos actuales y futuros para el procesamiento, almacenamiento, comunicaciones y condiciones técnicas y ambientales adecuadas para la administración, gestión y aseguramiento de la información misional. Se ha previsto un nuevo espacio físico dentro del edificio, en el piso 1 costado norte, donde será trasladado el centro de cómputo actual ubicado en el Piso 5 ala norte, la solución integral presentada en el proyecto SIDER incluye la reconfiguración de los diferentes equipos pasivos, activos y de servidores, el traslado del Backbone de fibra óptica, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de los mismos. Las principales actividades que se realizarán son los siguientes: 1. Sistema eléctrico (corriente normal, corriente regulada, tableros de distribución) 2. Sistema de control de acceso 3. Traslado de los backbone de fibra óptica de los diferentes pisos 4. Marcación, peinado del Rack Central 5. Configuración de los switches de core, VLAN y redundancia activa de fibra óptica 6. Instalación, configuración y puesta en funcionamiento de los equipos (racks de servidores, comunicaciones). 7. Configuración de la Red wireless, red RAVEC 8. Reconfiguración del PBX
Además se incluirán los servicios profesionales requeridos para el traslado, suministro, adecuación, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de los sistemas antes mencionados y capacitación a los funcionarios. Realizar el levantamiento de información de los procesos misionales correspondientes a la Implementación Fase III del SIDER. El trabajo de las fases I y II del SIDER, se focaliza en los procesos misionales de la entidad. No obstante, el mapa de procesos del INCODER tiene otros componentes que son fundamentales en la gestión y ejecución de los programas y proyectos de la entidad. Estos procesos son: Procesos Estratégicos, Procesos de Apoyo y el proceso de Evaluación y Control, que comprenden 73 procedimientos en relación a 55 misionales, por tal razón, se plantea adelantar esta tercera fase en el lapso de dos años: 2013 y 2014 Procesos Estratégicos: tiene a su vez dos componentes: I. Gerencia General. II. Planeación y Mejora Continua. Procesos de Apoyo: I. Gestión de recursos financieros. II. Gestión de Talento Humano. III. Gestión Logística de Bienes y Servicios. IV. Gestión documental. V. Gestión de Información y Tecnología. VI. Gestión de Comunicación Pública. VII. Gestión Jurídica. VIII. Gestión de Contratación. Proceso de Evaluación y Control: I. Evaluación y Control. Con la inclusión de los componentes de la tercera fase en el Sistema de Información de Desarrollo Rural - SIDER, se finalizaría la construcción de la plataforma tecnológica que permitiría la integración de todos los procesos y procedimientos del Instituto, facilitando la programación, gestión, ejecución, seguimiento y evaluación de los programas y proyectos de la entidad. Realizar mantenimiento y actualización de procesos y procedimientos por cambio de normatividad que ya han sido diseñados Se consideran recursos para este objetivo porque actualmente están en curso proyectos de reglamentación que con alta probabilidad modificarán de manera sustancial el quehacer de la entidad, así como también, el previsto ajuste
institucional al Incoder. Asimismo, apenas está iniciando la implementación de la operatividad de las nuevas leyes y decretos promulgados en el 2011, que incluye entre otros aspectos la articulación del sector rural y otras entidades, en torno a los temas de víctimas y restitución de tierras. Integración y depuración de las bases de datos existentes a los Sistemas de información de SIDER Es función de la Dirección Técnica de Información y Tecnología, la consolidación, depuración, cruce, respaldo, seguridad y disposición de la información. En los procesos hoy verificados se han encontrado muchas fuentes de información y muchas de ellas diferentes, lo que conlleva a integrar y unificar estas fuentes de información, realizando sobre la mismas procesos de validación, verificación y depuración a través de cruces y de aplicación de algoritmos especializados (fuzzi lookup) para lograr obtener información confiable y verificable. Capacitación de tecnologías de información y comunicación El Sistema de Información de Desarrollo Rural SIDER, se concibe como la herramienta que soportará al Instituto en materia de información, trazabilidad de los procesos y por tanto confiabilidad, oportunidad de datos y consolidación de estadísticas, para apoyar la toma de decisiones, definición de estrategias y ejecución misional. Para que el SIDER funcione y a su vez se puedan adoptar nuevas formas de hacer las cosas mediante la implantación de este sistema, se requiere su divulgación y capacitación a los participantes de los procesos involucrados. Al implantar este sistema, la capacitación se hace de manera específica impartiendo cursos sobre terminología técnica y funcional