OPERATIVA PREVIA AL REPARTO 1. Inicio de jornada Entras en tu puesto de trabajo según el horario establecido en la Unidad. Lo primero que debes hacer es firmar tu entrada en las hojas destinadas a tal fin. Después deberás pasar por tu Sección para hacerte una idea de cómo puede ir tu jornada. Es posible que allí tengas ya correspondencia para el reparto de ese día. 2. Tareas antes del reparto A primera hora de la jornada llega la ruta con la correspondencia que habrá que clasificar y repartir ese día. Con la correspondencia que llega a la Unidad realizamos la recepción y descarga separando la correspondencia según su modalidad. Una vez realizada la descarga se procede a la apertura de los contenedores y despachos recibidos, colocando cada uno en su puesto correspondiente (registrada, básica, económica, IPC, clasificada a sección, etc.). Al realizar esta operación tendrás especial cuidado en comprobar las etiquetas de estos contenedores, tanto para cerciorarte del tipo de producto que contiene como para asegurar que corresponden con nuestro centro de distribución. El siguiente paso a realizar es la clasificación general que consiste en separar la correspondencia en tantas casillas como secciones haya en la Unidad de Reparto. Esta clasificación se realiza en diferentes puestos según las diferentes líneas de producto: básica, económica, registrada, IPC. Separando dentro de cada línea también por formatos. Como ayuda a esta tarea están los listados de clasificación general.
La correspondencia registrada debe grabarse en el sistema informático SGIE, que confeccionará automáticamente las PDA o las Hojas de Reparto. Para ello, una vez clasificada la correspondencia registrada por secciones, deberás revisar y clasificar los envíos registrados de tu sección antes de que el responsable de su grabación los introduzca en el sistema SGIE. La clasificación de los envíos debes realizarla siguiendo la lista de embarrie y tendrás que adherir una etiqueta blanca con código de barras a los envíos que no lleven ningún código de barras que corresponda al número de origen del envío. Las Unidades disponen del dispositivo PDA para realizar todo el tratamiento de la correspondencia registrada, en tu Unidad dispondrás de material formativo para entender el funcionamiento y los procesos de trabajo con este dispositivo. Una vez finalizada la Clasificación general y recogido el correo ordinario que corresponde a tu sección (levantar monteras), habrás finalizado las tareas colectivas previas al reparto; pasarás a tu Sección, donde procederás a realizar el encasillado de la correspondencia. El encasillado consiste en clasificar las cartas separándolas por calles y números, siguiendo el orden (alfabético) marcado en el casillero de tu sección que deberá estar previamente rotulado. En la sección existe un plano de encasillado que marca el modo de realizar esta clasificación. Es conveniente que te asegures que este plano es efectivamente el de tu sección aunque en las nuevas mesas-casillero es suficiente con la rotulación. 1
Realizar el encasillado lo mejor posible es importante ya que de ello depende la eficiencia del trabajo posterior. Tras esta clasificación realizarás el embarriado, que consiste en ir sacando de los casilleros los envíos y colocarlos en paquetes por números o portales, ordenando un paquete detrás de otro según el recorrido del reparto en la calle. Para no perder el orden puede ayudarte el numerar los paquetes. Es importante en este momento detectar los envíos sujetos a Reenvío. Para hacer un buen embarriado es importante seguir la lista de embarrie ya que te va a indicar el orden en que realizarás el recorrido. Para colocar los envíos en la bolsa de alcance o en el carro de reparto/cofre, hay que colocarlos en orden inverso al recorrido, es decir, el último a repartir en el fondo de manera que el paquete de más arriba sea el primero del recorrido. La siguiente tarea a realizar es confeccionar la bolsa/saca de alcance (o ruta). Ésta te servirá para no tener que regresar a la Unidad a por el resto de correspondencia que no cabe en el carro de reparto/cofre de moto. La preparación de esta bolsa es la siguiente: - La correspondencia que debas entregar en la primera parte de tu recorrido, la llevarás en el carro de reparto/cofre de moto, el resto será lo que debes introducir en la bolsa/saca, depositando en el fondo lo último que vayas a repartir. - A esa bolsa/saca le ponemos una etiqueta indicando el nº de la Sección y el lugar donde está el buzón (calle), es muy importante, para que la persona encargada de depositar las bolsas/sacas en los buzones de ruta sepa a qué buzón pertenece (normalmente las bolsas llevan las etiquetas puestas, pero has de comprobar que corresponden a tu sección). - Lleva la bolsa a la zona de salida para que la recoja el rutero. 2
A continuación deberás efectuar las peticiones de Reenvío postal de tu sección. Para ello, tu Jefe te habrá facilitado los sobres colectores y las etiquetas de las peticiones que vayan dándose de alta, asimismo podrá facilitarte unos testigos para que te sea más sencilla la localización de estos envíos. Diariamente durante el embarriado debes detectar estos envíos y separarlos. Debes reenviar la correspondencia al nuevo domicilio, aun cuando tengas un único envío. Tu Jefe te irá informando sobre las altas y bajas que se vayan produciendo. Continuemos con el trabajo previo al reparto dentro de tu Unidad. Ya hemos clasificado, embarriado, confeccionado la bolsa/saca de alcance, llenado el carro de reparto/cofre de moto, y efectuado las peticiones de reenvío. Ahora deberás recoger los envíos registrados (giros, reembolsos, certificados, etc.) y la Correspondencia I.P.C., para ello es necesario firmar el número de envíos y la cantidad de dinero que recibes. Actualmente con el funcionamiento de la PDA no es necesario imprimir las Hojas de Reparto pero en el caso de haber problemas de conexión o de funcionamiento, junto con los envíos registrados recibirás las Hojas de Reparto, donde figuran los envíos registrados para tu sección ordenados según el recorrido. Los envíos que no tenían códigos de barras y hayas etiquetado con la etiqueta blanca, los anotarás en el asiento correspondiente con los datos identificativos del destinatario y domicilio, número de origen y procedencia (es importante para no perder el rastro del envío). Puedes recibir relaciones de certificados para aquellos destinatarios que reciban muchos envíos y se hayan dado de alta previamente en SGIE, aunque si resultara necesario, también es posible crear un destinatario habitual o una relación de entrega múltiple durante la grabación de los envíos, si el número de envíos para ese destinatario lo justifica. 3
Por último, antes de salir al reparto recuerda que debes recoger lo siguiente: - Llaves de los buzones de ruta. - Llave de los buzones número 1. - Avisos de llegada sellados (el sello es la ubicación de la oficina donde se pueden retirar los envíos que avises por ausencia del destinatario en horas de reparto). - Plano de recorrido. - Si procede, título de transporte o llaves del vehículo. - Bolígrafo. Hay varios trucos para que recuerdes donde tienes que entregar un certificado o un envío IPC, por ejemplo: - Poner una guía (trozo de papel) en el paquete de correspondencia ordinaria en el lugar que ocuparía este envío si fuese ordinario, de manera que cuando llegues a esa calle o número sepas que ahí tienes que entregar un certificado. - Dar la vuelta a la carta ordinaria anterior a la dirección en donde se entregaría el certificado, para que al verla te recuerde que tienes que entregarlo. Son ayudas para conseguirlo, seguro que pronto tendrás tu propio método. Recuerda que tienes veinte minutos de descanso, tal como establece el Convenio Colectivo. Ya podemos salir al reparto. 4