MANUAL GESTIÓN DE STOCKS (TPVAND2 Y WINEX-TPV3) Página 1
Consideraciones Lo primero que quisiéramos reseñar es que cuando usted lea este manual es posible que no esté completamente actualizado debido a la alta frecuencia en que se producen actualizaciones de la aplicación. La introducción de stocks podemos realizarla de tres formas diferentes: 1. TPVAND2, En adelante Albaranes de Compra desde TPVAND2 Se accede desde MAS OPCIONES ALBARANES DE COMPRA. 2. WINEX-TPV3/BACKOFFICE, En adelante Albaranes de Compra desde WINEX-TPV3 Se accede desde MAS OPCIONES ALBARAN COMPRA. 3. TPV-GESTION3, En adelante Albaranes de Compra desde TPV-GESTION3 Se accede desde: Stock Albarán de Regularización. Stock Albarán de Entrada de Stock Inicial. Compras Albaranes de compra. Página 2
Control de stock de artículos (La gestión de stock que se explica a continuación es la realizada desde la aplicacion WINEX-TPV2 / BACKOFFICE Windows) La cantidad por defecto que se da de baja del stock de los artículos cada vez que se vende es el número de unidades vendidas de ese artículo. Pero hay casos en los que no será así, imaginemos que compramos botellas de whisky, y que cuando vendemos una copa de vino queremos que se descuente del stock de ese artículo la cantidad servida en la copa, para ello abriremos la aplicación Gestión pulsando MAS OPCIONES -> GES GESTION, vamos a Artículos y en la ficha del artículo en la pestaña HOSTELERIA / TPV introduciremos en la casilla CANTIDAD CONS. STOCK la cantidad que se sirve en cada copa, por ejemplo, 0,10, con esto cada vez que se venda una copa saldrá del stock 0,10 partes de ese artículo. La unidad que usaremos para controlar el stock de este artículo es la botella, de esta forma al contabilizar las entradas en stock del mismo mediante los albaranes de compra, de regularización o de entrada de stock inicial introduciremos las botellas compradas. Otra forma de hacer esto sería vendiendo el artículo en fracciones, es algo más complicado pero en ocasiones la única forma de hacerlo. Tomaremos como ejemplo la cerveza de barril, supongamos que la unidad que usaremos para controlar el stock de este artículo es el litro, de esta forma al contabilizar las entradas en stock del mismo mediante los albaranes de compra, de regularización o de entrada de stock inicial introduciremos los litros comprados. Y una última forma de hacerlo serúa usando artículos compuestos (con escandallo), este método se explica con detalla más abajo. Pero para las ventas tendremos que indicar desde la ficha del artículo (en Gestión) que podemos venderlo por ejemplo en Caña, Tubo, Jarra, etc, para ello iremos a la pestaña Fracciones y seleccionaremos una a una las posibles fracciones en las que se venda el citado artículo. Para dar de alta nuevas fracciones o modificarlas iremos desde Gestión a Ficheros -> Condicionantes/Fracciones. ERNTRADAS DE MERCANCÍAS EN ALMACEN Las entradas de artículos en almacén las podremos realizar desde la aplicación de Ventas (la que usamos para emitir tickets) o desde la de Gestión (MAS OPCIONES->GES GESTIÓN). 1. Desde Albaranes de Compra desde WINEX-TPV3. Pulsaremos sobre MAS OPCIONES (A) y posteriormente ALBARÁN COMPRA (B) (A) (B) Después de esto obtendremos una pantalla similar a la siguiente imagen, lo primero a tener en cuenta es qué tipo de entrada en almacén vamos a realizar, hay tres opciones: 1.- Albarán. Es una compra de mercancía, normalmente correspondiente a un albarán. 2.- Regularización. Después de realizar un inventario (recuento físico de los artículos), introduciremos la cantidad correcta contada de cada artículo y la diferencia se regularizará. Página 3
3.- Stock Inicial, es como el albarán de compra (opción 1) pero su uso se aconseja cuando se comienza a usar la aplicación teniendo ya stock anteriormente, las cantidades que introduciremos serán el stock inicial con el que empezamos a trabajar. Para seleccionar una u otra pulsaremos sobre el correspondiente círculo a la derecha de la pantalla (A). (A) Tenemos la opción de indicar un número y fecha de albarán, esto nos ayudará a localizar una entrada de material posteriormente. Cada vez que marcamos un artículo para añadirlo al albarán aparecera la calculadora para que indequemos las unidades que estamos añadiendo. En caso de Tallas y Colores además de la calculadora para las unidades aparecerá un panel para indicar la talla y color. En caso de Lotes / Caducidad además de la calculadora para las unidades aparecerá un panel para indicar el lote al que pertenece el artículo añadido. El siguiente paso será ir introduciendo los artículos uno a uno como si de una venta se tratase. Al finalizar pulsaremos el botón GUARDAR. Podremos recuperar ese albarán posteriormente pulsando sobre ABRIR ALBARÁN GUARDADO. 2. Desde Albaranes de Compra desde TPV-GESTION3. Pulsaremos sobre MAS OPCIONES y posteriormente GES GESTION (En BackOffice pulsaremos directamente sobre GESTION ) Pulsamos sobre Compras -> Albarán de Compra para crear un Albarán de Compra, o sobre Stock para una regularización o albarán de entrada de stock inicial. Vemos primero como registrar un Albarán de Compra Página 4