que le permitirán al usuario entender el funcionamiento del nuevo sistema a partir de sesiones teóricas y prácticas, que les ayudarán familiarizarse con el sistema y reducir la resistencia al cambio y algunos factores riesgos que puedan presentarse. Contratar el equipo de trabajo de parte del INCODER que apoye la ejecución del SIDER. El INCODER está tramitando la aprobación por parte del Departamento Administrativo de la Función Pública de una Planta Temporal en la que se espera incluir los ingenieros de planta que deben atender todo lo concerniente a las funciones regulares de la entidad pero que a su vez garantizarán el buen funcionamiento del SIDER. No obstante, no se conoce si al inicio del 2013 se habrán surtido todos los trámites para contar con esos funcionarios nombrados en planta. Por lo anterior, es
necesario programar gastos que requiere el SIDER en asesorías y los gastos colaterales que implican para cubrir esa deficiencia. Sólo con la terminación de la fase III, anotada arriba, el Instituto puede responder a lo que se ha esperado durante muchos años y que ha sido una de las grandes falencias del sector agropecuario y rural y de las entidades que han pertenecido al sector agropecuario. Descripción y cuantificación de las metas físicas de la alternativa. La alternativa es única debido a que se busca dar continuidad y sostenibilidad al Sistema de Información de Desarrollo Rural SIDER, cuyas características de diseño y construcción están interrelacionados con la plataforma tecnológica y de equipos de comunicación con los que se está dotando al Instituto, para prestar un mejor servicio a nuestros usuarios tanto internos como externos. ACTIVIDAD Unidad de Medida Valor de la meta para el año 2013 Realizar el levantamiento de información de los procesos misionales correspondientes a la Implementación Fase III del SIDER. Realizar mantenimiento y actualización de procesos y procedimientos por cambio de normatividad que ya han sido diseñados en fase I y fase II Complementación y actualización de la infraestructura tecnológica requerida para soportar las aplicaciones y servicios Desarrollo de procesos estratégicos de apoyo y control. Personal Contratado (6) 5 procesos Personal Contratado (2) 3 procesos (*) Actualización y complementación de servidores y compra de equipos PC, centros de impresión, scanner. Plataforma con mantenimiento 150 equipos, 10 scanner, 10 Centros de Impresión Evaluación de la situación tecnológica de las Direcciones Territoriales (cableado estructurado y equipos activos) y mejoramiento de la infraestructura de comunicaciones. Evaluación de cableado y estado de equipos de computación en 31 DT 31 DT evaluadas Disposición y actualización del Licenciamiento Licencias **150 licencias +SA, Office, Bases de Datos, Servidores, + Licencias de diseño. Reconfiguración del Backbone, equipos activos, Vlan, Wireless y servidores debido al traslado del Centro de Computo Principal Reconfiguración Nuevo Centro de Computo Estructuración portal BI-SIDER Personal Contratado (5) 5 1 Integración y depuración de las bases de datos existentes a los Sistemas de información de SIDER Personal Contratado (9) 9
Establecimiento de la conectividad y comunicaciones e internet a nivel nacional incluyendo un mejoramiento del ancho de banda de internet Administración de la Plataforma de correo electrónico, colaboración, protección de equipos Establecimiento de canales de videoconferencia integrados con el componente de BI.SIDER Capacitación de tecnologías de información y comunicación Conectividad comunicaciones e internet 31 Territoriales conectadas Suscripciones / Buzones (1400) 1400 Servicio de videoconferencia establecido Capacitación 31 31 DT capacitadas (*) Depende de los cambios que introduzcan la normativa y/o reglamentaciones por cambios en la reestructuración **Nota: Aparte de las licencias que se compran con los equipos de computo, la entidad necesita actualizar y adquirir licenciamiento adicional para cumplir con procesos misionales tales como: Licencias de Bases de datos, Licencias para servidores, Licencias VMWARE, Licencias Autocad, Licencias Adobe Style CSS, Licencias Acrobat Professional, licencias Project Professional, por lo anterior el número de licencias difiere del número de PC s que se tiene programado adquirir. Descripción y valoración de los costos por actividad. ACTIVIDAD Realizar el levantamiento de información de los procesos misionales correspondientes a la Implementación Fase III del SIDER. Realizar mantenimiento y actualización de procesos y procedimientos por cambio de normatividad que ya han sido diseñados en fase I y fase II Complementación y actualización de la infraestructura tecnológica requerida para soportar las aplicaciones y servicios Evaluación de la situación tecnológica de las Direcciones Territoriales (cableado estructurado y equipos activos) y mejoramiento de