(2) En la parte izquierda de la pantalla tendremos después de pulsar sobre Buscar -> Buscar todos los albaranes de compra anteriormente introducidos. Para crear uno nuevo pulsaremos el botón Nuevo (2), introduciremos un número, fecha, si lo deseamos un proveedor, observaciones, etc. Posteriormente en la rejilla/tabla iremos añadiendo artículos, con el botón Nuevo (3) se añadirá una nueva línea y con Buscar (4) podremos ir buscando los artículos que deseemos añadir. 2 1 3 4 Una vez hayamos terminado de añadir artículos pulsaremos sobre el botón Guardar para guardar los cambios, al introducir albaranes de compra desde esta parte de la aplicación será necesario ir posteriormente a Stock -> Control de Stock y realizar un recálculo del mismo. Vemos ahora como realizar una regularización de Stock Pulsamos desde Gestión sobre Stock y luego Control de Stock Página 5
(2) Esto nos lleva a una pantalla como la de más abajo. Cuando hacemos una regularización de stock es muy importante que el stock en la aplicación sea correcto, es decir que se haya recalculado, de modo que cuando pulsamos sobre R Regularización, el programa automáticamente hará un recálculo del stock (esto puede tardar varios minutos) Como venimos de haber pulsado en la pantalla anterior R Regularización ya tenemos un nuevo albarán de regularización creado (obsérvese como no existe el botón nuevo), introduciremos un número y fecha si lo deseamos,, con el botón Nuevo (3) se añadirá una nueva línea y con Buscar (4) podremos ir buscando los artículos que deseemos añadir. Página 6
3 4 Una vez hayamos terminado de añadir artículos pulsaremos sobre el botón Guardar para guardar los cambios. Para modificar un albarán de regularización creado anteriormente lo encontraremos entrando desde Stock -> Albarán de regularización de Stock (2) Esta acción nos lleva a la misma pantalla desde la que lo creamos, donde podremos consultar o modificar antiguos albaranes de regularización. Nótese que no es aconsejable modificar una regularización de stock que contenga artículos que estén en otras regularizaciones posteriores. Página 7
Ahora veremos cómo hacer una Entrada de Stock Inicial (2) En la parte izquierda de la pantalla tendremos después de pulsar sobre Buscar -> Buscar todos los albaranes de compra anteriormente introducidos. Para crear uno nuevo pulsaremos el botón Nuevo (2), introduciremos un número, fecha, si lo deseamos un proveedor, observaciones, etc. Posteriormente en la rejilla/tabla iremos añadiendo artículos, con el botón Nuevo (3) se añadirá una nueva línea y con Buscar (4) podremos ir buscando los artículos que deseemos añadir. 2 1 3 4 Una vez hayamos terminado de añadir artículos pulsaremos sobre el botón Guardar para guardar los cambios, al introducir albaranes de compra desde esta parte de la aplicación será necesario ir posteriormente a Stock -> Control de Stock y realizar un recalculo del mismo. Página 8
Y por último vamos a la pantalla de Gestión de Stock Pulsamos desde Gestión sobre Stock y luego Control de Stock (2) Esto nos lleva a una pantalla como la de más abajo. Cuando hacemos una regularización de stock es muy importante que el stock en la aplicación sea correcto, es decir que se haya recalculado, de modo que cuando pulsamos sobre Lanzar, el programa mostrará los artículos seleccionados en función de los filtros aplicados y su correspondiente Stock y al mismo tiempo recalculará el stock de los mismos. El proceso descrito puede llevar algo de tiempo. La columna de la tabla que vemos llamada STOCK nos muestra el stock de cada uno de los artículos. Página 9
Uso de artículos compuestos o escandallos La configuración / composición de los artículos compuestos se realiza desde TPV_GESTION3, hay una pestaña en la ficha de cada artículos para su preparación. Esta es la pantalla de la que hablamos: Iremos añadiendo nuevas lineas con el botón Nueva Línea, en cada una de esas líneas iremos añadiendo los ingredientes que componen el artículo compuesto. Tenga en cuenta que estos ingredientes son artículos normales, si no se deséa que dichos artículos / ingredientes estén visibles a la hora de vender se aconseja que estén incluidos en una o varias familias, y marcar dicha/s familias como ocultas. Debemos indicar en cada linea la cantidad que el ingrediente aporta a una unidad del artículo compuesto. Una vez hayamos añadido todas las líneas pulsaremos el botón Guardar. Vemos que hay una casilla Coste Calculado que indica la suma del coste de todos los ingredientes, o lo que es lo mismo el coste de el artículo compuesto. Podemos hacer que ese coste calculado se guarde como coste del artículo con el botón que hay justo debajo. El stock de los ingredientes de un artículo compuesto no se calcula en cada venta ó compra, será necesario ir a TPV- GESTION3, Stock -> Control de Stock y pulsar el botón Lanzar. Control de Stock usando tallas y colores Cuando están activadas las tallas y colores en el sistema será obligatorio introducir las compras desde Albaranes de Compra de WINEX-TPV3. Página 10
Control de Stock usando lotes / caducidad Cuando usamos lotes/caducidad será obligatorio introducir las compras desde Albaranes de Compra de WINEX-TPV3. Página 11