la infraestructura de comunicaciones. Valor total de la actividad para el año 2013 (en pesos corrientes) $300.000.000 $100.000.000 $250.000.000 $180.000.000 Disposición y actualización del Licenciamiento $200.000.000 Reconfiguración del Backbone, equipos activos, Vlan, Wireless y servidores debido al traslado del Centro de Computo Principal $150.000.000 Estructuración portal BI-SIDER $250.000.000 Integración y depuración de las bases de datos existentes a los Sistemas de información de SIDER Establecimiento de la conectividad y comunicaciones e internet a nivel nacional incluyendo un mejoramiento del ancho de banda de internet Administración de la Plataforma de correo electrónico, colaboración, protección de equipos que soportan al SIDER Establecimiento de canales de videoconferencia integrados con el componente de BI.SIDER $150.000.000 250.000.000 100.000.000 100.000.000 Capacitación de tecnologías de información y comunicación 70.000.000 TOTAL $ 2.100.000.000 Actividades desagregadas con valores
1. Realizar el levantamiento de información de los procesos misionales correspondientes a la Implementación Fase III del SIDER. Para realizar el levantamiento de información de los procesos misionales correspondientes a la Implementación Fase III del SIDER, se utilizará la siguiente metodología: Se organizan grupos de trabajo por proceso de apoyo para iniciar las reuniones de levantamiento de información. Se definen las variables del proceso. Se definen y diseñan en caso de no existir las plantillas y reportes por procesos. Se modelan los procesos y subprocesos en una herramienta especializada modeladora en BPM en donde se diseñan las tareas y actores involucrados en cada flujo. Se definen los casos de uso, escenarios, prototipos, modelo de dominio, casos Vs requerimientos y demás herramientas usadas en la metodología de especificación. Se inicia desarrollo de los procesos en una herramienta especializada para tal fin para su posterior fase de pruebas y ajustes. Se hace el despliegue y puesta en marcha del procesos Recursos requeridos Valor Honorarios mensuales promedio 4.600.000 Cantidad de ingenieros requeridos 6 Tiempo para desarrollar la actividad 11 meses TOTAL PRESUPUESTO: $300.000.000 El desarrollo de esta actividad se realizará mediante personal contratado en modalidad de prestación de servicios. De conformidad con la Resolución 29 de 2011 del INCODER, que define la tabla de honorarios para los contratos de prestación de servicios en el Instituto, se consideran en promedio los siguientes precios unitarios. Nota: los valores exactos dependerán de los perfiles específicos, así como de los honorarios correspondientes para la vigencia 2013. 2. Realizar mantenimiento y actualización de procesos y procedimientos por cambio de normatividad que ya han sido diseñados en fase I y fase II. Este proceso contempla la reestructuración de los procesos dada la dinámica del instituto y la aplicación de mejores prácticas basadas en la experiencia para la
aprobación de estos ajustes. La metodología de ajuste es la misma realizada para la construcción de un proceso nuevo, adicionando la revisión de todos los documentos de construcción del proceso actual. Adicionalmente, se deben tener contemplados para esta fase, los ajustes pertinentes a asegurar la interoperabilidad con entidades externas dadas las obligaciones recientes del instituto con la ley de víctimas y la ley de restitución, esto es, involucrar en los procesos actuales del INCODER lo consagrado en la ley 1448 de 2011 e igualmente los autos de la corte constitucional en relación a los desplazados. También se contemplan los cambios de procesos que por ley o por disposiciones internas del Instituto hayan lugar. El desarrollo de esta actividad se realizará mediante personal contratado en modalidad de prestación de servicios. De conformidad con la Resolución 29 de 2011 del INCODER, que define la tabla de honorarios para los contratos de prestación de servicios en el Instituto, se consideran en promedio los siguientes precios unitarios. Recursos requeridos Valor Honorarios mensuales promedio 4.166.667 Cantidad de ingenieros requeridos 2 Tiempo para desarrollar la actividad 12 meses TOTAL PRESUPUESTO: $100.000.000 Notas: A. Los valores exactos dependerán de los perfiles específicos, así como de los honorarios correspondientes para la vigencia 2013. B. La definición exacta de los cambios a implementar, depende de las modificaciones que se lleguen a dar en la normativa y/o reglamentaciones, como por ejemplo una posible reestructuración. 3. Complementación y actualización de la infraestructura tecnológica requerida para soportar las aplicaciones y servicios. Actividades Desagregadas 1) Crecimiento de la SAN, actualmente contamos con una HP eva 4400 las especificaciones requeridas son: Valor 75.000.000 Un (01) enclousure para EVA 4400 2 discos de 1 TB FATA de 7.2K..
Garantía y soporte por 3 años. Servicio de Instalación: La instalación deberá ser realizada directamente por el fabricante del equipo, garantizando la funcionalidad de los componentes de hardware. 5.000.000 Actualización, complementación y compra de 170.000.000 equipos PC, centros de impresión y scanner. TOTAL PRESUPUESTO: $250.000.000 Se obtiene como producto el crecimiento de la SAN de almacenamiento de la información institucional y la actualización de soporte y garantías de dichos elementos. Esto debido a la proyección de crecimiento en almacenamiento que se hace basado en el quehacer del instituto y la entrada en vigencia de la ley de restitución de tierras y victimas del conflicto en donde se requiere almacenar todos los expedientes digitalizados, y estos sean almacenados en los servidores del Incoder e integrados al SIDER. 4. Evaluación de la situación tecnológica de las Direcciones Territoriales (cableado estructurado y equipos activos) y mejoramiento de la infraestructura de comunicaciones. Actividades Desagregadas Valor Levantamiento de inventario de redes y 40.000.000 comunicaciones a nivel nacional Adquisición de equipos activos 70.000.000 (Swicthes) mantenimiento de cableado 70.000.000 estructurado TOTAL PRESUPUESTO: $180.000.000 Los equipos activos que operan hoy día en las regionales datan desde el año 2004, los equipos con que cuentan las territoriales son mayores a los puntos disponibles en los switches, muchos de los equipos activos no son administrables, y teniendo en cuenta los requerimientos y avances tecnológicos de la entidad, se hace necesario actualizar estos equipos como también completar algunas redes de cableado estructurado. Los productos esperados son levantamiento de inventario de redes y comunicaciones, registro fílmico, informes del estado actual, solución de problemas inmediatos, adquisición de equipos activos, y registro de las alternativas de los problemas graves o que no se puedan atender de manera inmediata.
5. Disposición y actualización del Licenciamiento. Actividades Desagregadas Valor Licencias Autocad 30.000.000 Licencias VMWARE 20.000.000 Licencias Adobe Style 20.000.000 Licencias Acrobat Professional 15.000.000 Licencias Microsoft SQL Server Standard 25.000.000 Licencias Microsoft Lync 70.000.000 Licencias Project Professional 20.000.000 TOTAL PRESUPUESTO: $200.000.000 Siguiendo con el cumplimiento de las normas de derechos de autor y licenciamiento que obliga la ley se requiere que la entidad este al día con todo su licenciamiento, esto es un proceso continuo y que tiene que adaptarse también a los cambios que se van realizando con los avances tecnológicos. Se obtiene como producto un grupo de licencias que complementa el licenciamiento institucional requerido con las que debe contar la entidad, como instrumento básico para el desarrollo de las labores diarias propias de su misión institucional. 6. Reconfiguración del Backbone, equipos activos, Vlan, Wireless y servidores debido al traslado del Centro de Computo Principal. Actividades Desagregadas Valor Reconfiguración y traslado Backbone 20.000.000 Reconfiguración y traslado servidores 20.000.000 Instalación y re-configuración Wireless 15.000.000 (+2 AP) configuración y reconfiguración, 5.000.000 traslado y puesta en marcha de equipos activos(aire acondicionado, Ups) Instalación y migración de los Rack de 25.000.000 datos y de los puntos de cableado, incluyendo el peinado, marcación, y actualización Traslado, configuración y puesta en 20.000.000 marcha de los equipos activos y servidores de comunicaciones de la entidad Traslado, configuración y puesta en 10.000.000 marcha Planta de comunicaciones.
Adquisición y puesta en funcionamiento 30.000.000 de equipos de seguridad y prevención de desastres Traslado, configuración puesta en 5.000.000 marcha de la SAN de almacenamiento TOTAL PRESUPUESTO: $150.000.000 El producto a obtener una vez trasladado el centro de computo es contar con un centro de cómputo debidamente reconfigurado, actualizado y complementado que cumpla con todas las buenas prácticas, normas y reglamentos de instalación, funcionamiento y seguridad existentes las cuales son de estricto cumplimiento para el correcto funcionamiento de la plataforma tecnológica. 7. Estructuración portal BI-SIDER. Recursos requeridos Valor Sharepoint Licencias 30.000.000 Honorarios mensuales promedio 4.600.000 Cantidad de ingenieros requeridos 5 Tiempo para desarrollar la actividad 11 meses TOTAL PRESUPUESTO: $250.000.000 La Estructuración del portal de Inteligencia de Negocios (BI) del Sistema de Información de Desarrollo Rural SIDER, parte de lo implementado a través de las distintas fases del Sistema de Información. Se agrupan verticalmente los tres componentes técnicos fundamentales implementados en la solución de Inteligencia de Negocios del SIDER: Reportes, Cubos e Indicadores, para evolucionar hacia un Portal de Inteligencia de Negocios que maneje tableros de control y registros de avance (Dashboards y ScoreCards) que apoyen el seguimiento al cumplimiento de las metas institucionales. Las características técnicas planteadas definen que para los procesos nuevos (como por ejemplo los que se desarrollen a través de las Fase 3 del SIDER y los que se vayan dando a producción de la Fase 2), se constituirá asimismo una base de datos principal que corresponda al manejo de datos e información, y sobre esta se construirán los respectivos Reportes, Cubos y Datos en el Portal de BI. Para la puesta en producción del Portal de BI, se requiere robustecer la administración de la herramienta Sharepoint de Microsoft, así como profundizar en